Stage 1 Audit Report as per TR Cert - ISO 9001:2008

Transkripsi

1 CN Stage Report as per TR Cert - ISO 900:0 for Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum Jl. Ir. H. Djuanda no. 93 Bandung 4035

2 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification Contents result... 3 General issues Scope Description of the organization Scope of certification Contract review Findings and opportunities for improvement Documentation and management system implementation Special features of stage auditing Special features of stage auditing... 8 Rev. 3.0 (0-06) Page /8

3 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification Leader : Rachmat Kurniawan Team : Rahmawati Noor, Haerul Saleh, Rasman Manafi, Agustani Bustami Management System Representative : Ir. Alvadison Date : to 7 result The aim of the stage audit was to review the organization s readiness for the stage audit. The results and findings are outlined in Section 4 of this report and permit appropriate planning of the stage audit. The organization is fully ready for a stage audit. The audit revealed weaknesses which may be rated as non-conformities in the stage audit. The weaknesses must be eliminated as discussed, so that the stage audit can be carried out as scheduled. The audit revealed critical weaknesses which will be rated as nonconformities in the stage audit. Proof that these weaknesses have been eliminated must be submitted to the audit team by 3 Jun 0 at the latest, so that the stage audit can be concluded with a positive result and the planning for the stage audit can be realized. General issues Purpose and objective of certification The organization has documented the management system in accordance with the requirements and has clearly defined the scope of certification. Management system documentation as at Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/0 rev. 0, dated 9 February 0 was reviewed. yes no The certification scope applies to the entire organization. yes no The selection of the audit team is appropriate for the scope of certification. yes no The scope matches the image presented by the organization (e.g. in brochures and on the Internet). The management system is appropriate for implementing corporate policy and objectives. The organization has established regulations to identify and comply with statutory and regulatory requirements. yes no yes no yes no Rev. 3.0 (0-06) Page 3/8

4 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification Purpose and objective of certification The organization performed internal audits in line with the requirements. yes no The management review of Puslitbang SDA was carried out in accordance with the requirements and was effective. yes no The certification refers to multiple sites and is based on sampling. yes no Multi-site organization: The management representative has appropriate authorities over the sites included in the multi-site organization. * yes no Sampling can be performed in the stage audit as intended. * yes no * tick only if applicable Basic statements on ISO 900 The sequence and interactions of the relevant processes have been defined. yes no The control of outsourced processes is defined in the quality management system. yes no The organization maintains the following procedures required by the standard: yes no - Document control yes no - Control of quality records yes no - Internal audits yes no - Control of nonconforming product yes no - Corrective action yes no - Preventive action yes no Are any requirements of the standard to be excluded? (If yes see further information under Section 3 Scope ) yes no 3 Scope 3. Description of the organization Company Name : Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum Address : Management Representative : Ir. Alvadison Jl. Ir. H. Djuanda no. 93 Bandung 4035 Scope organization : 3. Scope of certification Scope of certification: (per standard) ISO 900 standard requirements to be excluded - Reasons for exclusions: - Rev. 3.0 (0-06) Page 4/8

5 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification The following sites and their scopes are included in the scope of certification: Site No. (CN ext.) Sites included in cert. Name/address of site No. of emp. Scope and processes Standard(s) ed Head office: 0 Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum 00 ISO 900:0 Jl. Ir. H. Djuanda no. 93 Bandung Balai Lingkungan Keairan Jl. Ir. H. Djuanda no. 93 Bandung ISO 900:0 03 Balai Hidrologi dan Tata Air Jl. Ir. H. Djuanda no. 93 Bandung ISO 900:0 04 Balai Bangunan Hidraulik dan Geoteknik Keairan Jl. Ir. H. Djuanda no. 93 Bandung ISO 900:0 05 Balai Pantai Jl. Sapan No. 37 Ciparay, Kabupaten Bandung 8 ISO 900:0 06 Balai Irigasi Jl. Cut Meutiah, Bekasi 73, PO Box ISO 900:0 07 Balai Sungai Jl. Solo - Kartosuro Km 7, PO Box 59, Surakarta ISO 900:0 Balai Sabo Sopalan, Maguwoharjo, Depak Sleman, Yogyakarta ISO 900:0 09 Balai Rawa Jl. Gatot Subroto No. 6, Banjarmasin, Kalimantan Selatan 3 ISO 900:0 Rev. 3.0 (0-06) Page 5/8

