Modul Administrasi keuangan Mempersiapkan Dokumen Pengajuan Uang Tunai

Transkripsi

1 Modul Administrasi keuangan Mempersiapkan Dokumen Pengajuan Uang Tunai Sadya Andani Wicitra NIM :

2 Kata Pengantar Puji dan syukur senantiasa terpanjatkan ke Hadirat-Nya, atas limpahan berkat, rahmat, dan bimbingan-nya, penulis telah dapat menyelesaikan modul ini. Penulis menyadari bahwa selama dalam penyusunan tugas ini penulis banyak mendapatkan bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, semoga Tuhan melipat gandakan kebaikannya. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya dan sekaligus penghargaan kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya modul ini. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan baik dari segi cara penulisan maupun materi kajiannya. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik ataupun masukan yang bersifat membangun untuk perbaikan modul kedepan. Akhir kata, semoga modul ini dapat bermanfaat bagi para guru SMK dibidang keahlian Administrasi Perkantoran dan para peserta didik. Harapan penulis modul ini dapat memenuhi kebutuhan guru dan peserta didik dalam meningkatkan prestasi dan kualitas peserta didiknya sehingga memiliki keterampilan dan keahlian dalam bidang administrasi perkantoran yang professional, bermartabat, unggul dan mulia. Semoga Allah Yang Maha Esa senantiasa memberikan petunjuk, ilmu yang bermanfaat, serta memberkati kita semua. Amin. Malang, November 2017 Penulis 1

3 DAFTAR ISI Kata Pengantar... 1 Daftar Isi... 2 BAB 1 : Pendahuluan... 3 A. Latar Belakang... 3 B. Deskripsi... 3 C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar... 4 D. Manfaat... 4 E. Tujuan Belajar... 4 F. Petunjuk Penggunaan Modul... 5 BAB 2 : Kegiatan Pembelajaran... 6 A. Kompentensi Dasar... 6 B. Materi Pokok... 6 C. Uraian Materi... 6 D. Rangkuman BAB 3 : Evaluasi A. Latihan B. Kunci C. Pedoman Penilaian BAB 4 : Penutup A. Kesimpulan B. Kritik dan Saran Daftar Pustaka

4 BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Modul ini merupakan modul yang dibuat untuk menunjang guru dan peserta didik dalam menunjang pembelajaran dari mata pelajaran Administrasi Keuangan. Dalam modul ini akan diuraikan tentang dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, peralatan dan perlengkapan yang dibituhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil dan praktik pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil. Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil adalah yang pertama untuk menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor. Yang kedua adalah untuk menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. Yang ketiga adalah untuk meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. Dan tujuan dibentuknya kas kecil yang terakhir adalah untuk mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya. B. Deskripsi Kompetensi mendiskripsikan tentang ruang lingkup administrasi keuangan yang meliputi prosedur mempersiapkan pengajuan uang tunai, yang mana dalam kopetens dasar mata pelajaran administrasi keuangan harus dapat dicapai oleh semua siswa. Dalam kompetensi ini akan dibahas mengenai apa pengertian dari administrasi keuangan, prinsip-prinsip, manfaat, petugas-petugas yang menangani keuangan di suatu perusahaan atau kantor, cara atau prosedur pengajuan uang tunai, prosedur penerimaan uang tunai hingga pengeluaran uang tunai. Modul ini diharapkan dapat memberikan konstribusi yang bermanfaat bagi para peserta didik atau siapa saja yang ingin mempelajari tentang administrasi keuangan uyang lebih mendalam. 3

5 C. Kompetensi Inti & Kompetensi Dasar Kompetensi Inti : KI 1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong-royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif, dan pro -aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya,dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4. Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. Kompetensi Dasar : KD 3.5 : Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai KD 4.5 : Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai D. Manfaat Pembelajaran 1. Siswa dapat memahami dengan mudah tentang materi dokumen pengajuan uang tunai. 2. Kesempatan untuk belajar secara mandiri dan mengurangi ketergantungan terhadap kehadiran guru. 3. Mendapatkan kemudahan dalam mempelajari setiap kompetensi yang harus dikuasainya. E. Tujuan Pembelajaran Setelah proses pembelajaran berakhir siswa diharapkan : 1. Mengetahui dan memahami dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 2. Memahami cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil 3. Mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil 4. Mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil 4

