Kegiatan yang hanya satu kali terjadi Berjangka pendek Proses mengolah Sumber daya proyek (5m)

Transkripsi

1 MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI Oleh A.A. GdeAgungYana 1

2 MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI PROYEK KONSTRUKSI Kegiatan yang hanya satu kali terjadi Berjangka pendek Proses mengolah Sumber daya proyek (5m) KARAKTERISTIK PROYEK KONSTRUKSI Bersifat Unik Tidak ada yang sama persis Besifat sementara Melibatkan grup pekerja yang berbeda Dibutuhkan Sumber Daya Organisasi

3 SASARAN PROYEK KONSTRUKSI (Tiga Kendala/Triple Constrain) Dalam pencapaian tujuan telah ditentukan 3 batasan Besarnya Biaya (Anggaran) yang dialokasikan Jadwal yang harus dipenuhi Mutu yang harus dipenuhi Ketiganya disebut dengan tiga kendala (triple contrain) ketiganya merupakan parameter penting bagi penyelenggaraan proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek Ketiga batasan tersebut bersifat tarik menarik, dapat digambarkan seperti gambar di bawah

4 SASARAN PROYEK KONSTRUKSI (Tiga Kendala/Triple Constrain) Biaya Anggaran Gambar 1. Sasaran Proyek yang juga merupakan tiga kendala (triple constrain) Jadwal Waktu Mutu Kinerja

5 JENIS-JENIS PROYEK KONSTRUKSI Proyek konstruksi dapat dibedakan menjadi dua jenis kelompok bangunan : Bangunan Gedung (rumah, kantor, pabrik dsb) Ciri-ciri dari bangunan gedung adalah : Proyek konstruksi yang mengasilkan tempat orang bekerja atau tinggal Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang relatif sempit Dibutuhkan manajemen terutama untuk progressing pekerjaan

6 JENIS-JENIS PROYEK KONSTRUKSI Bagunan Sipil (jalan, jembatan, bendungan, dan infrastruktur) Ciri-ciri dari bangunan sipil adalah : Proyek konstruksi yang digunakan untuk mengendalikan alam agar berguna bagi kepentingan manusia Dilaksanakan pada lokasi yang luas dan panjang Manajemen diperlukan untuk memecahkan masalah

7 MENGAPA DIPERLUKAN MANAJEMEN PROYEK? Karena Kebiasaan dalam Merespon tugas yang diberikan : v v v Melibatkan interprestasi dari berbagai profesi keahlian Dipengaruhi loyalitas Melihat proyek dari posisi yang sangat berbeda.

8 CONTOH : PERILAKU DALAM MERESPON Anthony Walker,MSc, PhD, ARICS, Project Management in Construction, p. 16 (Original idea and sketches by Dave Taylor)

9 SEHINGGA DIPERLUKAN MANAJEMEN PROYEK

10 APAKAH MANAJEMEN PROYEK ITU? The application of skill, knowledge, tools & techniques to project activities to meet project requirements. Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, ketrampilan, sarana dan teknik pada kegiatan proyek agar dapat memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek. PMBOK p. 8

11 DISELESAIKAN MELALUI PROSES initiating, planning, executing, monitoring & controlling and closing, PMBOK 2004 p. 40 PMBOK p. 8

12 DISELESAIKAN MELALUI PROSES Untuk memenuhi kebutuhan dan harapan yang melibatkan penyeimbangan beberapa tuntutan yakni: q Ruang Lingkup, Waktu, Biaya dan Mutu, q Stakeholders dengan kebutuhan dan harapan yang berbeda, q Kebutahan (teridentifikasi) dan Harapan (tidak teridentifikasi). PMBOK p. 8

13 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Kegiatan konstruksi adalah kegiatan yang harus melalui suatu proses yang panjang yang di dalamnya dijumpai banyak masalah yang harus diselesaikan. Adapun tahapan-tahapan proyek konstruksi Adanya kebutuhan (need) Studi Kelayakan (feasibility study) Membuat penjelasan yang lebih rinci (briefing) Membuat rancangan awal (preleminary design) Membuat rancangan yang lebih rinci (design development dan detail design) Melakukan Pengadaan (procurement/tender) Pelaksanaan (construction) Pemeliharaan dan persiapan penggunaan (maintenance & start up)

14 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Adanya Kebutuhan (Need) Semua proyek konsruksi biasanya dimulai dari gagasan dibangun berdasarkan kebutuhan (Need) Tahap Studi Kelayakan (Feasibility Study) Pada tahap ini adalah untuk meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkan layak untuk dilaksanakan Kegiatan yang dilaksanakan : Menyusun rancangan proyek secara kasar dan membuat estimasi biaya Meramalkan manfaat yang akan diperoleh Menyusun analisis kelayakan proyek Menganalisis dampak lingkungan yang akan terjadi

15 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Tahap Penjelasan (Briefing) Pada tahap ini pemilik proyek menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan sehingga konsultan perencana dapat dengan tepat menafsirkan keinginan pemilik. Kegiatan yang dilaksanakan : Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, persyaratan mutu. Menyiapkan ruang lingkup kerja, jadwal, serta rencana pelaksanaan Membuat sketsa dengan skala tertentu sehingga dapat menggambarkan denah dan batas-batas proyek.

