ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PERCETAKAN ONE I ONE. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PERCETAKAN ONE I ONE Naskah Publikasi disusun Oleh Sari Haryanto JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM IN PRINTING SALES ONE I ONE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PERCETAKAN ONE I ONE Sari Haryanto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Now is the development of science and technology runs fast sting, resulting in people's lives increasingly encouraged to create a new or a better than ever. One example is the development of technology in the field of computer.di where computers are used to solve problems - problems that exist such as the printing press in managing the data - data in need of a good data processing system making it easier for people to obtain information. In general, every printing need information systems that can provide accurate and useful information for a smooth printing nets tersebut.percetakan One First One is printing in the field of sales. At the time of printing this manual One First One is still in the process penyimpananya not use the sales information system integrated with the data base so that will complicate the process of processing information about the goods sold. Authors in the practical work in the printing One First One is proposing a sales information system berkomputerisasi and integrated with data bases, so facilitate the processing of sales information, which will impact on the increasingly rapid process percetakan.system that will work in this proposed using Visual Basic programming language 6.0 with the integration of data base using Microsoft accses, and Using Data Report in making the report. Keywords: Information Systems, computer, though the data, management

4 1.Pendahuluan Perkembangan Teknologi Informasi sangat cepat seiring dengan kebutuhan akan Informasi. Perkembangan teknologi informasi dan komputer saat ini telah mempengaruhi diberbagai bidang kehidupan manusia dan diperlukan sebagai sarana pendukung untuk memperoleh informasi secara cepat dan akurat yang dapat menunjang manusia untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Percetakan adalah sebuah proses industri untuk memproduksi secara massal tulisan dan gambar, terutama dengan tinta di atas kertas menggunakan sebuah mesin cetak. Banyak brosur, flyer, spanduk dan kaos sekarang ini biasanya dicetak menggunakan teknik percetakan offset. Image yang akan dicetak di print diatas film lalu di transfer ke plat cetak. Percetakan One I One merupakan salah satu jenis percetakan yang berada di Yogyakarta. Pada percetakan One I One menyediakan berbagai jasa percetakan mulai dari jasa pembuatan brosur, flyer, spanduk, undangan, dan lain-lain. Pada perkembangannya percetakan ini masih menggunakan sistem pembayaran secara manual dengan hanya menggunakan alat tulis, kalkulator dan nota kertas saja untuk transaksi. Untuk laporan percetakan ini masih menggunakan data dari copyan nota nota kertas yang dikumpulkan setiap bulannya. Analisis dan Perancangan Sistem Transaksi Pada pecetakan One I One adalah suatu proses sistem pembayaran dari sistem manual ke sistem komputer. Dalam sistem ini user dapat mengolah data pembayaran dengan komputer dan dapat mengetahui hasil transaksi dalam setiap waktu yang ditentukan berupa rekapitulasi transaksi atau lebih sering disebut laporan. Waktu yang diperlukan untuk mengolah data tersebut jauh lebih cepat dari sistem manual. Oleh karena itu Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Percetakan One I One dirasa perlu dibuat suatu sistem untuk pemecahan masalah transaksi pembayaran manual pada pecetakan One I One. Dengan sistem ini akan didapat suatu informasi dari suatu data yang lebih cepat, tepat dan akurat.

5 2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) yaitu adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka Karakteristik Sistem Perkembangan Teknologi Informasi sangat cepat seiring dengan kebutuhan akan Informasi dan pertumbuhan tingkat kecerdasan manusia yang semakin kompleks. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu: 3. Analisis dan Perancangan sistem 3.1. Analisis Sistem Definisi Analisis Sistem Analisis sistem memiliki pengertian dari ahlinya, yaitu menurut Drs. Komarudin, Analisis Sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi. Langkah langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, terdiri dari: Identify, yaitu mengidentifikasi masalah Understand, memahami kerja dari sistem yang ada Analyze, menganalisis sietem 1