6 F. Petunjuk Penggunaan Modul Bacalah dan pahami isi bahan ajar ini untuk memudahkan dalam proses kegiatan belajar. a) Bagi fasilitator / guru 1) Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari materi sebelumnya secara tuntas. 2) Bantulah peserta didik dalam mempelajari bahan ajar ini agar pembelajaran dapat berlangsung secara efektif dan efisin. 3) Identifikasi dan analisislah sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di Sekolah serta dunia usaha dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. 4) Berikan motivasi, bimbingan dan pendampingan agar peserta didik memiliki gairah belajarnya meningkat. b) Bagi Peserta Didik 1) Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini. Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini 2) Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah peserta didik cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu maka bertanyalah pada fasilitator sampai Peserta didik paham 3) Bacalah dengan cermat peta kedudukan bahan ajar, prasyarat, dan pengertian istilah istilah sulit dan penting dalam bahan ajar ini 4) Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah pertanyaan tes kemudian cocokkan jawaban peserta didik dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai peserta didik tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. Persediaan yang harus disiapkan : 1) LCD 2) Peralatan dan perlengkapan yang berkaitan dengan dokumen pengajuan uang tunai (baik assli maupun gambar) 3) Buku-buku yang berkaitan dengan administrasi keuangan 5

7 BAB 2 KEGIATAN PEMBELAJARAN A. Kompetensi Dasar 3.5 : Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai 4.5 : Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai B. Materi Pembelajaran a) Pengertian Administrasi Keuangan b) Pengertian Pengajuan Uang Tunai c) Prinsip-prinsip Administrasi Keuangan d) Fungsi Administrasi Keuangan e) Petugas Administrasi Keuangan f) Dokumen-dokumen pengajuan uang tunai C. Uraian Materi MATERI a) Definisi Administrasi Keuangan Secara umum Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketikmengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan.administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan hasil guna. Definisi Administrasi menurut beberapa ahli : - George Terry adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. - Arthur Grager adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi. - Dalam Wikipedia bahasa indonesia keuangan adalah mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung risiko dalam menjalankan proyek mereka. - Menurut Ridwan dan Inge (2003) keuangan merupakan ilmu dan seni dalam mengelola uang yang mempengaruhi kehidupan setiap orang dan setiap organisasi. Keuangan berhubungan dengan proses, lembaga, pasar, dan instrumen yang terlibat dalam transfer uang diantsra individu maupun antara bisnis dan pemerintah. Sehingga Administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. 6

8 b) Definisi Pengajuan Uang Tunai Pengajuan uang tunai/dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan. Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang dana kas kecilsudah menipis atau dapat pula dilakukan secara periodik. Pengertian yang lainnya tentang pengajuan uang tunai/das kecil atau yang sering disebut dengan istilah petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis atau perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material. Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu : - Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ). - Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu. - Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop. - Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier). c) Prinsip-prinsip administrasi keuangan 1) Hemat, tidak mewah, efisien dan sesuai dengan kebutuhan yang diisyaratkan 2) Terarah dan terkendali sesuai dengan rencana 3) Penggunaan kemampuan atau hasil produksi d) Fungsi administrasi keuangan 1) Fungsi Investasi Investasi dapat dikelompokkan ke dalam investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain. Sedangkan investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain. 2) Fungsi Mencari Dana Meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. disamping itu juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan. 3) Fungsi Pembelanjaan 7