6 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification 3.3 Contract review The details of the organization, i.e. the type, size, number of employees, structure and purpose of the organization, collected in the stage audit comply with the information submitted by the organization prior to the audit (for offer preparation and contract review). 4 Findings and opportunities for improvement 4. Documentation and management system implementation Internal audits: Management review: The organization verified the implementation, maintenance and effectiveness of the management system by conducting internal audits. This audit is reliably implemented in the company. The nonconformities that were found internally were rectified by the time of the audit documented here. programs for the regular audit of the quality management system are established. Last Internal conducted 7 April 0 May 0. Corrective action already taken for all Non-conformities. The areas of focus of the management review included: Process performance, including quality objectives. Internal audit result Customer feedback: customer satisfaction measurement result, customer complains. Status of corrective/preventive action Recommendation for improvement Management Review of Puslitbang Sumber Daya Air was conducted June 0. The output from management reviews include decisions and actions related to possible changes to policy, objectives, targets and other elements of the quality management system, consistent with the commitment to continual improvement. Rev. 3.0 (0-06) Page 6/8

7 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification Objectives: Priority objectives include: NO Quality Objectives Pelaksanaan Penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air sesuai dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 04/PRT/M/009 Tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM) Departemen Pekerjaan Umum dan memperoleh Sertifikat SNI ISO 900: 0 pada bulan Juli 0 Meningkatnya jumlah Pejabat Fungsional sebesar % setiap tahun 3 Terlaksananya proses penyelesaian usulan kenaikan angka kredit para pejabat fungsional dalam jangka waktu 5 hari kerja setelah diterimanya berkas permononan dari yang bersangkutan 4 Membuat dokumen pengadaan sarana litbang pada awal bulan Februari 0 5 Bertambahnya akreditasi Laboratorium di lingkungan Pusat Litbang Sumber Daya Air dari 3 menjadi 6 dan bertambahnya ruang lingkup Akreditasi pada Laboratorium yang telah terakreditasi 6 Bertambahnya Pilihan Teknologi PU Siap Pakai dengan Jumlah IPTEK Penelitian dan Pengembangan Sub Bidang Sumber Daya Air sebanyak 49 buah 7 Bertambahnya Konsep Standar Pedoman Manual (SPM) di bidang Sumber Daya Air minimal 5 buah yang baru dan 5 buah revisi 8 Kerjasama dengan pihak dalam negeri sebanyak 5 buah, dan luar negeri buah ditandai dengan penandatangan MoU 9 Meningkatnya penyerapan anggaran sebesar % dari tahun 00 0 Meningkatnya waktu proses usulan rencana pelasanaan kegiatan dalam waktu 5 hari dan pertanggunjawaban dalam jangka waktu 7 hari kerja Dapat diterimanya gaji setiap tanggal, TKK dan Uang Makan tanggal 0 dan Honor Kegiatan tanggal 0 atau satu hari sesudahnya jika tanggal-tanggal tersebut hari libur Review of management system documentation and verification of management system implementation revealed the following results: No. Unit/Department/Site Opportunities for Improvement Rating*).. 3. Top Management Top Management Top Management Menjadikan Pusair sebagai Technical Backbone Direktorat Jenderal Sumberdaya Air Menjadikan Pusair sebagai Pusat Pembelajaran Integrated Water Management di Asia Pasifik Dilaksanakannya lomba karya tulis ilmiah SMA tingkat nasional tentang arti penting air Rev. 3.0 (0-06) Page 7/8

