ORGANIZATION THEORY AND DESIGN INTRODUCTION AND OVERVIEW OF ORGANIZATION. DANIEL A.W PATTIPAWAE, MSi, DR. Modul ke: Fakultas Pasca Sarjana

Transkripsi

1 Modul ke: ORGANIZATION THEORY AND DESIGN INTRODUCTION AND OVERVIEW OF ORGANIZATION THEORY AND DESIGN Fakultas Pasca Sarjana DANIEL A.W PATTIPAWAE, MSi, DR Program Studi MAGISTER MANAGEMENT

2 PROFIL DIRI NAMA : DR.IR. DANIEL. A.W. PATTIPAWAE, Msi ISTRI : 1, ANAK : 3 PENDIDIKAN : S1, SOSIAL EKONOMI PERTANIAN S2 : MAGISTER ILMU EKONOMI TAHUN 2007 S3 : DOKTOR ILMU EKONOMI TAHUN 2010 PADA PROGRAM PASCA SARJANA UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR. PEKERJAAN : PUSDIKLAT TVRI PUSAT ALAMAT : JL. GERBANG PEMUDA SENAYAN JAKARTA Hp : dan daniel.pattipawae@gmail.com

3 TUJUAN UMUM Memberikan Pemahaman kepada mahasiswa akan kerangka pikir dan hal mendasar terkait dengan teori organisasi serta perancangan struktur organisasi, prinsip-prinsip yang mendasari serta aspekaspek utama yang menjadi pertimbangan serta kaitannya dengan strategi perusahaan

4 TUJUAN KHUSUS 1. Memahami prinsip-prinsip struktur dan desain organisasi perusahaan, lingkungan strategi, teknologi, budaya organisasi, perubahan, hubungan, hubungan inter dan antar organisasi, hirarki pengambilan keputusan, birokrasi dan lingkungan politik. 2. Memahami berbagai teori sertaa dampak dari pilihan struktur dan desain organisasi perusahaan 3. Mampu mengidentifikasi hal-hal yang terkait dengan tanggung jawab sosial organisasi khususnya terkait dengan strategi dan praktek bisnis di era global

5 RAPEM KULIAH I POKOK BAHASAN INTRODUCTION AND OVERVIEW

6 SUB POKOK BAHASAN 1 Organization Theory in action facing the AEC 2 What is an organization 3 Perspectives on organizations : open system and Organizational configuration

7 INTRODUCTION SADARI ATAU TIDAK SADAR BAHWA SEJAK KITA LAHIR SAMPAI MATI KITA DIKUASAI OLEH ORGANISASI. KITA LAHIR DALAM ORGANISASI YANG DISEBUT RUMAH SAKIT. KITA BELAJAR DAN MENIMBAH ILMU DALAM ORGANISASI YANG DISEBUT SEKOLAH, PERGURUAN TINGGI, KURSUS, DIKLAT, WORKSHOP, DLL. KITA BEKERJA DALAM ORGANISASI YANG DISEBUT PERUSAHAAN, BIROKRASI PEMERINTAHAN BAHKAN KITA MATIPUN DIURUS DALAM ORGANISASI YANG DISEBUT RT, RW, YAYASAN PENGUKUBURAN JENASAH,DLL. ORGANISASI SUDAH MENJADI ELEMEN YANG DOMINAN DALAM KEHIDUPAN MASYARAKAT. DALAM PERKEMBANGAN ORGANISASI MENJADI DEMIKIAN KOMPLEKS, AKIBAT PERBEDAAN SUDUT PANDANG, PERBEDAAN PENEKANAN, PERKEMBANGAN ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI, PERUBAHAN YANG DEMIKIAN CEPAT. SEMUA ITU MENJADIKAN ORGANISASI SEMAKIN PENTING.

