BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Analisis Perusahaan Riwayat Perusahaan PT HCN merupakan perusahaan perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang sistem audio visual terintegrasi. Perusahaan didirikan pada tahun 2000 yang merupakan anak perusahaan dari PT Triyaso Telekomindo yang telah berdiri sejak tahun Saat ini PT HCN memiliki kantor pusat yang berkedudukan di Graha OS, Jl. Tanah Abang II No 42, Jakarta Pusat PT HCN selalu berkeinginan memberikan pelayanan terbaik kepada para pelanggannya dengan menghadirkan produk-produk yang berkualitas tinggi. Produk andalan dari PT HCN adalah Infocus Home Theater Projector, Analog Way Scan Converter. Produk-produk audio yang ditawarkan oleh PT HCN berasal dari berbagai Negara seperti Amerika, Perancis, Jepang, Singapura, Jerman, Cina, Hong Kong, dan Inggris. Pada tahun 2006, PT HCN menjadi satu-satunya distributor tunggal untuk produk Projector Infocus dan Analogue Mixer. Selain mendistribusikan produkproduknya ke dealer-dealer, PT HCN juga berperan sebagai retailer yang menjual produknya langsung ke pelanggan. Penjualan secara retail dilakukan dengan menerima penjualan langsung di kantor, pameran dan melalui salesman yang menawarkan produk ke perusahaan atau rumah. 45

2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT HCN adalah menjadi perusahaan korporat yang baik dan menjadi lebih kompetitif dan fleksible. Misi dari PT HCN antara lain: 1. Mengorganisasi distribusi produk sehingga menguntungkan bagi para dealer dan pemakai akhir secara bersama. 2. Memberikan pelayanan purna jual terbaik setelah barang didistribusikan. 3. Penetrasi ke proyek visual lainnya di Indonesia Struktur Organisasi Melihat peranan dari perusahaan HCN sebagai distributor resmi untuk produk C4 di Indonesia, maka chart organisasi perusahaan HCN adalah seperti berikut :

3 47 Gambar 3.1 Struktur Organisai PT HCN (Sumber : PT HCN) Keterangan : Kotak yang berwarna abu-abu muda menunjukkan orang-orang yang menangani sumber daya untuk semua produk. Kotak yang berwarna putih menunjukkan orang-orang yang menangani semua produk namun tidak termasuk produk C4.

4 48 Kotak yang berwarna abu-abu tua menunjukkan orang-orang yang hanya menangani produk C Pembagian Tugas dan Wewenang Tiap tim penjualan terdiri dari 3 orang. Tanggung jawab masing-masing bagian: Direktur: 1. Bertugas untuk mempimpin semua bawahan pada rapat pertemuan perusahaan. 2. Memimpin pertemuan tahunan dengan pemegang saham dan menetapkan tujuan perusahaan. Manajer Penjualan: 1. Menangani semua penjualan untuk produk C4 di Indonesia. 2. Mengorganisasikan 5 tim penjualan untuk memasuki pasar. 3. Mengumpulkan daftar proyek dari semua ketua tim penjualan untuk memastikan agar tidak ada satupun proyek yang mengalami konflik dengan para dealer. 4. Memimpin pelatihan penjualan untuk produk C4. 5. Menjelaskan produk C4 kepada pelanggan utama.

5 49 Ketua Tim Penjualan: 1. Memimpin timnya agar produk C4 dapat dipublikasian ke pasar atau dealer. 2. Mengumpulkan informasi mengenai adanya dealer baru yang mungkin tertarik terhadap produk C4. 3. Bekerja sama dengan beberapa dealer dalam membuat proyek baru. 4. Bekerja sama dengan beberapa dealer dalam menentukan target proyek secara individual. Manajer Teknisi (berperan juga sebagai Manajer Pelatihan): 1. Mengkoordinasikan tim teknisi untuk dapat melakukan pemasangan untuk produk C4 di lokasi pelanggan. 2. Menyerap informasi-informasi baru tentang ilmu teknisi untuk produk C4 dan mengarahkannya kepada para bawahan. 3. Menyiapkan dan memimpin sesi pelatihan untuk produk C4 kepada teknisi internal dan eksternal. 4. Memudahkan sesi pelatihan untuk produk C4 kepada karyawan bagian penjualan eksternal. Manajer Gudang 1. Memastikan bahwa barang yang keluar dan masuk sesuai dengan data gudang.

