PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA ORGANISASI PERGURUAN TINGGI MENGGUNAKAN TEORI SIKLUS KM BUKOWITZ DAN WILLIAMS

Transkripsi

1 PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA ORGANISASI PERGURUAN TINGGI MENGGUNAKAN TEORI SIKLUS KM BUKOWITZ DAN WILLIAMS MAKALAH Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Knowledge Management Oleh : KELOMPOK 2 ANDRIAN RAMADHAN F NURUL NURLISA VISKA DELIVIA MOHAMAD ROHMAT ENDIS MUHAMAD Y HOT RIRIS BR PASARIBU` KIKI HAKIKI HARYADI SISTEM INFORMASI 8 JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG 2015

2 BAB I PENDAHULUAN Knowledge Management adalah pengetahuan manajemen yang awalnya didefinisikan sebagai proses menerapkan pendekatan sistematis untuk penangkapan, struktur,manajemen dan penyebaran pengetahuan seluruh atau organisasi dalam rangka agar dapat bekerja lebih cepat, praktik dan mengurangi kekurangan dari proyek ke proyek. Penerapan knowledge manajemen dapat di implementasikan pada organisasi non profit maupun profit. Untuk organisasi non profit contohnya pada sebuah lembaga organisasi perguruan tinggi. Penerapan KM di perguruan tinggi ini perlu dilakukan melalui pendekatan sitematis, melalui struktur manajemen organisasi dan penyebaran pengetahuan seluruh didalam organisasi supaya dapat bekerja secara cepat dan dapat mengurangi kesalahan atau kekurangan di dalam organisasi sehingga organisasi dapat berkembang dengan baik. Dalam mengembangkan organisasi perguruan tinggi yang baik maka perlunya membuat SOP (standart operational procedure) yang secara baik dan jelas serta mudah di pahami oleh warga perguruan tinggi maupun dalam organisasi tersebut. Untuk membuat SOP secara jelas dan terstruktur dengan baik maka melakukan tahapan-tahapan implementasi penciptaan pengetahuan dari masing-masing individu (karyawan) yang berupa pengalaman kerja dikumpulkan menjadi satu sehingga memunculkan pengetahuan secara explicit berupa pengetahuan dari beberapa indivudi yang diformulasikan kebentuk kalimat kemudian di ekpresikan dalam bentuk aturan untuk dipakai SOP diperguruan tinggi yang berupa aturan pendaftaran mahasiswa baru, pemilihan matakuliah, penjadwalan, pengajuan kerja praktek, pengajuan skripsi, dan lain sebagainya. Penerapan Knowledge Management sangat diperlukan dalam sebuah organisasi perguruan tinggi karena memberikan sebuah pengetahuan yang baru untuk menyusun cara kerja sebuah organisasi perguruan tinggi yang dikelola, sehingga lembaga perguruan tinggi dapat mengikuti perubahan perkembangan sistem informasi pada sebuah lembaga perguruan tinggi.

3 BAB II DASAR TEORI 2.1. Knowledge Management Knowledge Management adalah Teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif Proses Knowledge Management Proses Knowledge Management adalah proses bagaimana cara untuk memanajemen pengetahuan agar pengetahuan tersebut bisa bermanfaat dengan baik untuk jangka panjang. Terdapat tiga proses dalam knowledge management yaitu : 1. Identifikasi(Observasi) lokasi pengetahuan dan sumber pengetahuan dalam organisasi. 2. Translasi Pengetahuan berharga menjadi bentuk eksplisit(kodifikasi pengetahuan, sehingga memudahkan penyebaran). 3. Simpan Pengetahuan dalam corporate memory Siklus Knowledge Management Siklus Knowledge management adalah konsep untuk menerapkan bagaimana cara untuk manajemen pengetahuan. Terdapat lima model utama siklus knowledge management yaitu : 1. Model Wiig (1993) 2. Model Zack (Meyer & Zack, 1996) 3. Model Bukowitz dan William (200) 4. Model McElroy (2003) 5. Model Terintegrasi 2.4. Siklus Knowledge Management Bukowitz dan Williams Dasar Pemikiran dari Siklus Knowledge Management ini adalah Bagaimana organisasi menghasilkan (generate), memelihara (maintain), dan mengatur(deploy) kumpulan pengetahuan yang benar secara strategis untuk menciptakan nilai(value). Berikut gambar dari Model Siklus Knlowledge Management Bukowitz dan Williams

4 Get : Terdiri dari mencari informasi yang diperlukan dalam rangka untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, atau berinovasi. Use : Penawaran dengan menggabungkan informasi baru dan menarik dalam rangka mendorong inovasi organisasi. Fokusnya adalah terutama pada individu dan kemudian pada kelompok. Learn : Mengacu pada proses formal belajar dari pengalaman sebagai sarana untuk menciptakan keunggulan kompetitif. Contribute : Berurusan dengan mendapatkan karyawan untuk memposting apa yang telah mereka pelajari. Assess : Lebih banyak berurusan dengan kelompok dan tingkat organisasi. Penilaian referens dengan evaluasi intelektual dan mensyaratkan bahwa organisasi mendefinisikan misi pengetahuan terhadap masa depan yang membutuhkan pengetahuan. Build and : Memastikan bahwa intelektual masa depan organisasi akan menjaga Sustain organisasi yang layak dan kompetitif. Divest : Organisasi tidak harus berpegang pada aset fisik atau intelektual jika mereka tidak lagi menciptakan nilai.