9 Meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. 4) Fungsi Pembagian Laba Yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha fungsi mencari dana. Maksudnya yaitu diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut. e) Petugas Administrasi Keuangan : 1) Staf Administrasi Keuangan atau sekretaris Menangani administrasi keuangan membuat permohonan pengisian dana kas kecil yang diajukan kepada bagian keuangan atau bendahara dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan atau manager keuangan. 2) Bendahara atau kasir yang bertugas Menerima permohonan pengajuan dana kas kecil dan laporan pembukuan kas kecil dari staf administrasi keuangan atau sekretaris yang telah disetujui oleh pimpinan atau manager keuangan. Melakukan pengisian kembali kas kecil berupa uang tunai atau cek. 3) Manager keuangan yang bertugas Menerima dan memeriksa laporan keuangan kas kecil Menandatangani dan menyetujui pengisian kas kecil f) Dokumen-dokumen Pengajuan Uang tunai Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasanya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) memiliki form sebagai berikut : 1) Formulir pengajuan uang tunai Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas administrasi keuangan. Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil memiliki bentuk sebagai berikut : 8

10 Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan : Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih tersisa maka diisi jika tidak ada ssaldo yang tersisa maka dikosongkan Kolom keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untuk apa Jumlah : diisi dengan jumlah uang tunai yang diajukan Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan Disetujui oleh : petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau mengeluarkan pengajuan uang tunai Diterima oleh : petugas administrasi keuangan yang mengajukan pengajuan uang tunai 2) Formulir penerimaan uang tunai Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan. Bentuk Fomulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut : Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan : Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya ditulis dari bagian keuangan. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KM/ADM.KEU/V/2015. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dterima Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai 9

11 3) Formulir bukti pengeluaran uang tunai Bukti pengeluaran uang tunai digunakan untuk sebagai bukti pengeluaran uang tunai atau kas yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan. Bentuk pengeluaran uang tunai sebagai berikut : Formulir bukti pengeluaran uang tunai berisikan : Dibayarkan kepada : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KK/ADM.KEU/V/2015 Tanggal diisi dengan tanggal transaksi Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dibayarkan Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai g) Prosedur Pengajuan Uang Tunai Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan. Kas Kecil ini diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggung jawabkan setiap pengeluaran. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dapat pula dilakukan secara periodic (seminggu atau setengah bulan sekali). Persiapan Pengelolaan administrasi dana kas kecil. Yang harus dipersiapkan dalam pengelolaan administrasi dana kas kecil adalah menyiapkan form-form/format-format/buktibukti transaksi (antara lain petty cash voucher, bukti pengeluaran kas kecil, bukti penerimaan 10

12 kas kecil, form pengajuan dana kas kecil), jurnal kas kecil (buku kas kecil), akun kas kecil (dalam buku besar), jurnal umum. D. Rangkuman Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash). Ada tiga macam dokumen pengajuan uang tunai yakni yang pertama adalah formulir pengajuan uang tunai. Lalu yang kedua ada furmulir penerimaan uang tunai, dan yang ketiga ada formulir bukti pengeluaran uang tunai. Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar,melainkan keuangan terbatas yang digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan. Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti bukti transaksi penerimaan atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti transaksi dana yang dikeluarkan (dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung, formulir jurnal, dan formulir penerimaan serta pengeluaran atau mutasi dana kas kecil. Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti bukti kas keluar, cek, permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil.administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. Dalam mempersiapkan pengajuan uang tunai seorang sekretaris harus melampirkan bukti pembentukan kas kecil beserta pengeluaran uang tunai bulan sebelumnya. 11

13 BAB 3 EVALUASI A. Latihan Pilihan Ganda Pilihlah jawaban yang paling benar dari pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X) jawaban yang dianggap benar! 1. Pengajuan uang tunai/dana kas kecil sering juga disebut dengan istilah... a. Cash b. Uang tunai c. Petty cash d. Kas kecil e. Jurnal 2. Yang termasuk dalam dokumen-dokumen uang tunai/dana kas kecil adalah nomor... 1) Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil 2) Formulir pengelolaan uang tunai 3) Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil 4) Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil 5) Formulir pengisian kembali uang tunai/dana kas kecil a. 1, 3, 4 b. 1, 2, 3 c. 3, 4, 5 d. 2, 3, 4 e. 1, 2, 5 3. Formulir pengajuan uang tunai dapat digunakan apabila... a. Telah membeli barang secara tunai b. Uang tunai yang ada dalam kas kecil masih banyak c. Saldo yang ada masih banyak d. Uang tunai yang ada dalam kas kecil sudah habis e. Terjadi transaksi yang dilakuakan secara kredit 4. Digunakan sebagai alat bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan, merupakan fungsi dari... a. Formulir pengajuan uang tunai b. Formulir penerimaan uang tunai c. Formulir bukti pengeluaran uang tunai d. d. Formulir mutasi uang tunai/dana kas kecil e. e. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil 5. Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang digunakan untuk keperluan... a. Bagian keuangan b. Bagian administrasi c. Bagian personalia d. Bagian produksi e. Pimpinan 12