6 50 Manajer Pemasaran 1. Menetapkan dan menjalankan rencana pemasaran se-efektif mungkin untuk meningkatkan pengenalan produk C4 di Indonesia; bekerjasama dengan perancang internal dan para agen eksternal. 2. Membuat dan menjalankan rencana agar produk C4 mendapatkan sertifikat industri standar Indonesia. Manajer Keuangan (berperan juga sebagai Manajer Pembelian) 1. Mengatur dan mengawasi piutang dan hutang agar mereka tetap dalam kondisi seimbang. 2. Mengatur keseimbangan persediaan, mengeluarkan dan memproses nota pembelian. 3. Mengatur pembayaran gaji karyawan. 4. Mengatur pajak yang berhubungan dengan pengeluaran. 5. Mengeluarkan jurnal pendapatan, neraca dan menjelaskannya kepada direktur Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Penjualan 1. Proses penjualan pada PT HCN diawali dengan pemesanan dari pelanggan yang terdiri dari user, dealer, dan retailer. Pelanggan yang ingin membeli barang di PT HCN dapat menelepon bagian

7 51 penjualan atau mengirimkan surat pemesanan dan data lokasi tempat tinggal pelanggan ke bagian penjualan atau dapat juga datang langsung ke PT HCN dan bertemu dengan bagian penjualan. 2. Bagian penjualan akan memberikan surat penawaran harga dari barang yang dicari oleh pelanggan tersebut. 3. Jika pelanggan menyetujui harga yang ditawarkan maka bagian penjualan akan membuatkan nota penjualan. Nota penjualan akan disimpan oleh bagian penjualan sebagai arsip. 4. Bagian gudang akan mengakses data nota penjualan yang kemudian data tersebut digunakan untuk membuat surat pengiriman. Data nota penjualan juga dapat digunakan untuk membuat nota pembelian bila barang yang dipesan tidak tersedia. 5. Bagian keuangan akan membuat surat penagihan yang berisi rincian pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan. Pembayaran dapat dilakukan dalam beberapa tahap atau dapat dilakukan dalam sekali pembayaran. Jika status pembayaran sudah lunas maka barang akan segera dikirim. Untuk barang tertentu, jika pembayaran telah mencapai tahap 1, barang tersebut sudah dapat dikirim tetapi belum dapat diinstalasi sampai pelunasan. 6. Bagian keuangan akan memberikan surat penagihan kepada bagian gudang sebagai tanda bukti untuk mengirimkan barang ke pelanggan. 7. Bagian gudang akan mengirimkan barang ke tempat tujuan yang diinginkan pelanggan beserta dengan surat pengiriman.

8 52 Pembelian 1. Bila persediaan sudah mencapai persediaan minimum maka karyawan bagian gudang akan membuat nota pembelian yang diserahkan kepada manajer. 2. Manajer akan menyetujui nota pembelian tersebut dan menyerahkannya ke karyawan bagian keuangan. 3. Setelah menerima nota pembelian yang disetujui tersebut maka bagian keuangan akan mengirimkan nota pembelian tersebut ke supplier. 4. Kemudian perusahaan akan menerima penagihan dari supplier. Perusahaan akan melakukan pembayaran dan membuat surat pembayaran. 5. Untuk barang tertentu, setelah menerima pembayaran, supplier akan mengirimkan barang ke bagian gudang, tetapi ada pula barang-barang yang langsung dikirimkan ke bagian gudang tanpa proses pelunasan terlebih dahulu. 6. Setelah barang yang dipesan tiba, maka bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang. Bagian gudang akan mengecek kesesuaian antara nota pembelian yang dibuat dengan barang yang diterima.