8 RUANG LINGKUP TEORI DAN DISAIN ORGANISASI Menurut Richard Daft : organization theory and action mencakup : 1. Current Challenges Globalization Intense Competition Ethics and Social Responsibility Speed of Responsiveness The Digital Workplace Diversity 2. Organization theory helps us explain what happened in the past, as well as what may happen in the future, so that we can manage organizations more effectively

9 RICHARD L. DAFT Specific challenges of organization 1. Globalization: environment for companies is becoming extremely complex and extremely competitive. Learn to cross lines of time, culture and geography. (Globalisasi, lingkungan perusahaan menjadi sangat kompleks, dan sangat kompetitif. Belajar melintasi garis waktu, budaya dan geografi) 2. Ethics and Social Responsibility. Corporate executives face tremendous pressure to hold their organizations and employees to high ethical and professional standards. (tanggung jawab sosial dan etik. Executive perusahaan menghadapi tekanan yang luar biasa dari employee dan organisasi mereka terhadap etika yang tinggi dan standar profesionalisme.) 3. Speed of Responsiveness: respond quicky to environmental changes, organizational crises, or shifting customer expectations. Caused by globalization and advancing technology. Financial basis of today s economy is information, not machines. ( kecapatan responsif; yang cepat terhadap perubahan lingkungan, krisis organisasi, pergeseran harapan konsumer yang disebabkan oleh globalisasi, kemajuan teknologi, dasar financial ekonomi saat ini adalah informasi bukan mesin)

10 4. The Digital Workplace, eliminating the middleman. Executives should have a virtual network. ( digital tempat kerja, menghilangkan para Tengkulak, exekutif harus mempunyai jaringan virtual) 5. Supporting Diversity : demographic diversity, people of all nationalities should be admitted to chair. the company, as well as women. (dukungan keragaman, keragaman demografi, semua orang dari segala bangsa harus dirawat pada suatu rumah sakit, demikian pula dengan perusahaan dan perempuan) 6. Try to balance between a strong corporate culture and supporting diversity, balancing work and family and cultures. ( Mencoba keseimbangan antara kekuatan kultur perusahaan dan dukungan keragaman. Keseimbangan antara kerja, keluarga dan budaya)

11 WHAT IS ORGANIZATION Menurut Richard Daft Organisasi Mencakup Social entities that are goal-directed Designed as deliberately structured and coordinated activity systems Linked to the external environment Includes large multinational corporations, family owned businesses as well as nonprofits

12 What is Organization? Organisasi adalah: entitas/wadah sosial yang tujuannya diarahkan, dan dirancang sebagai panduan terstruktur dengan sistem kegiatan yang terkoordinasi, dan terhubung dengan lingkungan eksternal. 1. Entitas/wadah sosial Organisasi 2. Tujuan yang terarah 3. Panduan terstruktur 4. Memiliki hubungan dengan lingkungan eksternal Daft, 2007

13 Organization Theory in Acation Facing THE AEC Architecture, engineering, and construction (AEC) projects are characterized by a large variation in requirements and work routines. Therefore, it is difficult to develop and implement information systems to support projects. method enabled researchers on the cases to identify specific problems on AEC projects and, additionally, helped these researchers to adapt information systems accordingly in close collaboration with the practitioners working on these projects

14 ORGANISASI : Kumpulan Orang / Sumber Daya Manusia Suatu Alat atau Wadah untuk Mengkoordinasi Tindakan Respon dan Cara dalam Mencapai Tujuan Bersama Jones, 2010

15 ORGANISASI : Kesatuan Sosial yang Terkoordinasi Memiliki Ruang Lingkup yang dapat diidentifikasi secara Relatif Individu-individu yang ada dalam organisasi memiliki ikatan Organisasi ada karena kesamaan untuk mencapai suatu tujuan Robbins, 2002

16 What is Organization Theory Merupakan Sebuah Disiplin Ilmu Melakukan kajian terhadap: Struktur Organisasi Desain Organisasi Robbins, 2002

17 STRUKTUR & DESAIN ORGANISASI Struktur Organisasi Tingkat kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi dalam sebuah organisasi Desain Organisasi Konstruksi dan perubahan dalam sebuah struktur organisasi Robbins, 2002

