OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN. (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku

Transkripsi

1 OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta) TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan Disusun oleh : FIRMAN ADHI FEBRIYANTO D PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

2 PERSETUJUAN Tugas Akhir berjudul: OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta) Karya: Nama NIM Konsentrasi : Firman Adhi F : D : Perpustakaan Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hari : Jumat Tanggal : 01 Juni 2012 ii

3 SURAT PERNYATAAN ORISINILITAS KARYA ILMIAH Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA : FIRMAN ADHI FEBRIYANTO NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL : OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta) PEMBIMBING : Riah Wiratningsih, S.S, M.Si TANGGAL DIUJI : 1 Juni 2012 Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya. Surakarta, 1 Juni 2012 iii Firman Adhi F NIM. D

4 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA : FIRMAN ADHI FEBRIYANTO NIM : D Program Studi : D III perpustakaan Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jenis Karya : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta). beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan dari pihak manapun. Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 1 Juni 2012 Yang membuat pernyataan iv Firman Adi F. NIM. D

5 v

6 MOTTO Dalam dunia pendidikan, mahasiswa yang telah gagal dalam melaksanakan tugas akademiknya disebut sebagai, tetapi Mahasiswa yang meninggalkan sahabat-sahabatnya dalam kesulitan itu lebih daripada (Penulis) Penderitaan membuatku semakin dan. (Pein-Akatsuki, chapter 474). pernah tarik kata-kataku kembali..., sekalipun itu akan membawaku kepada kehancuran. Karena aku seorang laki-laki dan itu adalah jalan-ku (Uzumaki-Naruto) Jadilah kamu manusia yang pada semua orang tertawa bahagia, tetapi hanya kamu sendiri yang menangis; dan pada semua orang menangis sedih, tetapi hanya (Mahatma Gandhi) vi

7 PERSEMBAHAN Karya sederhana ini kupersembahkan sebagai wujud cintaku kepada : dan tercinta sosok seorang ibu dan kepala keluargaku yang hebat, tiada henti- hentinya mendoakan dan memberikan dorongan kepadaku, serta pengorbanan yang sangat besar harganya. dan Mas Rian, Mas Ujik, Dek ika, Dek Novi dan Dek Fakih, yang selalu setia memberikan dukungannya dan selalu menjadi pelipur dalam suka dukaku., yang selama ini membantu dan memberikan dukungan kepada keluargaku. yang telah mewarnai hari-hariku, (andrian, singeh, uzie, uuk, kempleng, fery, cak alek, memey, arum, adit, atin, retno, fitri, tika dan ayjem+aytul),, (wikan, budi dan intan) dan ita haryati (trima kasih atas pinjeman bukunya). FM(football-manager), CS(counter-strike), PES(pro-evo soccer),shc (strong-hold crusader) dan NS(ninja-saga) kalian adalah dan teman saat GALAU.ku tercinta dan yang aku banggakan. vii

8 ABSTRAK Firman Adhi Febriyanto, D Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. OPAC merupakan layanan yang disediakan oleh perpustakan untuk memberikan layanan kepada pemustaka dalam menelusur kembali bahan pustaka. Namun kenyataan di lapangan informasi tentang buku yang tersedia melalui OPAC kurang memuaskan bagi pengguna. Jadi, perlu adanya suatu evaluasi kelengkapan informasi detail bibliografi buku dalam tampilan OPAC software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta. Tujuan dari penulisan TA ini adalah 1) Untuk mengetahui langkah-langkah input data deskripsi bibliografi buku melalui software SIPRUS AA YKPN. 2) Untuk mengetahui tampilan detail bibliografi buku pada OPAC. 3) Untuk mengetahui perihal apa saja yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN. Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan metode observasi, studi pustaka, dokumentasi, serta wawancara. Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa 1) Proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN, yaitu: Aktifkan program SIPRUS AA YKPN, Menu Utama, Pilih Menu Pengolahan, Input Buku, Masukan Deskripsi Buku, Submit. 2) Informasi yang terdapat dalam Detail Deskripsi Buku meliputi : Cover Buku, Judul Buku, Subyek, Kelas Buku, ISBN, Bahasa, Penulis, Editor, Edisi, Penerbit, Seri, Deskripsi Fisik, Tipe Buku, Golongan Pustaka, Lokasi Rak Buku, Nomor Barcode yang Tersedia, DaftarIsi, Resume, Jumlah Buku dan ketersediaan Buku. 3) Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku, yaitu : Cover Buku, Subyek Buku, Penulisan Impressium, Daftar isi buku, Penulisan deskripsi fisik buku (kolasi), Penambahan kelengkapan CD pada kolasi, Lokasi buku pada catatan umum, Status buku. Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk kemajuan bagi UPT Perpustakaan AA YKPN, diantaranya sebagai berikut: 1) Dalam proses peng-input-an data bibliografi buku hendaknya agar lebih teliti lagi, sehingga deskripsi mengenai suatu buku dapat tampilkan secara lengkap. serta diharapkan dapat meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka. 2) Pada menu penelusuran OPAC SIPRUS perlu ditambahkan menu user guide (petunjuk umum untuk menggunakan OPAC). Hal ini sangat bermanfaat untuk pemustaka yang baru pertama kali menggunakan layanan OPAC. 3) Perlu adanya pengadaan fasilitas perpustakaan berupa penambahan unit komputer untuk OPAC dan pengolahan. 4) Kebijakan laporan kerja lapangan yang di buat oleh mahasiswa agar di-input-kan ke dalam database perpustakaan. 5) Penerapkan sistem layanan terbuka dalam perpustakaan. Kata Kunci : Deskripsi, OPAC, software automasi. viii

9 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat : 1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Hariyanto, M. Lib, Selaku Ketua Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Daryono, S.Sos selaku Pembimbing Akademik (PA) yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan. 4. Ibu Riah Wiratningsih, S.S., M.Si. Selaku dosen pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir. 5. Ibu Dra. Tri Hardiningtyas, M. Si., Selaku Penguji Tugas Akhir. ix

10 6. Ibu Umiarsi selaku kepala UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. 7. Seluruh Staff UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta : Bp. Maryadi, Bp. Purwanto, Mas Ardian Kusuma, Ibu Indayani, dan Ibu Sumardjilah. 8. Seluruh dosen pengajar di Program D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah mengajarkan semua ilmu pengetahuan tentang perpustakaan. 9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa masih ada kekurangan, karena keterbatasan pengetahuan yang ada dan tentu hasilnya juga masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu segala saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Semoga kebaikan semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini mendapatkan pahala dari Allah SWT dan menjadi amal kebaikan yang tiada putus-putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yan berkepentingan. Surakarta, 1 Juni 2012 x Penulis

11 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... iii HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... iv PENGESAHAN... v MOTTO... vi PERSEMBAHAN... vii ABSTRAK... viii KATA PENGANTAR... ix DAFTAR ISI... xi DAFTAR TABEL... xiv DAFTAR BAGAN... xv DAFTAR GAMBAR... xvi DAFTAR LAMPIRAN... xvii BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Tujuan Pelaksanaan dan Metode Pengumpulan Data... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi Automasi Perpustakaan Manfaat Automasi Perpustakan Unsur Automasi Perpustakaan xi

12 2.3. OPAC (Online Public Acces Catalog) Peraturan Dasar dalam Pembuatan Deskripsi Bahasa Penggunaan huruf besar Penggunaan tanda baca Unsur-Unsur Pembuatan Deskripsi Penelusuran Informasi Digital SIPRUS AA YKPN BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AA YKPN YOGYAKARTA 3.1. Sejarah Berdirinya Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN Struktur Organisasi Gedung dan Ruang Sumber Daya Manusia Sumber Dana Koleksi Sarana dan Prasarana Layanan Keanggotaan Denda dan Sanksi Tata Tertib xii

13 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1. Proses Input Data Deskripsi Bibliografi Buku pada Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Langkah-langkah untuk mengaktifkan software SIPRUS AA YKPN Peng-input-an data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN Tampilan Deskripsi Buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah melaui proses input data bibliografi buku Langkah-langkah untuk melakukan pencarian Koleksi perpustakaan melalui OPAC Detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data Bibliografi pada software SIPRUS BAB V PENUTUP 5.1. Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xiii

14 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan Tabel 2 Jumlah koleksi Bahan Pustaka Buku Tabel 3 Sarana Prasarana xiv

15 DAFTAR BAGAN Halaman Bagan 1 Tahapan Penelusuran Informasi Bagan 2 Struktur Organisasi Makro Bagan 3 Struktur Organisasi Mikro xv

16 DAFTAR GAMBAR xvi Halaman Gambar 1 Tampilan awal Komputer Gambar 2 Pemilihan program Barcode Wedge Gambar 3 Tampilan program Barcode Wedge Gambar 4 Pemilihan program SIPRUS Gambar 5 Tampilan menu login software SIPRUS Gambar 6 Pemasukan kode operator dan password menu operator Gambar 7 Tampilan login sukses Gambar 8 Tampilan menu awal Operator software SIPRUS Gambar 9 Pemilihan menu pengolahan pada software SIPRUS Gambar 10 Menu form input buku sebelum diisi Gambar 11 Daftar Koleksi Pustaka Pada Software SIPRUS AA YKPN Gambar 12 Tampilan Icon Program Browser Gambar 13 Tampilan Local OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Gambar 14 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Gambar 15 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Gambar 16 Menu Pencarian Koleksi pada OPAC SIPRUS AA YKPN Gambar 17 Hasil penelusuran buku melalui OPAC Gambar 18 Tampilan Koleksi Terbaru pada OPAC SIPRUS Gambar 19 Tampilan detail bibliografi buku pada OPAC SIPRUS Gambar 20 Tambahan kolom pada detail buku OPAC... 94

17 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Lampiran 11 Lampiran 12 Lampiran 13 Surat Permohonan KKP Surat Keterangan KKP Surat Tugas KKP Jawaban Ijin KKP Jadwal KKP Catatan Kerja Harian Laporan Periodik Form Penilaian Sertifikat Gambar Komputer OPAC Gambar Ruang Sirkulasi dan Pengolahan Gambar Ruang Baca dan Internet Katalog, Label. Barcode dan Kartu Buku. xvii

18 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah. Perkembangan teknologi dan informasi (TI) yang berkembang dengan pesat, membawa berbagai dampak terhadap perkembangan dunia perpustakaan. Salah satunya adalah beralihnya penanganan kegiatan perpustakaan yang semula tradisional/manual berubah menjadi perpustakaan terautomasi. Dengan adanya perpustakaan terautomasi diharapkan dapat membantu segala kegiatan dalam perpustakaan sehingga lebih efisien dan akurat dalam mencapai sebuah tujuan perpustakaan. Adapun definisi dari automasi perpustakaan menurut Sulistyo-Basuki (1994:96) adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembac Saat ini sudah terdapat banyak software-software perpustakaan yang dikembangkan, baik secara gratis maupun memerlukan biaya dalam pengadaannya. Penggunaan software khusus pada sebuah perpustakaan menandakan perpustakan tersebut dalam proses perkembangan untuk menuju sebuah perpustakaan terautomasi. Dalam perpustakan terautomasi segala kegiatan pemrosesan bahan pustaka, pelayanan, pelaporan, dilakukan menggunakan komputer dan software khusus untuk perpustakaan. Sehingga pekerjaan pustakawan sedikit terbantu dan 1

19 2 pustakawan dapat fokus melakukan kegiatan pelayanan, pengembangan perpustakaan dan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan promosi perpustakaan. Serta diharapkan dengan adanya automasi perpustakaan layanan yang terdapat di perpustakaan dapat memberikan pelayanan secara cepat, tepat dan efisien, sehingga dapat menambah nilai kepuasan pengguna perpustakaan. Salah satu upaya yang dilakukan UPT Perpustakaan AA YKPN untuk meningkatkan layananan kepada mahasiswa agar mereka dapat memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan dengan baik, yaitu dengan cara menggunakan software SIPRUS (Sistem Informasi Perpustakaan), SIPRUS merupakan program (software computer) yang dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web yang dioptimalisasikan, dimana sistem ini mempunyai fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi. Disebut fleksibilitas dikarenakan aplikasi ini dapat dijalankan dalam dua Platform yaitu Linux dan Windows. Sedangkan disebut memiliki integritas tinggi karena sistem ini dapat menunjang dan mendukung pelayanan yang terpadu pada lingkup perpustakaan dari pendaftaran, sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) sampai dengan pengajuan kartu bebas perpustakaan. serta layanan OPAC (Online Public Acces Catalog) yang sangat membantu bagi mahasiswa maupun pustakawan dalam proses temu kembali informasi.

