PENERAPAN STRATEGI LEAN UNTUK MENINGKATKAN VALUE TO WASTE RATIO PADA DEPARTEMEN TRANSPORTASI PERUSAHAAN LOGISTIK

Transkripsi

1 PENERAPAN STRATEGI LEAN UNTUK MENINGKATKAN VALUE TO WASTE RATIO PADA DEPARTEMEN TRANSPORTASI PERUSAHAAN LOGISTIK Rio Adinugroho dan Moses L. Singgih Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ABSTRAK Lean adalah suatu filosofi bisnis yang berlandaskan pada minimasi penggunaan sumber daya dalam berbagai aktivitas perusahaan, berfokus pada identifikasi dan eliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah. Strategi Lean dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi melalui peningkatan terus menerus rasio nilai tambah terhadap pemborosan. Dengan strategi Lean, perusahaan diharapkan mampu meningkatkan rasio nilai tambah terhadap pemborosan. Minimasi pemborosan akan sangat berguna bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan usaha yang semakin berat. Melalui strategi ini, PT. 234 mampu meningkatkan rasio nilai tambah terhadap pemborosan dari 86.66% menjadi %. Kata kunci: lean, efisiensi, rasio nilai tambah terhadap pemborosan PENDAHULUAN Dengan semakin berkembangnya industri Logistics Service Provider seiring dengan maraknya proses outsourcing yang dilakukan oleh banyak perusahaan, PT. 234 dituntut untuk memberikan value yang terbaik bagi customer-nya. Customer value yang tinggi bisa memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan tersebut yang pada akhirnya akan sangat berguna dalam persaingan usaha yang semakin berat. Lean sebagai suatu strategi yang berguna untuk menciptakan keunggulan bersaing adalah suatu filosofi bisnis yang berlandaskan pada minimasi penggunaan sumber daya (termasuk waktu) dalam berbagai aktivitas perusahaan. Lean berfokus pada identifikasi dan eliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah (non value added activities) dalam desain, produksi (manufaktur), operasi (jasa) dan supply chain management yang berkaitan langsung dengan pelanggan. Lean dapat didefinisikan sebagai suatu pendekatan sistemik dan sistematik untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan ( waste) atau aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah ( non value added activities) melalui peningkatan terus-menerus secara radikal (radical continuous improvement) dengan cara mengalirkan produk atau jasa untuk mengejar keunggulan dan kesempurnaan. PT. 234 bertujuan menggunakan strategi Lean untuk meningkatkan terus-menerus efisiensi melalui peningkatan terusmenerus rasio antara nilai tambah terhadap waste (the value to waste ratio). Salah satu tantangan yang dihadapi perusahaan agar tetap mampu bersaing adalah kemampuan untuk beroperasi secara efisien melalui perbaikan internal business process yang akan memberikan penghematan biaya operasional.

2 Perumusan Masalah Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana efisiensi departemen transportasi pada perusahaan Logistik PT Untuk mengetahui aktivitas-aktivitas apa saja yang bernilai tambah ( value added activities) maupun aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah ( non value added activities). Pada hasil akhirnya diharapkan diketahui kenaikan value to waste ratio dibandingkan sebelum diterapkannya strategi Lean. Value to waste ratio sendiri dihitung berdasarkan formula (value added activities) / (NNVA + NVA). METODOLOGI PENELITIAN Observasi lapangan diperlukan untuk mendapatkan berbagai informasi dari kondisi riil di lapangan. Dari observasi lapangan akan dicari data-data yang didapatkan dari kuisioner, wawancara dan diskusi dengan pihak-pihak yang terkait dengan bagian transportasi pada PT Dari data ini dapat diketahui tahapan atau proses secara mendetail, mulai dari aliran material, informasi dan nilai. Pada tahap pengumpulan data. Data primer adalah data yang didapatkan melalui wawancara dan penyebaran kuisioner pada bagian-bagian yang berpengaruh pada penerimaan dan pemenuhan order transportasi, selain itu juga melakukan pengamatan langsung dalam proses pelaksanaan proses transportasi. Sedangkan data sekunder meliputi data sejarah PT. 234, data jumlah tenaga kerja dan data jumlah armada. Datadata yang diperlukan untuk memperbaiki proses penerimaan dan pemenuhan order transportasi adalah: a. Untuk Big Picture Mapping proses penerimaan dan pemenuhan order transportasi adalah: Aliran informasi proses penerimaan dan pemenuhan order transportasi Aliran fisik proses penerimaan dan pemenuhan order transportasi Data kombinasi antara aliran fisik dan informasi b. Untuk Process Activity Mapping data yang dibutuhkan adalah: service processing Kebutuhan tenaga kerja tiap aktivitas Cycle time setiap service processing Setelah dilakukan pengumpulan data, kemudian data tersebut diolah dan digunakan untuk menyusun beberapa mapping tool, antara lain: a. Big Picture Mapping Dalam membuat big picture mapping, dilakukan pada satu value stream yang spesifik. Pemetaan ini memberikan gambaran atau memetakan semua aliran informasi, aliran fisik dan hubungan antara keduanya agar dapat diketahui kondisi dan permasalahan di bagian transportasi PT. 234 secara umum. Setelah itu akan dibahas secara detail permasalahan yang ada dengan menggunakan value stream mapping tools. Adapun tahapan pembuatan big picture mapping adalah sebagai berikut: 1. Mengumpulkan data kebutuhan customer dengan cara penyebaran kuisioner dan wawancara. 2. Menambahkan data aliran informasi, seperti informasi apa saja yang dikirimkan kepada customer, siapa yang bertanggung jawab atas informasi yang datang dari customer, informasi disampaikan kepada siapa. 3. Menambahkan data aliran fisik seperti besarnya jumlah order yang diterima, waktu standar setiap proses dan jumlah orang. 4. Menghubungkan aliran fisik dan aliran informasi. A-1-2