5 BAB III PEMBAHASAN 3.3. Manfaat Penerapan Manajemen Pengetahuan Siklus manajemen pengetahuan diperguruan tinggi dalam sebuah organisasi menciptakan pengetahuan berupa penangkapan (pengalaman dari beberapa individu), penciptaan (penerapan pengalaman untuk di ciptakan di organisasi perguruan tinggi), kodifikasi (memodifikasi pengalaman dari cerita-cerita pengalaman untuk dijadikan acuan SOP), aplikasi( diaplikasikan dari beberapa pengalaman tiap individu/karyawan), kemudian dari pengalaman tersebut digunakan kembali sebagai acuan SOP untuk keberlanjutan kerja masa mendatang Tahapan Perkembangan Manajemen Pengetahuan Perkembangan teori Knowledge Management jika diterapkan pada sebuah organisasi di perguruan tinggi siklus pengetahuan dalam bentuk dasar yang terdiri dari tiga tahap tersebut yaitu : 1. Tahap Pertama harus belajar pengetahuan yang terorganisir atau dengan mengakuisisi pengetahuan tiap-tiap individu sehinggga menghasilkan output kinerja yang baik. 2. Tahap Kedua karyawan/individu yang sudah berprofesi yang sudah memiliki pengalaman yang bagus maka menerapkan siklus pengetahuan organisasi perguruan tinggi sesuai dengan menimplementasikan model KM cycle sesuai dengan teori yang ada. 3. Kemudian pada tahap Ketiga berbagi pengetahuan yang dimiliki para karyawan/individu melalui komunikasi langsung atau dengan cara memlaui pengetahuan turunan, misalnya ada para karyawan yang berbagi pengalaman pengethuannya untuk kemajuan perguruan tinggi, dan pengetahuan tersebut menjadi acuan peraturan SOP dimasa mendatang sehingga dijadikan sebuah pengetahuan turunan Penerapan Manajemen Pengetahuan Menggunakan Teori Bukowitz dan Williams Dari model siklus manajemen pengetahuan Bukowitz dan Williams menjelasakan proses kerja dalam organisasi bagaimana cara menyebarluaskan pengetahuan secara baik dan benar, memelihara pengetahuan, serta menghasilkan pengetahuan yang sudah ada. Siklus ini dapat di implementasikan pada sebuah organisasi lembaga perguruan tinggi, dengan mendeskripsikan dari masing-masing alur siklus manajemen pengetahuan. Get : Mencari informasi dari masing-masing para karyawan dengan mengumpulkan ide-ide yang berupa inovasi untuk perkembangan perguruan tinggi. Dari pengumpulan ide-ide yang berupa pengetahuan dari karyawan yang memiliki karakter berbeda, kemudian pengambilan keputusan dan pemecahan masalah untuk dijadikan inovasi baru untuk memajukan perguruan tinggi.

6 Use Learn : Bagaimana caranya menggunakan sistem informasi di perguruan tinggi untuk berinovasi baik secara individu maupun kelompok karyawan untuk mendukung proses kerja di perguruan tinggi. : Bagaimana Organisasi perguruan tinggi dapat belajar dari pengalaman, baik dari kesuksesan,maupun dari kegagalan untuk menciptakan sebuah inovasi dalam sebuah persaingan perguruan tinggi saat ini. Pengalamanpengalaman tersebut berupa pelatihan seminar para karyawan kemudian pengalaman sukses dalam bidang penelitian di perguruan tinggi, sampai pengalaman dari kegagalan yang pernah dialami oleh para karyawan. Contribute : Dari hasil belajar pengalaman yang pernah dijalani seperti pelatihan, kesuksesan dan kegagalan tersebut maka dapat di sharingkan ke temanteman rekan kerja dalam organisasai di lembaga perguruan tinggi, caracara mengatasi permasalahan atau cara untuk memperkembangkan perguruan tinggi di tengah-tengah persaingan perguruan tinggi saat ini. Assess Build and Sustain Divest : evaluasi dari masing-masing karyawan itu sendiri seperti hubungan dengan warga perguruan tinggi (bagaimana cara karyawan untuk melayani warga perguruan tinggi seperti mahasiswa dan dosen), modal perguruan tinggi yang berupa kerjasama antar perguruan tinggi, fasilitas teknologi informasi sehingga memberikan nilai yang baik dan ekonomisbagi penggunanya, dan hubungan intelektual (hubungan antar karywan, pengguna, dan modal pengetahuan suatu organisasi lembaga perguruan tinggi satu dengan yang lainnya memalui kerjasama). : Untuk memberikan keyakinan bahwa modal intelektual perguruan tinggi dimasa mendatang membuat organisasi lembaga perguruan tinggi tetap bertahan dan tetap exis serta bisa bersaing di masa mendatang. : Tempat pembuangan pengetahuan para karyawan yang tidak terpakai lagi atau tidak bernilai. Setelah dari beberapa pengetahuan yang di sharingkan kepada karyawan kemudian di saring dan akhirnya pengetahuan yang tidak perlu dipakai kemudian di buang.

7 BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan Dengan menerapkan model Siklus Knowledge Management maka terciptalah SOP(Standar Operasional Prosedur) dengan baik dan jelas. Kemudian terciptanya rencana strategi-strategi yang matang untuk membangun sebuah organisasi perguruan tinggi yang baik Saran Pengetahuan organisasi secara individual berbagi pengetahuan bahwa individu datang untuk memahami dan menafsirkan dalam konteks organisasi tertentu. Hal ini dapat mendukung Siklus Knowledge Management dalam pengimplementasi organisasi lembaga perguruan tinggi, yang dimana tiap individu/karyawan berbagi pengetahuan dan memahami kontekskontek organisasi lembaga perguruan tinggi untuk mengembangakan perguruan tinggi.