6 Report, membuat laporan hasil analisis Identifikasi Masalah Identifikasi masalah harus dilakukan pertama kali, yaitu pada tahap awal pembuatan sistem untuk mengetahui masalah-masalah yang akan menghambat sistem untuk mencapai tujuan dari sistem yang akan dibuat Permasalahan yang Timbul Dari sistem informasi penjualan yang sudah ada dapat menimbulkan masalah seperti berikut: 1. Proses dari sistem informasi penjualan masih menggunakan cara manual, sehingga akan memakan waktu yang lama untuk mengolah data. 2. Terdapat kesalahan dalam melakukan perhitungan Identifikasi Penyebab Masalah Penyebab dari masalah tersebut adalah karena sistem informasi penjualan yang sudah ada belum terkomputerasi atau masih dilakukan dengan cara manual Metode periode pengembalian (Payback Period) Metode periode pengembalian merupakan metode yang bernilai proyek investasi dengan dasar lamanya. Investasi tersebut dapat ditutup dengan aliran aliran kas masuk. Disamping itu metode ini juga untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali. Adapun perhitungan dengan metode ini sebagai berikut : Nilai investasi = Rp ,- Proceed tahun - 1 = Rp ,- (-) Sisa investasi tahun - 2 = Rp ,- Sisa investasi tahun - 2 tertutup oleh proceed tahun - 2 sebagian sebesar Rp ,- yaitu : Rp ,- X 12 bulan Rp = 8,04 bulan Jadi payback period investasi ini adalah 1 tahun 8 bulan 1 hari.

7 Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment) Metode ini digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Total Manfaat Total Biaya ROI = X 100% Total Biaya Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima Manfaat tahun ke - 1 = Rp ,- Manfaat tahun ke - 2 = Rp ,- Total Manfaat = Rp ,- Sedangkan Total biaya : Biaya tahun ke - 0 = Rp ,- Biaya tahun ke - 1 = Rp ,- Biaya tahun ke - 2 = Rp ,- + Total Biaya = Rp ,- Rp ,- Rp ,- ROI = X 100% Rp ,- ROI = 20,66% Hasil ROI > 0, berarti proyek sistem ini dapat diterima, karena sistem baru ini dapat memberikan keuntungan sebesar 20,66% dari biaya investasi Metode Nilai Sekarang (Net Present Value) Metode Nilai Sekarang Bersih atau New Present Value ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dan uang. Rumus Metode ini, yaitu : NPV = Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2 ( 1 + i ) 1 ( 1 + i ) 2 Keterangan

8 NPV: Net Present Value i n : Tingkat Bunga Diskonto = 7% ( : Umur Ekonomis Investasi Berikut adalah rincingan perhitungan NPV proyek tersebut : NPV = - RP ,- + Rp ,- + Rp ,- (1 + 0,07) (1 + 0,07) = - Rp ,- + Rp ,- + Rp ,- 1,07 1,14 = - Rp ,- + Rp ,43 + Rp ,67 = Rp ,1 Dari hasil perhitungan NPV diatas maka dapat disimpulkan bahwa proyek ini Feasible (Layak) dilaksanakan karena akan diterimakan nilai sebesar Rp ,1 Hasil perhitungan ketiga metode analisis adalah sebagai berikut : Tabel 3.3 Hasil Analisis Biaya dan Manfaat No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Keputusan 1 Payback Period 1 tahun 8 bulan 1`hari LAYAK 2 Return on Investment 20,66% LAYAK 3 Net Present Value Rp ,1 LAYAK

9 3.3. Perancangan Sistem Flowchart Gambar 3.2 Flowchart Sistem Penjualan yang diusulkan

10 Simbol Flowchart = Simbol untuk dokumen file yang berupa kertas, misalnya hasil print = Simbol untuk proses komputer = Simbol untuk pemasukan melalui Keyboard = Simbol untuk sumber data atau tujuan data = Arah / arus Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Penjualan Gambar diatas adalah gambar diagram konteks sistem informasi penjulan pada percetakan One I One dimana karyawan berinteraksi langsung dengan sistem. Seorang user atau karyawan menginputkan data d dan mengolahnya ke dalam sistem atau output eksekusi program ditunjukkan kepada manajer yang berupa laporanlaporan. Manajer tidak bisa menggantikan kerja operator, dalam sistem ini manajer hanya sebagai penerima laporan saja Diagram Level 1

11 Gambar 3.4 Diagram Level 1 Dari gambar 3.4 diatas terdapat beberapa proses. Pertama adalah karyawan melakuakan proses 1 sampai dengan 7 adalah proses input data yang kesemua data tersebut akan diolah untuk disimpan dalam database. Selanjutnya terdapat proses 8 sampai dengan 14 yaitu mengolah data yang diperoleh dari database untuk memperoleh laporan, dimana laporan tersebut akan diberikan kepada suplier, manajer, dan pelanggan Normalisasi

