ANALISIS KEBUTUHAN FUNGSIONAL SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA MENGGUNAKAN METODE KANO

Transkripsi

1 Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) 2014 ISSN: X ANALISIS KEBUTUHAN FUNGSIONAL SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA MENGGUNAKAN METODE KANO Sri Nurhayati 1, Riani Lubis 2, Tati Harihayati 3 1 Jurusan Teknik Komputer Unikom, 2,3 Jurusan Teknik Informatika Unikom, Bandung 1 serieid@yahoo.com, 2 riani_lubis@yahoo.com, 3 tharihayati@yahoo.com ABSTRACT In today's modern era, information becomes a very important commodity. Mastery of information and technology is the key to success in today's global competition. Some colleges are already implementing the use of information technology to support its performance. Information technology for education should mean availability of the channel or means that can be used to broadcast educational programs. Currently UNIKOM has implemented a system to support the performance, only in practice there are still some parts that are not yet integrated. That requires a system that can integrate all the parts, as well as a system that can ensure all user requirements. One of the methods that can be used for the analysis of the fulfillment of these needs is a method of Kano. Kano method merupaka methods need identification approach based on the satisfaction of the customer / user. This research will be conducted to analyze how the functional requirements of information systems in UNIKOM Kano method. Results of the study is to provide recommendations for the development of information systems in UNIKOM. Keywords: information systems, information system functional requirements, methods of Kano PENDAHULUAN Dalam era modern sekarang ini, informasi menjadi suatu komoditi yang sangat penting. Penguasaan informasi beserta teknologinya menjadi kunci keberhasilan dalam persaingan global saat ini. Informasi dapat dipandang sebagai entitas yang dapat dicari, dibangkitkan, diolah, disimpan, disebarluaskan, dan dimanfaatkan untuk berbagai keperluan. Teknologi Informasi bagi dunia pendidikan seharusnya berarti tersedianya saluran atau sarana yang dapat dipakai untuk menyiarkan program pendidikan. Saat ini UNIKOM telah menerapkan sebuah sistem untuk menunjang terhadap kinerjanya, hanya dalam penerapannya masih ada beberapa bagian yang belum terintegrasi. Padahal seharusnya bagianbagian yang ada harus saling terkait dalam melakukan kinerja operasional, misalnya bagian perlengkapan yang bertugas menyediakan sarana dan prasarana yang menunjang perkuliahan harus berintegrasi dengan bagian keuangan yang menyediakan biaya operasionalnya. Untuk itu dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan semua bagian, sehingga setiap bagian dapat dengan mudah melakukan fungsi dan operasional seharihari. Ukuran keberhasilan dari sebuah sistem perangkat lunak adalah apakah sistem yang dibangun dapat mencapai apa yang diinginkan oleh pengguna sistem. Analisis kebutuhan sistem atau Requirements Engineering (RE) adalah proses untuk menjamin tercapainya tujuan tersebut, dengan mengidentifikasi pengguna yang terlibat dan pemenuhan kebutuhannya, dan mendokumentasikannya ke dalam suatu bentuk yang dapat dianalisis, dinegoisasikan dan kemudian diimplementasikan. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk analisis pemenuhan kebutuhan tersebut adalah Metode Kano. Metode Kano merupaka metode yang melakukan pendekatan identifikasi kebutuhan berdasarkan kepuasaan pelanggan/pengguna. METODE PENELITIAN Requirements engineering Requirements engineering adalah fase terdepan dari proses rekayasa perangkat lunak (software engineering), dimana software requirements (kebutuhan) dari user (pengguna) dan customer (pelanggan) dikumpulkan, dipahami dan ditetapkan. Para pakar software engineering sepakat bahwa requirements engineering adalah suatu pekerjaan yang sangat penting. Fakta membuktikan A313

