PETUNJUK PENGGUNAAN PENGOPERASIAN SITUS IMUNISASI

Transkripsi

1 PETUNJUK PENGGUNAAN PENGOPERASIAN SITUS IMUNISASI

2 PENDAHULUAN Untuk meningkatkan kualitas pendataan imunisasi di daerah DKI Jakarta, maka Dinas Kesehatan DKI Jakarta berupaya untuk melakukan cara baru yaitu dengan melakukan pendataan berbasis individual sebagai ganti proses pendataan secara rekapitulasi seperti yang telah dilakukan selama ini. Proses pendataan imunisasi secara individual memberikan konsekuensi logis dalam hal: - Bertambahnya beban kerja untuk menelusuri informasi informasi tambahan dari si bayi yang melakukan imunisasi - Bertambahnya beban kerja dalam memasukkan data tambahan yang terkait dengan identitas dan tempat tinggal si bayi - Bertambahnya terlihatnya redundansi data yang selama ini tersamar karena menggunakan pendekatan rekapitulasi atau angka saja. Di lain pihak, pendataan imunisasi ini memberikan keuntungan yang tidak sedikit yang pada akhirnya diharapkan akan mempertajam analisis imunisasi dasar. Beberapa sarana penunjang telah disiapkan oleh Dinas Kesehatan DKI Jakarta seperti: - Telah tersedianya sebuah situs yang dapat diakses oleh pengguna melalui media internet dimana dalam situs tersebut dapat menampung: o Data individual bayi yang telah diisikan oleh masing masing unit pelayanan dan kemudian dikirimkan ke situs ini o Data penunjang seperti data sasaran dan lain lain o Analisis dasar imunisasi - Telah tersedianya modul pemasukan data yang dapat dijalankan secara off-line (tidak membutuhkan koneksi internet) pada saat proses pemasukan data. Koneksi internet hanya dibutuhkan pada saat pengiriman data ke situs seperti yang disebutkan di atas. Cara kerja dari sistem yang dibangun ini sederhana saja yaitu: 1. Pada awal bulan, unit pelayanan unit pelayanan yang telah terdaftar dapat melakukan proses pengunduhan (downloading) data dari situs Imunisasi 2. Data hasil downloading tersebut untuk selanjutnya dijadikan acuan pada saat sinkronisasi dengan file Excel yang menjadi template pemasukan data 3. Pengguna, atau dalam hal ini, unit pelayanan imunisasi kemudian selama bulan berjalan melakukan proses pemasukan data imunisasi 4. Pada akhir bulan, pengguna melakukan export dan kemudian pada gilirannya mengirimkan data tersebut ke sebuah alamat yang telah ditentukan Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 1

3 Langkah 1 sampai 4 dilakukan secara berulang sepanjang tahun. Diharapkan proses rekursif ini akan semakin melengkapi data yang ada di dalam situs Imunisasi. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar di bawah ini: Bagan Tata Cara Database Data bayi dan status imunisasi Download Data Kirim Data Sinkronisasi Pemasukan data baru Dilakukan dan dikerjakan pada dan oleh unit pelayanan secara mandiri Diharapkan dalam waktu dekat seluruh Puskesmas, Kelurahan dan Kecamatan, ikut berpartisipasi dalam proses pemasukan data ini. Walaupun demikian tidak menutup kemungkinan unit pelayanan imunisasi swasta lainnya ikut berpartisipasi dalam proses ini. Untuk ikut berpartisipasi dalam pemasukan data ini, sebuah unit pelayanan harus terdaftar terlebih dahulu. Hal ini diperlukan agar akuntabilitas data dapat lebih mudah ditelusuri, di samping untuk menjaga otorisasi terhadap data yang dikumpulkan terjaga dalam lingkungan yang terbatas. Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 2