8 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification MR Litbang BLK MR MR Belum ditetapkannya pengendalian terhadap bagian dari proses yang melibatkan pihak luar organisasi PUSAIR SDA (outsourced process). (4.) Termasuk kriteria seleksi dan evaluasinya belum ditetapkan. (7.4.) Contoh: pemakaian nara sumber dari pihak eksternal dalam penelitian Teknologi Daur Ulang Limbah. Uraian dari interaksi antar proses terkait dengan peran maupun kegiatan balai dan outsourced process belum ditetapkan dalam business process yang terdapat pada Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/0, rev. 0, tanggal 9 February 0. (4..) Pemakaian kop surat dalam format rekaman sebaiknya ditetapkan lebih jelas dalam pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman. (4..3; 4..4). MR Ditemukan Daftar Induk Dukumen Standar Eksternal, F- 0/DSM/BALITBANG/PR/0 rev. 0. Hal ini tidak sesuai dengan penetapan judul dan format rekaman berdasarkan F- 0/DSM/PUSAIR/PR/0 rev. 0. MR MR Sebaiknya dalam format rekaman daftar induk rekaman, daftar induk dokumen internal dan eksternal sebaiknya ditambahkan informasi unit kerja penyimpan daftar-daftar dukumen/rekaman tersebut. (4..3/4..4) Sangat disarankun untuk membuat definisi/kriteria yang jelas mengenai Hasil Pekerjaan yang Tidak Sesuai (HPTS) dalam Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan yang Tidak Sesuai (HPTS), DSM/PUSAIR/PR/04 rev. 0 9 Feb 0. (8.3) MR Hasil ketidaksesuaian internal audit direkam pada F05/DSM/PUSAIR/PR/03. Tindakan korektif hasil internal audit tersebut dilaporkan juga jalam format tindakan korektif berdasarkan DSM/PUSAIR/PR/05 rev. 0 9 Feb 0. Hal ini sebaiknya cukup menggunakan satu format saja. (8..) MR Sangat disarankan penetapan akar penyebab masalah/ketidaksesuaian yang terjadi ditetapkan lebih jelas lagi. Berikut pembedaan antara tindakan koreksi dan korektifnya. MR Begitu pula dengan penetapan peninjauaan keefektifan tindakan korektif atas hasil internal audit diperjelas dalam F05/DSM/PUSAIR/PR/03. (8.5.) Penetapan sasaran mutu 0% peningkatan kompetensi SDM bidang Sumber Daya Air tidak dapat dijelaskan acuan penetapan sasaran yang ditetapkan. Begitu pula dengan penetapan 60% kepuasan pelanggan tidak dapat dijelaskan, apakah 60% tersebut berdasarkan kategori cukup, baik ataupun memuaskan. Sebagaimana tercantum dalam Hasil Anailis Kepuasan Pelanggan yang menyebutkan 4 kategori (perlu ditingkatkan, cukup, baik dan memuaskan). (5.4.) MR Disarankan frekuensi pengukuran kepuasan pelanggan ditatapkan dengan dengan jelas. (8..) 3 3 Rev. 3.0 (0-06) Page 8/8

9 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification MR MR MR 7. MR Penetapan tindakan korektif atas hasil pengukuran kepuasan pelanggan belum mencakup waktu penerapan dan penanggung jawabnya. Contoh: jika ditetapkan perlu sosialisasi kembali, kapan sosialisasi tersebut akan dilaksanakan dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanankannya. (8.5.) Ditemukan penetapan 5 orang internal auditor (SK Kapuslit No 9) yang pengalaman kerjanya kurang dari 4 tahun sebagaimana yang disyaratkan pada instuksi kerja (6..) Peryaratan kompetensi internal auditor belum ditetapkan (6..) (5.6) BIDANG SUMBER DAYA KELITBANGAN Acuan normatif dalam prosedur Tinjauan Managemen DSM/PUSAIR/PR/07 belum mengacu pada klausul ISO 900 yang benar, yaitu 5.6 (tertulis 8.5.) Disamping itu sebaiknya cukup menggunakan standar SNI ISO 900:0, tidak perlu SNI 9-900:0 Agenda input di sub bagian 4.4. dapal prosedur ini terkait dengan hasil audit mutu internal, sebaiknya diganti dengan hasil audit (jadi yang dibahas bukan hanya hasil audit mutu internal, tetapi hasil audit yang lain sepertidati phak external juga perlu dibahas). 8. SDK Persyaratan kompetensi untuk staff belum ditetapkan. (6..) SDK SDK BALAI LINGKUNGAN KEAIRAN.. 3. Pengendali Mutu; Deputi Pengendali Dokumen BLK Litbang BLK Litbang BLK Tanggung jawab dan wewenang untuk staaf belum ditetapkan. Begitu pula dengan struktur organisasi bidang belum ditetapkan dan disahkan dengan jelas. Begitu pula untuk tugas dan wewenang untuk masing-masing unit dan staff belum ditetapkan di BLK. (5.5.) Evaluasi keefektifan pelatihan belum ditetapkan dangan jelas dalam Petunjuk Pelaksanaan Pelatihan dan Pendidikan DSM/PUSAIR/PP/7 bagian Kapan dan oleh siapa evaluasi pasca pelaksanaan pelatihan dan pendidikan tersebut dilakuakan. Termasuk perangkat evaluasinya belum ditetapkan. Contoh: Pelatihan Teknik Pantai tanggal 5-8 April 0. (6..c) Daftar Rencana Mutu Pelaksanaan yang ditetapkan tidak sesuai dengan format pengendalian dokumen dalam prosedur DSM/PUSAIR/PR/0 rev. 0, 9 Feb 0. (4..3) Pemantauan sasaran mutu termasuk evaluasi RMP kegiatankegiatan penelitian sebaiknya ditetapkan dengan jelas mengenai rencana waktu selanjutnya (pemantauan ke-3, 4 hingga ke-6). (5.4.; 8..3) Penetapan RMP dan keterkaitannya dengan sasaran mutu ditetapkan dengan baik. (5.4.; 5.4.) + Rev. 3.0 (0-06) Page 9/8

