PENGELOLAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DI PERGURUAN TINGGI

Transkripsi

1 PENGELOLAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DI PERGURUAN TINGGI Ermawaty, Arsiparis Muda Bagian Keuangan di Unmed Abstract Filing are a memory centre, resources, a surveillance tool that is indispensable in any organization in order to carry out any activities. The activities either in the offices of State Institutions, Private and colleges. In addition to the archive is a very important instrument in an institution that needs to be maintained, cared for and well done management in order to be useful and utilized at a later date. College as an educational institution has the administrative and academic documents. As an institution of the most widely produced documents and academic administration, it is necessary to safeguard against these documents. Therefore universities need to establish archival work unit manager, recruiting manager/ archivist who has competence in the field of archives, archival inventory soon that a high use value, historical archives and archival institutions and archival research papers, college leaders hoped the policy to expand its activities to support the advancement of archives in records management. Kata Kunci : Pengelolaan, Manajemen, Kearsipan, Perguruan Tinggi A. Pendahuluan Perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan yang banyak mencetak lulusan akademis yang sesuai dengan bidangnya. Lingkungan perguruan tinggi tidak terlepas dari 3 hal, yaitu tenaga pengajar, mahasiswa dan tenaga kepegawaian. Sebagai sebuah organisasi atau institusi yang berbadan hukum dan memiliki fungsi serta tugas pokok penting, perguruan tinggi pasti memiliki dokumen atau naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh perguruan tinggi dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang dikenal dengan arsip. Untuk itu perguruan tinggi sebagai organisasi Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 141

2 memerlukan manajemen arsip yang baik. Kinerja perguruan tinggi dapat dievaluasi melalui arsip-arsip yang dimiliki. Arsip dapat digunakan untuk mengetahui jejak perjalanan lembaga, mengungkap sejarah masa lampau, melihat masa kini dan menatap masa depan. Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Suatu lembaga yang mempunyai pengelolaan arsip dengan baik pasti memudahkan lembaga tersebut dalam menemukan rekam jejak lembaga/ intitusi tersebut. Melalui catatan itulah kini dapat tergambar perjalanan panjang sejarah keberadaan suatu lembaga dari waktu ke waktu, karena arsip merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga/institusi. Kita tidak akan pernah tahu peristiwa apa yang pernah terjadi di masa lalu, tanpa melihat warisan catatan sebagai memori kolektif yang merupakan identitas, harkat dan perwujudan aktivitas sebuah lembaga. Memori yang tertulis dalam arsip dan sebentuk fakta selalu dapat disimak masa kini dan diwariskan kepada generasi di masa yang akan datang. Ada beberapa alasan mengapa arsip disusun, antara lain alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomis, alasan hukum, alasan instrumental, tujuan simbolis, dan pengembangan ilmu pengetahuan. Alasan-alasan tersebutlah mengapa perlu dilakukan manajemen pengelolaan arsip di suatu lembaga/institusi. Selama ini arsip dinilai kurang penting sehingga banyak sekali yang kurang tertarik untuk mengelolanya padahal arsip memiliki banyak fungsi. Untuk itu dalam mengelola arsip di butuhkan pemahaman tentang manajemen kearsipan agar dapat terarah sehingga dapat dimanfaatkan dan digunakan untuk kepentingan lembaga/institusi tersebut B. Pembahasan 1. Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 142

3 dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Basir Barthos (1997) menyebutkan dalam bukunya Manajemen Kearsipan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan. Arsip bukan sekedar tumpukan surat-surat yang telah usang atau sekedar pertinggal. Secara sederhana Arsip dapat dipahami sebagai rekaman kegiatan atau informasi terekam, Undangundang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal I ayat 2 menyebutkan pengertian Arsip sebagai berikut : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dapat dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sebagai rekaman informasi Arsip sewaktu-waktu diperlukan untuk kepentingan administrasi maupun keperluan lain harus dapat Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 143

