ANALISIS SISTIM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB MENGGUNAKAN MODEL KANO

Transkripsi

1 ANALISIS SISTIM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB MENGGUNAKAN MODEL KANO Oleh: Humaira 1)2),Indri Rahmayuni 1)3), Defni 1)4) 1) Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang Kampus Unand Limau Manis Padang (Telp Fax ) 2) mira.humaira@gmail.com 3) irahmayuni@yahoo.com 4) faeyza.alfath@gmail.com Abstrak Metode yang digunakan dalam pembangunan Sistem Informasi Akademik adalah metode Spiral. Metode ini sangat cocok diimplementasikan untuk pengembangan sistem yang menitikberatkan pada evaluasi dan analisa resiko. Analisa resiko pada penelitian ini menggunakan model Kano. Analisa kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas sistem informasi akademik menghasilkan bahwa 92% fungsionalitas telah dapat memuaskan pengguna. Key words : siakad, web, model kano 1. Pendahuluan. Banyak teknologi telah di terapkan dalam pembuatan sistem informasi akademik baik pada jarigan lan, internet bahkan yang terbaru berbasis mobile. Sistem yang baik tidak hanya mengedepankan dari sisi teknologi saja, namun perlu adanya pertimbangan dari kepuasan disisi pengguna. Sekian banyak studi yang melibatkan pengguna dalam meningkatkan kualitas sistem informasi salah satunya adalah model Kano. Pada masa lalu, kepuasan pelanggan diwakili dengan istilah one-dimensional : semakin besar pemenuhan atribut kualitas yang diinginkan, semakin tinggi kepuasan pelanggan yang dicapai [2]. Namun, terdapat beberapa atribut kualitas yang memenuhi kebutuhan konsumen tanpa perlu memberikan implikasi pada kepuasan konsumen yang lebih tinggi [4].Kano mengemukakan terdapat dua aspek untuk tiap atribut kualitas yaitu aspek objektif yang melibatkan pemenuhan kualitas dan aspek subjektif melibatkan persepsi konsumen atas kepuasan [1]. Kedua aspek ini dituangkan dalam sebuah model yang dikenal sebagai model Kano (Gambar 1). Dalam metode Kano, kategori dari suatu produk dapat dibedakan menjadi [3]; 1. Must-be atau Basic needs atau Thereshold :pelanggan tidak puas apabila kinerja dari atribut yang bersangkutan rendah. Tetapi kepuasan pelanggan tidak akan meningkat jauh diatas netral meskipun kinerja dari atribut tersebut tinggi. 2. One dimensional atau performance needs atau linear: tingkat kepuasan pelanggan berhubungan linier dengan kinerja atribut, sehingga kinerja atribut yang tinggi akan mengakibatkan tingginya kepuasan pelanggan pula. 3. Attractive atau Excitement needs atau delighters :tingkat kepuasan pelanggan akan meningkat sangat tinggi dengan meningkatnya kinerja atribut. Akan tetapi penurunan kinerja atribut tidak akan menyebabkan penurunan tingkat kepuasan. 4. Reverse apabila tingkat kepuasan pelanggan berbanding terbalik dengan hasil kinerja atribut, Questionable Result apabila tingkat kepuasan pelanggan tidak dapat didefinisikan (terdapat kontradiksi pada jawaban pelanggan) atau Indifferent apabila tingkat kepuasan pelanggan tidak berpengaruh dari hasil kinerja atribut. 11

