INVENTORY CONTROL MANAGEMENT (ANALISIS ABC, VEN, EOQ)

Transkripsi

1 INVENTORY CONTROL MANAGEMENT (ANALISIS ABC, VEN, EOQ) (Heru Sasongko, S.Farm., Apt) Universitas Sebelas Maret

2 UNSUR PENTING DALAM KOMPONEN MANAJEMEN OBAT Selection Use Management Support Procurement Distribution

3 Seleksi Penggunaan Dukungan manajemen Organisasi Keuangan Manajemen Informasi SDM Pengadaan Distribusi

4 Inventory Control? Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga sebagai inventory control adalah bagaimana fungsi tersebut dapat dilaksanakan secara efektif. Mengapa pengendalian persediaan sangat penting? * Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan. Pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi. * Pengendalian persediaan juga penting dalam menentukan stok yang benar

5 Inventory dapat berupa : * barang mentah (raw material) * barang setengah jadi (work in process) * barang jadi (finished goods) * barang pengemas (packaging materials)

6 Pengendalian Persediaan yang Efektif? Pengendalian persediaan yang efektif adalah mengoptimalkan dua tujuan : 1. Memperkecil total investasi pada persediaan 2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk memenuhi permintaan konsumen. Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan : 1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu waktu. 2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut. 3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan pengawasan.

7 Masalah Pengendalian Persediaan Masalah klasik dari pengendalian persediaan adalah bagaimana cara menyeimbangkan antara pengaturan persediaan dengan biaya-biaya yang ditimbulkannya.

8 Pertimbangan Biaya variabel : 1. Biaya penyimpanan Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian, penerangan, keusangan, dll. 2. Biaya pemesanan Biaya yang setiap kali harus ditnggung dalam pemesanan suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang. 3. Biaya penyiapan Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan, ekspedisi.

9 4. Biaya kehabisan/kekurangan bahan Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut, seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus, biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan, dll. Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya persediaan.

10 Tujuan Inventory Control Tujuan dari persediaan yang paling penting : Melindungi dari kerugian. Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat dari supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba meningkat seperti pada kasus penyakit epidemik tertentu, maka sistem persediaan yang baik dapat melindungi persediaan dari stok kosong. Membuat sistem pengadaan/ manufaktur. Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari sistem persediaan yang baik.

11 Tujuan Inventory Control (cont n) Meminimalkan waktu tunggu. Sistem persediaan dapat meningkatkan ketersediaan obat secara optimal, sehingga pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan. Meningkatkan efisiensi transportasi. Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada sistem persediaan atau stok. Mengantisipasi fluktuasi. Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi. Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan permintaan yang tidak menentu.

12 Model-Model Pengendalian Persediaan Ada beberapa model sistem pengendalian persediaan yaitu : 1. Model ABC 2. Model EOQ 3. Model VEN 4. Model JIT

13 Model ABC (Always Better Control) Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini : Kel Jumlah item Jumlah nilai A 20% 75% B 30% 20% C 50% 5% 100% 100%

14 ANALISA ABC Klas A % Biaya Pema kaian Klas B Klas C % item persediaan

15 Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem pengelolaan obat, yaitu dapat menimbulkan frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat.

16 Digunakan untuk: ANALISA ABC 1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya dg mengatur pembelian yg lebih sering dan pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk obat kelas A 2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat klas A dan penyimpanan harus diperhatikan 3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya pengertian bahwa order yg besar untuk klas A harus dicatat secara ketat

17 Standar Pemesanan Dasar pemesanan kembali: 1. Minimum and maximum stock levels 2. Consumption-based reordering formula

18 Minimum and maximum stock levels Dalam inventory control, dasar reorder dengan parameter: 1. Average monthly consumption (CA) 2. Suplier lead time (LT) 3. Procurement period, time until the next order will be place (PP) 4. Stock on hand in inventory (S1) 5. Stock now on order from supplier but not yet received (S0) 6. Quantity of stock back-ordered to lower levels (SB)

19 Rumus mathemetic Smin dan Smax Safety Stock (SS) SS = (LT x CA) Smin (Stok minimum) Smin = (LT x CA) + SS = 2 SS Smax (stok maksimum) Smax = Smin + (PP x CA)

