SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PADA BIMBINGAN BELAJAR PRIVAT BUDI MULIA KULON PROGO. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PADA BIMBINGAN BELAJAR PRIVAT BUDI MULIA KULON PROGO Naskah Publikasi Disusun Oleh : BUDI FAJAR ARI WIBOWO JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MENAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 SCHEDULING INFORMATION SYSTEMS ON PRIVATE TUTORING IN BUDI MULIA KULON PROGO SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PADA BIMBINGAN BELAJAR PRIVAT BUDI MULIA KULON PROGO Budi Fajar Ari Wibowo Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Uses computers as a tool of data processing that can produce better information and simplify the handling of the database. Computers provide the ease of use in performing data processing into information so that information generated will menbantu users in decision making. To develop a computerized system on Private Tutoring Budi Mulia in need of a medium that has sufficient capacity so that the information generated will be easier because the data input and transaction tentor student teaching is an activity that is done carefully and periodically every time so it is possible data on governance will change at any time while in its implementation requires fast information so that reports can be generated easily accountable. With the information in the hope to overcome in data processing, which in turn can assist, facilitate and expedite the task of data management in presenting information. Keyword = Computers, Computerized Systems, Tutoring.

4 1. Pendahuluan Saat ini komputer merupakan perangkat canggih yang sangat dibutuhkan untuk melakukan pengolahan data secara efektif dan efisien dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan. Dengan informasi diharapkan dapat mengatasi permasalahan dalam pengolahan data, sehingga pada akhirnya dapat membantu mempermudah dan memperlancar tugas mengelola data dalam menyajikan informasi. Begitu juga dengan pihak Budi Mulia dengan menerapkan strategi yang dapat dilaksanakan dalam rangka memenuhi tuntutan dalam pelayanan penjadwalan pada bimbingan belajar Budi Mulia adalah dengan menerapkan Sistem Informasi yang berbasis komputer atau penggunaan sistem komputerisasi sebagai alat pengolah data yang tepat dengan akses dengan ketelitian maupun kecepatan tinggi dibanding akses kerja manual. 2. Dasar Teori 2.1 Konsep Dasar Pengertian Sistem Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpulbersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan Karakteristik Sistem Untuk mempelajari sistem maka terlebih dahulu harus mengetahui macammacam dari karakteristik dari sebuah system. 2.2 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih baik, berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

5 Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil pengolah data tersebut menjadi informasi Kualitas Informasi Kualitas dari sebuah informasi tergantung pada 4 hal yang sangat mendukung dan dominan yaitu : 1. Akurat Berarti Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan dan tidak merugikan bagi penerimanya. 2. Tepat Waktu Informasi yang dibuat harus tepat waktu bagi si penerima, karena informasi tersebut akan jadi tidak berarti jika informasi tersebut terlambat. 3. Relevan Sebuah Informasi harus memiliki manfaat bagi pengguna atau penerima, sebab informasi tersebut akan digunakan dalam pengambilan keputusan untuk memecahkan suatu masalah. 2.3 Desain Sistem Flowchat System Flowchart sistem adalah representasi grafik dari sistem informasi, prosesproses, aliran-aliran data logis, masukan-masukan, keluaran-keluaran, dan filefile juga entitas-entitas sistem operasi yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut. Flowchart sistem berisi kegiatan-kegiatan manual dan kegiatan-kegiatan komputer, menampilkan kegiatan-kegiatan logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana, dan dimana proses informasi dan proses operasi terjadi. 2.4 Software Yang Digunakan Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh

6 Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengelola database yang terdapat SQL Server Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000, yaitu: 1. Menggunakan Enterprise Manager. Fitur ini relatif mudah digunakan karena mode pengolahan database yang terdapat dalam fitur basis GUI (Graphical User Interface). 2. Menggunakan SQL Query Analyzer Fitur ini menggunakan Transact SQL untuk mengelola database di dalam SQL Server Perintah-perintah Transact SQL merupakan pengembangan dari perintah-perintah SQL standar yang disesuaikan dengan manajemen database di SQL Server Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS Windows. Visual Basic 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan Windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnnya berbasis MS Windows. Integrated Development Environment ( IDE ) adalah bidang kerja tempat kita bekerja untuk menghasilkan program aplikasi. Di dalam visual basic 6.0 terdiri dari 5 menu utama, yaitu Form Designer, Toolbar, Toolbox, Project Explorer, Properties. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Definisi Analisis Sistem Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perancanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Analisis sistem (system analysis) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian atau komponen-komponennya mengevaluasi dengan maksud untuk permasalahan-permasalahan, mengidentifikasikan dan kesempatan-kesempatan,

