PERANCANGAN SISTIM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB MENGGUNAKAN MODEL SPIRAL (STUDI KASUS AKNP PELALAWAN)

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTIM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB MENGGUNAKAN MODEL SPIRAL (STUDI KASUS AKNP PELALAWAN) Humaira 1)2) Indri Rahmayuni 1)3) Defni 1)4) 1) Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang Kampus Unand Limau Manis Padang (Telp Fax ) 2) 3) irahmayuni@yahoo.com 4) faeyza.alfath@gmail.com Abstrak Metode yang digunakan dalam pembangunan Sistem Informasi Akademik adalah model Spiral. Model ini sangat cocok diimplementasikan untuk pengembangan sistem yang menitikberatkan pada evaluasi dan analisa resiko. Tool yang digunakan sebagai alat bantu desain yaitu UML. Sistem Informasi Akademik ini memiliki lima aktor yang terdiri dari Administrator, Administrasi, Dosen, Mahasiswa dan Pengelola/Prodi. Key word : siakad, web, model spiral 1. Pendahuluan Berdasarkan pengamatan di lapangan, akademi komunitas Negeri Pelalawan (AKNP) dalam pengelolaan manajemen kearsipan masih dilakukan secara manual baik pencatatan nama mahasiswa maupun semua dokumen yang terkait kelancaran proses belajar mengajar masih menggunakan fasilitas Microsoft Word dan Excell. Hal ini tentu menyulitkan bagi pengelola akademi komunitas dalam menjaga keamanan data tersebut. Sementara itu jumlah mahasiswa setiap tahunnya terus bertambah terkait dengan respon positif masyarakat Pelalawan menyambut akademi komunitas tersebut. Berdasarkan ulasan diatas dipandang perlu dilakukan penelitian untuk membuat sebuah sistem informasi manajemen yang menghasilkan sebuah sistem informasi berbasiskan teknologi informasi yang sesuai dengan program kerja kabupaten Pelalawan menjadi sebuah kabupaten yang teknopolitan. Sistem manajemen ini nantinya akan memudahkan pengelola dalam mengolah data-data yang berhubungan dengan akademik sehingga data tersebut tersimpan dengan baik menggunakan sebuah basis data. Adapun tujuan penelitian ini: 1. Membuat sebuah sistem informasi akademik yang mampu mengolah data sesuai kebutuhan. 2. Pembangunan sistem menggunakan Model Spiral Batasan masalah penelitian: 1. Sistem Informasi Akademik dirancang menggunakan tool UML. 2. Tidak membahas evaluasi resiko secara detail. 2. Tinjauan Pustaka Sistem informasi Manajemen adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang yang menyediakan informasi untuk pembuat keputusan guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi. Adapun manfaat dari sebuah sistem informasi adalah: Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. 183

2 Model Spiral[2][7] Model spiral merupakan kombinasi antara model iterative dan model linear seperti waterfall yang dititik beratkan pada evaluasi analisis resiko. Model spiral terdiri atas empat tahapan. Dalam pembangunannya, sistem informasi atau perangkat lunak yang dibanggun secara iterasi melewati empat tahapan tersebut. Tahapan-tahapan tersebut adalah pada Gambar 1. Gambar 1 Metode Spiral [7] 1. Identifikasi Tahap ini dimulai dengan mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan bisnis sebagai dasar dari spiral. Selanjutnya seiring dengan pengembangan produk, identifikasi kebuuhan sistem, serta kebutuhan sub sistem dilakukan pada tahap ini. Pemahaman kebutuhan sistem dilakukan dengan komunikasi terus menerus antara konsumen dan analis sistem. 2. Perancangan Tahap perancangan dimulai dengan membuat desain konseptual sebagai dasar dari spiralnya. Desain konseptual ini termasuk desain arsitektur, desain modul, desain sistem, dan desain akhir. 