2 Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) 2014 ISSN: X bahwa kebanyakan kegagalan pengembangan software disebabkan karena adaya ketidakkonsistenan, ketidaklengkapan, maupun ketidakbenaran dari requirements specification (spesifikasi kebutuhan). Prosentase akumulatif kegagalan sebuah project pengembangan software sebagian besar disebabkan oleh masalah requirements dan spesifikasinya. Hasil dari fase requirements engineering terdokumentasi dalam requirements specification. Requirements specification berisi kesepakatan bersama tentang permasalahan yang ingin dipecahkan antara pengembang dan customer, dan merupakan titik start menuju proses berikutnya yaitu software design. Sistemisasi proses negosiasi pengembang dan customer dalam requirements engineering dibagi dalam 3 proses besar yaitu: elicitation, specification, validation and verification. Formula ini kemudian juga dikenal dengan nama The Three Dimensions of Requirements Engineering. Metode Kano Dalam merencanakan suatu produk atau layanan, kita dapat membuat suatu daftar kebutuhan yang dapat membuat produk atau layanan tersebut sebisanya memuaskan calon pelanggan (customer). Menemui secara langsung pelanggan yang sudah ada atau mereka yang berpotensi untuk menjadi pelanggan, adalah cara yang baik untuk memperoleh masukan tentang hal apa saja yang harus ada di dalam daftar keperluan dari pelanggan yang potensial tadi. Untuk mengetahuinya, kita harus melakukan penyelidikan terhadap setiap daftar kebutuhan yang dibuat sedetail mungkin untuk lebih memahami persyaratan apa yang benarbenar perlu ada dalam produk atau layanan akhir. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menganalisis tersebut adalah metode kano yang ditemukan oleh Propesor Noriaki kano dari Tokyo Rika University. Metode Kano membedakan antara tiga tipe dari persyaratan produk yang mempengaruhi kepuasan pelanggan terlihat pada Gambar 1, yaitu: 1. Persyaratan yang Bersifat MustBe (Harus Ada) Persyaratan yang bersifat mustbe adalah kriteria dasar dari suatu produk. Pemenuhannya hanya akan mencapai pernyataan tidak mengecewakan. Persyaratan ini dalam beberapa kasus justru menentukan faktor kompetitif, dimana pelanggan menjadi tidak tertarik akan produk tersebut jika persyaratan ini tidak dipenuhi. Jika persyaratan ini tidak dipenuhi, pelanggan akan sangat kecewa. Tapi di sisi lain, saat pelanggan memerlukan kebutuhan ini untuk kesenangannya, ternyata pemenuhan persyaratan ini tidak menaikkan kepuasan mereka. 2. Persyaratan yang Bersifat OneDimensional (Satu Dimensi) Karena menghargai persyaratan ini, kepuasan pelanggan pada tingkatan pemenuhannya bersifat proporsional. Artinya, semakin tinggi tingkat pemenuhannya, maka kepuasan pelanggan pun akan semakin tinggi, begitu pula sebaliknya, semakin rendah pemenuhannya maka kepuasan pun akan semakin menurun. Persyaratan onedimensional ini biasanya secara eksplisit diminta oleh pelanggan. 3. Persyaratan yang Bersifat Attractive (Menarik) Persyaratan ini adalah kriteria produk yang memiliki pengaruh yang besar pada bagaimana produk tersebut dapat memuaskan pelanggan. Persyaratan attractive tidak diungkapkan secara eksplisit dan tidak pula diharapkan oleh pelanggan. Pemenuhan persyaratan ini mengantarkan pada lebih dari kepuasan yang proporsional. Tetapi jika tidak ada, ternyata, tidak membuat pelanggan merasa kecewa. Keuntungan dari pengklasifkasian kebutuhan pelanggan dengan menggunakan metode Kano ini diantaranya adalah: 1. Prioritas pada pengembangan produk. Sebagai contoh, tidak banyak keuntungannya jika kita menginvestasikan pada perbaikan persyaratan mustbe yang memang sudah ada pada tingkat kepuasan, tetapi lebih baik meningkatkan persyaratan onedimensional atau attractive yang memang jelas berpengaruh pada kualitas produk dan juga mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan. 2. Syarat produk lebih dimengerti. Kriteria produk yang memiliki pengaruh terbesar pada kepuasan pelanggan dapat diidentifikasi. Penggolongan persyaratan produk ke dalam dimensi mustbe, onedimensional, dan attractive dapat digunakan untuk lebih fokus pada sesuatu. 314