4 ditemukan dengan cepat, tepat dan lengkap. Untuk mencapai fungsi yang demikian diperlukan suatu system pengelolaan yang baik, sumber daya manusia yang professional, pengoragani-sasian yang mantap dan anggaran yang memadai. 2. Pengelolaan Manajemen Arsip Perguruan Tinggi Manajemen arsip merupakan perencanaan, penempatan, pengor-ganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip. Dengan kata lain manajemen arsip pada prinsipnya adalah mengelola seluruh daur hidup arsip (life cycle or record ). Dapat pula dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu penyelenggaraan tata kearsipan tidak bisa dilakukan secara sambilan. Hal yang perlu ditekankan adalah bahwa arsip merupakan hasil samping (by product) dari aktivitas administrasi tetapi bukan berarti penyelenggaraannya hanya ditempatkan sebagai pekerjaan sampingan. Penyelenggaran tata kearsipan perlu dilakuan dengan manajemen yang baik. Sebagai rekaman informasi atau rekaman peristiwa atau rekaman kegiatan, Arsip sewaktu-waktu diperlukan untuk kepentingan administrasi maupun keperluan lain harus dapat ditemukan dengan cepat, tepat dan lengkap. Untuk mencapai fungsi yang demikian diperlukan suatu sistem pengelolaan yang baik, sumber daya manusia yang professional, pengoraganisasian yang mantap dan anggaran yang memadai. Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan records continuum model (model arsip berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. 1. Life Cycle Model (Model Siklus Hidup) Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 144

5 nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilailangsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan. Sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu : 1) Tahap Pencipta Arsip, 2) Tahap Pengurusan dan Pengendalian, 3) Tahap Referensi, 4) Tahap Penyusutan, 5) Tahap pemusnahan arsip, 6) Tahap penyimpanan dan penjagaan arsip, 7) Tahap penyerahan ke arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Wilayah 2. Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) Pola manajemen arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip kontinyu yang bisa diterapkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu disini adalah bersambung atau menghubungkan antara masa lalu dengan masa sekarang, dan sekarang dengan masa yang akan datang. Manajemen arsip elektronis diperlukan karena dokumen sebuah perusahaan atau negara tidak hanya berupa data fisik tetapi juga berupa elektronik. Manajemen arsip elektronis mencakup 3 unsur: 1. Kerangka kerja terintregasi, yaitu manajemen pengarsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkan nilai organisasi bagi stakeholder-nya. Yang terdiri dari: 1) Budaya bersama, 2) Standar bersama, 3) Pembagian informasi, 4) Koordinasi, 5) Kolaborasi. 2. Pendekatan terintegrasi Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 145

6 3. Kontrol terintegrasi, dengan mengelola kontribusi seluruh anggota organisasi dalam pendistribusian arsip serta meningkatkan kontribusi antara pencipta, pengguna maupun administrator arsip. Tujuan umum manajemen arsip adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan kembali informasi, mengamankan arsip (fisik-informasinya), meningkatkan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip (Azmi, 2008:17). Ada beberapa prinsip yang perlu diketahui dalam penyelenggaran pengelolaan arsip baik di perguruan tinggi maupun di lembaga pemerintahan lainnya, yang meliputi: 1. Penyediaan arsip yang benar; 2. Pelayanan arsip secara cepat; 3. Peruntukan pada pengguna yang tepat; 4. Penyajian informasi yang dapat disajikan secara teapt dan lengkap; dan 5. Penggunaan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan. Untuk memenuhi prinsip tersebut diperlukan kebijakan yang mengatur ketepatan dan keseragaman prosedur, SDM, sarana, maupun aspek lain dalam pengeloaan arsip dalam bentuk pedoman. 3. Pedoman Pengelolaan Arsip di Perguruan Tinggi Dalam melakukan pengelolaan arsip tentu harus mengacu pada pedoman / petunjuk pelaksanaan agar suatu arsip yang dikelola dapat dengan mudah untuk dikerjakan. Untuk mengelola suatu arsip tentu harus menuntut pengetahuan dan pemahaman tentang manajemen kearsipan, fungsi dan tugas organisasi, serta peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. Teori-teori kearsipan merupakan komponen utama dalam pengelolaan arsip. Hal ini karena dari teori inilah teknis pengelolaan arsip dengan mudah dapat dilaksanakan. Sebagai petunjuk penyeleng-garaan kegiatan kearsipan yang memilki jangkauan kepentingan semua komponen dalam suatu organisasi atau institusi pemerintahan khususnya pada perguruan tinggi, pedoman kearsipan harus memiliki sifat : 1. Fleksibel dan dinamis sehingga dapat mengantisipasi perubahan serta mudah dimodifikasi sesuai dengan perkembangan; 2. Sederhana dan mudah dipahami oleh setiap komponen yang terlibat di dalamnya; 3. Memiliki standarisasi prosedur sehingga berbagai kegiatan diatur bersifat yang terukur dan baku; 4. Ditulis dengan bahasa yang mudah, jelas, onsisten, lengkap, tidak ambigu, dan komunikatif; dan 5. Bersifat legal, artinya memiliki kekuatan secara hukum. Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 146