9 53 Retur Pembelian 1. Jika terjadi kerusakan barang ketika barang diterima maka bagian gudang akan membuat surat retur pembelian barang. 2. Surat retur pembelian barang akan diberikan kepada manajer untuk disetujui. 3. Setelah disetujui, surat retur pembelian akan dikirim kepada supplier yang bersangkutan Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Pihak manajemen membutuhkan informasi-informasi penting mengenai kegiatan operasional yang terjadi untuk digunakan sebagai bahan analisis dalam mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: Informasi mengenai persentase penjualan pada suatu periode tertentu secara historis. Informasi mengenai persentase pembelian pada suatu periode tertentu secara historis. Informasi mengenai persentase retur pembelian pada suatu periode tertentu secara historis. Informasi tentang trend barang yang paling banyak terjual baik secara kategori maupun jenis pelanggan di periode waktu tertentu. Informasi mengenai peningkatan persentase penjualan, pembelian dan retur pembelian yang dilihat berdarsarkan tahun, kuartal dan bulan.

10 Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan hasil survei dan observasi yang telah dilakukan pada PT HCN, ditemukan beberapa masalah yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan, yaitu antara lain : 1. Dengan bertambahnya data yang terkumpul dari waktu ke waktu maka data yang ditampung semakin besar, user memiliki kesulitan dalam menampilkan data historis yang dibutuhkan untuk keperluana analisis. 2. Kurangnya integritas dan konsistensi data antar divisi. 3. Adanya kesulitan dan dibutuhkan waktu yang lama dalam menyajikan laporan yang bersifat summarized dan multi dimensional yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif dalam mengambil keputusan Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi pada PT HCN maka diperlukan suatu sistem data warehouse yang dapat mendukung penyajian informasi secara ringkas. Aplikasi data warehouse yang dibuat akan menyimpan data, meringkas data, melakukan transformasi data dari sumber data, memuat data historis dan mengintegrasikannya ke dalam suatu sistem database yang berbasis data warehouse. Aplikasi data warehouse ini mampu menghasilkan laporan-laporan analitis mengenai penjualan, pembelian dan retur pembelian perusahaan secara summary dengan jangka waktu yang diinginkan secara cepat.

11 Basis Data yang Berjalan Berikut ERD dari PT HCN : Gambar 3.2 ERD dari PT HCN (Sumber : PT HCN)

12 Metadata Metadata merupakan data tentang data. Berikut metadata dari tabel-tabel yang ada pada database PT HCN: 1. Nama Tabel : Pelanggan Primary Key : KdPelanggan Foreign Key : - Keterangan : Tabel master pelanggan Nama Tipe Ukuran Keterangan KdPelanggan Char 7 Kode pelanggan JenisPelanggan Varchar 8 Jenis pelanggan NamaPelanggan Varchar 25 Nama pelanggan AlamatPelanggan Varchar 50 Alamat pelanggan KotaPelanggan Varchar 20 Kota tempat tinggal pelanggan TeleponPelanggan Varchar 12 Nomor telpon pelanggan Tabel 3.1 Master Pelanggan 2. Nama Tabel : NotaPenjualan Primary Key : NoPenjualan Foreign Key : NoSuratPenawaranHarga Keterangan : Tabel nota penjualan atau sales order Nama Tipe Ukuran Keterangan NoPenjualan Char 7 Nomor penjualan KodePelanggan Char 7 Kode Pelanggan

13 57 TanggalPenjualan Datetime 8 Tanggal update penjualan PotonganHarga Integer 8 Potongan harga yang telah disepakati Tabel 3.2 NotaPenjualan 3. Nama Tabel : DetilNotaPenjualan Primary Key : NoPenjualan Foreign Key : NoPenjualan, KdBarang Keterangan : Tabel detil nota penjualan atau detil sales order Nama Tipe Ukuran Keterangan NoPenjualan Char 7 Nomor penjualan KodeBarang Char 7 Kode barang JumlahBarang Integer 3 Jumlah barang yang dibeli HargaJual Integer 10 Harga jual barang yang telah disepakati Tabel 3.3 DetilNotaPenjualan 4. Nama Tabel : SuratPenagihan Primary Key : NoSuratPenagihan Foreign Key : NoPenjualan Keterangan : Tabel surat penagihan terhadap barang yang akan dibeli Nama Tipe Ukuran Keterangan NoSuratPenagihan Char 7 Nomor surat penagihan