4 MODUL INTERNET Modul imunisasi yang berbasis web dapat diakses oleh siapapun melalui alamat Modul ini terdiri dari 2 tingkatan penyediaan informasi, yaitu informasi yang dapat diakses oleh masyarakat umum tanpa perlu melakukan pendaftaran atau registrasi dan informasi yang hanya dapat diakses oleh orang orang yang sudah terdaftar. Informasi yang dapat diakses oleh masyarakat umum berupa informasi rekapitulasi dan sumari dari kegiatan imunisasi yang telah dilakukan oleh unit pelayanan unit pelayanan yang sudah melakukan pengiriman data ke dalam server ini. Sebaliknya, informasi yang dapat diakses oleh orang orang yang sudah terdaftar, selain informasi umum seperti yang telah dijelaskan di atas, juga informasi yang lebih detail lagi seperti informasi individu bayi yang telah mendapatkan imunisasi, informasi individu bayi yang belum mendapatkan imunisasi dan informasi individu lainnya. Tampilan awal dari situs imunisasi adalah sebagai berikut: Untuk melakukan pendaftaran, sebuah unit pelayanan dapat melakukan hal sebagai berikut: 1. Berkunjung ke situs Imunisasi ( 2. Pada menu sebelah kiri, tekan menu sistem 3. Menu tersebut akan diperlebar (expanded) dan akan muncul submenu Pendaftaran Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 1

5 4. Jika pengguna mengklik submenu Pendaftaran tersebut, maka pada jendela utama akan muncul sebuah form dimana pengguna diharapkan memasukkan data yang sesuai 5. Setelah menekan tombol Submit, maka permintaan pendaftaran tersebut sudah dikirimkan kepada pengelola Imunisasi Dinas Kesehatan DKI Jakarta 6. Untuk melakukan konfirmasi, silakan berhhubungan melalui media telepon ke pengelola Imunisasi Dinas Kesehatan DKI Jakarta. Hal ini agar pengelola Imunisasi Dinas Kesehatan DKI Jakarta mengetahui dengan pasti bahwa yang sudah melakukan pendaftaran adalah person yang dapat dieprtanggung jawabkan 7. Setelah proses verifikasi, yang biasanya memakan waktu 1 sampai 2 hari, maka pengelola Imunisasi Dinas Kesehatan DKI Jakarta akanmenentukan apakah pendaftaran tersebut diterima atau ditolak. 8. Jika pendaftaran diterima, maka selanjutnya pengguna akan mendapatkan akun berupa nama dan kata kunci untuk masuk ke dalam sistem Tampilan pendaftaran dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Yang dimasukkan oleh pendaftar adalah: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 2

6 a. nama unit pelayanan b. alamat lengkap c. nomor telpon d. kelurahan, kecamatan dan wilayah yang mengacu pada wilayah dimana unit pelayanan tersebut berada. Hal ini sangat diperlukan untuk menghitung analisis cakupan kewilayahan e. operator pengisi data Sebelum lebih jauh mendalami isi dari situs imunisasi ini, patut diterangkan terlebih dahulu bahwa situs ini mempunyai dua tingkatan yaitu: 1. Tingkatan untuk masyarakat umum dimana semua orang dapat mengakses situs ini, termasuk analisa analisa sederhana yang disediakan. Fungsi fungsi yang disediakan ini antara lain aalah: a. Penghitungan PWS (Pemantauan Wilayah Setempat) b. Penghitungan Cakupan Imunisasi terhadap sebuah vaksin c. Penghitungan UCI (Universal Child Immunization) d. Penghitungan data sasaran e. Fungsi fungsi standar lainnya 2. Tingkatan untuk kalangan terbatas dimana selain fungsi fungsi yang dapat diakses oleh masyarakat umum, juga terdapat fungsi fungsi khusus untuk kalangan terbatas. a. Downloading data individual bayi b. Pengiriman data individual bayi c. Downloading sistem pemasukan data imunisasi d. Melihat dan merubah data individual Jika seorang pengguna berkunjung ke alamat situs Imunisasi, maka secara default (asal), pengguna tersebut berstatus sebagai masyarakat umum atau tamu. Hal ini terlihat di sisi sebelah kiri atas dari halaman situs Imunisasi (lihat gambar di bawah). Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 3