10 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification Penerapan dan Pelayanan BLK Akses audit dokumentasi, termasuk bukti implementasi kegiatan laboratorium sebagai sarana pendukung layanan balai dan kegiatan kelitbangan sangat disarankan agar dipersiapkan untuk pelaksanaan audit sertifikasi tahap ke-. (4.) Litbang BLK Perlu ditetapkan pengendalian dokumen-dokumen KAK (dibuatkan daftar induk dokumennya) hingga hasil tinjauan/verifikasi KAK tersebut. (4..3) Litbang BLK BAGIAN TATA USAHA Pengendali Mutu TU Sub. Bag. Keuangan Sub Bag. Umum Sub Bag. Umum Sub Bag. Umum BIDANG STANDAR DAN DISEMINASI 3. Bidang Standis Pengendali Mutu Standis Bidang Standis - Standard Bukti hasil tinjauan dan verifikasi KAK sangat disarankan lebih dilengkapi pengesahan (tanda tangan) oleh pihak yang bersangkutan, yang diselenggarakan di tingkat balai maupun di tingkat pusat. (7.3.4; 7.3.5) Sasaran mutu yang ditetapkan sebaiknya dipertajam sebagai indikator kinerja sub bagian masing-masing. Terutama pada sub bagian umum. (5.4.) Perlu ditetapkannya permintaan tindakan korektif kepada masing-masing unit kerja/bidang/bagian maupun balai atas hasil monitoring/pemantauan aktual penyerapan rencana anggaran terhadap perencanaan yang telah dibuat. (8.5.) Daftar Pekerjaan Perawatan dan Rehabilitasi Gedung yang dibuat sebaiknya dilengkapi dengan penetapan waktu rencana pekerjaan yang lebih jelas lagi. (6.3) Rencana pelaksanaan dalam jenis kegiatan dalam RMP yang dibuat tidak mempunyai korelasi yang jelas dengan program yang ditetapkan. Contoh: Rehabilitasi Sarana dan Prasarana Kantor dalam pelaksanaannya tercantum beberapa kegiatan yang tidak relevan dengan judul program yang ditetapkan. (5.4.) Penomoran dan tanggal terbit RMP juga belum ditetapkan dengan jelas. (4..4) Sasaran mutu yang ditetapkan di masing-masing RMP (Perawatan Sarana Gedung Kantor, Perbaikan Peralatan Kantor, dsb.) tidak secara spesifik dan keterukurannya tidak jelas. (5.4.) (5.4.) Sasaran mutu,bidang Standis sebaiknya dapat terukur lebih baik lagi. (8..) Metode dan alat untuk pengukuran kepuasan pelanggan bidang standis sebaiknya ditinjau kembali, dengan lebih memahami keinginan pelanggan. (7.) Dokumen acuan dari Balitbang DSM/Balitbang/PP/03 untuk penyusunan SPM (Standar, Panduan, Manual, belum dimasukkan ke dalam rencana mutu (RMP) Bidang Standis Sub Bidang Standard. Rencana mutu belum mencakup bagaimana melakukan verifikasi, validasi dan monitoring terhadap pembuatan Manual Rev. 3.0 (0-06) Page 0/8

11 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification 35. Bidang Standis Desiminiasi Terdapat prosedur Petunjuk Pelaksanaan Layanan Teknis DSM/Balitbang/PP/05 dan DSM/PUSAIR/PP/07. Belum dipastikan dokumen mana yang digunakan, apakah salah satunya ataukan keduanya. (7.) Pelaksanaan prosedur belum dilakukan dengan konsisten, seperti Advis Teknik Pekerjaan Penutupan Terusan Randu (belum adanya rencana kerja), Banjir Medan dan sekitarnya (belum ada kesimpulannya, namun laporan dinyatakan sesuai). (7.; 8..4) BALAI BANGUNAN HIDRAULIK DAN GEOTEKNIK KEAIRAN 36. Pengendali mutu Balai BHGK 37. Balai BHGK-Litbang 38. Balai BHGK-Rapyan 39. Balai BHGK-Rapyan (8..) Metode pengukuran kepuasan pelanggan eksternal (permintaan yang bukan diterima dari Standis) belum diukur. (6..) Persyaratan kompetensi belum dilengkapi untuk pembantu peneliti dan ahli hidrogeologi (Penelitian Metode Pembangunan Waduk Bawah Tanah) (6..) Persyaratan kompetensi tenaga ahli untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangunan Hidrolik dan Geoteknik Keairan belum ditetapkan (7.5.) BALAI HIDROLOGI DAN TATA AIR All, discussed at Pengendali Mutu Balai HITA All, discussed at Balai HITA-Litbang 4. Balai HITA-Litbang 43. Balai HITA-Litbang. Tidak dapat ditunjukkan bahwa Ahli Bidang Topografi dan Ahli Bidang Angkutan Sedimen tersedia sesuai KAK dan Laporan Awal untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangunan Hidrolik dan Geoteknik Keairan belum ditetapkan.. Laporan Awal untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangunan Hidrolik dan Geoteknik Keairan menyatakan bahwa kegiatan ini melibatkan orang (dalam Lembar susunan tim pelaksana ) sedangkan dalam SK Kapuslitbang No. 48/KPTS/La/00, kegiatan ini melibatkan 9 orang. (8..) Metode pengukuran kepuasan pelanggan (70% - Ditjen SDA) belum ditetapkan. (7.) Belum dipahami fungsi Rencana Mutu (RMP), sebagai pengendali proses dan produk untuk memastikan baik proses dan produk berjalan/dihasilkan sesuai sepesifikasi (7.3) Dalam tahapan penelitian dan pengembangan, belum jelas apa dan siapa yang melakukan verifikasi dan validasi. (6..) Persyaratan kompetensi belum dilengkapi untuk pembantu peneliti Rev. 3.0 (0-06) Page /8