20 An example of minimum maximum level calculations is a case in which in the lead time for tetracyclin capsules is two months, the average monthly consumption is 1,000 capsules, and additional safety stock allocated is 2,000 capsules. For a procurement period of six months, the Smin & Smax quantity would be set: Smin = (2 x 1,000) + 2,000 = 4,000 capsules Smax = 4,000 + (6 x 1,000) = 10,000 capsules

21 Jika kondisi stok dibawah stok level minimum, maka perhitungan order quantity dirumuskan: Qo = (Smax + SB)-(S1+So) Sebagai contoh diatas, tetracyclin yang tersedia di stok 3,000 dan pesanan yg belum datang 2,000, dan tidak ada permintaan dari pelayanan, maka Qo = (10, ) (3, ,000) Qo = 5,000

22 ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

23 Model EOQ (Economic Order Quantity) Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan. Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ) EOQ = 2 Co S EOI = 2 Co Cm. U Cm. U S Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan) Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun S : Jumlah permintaan setahun U : Cost per unit

24 Gambar. Economic Order Quantity

25 EOQ Teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terkenal, mudah digunakan Ada beberapa asumsi: 1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat konstan 2. Lead time, waktu antara pemesanan & penerimaan pesanan, diketahui dan bersifat konstan

26 EOQ 3. Persediaan diterima dengan segera persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu 4. Tidak mungkin diberikan diskon 5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan sepanjang waktu 6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yg tepat.

27 Gambar Penggunaan persediaan sepanjang waktu Jumlah yg dipesan (persediaan maksimal) Q Persediaan minimum 0

28 Reorder Point Saat pemesanan dilakukan, yg dinyatakan dalam jumlah barang ROP = d x L D d = Jumlah hari kerja per tahun d : Kebutuhan per hari L : Waktu tunggu (Lead time) D : Kebutuhan tahunan

29 Biaya Pemesanan Mencakup: Biaya pasokan Formulir Pemrosesan pesanan Tenaga para pekerja dsb

30 Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan: sewa bangunan, penyusutan, biaya operasi, pajak, asuransi = 6% Biaya penanganan: peralatan, sewa, listrik, biaya operasi = 3% Biaya tng kerja: penanganan tambahan= 3% Biaya investasi: biaya pinjaman, pajak, asuransi persediaan = 11% Pencurian, kelalaian = 3% TOTAL = 26%

31 Contoh : Instalasi farmasi rumah sakit ABC menggunakan Halothane 250 cc sejumlah 1200 botol per tahun. Harga perbotolnya RP ,- Rumah sakit memperkirakan Carryng Cost Interest Rate = 20% dan biaya pemesanan = Rp ,-/order. Kepala instalasi Farmasi ingin mengetahui berapa banyak Halothane yang harus dipesan setiap kali pemesanan. Buat Fixed period system jika diketahui lead time nya 2 hari!

32 Jawab : EOQ = 2 x x x = = = botol Ini berarti bahwa persediaan yang harus dibangun adalah 26 botol.

33 Economic Order Interval EOI = 2 x x x 1200 = 0,0215 tahun = 0,258 bulan = 7,746 hari Jadi harus beli tiap 7-8 hari sekali atau sebulan 4 kali pesan EOF = penggunaan setahun EOQ

34 Re order point ROP = d x L, jika lead time 2 hari,maka ROP = (1200/365) x 2 ROP = 6,57 botol 7 botol Jika membangun Safety stock ROP = 2 x (d x l) ROP = 14 botol

35 Model VEN (Vital Essential Non-essential) Sistem VEN ini adalah suatu system dalam suatu pengelolaan obat yang berdasarkan pada dampak masing-masing obat terhadap kesehatan pasien. VEN ini terdiri dari 3 kategori, yaitu : V : Vital, obat-obatan yang harus ada dan penting untuk kelangsungan hidup. E : Essential, obat-obat penting yang dapat melawan penyakit tapi tidak vital. N : Non Essential yaitu obat-obat yang kurang penting, dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja.