7 Menu menu atau fungsi fungsi yang terdapat pada tingkatan ini adalah: - Pelaporan UCI - Pelaporan kinerja unit pelayanan - Pelaporan sasaran - Pelaporan cakupan - Pelaporan Pemantauan Wilayah Setempat - Pelaporan Pemantauan Wilayah Setempat secara time series - Pelaporan DO - Informasi data dasar seperti data Puskesmas, data Rumah Sakit, data sasaran Pengguna dapat melihat fungsi fungsi tersebut dengan cara mengklik tulisan yang tersaji. a. Indikator Target UCI Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 4

8 Halaman ini menunjukkan indikator indikator yang diperlukan pada saat penghitungan UCI. Indikator-indikator tersebut hanya dapat diubah oleh pengguna yang mempunyai kewenangan setara dengan Administrator (dalam hal ini adalah petugas Dinas Kesehatan DKI Jakarta). Dari gambar di atas terlihat bahwa untuk penghitungan UCI, indikator yang dihitung adalah BCG (dengan target 90%) dan berturut turut hingga Campak (dengan target sebesar 80%). b. Pelaporan UCI Jika fungsi ini dipilih maka akan muncul sebuah form seperti di bawah ini: Pengguna dapat memilih tingkat kewilayahan yang akan dianalisis. Pilihan yang tersedia adalah tingkat Kelurahan, tingkat Kecamatan, tingkat Kota dan tingkat Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 5

9 DKI Jakarta. Untuk memilih, pengguna harus mengklik lingkaran di samping tulisan yang bersangkutan dan untuk selanjutnya memilih daerah yang diinginkan. Hal terakhir adalah mendefinisikan awal waktu analisis dan lama rentang waktu analisis. Sebagai contoh, jika pengguna ingin melakukan analisis Kecamatan Cempaka Putih dengan sasaran sekitar 500 bayi dimana awal analisis adalah Januari 2008 dan dilakukan untuk jangka waktu 12 bulan ke depan, maka tampilan yang tersaji adalah sebagai berikut: Perhatikan bahwa lingkaran ke dua dari atas mempunyai tanda titik hijau yang menandakan analisis Kecamatan yang dipilih dan kecamatan terpilih adalah Cempaka Putih. Waktu awal analisis Januari 2008 dalam jangka waktu 12 bulan. Setelah menekan tombol Submit, maka sistem akan menghitung dan kemudian akan menyajikan hasilnya di bagian bawah form seperti tampak dalam gambar di bawah ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 6

10 Dari gambar di atas, terlihat status UCI dari masing masing Kelurahan di bawah Kecamatan Cempaka Putih, lengkap dengan pencapaian dan target yang telah didefinisikan oleh Dinas Kesehatan DKI Jakarta. Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 7

11 c. Pelaporan kinerja unit pelayanan Fungsi untuk mengukur kinerja dari unit pelayanan dalam melaksanakan imunisasi. Kinerja unit pelayanan dilihat dari berapa kali unit tersebut melaksanakan imunisasi (terhadap bayi). Form yang tampil pada fungsi ini adalah sebagai berikut: Pengguna diminta untuk memasukkan tingkat analisis kewilayahan (sebuah unit pelayanan, semua unit pelayanan pada sebuah Kelurahan terpilih, semua unit pelayanan pada sebuah Kecamatan terpilih, semua unit pelayanan pada sebuah Kota terpilih). Pengguna juga diminta untuk mendefinisikan parameter vaksin dan juga rentang waktu. Dari form di atas dapat diintepretasikan sebagai berikut: a. Pengguna ingin melihat kinerja semua unit pelayanan di Kecamatan Cempaka Putih b. Untuk vaksinasi BCG c. Rentang waktu Januari 2008 sampai Juni 2008 Setelah pengguna menekan tombol Submit, maka sistem akan menghitung dan kemudian menampilkan informasi tersebut di bagian bawah dari form tersebut seperti terlihat pada gambar di bawah ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 8