7 hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Definisi Masalah Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan pada Bimbel Budi Mulia, dapat didefinisikan bahwa sistem kerja yang berjalan masih kurang efektif dan efisien. Hal ini masih terlihat dari proses atau cara pencatatan maupun penginputan jadwal yang memerlukan waktu yang lama Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengetahui penyebab munculnya masalah yang terdapat pada sistem lama, maka perlu diadakan suatu analisis dari sistem yang ada dengan menggunakan analisis PIECES ( Performance, Information, Economy, Efficiency, Service ) Analisis Kebutuhan system Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi requirement tersebut atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan Analisis Biaya Dan Manfaat Sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilainya disebut analisis biaya atau keuntungan (cost/benefit analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang Metode Analisis Biaya dan Manfaat Adapun metode-metode analisis biaya dan manfaat antara lain : a) Metode periode pengembalian ( payback period ) b) Metode pengembalian investasi ( return of investment ) c) Metode nilai sekarang ( net present value ) Analisis Kelayakan Analisis kelayakan adalah proses yang mempelajari atau menganalisa

8 permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Ada beberapa pertimbangan yang harus diperhitungkan dalam analisis kelayakan proyek pengembangan sistem. 3.2 Perancangan sistem Setelah tahap analisis selesai, maka susunan kebutuhan sistem harus diterjemahkan menjadi sistem informasi berbasis komputer. Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud dan tujuan untuk memberikan gambaran umum kepada user tentang sistem yang baru atau yang akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara terinci. Adapun rancangan sistem yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut : Flowchart Sistem Yang Diusulkan Flowchart atau alur sistem merupakan bagian yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari suatu sistem. Adapun flowchart sistem yang diusulkan pada bimbingan belajar Budi Mulia adalah sebagai berikut: Diagram Arus Data Untuk memahami dan merealisasikan analisis diatas, maka diperlukan suatu gambaran system dan arus data yang digunakan. Pemodelan diagram arus data merupakan penggambaran system sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Gambaran system dan arus ini selanjutnya dapat digunakan untuk mempermudah perancangan system Normalisasi Normalisasi adalah suatu proses pengelompokan elemen data menjadi table-tabel yang menunjukan entity atau relasi. Teknik normalisasi bertujuan membuat relasi-relasi yang ada menjadi lebih mudah dan dimengerti, pemeliharaan data serta untuk menghilangkan kerangkapan redundancy data atau menunjukan hubungan antar file. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan data atau

9 4.1. Pengertian Implementasi Tahap implementasi sistem dilakukan setelah melakukan analisi dan perancangan sistem yang telah dibahas pada BAB III. Selanjutnya pada tahapan ini adalah melakukan beberapa kegiatan yang mendukung dalam pembutan system yang telah dirancang sebelumnya. Bab ini akan menjelasakan mengenai kegiatan-kegiatan tersebut Pengetesan Program Langkah selanjutnya sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Oleh karena itu program harus dites untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi adalah : 1. Kesalahan Bahasa ( Syntax Error ) Kesalahan di dalam penulisan script program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah diperbaiki. Contoh dalam program adalah sebagai berikut : Private Sub Form_Load() Call KoneK Call LoadDataToListView(SELECT distinct(p.id),p.nama_lengkap,p.nama_panggilan FROM pengajar p,mengajar m,pengajar_sesi s where p.id=m.id_pengajar and p.id=s.id_pengajar order by p.id", rsrs, Me.lv1, 3) Call SetFormCenter(Me) EditFlag = False AddFlag = False Frame2.Enabled = False CmdHapus.Enabled = False CmdSimpan.Enabled = False CmdEdit.Enabled = False End Sub