20 3 Namun kenyataan di lapangan informasi tentang buku yang tersedia melalui OPAC kurang memuaskan bagi pengguna. Adapun informasi di OPAC saat ini, hanya meliputi : nama pengarang, judul, kolasi, impressium dan ISBN. Padahal informasi yang tersedia dalam OPAC merupakan gambaran umum dari buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Jadi, semaksimal mungkin OPAC tersebut dapat mewakili isi maupun bentuk fisik dari buku tersebut. Terlebih lagi UPT Perpustakaan AA YKPN menerapkan sistem layanan tertutup, jadi mahasiswa tidak dapat secara langung mencari buku di rak. Mahasiswa hanya mendapatkan gambaran dini dari buku yang dia butuhkan melalui detail deskripsi bibliorafi buku yang terdapat pada OPAC. Dalam hal ini sebaiknya pihak UPT Perpustakaan AA YKPN dapat meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dari segi peng-input-an data deskripsi bibliografi buku secara maksimal, unsur-unsur dari buku yang belum dimasukkan supaya dilengkapi. Sehingga pengguna perpustakaan merasa puas akan informasi yang terkandung dalam OPAC dan tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan bahan koleksi apa yang dibutuhkan. Untuk menanggapi masalah di atas. Maka, pihak UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta berusaha meningkatkan pelayanan kepada pemustaka dari segi peng-input-an data deskripsi bibliografi buku supaya informasi-informasi buku yang sebelumnya belum dimasukkan agar dimasukkan. Sehingga informasi yang terkandung dalam OPAC dapat memberikan gambaran secara dini kepada pemustaka mengenai

21 4 buku yang dia butuhkan. Adapun prosedur peng-input-an data deskripsi bibliografi buku agar dilengkapi, sesuai dengan peraturan pembuatan unsur-unsur deskripsi bibliografi buku. Menurut Muh. Kailani Eryono (1999:103) menyatakan unsur-unsur dalam pembuatan entri deskripsi bibliografi buku dalam OPAC yaitu judul, pernyataan pengarang, keterangan edisi, impressium (tempat terbit, penerbit dan tahun terbit), kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN Sehingga tidak sekedar judul, pengarang dan penerbit saja yang ditampilkan pada OPAC. Namun, informasi-informasi deskripsi yang terkandung dalam buku juga dapat ditampilkan. Seperti, subyek buku, cover buku, kelengkapan buku termasuk di dalamnya CD (compact-disk), status keberadaan buku (rusak, diperbaiki, hilang dan tersedia), dan lokasi keberadaan buku. Dari uraian tersebut di atas, penulis mengangakat OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta untuk Penulisan Tugas Akhir.

22 Rumusan Masalah Bagaimanakah proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN di Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta sehingga dapat ditampilkan di layanan OPAC? Bagaimanakah tampilan detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah proses input data bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN? Perihal apa saja yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN? 1.3. Tujuan Tugas Akhir Untuk mengetahui bagaimana proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta sehingga dapat muncul di layanan OPAC Untuk megetahui tampilan detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah melaui proses input data deskripsi bibliografi buku Untuk mengetahui hal-hal apa yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS.

23 Pelaksanaan dan Metode Pengumpulan Data. Penyusunan tugas akhir ini merupakan rangkaian kuliah kerja Pusat Dokumentasi dan Informasi ( PUSDOKINFO ) yang dilaksanakan pada tanggal 14 Februari 30 Maret 2012, dari senin- jumat pukul WIB. Praktek kerja lapangan bertempatan di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta Jl. Gagak Rimang No (Balapan) Yogyakarta Metode Observasi Menurut Slamet Widodo (2004:64) dalam bukunya yang berjudul metodologi penelitian menyebutkan bahwa metode pengumpulan data dengan menggunakan pengamatan di lapangan secara langsung, jadi metode pengamatan atau observasi adalah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti. Dalam metode observasi ini penulis melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis dari hasil pengamatan-pengamatan tersebut selama kegiatan berlangsung yang dilakukan di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta Metode Wawancara Menurut Slamet Widodo (2004:67) menyatakan bahwa adalah metode dengan menggunakan tanya jawab lisan antara dua orang atau lebih secara langsung. Pewancara dalam metode ini disebut intervieuwer, sedangkan orang yang diwawancarai disebut Dalam metode wawancara

24 7 ini penulis mengadakan tanya jawab secara langsung kepada petugas dan pengunjung yang ada di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. Adapun petugas yang penulis wawancarai meliputi petugas pada bagian sirkulasi, bagian pengolahan, bagian majalah dan internet, serta kepala bagian UPT Perpustakaan AA YKPN Metode Dokumentasi. Menurut Suharsimi Arikunto (2002:206) menyatakan metode yang dilakukan dengan mencari data mengenai hal-hal variable yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat, Dalam metode dokumentasi ini penulis mencari sumber-sumber referensi di perpustakaan untuk mencari informasi berkaitan dengan penelitian yang dilakukan Metode Studi Pustaka Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur (Nawawi, 1994: 23). Metode dengan studi pustaka ini dengan cara penulis menggunakan pustaka atau literatur sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas akhir ini.

25 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Sulistiyo-Basuki (2009:4.18) dalam bukunya yang berjudul Pengantar ilmu perpustakaan, menyatakan bahwa Perpustakan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Menurut pelaksanaanya terdapat 2 jenis perpustakaan perguruan tinggi yaitu : Sistem Sentralisasi adalah semua koleksi dijadikan satu, termasuk juga semua kegiatannya, maka kegiatan pemilihan, pengadaan, pengolahan hingga ke pemencaran informasi dilakukan oleh pusat. Jadi dalam sistem sentralisasi perpustakaan yang ada hanya perpustakaan pusat sedangkan perpustakaan fakultas dan jurusan tidak ada. Sistem Desentralisasi adalah sistem perpustakaan yang tidak memiliki perpustakaan pusat yang ada hanyalah perpustakaan fakultas maupun perpustakaan jurusan. 8

26 9 Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan Indonesia Sulistyo-Basuki (1994:65) menuliskan pengertian lain dari Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut : Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi dalam mencapai tujuanya. Dalam pengertian ini perguruan tinggi adalah universitas, fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan bawahanya seperti lembaga penelitian. Sedangkan menurut Sutarno (2003:35) dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat menyebutkan bahwa : Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada suatu perguruan tinggi, baik universitas, akademi, sekolah tinggi atau institut. Keberadaaan, tugas dan fungsi perpustakaan tersebut adalah dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jadi Perputakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan yang terdapat di dalam universitas dan memiliki tugas untuk melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Adapun peran Perpustakaan Perguruan Tinggi sangatlah penting yaitu membantu pemustaka khususnya mahasiswa, karyawan, maupun dosen dalam menyediakan layanan informasi secara cepat, tepat dan efisien serta ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pemustaka.

27 Automasi Perpustakaan Sulistyo- Automasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi kepada pembaca Dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan dan Kepustakaan, Purwono dan Sri Suharmini (2009:1.30) menjabarkan pengertian tentang automasi perpustakaan sebagai berikut : Perpustakaan Automasi adalah penerapan teknologi informasi terutama komputer untuk kepentingan perpustakaan sehingga yang terautomasi adalah teknik operasional perpustakaan seperti, pengadaaan, sirkulasi, pengolahan, serta keperluan administrasi perpustakaan. sementara itu bahan pustaka masih berupa kertas Menurut Yuyu Yulia dan B. Mustofa (2009:9.2) yang dimaksud dengan sistem automasi di perpustakaan adalah menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara terpadu. Adapun bagian di perpustakaan yang diautomasikan adalah : 1. Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, dan pemesanan serta pembelian buku) 2. Pengelolaan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan Nomor klasifikasi, penentuan subyek, pembuatan dan pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi).

28 11 3. Pelayanan kepada pengguna a. Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (online public access catalog) b. Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan keterlambatan, denda, pemesanan (reservasi), semua bagian ini biasa dikenal sebagai layanan sirkulasi. c. Sistem pelaporan dan pembuatan statistik. d. Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan automasi bagi pengunjung perpustakaan. Adapun penjelasan dari kalimat yang disebutkan di atas perpustakaan baru dapat dikatakan menggunakan sistem automasi apabila sudah memanfaatkannya untuk seluruh atau paling tidak sebagian besar kegiatan yang dilakukan. Kalau hanya untuk satu kegiatan, misalnya hanya untuk meng-input dan menampilkan di OPAC belum dapat dikatakan menerapkan sistem automasi. Apabila penggunaan komputer hanya untuk satu atau dua kegiatan, itu berarti hanya menggunakan komputer di perpustakaan. belum dapat dikatakan sistem automasi perpustakaan. Sedangkan automasi perpustakaan adalah untuk meningkatkan mutu layanan di perpustakaan, maka apabila sistem automasi dalam perpustakaan belum dapat meningkatkan mutu layanan tidak dapat dikatakan sistem automasi.

29 12 Ini berarti tidak hanya komputer yang digunakan dalam mengembangkan sistem automasi di perpustakaan, melainkan ada pula bentuk teknologi informasi lainya. Walaupun tentu saja intinya adalah perangkat keras dan perangkat lunak komputer, seperti yang biasa digunakan pada umumnya di kantor-kantor. Semua sistem dan sarana itu digunakan secara terpadu atau saling terkait satu sama lain dalam suatu sistem jaringan. Suatu sistem seharusnya bermanfaat dalam meningkatkan mutu layanan perpustakaan. Tentu ini menyangkut pula dua hal. yaitu sistem automasi akan bermanfaat bagi pengguna yang akan memerlukan layanan perpustakaan dan bermanfaat pula bagi petugas perpustakaan yang akan melakukan tugas pelayan. misalnya petugas di bagian pengembangan koleksi (mengetahui usulan-usulan bahan koleksi dari user melalui layanan usulan buku di OPAC), bagian pengelolaan bahan pustaka (pemberian barcode, label, katalog dan kartu buku) dan bagian administrasi (pendaftaran anggota, bebas perpustakaan, dan perpanjangan anggota). Jadi Automasi Perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi terutama komputer untuk kepentingan perpustakaan sehingga yang terautomasi adalah teknik operasional perpustakaan seperti, pengadaaan, sirkulasi, pengolahan, serta keperluan administrasi perpustakaan.

30 13 kegiatan automasi perpustakaan memiliki tujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dan meningkatkan kepuasan pengunjung Manfaat Automasi Perpustakan Pemanfaatan dan penggunaan teknologi nformasi saat ini telah menyebar hampir di semua bidang, tidak terkecuali perpustakaan. dalam masyarakat maju, pengetahuan merupakan sumber daya primer untuk individu dan publik. Sebagai akibatnya, perpustakaan harus dapat meningkatkan layanan dan fasilitas untuk pemustaka sebab perpustakan mempunyai fungsi sebagai pendidik. Maka dengan menerapkan automasi di perpustakaan dapat meningkatkan pelayanan kepada pemustaka. Menurut Wahyu Supriyanto & Ahmad Muhsin (2008:37) automasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI (teknologi informasi) akan memberikan manfaat sebagai berikut : Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. Meningkatkan citra perpustakan Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global Unsur Automasi Perpustakaan Sistem automasi perpustakaan dalam pelaksanaannya memerlukan unsur-unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya. Dalam bukunya yang berjudul

31 14 Teknologi Informasi Perpustakaan, Wahyu Supriyanto & Ahmad Muhsin (2008:38) menyebutkan unsur-unsur dalam automasi perpustakaan meliputi : 1. Pengguna (users) Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yaitu meliputi pustakawan, staf yang nantinya bertugas sebagai operator, teknisi dan administrator serta para anggota perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik apabila memenuhi kebutuhan pengguna, baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan dari sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna. Pustakawan yang bersangkutan harus dilibatkan, mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing pustakawan harus dikumpulkan untuk menjamin kerja sama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan administrator sistem harus dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan. 2. Perangkat Keras (Hardware) Sebuah perangkat/mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat

32 15 serta diperlukan program untuk menjalankanya. Fungsi perangkat keras untuk mengumpulkan data dan mengubahnya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Menurut Yuyu Yulia (2009:9.7) menyatakan bahwa : Hardware atau perangkat keras adalah benda atau peralatan teknologi informasi yang digunakan untuk menunjang sistem automasi perpustakaan. termasuk disini adalah perangkat komputer, printer, scanner, barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem/jaringan untuk fasilitas internet. Sehingga dapat memberikan layanan perpustakaan yang 3. Perangkat Lunak (Software) Dalam bukunya yang berjudul pengolahan bahan pustaka, Yuyu Yulia (2009:9.6 Software atau perangkat lunak adalah program komputer yang digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan sistem automasi. Ada beberapa jenis software yang banyak digunakan, misalnya software sistem operasi (Windows, Linux, dsb), software aplikasi (misalnya MS Office, Adobe Acrobat) dan juga software khusus perpustakaan seperti SIPRUS, UNSLA, dan SENAYAN.