3 5. Melengkapi peta yang telah dibuat dengan menambahkan keterangan lead time dan value added time pada bagian dasar peta. b. Process Activity Mapping Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk mengidentifikasikan lead time dan peningkatan produktivitas baik aliran fisik maupun aliran informasi. Langkah-langkah dalam pembuatan process activity mapping adalah: 1. Mencatat data-data dalam bentuk tabel berisi aktivitas, tempat terjadinya aktivitas, jarak perpindahan material dan operator, waktu penyelesaian tiap aktivitas serta jumlah operator tiap aktivitas, kemudian dilakukan penjumlahan waktu, jarak dan orang yang dibutuhkan dalam proses. 2. Data-data yang dicatat tiap tahap akan dikelompokkan kedalam 5 kelompok, yaitu operasi (O) merupakan aktivitas yang memberikan nilai tambah pada produk, transportasi (T) merupakan perpindahan didalam area atau antar area dimana aktivitas ini sebaiknya diminimasi, inspeksi (I) yaitu mengamati kualitas atau kuantitas dari produk atau informasi, delay (D) dan storage (S) dimana produk atau informasi menunggu tanpa aktivitas. pada tiap langkah juga akan dikelompokkan ke dalam value added, necessary non-value added atau non value added. 3. Identifikasi masalah utama yang terjadi, mengetahui penyebab masalah utama dan mencari solusinya. ANALISA DAN HASIL Alur proses penanganan order transportasi darat pada Departemen ortasi Surabaya adalah sebagai berikut: M ulai O rd e r M em b ua t D a ftar K e be ran g ka ta n P engisian Data Kendaraan, Pengem udi dan P en ga w alan Truk Cukup? Y a Tida k P e rse tu ju an D afta r k eb era n gk atan Pem esanan K en da ra an Kepada Vendor P ro se s P e m e riks a an K en da raa n S erv ic e / ga nti K en da ra an Truk Layak? Tida k Y a P ro se s P em b ua tan Dokum en Tr an sp o rta si S e le s ai In vo ic e P r os es P em b ay a ra n V erifika si D ok u m e n Tra n sp or tas i Tr an sp o rta si P e ng irim a n M u ata n Gambar 1. Alur Proses Penanganan Order ortasi Darat A-1-3