3. Pembangunan Tahap pembangunan mengacu pada pembuatan perangkat lunak yang sebenarnya. Pada tahap ini, hasilhasil yang didapatkan dari fase perancangan diimplementasikan kedalam sebuah produk yang akan digunakan oleh konsumen. Pembangunan produk ini juga dikomunikasikan dengan konsumen untuk mengetahui apakah produk yang dibuat sesuai dengan keinginan konsumen. 4. Evaluasi dan Analisis Resiko Analisis resiko meliputi identifikasi, estimasi, dan monitoring kemampuan teknis serta manajemen resiko seperti penjadwalan yang salah maupun biaya yang melebihi estimasi awal. Setelah produk yang dibuat diuji, pada akhir iterasi spiral, konsumen melakukan evaluasi terhadap perangkat lunak dan memberikan umpan balik kepada pengembang. Berdasarkan evaluasi konsumen ini, proses pengembangan perangkat lunak memasuki iterasi berikutnya pada model spiral dan menggunakan pendekatan linear untuk mengimplementasikan saran-saran konsumen. Model spiral cocok digunakan untuk pengembangan perangkat lunak berikut: Ketika ada batasan biaya dan evaluasi serta analisis resiko merupakan salah satu factor penting Digunakan untuk proyek pengembangan dengan resiko menengah sampai besar Untuk proyek dengan jangka waktu panjang karena adanya potensi perubahan prioritas ekonomi yang sejalan dengan perubahan kebutuhan sistem Konsumen yang tidak yakin mengenai kebutuhan sistem yang akan dibuat Kebutuhan sistem cukup kompleks sehingga membutuhkan evaluasi untuk memperjelasnya. 3. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan Model spiral. Sesuai dengan model Spiral pada gambar 1 yang digunakan dalam penelitian ini, fase-fasenya sebagai berikut: 1) Identifikasi Tahap identifikasi dilakukan dengan: Melakukan wawancara dengan pihak terkait untuk mengetahui dan memahami proses bisnis yang terjadi. Mengamati jalannya proses untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai proses bisnis yang berlangsung. 184

3 Membuat dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (software requirement specification) yang berisikan hasil analisis kebutuhan proses bisnis yang akan dibuat berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan. Mengkomunikasikan spesifikasi yang dibuat dengan pihak terkait apakah sudah sesuai dengan kebutuhan mereka atau belum. Jika belum, maka perubahan kembali dilakukan untuk dikomunikasikan kembali sampai dihasilkan sebuah spesifikasi kebutuhan yang telas sesuai dengan kebutuhannya. 2) Desain Tool yang digunakan sebagai alat bantu desain yaitu UML. Salah satunya adalah use case. Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Pengguna biasanya disebut dengan aktor. Aktor merupakan sebuah peran yang dapat dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem. Sistem Akademik ini memiliki lima aktor yang terdiri dari Administrator, Administrasi, Dosen, Mahasiswa dan Pengelola/Prodi. Masing-masing aktor mempunyai interaksi ke sistem yang bervariasi. Use case diagram dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2 Use Case Diagram Sistem Informasi Akademik 3) Pembangunan dan Implementasi Sistem Setelah proses rancangan selesai, Sistem Informasi Akademik ini mulai dibangun. Selama masa pembangunan sistem, pengujian terhadap fungsionalitas sistem informasi ini akan terus dilakukan baik menggunakan data dummy maupun data asli. Pada tahap ini juga dilakukan proses pengumpulan data yang diperlukan untuk tiap sistem informasi sehingga sistem yang dibangun dapat langsung diuji dengan data sebenarnya. Pengujian menggunakan data asli (real data) sangat penting untuk mengetahui tingkat kebenaran seluruh fungsionalitas yang melibatkan data tersebut. 