33 16 4. Network /Jaringan Automasi Perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:59) lain komputer sebagai server dan klien, network interface card (LAN Card terminal kabel (hub)), jaringan telepon atau modem Hal yang perlu diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut : Jumlah komputer serta ruang lingkup dari jaringan (LAN,WAN). Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi. Protokol komunikasi yang digunakan. Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan. 5. Data Data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:69) menyebutkan bahwa data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili

34 17 kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Serta ciri khas dari data yaitu terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *,$ dan /. Adapun susunan dari data terdiri dari bits, byte, fields, records, file dan database. Sedangkan menurut Yuyu Yulia (2009:9.6) menyatakan bahwa : Database adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait yang akan dikelola dan dimanfaatkan melalui sistem automasi. Istilah lain yang sering digunakan untuk pengertian yang sama adalah basisdata atau pangkalan data. Database untuk sistem automasi perpustakaan adalah database katalog koleksi perpustakaan (katalog buku, majalah) atau database lainya seperti database anggota perpustakaan, database pegawai perpustakaan. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulan dari beberapa file yang saling berkaitan. Adapun contoh dari database adalah database anggota perpustakaan, database koleksi umum di perpustakaan, database pegawai perpustakaan dan sebagainya. 6. Manual/Panduan Operasional Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia karangan Em Zul Fajri (2003:67) menyebutkan bahwa buku pedoman merupakan buku yang biasa digunakan sebagai acuan dalam melakukan sesuatu kegiatan.

35 18 Manual/panduan operasional sering disebut juga prosedur yang memiliki arti tentang penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem automasi perpustakaan. Melalui jaringan internet serta perkembangan teknologi informasi saat ini, semua pekerjaan semakin mudah sehingga memungkinkan seseorang mencari referensi dengan mudah OPAC (Online Public Acces Catalog) Dalam perpustakaan yang telah berbasis automasi kita sering menjumpai istilah OPAC (Online Public Acces Catalog) atau Katalog Online. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) menjelaskan bahwa Online Public Acces Catalog) adalah sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari katalog koleksi perpustakaan yang dapat diakses oleh umum. Untuk mencari koleksi langkah pertama mengetikkan judul buku yang kita cari dalam OPAC. Dapat juga dilakukan dengan menggunakan kata kunci judul, pengarang, subyek dan nomor klasifikasi. Fasilitas ini dapat digunakan pengunjung perpustakaan untuk melakukan pencarian katalog, baik katalog buku, majalah, dan laporan penelitian. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) dalam layanan OPAC

36 19 harus memiliki fitur yang bersifat mudah, fleksibel dan akurat. Adapun fitur tersebut meliputi : Home page OPAC (Online Public Acces Catalog) Pencarian simple search Pencarian advance search Menampilkan detail katalog Menampilkan status ketersediaan buku. Pencarian buku baru Pemesanan/usulan buku Download data digital (abstraksi/full-teks) Berdasarkan uraian dari pengertian OPAC di atas dapat diambil kesimpulan bahwa OPAC merupakan suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang dapat digunakan oleh pengguna maupun petugas perpustakaan untuk menelusur koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya yang dapat diakses secara online. Fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka serta fitur lain di dalam OPAC seperti menu untuk kritik dan saran, menu absensi pengunjung untuk statistik pengunjung, menu tanya jawab (user interface), menu pengumuman, dan juga menu untuk menampilkan koleksi bahan pustaka terbaru. Melalui OPAC, pengguna dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanan bahan pustaka/koleksi tersebut berada. Oleh karena itu, OPAC merupakan sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem automasi perpustakaan.

37 Peraturan Dasar dalam Pembuatan Deskripsi Bibliografi Buku Menurut Muh. Kailani Eryono (1999 :97) dalam pembuatan deskripsi bibliografi buku terdapat peraturan yang menjadi dasar dalam pembuatannya, meliputi bahasa, penggunaan huruf besar, dan penggunaan tanda baca. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : Bahasa 1. Bahasa buku digunakan dalam pokok uraian. Ini berarti bahwa penambahan yang diperlukan untuk memperlancar atau menjelas keterangan dalam pokok uraian harus dinyatakan dalam bahasa buku. 2. Apabila sebuah karya menggunakan lebih dari satu bahasa, maka dalam pokok uraian digunakan bahasa yang diutamakan karya yang bersangkutan, dan jika tidak ada bahasa yang diutamakan, maka yang digunakan adalah bahasa yang pertama disebut dalam halaman judul karya. 3. Bahasa indonesia digunakan untuk menyatakan keterangan dalam kolasi dan catatan. Dalam catatan dapat dinyatakan kutipan diantara dua tanda petik, misalnya untuk menyatakan judul asli sebuah buku terjemahan Penggunaan huruf besar Huruf besar digunakan sebagai berikut : 1. Pada permulaan kalimat dan setelah titik selalu digunakan huruf besar, kecuali beberapa hal dalam kolasi.

38 21 2. Huruf pertama nama orang, nama tempat, nama peristiwa, dalam sejarah dan lain-lain dinyatakan dengan huruf besar Penggunaan tanda baca Dalam membuat deskriptif katalog digunakan berbagai tanda baca sebagai berikut : 1. Tanda titik disertai strip (.--) digunakan untuk memisahkan unsur-unsur dalam pokok uraian. 2. Tanda titk (.) digunakan untuk memisahkan bagian-bagian dari deskripsi. 3. Tanda titik dua (:) digunakan untuk memisahkan judul utama dari judul tambahan, dan mendahului keterangan ilustrasi pada kolasi. 4. Tanda titik koma (;) digunakan mendahului unsur ukuran tinggi buku dan unsur nomor seri dalam keterangan seri. 5. Tanda koma (,) digunakan untuk memisahkan halaman angka Romawi kecil dengan halaman angka Arab. 6. Tanda sama dengan (=) digunakan untuk memisahkan judul utama dangan judul alternatif Unsur-Unsur Pembuatan Deskripsi Bibliografi Buku Menurut Muh. Kailani Eryono (1999 :103) dalam penyusunan deskripsi bibliografi buku terdapat unsur-unsur penting yang harus diperhatikan, namun secara garis besar susunan dari unsur-unsur tersebut

39 22 adalah judul, keterangan kepengarangan, keterangan edisi, impresium, kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN, dan jejakan. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : Judul 1. Judul utama diawali dengan huruf besar 2. Judul tambahan dipisahkan dari judul utama dengan titik dua (:) 3. Judul alternatif yakni judul yang sama dalam bahasa yang berbeda dipisahkan dari judul utama dengan tanda koma (,) sejenisnya sesuai bahasa yang digunakan dalam karya yang bersangkutan. 4. Apabila judul terlalu panjang, maka dapat diperpendek dengan cara mengambil sekurang-kurangnya lima kata pertama, katakata yang dihilangkan ditandai dengan tiga tanda titik. 5. Jika terdapat judul paralel (yaitu judul yang sama dalam bahasa yang berbeda), maka judul tersebut dipisahkan dari judul utama 6. Apabila seluruh unsur judul terdapat dalam satu karya, maka urutanya diatur sebagai berikut : judul utama, judul paralel, judul alternatif, dan judul tambahan Keterangan Kepengarangan. Nama pengarang baik orang maupun badan korporasi diulang dalam deskripsi (pokok uraian) setelah judul dan didahului dengan tanda garis miring (/), dengan ketentuan sebagai berikut :

40 23 1. Penyebutan nama pada deskripsi tanpa mengubah struktur nama seperti pada tajuk, dicatat sesuai data yang terdapat pada halaman judul, Contoh : Gaya Kepemimpinan: (Pendekatan bakat situasional)/ R. Achmad Rustandi 2. Nama pengarang ganda sebanyak-banyaknya tiga orang, seluruhnya dicantumkan pada deskripsi, masing-masing dipisahkan dengan tanda koma. Jika perlu dapat digunakan Dasar-dasar manajemen/ oleh S.Hadibroto, Daniel Lubis [oleh] Sudrajat Sukadam. 3. Jika nama pengarang ganda lebih dari tiga, maka dalam deskripsi dicantumkan nama pengarang pertama dengan Contoh : Manajemen perpustakaan/ Sudarsono [et al]. 4. Selain nama pengarang, semua yang terlibat dalam kepengarangan disebutkan dalam deskripsi setelah penyebutan nama pengarang. Dalam hal ini termasuk di dalamnya ; nama penerjemah, ilustrator, dan penyunting. Masing-masing dipisahkan dengan tanda titk koma (;). Contoh : Sejarah kebudayaan Islam/ Ahmad Syalabi; alih bahasa Muchtar Yahya dan Sanusi. 5. Gelar akademik dan nama panggilan tidak dinyatakan dalam deskripsi.

41 Keterangan edisi. Dalam mencantumkan keterangan edisi digunakan istilah dalam bahasa buku dan disingkat misalnya : edisi = ed.; cetakan=cet.; lampiran=lamp Impressium Yang dimaksud impresium adalah : tempat penerbit, nama penerbit, dan tahun terbit. 1. Pencantuman tempat terbit ditentukan sebagai berikut : Pencantuman tempat terbit didahului dengan tanda:. Contoh :. Jakarta Jika terdapat dua tempat penerbit, keduanya dapat dicantumkan dengan pemisahan tanda titik koma (;). Contoh :. Jakarta;Bandung Jika nama tempat terbit tidak dijumpai dalam karya, dapat diganti dengan : Pencetak, atau distributor buku. Jika nama tempat penerbit, pencetak dan penyalur tidak 2. Pencantuman nama penerbit ditentukan sebagai berikut : Nama penerbit didahului dengan titik dua (:). Contoh :. Jakarta : Bulan Bintang Singkatan yang menunjukan jenis perusahaan seperti : PT, Fa, Co dan sejenisnya tidak disebutkan dalam impresium,. Contoh :. Jakarta:Gunung Mulia.

42 25 Jika nama penerbit tidak diketahui, nama pencetak atau distributor dapat dinyatakan sebagai gantinya. 3. Pencantuman Tahun Terbit ditentukan sebagai berikut : Tahun terbit didahului dengan tanda koma (,). Contoh :. Jakarta: Bulan Bintang, Jika masehi tidak dijumpai, maka tahun yang tercantum dinyatakan dengan penjelasan tahun Masehi dalam kurung siku. Contoh :.. Cairo: Dar al- Jika tahun penerbitan tidak dinyatakan dalam karya hendaknya dapat diperkirakan dalam kurung siku disertai tanda tanya. Dalam hal ini jika tidak dapat diperkirakan, maka dibuatkan perkiraan dalam dasa warsa, atau dalam abad. Contoh : [1970?], [197-?] Kolasi Yang dimaksud dengan kolasi adalah pernyataan yang menyangkut fisik bahan pustaka, yang terdiri atas jumlah halaman, tinggi buku dan keterangan ilustrasi. Keterangan kolasi dinyatakan dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Keterangan dinyatakan secara singkat ke dalam bahasa indonesia : Halaman disingkat hal. Ilustrasi disingkat ilus. Bibliografi disingkat bib. Indeks disingkat ind.