2 Gambar 2. Metode Spiral Model Spiral yang digunakan dalam penelitian ini, fase-fase yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah: Gambar 1. Model Kano Teori kualitas diinspirasi oleh teori motivator-hygene yang dikemukakan Frederick Herzberg yang menyatakan bahwa faktor yang menyebabkan kepuasaan pekerjaan (faktor motivator) berbeda dengan yang menyebabkan ketidakpuasan (faktor hygene). Profesor Noriaki Kano dan beberapa rekannya mengembangkan teori Herzberg untuk menjelaskan bagaimana konsumen menerima dan mengevaluasi atribut kualitas[3]. Adapun tujuan penelitian ini: 1. Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna menggunakan sistem informasi akademik berbasis web 2. Merekomendasikan usaha perbaikan terhadap sistem informasi akademik Batasan masalah penelitian: 1. Model Kano digunakan untuk mendapatkan data mengenai kepuasan pengguna sistem. Tidak membahas secara teknis mengenai perubahan pada system 2. Metode Penelitian. Penelitian ini menggunakan pendekatan Model spiral. Model Spiral merupakan kombinasi antara model iterative dan model linear seperti waterfall yang dititik beratkan pada evaluasi analisis resiko. Adapun tahapan Model spiral ini terdiri atas empat. Tahapan-tahapan tersebut adalah Gambar 2: 1) Identifikasi Tahap identifikasi dilakukan dengan: Melakukan wawancara dengan pihak terkait untuk mengetahui dan memahami proses bisnis yang terjadi. Mengamati jalannya proses untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai proses bisnis yang berlangsung. Membuat dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (software requirement specification) yang berisikan hasil analisis kebutuhan proses bisnis yang akan dibuat berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan. Mengkomunikasikan spesifikasi yang dibuat dengan pihak terkait apakah sudah sesuai dengan kebutuhan mereka atau belum. Jika belum, maka perubahan kembali dilakukan untuk dikomunikasikan kembali sampai dihasilkan sebuah spesifikasi kebutuhan yang telas sesuai dengan kebutuhannya. 2) Desain Tool yang digunakan sebagai alat bantu desain yaitu UML. Salah satunya adalah use case. Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Pengguna biasanya disebut dengan aktor.aktor merupakan sebuah peran yang dapat dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem. Sistem Akademik ini memiliki lima aktor yang terdiri dari Administrator, Administrasi, Dosen, Mahasiswa dan Pengelola/Prodi. Masing-masing aktor mempunyai interaksi 12

3 ke sistem yang bervariasi.use case diagram dapat dilihat pada Gambar 3. pengamatan data, penanganan kesalahan (error handling), maupun melalui evaluasi kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas sistem informasi akademik. Evaluasi kepuasan pengguna yang dilakukan menggunakan metode Kano ini dibagi atas 4 tahap seperti yang ditampilkan pada Gambar 4, dan 5. Identifikasi fungsionalitas Sistem Informasi Akademik Pembuatan dan penyebaran kuisioner Kano Analisis hasil kuisioner Prioritas tindakan berdasarkan hasil kuisioner Gambar 4. Langkah Evaluasi Kepuasan Pelanggan. Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Informasi Akademik. 3) Pembangunan dan Implementasi Sistem Setelah proses rancangan selesai, Sistem Informasi Akademik ini mulai dibangun. Selama masa pembangunan sistem, pengujian terhadap fungsionalitas sistem informasi ini akan terus dilakukan baik menggunakan data dummy maupun data asli. Pada tahap ini juga dilakukan proses pengumpulan data yang diperlukan untuk tiap sistem informasi sehingga sistem yang dibangun dapat langsung diuji dengan data sebenarnya. Pengujian menggunakan data asli (real data) sangat penting untuk mengetahui tingkat kebenaran seluruh fungsionalitas yang melibatkan data tersebut. 4) Evaluasi dan Analisis Resiko Setelah sistem informasi diimplementasikan dan dijalankan evaluasi penggunaan sistem dilakukan baik dengan 13

4 kebutuhan non fungsional.daftar kebutuhan fungsional sistem dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1. Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem. Gambar 5.Langkah Pemrosesan Kuisioner Kano. Khusus untuk sistem informasi dimana pertanyaan kuisioner sangat spesifik pada fungsionalitasnya, penentuan kategori fungsionalitas dilakukan dengan menggunakan Formula Bloth [7], yaitu: 1. Jika jumlah data [one-dimensional + attractive + must-be] > jumlah data [indifferent + reverse + questionable] maka kategori dipilih dari jumlah data maksimum diantara ketiga kategori [onedimensional, attractive, must-be]. 2. Jika jumlah data [one-dimensional +attractive + must-be] < jumlah data [indifferent + reverse + questionable] maka kategori dipilih dari jumlah turus maksimum diantara ketiga kategori [indifferent, reverse, questionable]. 3. Hasil dan Pembahasan Hasil. Fitur Utama Fitur utama Sistem Informasi Akademik ini terdiri dari kebutuhan fungsional dan No Deskripsi F-01 Petugas administrasi memasukkan data yang berkaitan dengan data, data dosen, data kehadiran dosen dan F-02 Petugas administrasi mencetak rapor tiap semester dan transkip nilai F-03 Dosen memasukkan nilai mata kuliah F-03 Dosen dapat melihat rekap nilai, dan kehadiran F-04 Pimpinan / Kaprodi dapat mengakses data nilai dan kelulusan, data mata kuliah F-05 Mahasiswa dapat melihat nilai dan kehadiran F-06 Super admin dapat mengakses semua data maupun laporan Kebutuhan fungsional sistem pada Tabel 1 dapat digambarkan seperti pada Gambar 2.sedangkan daftar kebutuhan non fungsional sistem dapat dilihat pada Tabel 2 berikut. Tabel 2.Analisis Kebutuhan Non Fungsional Sistem. No Deskripsi NF-01 Sistem mengeluarkan pesan error ketika ada kesalahan input NF-02 Sistem akan mengkonversi nilai angka menjadi nilai huruf NF-03 Sistem menghitung nilai IPK pada transkip nilai NF-04 Sistem menghitung IP rapor NF-05 Sistem dapat menentukan kelulusan berdasarkan nilai yang diperolehnya Analisis Kebutuhan Pengguna. Sistem informasi ini akan digunakan oleh lima jenis pengguna (user) yang memiliki 14