7 Adapun beberapa keuntungan yang diperoleh dari adanya pedoman pengelolaan arsip, antara lain : 1. Memberikan keseragaman dan konsistensi dalam pengelolaan arsip ; Setiap organisasi, lembaga dan institusi pemerintahan dalam penyelenggaraan kearsipan memerlukan prosedur yang standar serta konsisten. Kesepakatan-kesepakatan atau perintah yang bersifat tidak tertulis serta tidak dibakukan akan menimbulkan inkonsistensi serta kesalahan dalam interpretasi. Lebih dari itu tidak ada bentu pertanggungjawaban yang bersifat pasti. Pembakuan prosedur tertulis berupa pedoman akan meminimalisasikan timbulnya pertanyaanpertanyaan tentang bagaimana tatacara pelaksanaan suatu kegiatan. Lebih dari itu akan menciptakan konsistensi serta langkah yang lebih bisa dipertanggungjawabkan. 2. Memberikan kejelasan tugas bagi unsur-unsur yang terlibat; Dengan adanya pedoman setiap unsur yang terlibat dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip memiliki kewenangan serta tugas yang jelas sesuai dengan porsi masing-masing. Secara garis besar pedoman mengatur kewenangan yang bersifat kebijakan (policy) serta kewenangan yang bersifat teknis. Masing-masing dijabarkan dengan unitnya serta personil yang terlibat di dalamnya. Dengan demikian hal ini dapat mempersempit upaya melempar tanggung jawab kepada pihak lain. 3. Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan; Setiap pedoman berfungsi sebagai pemandu dalam pelaksanaan kegiatan. Demikian juga mengenai kegiatan kearsipan. Adanya pedoman kearsian mempersempit terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang kearsipan. 4. Menciptakan efisiensi waktu dan biaya; Adanya pembakuan sistem dalam pedoman membantu manajemen dalam memperkirakan biaya yang dibutuhkan. Adanya pembakuan mengenai kebutuhan SDM, sarana, dan biaya operasional memungkinkan dilakukannya penghitungan anggaran. Dengan demikian dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya. Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 147

8 5. Menetapkan pertanggungjawaban dari setiap sub sistem dalam pengelolaan arsip; Seperti telah diketahui bawa total sistem kearsipan merupakan rangkaian dari sub-sub sistem yang secara sistemik berjalan sesuai dengan fungsi masing-masing. Pada setiap sub sistem tersebut sehingga diperoleh input yang optimal. Setiap personil dari tim kerja pada masing-masing sub sistem dituntut memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang segala aspek yang terkait dengan kearsipan pada tugas dan fungsinya. Dengan demikian adanya pedoman akan mempermudah untuk menciptakan jenis kegiatan serta bentuk tanggung jawab dari masing-masing pelaksananya. 6. Mempermudah menentukan pelatihan; Pedoman pengelolaan arsip selain berisi kebijakan (policy) juga mendiskripsikan pekerjaan secara rinci untuk setiap pelaksanaan kegiatan kearsipan serta prosedur yang harus dilaksanakan. Selain itu juga diuraikan pekerjaan pada setiap sub sistem maupun unit-unit yang ada serta hubungannya dengan unit lain. Oleh karena itu dari pedoman yang ada dapat membantu bagi perencanaan pelatihan di bidang kearsipan. Bukan hanya menyangkut jenis pelatihan yang diperlukan tetapi juga menyangkut kebutuhan SDM pada setiap unitnya. 7. Menyiapan munculnya kebijakan dan prosedur baru dalam pengelolaan arsip Dari sebuah pedoman pengelolaan arsip, apalagi pedoman yang berisi kebijakan, membantu memunculkan kebijakan dan prosedur baru dalam pengelolaan arsip. Selain menindaklanjuti pedoman dengan pedoman baru yang lebih teknis, sebuah pedoman juga menjadi pijakan bagi munculnya kebijakan yang tidak secara langsung terkait dengan teknis pengelolaan arsip. Sebagai contoh, munculnya kebijakan untuk memberikan ekstrafooding bagi pelaksana pengelolaan arsip merupakan kebijakan yang menunjang pengelolaan arsip sekalipun tidak secara langsung terkait dengan hal-hal yang bersifat teknis. Selanjutnya secara praktis pedoman juga merupakan suatu alat komunikasi yang bersifat mengatur aktivitas pengelolaan arsip serta mengikat siapa saja yang melaksanakan pengelolaan arsip tersebut, baik yang menyangkut Sumber Daya Manusia (SDM), Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 148