43 26 Sentimeter disingkat cm. Volume disingkat v. 2. Jumlah halaman dinyatakan dalam angka romawi kecil dan dalam angka arab. Di antara keduanya dipisahkan dengan tanda koma (,). Contoh : viii, 250 hal. 3. Keterangan ilustrasi, indeks, gambar, dan bibliografi didahului dengan tanda titk dua (:). Contoh : viii, 250 hal.: ilus. Ind. 4. Ukuran tinggi buku dinyatakan dengan sentimeter dan didahului dengan tanda titik koma (;). Contoh : viii, 250 hal.: ilus.: ind.; 24 cm Keterangan Seri Keterangan seri dinyatakan sebagai berikut : 1. Keterangan nama dan nomor seri dinyatakan di antara dua kurung, setelah penyebutan kolasi. 2. Pernyataan nomor seri didahului dengan tanda titik koma (;). Contoh : viii, 250 hal.: ilus.; 24 cm. (Seri Manajemen; No.4) Catatan Hal-hal penting yang tidak tertampung dalam pokok uraian dapat dinyatakan dalam catatan, misalnya judul asli dari suatu karya terjemahan, penunjukan halaman bibliografi. 1. Judul asli dari suatu karya terjemahan dinyatakan di antara dua tanda petik

44 27 -Tarbiyah al- 2. Jika sumber bacaan perlu dinyatakan secara khusus beserta lokasinya. Contoh : Bib. Hal Standar Internasional Nomor Buku (ISBN) ISBN didahului huruf ISBN, dan ditulis dengan tanda hubung (-) di antara bagian nomornya. Contoh : ISBN Jika diketahui maka ISBN harus dicantumkan Jejakan. Jejakan berisi keterangan tentang entri tambahan yang perlu dibuat. Dengan adanya jejakan dapat diketahui oleh yang menggandakan katalog, entri tambahan apa saja yang perlu dibuat. Jejakan dibuat dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Untuk jejakan subyek diberi nomor urut dengan angka Arab, dan istilah subyek seluruhnya dinyatakan dengan huruf kapital. Contoh : 1. PENDIDIKAN 2. SOSIOLOGI 2. Jejakan-jejakan lain diberi nomor urut dengan angka romawi dengan ketentuan sebagai berikut : Judul disingkat J. Judul Seri disingkat JS. Judul Asli disingkat JA Nama pengarang ditulis sesuai namanya pada tajuk. Contoh : 1. J II. Yahya, Muchtar

45 Penelusuran Informasi Digital Menurut Sri Hartinah (2010:3.12) menyebutkan bahwa Penelusuran informasi Digital yaitu penelusuran yang dilakukan dengan melalui media digital atau elektronik seperti melalui OPAC (online Public Access Catalog), search Engine (di Internet), database online, jurnal elektronik, reference online, dan informasi lain yang tersedia secara elektronik/digital. Tahapan penelusuran informasi memiliki suatu rangkaian kegiatan yang berisikan alur/tahap pemustaka dalam menemukan informasi. Berikut ini adalah sekilas ilustrasi proses penelusuran sebuah informasi oleh pemustaka unit informasi/perpustakaan. Adapun tahapan dari penelusuran informasi digital sebagai berikut : Bagan 1 Tahapan Penelusuran Informasi Pemustaka Kebutuhan Pencatatan Analisa Penelusuran Alat/Sumber Hasil Cocok Evaluasi Tidak Cocok Sumber : Sri Hartinah, (2010:3.12)

46 29 Beberapa hal penting dalam penelusuran. a. Kunci penelusuran, yaitu merupakan karakteristik informasi atau dokumen yang dapat digunakan untuk keperluan penelusuran dan pemilihan dokumen/informasi. Seperti data atau informasi kebutuhan yang diberikan oleh pemustaka seperti subyek, nama penulis, judul, tahun terbit, geografis, dan sebagainya b. Penelusuran Pertanyaan, merupakan sebuah prosedur yang akan membantu penelusuran dalam proses penelusuran terutama untuk keperluan berikut ini : 1) Menghindari pengulangan penelusuran. 2) Bahan evaluasi temu kembali informasi, termasuk analisis prosedur yang digunakan untuk efektivitasnya. 3) Identifikasi kebutuhan informasi dan dokumen. 4) Pencatatan pertanyaan yang diajukan dari pemustaka. 5) Memahami bahasa dokumenter dari pemustaka, misalnya ada pemustaka yang memakai istilah kera namun dalam perpustakaan dikenal sebagai Macacaicus 6) Evaluasi pemustaka c. Alat Penelusuran yaitu merupakan alat yang digunakan sebagai sarana untuk proses penelusuran informasi/dokumen.

47 SIPRUS AA YKPN SIPRUS dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web yang dioptimalisasikan, dimana sistem ini mempunyai fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi. Disebut fleksibilitas dikarenakan aplikasi ini dapat dijalankan dalam dua Platform yaitu Linux dan Windows. Sistem ini dapat menunjang dan mendukung pelayanan yang terpadu pada lingkup perpustakaan dari pendaftaran, sirkulasi (peminjaman dan Pemngembalian) sampai dengan pengajuan kartu bebas perpustakaan. semuanya terintegrasi dalam satu sistem, sehingga pelayanan dapat dilakukan secara maksimal. Dalam sistem ini terdapat 2 bentuk penyediaan data yaitu dalam bentuk tabel maupun grafik. (Buku Pedoman SIPRUS AA YKPN, 2008). Dalam penggunaan SIPRUS AA YKPN ini harus menggunakan jaringan komputer sebagai infrastuktur. Dengan jaringan komputer sistem dalam SIPRUS dapat digunakan dan diakses. Dalam pembuatan SIPRUS AA YKPN menggunakan teknologi 3- tried client server (Web Based). 3-tried client server merupakan teknologi yang terbagi menjadi 3 bagian, yaitu User interface (front end), Middle ware (buisness server) dan database server (back end). Fornt end bertanggung jawab terhadap tampilan antar muka dengan pengguna. Middle ware bertanggung jawab terhadap semua proses transaksi. Sedangkan database server bertanggung jawab terhadap penyimpanan data. Program yang digunakan untuk fornt end adalah mozilla firefox, middle ware menggunakan program Apache,

48 31 sedangkan database server menggunakan PostgreSQL (Buku Pedoman SIPRUS AA YKPN, 2008). Sistem informasi perpustakaan ini dibuat bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan operasional di UPT Perpustakaan. Dalam sistem informasi perpustakaan yang selanjutnya disebut SIPRUS. Dalam dokumentasi analisa ini dimuat hasil analisa sistem perpustakaan dari Event List, hal-hal yang perlu diketahui dalam pengembangan SIPRUS adalah sebagai berikut : 1. Operator Adalah orang yang bertugas dalam operasional kerja perpustakaan. Dalam SIPRUS operator terdiri dari : a. Operator Pengadaan adalah orang/petugas yang menjalankan operasional bagian pengdaan dari mulai mendata pesanan buku dari jurusan atau anggota sampai melakukan order/pesanan buku ke Distributor dan melakukan pengecekan saat buku datang. b. Operator pengolahan adalah orang/petugas operasional bagian pengolaan yang bertugas meng-input pustaka baru, menandai kelas, subyek sampai mencetak barcode, katalog buku dan kartu buku. c. Operator sirkulasi adalah orang yang bertugas di bagian sirkulasi mulai dari peminjaman, pengembalian, pencatatan denda dan blokir.

49 32 d. Operator pemeliharaan adalah orang/petugas yang menangani operasional bagian pemeliharaan yaitu bertugas menyiangi buku yang sudah lama dan rusak. 2. Anggota Adalah orang yang memiliki hak untuk mendapatkan pelayanan dan fasilitas dalam perpustakaan. dalam perpustakaan perguruan tinggi anggotanya biasanya terdiri dari mahasiswa, dosen, maupun karyawan. Setiap anggota mempunyai nomor anggota yang berbedabeda dan bersifat unik. 3. Pengunjung Pengunjung adalah orang yang datang ke perpustakaan, pengunjung dapat berstatus sebagai anggota atau tamu. 4. Jenis pustaka Jenis pustaka adalah pengelompokan koleksi pusaka berdasarkan kegunaan dan sifat dalam sirkulasi. Jenis pustaka misalnya referensi, sirkulasi, dll. 5. Koleksi perpustakaan Adalah bahan bacaan yang dipunyai/dimiliki oleh perpustakaan. koleksi pustaka misalnya buku, majalah, laporan penelitian dan sebagainya.

50 33 Adapun Event List yang terdapat dalam SIPRUS AA YKPN, Meliputi : A. Administrator 1. Input Data a) Regristrasi Anggota : Menu ini menampilkan data registrasi anggota perpustakaan yang belum melakukan registrasi. b) Aktivasi Anggota : untuk melakukan pengaktivan mahasiswa agar dapat melakukan peminjaman buku setelah registrasi mahasiswa. c) Fakultas-Jurusan: digunakan untuk memasukan data fakultas/jurusan baru. d) Operator : Menambahkan data baru operator yang akan mengakses sistem informasi perpustakaan. e) Hari libur : Untuk menentukan hari libur pada setiap bulannya. f) Blokir Her-Registrasi : Untuk memblokir seluruh anggota yang diharuskan untuk registrasi ulang. g) Blokir anggota : Untuk memblokir anggota yang mengalami kehilangan buku atau kartu anggota. h) Import data anggota : Untuk memindahkan dan menyimpan data mahasiswa dalam file.txt. i) Pembayaran denda : Untuk melihat data mahasiswa yang mengalami keterlambatan dan peminjaman koleksi.

51 34 2. Lihat data a) Data operator : Untuk menampilkan data operator yang diberikan hak akses oleh administrator. b) Data anggota perpustakaan : Menu ini berisikan daftar anggota perpustakaan. c) Data blokir anggota : Menu ini berisikan anggota perpustakaan yang tekena blokir. d) Data jurusan/prodi : Menampilkan data fakultas dan jurusan yang telah dimasukan pada menu input data. e) Pesan kesan tamu : Menampilkan data pesan dan kesan pengunjung pada sistem informasi perpustakaan ini. 3. Setup sistem a) Setup background : Untuk mengatur tampilan background pada halaman pengunjung. b) Setup identitas sistem perpustakaan : Untuk mengatur sistem informasi perpustakan, meliputi : nama universitas, profil perpustakaan, alamat, kota, , nama kepala perpustakaan dan NIP.

52 35 B. Operator 1. Pengadaan a) Input Supplier : Digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data suplier buku-buku yang menjadi katalog perpustakaan. b) Input pesanan buku : Digunakan untuk memasukkan data pesanan buku baru yang menjadi pesanan. c) Input pesanan anggota : Digunakan untuk memasukkan data pesanan usulan pengadaan buku oleh anggota perpustakaan. d) Data supplier : Menampilkan daftar data suplier buku bekerja sama dengan sistem informasi perpustakaan ini. e) Data pesanan buku : Menampilkan daftar data yang memesan buku sebelum meminjam. f) Data pesanan anggota : Menampilkan daftar data anggota yang memesan buku sebelum meminjam. 2. Pengolahan a) Input jenis pustaka : Untuk menambah jenis pustaka yang digunakan perpustakaan dalam mengoleksi data perpustakaan. b) Input bahasa : Untuk memasukkan macam bahasa. c) Input buku : Untuk memasukkan data buku yang akan disimpan ke dalam data perpustakaan sebagai data pustaka baru.

53 36 d) Input skripsi : Untuk memasukkan data skripsi yang menjadi referensi data skripsi di perpustakaan. e) Input CD-Rom/audio visual : Untuk memasukkan data berupa CD atau audio visual. f) Input Laporan Penelitian : Untuk memasukkan data laporan penelitian yang menjadi referensi data laporan penelitian di perpustakaan. g) Input terbitan berseri : Untuk memasukkan data terbitan berseri yang menjadi referensi data terbitan berseri di perpustakaan. h) Input karya ilmiah dosen : Untuk memasukkan data karya ilmiah dosen yang menjadi referensi data karya ilmiah dosen di perpustakaan. i) Import buku : Untuk memasukkan data buku dari bagian pengadaan ke pengelolaan. j) Daftar jenis pustaka : Menampilkan data jenis pustaka yang telah dimasukkan. k) Daftar bahasa : Menampilkan data bahasa yang telah dimasukkan. l) Daftar koleksi pustaka : Menampilkan data koleksi pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. m) Daftar skripsi/thesis/disertasi : Menampilkan data skripsi/thesis/disertasi yang dimiliki oleh perpustakaan.