4) Evaluasi dan Analisis Resiko Setelah sistem informasi diimplementasikan dan dijalankan evaluasi penggunaan sistem dilakukan baik dengan pengamatan data, penanganan kesalahan (error handling), maupun melalui evaluasi kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas sistem informasi akademik. Evaluasi kepuasan pengguna yang dilakukan menggunakan metode Kano ini dibagi atas 4 tahap yaitu identifikasi fungsionalitas sistem, pembuatan dan penyebaran kuisioner, analisis hasil kuisioner, serta prioritas tindakan berdasarkan hasil kuisioner[1][4][6]. Berdasarkan hasil evaluasi pada sistem informasi akademik yang dibuat bahwasanya ada fungsionalitas yang berada pada kategori Indifferent dan Reverse. Kategori Indifferent dan Reverse berkaitan dengan hak akses 185

4 petugas administrasi dalam mengubah data. Dengan demikian hak akses petugas administrasi tersebut akan dinonaktifkan[5]. 4. Hasil Dan Pembahasan Fitur Utama Fitur utama Sistem Informasi Akademik ini terdiri dari kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. Daftar kebutuhan fungsional sistem dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem F-01 Petugas administrasi memasukkan data yang berkaitan dengan data mahasiswa, data dosen, data kehadiran dosen dan mahasiswa F-02 Petugas administrasi mencetak rapor tiap semester dan transkip nilai mahasiswa F-03 Dosen memasukkan nilai mata kuliah F-03 Dosen dapat melihat rekap nilai, dan kehadiran F-04 Pimpinan / Kaprodi dapat mengakses data nilai mahasiswa dan kelulusan mahasiswa, data mata kuliah F-05 Mahasiswa dapat melihat nilai dan kehadiran F-06 Super admin dapat mengakses semua data maupun laporan Kebutuhan fungsional sistem pada Tabel 1 dapat digambarkan seperti pada Gambar 2. sedangkan daftar kebutuhan non fungsional sistem dapat dilihat pada Tabel 2 berikut. NF-01 NF-02 NF-03 NF-04 NF-05 Tabel 2 Analisis Kebutuhan n Fungsional Sistem Sistem mengeluarkan pesan error ketika ada kesalahan input Sistem akan mengkonversi nilai angka menjadi nilai huruf Sistem menghitung nilai IPK pada transkip nilai Sistem menghitung IP rapor Sistem dapat menentukan kelulusan mahasiswa berdasarkan nilai yang diperolehnya Analisis Kebutuhan Pengguna Sistem informasi ini akan digunakan oleh lima jenis pengguna (user) yang memiliki hak akses yang berbedabeda. Kelima jenis pengguna tersebut adalah: Administrator sistem yang merupakan super user yang memiliki akses untuk semua fungsionalitas sistem Kepala Program Studi dapat mengakses data nilai mahasiswa serta rekapitulasi nilai mahasiswa untuk setiap angkatan. Petugas administrasi bertugas untuk melakukan input data mahasiswa serta melakukan pencetakan rapor dan transkrip untuk dapat disahkan oleh Ketua Program Studi. Dosen melakukan input nilai mahasiswa untuk setiap mata kuliah yang diampunya. Mahasiswa dapat melakukan akses kepada data nilai mahasiswa tersebut. Tiap mahasiswa akan dilengkapi dengan user name dan password yang berbeda-beda sehingga mahasiswa hanya dapat melihat nilai mereka sendiri dan tidak dapat melihat nilai mahasiswa lain. Administrator Sistem All Data All Reports Petugas Administrasi Data Mahasiswa Transkrip, Rapor Sistem Informasi Akademik Rekap Nilai Nilai Dosen Nilai, Rapor, Transkrip Rekap Nilai, Kelulusan Mahasiswa Ketua Program Studi Gambar 3 Model Keterhubungan Pengguna dan Data Pada Sistem Informasi Akademik Karena sistem informasi ini memiliki beberapa tingkatan hak akses dan untuk kemudahan akses sistem oleh pengguna maka sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi berbasis web. Keterhubungan data 186 dan pengguna dengan sistem informasi ditampilkan pada Gambar 3.