4 Tabel 1. Process Activity Mapping Current State No Area Jarak (m) Tng (org) Operasi ort Inspeksi Storage Delay 1 Penerimaan order transportasi Trans O 2 Membuat dokumen daftar Trans O 3 Menuju ruang ing Staff T Melengkapi dokumen daftar 4 dengan data kendaraan dan pengemudi O 5 Menuju ruang Escorting Staff Escort T 6 Melengkapi dokumen daftar dengan data pengawal Escort O Menuju ruang transport untuk 7 pengesahan dokumen daftar Trans T 8 Pemeriksaan & pengesahan dokumen daftar Trans I 9 Menuju lapangan (area parkir truk) Lap T 10 Mencari petugas Inspection Staff Lap D 11 Inspection Staff mencari pengemudi dan truk yang akan diperiksa kelayakannya Lap D 12 Pemeriksaan fisik truk Lap I 13 Pengisian dokumen checklist pemeriksaan truk Lap O 14 Menuju ruang transport menemui Document Entry Admin Lap T 15 Pembuatan dokumen Surat Jalan Trans O 16 Penyerahan dokumen Surat Jalan kepada pengemudi Trans O 17 Penerimaan Surat Jalan dan dokumen pendukung setelah tugas pengiriman Trans O selesai dilakukan 18 Verifikasi Surat Jalan dan dokumen pendukung Trans O 19 Penyerahan dokumen yang telah diverifikasi kepada ing Staff T 20 Pembuatan Invoice O Total 5751 Tabel 1 diatas menunjukkan bahwa total waktu yang dibutuhkan untuk penanganan satu order transportasi pada Departemen ortasi Surabaya adalah sebesar 5751 detik (1 jam, 35 menit, 51 detik). Tabel 2. Kategorisasi Current State No Jenis VA NNVA NVA 1 Penerimaan order transportasi O Membuat dokumen daftar O Menuju ruang ing Staff T Melengkapi dokumen daftar dengan data kendaraan dan pengemudi O Menuju ruang Escorting Staff T Melengkapi dokumen daftar dengan data pengawal O Menuju ruang transport untuk pengesahan dokumen daftar T Pemeriksaan & pengesahan dokumen daftar I Menuju lapangan (area parkir truk) T Mencari petugas Inspection Staff D Inspection Staff mencari pengemudi dan truk yang akan diperiksa kelayakannya D Pemeriksaan fisik truk I Pengisian dokumen checklist pemeriksaan truk O Menuju ruang transport menemui Document Entry Admin T A-1-4

5 Tabel 2. Kategorisasi Current State (Lanjutan) No Jenis VA NNVA NVA 15 Pembuatan dokumen Surat Jalan O Penyerahan dokumen Surat Jalan kepada pengemudi O Penerimaan Surat Jalan dan dokumen pendukung setelah tugas pengiriman selesai dilakukan O Verifikasi Surat Jalan dan dokumen pendukung O Penyerahan dokumen yang telah diverifikasi kepada ing Staff T Pembuatan Invoice O Total 100% 46.43% 44.06% 9.51% Order Buat Dokumen Trans Data Kendaraan Data Pengawal Escort Pengesahan Dok 309 dtk 44 dtk 575 dtk 22 dtk 241 dtk 66 dtk 216 dtk 242 dtk Lead Time : 5751 detik & X jam VA Time : 2670 detik 1532 dtk Periksa Truk Lap 611 dtk 676 dtk X jam 917 dtk 48 dtk 12 dtk 5 dtk 235 dtk Invoice Verifikasi Dok PENGIRIMAN Buat SJ Jalan 2 Orang Gambar 2. Current State Map Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa terdapat VA sebesar 46.43%, NNVA 44.06% dan NVA 9.51%. Jika dihitung value to waste ratio-nya dengan rumus VA / (NNVA+NVA) maka akan menghasilkan nilai sebesar 86.66%. Perbaikan atas current state map yang ada dilakukan melalui beberapa jenis usulan perbaikan, yaitu: 1. Eliminasi atau meminimalkan aktivitas-aktivitas Non Value Adding (NVA). 2. Pemampatan waktu aktivitas-aktivitas Value Adding (VA) dan Necessary but Non Value Adding (NNVA). 3. Memastikan aktivitas-aktivitas yang ada dalam proses mengalir dengan lancar. Berdasarkan jenis usulan perbaikan tersebut, maka beberapa inisiatif yang dapat diambil sebagai upaya perbaikan dalam proses penanganan order transportasi adalah: 1. Menggunakan jaringan/akses informasi elektronik ( ) untuk pemrosesan dokumen daftar sehingga bisa meminimalkan waktu akibat pergerakan karyawan dari satu area ke area lainnya. A-1-5