12 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification 44. Balai HITA-Rapyan 45. Balai HITA-Rapyan (7.4.) SATUAN KERJA PUSLITBANG SDA Pengendali Mutu Satker Pengendali Mutu Satker Pengendali Mutu Satker Bidang Litbang Bidang Keuangan BIDANG PROGRAM DAN KERJASAMA 5. Pengendali Mutu Proker, Sub Bidang Program dan Evaluasi, Sub Bidang Pengembangan Kerjasama. Evaluasi kinerja pemasok jasa dan barang pasca pembelian belum dilakukan. Saat ini yang telah dilakuakn adalah seleksi supplier dengan menggunakan form Evaluasi. Analisis data kepuasan pelanggan laboratorium sebaiknya memperhatikan point-point lemah, seperti contohnya waktu penyelesaian, untuk diambil langkah improvement. (8.4) Metode Pengukuran Kepuasan Pelanggan Kerumahtanggan dan Keuangan tidak ditetapkan (8..) Tidak dilakukan tindakan perbaikan (corrective action) atas kepuasan pelanggan yang tidak mencapai target. Contoh: Kepuasan Pelanggan Keuangan; Penilaian Kinerja Proses & Produk; target Baik = 60%; pencapaian = 3.64% (8.5.) Analisa pengukuran kepuasan pelanggan sebaiknya dibuat lebih detil untuk memudahkan dalam identifikasi penyebab masalah sekiranya target yang ditetapkan tidak tercapai. Contoh: Analisa terhadap seluruh parameter pengukuran untuk Penilaian Kinerja Proses & Produk, yaitu: Transparansi Prosedur, Kesederhanaan Prosedur, Konsistensi Pelaksanaan, dan Waktu Layanan (8.4) Kriteria dan mekanisme evaluasi kinerja rekanan (vendor) belum ditetapkan guna menjamin terkendalinya proses pengadaan barang & jasa (7.4.) Metode pengukuran sasaran mutu tidak ditetapkan. Contoh: Sasaran Mutu Dapat diterimanya gaji setiap tanggal, TKK dan Uang Makan tanggal 0, dan Honor Kegiatan tanggal 0... (5.4.) Sasaran mutu yang ditetapkan telah sesuai dengan Penetapan Kinerja (PK). Namun disarankan agar lebih dapat terukur atau dengan kata lain secara kuantitatif. (5.4.) 5. Sub Bidang Program dan Evaluasi Pedoman-pedoman Kementrian Negara Pembangunan Nasional/Bappenas sebaiknya dikendalikan sebagaimana dokumen eksternal lainnya. (4..3) 53. Sub Bidang Program dan Evaluasi Sebaiknya ditetapkan kriteria persyaratan tim evaluator dalam melakukan tinjauan dan verifikasi KAK hingga evaluasi program/kegiatan yang dilakukan. (6..a) 54. Semua Balai Sebaiknya dipastikan adanya penetapan kriteria/persyaratan tim evaluator proposal kegiatan/program kelitbangan di Balaibalai. Termasuk evaluator yang didatangkan dari pihak eksternal. (7.3 Rev. 3.0 (0-06) Page /8