14 6. Dokumen yang dilampirkan oleh staf administrasi untuk membuat permohonan pengisian dana kas kecil kepada bagian keuangan adalah... a. Jurnal khusus b. Laporan laba/rugi c. Neraca d. Pembukuan kas kecil e. Laporan keuangan 7. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan, merupakan salah satu dari... a. Fungsi kas kecil b. Jenis-jenis kas kecil c. Pengertian kas kecil d. Batas maksimal dan minimal kas kecil e. Karakteristik kas kecil 8. Dalam sebuah perusahaan sebaiknya terdapat... petugas pelaksana kas kecil (kasir kas kecil). a. 2 b. 1 c. 3 d. 4 e Dalam pencatatan kas kecil terdapat dua metode pencatatan. Dua metode pencatatan tersebut adalah... a. Metode stagnan dan metode progress b. Metode imprest dan metode fluktuasi c. Metode aktif dan metode pasif d. Metode statis dan metode dinamis e. Metode progress dan metode imprest 10. Formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai, dan formulir bukti pengeluaran uang tunai merupakan contoh dari... a. Perlengkapan b. Peralatan c. Alat hitung d. Alat bukti e. Bukti transaksi Uraian Jawab pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang jelas dan singkat! 1. Sebut dan jelaskan beberapa karakteristik dari petty cash! 2. Coba gambarkan format dari : a) Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil b) Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil c) Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil 3. Sebutkan secara rinci mengenai prosedur penanganan kas kecil pada suatu perusahaan! 13

15 4. Sebut dan jelaskan transaksi apa saja yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil! 5. Jelaskan apa yang anda ketahui tentang metode inprest dan metode fluktuasi! B. Kunci Jawaban Pilihan ganda : 1. C 6. D 2. E 7. A 3. A 8. D 4. B 9. E 5. A 10. E Uraian : 1. Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu : Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing -masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan. Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu

16 3. Prosedur penanganan dana kas kecil : Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan. Jika permohonan disetujui, pegawai administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek. Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal. Catat pemasukan kedalam buku kas. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil, kemudian disimpan pada lemari yang dikunci. Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran 15

17 harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu seterusnya. C. Pedoman Penilaian 1) Nilai maksimal untuk pilihan ganda : Soal No. 1 : 5 Soal No. 2 : 5 Soal No. 3 : 5 Soal No. 4 : 5 Soal No. 5 : 5 Soal No. 6 : 5 Soal No. 7 : 5 Soal No. 8 : 5 Soal No. 9 : 5 Soal No. 10 : 5 2) Nilai maksimal untuk uraian : Soal No. 1 : 10 Soal No. 2 : 10 Soal No. 3 : 10 Soal No. 4 : 10 Soal No. 5 : 10 Total skor maksimal = 100 Nilai = jumlah skor yang diperoleh jumlah skor maksimal

18 BAB 4 PENUTUP A. Kesimpulan Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. B. Kritik dan Saran Penulis sangat menyadari bahwa penulisan modul ini masih sangat jauh dari kesempurnaan yang telah dibaca oleh pembaca. Dari itu penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran dari pembaca guna untuk memperbaiki modul ini dimasa yang akan datang. 17

19 DAFTAR PUSTAKA Bhavati, Augerah Prosedur Penanganan Kas Kecil, (online),( diakses pada tanggal 17 November Umala, Vanny Perlengkapan dan Peralatan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai, (online), ( diakses pada tanggal 17 November Nopianti, Wati Praktik Mengelola Dana Kas Kecil, (online), ( pada tanggal 9 November