36 Characteristic of drug or target condition Vital Essensial Non Esensial Occurance of target condition: - Persons affected (% of population) -Person treated (number perday at average health center 0ver 5 % Over % 1-5 Less than 1% Les than 1 Severity of target condition - life threatening - Disabiling Yes Occasionally Rarely Yes Occasionally Rarely Therapeutic effect of Drug - Prevent serious disease Yes No No - Cures serious disease Yes Yes No - Treats minor, self limited, simtoms and conditions No Possibly Yes - Has proven efficacy - Has unproven efficacy Always Never Ussually Rarrely May or May not May or may not

37 PUT (Prioritas, Utama, Tambahan) Prioritas: harus diadakan tanpa memperdulikan sumber anggaran. Pada analisis ABC dan VEN termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV Utama: Dialokasikan pengadaannya dari sumber dana tertentu. Pada analisis ABC dan VEN termasuk dlm kelompok AE, BE, CE Tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah obat prioritas dan utama terpenuhi. Pada analisis ABC-VEN dlm kelompok AN, BN dan CN

38 Model JIT (Just In Time) Just In Time (JIT) merupakan perwujudan kemitraan usaha antara perusahaan yang dalam hal ini adalah industri farmasi, rumah sakit atau apotik dengan para pemasok. Dalam JIT, perusahaan memberikan kepercayaan kepada pemasok untuk memasok bahan hanya pada saat perusahaan memerlukannya dalam jumlah yang diperlukan. Dengan system inventori just in time, order dilakukan apabila persediaan hampir atau sudah habis. Kelemahan system ini adalah jika tidak didukung dengan keteraturan defecta, perhitungan stok pengamanan, maka akan mengakibatkan terganggunya system pengelolaan obat. JIT memerlukan persyaratan sebagai berikut yaitu : 1. Pengurangan lead time 2. Penurunan persediaan ke tingkat minimum 3. Keandalan Equipment 4. Arus produksi yang berimbang 5. Kinerja keseluruhan system yang dapat diprediksi.

39 Beberapa model sistem pengendalian persediaan yang lain : 1. One Bin System (One storage bin system) 2. Two Bin System (Two and bag account system) 3. Fixed Order Period System = Reorder Cycle System (Sistem waktu pesanan tetap) 4. Fixed Order Quantity System = Reorder Level System (Sistem jumlah pesanan tetap) 5. Safety Stock (Buffer Stock) = Persediaan Pengaman 6. Kombinasi antara EOQ dengan analisa ABC 7. Card File System 8. Computerized

40 Pengendalian Persediaan Analisa alur persediaan Identifikasi lokasi stok dlm network distribusi Menjaga efisiensi stok TOR

41 TOR : Turn Over Ratio TOR = Cost of goods sold (Harga pokok penjualan) Inventory value (Nilai persediaan)

42 TOR Indikator: TOR rendah berarti masih banyak stok yang belum terjual Akan menghambat aliran kas Berpengaruh terhadap keuntungan TOR semakin tinggi, pengelolaan persediaan barang semakin efisien

43 KEAMANAN Termasuk: Pencurian; Penyogokan; Pemalsuan Keamanan mempunyai pengaruh penting dan kadang-kadang sangat besar terhadap kesehatan dan ekonomi

44 Sistem Pengamanan Analisa terhadap sumber yang perlu keamanan Mempunyai metode yg kuat untuk memperbaiki keamanan Penerapan keamanan setelah memikirkan biaya bagi perdagangan

45 Keamanan dapat diketahui Investigasi secara informal Penyetokan secara indipenden Perbandingan pemakaian Survey terhadap outlet obat

46 Pencegahan Pencurian 1. Identifikasi semua suplier obat pemerintah 2. Menangani sumber pencurian di pemerintah 3. Menutup outlet yang obatnya dicuri

47 Upaya efisiensi 1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan dengan metode ABC dan VEN 2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan stock out merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan analisis EOQ = Economic Order Quantity 3. Kadaluwarsa dan rusak 4. Memperpendek jarak gudang ke pelayanan

48 Indikator efisiensi perencanaan 1. presentase dana yg tersedia dgn yg dibutuhkan 2. Penyimpangan perencanaan: perbandingan antara jumlah barang dalam satu item obat dalam perencanaan dgn jumlah barang dr item tsb dlm kenyataan pemakaiaan 3. Kecukupan obat: jumlah bulan yg menunjukkan antisipasi lamanya stock obat yg tersedia 4. Stock berlebih: stock obat yg kecukupan obatnya lebih dari 18 bulan 5. Stock kosong: jumlah stock akhir = 0, yaitu jumlah obat yg kosong dalam persediaan 6. Stock mati: stock obat dalam 3 bulan atau lebih tidak dipakai 7. TOR : Perputaran modal yg terjadi dalam I tahun