13 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification Semua Bidang/Balai/Bagian Semua Bidang/Balai/Bagian BALAI PANTAI Pengendali Dokumen (Bp. Agung Setia) Penerapan dan Pelayanan (Bp. Yudi) Pengendali mutu (Ibu Teti) Deputi Pengendali Dokumen (Bp. Agung Setia) Penerapan dan Pelayanan (Bp. Yudi) Pengendali mutu (Ibu Teti) Bagian TU (Ibu Sri Wardiani) Sebaiknya dipastikan Penetapan Kinerja (PK) dijadikan sebagai sasaran mutu yang ditetapkan dan terkorelasi dengan lebih baik dalam RMP yang ditetapkan untuk pencapaiannya. Penetapan Kinerja yang dijadikan sebagai sasaran mutu sebaiknya dibuat untuk lebih terukur indikator ketercapaiannya. Dapat juga dibuatkan matriks keterkaitan antara PK dengan sasaran mutu. (5.4.; 5.4.) Sangat disarankan untuk melakukan tinjauan format-format dokumen/rekaman, dalam hal keselarasannya satu sama lain. Contoh: pada prinsipnya terdapat kontens yang sama dalam isi RMP dan KAK. (7.) Pada audit internal yang dilaksanakan 8 9 April 0, ditemukan ada beberapa dokumen IK yang belum disahkan oleh pengendali dokumen pusat. Tindakan koreksi berupa pengajuan dokumen ke pusat telah dilakukan pada 8 Mei 0. Sampai saat ini belum ada bukti dokumen tersebut telah disahkan tetapi dalam laporan tinjauan manajemen tidakan koreksi tsb telah diverifikasi. (8..) Pengukuran kepuasan pelanggan untuk PUSAIR pusat dan pelanggan eksternal belum dilakukan. (8..) Mengacu pada laporan tinjauan manajemen tanggal Juni 0, tidak semua agenda dibahas sesuai dengan persyaratan ISO 900: 0 pasal 5.6. Ditemukan agenda review output yang belum dibahas, yaitu : b) improvement/ peningkatan produk terkait dengan ketentuan pelanggan, dan c) kebutuhan sumber daya. (5.6.) Organisasi telah membuat Daftar Acuan Silang Dokumentasi SMM dengan Manual Mutu dan prosedur mutu. Sebaiknya hal ini juga dibuatkan untuk petunjuk kerja dan instruksi kerja. Bagian pelaksana penerapan dan pelayanan belum membuat ketentuan pelaksanaan kegiatan survey, advis teknis dan penyediaan data. (7.) Dokumen kententuan pelaksanaan laboratorium dan pedoman penyusunan proposal telah ditetapkan, tetapi belum dimasukkan ke dalam daftar dokumen internal sebagai dokumen terkendali. (4..3) Struktur organisasi PUSAIR Balai Pantai telah ditetapkan, tetapi ditemukan ketidaksesuaian seperti berikut: a. Belum dicantumkan title/ judul, revisi, tanggal dan persetujuan dokumen. (4..3) b. Belum ditetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. (5.5.) Rev. 3.0 (0-06) Page 3/8

14 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification BALAI RAWA Bagian TU (Ibu Sri Wardiani) Bagian TU (Ibu Sri Wardiani) Bagian TU (Ibu Sri Wardiani) Pengendali Mutu (Bp. Alvadison) Deputi Pengendali Dokumen (Ibu Dewi ) Deputi Pengendali Dokumen (Ibu Dewi ) Pengendali Mutu (Bp. Alvadison) Litbang (Bp. Parlinggoman) Penerapan dan Pelayanan (Bp. Asep Syaefudin) Penerapan dan Pelayanan (Bp. Asep Syaefudin) Bagian TU (Ibu Norma) Bagian TU (Ibu Norma) Tidak ada bukti telah ditetapkan identifikasi kebutuhan pegawai tahunan sesuai dengan ketentuan DSM/PUSAIR/PP/3 (7.) Belum ada bukti telah dibuat usulan pelatihan dan program pelatihan. (6..) Belum ada bukti penetapan tata cara evaluasi pelatihan sesuai yang dipersyaratkan dalam DSM/PUSAIR/PP/7 (6..c) Diagram proses kegiatan PUSAIR telah ditetapkan dalam Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/0 halaman /54. Tetapi belum ditetapkan diagram proses kegiatan khusus untuk Balai Rawa (4.) Organisasi telah membuat Daftar Acuan Silang Dokumentasi SMM dengan Manual Mutu dan prosedur mutu. Sebaiknya hal ini juga dibuatkan untuk dokumen petunjuk pelaksanaan dan instruksi kerja. Daftar induk dokumen dan rekaman sistem mutu sudah dibuat, tetapi perlu ada perbaikan dari daftar tersebut disesuaikan dengan persepsi dari standar ISO 900:0 klausul 4..3/4..4. Merujuk pada hasil internal audit pada 3 Mei 0, terdapat 5 ketidaksesuaian dan sudah ditindaklanjuti pada 3 Mei 0. Tetapi dalam lembar tindakan korektif perlu ada perbaikan untuk penetapan penyebab dan tindakan koreksi. (8.5.) PUSAIR Balai Rawa telah menetapkan sasaran mutu pada Juni 0 beserta jadwal pelaksanaan kegiatan. Tetapi perlu ada perbaikan berupa hubungan yang jelas antara antara kedua dokumen tersebut. Belum ada bukti telah dibuat jadwal kalibrasi peralatan pengukuran (7.6) Belum ada bukti sistem pelaksanaan perawatan infra struktur dan lingkungan kerja sesuai dengan ketentuan petunjuk pelaksanaan DSM/PUSAIR/PP/4. Diantaranya: gedung, peralatan laboratorium, AC dll (6.3) Sistem pengadaan barang dan jasa telah diatur dalam petunjuk pelaksanaan DSM/PUSAIR/PP/3 dan ketentuan e- procurement. Sebaiknya ketentuan e-procurement tersebut dicantumkan dalam dokumen petunjuk pelaksanaan. (7.5.) Rev. 3.0 (0-06) Page 4/8