5 hak akses yang berbeda-beda. Kelima jenis pengguna tersebut adalah : 1. Administrator sistem yang merupakan super user yang memiliki akses untuk semua fungsionalitas system. 2. Kepala Program Studi dapat mengakses data nilai serta rekapitulasi nilai untuk setiap angkatan. 3. Petugas administrasi bertugas untuk melakukan input data serta melakukan pencetakan rapor dan transkrip untuk dapat disahkan oleh Ketua Program Studi. 4. Dosen melakukan input nilai untuk setiap mata kuliah yang diampunya. 5. Mahasiswa dapat melakukan akses kepada data nilai tersebut. Tiap akan dilengkapi dengan user name dan password yang berbedabeda sehingga hanya dapat melihat nilai mereka sendiri dan tidak dapat melihat nilai lain. Petugas Administrasi Mahasiswa Data Mahasiswa Transkrip, Rapor Nilai, Rapor, Transkrip Administrator Sistem All Data All Reports Sistem Informasi Akademik Rekap Nilai Nilai Rekap Nilai, Kelulusan Dosen Ketua Program Studi Gambar 6. Model Keterhubungan Pengguna dan Data pada Sistem Informasi Akademik. Karena sistem informasi ini memiliki beberapa tingkatan hak akses dan untuk kemudahan akses sistem oleh pengguna maka sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi berbasis web.keterhubungan data dan pengguna dengan sistem informasi ditampilkan pada Gambar 6. PEMBAHASAN. Analisa kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas pada sistem informasi akademik dilakukan dengan melakukan survey kepada pengguna menggunakan kuisioner yang berisikan pendapat atau penilaian pengguna akan fungsi-fungsi sistem. Kuisioner ini terdiri atas 48 pertanyaan yang mewakili fungsionalitas dan fitur-fitur sistem untuk pengguna, dosen, program studi, dan petugas administrasi.fungsionalitas yang menjadi dasar pertanyaan kuisioner dapat dilihat pada Tabel 3. Sebanyak 35 kuisioner disebar dengan komposisi responden : 20 orang, dosen 7 orang, program studi 4 orang, dan petugas administrasi 4 orang. Tabel 3. Fungsionalitas untuk Kuisioner No Fungsionalitas 1 Sistem informasi yang dibuat merupakan sistem informasi yang berbasis web 2 Sistem informasi menampilkan informasiinformasi dan pengumuman kegiatan akademik 3 Informasi dan pengumuman akademik dapat dilihat oleh siapa saja (akses bebas) 4 Setiap pengguna memiliki hak akses yang berbeda-beda tergantung posisi masing-masing seperti dosen,, administrasi, Prodi 5 Masing-masing kelompok hanya dapat mengakses fitur-fitur yang sesuai dengan fungsi/kepentingan masing-masing 6 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan data serta hak akses pengguna 7 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan data baik yang aktif, istirahat, maupun alumni 8 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan data dosen baik yang aktif, cuti, maupun tugas belajar 9 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan maupun pengolahan data nilai sampai kelulusan 10 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan maupun pengolahan data kehadiran dan dosen setiap semesternya 11 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan data mata kuliah setiap prodi tiap semesternya 12 Petugas administrasi dapat meng-input data 13 Petugas administrasi dapat mengubah data 14 Petugas administrasi dapat meng-input data dosen 15 Petugas administrasi dapat mengubah data dosen 16 Petugas administrasi dapat meng-input data nilai mahasiwa 17 Petugas administrasi dapat mengubah data nilai 18 Petugas administrasi dapat meng-input data kehadiran dosen 19 Petugas administrasi dapat mengubah data kehadiran dosen 20 Petugas administrasi dapat meng-input data kehadiran 15