54 37 n) Daftar terbitan berseri : Menampilkan data terbitan berseri yang dimiliki oleh perpustakaan. o) Daftar laporan penelitian : Menampilkan data laporan penelitian yang dimiliki oleh perpustakaan. p) Daftar karya ilmiah dosen : Menampilkan data karya ilmiah dosen yang dimiliki oleh perpustakaan. q) Daftar koleksi audio visual : Menampilkan data koleksi audio visual yang dimiliki oleh perpustakaan. 3. Sirkulasi a) Konfigurasi Sirkulasi : Digunakan untuk memasukkan datadata seperti maksimal hari peminjaman, perpanjangan, dan denda keterlambatan. b) Lihat Konfigurasi : Untuk menampilkan data jenis anggota yang terdiri dari jenis anggota, tanggal berlaku, tanggal berakhir masa keanggotaan, serta operator dapat mengubah data. c) Hari libur : Digunakan untuk hari libur pada setiap bulannya. d) Transaksi buku : Digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman buku, dengan memasukan kode anggota dan kode buku.

55 38 4. Keanggotaan a) Input keanggotaan : Untuk memasukkan data anggota baru berdasarkan pada tipe keanggotaan. b) Registrasi anggota baru : Untuk melakukan proses daftar ulang anggota perpustakaan. c) Her-registrasi anggota : Untuk her-registrasi anggota perpustakaan. d) Aktivasi anggota : Untuk pengaktifan anggota baru. e) Bebas pustaka : Untuk melakukan bebas pustaka untuk setiap anggota dengan langkah pertama memasukkan kode anggota. f) Blokir anggota : Digunakan apabila terjadi kehilangan buku, kartu anggota, hutang denda, belum registrasi. g) Lihat data anggota : Untuk melihat daftar anggota perpustakaan. h) Daftar blokir anggota : Untuk melihat data daftra anggota yang telah diblokir dan untuk mengaktifkannya kembali. i) Daftar anggota bebas pustaka : Untuk melihat daftar anggota bebas pustaka serta untuk mencetak surat bebas pustaka. j) Daftar anggota registrasi : Untuk melihat daftar anggota yang telah melakukan registrasi. k) Daftar anggota her-registrasi : Untuk melihat daftar anggota yang telah melakukan her-registrasi.

56 39 5. Pemeliharaan a) Input penyiangan : Untuk mengatasi dan menunjang bagian pemeliharaan dalam memasukkan data buku yang telah disiangi. b) Daftar penyiangan : Untuk menampilkan daftar buku yang telah disiangi. 6. Pengumuman a) Input pengumuman : Untuk memasukan pengumuman yang bisa dilihat oleh semua anggota perpustakaan dan staff di OPAC. b) Daftar pengumuman : Untuk melihat pengumuman, juga mengedit dan menambahkan pengumuman. 7. Lihat laporan a) Daftar anggota : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan. b) Daftar koleksi pustaka : Untuk melihat seluruh daftar koleksi pustaka perpustakaan. c) Bebas pustaka : Untuk melihat daftar anggota perpustakaan yang telah bebas perpustakaan. d) Peminjaman : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan yang sedang melakukan peminjaman. e) Pengembalian : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan yang telah melakukan pengembalian

57 40 f) Keterlambatan : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku. g) Denda : Untuk melihat data denda keterlambatan pengembalian buku perpustakaan seluruh anggota perpustakaan. h) Penagihan : Untuk melihat data penagihan keterlambatan pengembalian buku perpustakaan seluruh anggota perpustakaan. 8. Cetak Laporan : Menu untuk mencetak laporan a) Laporan buku tahunan b) Laporan buku prodi c) Laporan buku berdasarkan jenis/bentuk d) Laporan buku berdasarkan kelas/bahasa e) Laporan non buku berdasarkan kelas-bahasa f) Laporan inventaris buku g) Laporan inventaris skripsi/tesis/desertasi h) Laporan inventaris karya ilmiah dosen i) Laporan inventaris laporan penelitian j) Laporan inventaris terbitan berseri k) Laporan pengelolaan buku l) Laporan penyiangan buku

58 41 9. Stock Opname a) Input Periode Opname : Untuk memasukkan periode opname pada stock opname. b) Input Stock Opname : Untuk memasukkan stok opname buku berdasarkan pada periode opname. c) Daftar Periode Opname : Menampilkan daftar periode opname pada stock opname. d) Daftar Stock Opname : Menampilkan daftar periode opname berdasarkan pada stock opname. e) Pencarian Stock Opname : Menampilkan pencarian data periode opname pada stock opname. 10. Lihat statistik : Untuk melihat statistik dapat berupa grafik atau tabel. a) Statistik Koleksi b) Statistik Terbitan Berseri c) Statistik Anggota d) Statistik Peminjaman e) Statistik Pengembalian f) Statistik Pengunjung g) Statistik Input Buku h) Statistik pengadaan i) Statistik Pemeliharaan

59 Pencarian data Koleksi : Untuk penelusuran data koleksi berdasarkan pada kategori bank data. a) Berdasarkan Judul b) Berdasarkan Subyek c) Berdasarkan Penerbit d) Berdasarkan Tahun Terbit e) Berdasarkan Nomor Barcode f) Berdasarkan Kelas Buku g) Berdasarkan Jenis Buku h) Berdasarkan Jurusan 12. Pencarian Anggota : Digunakan untuk penelusuran berdasarkan kategori data. a) Nomor Induk b) Nama c) Jurusan/PRODI d) Alamat e) Angkatan f) Jenis Anggota g) Status

60 43 C. OPAC Pengunjung 1. Home 2. Profile : Untuk menampilkan informasi profile perpustakaan. 3. Daftar Koleksi Baru : Untuk menampilkan informasi tentang koleksi terbaru. 4. Daftar Koleksi Buku : Untuk melihat data buku yang terdapat dalam perpustakaan. 5. Usul Pemesanan Buku : Digunakan pengunjung untuk memberikan usulan pengadaaan buku baru yang belum ada pada daftar buku. 6. Daftar Pesanan Buku : Digunakan untuk menampilkan daftar pesanan buku. 7. Isi Buku Tamu : Digunakan pengunjung untuk mengirim pesan atau ktitik untuk kemajuan perpustakaan. 8. Lihat Pengumuman : Untuk memnampilkan daftar pengumuman yang ada di perpustakaan.

61 BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AA YKPN YOGYAKARTA 3.1. Sejarah Berdirinya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta pada saat ini sudah berumur 42 tahun dalam melayani dan menyelenggarakan kegiatan belajar dan mengajar bagi mahasiswa. Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan pada tanggal 22 Maret 1970, di bawah naungan Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN). Pada tahun pertama berdiri, jumlah mahasiswa yang terdaftar di AA YKPN sebanyak 81 orang dan mengalami kenaikan untuk tahun ajaran selanjutnya, karena semakin dikenal dan dipercaya oleh masyarakat. Pada tanggal 30 Oktober 1970, Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta memperoleh status Terdaftar dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Hal ini didasarkan pada keputusan Direktur Pendidikan Tinggi No. 217/DPT/B/1970. Pengembangan fasilitas fisik telah dimulai sejak tahun 1971, ketika pada tahun 1971 Yayaysan Keluarga Pahlawan Negara mendapatkan hak pakai tanah dari Sri Sultan Hamengku Buwono IX selaku pembina dan pelindung YKPN. Di atas tanah seluas 3.08 ha yang terletak di komplek balapan, yang sebelumnya pada tahun 1973 AA YKPN menggunakan Balai RK Surokarsan. Kemudian atas ijin Sri Sultan Hamengku Buwono IX tersebut, sejak tahun 1974 hingga sekarang 44

62 45 Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang dipergunakan sebagai tempat perkuliah. Dalam kurun waktu lima 5 tahun, Akademi Akuntansi YKPN telah mampu menempatkan dirinya dalam jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta penghasil tenaga sarjana muda akuntansi. Salah satu langkah monumental yang terpenting adalah mempelopori diakhirinya dualisme dalam pendidikan akuntansi dengan menghilangkan mata kuliah tata buku dan hitung dagang peninggalan belanda dan menggantinya dengan matakuliah akuntansi yang berorientasi ke Amerika. Langkah ini ditempuh dengan menjadi pemrakarsa musyawarah antar perguruan tinggi akuntansi swasta se-indonesia yang pertama pada tahun 1978, bertempat di Kampus Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Berdasarkan SK No. 028/O/1981, tahun 1981 Akademi Akuntansi YKPN memperoleh status Diakui. Periode ini ditandai dengan perangkat lunak yang tidak kalah pentingnya, seperti penambahan jumlah dosen yang dituntut untuk berpendidikan S2 dan penyediaan bahan-bahan praktikum akuntansi, yang pada waktu itu sangat langka di pasar. Upaya ini membuahkan hasil yang sangat positif, sehingga Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tercatat sebagai Akademi Akuntansi yang paling produktif dalam menghasilkan bahan-bahan praktikum akuntansi. Kemudian berdasarkan SK No. 0191/O/1991, Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta memperoleh status Disamakan pada tanggal 11 April Pada dekade ini misi dari AA YKPN yaitu peningkatkan mutu dan kualitas tenaga pendidik. Para dosen tetap secara bergilir menempuh studi

63 46 lanjut pada Program S2, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Hingga tahun 1996 ini hampir 80% dari dosen tetap telah berhasil menempuh studi lanjut. Pada saat yang bersamaan, perubahan dan penyempurnaan kurikulum telah dilaksanakan secara bertahap. Di sisi lain, kewajiban mahasiswa menggunakan buku acuan berbahasa inggris telah dilaksanakan pula, di samping kewajiban mengerjakan tugas-tugas secara terencana. Perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta di masa yang akan datang tetap diwarnai oleh upaya untuk terus menerus menyempurnakan dirinya. Upaya ini masih terus berlanjut, karena tuntutan kualifikasi lulusan yang terus meningkat. Dalam perjalanannya, Akademi Akuntansi YKPN mampu menempatkan dirinya di jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta di bidang akuntansi. Dalam seiring perkembangan AA YKPN, UPT Perpustakaan juga mengalami berbagai perkembangan dan modernisasi. Untuk menyelaraskan dengan tujuan AA YKPN, maka perpustakaan AA YKPN terus dikembangkan baik dalam jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya. Hal ini ditandai pada tahun 1996, untuk 8 (delapan) mata kuliah utama, buku teks bebahasa inggris tersedia dalam jumlah yang besar sehingga setiap mahasiswa dapat menggunakan buku-buku tersebut selama satu semester penuh. Automasi perpustakaan telah dilakukan sejak tahun ini, sehingga dapat memperlancar proses peminjaman dan temu kembali informasi. Dan mahasiswa pun semakin terpacu dalam memanfaatkan perpustakaan dan seluruh fasilitas yang terdapat dalam

64 47 perpustakaan. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN tidak memiliki kepala perpustakaan namun disana terdapat kepala bagian. Dari tahun 1977 sampai sekarang kepala bagian perpustakaan yaitu pada periode pertama berdirinya UPT Perpustakaan AA YKPN yaitu Ibu Suwarni masa periode ( ), kemudian dilanjutkan oleh Bapak Subardjo masa periode ( ) dan periode 2011-sekarang dipimpin oleh Ibu Umiarsi. Adapun letak UPT Perpustakaan AA YKPN berpindahpindah seiring dengan perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Perpustakaan yang awalnya berada di Balai RK Surokarsan dengan menggunakan ruang seadanya, juga berpindah tempat ke Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang. Di kampus Balapan Jl. Gagak Rimang, perpustakaan menggunakan gedung depan satu tempat dengan bagian umum. Kemudian pada tahun 1990 UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dipindahkan di ruang 101. Selanjutnya beberapa bulan berselang, perpustakaan mendapatkan gedung baru yang bertempat di belakang area Public Space dan berdekatan dengan Koperasi AA YKPN, bertahan sampai sekarang Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN Visi Menjadi suatu lembaga pendidikan terkemuka di Indonesia, termashur karena lulusannya bermutu tinggi, terkenal karena memiliki komitmen yang tinggi terhadap integritas lembaga