6 2. Menggunakan sarana telekomunikasi melalui frekuensi radio ( handy talky/ptt) untuk mempermudah dan mempercepat komunikasi antara karyawan yang berada di dalam ruangan dan yang ada di lapangan (area parkir truk). 3. Merenovasi ruangan yang idle sebagai ruang tunggu pengemudi sehingga posisi pengemudi lebih terkonsentrasi pada suatu tempat tertentu yang memudahkan dalam pemanggilan saat dibutuhkan. 4. Sebagai antisipasi atas karyawan atau pengemudi yang mungkin berada di area parkir truk maka disiapkan pengeras suara yang sebagai sarana untuk melakukan panggilan saat dibutuhkan. 5. Efisiensi di sisi sumber daya manusia yaitu dengan menggabungkan tugas antara Fleet Monitoring Staff dan Coordinator Land ort Outbond. Tabel 3. Process Activity Mapping Future State No Area Jarak (m) Tng (org) Operasi ort Inspeksi Storage Delay 1 Penerimaan order transportasi Trans O 2 Membuat dokumen daftar Trans O 3 Mengirimkan dokumen via kepada ing dan Escorting Staff Trans O Melengkapi dokumen daftar dengan data 4 kendaraan dan pengemudi - Melengkapi dokumen daftar Escort O dengan data pengawal Mengirimkan dokumen via kepada Land ort - Outbond untuk pengesahan dokumen daftar Pemeriksaan & pengesahan dokumen daftar Informasi kepada Inspection Staff melalui handy talky/ptt Menemui pengemudi di ruang tunggu (atau memanggil via pengeras suara) Bersama pengemudi menuju truk yang akan diperiksa kelayakannya Escort O Trans I Trans Lap O Lap T Lap T 10 Pemeriksaan fisik truk Lap I 11 Pengisian dokumen checklist pemeriksaan truk Lap O 12 Informasi kepada Document Entry Admin Lap O 13 Pembuatan dokumen Surat Jalan Trans O 14 Penyerahan dokumen Surat Jalan kepada pengemudi Trans O 15 Penerimaan Surat Jalan dan dokumen pendukung setelah tugas pengiriman selesai dilakukan Trans O Verifikasi Surat Jalan dan dokumen pendukung Penyerahan dokumen yang telah diverifikasi kepada ing Staff Trans O T 18 Pembuatan Invoice O Total 4764 A-1-6

7 Berdasarkan tabel dapat diketahui bahwa total waktu yang dibutuhkan untuk penanganan satu order transportasi pada Departemen ortasi Surabaya setelah inisiatif perbaikan adalah sebesar 4764 detik (1 jam, 19 menit, 24 detik). Tabel 4 menunjukkan klasifikasi aktivitas pada masing-masing proses setelah inisiatif perbaikan dilakukan: Tabel 4. Kategorisasi Future State No Jenis VA NNVA NVA 1 Penerimaan order transportasi O Membuat dokumen daftar O Mengirimkan dokumen via kepada ing dan Escorting Staff O Melengkapi dokumen daftar dengan data kendaraan 4 dan pengemudi - Melengkapi dokumen daftar dengan data pengawal O Mengirimkan dokumen via 5 kepada Land ort - Outbond untuk pengesahan dokumen daftar O Pemeriksaan & pengesahan dokumen daftar I Informasi kepada Inspection Staff melalui handy talky/ptt O Menemui pengemudi di ruang tunggu (atau memanggil via pengeras suara) T Bersama pengemudi menuju truk yang akan diperiksa kelayakannya T Pemeriksaan fisik truk I Pengisian dokumen checklist pemeriksaan truk O Informasi kepada Document Entry Admin O Pembuatan dokumen Surat Jalan O Penyerahan dokumen Surat Jalan kepada pengemudi O Penerimaan Surat Jalan dan dokumen pendukung setelah tugas pengiriman selesai dilakukan O Verifikasi Surat Jalan dan dokumen pendukung O Penyerahan dokumen yang telah diverifikasi kepada ing Staff T Pembuatan Invoice O Total 100% 50.99% 49.01% 0.00% Dari tabel dapat diketahui bahwa terdapat VA sebesar 50.99%, NNVA 49.01% dan NVA 0.00%. Jika dihitung value to waste ratio-nya dengan rumus VA / (NNVA+NVA) maka akan menghasilkan nilai sebesar %. A-1-7