12 Dari gambar di atas, dapat diintepretasikan sebagai berikut: selama periode bulan Januari 2008 sampai Juni 2008 PKM Kec. Cempaka Putih berturut turut 182, 111, 118, 124, 110 dan 166. Hal ini berarti untuk bulan Juni 2008, PKM Kec. Cempaka Putih melakukan imunisasi BCG terhadap 182 bayi pada bulan Januari d. Pelaporan cakupan Fungsi cakupan ini akan menganalisis cakupan imunisasi yang dilakukan oleh sebuah PKM pada suatu rentang waktu untuk sebuah vaksinasi. Tampilan form ini secara sepintas mirip dengan tampilan tampilan yang sudah diterangkan di atas. Hal ini memang disengaja agar jika pengguna sudah familiar dengan GUI (graphical user interface) sebuah form maka pengguna sudah langsung dapat mengoperasikan fungsi fungsi lainnya. Tampilan fungsi ini adalah sebagai berikut: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 9

13 Parameter yang harus dimasukkan pengguna adalah: a. Tingkat analisis kewilayahan (sebuah unit pelayanan, kelurahan, kecamatan, wilayah, DKI Jakarta ataupun seluruh data) b. Penentuan wilayah sesuai dengan tingkat analisis kewilayahan yang diinginkan c. Sebuah vaksinasi yang akan dianalisis d. Rentang waktu analisis Jika pengguna menekan tombol Submit setelah memasukkan parameter, maka hasil yang tersaji dapat dilihat sebagai berikut: Hasil ini merupakan hasil dari parameter sebagai berikut: o Tingkat analisis kewilayahan : Kecamatan o Kecamatan terpilih : Cempaka Putih o Rentang waktu : Januari sampai dengan April 2008 o Vaksinasi : BCG e. Pelaporan Pemantauan Wilayah Setempat Fungsi ini menampilkan analisis Pemantauan Wilayah Setempat untuk sebuah rentang waktu yang ditentukan. Sedikit berbeda dengan form form sebelumnya, disini pengguna, jika memilih data sasaran yang ditentukan sendiri, maka pengguna pertama kali harus memilih tingkat analisis kewilayahan dan wilayah terpilih terlebih dahulu dan untuk selanjutnya menekan tombol Set Target. Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 10

14 Pemasukan parameter lainnya similar dengan fungsi fungsi di atas. Hasil dari fungsi ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 11

15 f. Pelaporan Pemantauan Wilayah Setempat secara Time Series Sedikit berbeda dengan fungsi sebelumnya, fungsi Pemantauan Wilayah Setempat secara time series akan melihat pemantauan pada sebuah wilayah terpilh secara time series. Jika fungsi ini dipanggil maka akan muncul form seperti di bawah ini: Parameter yang harus dimasukkan oleh pengguna seperti parameter parameter pada fungsi fungsi yang telah dijelaskan sebelumnya. Jika pengguna menekan tombol Submit maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 12

16 Disini terlihat bahwa terjadi trend penurunan dari bulan Januari 2008 sampai dengan bulan April 2008 relatif terhadap sasaran. Berbeda dengan fungsi yang dialamatkan kepada masyarakat umum, fungsi fungsi yang ditujukan untuk kalangan terbatas, selain fungsi fungsi seperti yang disebutkan di atas, juga terdapat fungsi fungsi khusus lainnya. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar di bawah ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 13

17 a. Downloading data Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 14

18 Dengan dipanggilnya fungsi ini maka sistem akan mengirimkan data yang ada dalam server situs kepada pengguna. Pengguna dapat memilah data apa yang akan dikirimkan dengan memasukkan parameter parameter yang telah tersedia. Jika fungsi ini dipanggil maka akan muncul form seperti di bawah ini: Pengguna bisa mengambil sebagian data berdasarkan kriteria tertentu saja untuk menghemat waktu koneksi internet. Setelah pengguna menekan tombol Proses maka sistem akan mulai melakukan pengiriman data, tindai dengan adanya jendela kecil yang menanyakan kepada pengguna apakah data tersebut ingin dibuka (open), disimpan ke komputer (Save) atau memabatklkan proses (Cancel). Pengguna harus memilih opsi menyimpan (menekan tombol Save). Jangan merubah nama file yang dikirimkan (nama file adalah get_data.xls), sedang lokasi penyimpanan diserahkan sepenuhnya kepada pengguna. Lamanya proses downloading data tergantung pada: a. banyaknya data yang dikirimkan b. kecepatan koneksi. Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 15