16 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Tahap Perancangan (Design) Pada tahap ini adalah melakukan perancangan (design) yang lebih mendetail sesuai dengan keinginan dari pemilik. Seperti membuat Gambar rencana, spesifikasi, rencana anggaran biaya (RAB), metoda pelaksanaan, dan sebagainya. Kegiatan yang dilaksanakan : Mengembangkan ikthisiar proyek menjadi penyelesaian akhir Memeriksa masalah teknis. Meminta persetujuan akhir dari pemilik proyek

17 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Tahap Perancangan (Design) Mempersiapkan : Rancangan terinci Gambar kerja, spesifikasi dan jadwal Daftar kuantitas Taksiran biaya akhir

18 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Tahap Pengadaan/Pelelangan (Procurement/Tender) Pada tahap ini bertujuan untuk mendapatkan kontraktor yang akan mengerjakan proyek konstruksi tersebut, atau bahkan mencari sub kontraktornya Kegiatan yang dilaksanakan : Prakulaifikasi Dokumen Kontrak

19 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Tahap Pelaksanaan (Construction) Tujuan pada tahap ini adalah mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek yang sudah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya, waktu yang sudah disepakati, serta dengan mutu yang telah disyaratkan. Kegiatan yang dilaksanakan adalah merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan semua oprasional di lapangan : Kegiatan perencanaan dan pengendalian adalah Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan Perencanaan dan pengendalian organisasi lapangan Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material

20 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Kegiatan Koordinasi Mengkoordinasikan seruh kegiatan pembangunan Mengkoordinasi para sub kontraktor

21 TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan (Maintenance & Start Up) Tujuan pada tahap ini adalah untuk menjamin agar bangunan yang telah sesuai dengan dokumen kontrak dan semua fasilitas bekerja sebagaimana mestinya. Kegiatan yang dilakukan adalah : Mempersiapkan data-data pelaksanaan, baik berupa data-data selama pelaksanaan maupun gambar pelaksanaan (as build drawing) Meneliti bangunan secara cermat dan memperbaiki kerusakankerusakan Mempersiapkan petunjuk oprasional/pelaksanaan serta pedoman pemeliharaan. Melatih staff untuk melaksanakan pemeliharaan

22 MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI BERDASARKAN SERAHAN/ DELIVERY Project Management Option O & M + D Construction Management PHASES FS ENG PROC CONSTRUCTION OPERATIONAL CM option consultant CMAA Constructi on Design consultant & QS Commitee CM Professionals & EPC (Indonesia/Private) CM Supervision (Indonesia, decre ) Supervision Consultant Const Contractor Building Management

23 CONTOH - MANAJEMEN PROYEK PADA PROYEK KONSTRUKSI PM PM PM IDEA & OBJECTIVE MANAJEMEN KONSTRUKSI PROFESIONAL SPONSOR Mengkoordinir mulai dari penetapan kelayakan, perencanaan konstruksi /panel, membuat panel, mengangkut, memasang panel dengan Metode yang efektif, sesuai dengan spesifikasi yang diberikan dan menjamin ketepatan (waktu, mutu d a n b i a y a ). Merencanakan Investasi Mendirikan Perumahan untuk masyarakat ekonomi menengah kebawah dalam hal ini disebut Proyek yang memiliki probabilitas kesuksesan pada waktu dan nilai tertentu. Pendanaan DESAIN KONSTRUKSI TEKNOLOGI KONSTRUKSI QUANTITY SURVEYING TENDER MANAJEMEN KONSTRUKSI SUPERVISI PELAKSANAAN KONSTRUKSI PASCA KONSTRUKSI FS Layak? Layak Membuat Perencanaan menyeluruh berdasarkan FS. Membuat Prototype Panel beton dinding rumah dengan i n o v a s i Menghitung, quantity, harga, persyaratan teknis dan k o n t r a k. Melakukan tender/pengadaan penyedia jasa/barang. Mengawasi & mengkoordinir, pelaksanaan konstruksi berdasarkan dokumen kontrak. Melaksanakan pekerjaan konstruksi berdasarkan dokumen kontrak. Mengoperasikan, memelihara/ merawat hasil konstruksi Mempertimbangkan aspek teknis, ekonomis, sosial dan AMDAL Tidak Layak : Review Idea Menggunakan Pengetahuan, Kemampuan dan teknik/cara untuk m e m e n u h i persyratan yang ada dari Ide & objective, dengan merencanakan suatu inovasi, kemudian m e l a k u k a n pamasangan, dengan mengendalikan, menguji dan m e n j a m i n pelaksanaan sesuai rencana yang menghasilkan manfaat sesuai dengan Idea & O b j e c t i v e.