5 NOBP CHAR(12) National Conference of Applied Sciences, Engineering, Business and MAHASISWA NOBP = NOBP NILAI NOBP CHAR(12) KODEMK VARCHAR(6) SEMESTER INT TAHUNAJAR DATE NILAIANGKA INT NILAIHURUF CHAR NAMA VARCHAR(30) ALAMAT VARCHAR(50) TGLLAHIR DATE TELP VARCHAR(12) VARCHAR(30) MATAKULIAH NOBP = NOBP HADIR_MHS KDJADWAL VARCHAR(6) NOBP CHAR(12) TANGGAL DATE HARI CHAR(6) JAM CHAR(6) STATUS VARCHAR(6) KODEMK = KODEMK KODEMK VARCHAR(6) NAMAMK VARCHAR(30) SKS INT JAM INT KATEGORI VARCHAR(12) KODEMK = KODEMK KDJADWAL = KDJADWAL PRODI NAMAPRODI VARCHAR(30) BID_ILMU VARCHAR(15) NIP = NIP DOSEN NIP CHAR(12) NAMA VARCHAR(30) ALAMAT VARCHAR(50) TGLLAHIR DATE TELP VARCHAR(12) VARCHAR(30) JADWAL KDJADWAL VARCHAR(6) KODEMK VARCHAR(6) NIP CHAR(12) HARI CHAR(6) JAM CHAR(6) RUANG VARCHAR(5) KDJADWAL = KDJADWAL INFORMASI HADIR_DOSEN KDINFO VARCHAR(6) JUDUL VARCHAR(30) TANGGAL DATE NIP = NIP TAGS VARCHAR(30) ISI TEXTAREA Gambar 4 Relasi Tabel KDJADWAL VARCHAR(6) NIP CHAR(12) TANGGAL DATE HARI CHAR(6) JAM CHAR(6) STATUS VARCHAR(6) Gambar 4 adalah relasi tabel. Relasi tabel memperlihatkan keterkaitan satu tabel dengan tabel lainnya dalam satu basisdata. Keterkaitan antar tabel menggunakan foreign key. Pengujian Sistem Pengujian perangkat lunak merupakan bagian dari tahapan pembangunan perangkat lunak. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun mampu merepresentasikan dari spesifikasi berupa desain dan pengkodean. Pengujian perangkat lunak difokuskan pada hal sebagai berikut. 1. Pengujian fungsional yang harus disediakan aplikasi sesuai jabaran kebutuhan perangkat lunak. 2. Pengujian non fungsional. 1. Pengujian Kebutuhan fungsional Hasil pengujian kebutuhan fungsional Sistem Informasi Akademis dapat dilihat pada Tabel 3a. 2. Pengujian Kebutuhan n Fungsional Hasil pengujian kebutuhan non fungsional (Tabel 3b) dilakukan dengan pendekatan pengamatan secara manual. Setiap proses dalam sistem diamati langkahnya sehingga didapatkan keseluruhan operasi berjalan sesuai dengan tujuannya. Hasil Simulasi Pengujian Sistem dilakukan dengan beberapa skenario yaitu: 1. Sistem Informasi Akademik diakses oleh klien melalui PC dengan menggunakan browser firefox 2. Sistem Informasi Akademik diakses oleh klien melalui Smartphone menggunakan browser chrome Berikut hasil simulasi yang dijalankan pada klien menggunakan browser Firefox. Alamat Url-nya adalah Bagian ini menunjukkan fitur yang muncul per hak akses yang sudah didefinisikan. Pada Gambar 6 terlihat halaman awal berupa halaman login. Login memiliki 5 hak akses yaitu Administrator, Administrasi, Mahasiswa, Dosen dan Prodi. 187

6 Tabel 3a Pengujian Kebutuhan fungsional F-01 Petugas administrasi memasukkan data yang berkaitan dengan data mahasiswa, data dosen. F-02 Petugas administrasi dapat melaksanakan tugasnya untuk mencetak rapor tiap semester dan transkip nilai seluruh semester. F-03 Pengguna dapat login sebagai hak user Dosen. Dosen dapat memasukkan nilai angka setiap mata kuliah yang diampunya. Cara memasukkan nilai angka dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, dosen memasukkan setiap nilai angka pada textbox yang telah disediakan utk setiap