18 Struktur Organisasi Struktur : merupakan suatu bentuk formalitas( penegasan secara formal ) untuk mencapai koordinasi diantara polapola interaksi yang terdapat atau terjadi diantara para pelaku dalam organisasi Tata kerja Struktur organisasi : 1. Merumuskan dan menetapkan bagaimana tugas-tugas dialokasikan 2. Menetapkan siapa yang harus lapor, bertanggung jawab kepada siapa 3. Merumuskan mekanisme-mekanisme koordinasi dan polapola interaksi yang harus ditaati

19 Desain Organisasi Desain Organisasi : merupakan kegiatan yang menyangkut upaya konstruksi, rekonstruksi, dan perubahan struktur organisasi (strukturisasi, restrukturisasi, reformasi ) agar tujuan-tujuan organisasi dapat dicapai. Desain organisasi : berhubungan erat dengan penggunaan prinsip organisasi

20 GARETH JONES Organization is a tools people use to cordinate their actions to obtain something they desire or value, that is to achieve their goals. People who value created organization called a police force, an army, or bank. An Organization is a response to and a means of satisfying some human need. Who creates the organization that arise to satisfy people s needs something an individual or a few people believe they process the necessary skill, and knowledge and set up an organization to produce goods and service. Entrepreneurship : the process by which people the recognize opportunities to satisfy needs and then gahter and use resources to meet those needs. Organizational Environment : The Set of Forces and condition that operate beyond an organization s bounderies but affect its ability to acquire and use resources to create value.

21 RICHARD L. DAFT. (2007) BUKU ORGANIZATI ON THEORY AND DESIGN Organizations are social entities that are goal-directed, are designed as deliberately structured and coordinated activity systems and are linked to the external environment. Organizations are made up of people and their relationships with one another. Managers deliberately structure and coordinate organizational resources to achieve the organization s purpose.

22 WHAT CONTRIBUTION OF ORGANIZATION 1. Organizations bring together resources (labour, materials) to achieve desired goals and outcomes; (organisasi mempertemukan sumber daya (tenaga kerja, material untuk mencapai tujuan yang diinginkan dan outcomes.) 2. Produce goods and services efficiently (competitive prices, benefits); (memproduksi barang dan jasa secara effisien) 3. Facilitate innovation (e-business, computers, redesigning organizational structures (memfasilitasi inovasi (e-business, computer dan redesign struktur organisasi) 4. Use modern manufacturing and information technologies ( menggunakan teknologi pabrikasi modern, teknologi informasi) 5. Adapt to and influence a changing environment globalization); ( beradaptasi dengan pengaruh dari perubahan lingkungan globalisasi) 6. Create value for owners, customers and employees; (menciptakan nilai bagi owner, cusromer dan employee) 7. Accommodate ongoing challenges of diversity, ethics and the motivation and coordination of employees (mengakomodasi tantangan berkelanjutan dari keragaman, etika dan motivasi, dan koordinasikan dengan employee) 8. cope with growing concerns about ethics and social responsibility, ( mengatasi keprihatinan tentang etika dan tanggung jawab sosial.

23 The Importance of Organizations

24 KARAKTERISTIK ORGANISASI KARAKTERISTIK ORGANISASI DIPENGARUHI OLEH : 1. LINGKUNGAN TERKAIT DENGAN SISTEM DAN LINGKUNGAN KERJA :KEMAMPUAN ( ABILITIES )INDIVIDU, TATA NILAI. 2. LINGKUNGAN ORGANISASI YAITU SEMUA ELEMEN YANG TERDAPAT DILUAR BATAS ORGANISASI YANG MEMILIKI POTENSI MEMPENGARUHI ORGANISASI SEPERTI KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN (BOUNDARY SPANNING) 3. KESESUAIAN ORGANISASI TERHADAP LINGKUNGAN -PERKUAT STRUKTUR ORGANISASI -MELINDUNGI INTI TEKNIS (CORE COMPETENCE) -MEREDAM DAN TANGGAP TERHADAP KETIDAK PASTIAN. - KESEIMBANGAN TINGKAT DEFERENSIASI/ SPESIALISASI/ INTEGRASI DAN KOORDINASI.

25 Karakteristik Organisasi Schein mengungkapkan bahwa organisasi mempunyai karakteristik yaitu: struktur, tujuan, koordinasi antar bagian, dan komunikasi dalam koordinasi aktivitas organisasi. Kochler menyatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan: terstruktur, terkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Wright menyatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk sistem: terbuka, aktivitas yang terkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama.