19 b. Uploading data Fungsi ini berguna untuk melakukan uploading data dari data MS Excel sehingga data yang tersimpan dalam database dapat diupdate (diperbatrui). Cara penggunaan dari fungsi ini jauh sederhana yaitu dengan memasukkan data yang akan dikirimkan dengan menekan tombol Browse dan setelah selesai diakhiri dengan menekan tombol Submit. Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 16

20 Sistem ini menyediakan maksimum 5 file yang dapat di-upload. Hal ini untuk mengakomodasi kemudahan Kecamatan dalam mengupload data jika Puskesmas Kelurahan tidak mempunyai koneksi internet dan menitipkan data yang akan dikirimkan ke Puskesmas Kecamatan. c. Downloading file MS Excel d. Informasi data bayi secara individual Fungsi ini akan menampilkan daftar bayi secara individual dari database berdasarkan paramater parameter yang diinginkan oleh pengguna. Tampilan dari fungsi ini adalah sebagai berikut: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 17

21 Disini pengguna memasukkan parameter: a. Tingkat analisa kewilayahan dan wilayah terpilih b. Usia maksimum bayi yang ingin ditampilkan per sebuah referensi waktu c. Vaksinasi yang belum diperoleh bayi tersebut d. Dan hasilnya diurutkan berdasarkan pilihan antara nama, kewilayahan, tanggal lahir dan lain sebagainya. Jika pengguna menekan tombol submit maka hasil berdasarkan parameter yang telah dimasukkan akan tampil sebagai berikut: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 18

22 Hasil di atas merupakan hasil dari parameter : a. Bayi di Kecamatan Cempaka Putih b. Usia bayi maksimum 20 bulan per Maret 2008 c. Bayi yang belum diberikan imunisasi BCG d. Diurutkan berdasarkan nama bayi. Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 19

23 MODUL MS EXCEL Software data entry ini dibangun untuk memudahkan petugas imunisasi dalam memasukkan data pelayanan imunisasi yang telah dilaksanakan oleh unit pelayanan. Software ini dibangun dengan menggunakan platform MS Excel dengan alasan: 1. Program MS Excel sudah sangat familiar digunakan oleh kalangan masyarakat sehingga tidak membutuhkan pengenalan dan pembelajaran terhadap perangkat lunak ini 2. Program MS Excel dapat beroperasi pada lingkungan yang tidak mempunyai resource yang canggih; dalam arti kata, perangkat lunak ini sudah dapat berjalan pada komputer yang tidak terlalu canggih. 3. Kompatibilitas MS Excel terhadap versi versi MS Excel sebelumnya sangat baik, sehingga pengguna tidak perlu untuk melakukan peningkatan (upgrading) versi Excel yang sudah terinstal sebelumnya agar dapat menjalankan program ini 4. File software ini dapat dijalankan dimanapun tanpa perlu melakukan proses instalasi terlebih dahulu. Hal ini berguna bagi verifikator yang berbagi pakai komputer dengan pengguna lainnya. File ini dapat disimpan dalam flash disk dimana untuk selanjutnya file tersebut dapat dibuka lagi pada komputer lain untuk meneruskan pekerjaannya. Format software ini mengacu pada format manual yang sudah diperkenalkan terlebih dahulu, sehingga pada dokumen ini tidak akan dibahas mengenai arti dari masing masing kolom yang tersedia secara detail. Sebagai gantinya, pada dokumen ini akan diterangkan agar cara pengisian kolom kolom tersebut sesuai dengan yang diharapkan. Walaupun MS Excel memberikan banyak kebebasan bagi pengguna dalam memasukkan data, beberapa ketentuan tetap harus dipatuhi agar software ini dapat bekerja sebagaimana mestinya. Ketentuan ketentuan tersebut antara lain adalah: - Tingkat security MS Excel pada komputer yang akan digunakan maksimal dalam tingkatan Medium. Untuk memeriksa tingkat security pada MS Excel pengguna lakukan hal sebagai berikut: - Buka program MS Excel - Pilih menu Tools Macro Security - Akan muncul sebuah jendela seperti tampak dalam gambar di bawah ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 1