65 Misi pendidikan sebagai wahana pencerdasan bangsa, khususnya di bidang akuntansi. Menyelenggarakan pendidikan profesional di bidang akuntansi yang mampu memberi bekal pengetahuan teori dan praktik kepada para lulusannya, serta mampu beradaptasi terhadap perubahan/perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi Tujuan Pendidikan 1. Mendidik calon-calon profesional di bidang akuntansi agar memiliki kompentensi tinggi sebagai tenaga ahli madya akuntansi. 2. Menciptakan suasana yang kondusif bagi terselenggaranya proses belajar mengajar untuk menghasilkan lulusan yang terampil beradaptasi dengan tuntutan profesi serta terampil dalam mengembangkan potensi diri 3.3. Struktur Organisasi Struktur Organisasi Makro Struktur organisasi makro adalah penggambaran kedudukan Perpustakaan sebagai unit kerja di dalam struktur organisasi Akademi Akuntansi YKPN. Organisasi makro ini menggambarkan secara formal yang berhubungan dengan lembaga induknya. Adapun Struktur Organisasi Makro Perpustakaan adalah sebagai berikut :

66 49 Bagan 2 Struktur Organisasi Makro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN) Ketua : Sekertaris : Bendahara : Anggota : Badan Pelaksana Harian Dewan Penyantun Direktur Senat Akademi Pembantu Direktur I Pembantu Direktur II Pembantu Direktur III Bagian Administrasi Perkuliahan dan Prakk um Bagian Administrasi Ujian Dan Nilai Bagian Perpustakaan Bagian Pengadaan Bagian Umum dan Rumah Tangga Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Penerbitan Bagian Personalia Bagian Logisk Bagian Kemahasiswaan Pusat Komputer Lembaga Pengembangan Manajemen dan Akuntansi Lembaga Penelia n dan Pengembangan Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

67 Struktur Organisasi Mikro Struktur organisasi mikro adalah penggambaran dan penegasan tentang kedudukan bidang, macam kegiatan kerja dan kewenangannya secara hirarkis dari sub-unit kerja yang ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan. Dalam struktur organisasi mikro Kabag membawahi Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN. semua staff di UPT Adapun strukturnya sebagai berikut : Bagan 3 Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Kepala Bagian Perpustakaan Umiarsi Sta Sumardjilah Sta Ardian Kusuma Sta Indayani Sta Purwanto Sta Maryadi Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012 Dalam pembagian tugas di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta semua staf memiliki hak dan wewenang yang sama, karena di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta para staf lebih mengutamakan kebersamaan dan kekeluargaan dalam

68 51 menjalanakan tugas yaitu apabila dalam pelaksaaan tugas suatu bagian mengalami kesulitan maka staf yang berada di bagian lain dengan sukarela membantu,sehingga pekerjaan di Perpustakaan lebih cepat selesai. Adapun pembagian tugas di masing-masing bagian berdasarkan bulan, yaitu tiap 1 (satu) bulan sekali mengalami pergantian bagian. Bagian-bagian yang dalam pelaksaaanya mengalami pergantian yaitu bagian sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), bagian ruang internet (termasuk di dalamnya ruang majalah, dan ruang baca), bagian pengolahan koleksi bahan pustaka, bagian administrasi (kuintansi denda keterlambatan, keterangan bebas pinjaman dan keanggotaan) Gedung dan Ruang UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dalam melaksanakan kegiatannya, menempati gedung berlantai dua dengan perinciannya sebagai berikut ini : Lantai 1 Lantai satu merupakan tempat berlangsungnya kegiatan pelayanan di perpustakaan. Lantai satu ini terdiri dari beberapa ruang yaitu sebagai berikut : 1. Ruang koleksi Ruang koleksi merupakan ruangan yang digunakan untuk menyimpan bahan pustaka yang

69 52 dimiliki oleh perpustakaan. Bahan pustaka tersebut di tempatkan pada rak-rak buku yang disusun secara urut berdasarkan nomer klasifikasi yang bermanfaat untuk mempermudah proses temu kembali koleksi/bahan pustaka. 2. Gudang Gudang merupakan tempat untuk menyimpan koleksi bahan pustaka yang sudah rusak parah atau bahan pustaka yang kandungan isinya sudah kadaluarsa. Apabila ruangan gudang sudah terlalu penuh, maka buku-buku tersebut di lelang kepada umum atau buku yang telah terlalu rusak dan tua di bakar. 3. Ruang Kabag. Perpustakaan Ruang Kabag. (Kepala Bagian) Perpustakaan merupakan ruangan khusus untuk kepala bagian perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya. 4. Ruang Pengolahan dan Pelayanan Ruangan pengolahan dan pelayanan bahan pustaka di UPT Perpustakaan AA YKPN dijadikan satu dalam pelaksaannya, karena keterbatasan tempat. Di ruangan ini bahan pustaka diolah sehingga dapat dipinjamkan kepada pengguna serta ruangan ini merupakan tempat berpusatnya kegiatan peminjaman, pengembalian ataupun perpanjangan.

70 53 5. Ruang Perbaikan Buku Ruang ini berfungsi untuk melakukan kegiatan perbaikan buku yang telah rusak. Apabila buku tersebut sudah terlalu lapuk dan tua maka tindakan dari perpustkaan yaitu untuk menjilidnya atau di gudangkan. 6. Toilet Lantai 2 Fasilitas Perpustakaan yang terdapat di lantai 2 UPT Perpustakaan AA YKPN Meliputi : 1. Loker Tempat untuk menitipkan tas dan jaket 2. Ruang Baca Di ruangan ini digunakan sebagai ruang baca. Bagi mahasiswa yang ingin membaca di gedung perpustakaan, di lantai 2 ini juga disediakan beberapa koleksi majalah, jurnal, koleksi umum yang hanya dapat dibaca dan tidak boleh dipinjamkan. 3. Ruang Internet Ruangan ini dimanfaatkan oleh mahasiswa untuk mengerjakan tugas-tugas perkuliahan, untuk menggunakan layanan internet maupun hanya untuk sekedar hiburan saja. 4. Toilet.

71 Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia adalah unsur penunjang yang sangat penting dalam melaksanakan tugas tugas kepustakaan. Jumlah sumber daya manusia disesuaikan dengan formasi yang tersedia dan volume pekerjaan yang ada. Penempatan dan pengisian tenaga perpustakaan tersebut harus mengutamakan orang orang yang memenuhi persyaratan seperti pendidikan, pengalaman, kemampuan serta kepribadian. Sehingga dengan adanya kesesuaian antar keduanya akan menghasilkan optimalisasi fungsi perpustakaan dan kerja para stafnya. Untuk meningkatkan profesionalisme kerja di bidang perpustakaan, pihak perpustakaan (Pimpinan Perpustakaan) mengambil suatu kebijaksanaan yang tepat, yaitu dengan memberikan kesempatan bagi staf pengelola perpustakaan untuk menambah ilmu di bidang perpustakaan dengan mengikuti seminar maupun lokakarya perpustakaan. Kebijakan dari pimpinan tersebut sangat membantu perkembangan perpustakaan, sehingga perpustakaan tersebut dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dengan sebaik baiknya. Berikut merupakan daftar tenaga pengelola di perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang berjumlah 6 orang dengan rincian sebagai berikut :

72 55 Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Berdasarkan Pendidikan No. Nama Pendidikan Jabatan 1 Ibu. Umiarsi SMA Kepala Bagian 2 Ibu. Sumardjilah SMA Staff 3 Ibu. Indayani SMA Staff 4 Bp. Purwanto SMA Staff 5 Bp. Maryadi D3 Manajemen Staff 6 Ardian Kusuma S1 Perpustakaan Staff Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta Sumber Dana Secara tradisional Perpustakaan Universitas memperoleh anggaran dari Daftar Isian Proyek (DIP), Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Daftar Usulan Kegiatan (DUK). Adapun Sumber dana untuk segala kebutuhan UPT Perpustakaan AA YKPN berasal dari anggaran Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta secara langsung. Namun berhubung anggaran tersebut dirahasiakan karena kebijakan dari AA YKPN Yogyakarta, maka sumber dana dan besarnya dana anggaran tidak bisa dicantumkan dalam penyusunan laporan ini Koleksi Koleksi/Bahan pustaka yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah jenis koleksi cetak. Jenis koleksi yang terdapat di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta pada dasarnya disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswanya yaitu lebih diutamakan buku yang bersubyek tentang akuntansi guna menunjang

73 56 proses perkuliahan. Buku yang terdapat di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN saat ini berjumlah eksemplar yang terdiri dari judul. Koleksi yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN meliputi : Buku Jenis koleksi yang terdapat di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta meliputi buku umum sebagai buku penunjang dan buku-buku tentang ilmu akuntansi sebagai buku pegangan wajib untuk mahasiswa. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan perpustakaan khusus yang melayani peminjaman buku-buku tentang akuntansi dan buku-buku tentang materi penunjang kuliah karena perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan dengan tujuan untuk menunjang proses perkuliahan dan praktikum/laboratorium maka koleksinya lebih spesifik pada buku-buku tentang akuntansi yang biasa digunakan dalam kegiatan perkuliahan sehingga hanya memiliki beberapa buku-buku umum saja. Koleksi buku tersebut berasal dari pembelian ataupun buku yang khusus disusun oleh staff pengajar di Akademi Akuntansi YKPN serta diterbitkan oleh YKPN Majalah, jurnal dan surat kabar Majalah koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan majalah tentang akuntansi ataupun

74 57 bisnis. Jurnal yang terdapat di perpustakaan merupakan jurnal yang erat kaitanya dengan akuntansi dan bisnis Sedangkan surat kabar juga disebut terbitan berkala yaitu terbit harian, surat kabar memuat berita-berita hangat yang merupakan informasi mutakhir Koleksi khusus Koleksi khusus merupakan koleksi yang hanya dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Akademi Akuntansi YKPN merupakan lembaga akademi khusus untuk mendalami ilmu akuntansi. Dalam persyaratan kelulusanya, mahasiswa diwajibkan menyusun laporan kerja lapangan sebagai tugas akhirnya. Adapun jumlah koleksi bahan pustaka buku yang terdapat di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta berdasarkan kelas klasifikasinya adalah sebagai berikut : Tabel 2 Jumlah koleksi Bahan Pustaka Buku UPT Perpustakaan AA YKPN menurut Jenis Kelas NO Kelas Jumlah Judul Jumlah Eksemplar Jumlah Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

75 Sarana dan Prasarana Kegiatan di suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik dan lancar apabila didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai, baik untuk pengguna perpustakaan secara umum maupun untuk petugas perpustakaan dalam menjalankan kegiatan administrasi dan pelayanan kepada para pengguna. Sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat bantu untuk memperlancar pekerjaan. Demi memperlancar kegiatan di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta maka perpustakaan menyediakan berbagai sarana dan prasana sebagai berikut : Tabel 3 Sarana Prasarana UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta No. Nama Barang Jumlah 1. Komputer Pelayanan 3 Unit 2. Komputer Pengolahan 1 Unit 3. Komputer Internet 25 Unit 4. Komputer OPAC 1 Unit 5. Printer 1 Unit 6. Barcode Scanner 2 Buah 7. Rak Buku Koleksi Umum dan Gudang 41 Buah 8. Rak Buku Majalah dan Jurnal 4 Buah 9. AC (Air Conditioner) 6 Unit 10. Kipas Angin 9 unit 11. Meja Komputer 8 Buah 12. Meja Pengolahan 2 Buah 13. Meja Sirkulasi 2 Buah 14. Meja Baca 72 Buah 15. Kursi 82 Buah 16. Almari Katalog 1 Buah 17. Loker 3 Set 18. Dispenser 1 Buah 19. Telepon 1 Buah 20. Tempat Koran 1 Buah 21. Jam Dinding 2 Buah 22. Mesin Ketik Manual 1 Buah 23. Alat Pemotong Kertas 1 Buah Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

