Oleh : Jamal Mustofa 6/23/2011

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "Oleh : Jamal Mustofa 6/23/2011"

Surya Kusumo
7 tahun lalu
Tontonan:

1 Manajemen Kearsipan (Integrated Document and Filing System/Records Management) Oleh : Jamal Mustofa TUJUAN Mengetahui tujuan dan fungsi kearsipan, memahami siklus kearsipan, mampu mengorganisasi program manajemen kearsipan, serta mampu membuat dan melakukan sistem menejemen kearsipan 1

2 Alasan Manusia Merekam Informasi Alasan pribadi Alasan sosial Alasan ekonomis Alasan hukum Alasan instrumental Tujuan simbolis Pengembangan ilmu pengetahuan MANAJEMEN ARSIP Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan Dokumen juga didefinisikan sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis 2

3 Odgers (2005) mendefinisikan manejemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak lagi diperlukan Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari: Isi Struktur Konteks 3

4 Pengklasifikasian Arsip ARSIP DOKUMEN (RECORD/ ARSIP DINAMIS) ARSIP STATIS (ARCHIVES) AKTIF INAKTIF Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu: 1. Life Cycle Model (Model Siklus Hidup) 2. Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) 4

5 Arsip Dinamis (Dokumen) Arsip dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai aktvitas tersebut Menurut Basuki (2003), Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu: 1. Dokumen Administratif 2. Dokumen Akuntansi 3. Dokumen Proyek 4. Dokumen Kasus 5

6 Penggolongan Dokumen Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan menjadi : 1. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun 2. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun MENGORGANISASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN Sistem penyimpanan arsip : 1. Sistem Hastawi (manual) 2. Sistem Barcoding 6

7 Penaksiran Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya Nilai guna arsip dibagi menjadi dua, yaitu: 1. Nilai guna primer ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain: - Nilai guna adminisratif - Nilai guna fiskal - Nilai guna hukum - Nilai guna historis 7

8 2. Nilai guna sekunder ada dua nilai guna yang termasuk nilai guna sekunder, yaitu: - Nilai guna kebuktian - Nilai guna informasional ALFRED Arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED (Santen, 1955): 1. Administratif Value 2. Legal Value 3. Fiscal Value 4. Research Value 5. Educational Value 6. Documentary Value 8

9 SISTEM PENGINDEKSAN Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip (Gie, 2000), yaitu : 1. Sistem Kronologis 2. Sistem Abjad 3. Sistem Subyek 4. Sistem Numerik 5. Sistem Geografis Penerbit Erlangga 9

10 KEAMANAN KANTOR Penggunaan shredder (penghancur dokumen kertas) Penggunaan pengaman kantor Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai mencuri waktu kerja Sistem keamanan yang terintegrasi Menggunakan password untuk mengakses data di komputer Intended Audience Records Managers Organisations Chief Executives Anybody with responsibilities for records 10

11 Professional Foundation Standards Qualifications Professional Society Knowledge Pengembangan ke depan Who will use it? Why will they use it? How large is the potential audience? 11

12 Mengapa perlu manajemen kearsipan yang terintegrasi? Kurangnya sistem dan klasifikasi pengarsipan Kurangnya pergerakan arsip yang sistematis dan orderly Kurangnya standarisasi dan pengawasan tentang pembuatan bentuk dan arah File hilang atau terselip Kurangnya ruang dan peralatan pengarsipan Sistem arsip yang baik: Meliputi file yang komplit dan komprehensif sehingga membantu proses pengambilan keputusan efektif Memungkinkan penanganan arsip oleh personal yang berbeda apabila ada pegantian (integrity and continuity) Melindungi dan memelihara file Biaya rendah dan pemeliharan file yang efisien Mengurangi kemungkinan hilangnya dan duplikasi file Meminimalisasi waktu pencarian file. 12

13 Tujuan Melindungi seluruh siklus sumber daya informasi institusi meliputi identifikasi arsip vital dan implementasi strategi yang memungkinkan arsip bisa berguna untuk jangka panjang. Memperbaiki arus informasi dalam organisasi. Membentuk komponen manajemen arsip dalam perencanaan dan kebijakan sumber daya informasi organisasi. Menyediakan kemudahan pengumpulan dan akses data dan informasi tanpa mengabaikan privasi dan kerahasiaan organisasi. Komponen dalam Program Manajemen Kearsipan Pengembangan kebijakan dan prosedur Persediaan, penilaian, disposisi dan pemindahan file Pengawasan dan manajemen arsip inaktif Manajemen arsip aktif Reprographics, micrographics, digitization Program pelatihan 13

14 FUNGSI Pembuatan mengarsip informasi pada media kertas, elektronik, atau media lain Pemeliharaan memberikan atau menyediakan file pada saat diperlukan Disposisi penentuan akhir arsip LIFE-CYCLE CONCEPT 14

15 Kriteria dalam pengarsipan seberapa pentingkah? seberapa memadaikah proses dokumentasi? konsistensi format file yang diinginkan seberapa besar kegunaan di masa depan? cara terbaik untuk menyimpan dan mengambil kembali Pembuatan File CORRESPONDENCE MANAGEMENT REPORTS CONTROL FORMS ANALYSIS AND DESIGN DIRECTIVES MANAGEMENT 15

16 Pemeliharaan File Pemilihan peralatan Prosedur pengarsipan Cross-referencing Pembaharuan Checking Sorting Disposisi file inventorying appraising scheduling retiring disposal policies transfer guidelines archival procedures 16

17 Personel yang terlibat Creator/originator user/processor office clerk records clerk Diklat Secara reguler memberikan workshops dan pelatihan lain tentang prosedur dan program pengarsipan Membuat sistem pengarsipan yang terintegrasi di seluruh unit organisasi Melakukan publikasi dan edukasi di lingkungan institusi pendidikan melalui surat kabar kampus, brosur dana teknologi komunikasi seperti maupun blog. 17

18 Summary The ultimate test of a good records management program is whether the records are available to those who need them, when and where they are needed (effectiveness), the manner in which they are made available (efficiency), and at what cost (economy). 18

dokumen-dokumen yang mirip

Penaksiran dan Retensi Arsip Dinamis Oleh Endang Wahyulestari (Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI,

Penaksiran dan Retensi Arsip Dinamis Oleh Endang Wahyulestari (Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI, mygayda@gmail.com) Setiap institusi baik itu lembaga swasta, pemerintahan maupun lembaga swadaya masyarakatpasti