24 SIKLUS PROYEK DENGAN BEBERAPA KEGIATAN UTAMANYA

25 How does an effective Project Manager meet project requirement? By balancing competing demands among : Cost Time Scope Quality Risk Pito.S

26 PENGARUH TAHAPAN PROYEK TERHADAP BIAYA Major Influence Rapidly Decreasing Influence Low Influence High Large INFLUENCE EXPENDITURE EXPENDITURE Low Small Perform Planning Perform Pre-Project Planning Design and Construct Project Facility Phases Operation & Maintenance

27 PERSENTASE BIAYA YANG DIBUTUHKAN SUATU PROYEK KONSTRUKSI 3% 3% 11% 58% 25% Planning Design Procurement Construction Startup Source: Construction Industry Institute, Benchmarking and Metrics Data Report 2001, BMM

28 PERSENTASE BIAYA SELAMA 30 TAHUN MASA LAYAN BANGUNAN Operation & Maintenance 60% - 85% Land Acq., Renewal/ Revitalization, & Disposal - 5%-30% Planning, Design, & Construction 5%-15% Source: Stewardship of Domestic Federal Facilities, 1998

29 APA MANFAAT MANAJEMEN PROYEK? Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proyek-proyek, Mengurangi kemungkinan kegagalan dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan..

30 TUJUAN DAN SASARAN MANAJEMEN PROYEK Dana yang dikeluarkan harus termanfaatkan se-efektifefektif dan se-efisienefisien mungkin. Setiap proyek harus dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat, mutu yang sesuai dan biaya yang semurah mungkin. Tingkat kebocoran anggaran harus se-minimal mungkin

31 MENGAPA PROYEK GAGAL Masalah SDM. Kurangnya ketrampilan dan pengetahuan anggota team. Kekurang Pengertian tentang sasaran bersama Kurangnya pembinaan team Methodology Belum ada prosedur yang standar atau Penyusunan project prosedur yang tidak tepat Tidak dipakainya project prosedur yang telah disusun dengan susah payah Funding. Perencanaan pendanaan yang tidak sesuai 31

32 MENGAPA PROYEK GAGAL Keterbatasan teknologi. Kekurangan penguasaan basis teknologi sebagai sarana melaksanakan proyek. Tidak diperhitungkannya keperluan teknologi untuk melaksanakan proyek pada waktu merencanakan proyek. Kekurang mampuan dalam mengidentifikasikan sumber-sumber teknologi yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan proyek Belum tersedianya teknologi untuk melaksanakan proyek. Permainan Politik Pengutamaan kepentingan pribadi dan pemanfaatan proyek untuk pemenuhan hasrat pribadi. 32

33 AGAR BERHASIL sasaran harus jelas, metodologi yang tepat dan pelaksanayang profesional anggaran yang pasti tetapi realistis sesuai dana yang tersedia target waktu yang pasti tetapi realistis team yang terkoordinir dan termotivasikan dengan baik komunikasi yang simple tetapi efektif pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah kedepan perencanaan yang flexible sehingga dapat mengakomodasi sesuatu yang tidak diharapkan. Kontraktor/ Supplier profesional dan terpercaya.

34 APA YANG TERJADI BILA MANAJEMEN PROYEK TIDAK DITERAPKAN Beberapa Ciri akibat bila tidak menerapkan manajemen proyek Target waktu/deadline tidak tercapai, Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi, Budget/anggaran yang dilampaui, Kemajuan proyek yang tidak jelas, Konflik di antara staf selama penugasan diproyek, Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek, Perubahan lingkup proyek yang terus menerus, Staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.

35 INDUSTRI APA SAJA YANG MENERAPKAN MANAJEMEN PROYEK? Berdasarkan riset di luar negeri maka key industry areas yang terwakili didalam The Project Management Professional Association adalah sebagai berikut: Telekomunikasi 10 % Management systems... 6 % Konstruksi.. 7 % Information Technology (IT) 10 % Sofware/computers 11 % Lain-lain (berbagai industri, termasuk Banking Manufacturing, military, industry dll) 56 %

36 Corporate/Gov. Visi MANAJEMEN PROYEK DI PERUSAHAAN /PEMERINTAHAN BERDASARKAN SERAHAN/ DELIVERY Misi Strategi Portfolio Program PROJECT XYZ PM Support Proy.I Proy.2 Proy.3 Proy.4 TANGGAP DARURAT REHABILITASI MENTAL LAIN LAIN REKONSTRUKSI Proyek A/E CM Note Proy.1,2,3 Non Fisik Proc. Spv. Const. QA Proy. 4 - Fisik

37 PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM PROYEK KONSTRUKSI Kegiatan proyek konstruksi terdapat sustu proses yang mengolah sumber daya proyek menjadi suatu hasil kegiatan berupa bangunan, dalam proses tersebut melibatkan banyak pihak, secara sistematis dapat dilihat seperti : Lembaga internal Pemilik proyek Konsultan perencana, supervisi, manajemen Tenaga kerja Badan pemerintah Manajemen Proyek Kontraktor utama, kontraktor khusus Pemasok, (supplier) Lembaga pelayanan Masyarakat Institusi keuangan Pihak-pihak yang terlibatdalam proyek konstruksi

38 PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM PROYEK KONSTRUKSI Pihak-pihak yang terlibatdalam proyek konstruksi

39 TERIMA KASIH