9 standarisasi prasarana dan sarana serta prosedur, maupun anggaran yang dibutuhkan. Dengan demikian pengelolaan arsip yang mengikuti pedoman dalam pelaksanaanya akan mempermudah dan mendapat keuntungankeuntungan pada saat pengelolaan arsip tersebut, sehingga arsip yang dikelola mempunyai nilai guna yang tinggi dan bermanfaat bagi perguruan tinggi jika sewaktu-waktu membutuhkannya. C. Penutup Dari tulisan diatas dapat disimpulkan bahwa Arsip bukan sekedar tumpukan surat-surat yang telah usang atau sekedar pertinggal. Secara sederhana Arsip dapat dipahami sebagai rekaman kegiatan atau informasi terekam. Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Suatu lembaga yang mempunyai pengelolaan arsip dengan baik pasti memudahkan lembaga tersebut dalam menemukan rekam jejak lembaga/ intitusi tersebut. Arsip memiliki daur hidup atau Lifecycle yang meliputi: a) tahap penciptaan, b) tahap pengerusan dan pengelolaan, c) tahap referensi, d) tahap penyusutan, e) tahap pemusnahan, f) tahap penyimpanan dan penjagaan, g) tahap penyerahan ke Arsip Nasional Ada dua macam daur hidup arsip atau lifecycle, yaitu : life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. Untuk mengelola suatu arsip tentu harus menuntut pengetahuan dan pemahaman tentang manajemen kearsipan, fungsi dan tugas organisasi, serta peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. Teori-teori kearsipan merupakan komponen utama dalam pengelolaan arsip. Hal ini karena dari teori inilah teknis pengelolaan arsip dengan mudah dapat dilaksanakan. Oleh karena itu diperlukan pedoman serta tata cara dalam pengelolaan dan penyusunan arsip. Selain itu Perguruan Tinggi yang merupakan sebuah institusi besar yang mencetak lulusan sesuai dengan bidangnya masing-masing yang memiliki berbagai jenis maupun corak dalam kearsipan perlu mendapat perhatian khusus agar arsip-arsip yang dimilki dapat terkelola dengan baik sehingga terlihat rekam jejak dari perguruan tinggi tersebut. Mengingat lembaga perguruan tinggi masih memberikan perhatian yang rendah terhadap kearsipan, maka perlu Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 149

10 adanya peningkatan baik dalam pengelolaan kearsipan, memperbaiki dokumen-dokumen arsip serta penyelamatan arsip-arsip, mendirikan suatu unit kearsipan maupun merekrut tenaga kearsipan yang ahli dalam bidangnya dan menjadikan arsip sebagai dokumen penting yang perlu mendapat perhatian kedepannya. DAFTAR PUSTAKA Azmi Manajemen Arsip Audio Visual. Bogor: Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Barthos, Basir Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri. Medan : ANRI Burhanuddin Penyusunan Pedoman Tata Kearsipan. Gunung Kidul : Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Sedarmayanti Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset Sukuco, Badri Munir Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga Widjaja, A. W Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press. Pengelolaan Manajemen (Ermawaty, 141:150) 150