26 KARAKTERISITK ORGANISASI MENURUT JENIS LINGKUNGAN KARAKTERISTIK ORGANISASI SASARAN BAGIAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PENGEMBANGAN PRODUK BARU DAN PENINGKATAN MUTU PRODUK BAGIAN PRODUKSI EFISIENSI PRODUKSI BAGIAN PEMASARAN KEPUASAN KONSUMEN HORISON WAKTU PANJANG PENDEK PENDEK JENIS HUBUNGAN INTERPERSONAL FORMALITAS STRUKTUR ORGANUSASI HAMPIR SELURUH BERKAITAN DENGAN PEKERJA SELURUHNYA DALAM KAITAN DENGAN PEKERJAAN SOSIAL RENDAH TINGGI TINGGI

27 MEKANISTIK KERANGKA UNCERTAINTY STABIL STABILITAS LINGKINGAN TIDAK STABIL LOW UNCERTAINTY 1. ELEMEN LINGKUNGAN SEDIKIT 2. ELEMEN LINGKUNGAN TIDAK BERUBAH/PERALAHAN CONTOH: DISTRIBUSI MINUMAN RINGAN HIGH MODERATE UNCERTAINTY 1. ELEMEN LINGKUNAGN SEDIKIT 2. ELEMEN LINGKUNGAN SELALU BERUBAH CONTOH : FASHION CLOTHING LOW-MODERATE UNCERTAINTY 1. ELEMEN LINGKUNGAN BANYAK 2. ELEMEN LINGKUNGAN TIDAK BERUBAH/PERLAHAN CONTOH : UNIVERSITAS, PERUSAHAAN ASURANSI HIGH UNCERTAINTY 1. ELEMEN LINGKUNGAN BANYAK 2. ELEMEN LINGKUNGAN SELALU BERUBAH CONTOH : PERUSAHAAN KOMUNIKASI, KOMPUTER, PENERBANGAN ORGANIK SEDERHANA KOMPLEKSITAS KOMPLEKS

28 Dimensions of Organization Design Structural Dimensions Formalization Specialization Hierarchy of Authority Centralization Professionalism Personnel Ratios Contingency Factors Size Organizational technology Environment Goals and strategy Culture

29 DIMENSIONS OF ORGANIZATION DESIGN Organizational dimensions fall into two types: 1) Structural dimensions: provide labels to describe the internal characteristics of an organization.they create a basis for measuring and comparing organizations. a. Formalization: amount of written documentation/rules etc. b. Specialization: the degree in which organizational tasks are subdivided. c. Hierarchy of authority: who reports to whom and the span of control for managers. d. Centralization: refers to the hierarchical level that has authority to make a decision. e. Professionalism: level of formal education and training of employees. f. Personnel ratios: deployment of people to various functions and departments. Measured by dividing the number employees in a classification by the total.

30 2) Contextual dimensions: characterize the whole organization. They represent both the organization and the environment. a. Size: Organizations are social systems, thus size is measured by the number of people in the organization. b. Organizational technology: Tools, techniques and actions used to transform inputs to outputs. c. Environment: all elements outside the boundary of the organization. d. Goals and strategy: define the purpose and competitive techniques. e. Culture: the underlying set of values, beliefs, understandings and norms shared by employees.

31 Desain Organisasi Struktur Organisasi menekankan sisi manajemennya dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Istilah Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti Komponen Struktur Organisasi: Kompleksitas, Formalisasi, & Sentralisasi

32 Interacting Structural Dimensions of Design and Contingency Factors

33 PERPECTIVE ON ORGANIZATION Menurut RICAHRD L. DAFT Perspectives on Organizations, two important perspectives: 1) Open system: must interact with the environment to survive. It consumes resources and exports resources to the environment. It cannot seal itself off. Every system that must interact with the environment to survive is an open system. 2) Organizational configuration: Mintzberg said that every organization has five parts: the a. technical core (people who do the basic work), b. top management (provides direction, strategy, goals and policies for the entire organization), c. middle management (responsible for implementation and coordination on department level), d. technical support (Marketing research) and e. administrative support (responsible for the smooth operation and upkeep of theorganization).