14 58 NoPenjualan Char 7 Nomor penjualan TanggalSuratPenagihan Datetime 8 Tanggal update surat penagihan PembayaranTahap1 Integer 8 Jumlah pembayaran tahap 1 JatuhTempoTahap2 Datetime 8 Tanggal jatuh tempo tahap 2 PembayaranTahap2 Integer 8 Jumlah pembayaran tahap 2 TanggalPelunasan Datetime 8 Tanggal pelunasan tahap1 dan 2 Denda Integer 8 Denda yang dikenakan karena keterlambatan pelunasan Tabel 3.4 SuratPenagihan 5. Nama Tabel : SuratPengiriman Primary Key : NoSuratPengiriman Foreign Key : NoPenagihan Keterangan : Tabel surat pengiriman barang ke pelanggan Nama Tipe Ukuran Keterangan NoSuratPengiriman Char 7 Nomor surat pengiriman NoSuratPenagihan Char 7 Nomor surat penagihan TanggalPengeluaranBarang Datetime 8 Tanggal barang dikeluarkan untuk dikirim Tabel 3.5 SuratPengiriman

15 59 6. Nama Tabel : DetilSuratPengiriman Primary Key : - Foreign Key : NoSuratPengiriman,KodeBarang Keterangan : Tabel detil surat pengiriman Nama Tipe Ukuran Keterangan NoSuratPengiriman Char 7 Nomor surat pengiriman KodeBarang Char 7 Nomor surat penagihan JumlahBarang Integer 3 Tanggal barang dikeluarkan untuk dikirim Tabel 3.6 DetilSuratPengiriman 7. Nama Tabel : Barang Primary Key : KdBarang Foreign Key : - Keterangan : Tabel yang berisi data barang Nama Tipe Ukuran Keterangan KodeBarang Char 7 Nomor surat pengiriman NamaBarang Varchar 25 Nomor surat penagihan HargaStandardJual Integer 8 Harga minimum penjualan HargaBeliLama Integer 8 Harga barang yang lama HargaBeliBaru Integer 8 Harga barang yang baru

16 60 JumlahBarangLama Integer 3 Jumlah barang yang lama JumlahBarangBaru Int 3 Jumlah barang yang lama JenisBarang Varchar 10 Jenis barang JumlahMinimum Integer 3 Stok minimum barang Tabel 3.7 Master Barang 8. Nama Tabel : NotaPembelian Primary Key : NoSuratPembelian Foreign Key : KdSupplier Keterangan : Tabel nota pembelian atau purchase order Nama Tipe Ukuran Keterangan NoSuratPembelian Char 10 Nomor nota pembelian KodeSupplier Char 5 Kode supplier TanggalPembelian Datetime 8 Tanggal barang dibeli Tabel 3.8 NotaPembelian 9. Nama Tabel : DetilNotaPembelian Primary Key : NoPembelian Foreign Key : NoPembelian, KdBarang Keterangan : Tabel detil nota pembelian atau detil purchase order

17 61 Nama Tipe Ukuran Keterangan NoSuratPembelian Char 10 Nomor nota pembelian KodeBarang Char 7 Kode barang JumlahBarang Integer 3 Tanggal barang yang dibeli HargaBeli Numeric 15 Harga barang yang dibeli Tabel 3.9 DetilNotaPembelian 10. Nama Tabel : SuratPenerimaanBarang Primary Key : NoPenerimaan Foreign Key : NoPembelian, NoPembayaran Keterangan : Tabel surat penerimaan barang Nama Tipe Ukuran Keterangan NoSuratPenerimaanBarang Char 10 Nomor surat penerimaan barang NoPembelian Char 10 Nomor nota pembelian TanggalPenerimaanBarang Datetime 8 Tanggal barang diterima Tabel 3.10 SuratPenerimaanBarang 11. Nama Tabel : DetilSuratPenerimaanBarang Primary Key : NoPenerimaan Foreign Key : NoPenerimaan, KdBarang Keterangan : Tabel detail surat penerimaan barang