24 - Dari gambar di atas terlihat bahwa tingkat security yang dipergunakan oleh MS Excel pada komputer ini adalah Medium, ditandai dengan titik warna hijau pada bulatan di samping tulisan Medium. Jika tingkat security pada komputer pengguna adalah High atau Very High maka, pengguna harus menurunkan tingkat security tersebut menjadi Medium. - Cara merubah tingkat security adalah dengan menekan bulatan di samping tulisan Very High, High, Medium ataupun Low sehingga dalam bulatan tersebut terdapat tanda titik hijau. - Jika selesai melakukan perubahan, tekan OK. - Kolom 1 mutlak diisi dengan nomor urut. Nomor urut ini diperlukan oleh sistem untuk melihat seberapa banyak bayi yang sudah dimasukkan ke dalam sistem. Jadi seandainya pengguna hanya memasukkan nomor 1 pada baris ke 12, maka walaupun pengguna memasukkan 1000 data, sistem hanya melihat `1 data saja yang dimasukkan. - Pemasukan data dimasukkan mulai dari baris ke 12 tanpa adanya baris yang kosong (berurutan). - Jika file ini dibuka maka akan terlihat 2 buah sheet yaitu sheet1 dan data. Agar macro yang sudah dibuat dalam file ini berjalan dengan semestinya, hendaknya jangan dihapus (delete) atau diberi nama baru (rename). Kebutuhan minimum Sistem Operasi dan Perangkat Keras Kebutuhan minimum perangkat lunak dan sistem operasi agar dapat menjalankan software data entry dengan baik adalah: 1. Sistem Operasi minimal Windows versi 98 Second Edition. Semakin baru semakin baik. Software data entry ini sudah dicobakan pada beberapa sistem operasi dan sudah diketahui berjalan dengan baik dan benar. Sistem Operasi tersebut adalah : Windows 98 Second Edition, Windows Me, Windows 2000, Windows XP (Home dan Professional). Software data entry ini sudah dicobakan pada sistem operasi Windows Vista dan berjalan dengan baik. Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 2

25 2. Pada komputer telah terinstal program MS Excel, yang biasanya terintegrasi dalam satu bundle MS Office. 3. Minimal dibutuhkan sebuah komputer dengan tipe Pentium III atau lebih baik lagi dan mempunyai minimal 256 MB memory atau lebih banyak lagi. Sistem ini mempunyai 2 jenis user interface yang berupa: a. Menu Menu ini dapat diakses sebagaimana layaknya menu menu standard di MS Excel. Menu imunisasi terletak di bagian kanan dari menu standard (lihat gambar di bawah ini). Proses pengaksesan menu ini adalah dengan cara mengklik fungsi fungsi yang telah disajikan. Seperti terlihat pada gambar di atas, terdapat 5 buah fungsi yaitu: o Download data o Inisialisasi o Inisialisasi alamat server o Update data lokal o Upload data b. Pop-up menu Pop-ip menu dapat diakses dengan cara mengklik kanan tombol mouse pada sebuah cell. Sebuah menu melayang akan muncul seperti gambar di bawah ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 3

26 Terlihat ada 9 fungsi tambahan pada menu melayang (pop-up menu) tersebut yaitu: o Hapus baris o Sisipkan baris baru o Tambah nama dalam database o Tambah nama baru o Pilih Kelurahan o Pilih Kecamatan o Pilih Wilayah o Isi tanggal imunisasi o Pilih yang menolong Untuk memulai mengoperasikan program ini, pengunjung diharapkan mendownload data dari situs imunisasi (lihat bagian sebelumnya). Proses download data tersebut akan menghasilkan sebuah file dengan nama get_data.xls. Get_data.xls ini berisi data awal dari pelayanan imunisasi yang berisi data bayi dan data unit pelayanan. Langkah selanjutnya adalah menggabungkan data hasil download dari internet tersebut untuk masuk ke dalam sistem pendataan imunisasi. Proses penggabungan ini dapat dilakukan dengan cara memanggil menu Download. Dengan pemanggilan fungsi ini maka akan muncul sebuah form seperti berikut ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 4