34 PERSPECTIVES ON ORGANIZATION 1. Sistem Terbuka (Open System) Terdapat dua perspektif penting pada organisasi yaitu: Harus berinteraksi dengan lingkungan Menggunakan sumber daya Menghasilkan sumber daya pada lingkungan 2. Konfigurasi Organisasi (Organizational Configuration), meliputi : Inti Teknis Dukungan Teknis Dukungan Administratif Manajemen Daft, 2007

35 SISTEM LINGKUNGAN SISTEM & SUB SISTEM TERBUKA SKEMA Bahan Mentah Individu Sumber Daya Informasi INPUT Proses Transformasi OUTPUT Produk & Jasa Sumber Daya Keuangan SUBSISTEM Batas jangkauan Produksi, pemeliharaan, adaptasi, manajemen Batas jangkauan Daft, 2007

36 SISTEM MANAJEMEN MENYELURUH Masukan (input) Proses Keluaran (output) SUBSISTEM Masukan Proses Keluaran

37 MASUKAN MASUKAN Bagian dari Bagian dari Organisasi : Organisasi : -Orang -Uang - Bahan mentah Bahan -Mesin mentah -Mesin P R O S E S (proses perencanaan) - Menyatakan tujuan organisasi - Membuat daftar alternatif cara untuk mencapai tujuan - Menyusun premise sebagai dasar untuk setiap alternatif - Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan - Menyusun rencana untuk melaksanakan alternatif yang dipilih - Mengubah rencana menjadi tindakan KELUARAN Rencana Organisasi

38 LIMA ELEMEN DASAR (Menurut Mintzberg) STRATEGIS APEX TOP MANAGEMENT (MANAJER PUNCAK ) MIDDLE LINE (MANAJER PENGHUBUNG OPERATION CORE STRATEGIS APEX) OPERATION CORE / TECHNICAL CORE (PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEKERJAAN DASAR YANG TERKAIT PRODUKSI OUTPUT, JASA

39 Mitzberg s Organizational Types Mintzberg proposed that the five parts could fit together in any type of organization In real-life organizations, the five parts are interrelated and often serve more than one function

40 Definisi Sistem MENURUT STEPHENS P. ROBBINS Sistem adalah kumpulan bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling bergantung yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu kesatuan

41 DEFINSI SISTEM MENURUT RICHARD L. DAFT A system is a set of interacting elements that acquire inputs from the environment, transforms them, and discharges outputs to the external environment. A system is made up of several subsystems, they perform the specific functions required for organizations to survive. Boundary subsystems are responsible for exchanges with the external environment (purchasing supplies, marketing products). Further there are Production, Maintenance, Adaption and Management subsystems.

42 PERBEDAAN ORGANIZATION THEORY AND ORGANIZATION BEHAVIOR Organizational behaviour = micro approach to organizations because it focuses on the individuals within the organizations as the relevant units of analysis. Like motivation, leadership style etc. Organization theory = macro examination of organizations because it analyzes the whole organization as a unit. Like differences in structure and behaviour at the level of analysis. Organization theory = concerns the integration of both micro and macro levels of analysis.

43 MANAGEMENT AND ORGANIZATION THEORY Stephen P. Robbins (Teori Organisasi, Struktur, Desain ) TEORI ORGANISASI PUBLIK, dan MANAJEMEN

44 FUNGSI MANAGEMENT DALAM ORGANISASI 1. Finding knowledge 2. Creating knowledge 3. Packaging knowledge 4. Using knowledge

45 1. DAFT. RICHARD. L (2007) UNDERSTANDING THE THEORY AND DESIGN OF ORGANIZATION. 2. JONES,G.R (2004), ORGANIZATION THEORY, DESIGN AND CHANGE 3. ROBBINS S.P (2002), ORGANIZATION THEORY, CONSEPTS AND CASES. REFERENCE

46 Terima Kasih DANIEL A.W PATTIPAWAE, MSi, DR