18 62 Nama Tipe Ukuran Keterangan NoSuratPenerimaanBarang Char 10 Nomor surat penerimaan barang KodeBarang Char 7 Kode barang JumlahBarang Integer 3 Jumlah barang yang diterima Tabel 3.11 DetilSuratPenerimaanBarang 12. Nama Tabel : SuratPembayaran Primary Key : NoPembayaran Foreign Key : NoPembelian Keterangan : Tabel surat pembayaran Nama Tipe Ukuran Keterangan NoSuratPembayaran Char 10 Nomor pembayaran NoPembelian Char 10 Nomor pembelian TanggalPembayaran Datetime 8 Tanggal pembayaran ke supplier PembayaranTahap1 Numeric 15 Jumlah pembayaran tahap 1 JatuhTempoTahap2 Datetime 8 Tanggal jatuh tempo tahap 2 PembayaranTahap2 Numeric 15 Jumlah pembayaran tahap 2 TanggalPelunasan Datetime 8 Tanggal pelunasan tahap1 dan 2 Denda Integer 8 Denda yang dikenakan karena keterlambatan pelunasan Tabel 3.12 SuratPembayaran

19 Nama Tabel : Supplier Primary Key : KdSupplier Foreign Key : - Keterangan : Tabel supplier Nama Tipe Ukuran Keterangan KodeSupplier Char 5 Kode supplier NamaSupplier Varchar 50 Nama supplier AlamatSupplier Varchar 50 Alamat supplier KotaSupplier Varchar 20 Kota supplier TeleponSupplier Varchar 12 Nomor telepon supplier Tabel 3.13 Master Supplier 14. Nama Tabel : ReturPembelian Primary Key : NoReturPembelian Foreign Key : - Keterangan : Tabel ReturPembelian Nama Tipe Ukuran Keterangan NoReturPembelian Char 7 Kode supplier NoSuratPenerimaanBarang Char 10 Nomor surat penerimaan barang TanggalReturPembelian Datetime 8 Tanggal pengembalian barang ke supplier Tabel 3.14 ReturPembelian

20 Nama Tabel : DetilReturPembelian Primary Key : - Foreign Key : NoReturPembelian,KodeBarang Keterangan : Tabel ReturPembelian Nama Tipe Ukuran Keterangan NoReturPembelian Char 7 Kode supplier KodeBarang Char 7 Kode barang JumlahBarang Integer 3 Jumlah barang yang dikembalikan JenisBarang Varchar 8 Jenis barang Keterangan Varchar 20 Ciri-ciri kerusakan Tabel 3.15 DetilReturPembelian 3.4 Teknologi Informasi PT HCN telah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan operasionalnya. Teknologi yang digunakan meliputi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan pada PT HCN adalah sebagai berikut: 1. Perangkat keras Server Intel Pentium Core 2 Duo Processor 2GHZ Memory DDR2 2GB Hardisk 640GB SATA

21 65 Monitor Flat CRT 17 Keyborad Logitech Mouse Logitech Lan Card 2. Perangkat keras Client Intel Pentium GHZ Memory 1 GB DDR2 Hardisk 40 GB SATA DVD-ROM Monitor LG CRT 15 Keyboard Logitech Mouse Logitech LAN CARD Printer Canon Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak (software) merupakan aplikasi yang digunakan untuk menjalankan sistem operasional pada PT HCN. Sistem operasional yang digunakan adalah Microsoft Windows XP Professional SP3. Software lainnya yang digunakan dalam operasi bisnisnya adalah VB.Net 2005, Peach Tree Professional 2003 dan SQL 2005 sebagai penyimpanan database.