10 Kesalahan terjadi pada bagian yang di garis bawah, kekurangan tanda ( ) pada kode program diatas membuat program tidak bisa berjalan. 2. Kesalahan Sewaktu Proses ( Run Time Error ) Kesalahan yang terjadi sewaktu eksekusi program. Kesalahan ini menyebabkan program terhenti sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Contoh : kesalahan pengetikan source code program Gambar 4.1 Run time error Kode program yang mengalami error adalah sebagai berikut : Public Sub KoneK() strconnect = ReadUDLFile(App.Path + "\Connection.udl") If conn.state = adstateopen Then conn.close Set conn = New ADODB.Connection conn.open strconnect Else conn.open strconnect conn.cursorlocation = aduseclient End If End Sub Kesalahan yang ada adalah yang bergaris bawah, data base belum

11 terkoneksi dengan SQL sehingga program mendeteksi kesalahan waktu program sedang berjalan. 3. Kesalahan Logika ( Logical Error ) Kesalahan yang terjadi karena logika tidak sesuai dengan yang diharapkan. Kesalahan ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan diperoleh hasil dari program tetapi hasilnya tidak tepat. Misalnya Rp x 4 = Rp , tetapi dalam hasil perhitungan program hasilnya bukan Rp Pengetesan Sistem Tujuan utama dari pengetesan sistem adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem apakah telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan sistem ini menggunakan metode Black Box Testing. Dimana sistem langsung dilihat dan dites secara langsung pada program aplikasinya tanpa perlu mengetahui struktur programnya. 4.2 Manual Program Pembuatan Database Tools yang dipakai dalam membangun database untuk sistem informasi penjadwalan pada bimbingan belajar privat Budi Mulia adalah menggunakan Ms SQL Server Pembuatan Form Interface Pada tahap ini sebuah system informasi dibuat berdasarkan analisis dan use case yang telah dibuat. Sistem informasi yang akan dibangun akan melibatkan beberapa form, adalah sebagai berikut.

12 1. Password Login admin terdiri dari Username dan Password Gambar 4.2 Tampilan form password 2. Tampilan Menu Utama Gambar 4.4 Tampilan Menu utama 2. Tampilan Input Data Siswa Gambar 4.5 Tampilan input data siswa

13 3. Tampilan Input Data Pengajar Gambar 4.10 Tampilan input data pengajar 4. Tampilan Input Transaksi Siswa Les Gambar 4.14 Tampilan Input Data Transaksi Siswa Les 5. Tampilan Output Data Siswa Gambar 4.15 Tampilan output data siswa

14 6. Tampilan Output Data Pengajar Sesi Bisa Gambar 4.18 Tampilan output data pengajar sesi bisa 7. Tampilan Output Data Mengajar Gambar 4.19 Tampilan output data Mengajar 5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan perancangan yang dilakukan dan mengacu pada rumusan masalah untuk mengembangkan dan memperluas usaha Bimbel Budi Mulia untuk sarana belajar siswa, dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu: a) Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data. b) Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan

15 dalam pengambilan keputusan. c) Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian data, dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan steam akan lebih efektif dan efisien, sehingga pelayanan terhadap konsumen dapat ditingkatkan. 5.2 Saran Berdasarkan analisa dari kesimpulan diatas, maka sistem yang diusulkan dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi pihak bimbel dalam mengelola bisnisnya dan untuk hal tersebut pihak bimbel, Penulis meyampaikan saran sebagai berikut : a) Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang telah diusulkan oleh penulis agar dapat dipakai untuk pengolahan data penjadwalan pada bimbel Budi Mulia. b) Diharapkan Dengan adanya sistem yang baru, dapat membantu meningkatakan atau membantu permasalahan pada bimbel Budi Mulia dalam memberikan informasi kepada yang membutuhkan.

16 DAFTAR PUSTAKA Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PT.Pustaka Biraman Presindo. Jogiyanto HM Analisis dan Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Andi Offset, Yogyakarta. Andi Sunyoto Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL,Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini,dkk Membuat Aplikasi Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0, Gava Media,Yogyakarta. Indah Indriyana,dkk Membuat Sistem Informasi Penjualan Retail dengan SQL Server dan Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo, Yogyakarta. Fathansyah Basis Data. Bandung : Informatika Sumber harga : ( )