27 Disarankan untuk memilih opsi Pakai data yang ada dalam direktori dengan cara menekan lingkaran di samping tulisan tersebut dan kemudian menekan tombol Cari. Arahkan ke folder tempat file get_data.xls disimpan. Setelah menekan tombol Lanjut, maka sistem akan menggabungkan data antara data yang sudah ada dengan data yang baru saja didownload dan disimpan dalam file get_data.xls. Langkah berikutnya adalah melakukan inisialisasi unit pelayanan. Langkah ini hanya dilakukan apabila pengguna belum melakukan inisialisasi unit pelayanan (ditandai dengan masih kosongnya isi cell C1). Proses inisialisasi unit pelayanan dilakukan dengan memanggil fungsi Inisialisasi. Jika fungsi ini dipanggil maka akan muncul form seperti di bawah ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 5

28 Pilihlah unit pelayanan yang sesuai dari daftar list yang tersedia dan setelah itu tekan Lanjut. Sampai dengan tahap ini, pengguna sudah dapat melakukan proses pemasukan data. Pemasukan data dibagi menjadi 2 yaitu, pemasukan data bayi yang baru (atau belum pernah didata sama sekali) dan pemasukan data bayi yang sudah pernah didata. Disarankan untuk melakukan pemeriksaan terlebih dahulu apakah bayi tersebut sudah didata atau belum. Cara melakukan pengecekan adalah sebagai berikut: Pengguna dapat mencari seorang bayi apakah sudah ada dalam basis data atau belum. Jika sudah ada, pilihlah bayi tersebut dan kemudian tekan Lanjut. Sistem akan memasukkan bayi tersebut ke baris yang telah didefinisikan dan baris tersebut akan mempunyai warna latar (background color) hijau (lihat gambar di bawah ini) Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 6

29 Pengguna dapat meneruskan pendataan imunisasi yang dilaksanakan pada unit pelayanan tersebut. Jika seorang bayi tidak ditemukan pada database, maka pengguna dapat memasukkan data bayi tersebut ke dalam sebuah baris. Tata cara pengisian adalah sebagai berikut: 1. Kolom 1 diisi nomor urut 2. Kolom 2 diisi nama bayi. Sedapat mungkin penulisan nama bayi secara lengkap. 3. Kolom 3 diisi kelamin (huruf P untuk perempuan dan L untuk laki-laki) 4. Kolom 4 diisi tempat lahir 5. Kolom 5 diisi tanggal lahir dengan format HH/BB/TTTT dimana HH adalah hari, BB adalah bulan dan TTTT adalah tahun. Contoh format yang benar adalah: 01/12/2008 yang menunjukkan tanggal lahir bayi adalah 1 Desember Kerap dijumpai bahwa petugas kesulitan dalam menentukan tanggal lahir bayi karena informasi yang diberikan oleh orang tua bayi sangat sumir seperti umurnya 2 bulan. Jika informasi yang diperoleh seperti itu, maka pengguna dapat melakukan pendekatan dengan mentaksir secara kasar tanggal lahir bayi, misalnya, jika pendataan dilakukan pada bulan November 2008 dan petugas mendapatkan informasi umur bayi 2 bulan maka petugas dapat melakukan pendekatan dengan memasukkan tanggal 1 Oktober 2008 sebagai tanggal kelahiran bayi tersebut. 6. Kolom 6 diisi nama orang tua bayi 7. Kolom 7 untuk informasi siapa yang menolong bayi tersebut pada saat kelahirannya. Untuk mengisikan informasi ini, silakan klik kanan mouse pada kolom 7. Dari pop-up Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 7