mahasiswa. Kedua, dosen dapat mengunduh template yang disediakan dalam bentuk csv, kemudian nilai angka dlm bentuk csv tersebut dapat diupload. Hal ini untuk mempersingkat proses pemasukan nilai. Disamping itu, Dosen dapat melakukan perubahan nilai sebelum yudisium dilaksanakan. F-03 Dosen dapat melihat rekap nilai F-04 Pimpinan / Kaprodi dapat mengakses data nilai mahasiswa dan kelulusan mahasiswa Pimpinan / Kaprodi dapat merubah data nilai mahasiswa F-05 Mahasiswa dapat melihat nilai yang diperolehnya pada setiap mata kuliah yang sudah diambil. F-06 Super admin dapat mengakses semua data maupun laporan NF-01 NF-02 NF-03 Tabel 3b Pengujian n-fungsional Sistem mengeluarkan pesan error ketika ada kesalahan input Sistem akan mengkonversi nilai angka menjadi nilai huruf Sistem menghitung nilai IPK pada transkip nilai NF-04 Sistem menghitung IP rapor dengan menggunakan rumus NF-05 Sistem dapat menentukan kelulusan mahasiswa berdasarkan nilai yang diperolehnya. Kelulusan mahasiswa ditentukan oleh: 1. Tidak Lulus (TL), mendapat nilai E pada satu mata kuliah atau ketidakhadiran tanpa izin > 75 jam atau dua kali lulus percobaan berturut-turut. 2. Lulus Percobaan (LP), IP >= 2.00 dengan nilai <=C- lebih dari 7 sks atau IP antara 1,70 dan 2.00 dengan nilau <= C- maksimal 7 sks atau IP >= 2.00 dengan jumlah ketidakhadiran tanpa izin maksimum 75 jam. 3. Lulus, jika memiliki IP >=2.00 dan jumlah mata kuliah dengan nilai <= C- maksimal 7 sks NF-06 Sistem dapat menghitung rekapitulasi kehadiran mahasiswa. Ketidakhadiran mahasiswa ini menentukan status kelulusan mahasiswa yang bersangkutan. Gambar 6 Tampilan Login 188

7 5. Kesimpulan Dan Saran Perancangan Sistem Informasi Akademik ini menggunakan UML sebagai tool rancangan visual. Hasil rancangan menghasilkan 26 use case serta 5 aktor yang terlibat dalam sistem. Sistem informasi akademik ini dapat dievaluasi secara berkala sehingga akan menghasilkan sebuah sistem yang utuh Daftar Pustaka [1]Berger, C. et al. (1993). Kano s Method for Understanding Customer Defined Quality. Center for Quality Management Journal, (fall), 3-35 [2]Boehm, Barry. (2000). Spiral Development: Experience, Principles, and Refinements. Carnegie Mellon Software Engineering Institute. [3] Wilson, Craig. D. (2004). An Introduction to Object Oriented Analysis and Design Using UML. Matincor, Inc. [4]Yang, C. C. (2005). A Refined Kano s Model and It s Application. Total Quality Management, 16(10), [5]Humaira. et al. (2016). Analisis Sistim Informasi Akademik Berbasis Web Menggunakan Model Kano. Momentum. Volume Februari 2016 [6]Puspitasari, N. et al. (2010). Analisis Kualitas Pelayanan Dengan Menggunakan Integrasi Importance Performance Analysis (IPA) dan Model Kano. J@ti Undip. Volume V. 3. September [7]Tutorial Point Team. Software Development Life Cycle. tanggal akses 20 April 2014 Biodata Penulis Humaira, memperoleh gelar Sarjana Teknik (S.T), Program Studi Teknik Informatika [Universitas Telkom], lulus tahun Tahun 2012 memperoleh gelar Magister Teknik (M.T) dari Program Studi Informatika [ITB]. Saat ini sebagai Staf pada Jurusan Teknologi Informasi prodi Teknik Komputer [Politeknik Negeri Padang]. 189