8 Order Buat Dokumen Trans Data Kendaraan Pengesahan Dok Data Pengawal Escort 309 dtk 10 dtk 575 dtk 10 dtk 216 dtk 10 dtk Lead Time : 4764 detik & X jam VA Time : 2429 detik 1355 dtk Periksa Truk Lap 611 dtk 676 dtk X jam 917 dtk 48 dtk 12 dtk 5 dtk 10 dtk Invoice Verifikasi Dok PENGIRIMAN Buat SJ Jalan 2 Orang Gambar 3. Future State Map Sehubungan dengan penurunan waktu proses selama 16 menit, 27 detik per order transportasi maka dengan rata-rata order transportasi darat sebanyak 425 order per bulan, penghematan waktu yang bisa diperoleh adalah 116 jam, 31 menit, 15 detik per bulan. Dalam setiap order transportasi darat melibatkan 8 orang karyawan dengan rata-rata penghasilan Rp /bulan. Dengan jam kerja sebanyak 172 jam/bulan maka biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan adalah Rp /jam. Dengan demikian penghematan waktu sebanyak 116 jam, 31 menit, 15 detik per bulan akan memberikan penghematan biaya bagi perusahaan sebesar Rp /bulan atau Rp /tahun. KESIMPULAN 1. Total waktu yang dibutuhkan untuk satu transaksi penanganan order transportasi pada current state map adalah 5751 detik (1 ja m, 35 menit, 51 detik). operasi memiliki kontribusi terbesar dengan 3653 detik atau 63.52% dari total waktu 5751 detik. Disusul oleh aktivitas inspeksi dengan 894 detik (15.55%), kemudian aktivitas transport dengan 657 detik (11.42%) dan yang terakhir adalah aktivitas delay dengan 547 detik (9.51%). 2. Inisiatif perbaikan untuk meningkatkan efisiensi proses dilakukan melalui beberapa cara yaitu: menggunakan jaringan/akses informasi elektronik ( ) maupun sarana telekomunikasi melalui frekuensi radio ( handy talky/ptt), renovasi ruang yang idle sebagai ruang tunggu pengemudi, dan penyediaan alat pengeras suara. Apabila semua inisiatif perbaikan tersebut dilaksanakan maka seperti yang ditunjukkan dalam future state map, satu transaksi penanganan order transportasi akan diselesaikan dalam waktu 4764 detik (1 jam, 19 menit, 24 detik) atau terjadi pengurangan waktu sebesar 987 detik (16 menit, 27 detik). operasi memiliki kontribusi terbesar dengan 3452 detik atau 72.46% dari total waktu 4764 detik. Disusul oleh aktivitas inspeksi dengan 894 detik (18.77%) dan kemudian A-1-8

9 aktivitas transport dengan 418 detik (8.77%). Pengurangan waktu tersebut bisa memberikan penghematan biaya bagi perusahaan sebesar Rp / bulan atau Rp /tahun. 3. Persentase jenis aktivitas dan value to waste ratio sebelum perbaikan adalah sebagai berikut: 46.43% (VA), 44.06% (NNVA), 9.51% (NVA) dan 86.66% ( value to waste ratio). Setelah perbaikan dilaksanakan, persentase berubah menjadi: 50.99% (VA), 49.01% (NNVA), 0.00% (NVA) dan % (value to waste ratio). Ini menunjukkan penurunan yang signifikan pada aktivitas yang tidak bernilai tambah dan peningkatan yang signifikan pada value to waste ratio. DAFTAR PUSTAKA Gasperz, Vincent (2007), Lean Six Sigma: for Manufacturing and Service Industries, edisi 1, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Hines, P. and N. Rich (1997), The Seven Value Stream Mapping Tools, International Journal of Operational and Production Management, vol. 17 Hines, P. and D. Taylor (2000), Going Lean, Cardiff Business School Lean Enterprise Research Center Rich, N, N. Bateman, A. Esain, L. Massey, D. Samuel (2006), Lean Evolution: Lesson from the Workplace, Cambridge University Press Sayer, N.J and B. Williams (2007), Indianapolis, Indiana Lean for Dummies, Wiley Publishing, Inc, Shingo, Shigeo (1992), The Shingo Production Management System: Improving Process Functions, Productivity Press, Portland Oregon Taylor, D. and D. Brunt (2001), Lean Approaches and The Lean Processing Programme, in Taylor, D and D. Brunt (ed.), Manufacturing Operation and Supply Chain Management: The Lean Approach, pp TeamKita Solusi Logistik (2008), Lean ortation Management System: 4 Hukum yang Mendasarinya. Tompkins, Bruce (2004), Lean Thinking for The Supply Chain, Tompkins associates, Womack, J. and Jones, D (1996), Lean Thinking, New York: Simon & Schuster A-1-9