30 menu yang muncul, pilih fungsi Pilih yang menolong. Sebuah form akan muncul seperti di bawah ini: Pilihlah dari daftar list yang disediakan dan kemudian tekan Lanjut. 8. Kolom 8 diisi nama bayi. Diusahakan mengisi secara lengkap 9. Kolom 9 diisi RT tempat tinggal bayi. Diusahakan untuk mengisi informasi RT ini 10. Kolom 10 diisi RW tempat tinggal bayi. Diusahakan untuk mengisi informasi RW ini. 11. Kolom 11 diisi nama Kelurahan tempat tinggal bayi. Cara pengisian adalah dengan mengklik tombol kanan mouse pada kolom 11 dan dari popup menu yang muncul, pilihlah funsgi Pilih Kelurahan dan sebuah form akan muncul seperti tampak pada gambar di bawah ini. Petugas dapat memilih secara berurutan, Wilayah, Kecamatan dan Kelurahan. Jika kolom Kelurahan sudah diisi maka secara otomatis kolom Kecamatan an Wilayah akan terisi sehingga pengguna tidak perlu lagi untuk memasukkan data tersebut di kolom 12 dan Kolom 12 diisi untuk nama Kecamatan. Hal ini dilakukan jika pengguna tidak mengetahui Kelurahan tempat tinggal bayi. 13. Kolom 13 diisi untuk nama Wilayah. Hal ini dilakukan jika pengguna tidak mengetahui Kelurahan dan Kecamatan tempat tinggal bayi, atau si bayi bertempat tinggal di luar wilayah DKI Jakarta. Harap perhatikan bahwa sedapat mungkin pengguna mengisikan data selengkap mungkin, dalam hal ini adalah Kelurahan, Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 8

31 karena sebagian besar perhitungan perhitungan dan analisis imunisasi menggunakan informasi tersebut. 14. Kolom 14 sampai dengan kolom 27 diisi tanggal imunisasi dilakukan. Cara mengisikan informasi ini adalah dengan cara mengklik kanan tombol mouse sehingga muncul popup menu dan kemudian memilih fungsi Isi tanggal imunisasi dari menu yang tersedia. Sebuah form seperti di bawah akan muncul: Isikan tanggal, bulan dan tahun yang sesuai dan kemudian tekan tombol Lanjut Pengguna melakukan pengisian data (point 1 sampai dengan point 14) selama satu bulan, dan pada akhir bulan, diharapkan pengguna mengirimkan data imunisasi tersebut dengan cara: 1. Memanggil fungsi Upload Data. Sebuah form seperti di bawah ini akan muncul: 2. Tekan Lanjut dan sistem akan mempersiapkan data yang akan di-upload 3. Setelah sistem siap, maka sebuah form akan muncul seperti tampak pada gambar di bawah ini: Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 9

32 4. Pilih opsi Ke file (dengan cara menekan lingkaran di samping tulisan Ke File 5. Tekan tombol kecil di samping untuk mendefinisikan folder tempat menyimpan data. 6. Tekan Lanjut 7. Sistem akan mulai membuat sebuah file yang siap untuk di-upload ke server. File tersebut akan disimpan dalam direktori yang sudah ditentukan oleh pengguna. Tunggu hingga pesan seperti di bawah ini muncul 8. Dari pesan di atas terlihat bahwa file baru bernama 43.txt dan disimpan dalam folder C:\ sudah dibuat. 9. File tersebut yang kemudian dikirimkan ke PKC, Sudin ataupun Dinas Kesehatan melalui flash disk, atau, jika mempunyai koneksi internet, file tersebut dapat Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 10

33 langsung di-upload ke dalam server dengan cara memanggil fungsi Upload Data (lihat gambar di bawah ini); Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 11

34 PENUTUP Akhir kata, disadari bahwa sistem ini masih jauh dari sempurna dan membutuhkan penyempurnaan penyempurnaan. Untuk itu diharapkan masukan dan saran yang membangun untuk menjaga agar sistem ini terus berada pada jalur yang benar dan menuju ke satu tujuan yang diinginkan bersama. Atas segala bantuan, saran, kritik, masukan dan dukungannya diucapkan terima kasih yang sedalam dalamnya. Selamat menggunakan Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 12

35 Petunjuk Penggunaan Pengoperasian Situs Imunisasi 13