15 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification 76. Bagian TU (Ibu Norma) BALAI SUNGAI Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Isnugroho) Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Isnugroho) Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Isnugroho) Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Isnugroho) Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Isnugroho) Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Isnugroho) Deputi Pengendali Dokumen (Bu Isti) Deputi Pengendali Dokumen (Bu Isti) Subseksi program dan evaluasi Koordinator Litbang (Pak Asep) Subseksi pengolahan data dan system informasi Koordinator Litbang (Pak Suprapto) Subseksi pengolahan data dan system informasi Koordinator Litbang (Pak Suprapto) Subseksi pengolahan data dan system informasi Koordinator Litbang (Pak Suprapto) Struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab telah ditetapkan, tetapi belum ditetapkan wewenangnya. (5.5.) Menjadikan Balai Sungai sebagai Centre Backbone PUSAIR. + Menetapkan strategi satu langkah kedepan dalam hal: ) teknologi persungaian, ) manajemen pengelolaan sungai, 3) SDM pengelola sungai Disusunnya 90 modul untuk pengembangan dan peningkatan kompetensi SDM pengelola sungai. Menjadikan Balai Sungai sebagai pusat Sharing Knowledge melalui CRBOM (Centre for River Basin Organization and Management) Perlu disusun metode dan analisis mengukur kepuasan pelanggan (8..) Tidak dapat dibuktikan evaluasi pencapaian sasaran mutu telah dilakukan (5.4.) Sebaiknya seluruh Dokumen Internal yang digunakan dalam proses kerja didimuat dalam Daftar Dokumen Internal (DSM/ /0) (4..3) Belum ditetapkan persyaratan kompetensi deputi pengendali dokumen (6..) Sebaiknya fungsi Tim Evaluator diperjelas tanggung jawab dan wewenangnya pada No Dok: DSM/./04 point 5.5 (5.5.) Sebaiknya dalam tahapan instruksi kerja (DSM/./IK/.0) point 4.4 dan 4.5 ditambahkan tahapan pengumpulan data dan pengolahan validasi sumber data. (7.5.) Sebaiknya dalam tahapan instruksi kerja (DSM/./IK/.0) point 4.6 ditambahkan tahapan upload data ke PUSAIR (7.5.) Belum dilakukannya monitoring pencapaian sasaran mutu Litbang. (5.4.) Rev. 3.0 (0-06) Page 5/8