3 Kepuasan Kebutuhan tidak Dipen hi Persyaratan Attractive Tidak dinyatakan Dikhususkan oleh pelanggan Membuat senang Persyaratan Onedimensional Diucapkan Terdefinisi Terukur Bersifat Teknis Kebutuhan Dipenuhi Persyaratan Mustbe Tersirat Menjelaskan diri Tidak dinyatakan Jelas Gambar 1 Penggolongan Tipe Metode Kano [1] 3. Kepuasan pelanggan menggunakan model Kano dapat secara optimal dikombinasikan dengan penyebaran fungsi kualitas. Suatu prasyarat mengidentifikasi kebutuhan, hirarki dan prioritas pelanggan (Griffin/Hauser, 1993). Model Kano digunakan untuk menetapkan pentingnya fitur produk untuk kepuasan pelanggan dan itu dapat menciptakan prasarat yang optimal pada kegiatan pengembangan produk berorientasi proses. Metode Pengumpulan data Jenis penelitian yang kami lakukan adalah Penelitian Deskriptif yang bertujuan untuk mendeskripsikan yang saat ini berlaku. Di dalamnya terdapat upaya mendeskripsikan, mencatat, analisis dan menginterpretasikan kondisikondisi yang sekarang ini terjadi atau ada. Dengan kata lain penelitian deskriptif bertujuan untuk memperoleh informasiinformasi mengenai keadaan saat ini. Penelitian ini tidak menguji atau menggunakan hipotesa, melainkan variabelvariabel yang diteliti. Dalam pelaksanaannya penelitian ini menggunakan metode penelitian survei yang mengumpulkan data dengan cara mengambil sampel dari suatu populasi dan menggunakan wawancara dan kuesioner sebagai alat untuk mengumpulkan data pokok. Wawancara dan kuisioner yang digunakan disesuaikan dengan metode Kano, dimana setiap pertanyaan mengandung komponen suka, harus, netral, boleh, dan tidak suka. Setiap pertanyaan bersifat pertanyaan positif dan negatif, misalnya pertanyaan positif : Bagaimana jika fasilitas perwalian diterapkan secara online?, dan pertanyaan negatif : Bagaimana jika fasilitas perwalian tidak diterapkan secara online?. Dardua jawaban tersebut kemudian dikombinasikan dalam table evaluasi kano (Tabel 1) sehingga dapat terlihat kebutuhan dari pengguna. Tabel 1. Evaluasi Kano Customer Requirements Dysfuncitonal Suka Harus Netral Boleh Tdk Suka Functional 1. Suka I R I I M 2. Harus A Q A A O 3. Netral I R I I M 4. Boleh I R I I M 5. Tidak Suka Kekecewaan R R R R Q Dari table 1, dapat disimpulkan apakah kebutuhan yang ditanyakan termasuk ke dalam: a. A = Attractive (Menarik) b. M = MustBe (Harus Ada) 315

4 Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) 2014 ISSN: X c. O = OneDimensional (Satu Dimensi) d. R = Reverse (Kebalikan) e. Q = Questionable (Diragukan) f. I = Indifferent (Biasa Saja) PEMBAHASAN Identifikasi pengguna Identifikasi pengguna pada penelitian iniadalah semua civitas akademik yang terlibat langsung dalam proses bisnis. Unikom telah menerapkan beberapa aplikasi dan layanan online dalam membantu dalam proses bisnis, tetapi perlu diidentifikasi ulang apakah aplikasi dan layanan tersebut apakah dibutuhkan atau tidak. Daftar Pertanyaan Daftar pertanyaan yang diajukan ke dalam wawancara dan kuisioner didasarkan pada fitur fitur yang sudah ada sebelumnya dalam aplikasi dan ditambah fitur lain yang diperlukan untuk membantu proses bisnis. terdapat dua kelompok pertanyaan. Kelompok pertama responden terdiri dari mahasiswa, dosen, karyawan, dan alumni. Inti pertanyaan yang ditanyakan adalah : 1 Jumlah Mahasiswa Pendaftar dan Diterima 2 Grafik Peningkatan Penerimaan Mahasiswa 3 Informasi SPMB 4 Perwaliaan Online 5 Daftar Mata Kuliah 6 Cetak KSM 7 Status SPP 8 Daftar Mahasiswa yang tidak Ikut Perwalian 9 Forum komunikasi mhs dan dosen wali 10 Informasi Perwalian Online 11 Pemesanan jadwal kuliah 12 Kalender akademik 13 Jadwal kuliah dan Ujian 14 Silabus Materi kuliah 15 Daftar peserta kuliah 16 Forum komunikasi dosen pengampu dan mahasiswa 17 Download materi 18 Upload materi 19 Kuis / ujian online 20 Monitoring kehadiran 21 Monitoring masa studi 22 Forum Komunikasi Dosen Pembimbing dengan Mahasiswa 23 Nilai Online 24 Daftar skripsi dan TA online 25 Karir online 26 Database kemitraan 27 Database alumni 28 Forum Komunikasi alumni 29 Database buku 30 Aplikasi perpustakaan 31 Denda lewat 32 Link ke jurnal 316

5 33 Monitoring kualitas mengajar 34 Data dosen online (tridarma) Sedangkan responden untuk kelompok pertanyaan kedua terdiri dari dosen, karyawan, pimpinan Unikom. Inti pertanyaan yang ditanyakan adalah : 1 Data pegawai dan dosen 2 Pengelolaan pelatihan dosen dan pegawai 3 Database lembaga pelatihan dan link 4 Peraturan dan Kebijakan Kepegawaian 5 Database inventaris 6 Permintaan pengadaan 7 Permintaan perbaikan 8 Monitoring sarana/prasarana 9 Rekap kegiatan operasional 10 Link semua aplikasi tiap bagian 11 Peraturan dan kebijakan akademik Hasil Pengolahan Data Hasil perhitungan dari data yang untuk kelompok pertanyaan satu dan dua dengan menggunakan evaluasi kano dapat terlihat pada Tabel 4 dan 5 Tabel 4. Tabel Evaluasi Kano Kelompok Pertanyaan 1 CR A M O R Q I Total Grade M M O I I A A M A A M O O O I A A A A M M A O A 317