76 Layanan Sistem pelayanan yang diterapkan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah sistem pelayanan tertutup (Close Access), yaitu pengunjung tidak diperkenankan untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Apabila pengunjung ingin meminjam atau membaca koleksi di perpustakaan, maka pengunjung menanyakan secara langsung ke petugas, kemudian petugas akan mengambilkan buku tersebut. Macam-macam layanan yang diberikan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta : Layanan sirkulasi Layanan sirkulasiyang terdiri dari layanan peminjaman dan pengembalian merupakan bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pengguna. Pengertian layanan sirkulasi yaitu mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, pengunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. 1. Layanan Peminjaman Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang terkait dengan peminjaman, mencakup data peminjam, koleksi yang dipinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam. Batas peminjaman koleksi bahan pustaka, batas maksimal perpanjangan serta denda

77 60 keterlambatan. Koleksi yang dipinjamkan ini ada 2 jenis yaitu : a. Buku wajib Buku wajib merupakan bahan pustaka yang wajib dipinjam oleh mahasiswa karena buku ini merupakan buku yang selalu digunakan dalam perkuliahan. Buku tersebut merupakan anjuran dari dosen, tetapi tidak semua mata kuliah menggunakan buku wajib ini karena hanya mata kuliah tertentu saja yang diharuskan untuk membawa buku wajib ini. Prosedur peminjaman buku wajib: 1) Peminjam harus datang sendiri (tidak boleh mewakilkan). 2) Peminjam membawa fotocopy KRS (Kartu Rencana Studi) dan slip bukti pembayaran semester. 3) Petugas mengecap bagian belakang fotocopy KRS dengan stempel khusus kemudian mencatat nomor copy buku, mencatat no. kartu mahasiswa, mencatat tanggal peminjaman pada kartu buku serta slip tanggal kembali. Kemudian petugas mengambil kartu buku untuk disimpan lalu

78 61 memberikan koleksi yang ingin dipinjam kepada peminjam. 4) Jangka waktu peminjaman paling lama 1 (satu) semester. b. Buku pendamping Buku pendamping merupakan buku koleksi yang digunakan mahasiswa sewaktu kuliah dalam waktu tertentu. Buku pendamping ini juga sering digunakan mahasiswa untuk mengerjakan tugas-tugas kuliah. Mahasiswa meminjam buku-buku pendamping hanya jika mendapat anjuran dari dosen pengajar mereka. Prosedur peminjaman buku pendamping: 1) Peminjam harus memiliki Kartu Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN yang berlaku pada semester yang bersangkutan. 2) Peminjam harus datang sendiri (tidak boleh mewakilkan). 3) Petugas melakukan scan pada kartu mahasiswa, scan pada barcode koleksi lalu mencatat nomor mahasiswa serta tanggal kembali pada slip pengembalian. 4) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimum 2 (dua) eksemplar, dengan judul yang berbeda. 5) Jangka waktu peminjaman paling lama 1 (satu) minggu.

79 62 2. Layanan Pengembalian Layanan pengembalian meliputi kegiatan mencatat semua hal yang terkait dengan pengembalian, mencakup data pengembalian koleksi yang dikembalikan, waktu pengembalian, termasuk memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan. adapun prosedur pengembalian: a. Mahasiswa yang bersangkutan datang sendiri ke bagian sirkulasi. b. Untuk buku wajib mahasiswa hanya perlu mebawa koleksi tersebut ke bagian sirkulasi untuk dikembaliakan. Sedangkan untuk buku pendamping mahasiswa tersebut membawa koleksi yang dipinjam serta membawa Kartu Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN. c. Petugas memproses buku tersebut dan melihat data, jika tidak terlambat maka selesai sedangkan jika terlambat petugas memberikan kartu denda dan menahan Kartu Mahasiswa tersebut. 3. Layanan perpanjangan Layanan perpanjangan meliputi kegiatan yang mencatat kembali koleksi yang dipinjam oleh pengguna, dengan tujuan memperpanjang jangka waktu pinjaman.

80 63 Layanan perpanjangan ini hanya untuk buku pendamping saja sedangkan untuk buku wajib tidak dapat diperpanjang. Prosedur perpanjangan: a. Mahasiswa tersebut datang sendiri ke bagian sirkulasi. b. Membawa bahan pustaka yang ingin diperpanjang serta membawa Kartu Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. c. Perpanjangan hanya dapat dilakukan satu kali. d. Perpanjangan waktu peminjaman hanya diijinkan apabila buku yang sama masih terdapat dalam persediaan. 4. Layanan bebas pinjaman Layanan keterangan bebas pinjaman merupakan suatu layanan kepada anggota perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dengan tujuan agar mahasiswa dapat registrasi tiap semester. Karena jika tidak mendapat surat keterangan bebas pinjaman dari perpustakaan mahasiswa yang bersangkutan tidak dapat melakukan registrasi. Layanan bebas pinjaman ini memberikan keterangan bahwa mahasiswa bersangkutan sudah tidak memiliki tangguhan koleksi yang belum dikembalikan pada perpustakaan.

81 Layanan Koleksi Baca Layanan baca tersedia di lantai 2 gedung UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada pengguna perpustakaan dimana koleksi tersebut hanya dapat dibaca di tempat, tidak diperbolehkan untuk dipinjam ataupun dibawa pulang. Koleksi baca ini meliputi buku umum, majalah, jurnal, surat kabar dan laporan KKL Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Layanan Internet Layanan internet merupakan layanan yang diberikan oleh UPT Perpustakaan AA YKPN secara gratis kepada pengunjung perpustakaan yang menginginkan akses internet. Layanan ini terdapat di lantai 2 yang bersampingan dengan ruang baca Keanggotaan Mahasiswa yang telah terdaftar sebagai mahasiswa di Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta secara otomatis akan menjadi anggota di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tanpa harus mendaftar terlebih dahulu. Karena perpustakaan memiliki tujuan guna mendukung proses kegiatan belajar mengajar.

82 Denda dan Sanksi Pelanggaran batas waktu pengembalian, menghilangkan, atau merusakkan buku/majalah dikenakan sanksi sebagai berikut: 1. Pengembalian buku yang terlambat akan dikenakan denda sebesar Rp1000,00 per buku/hari. 2. Pengembalian majalah yang terlambat akan dikenakan denda sebesar Rp2.500,00 per majalah/hari. 3. Menghilangkan/merusakkan buku Perpustakaan diwajibkan mengganti buku yang sama dalam kondisi yang masih baru Tata Tertib 1. Jam buka pelayanan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta, adalah sebagai berikut : Senin - : Pukul WIB 2. Tata Tertib Penggunaan Ruang Baca Dalam menggunakan ruang baca pemustaka harus mematuhi peraturan yang telah ditetapakan yaitu sebagai berikut : a. Setiap mahasiswa yang berada di ruang baca wajib menjaga kebersihan dan menciptakan suasana tenang, tertib dan teratur, sehingga para mahasiswa dapat belajar dengan baik.

83 66 b. Di ruang baca mahasiswa dilarang : 1) Merokok 2) Makan dan Minum 3) Mengubah letak meja dan kursi 4) Bercakap-cakap sedemikian rupa sehingga mengganggu ketenangan belajar 5) Membuang sampah disembarang tempat 6) Membuat kotor meja kursi, lebih-lebih melakukan corat-coret.

84 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH Perpustakaan merupakan organisasi yang berorientasi kepada pengguna/pemustaka, suatu perpustakaan dikatakan berhasil apabila perpustakaan tersebut memiliki pengunjung yang banyak serta pengunjung tersebut merasa puas terhadap informasi yang terdapat di perpustakaan. Untuk meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka, maka UPT Perpustakaan AA YKPN (Akademi Akuntansi Yayasan Keluarga Pahlawan Negara) Yogyakarta menerapkan sistem automasi perpustakaan dalam pengelolaan maupun pelayanan bahan pustaka perpustakaan. Untuk menunjang sistem automasi perpustakaan yang diterapkan, UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta menggunakan software SIPRUS AA YKPN. Dalam SIPRUS disertai juga konten/menu untuk sistem penelusuran yang berupa katalog online atau OPAC (Online Public Access Catalogue) yang bermanfaat untuk proses temu kembali bahan pustaka/buku bagi pemustaka maupun pegawai perpustakaan. Pemustaka dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, maupun subyek buku. Pemanfaatan OPAC SIPRUS AA YKPN dalam proses temu kembali bahan pustaka sangat efisien dan efektif, apabila dalam proses input atau pemasukan data deskripsi bibliografi buku dilakukan secara tepat. Dalam deskripsi bibliografi sebuah buku yang terdapat di OPAC 67

85 68 seharusnya mengacu pada standar deskripsi buku, yaitu : judul, pernyataan pengarang, keterangan edisi, impressium (tempat terbit, penerbit dan tahun terbit), kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN dan jejakan. Namun, acuan standar deskripsi buku tersebut bersifat tidak telalu mengikat. Apabila dalam buku tersebut tidak memuat salah satu unsur di atas, maka unsur tersebut tidak perlu dimasukan dalam deskripsi bibliografi buku. Sehingga setelah dilakukan proses input data deskripsi bibliografi buku secara tepat berdasarkan standar deskripsi buku diharapkan dapat mempermudah pemustaka dalam menelusur informasi yang dibutuhkan Proses Input Data Deskripsi Bibliografi Buku pada Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Sebelum buku dapat di input ke dalam software SIPRUS, terlebih dahulu buku tersebut telah dipersiapkan sebelumnya, meliputi nomer klasifikasi, subyek buku dan jenis buku (sirkulasi, CR maupun referensi) untuk mempermudah proses input data bibliografi buku. Serta sebelum melakukan proses input data bibliografi buku dilakukan, terlebih dahulu aktifkan program SIPRUS AA YKPN Langkah-langkah untuk mengaktifkan software SIPRUS AA YKPN, adalah sebagai berikut :

86 69 1. Nyalakan komputer yang digunakan untuk meng-input data. Gambar 1 Tampilan awal komputer Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, Aktifkan program Barcode Wedge. Dengan cara klik start dan pilih program Barcode Wedge. Gambar 2 Pemilihan program Barcode Wedge Klik Barcode Wedge Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

87 70 Tunggu sampai muncul dekstop icon seperti di bawah : Gambar 3 Tampilan program Barcode Wedge Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, Kemudian setelah masuk kedalam window, klik start dan pilih program Mozilla Firefox/windows exploler. Sebelum itu pastikan komputer tersebut telah diinstal SIPRUS terlebih dahulu. Hingga muncul halaman awal SIPRUS. Gambar 4 Pemilihan program SIPRUS Klik Mozilla Firefox Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

88 71 Tunggu beberapa saat sampai muncul tampilan awal Login SIPRUS. Gambar 5 Tampilan menu login software SIPRUS Klik Operator Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Gambar 5 merupakan menu utama yang pertama tampil dalam sistem ini, ada 2 pilihan hak akses yaitu : Hak Akses Administrator Hak akses administrator memiliki wewenang untuk melihat seluruh konfigurasi sistem informasi perpustakaan Hak Akses Operator Hak akses operator memiliki wewenang yang terbatas, yaitu berdasarkan tanggung jawab seorang operator dalam menangani suatu bagian yang telah diberikan oleh administrator.

89 72 4. Masukkan kode hak akses operator dan password Gambar 6 Pemasukan kode operator dan password pada menu operator Klik Submit Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Gambar 6 merupakan tampilan menu Login pada software SIPRUS AA YKPN. Apabila memilih akses untuk administrator, maka user harus memasukan kode administrator dan password untuk dapat masuk ke dalam menu selanjutnya. Sedangkan untuk akses operator, maka user harus memasukan kode operator dan password. Gambar 7 Tampilan login sukses Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

90 73 Gambar 7 merupakan tampilan menu login apabila user telah benar memasukan kode operator dan password. Gambar 8 Tampilan menu awal Operator software SIPRUS Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Gambar 8 merupakan menu utama yang ditampilkan ketika user telah benar memasukan login user dan password untuk operator pengolahan Peng-input-an data deskripsi bibliografi buku 1. Bila telah masuk ke dalam sistem pilih Menu Pengolahan, kemudian pilih menu Input Buku dan masukkan deskripsi buku.