16 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Pak Ari) Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Pak Ari) Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Pak Ari) an penerapan dan pelayanan (Pak Ari) Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Pak Ari) Subseksi Lab Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Bu Sri) Koordinator TU (Pak Mujiono) Koordinator TU (Pak Mujiono) Koordinator TU (Pak Mujiono) BALAI IRIGASI 98. Balai Irigasi-Litbang 99. Balai Irigasi -TU 00. Balai Irigasi 0. Balai Irigasi Rapyan- Lab Sebaiknya daftar inventaris peralatan lab sungai dilengkapi isiannya dan sesuai permintaan form FT/5.5/6-0. (4..4) Belum ditetapkan persyaratan kompetensi personil lab sungai. (6..) Sebaiknya dibuatkan IK tentang Simpul Layanan Informasi standar sesuai SK BSN No 96/KEP/BSN/4/0 (7.5.) Sebaiknya disediakan kolom checklist pada Form FT/54/-0 yang menjelaskan proses dilanjutkan atau tidaknya dalam tahapan proses permintaan pengujian. (7..) Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu Pelaksanaan penerapan dan pelayanan. (5.4.) Sebaiknya dibuatkan IK pengajuan akreditasi yang berkaitan dengan flow chart DSM/.../PP/ (7.5.) Belum ditetapkan pengukuran keefektifan dalam meningkatan kapasitas aparat setelah mengikuti pelatihan. (6..c) Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu ke- TU-an (5.4.) Usulan perbaikan kendaraan yang digunakan belum sesuai dengan form DSM/.../PP/4 (6.3) Pengisian RMP Kegiatan Pengkajian Efisiensi Penggunaan Irigasi Air TAnah (Irigasi Mikro) Tahun 0 tidak lengkap untuk Section (Rencana dan Metode Verifikasi, Validasi,.) dan Section 5 (Daftar Rekaman). (7., 4..4) Metode pengukuran kepuasan pelanggan belum ditetapkan Balai Irigasi untuk memastikan pencapaian sasaran mutu Balai yaitu Kepuasan Pelanggan 60% (DSM/Balai irigasi/pm/03). (8..) Terdapat dokumen sistem manajemen mutu di Balai Irigasi, karena Balai Irigasi sudah disertifikasi ISO 900:0 terlebih dahulu oleh badan sertifikasi lain. Sangat disarankan untuk meninjau dokumen sistem tersebut, sehingga penggunaannya tidak membingungkan dan lebih efisien. (4.; 4..3) Belum dilakukannya pengendalian dokumen external di laboratorium. Contoh: Instruksi dan Manual Japan International Cooperation Agency yang belum dimasukkan dalam daftar induk dokumen eksternal. (4..3) Rev. 3.0 (0-06) Page 6/8

17 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification 0. Balai Irigasi Rapyan- Lab Disarankan untuk melakukan survey kepuasan pelanggan terhadap Jurnal yang diterbitkan oleh Balai Irigasi. (8..) BALAI SABO 03. Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Untung) Menjadikan Balai Sabo sebagai tempat rujukan pengendalian erosi dan sedimentasi Deputi Pengendali Dokumen (Bu Suratmi) Sebaiknya seluruh Dokumen Internal yang digunakan dalam proses kerja dimuat dalam Daftar Dokumen Internal lebih lengkap lagi. (4..3) 05. Deputi Pengendali Dokumen (Bu Suratmi) Belum ditetapkan persyaratan kompetensi deputi pengendali dokumen (6..) 06. Koordinator Litbang (Pak Bambang) Perlu ditetapkan pencapaian sasaran mutu kelitbangan dengan lebih jelas lagi. (5.4.) 07. an penerapan dan pelayanan (Pak Judi) Belum ditetapkan persyaratan kompetensi personil lab sungai (6..). an penerapan dan pelayanan (Pak Judi) Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu pelaksanaan penerapan dan pelayanan. (5.4.) 09. Urusan Laboratorium dan Pelayanan Teknis (Bu Tata) Sebaiknya flow chart alur proses pengelolaan lab dilakukan perbaikan khususnya arah tanda panah dan uraian tahapan kegiatan. (7.5.) 0. Urusan Laboratorium dan Pelayanan Teknis (Bu Tata) Belum ditetapkan persyaratan kompetensi penguji bahan konstruksi (6..). Urusan Laboratorium dan Pelayanan Teknis (Bu Tata) Belum ditetapkan persyaratan kompetensi penyelia bahan konstruksi (6..). Koordinator TU (Bu Rumanti) Belum ditetapkan persyaratan kompetensi internal auditor (6..) 3. Koordinator TU (Bu Rumanti) Belum ditetapkan evaluasi keefektifan dalam meningkatan kapasitas aparat setelah mengikuti pelatihan (6..c) 4. Koordinator TU (Bu Rumanti) Belum dilakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu ke-tu-an (5.4.) 5. Koordinator TU (Bu Rumanti) Belum dicantumkan rekaman lain yang digunakan dalam rapat administrasi umum (DSM/.../IK/6-0) meliputi: Undangan, Daftar hadir, notulensi rapat. (4..4) *) Rating: = Opportunities for improvement = Probably rated as nonconformity in stage 3 = Not ready for certification (proof of elimination of weaknesses must be submitted before completion of the stage audit) Rev. 3.0 (0-06) Page 7/8

18 Stage Report Puslitbang Sumber Daya Air ISO 900: st Stage Certification In view of the fact that audits are always based on sampling, weaknesses may still exist which were not revealed and identified during the audit. The audit team and the certification body will treat all information gained during the audit with strict confidentiality. 4. Special features of stage auditing The audit was carried out on site. 4.3 Special features of stage auditing No further special features must be complied with. The stage audit was scheduled together with the client to take place on to Rachmat Kurniawan Date Leader Rev. 3.0 (0-06) Page 8/8