6 Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) 2014 ISSN: X M M M M M M M M I A Tabel 5. Tabel Evaluasi Kano Kelompok Pertanyaan 2 CR A M O R Q I Total Grade M M M M M M M M M M I Dari Tabel 4 dan 5 dapat dihitung tingkat kepuasaan dan kekecewaan, dapat terlihat pada tabel 6 dan 7. Tingkat kepuasaan dapat dihitung dengan rumus : Nilai tingkat kepuasan berkisar antara nilai 0 sampai 1, semakin mendekati 1 maka semakin mempengaruhi kepuasaan pengguna system. Sebaliknya jika nilainya mendekati 0 maka dapat dikatakan fitur tersebut tidak mempengaruhi pengguna. Tabel 6 Tingat Kepuasaan dan Kekecewaan Pertanyaan Kelompok 1 CR Grade Tk. Puas Tk. Kecewa 1 M M O I I A A M A A M O O O

7 15 I A A A A M M A O A M M M M M M M M I A Untuk tingkat kekecewaan dapat dihitung dengan rumus : Nilai tingkat kekecewaa nilai 1 sampai 0, semakin mendekati 1 maka pengaruh terhadap kekecewaan pengguna sangat kuat jika fitur system tidak terpenuhi. Sedangkan jika nilainya mendekati 0 maka dapat dikatakan fitur tersebut tidak mempengaruhi kekecewaan pengguna. Tabel 7 Tingat Kepuasaan dan Kekecewaan Pertanyaan Kelompok 2 CR Grade Tk. Puas Tk. Kecewa 1 M M M M M M M M M M I Dari data yang sudah didapat penggolongan terhadap pertanyaan pada kelompok 1 da 2 dapat terlihat pada Tabel 8 dan 9. Attractive (Menarik) MustBe (Harus Ada) OneDimensional (Satu Dimensi) Reverse (Kebalikan) Questionable (Diragukan) Indifferent (Biasa Saja) Tabel 8 Penggolongan Pertanyaan Kelompok 1 Golongan Pertanyaan 319 6, 7, 9, 10, 16, 17, 18, 19, 22, 34 1, 2, 8, 11, 20, 21, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32 3, 12, 13, 14, 23 4,5,15,33

8 Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Sains & Teknologi (SNAST) 2014 ISSN: X Tabel 9 Penggolongan Pertanyaan Kelompok 1 Golongan Pertanyaan Attractive (Menarik) MustBe (Harus Ada) 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 OneDimensional (Satu Dimensi) Reverse (Kebalikan) Questionable (Diragukan) Indifferent (Biasa Saja) Berdasarkan Tabel 6 dan 7, diketahui bahwa fitur pada golongan mustbe akan menngecewakan jika tidak dipenuhi dan tidak begitu memuaskan walaupun dipenuhi. untuk fitur dengan kategori one dimensional, tinkat kepuasaan dan kekecewaan harus ada. dan kategori attractive dapat dilihat bahwa tingkat kepuasaan akan tinggi jika dipenuhi, tetapi jika tidak dipenuhi maka berpengaruh pada tingkat kekecewaan. KESIMPULAN Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah : a. Metode kano sudah dapat menentukan kebutuhan fungsional yang dibutuhkan pada sebut sistem dengan melihat tingkat kepuasaan dan kekecewaan pengguna sistem. b. Dari hasil pengolahan data, maka untuk pengembangan system yang terdapat beberapa kategori kebutuhan system yang dapat dipertimbangkan untuk di implementasikan dalam sistem di Unikom. Kategori tersebut terdiri dari beberapa fitur yang sudah ada dalam sistem sebelumya atau fitur tambahan, kategori tersebut dapat dilihat pada Tabel 8 da 9. DAFTAR PUSTAKA Axel Van Lamsweerde, Requirements Engineering, Wiley, 2009 Berger, C., Baulth, R., Boger, D., etc., 2003, Kano s Methods for Understanding Customerdefined Quality, Center for Quality of Management Journal, Volume 2 Nomor 4, Hal. 336, Nanang Martono, Metode Penelitian Kuantitatif, Rajawali Pers, 2010 Syofian Siregar, Statistika Deskriptif untuk Penelitian, Rajawali Pers, 2010 Tontini, Gerson, etc., 2013, How do interactions of Kano model attributes affect customer satisfaction? An analysis based on psychological foundations, Total Quality Management and Business Excellence(ISSN )(EISSN ), Volume 24, Hal , 320