6 21 Petugas administrasi dapat mengubah data kehadiran 22 Petugas administrasi dapat mencetak rapor 23 Petugas administrasi dapat mencetak transkrip 24 Seorang dosen dapat melihat data pribadinya 25 Seorang dosen dapat mengubah data pribadinya 26 Dosen mendapat notifikasi jika terjadi perubahan pada nilai pada kuliah yang diampunya 27 Dosen dapat melihat rekapitulasi kehadiran mengajarnya pada periode waktu tertentu 28 Dosen dapat melihat rekapitulasi kehadiran pada mata kuliah yang diampunya 29 Dosen dapat meng-input data nilai mahasiwa 30 Dosen dapat mengubah data nilai 31 Dosen dapat menghapus data nilai 32 Seorang dapat melihat data pribadinya 33 Seorang dapat mengubah data pribadinya 34 Mahasiswa dapat melihat nilai rapor tiap semester 35 Mahasiswa dapat melihat transkrip nilai sampai semester terakhir yang diselesaikan 36 Mahasiswa dapat melihat rekapitulasi kehadirannya pada periode waktu tertentu 37 Prodi dapat meng-input informasi dan pengumuman akademik 38 Prodi dapat mengubah informasi dan pengumuman akademik 39 Prodi dapat menghapus informasi dan pengumuman akademik 40 Prodi dapat meng-input data mata kuliah 41 Prodi dapat mengubah data mata kuliah 42 Prodi dapat menghapus data mata kuliah 43 Prodi dapat melihat data pribadi dosen 44 Prodi dapat melihat data pribadi 45 Prodi dapat melihat data rekap nilai tiap semester 46 Prodi dapat melihat data kelulusan tiap semester 47 Prodi dapat melihat rekapitulasi kehadiran mengajar dosen pada periode waktu tertentu 48 Prodi dapat melihat rekapitulasi kehadiran pada periode waktu tertentu Analisa hasil survei mendapatkan kategori masing-masing fungsionalitas yang ditampilkan pada Tabel 3. Dari pengelompokkan kategori ini, sebanyak 44 fungsionalitas berada pada kategori yang memuaskan yaitu Must-be 22 buah, One dimensional 15 buah, serta Attractive 7 buah. Namun terdapat 4 kategori yang berada pada kondisi yang tidak memuaskan yaitu Indifferent 2 buah dan Reverse 2 buah. Tabel 4. Hasil Pengelompokan Kategori Fungsionalitas Sistem. Kategori Fungsionalitas Must-be 2, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 23, 25, 26, 27, 29, 30, 37, 39, 47 One dimensional 5, 22, 24, 28, 31, 32, 34, 35, 38, 40, 41, 42, 43, 46, 48 Attractive 1, 3, 21, 33, 36, 44, 45 Indifferent 13, 19 Reverse 15, 17 Berdasarkan hasil ini, pada sistem informasi akademik yang dibuat, fungsionalitas yang berada pada kategori Indifferent dan Reverse, yang keseluruhannya berkaitan dengan hak akses petugas administrasi dalam mengubah data tertentu akan dinonaktifkan. 4. Kesimpulan 1. Analisa kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas sistem informasi akademik menghasilkan bahwa 92% fungsionalitas telah dapat memuaskan pengguna. 2. Perbaikan dilakukan pada 4 buah fungsionalitas yang tidak memuaskan pengguna dengan menonaktifkan fungsionalitas tersebut dari sistem informasi. Saran. Dalam melakukan analisa kepuasan pengguna ini, responden yang dilibatkan dinilai masih sedikit yaitu 35 responden.penambahan jumlah responden diperkirakan dapat memberikan hasil yang lebih baik. Ucapan Terima kasih. Terima kasih kepada Dikti yang telah membiayai penelitian ini. DAFTAR PUSTAKA Kano, N. et al. (1996). Attractive Quality and Must-be Quality. The Best On Quality, 7. Yang, C. C. (2005).A Refined Kano s Model and It s Application. Total Quality Management, 16(10),

7 Robinson, C. (2009). Kano on Customer. The Journal for Quality and Participation, 32(2), Matzler, K. & Hinterhuber, H. H. (1996).How to make product development projects more successful by integrating Kano s model of customer satisfaction into quality function deployment.technoation, 18(1), Berger, C. et al. (1993). Kano s Method for Understanding Customer Defined Quality. Center for Quality Management Journal, (fall), 3-35 Tutorial Point Team.Software Development Life Cycle. tanggal akses 20 April 2014 Walden, David. (1993). Kano s Method for Understanding Customer Defined Quality. Center for Quality Management Journal, 2-4 Puspitasari, N. et al. (2010). Analisis Kualitas Pelayanan dengan Menggunakan Integrasi Importance Performance Analysis (IPA) dan Model Kano. J@ti Undip. Volume V No. 3. September