91 74 Gambar 9 Pemilihan menu pengolahan pada software SIPRUS Klik Input Buku Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Kemudian pilih menu Input Buku untuk input data bibliografi buku baru. Maka secara otomatis software akan memunculkan form seperti di bawah ini :

92 75 Gambar 10 Menu form input buku sebelum diisi Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Gambar 10 merupakan menu yang digunakan untuk meng-inputkan data buku yang akan disimpan ke dalam data perpustakaan sebagai data bahan pustaka baru. Di dalam menu ini memiliki metadata yang cukup lengkap untuk memasukkan data deskripsi bibliografi buku. Menu

93 76 ini juga dilengkapi dengan status buku baru, apabila operator ingin menampilkan buku baru di dalam OPAC ( Online Public Access Catalog ) metadata sendirinya buku baru tersebut muncul pada layanan OPAC. Selanjutnya kita mengisikan data deskripsi bibliografi buku yang diperlukan di dalam form tersebut. Tambah Judul Buku Baru Judul Buku : Financial statement analysis Sub Judul Buku : Judul Asli : 3 Digit Penulis/Judul : No. Klas : ISBN : Digit Judul : f Bahasa : Penulis Asli : Penerjemah : Indonesia Penulis Pertama : Charles H. Gibson Penulis Kedua : Penulis Ketiga : Penulis Keempat : Editor : Edisi - Cetakan : 12 - Penerbit : Nama Penerbit Kota Tahun Terbit : 2011 Subyek : Analisis Nama Pertemuan : : South-western : Canada Seri : Deskripsi Fisik : Tinggi Buku 27 ilustrasi / bibliographi cm

94 77 halaman : 614 Indeks: hlm. indeks. Asal Buku : Kategori Buku : Pembelian Sirkulasi Jilid : Jum. Eks Jilid : Pilih jumlah jilid buku terlebih dahulu Jumlah Eksemplar : 5 Badan Korporasi : Jurusan - Prodi : Tanggal Penginputan Data: Catatan Umum : UPT PERP. AKADEMI AKUNTANSI Akuntansi - Akuntansi Resume : Abstraksi : Gambar Cover Buku : Browse... Browse... Status Buku Baru: Ya Tidak Kode Operator : Buku Paket : nis Buku Biasa Submit Reset Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

95 78 Apabila kita sudah selesai memasukan data deskripsi bibliografi buku kedalam form di atas selanjutnya kita klik Submit. kemudian apabila ingin mengecek ulang data deskripsi bibliografi buku yang sudah dimasukkan ke dalam sistem, kita tinggal memilih/klik pada daftar koleksi, kemudian pilih judul yang ingin kita cek, lalu pilih menu edit. Secara lengkapnya dapat dilihat pada Gambar 11 di bawah ini : Gambar 11 Daftar Koleksi Pustaka Pada Software SIPRUS AA YKPN Klik edit Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Gambar 11 merupakan tampilan dari Daftar Koleksi Pustaka yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan AA YKPN. Kemudian Setelah klik pada menu edit, maka akan muncul form seperti di bawah ini :

96 79 Judul Buku : Sub Judul Buku : Edit Buku Perpustakaan Financial statement analysis Judul Asli : No. Inv. Judul : No. Klas : Digit Penulis/Judul : GIB 1 Digit Judul : f ISBN : Bahasa : English Penulis Asli : Penerjemah : Penulis Pertama : Charles H. Gibson Penulis Kedua : Penulis Ketiga : Penulis Keempat : Editor : Edisi - Cetakan : 12 - Penerbit : nama penerbit : South-w estern kota : Canada Tahun Terbit : 2011 Subyek : Analisis Nama Pertemuan : Seri : Deskripsi Fisik : Asal Buku : Tinggi Buku 27 ilustrasi / bibliographi halaman : Indeks: Pembelian cm hlm. indeks.

97 80 Kategori Buku : Sirkulasi Jumlah Eksemplar : 5 Item Buku (Nomor Barcode) : Eksemplar Tambah Buku : Eksemplar Pilih tindakan -- Jilid : Badan Korporasi : Jurusan - Prodi : Tanggal Penginputan Data : Catatan Umum: -- Jenis Buku -- Ubah Ketegori Buku : --Jld -- Tambah Jum Jilid : UPT PERP. AKADEMI AKUNTANSI Akuntansi - Akuntansi Resume : Abstraksi : Gambar Cover Buku : Kode Operator : Buku Paket : nis Buku Biasa Submit Reset Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

98 81 Dari form Edit Buku Perpustakaan di atas kita dapat melihat keistimewaan dari software SIPRUS AA YKPN, yaitu : Secara otomatis pada proses input data bibliografi buku sistem akan memasukkan Nomor Inventaris Judul buku. Pada kolom metadata 3 Digit Penulis/Judul secara otomatis akan menampilkan 3 Digit huruf nama belakang penulis pertama, misal nama penulis pertama Charles H. Gibson --. Serta pada kolom metadata Jumlah Eksemplar, apabila kita memasukkan 5 jumlah eksemplar maka dengan otomatis sistem akan memberikan 5 (lima) Nomor Barcode yang berbeda-beda. 2. Setelah proses peng-input-an data deskripsi bibliografi buku di atas dirasa cukup, maka kita klik Submit. Dan proses dari peng-input-an data bibliografi buku tersebut telah selesai Tampilan Detail Deskripsi Buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah melaui proses input data bibliografi buku. Penelusuran bahan pustaka UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta memerlukan beberapa langkah yang dapat dikatakan praktis dan mudah. Serta informasi yang terdapat di layanan OPAC baik local maupun web, sama-sama Up to Date. Untuk dapat melihat detail deskripsi bibliografi buku sebelumnya kita melakukan penelusuran bahan pustaka menggunakan katalog online/opac SIPRUS AA YKPN, alamat merupakan alamat jaringan lokal khusus

99 82 pemustaka yang berada di lingkungan UPT Perpustakaan AA YKPN, layanan OPAC local ini sudah tersedia di layanan komputer OPAC yang tersedia di UPT Perpustakaan AA YKPN. Sementara itu bagi pemustaka yang berada di luar kampus AA YKPN juga dapat memanfaatkan OPAC SIPRUS AA YKPN dengan menggunakan komputer yang terkoneksi dengan jaringan internet melalui alamat situs AA YKPN Yogyakarta yaitu Kemudian pilih link Perpustakaan AA YKPN Langkah-langkah untuk melakukan pencarian koleksi perpustakaan melalui OPAC, sebagai berikut : 1. Membuka program browser komputer Pertama-tama pemustaka untuk dapat melakukan penelusuran melalui OPAC langkah pertama harus membuka program browser yang sering digunakan, yaitu Mozilla Firefox atau Internet Explorer. Untuk membuka program browser dengan cara klik ganda pada icon program browser (Gambar 12). Gambar 12 Tampilan Icon Program Browser Internet Explorer dan Mozilla Firefox Sumber: UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, Tampilan OPAC SIPRUS AA YKPN Untuk pengguna perpustakaan yang berada di lingkup kampus AA YKPN Yogyakarta setelah mengaktifkan program browser

100 83 (Mozilla Firefox atau Internet Exploler) dengan cara klik ganda pada icon browser pada komputer OPAC UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, maka secara otomatis akan langsung terkoneksi dengan jaringan lokal dan akan langsung tampil halaman awal OPAC SIPRUS AA YKPN seperti pada Gambar 13. Adapun untuk pemustaka yang berada di luar kampus AA YKPN dapat mengakses OPAC SIPRUS AA YKPN dengan cara setelah aktifkan program browser selanjutnya mengunjungi alamat web-site resmi AA YKPN Yogyakarta yaitu (Gambar 14). Kemudian pilih link Perpustakaan AA YKPN seperti Gambar 15. Gambar 13 Tampilan Local OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

101 84 Gambar 13 merupakan tampilan OPAC SIPRUS AA YKPN melalui jaringan local yang hanya tersedia pada lingkup kampus AA YKPN Yogyakarta pada menu layanan OPAC, pada dasarnya tampilan OPAC SIPRUS pada jaringan local maupun melalui website sama saja. Yang membedakan hanya pada pangkalan database server (pada tampilan OPAC local menggunakan server local yang terdapat di puskom AA YKPN, sedangkan pada OPAC yang berbasis online menggunakan server yang sama dengan portal hosting AA YKPN yaitu melalui perusahaan Hosting PT. Satata Neka Tama), dan alamat home page pada masing-masing tipe jaringan. Pada alamat home page jaringan local yang hanya tersedia pada lingkup kampus AA YKPN Yogyakarta yaitu sedangkan pada alamat web-site yang dapat diakses oleh pemustaka dari lingkup luar kampus AA YKPN Yogyakarta yaitu (wawancara dengan bapak Maryadi, pada tanggal 19 mei 2012). Adapun prosedur untuk mengakses OPAC SIPRUS AA YKPN melalui web-site yaitu setelah mengaktifkan program browser pada search engine ketikan alamat web-site AA YKPN Yogyakarta yaitu maka dengan otomatis search engine akan menampilkan halaman web-site AA YKPN Yogyakarta seperti (Gambar 14) di bawah ini :

102 85 Gambar 14 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Link Perpustakaan AA YKPN Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Gambar 14 merupakan halaman utama web-site AA YKPN Yogyakarta, di dalam halaman web-site ini terdapat link untuk menuju ke menu Perpustakaan AA YKPN, sehingga apabila kita klik link Perpustakaan AA YKPN maka secara otomatis akan menampilkan menu layanan OPAC SIPRUS AA YKPN seperti (Gambar 15) di bawah ini :

103 86 Gambar 15 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Sedangkan apabila kita ingin mencari/menelusur buku yang terdapat di perpustakaan, kita tinggal memasukan kata kunci (keyword ) pada menu pencarian koleksi. Pada software SIPRUS AA YKPN terdapat menu layanan OPAC, namun yang tersedia di menu OPAC tersebut hanya merupakan menu pencarian dasar/basic search. Meskipun hanya dapat menggunakan menu pencarian koleksi dengan basic search, tapi hasil dari penelusuran dengan menggunakan basic search cukup tepat, efisien dan akurat.

104 87 3. Pilih menu pencarian koleksi pada katalog pada sisi sebelah kiri OPAC. Adapun langkah-langkah untuk menelusur koleksi perpustakaan dapat dilakukan seperti (Gambar 16) di bawah ini : Gambar 16 Menu Pencarian Koleksi pada OPAC SIPRUS AA YKPN analysis analysis analysis Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012 Adapun langkah-langkah dalam menelusur bahan pustaka/buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN, sebagai berikut : a. Pada gambar 16 di atas terdapat kolom untuk memasukkan kata kunci (key-word), kata kunci tersebut dapat berupa judul, subyek, penulis, penerbit maupun nomor barcode. Untuk memilih jenis kata kunci, kita klik tanda panah kecil yang terdapat di bawah kolom kata kunci.

105 88 b. Selanjutnya kita memilih Bank Data, yaitu dengan klik pada tanda panah kecil yang terdapat di sebelah samping kolom. Di dalam Bank Data terdapat beberapa jenis pilihan yaitu buku, jurnal ilmiah, majalah, buletin, koran, skripsi maupun CD-ROM. c. Setelah selesai memasukkan kata kunci dan menentukan Bank Data, langkah selanjutnya tekan enter atau klik Cari Data. Maka secara otomatis OPAC akan menampilkan hasil penelusuran seperti pada (Gambar 17) di bawah ini : Gambar 17 Hasil penelusuran buku melalui OPAC Kata kunci = analysis Cari Data Key-word : analysis hasil pencarian ada 38 buku Call Number buku : SR GIB f Financial statement analysis klik untuk Detail Buku (Gambar 19) Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, Detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC. Data deskripsi bibliografi buku yang baru saja di-input-kan ke dalam database software SIPRUS AA YKPN dapat ditelusur kembali melalui layanan OPAC pada menu Koleksi Terbaru yang secara

106 89 otomatis dapat dimunculkan pada halaman awal OPAC. Menu koleksi terbaru ini sangat bermanfaat bagi pemustaka untuk mengetahui koleksi terbaru yang dimiliki oleh perpustakaan, serta bermanfaat bagi perpustakaan dalam mempromosikan koleksi buku terbaru, letak dari menu koleksi terbaru ini terdapat di sebelah kanan OPAC. Adapun tampilan menu koleksi terbaru pada OPAC seperti (Gambar17) di bawah ini : Gambar 18 Tampilan Koleksi Terbaru pada OPAC SIPRUS Klik untuk melihat Detail Buku Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012