12 Normalisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvadilasi model data. Normalisasi dilakukan agar basis data yang akan diterapkan dapat digunakan dan dioperasikan dengan efesien, mudah dan tidak mengalami anomali atau keanehan. Normalisasi dimulai dengan menganalisa tabel dalam bentuk tidak normal Normalisasi bentuk pertama Normalisasi bentuk pertama mempunyai ciri ciri yaitu data yang dibentuk dalam suatu record mempunya nilai dari field berupa alamat value atau tidak merupakan atribut yang berulang atau atribut yang bernilai ganda (Multi Value) Tabel 3.4 Normalisasi Bentuk Pertama Kd_Jasa Nama_Jasa Tarif Jenis Deskripsi NIP Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan No_Telp Tgl_Member NIK Nama_Karyawan Alamat_Karyawan Telepon Password No_Nota Tgl_Transaksi Tot_Transaksi Diskon NIS Nama_Supplier Alamat_Supplier

13 Kontak Keterangan Kd_Barang Nama_Barang Harga_Barang Satuan No_kwitansi Tgl_Beli Total Bentuk Normal Kedua Bentuk normal kedua yaitu atribut non-key bergantung secara fungsional kepada primary ke dan tidak ada atribut yang tergantung pada sebagian dari primary key. Bentuk normal kedua adalah: Tabel 3.5 Normalisasi Bentuk Kedua Normalisasi Bentuk Ketiga

14 Normalisasi bentuk ketiga merupakan pengembangan dari bentuk normalisasi kedua. Bentuk normalisasi ketiga mempunyai syarat setiap tabel tidak mempunya field yang bergantung transitif maksudnya hanya bergantung pada primery key. ketergantungan yang transitif. Artinya data-data yang mungkin diisi berulang-ulang dapat dibuat sebuah tabel baru. Tabel 3.6 Normalisasi Bentuk Ketiga Relasi Antar Tabel Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

15 4.1 Pengertian Implementasi Implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan.tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah di tentukan. Implementasi merupakan langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut: 1. Menerapkan rencana implementasi 2. Melakukan kegiatan implementasi 3. Tindak lanjut implementasi 4.2 Rencana Implementasi Kegiatan implementasi agar dapat beroperasi sesuai dengan yang direncanakan maka diperlukan jadwal rencana kegiatan implementasi, adapun jadwal kegiatan implementasi adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Jadwal Implementasi Sistem Jenis Kegiatan 1. Pengetesan program 2. Instalasi Hardware & Software 3. Pengetesan Sistem 4. Pelatihan Personil 5. Konversi Sistem 6. Pemeliharaan Sistem Waktu Minggu ke Manual Program 4.4 Pembuatan manual program dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau mengoperasikan sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penuntun bagi pemakai yang akan menggunakannya Form Login

16 Gambar 4.3 Form Login Pada form login user harus memasukkan nama dan password untuk mendapatkan akses sistem. Apabila seorang user sudah memasukkan nama dan password maka akan dilakukan pengecekan apakah nama dan password tersebut sesuai dengan data yang ada di dalam database. Jika tidak sesuai maka akan muncul peringatan "GAGAL MEMASUKI SISTEM, MUNGKIN NAMA ATAU PASSWORD SALAH!". Jika sudah benar maka akan tampil menu utama dari aplikasi ini. Tetapi jika tidak mempunyai akun pada sistem user bisa membuat akun baru dengan memilih BUAT ID BARU. Dan jika ingin mengganti Password maka user tinggal memilih UBAH PASSWORD Form Menu Utama Gambar 4.4 Form Menu Utama Form Menu Utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan Nama dan Password dengan benar. Pada form menu utama terdapat 5 menu bar, yaitu : File, terdiri dari sub menu logout dan keluar Transaksi, terdiri dari sub transaksi umum dan pembelian. Master, terdiri dari sub data karyawan, data pelanggan, data suplier, data jasa, dan data barang. Laporan-Laporan, terdiri dari sub menu cetak member, laporan data pelanggan, daftar jasa, daftar barang, laporan transaksi per tanggal, laporan pembelian per tanggal. About, yang menjelaskan tentang versi program Form Input Transaksi Pembayaran

17 Gambar 4.5 Form Transaksi Pembayaran 5.1. Kesimpulan Penulis membuat suatu aplikasi pada skripsi ini, yang berfungsi sebagai sistem informasi penjualan pada Percetakan One I One. Aplikasi ini digunakan sebagai pengganti sistem lama yang masih menggunakan cara manual atau belum terkomputerisasi. Dengan sistem yang telah diterapkan ini, penulisa menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan. Dengan sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas. 2. Aplikasi Sistem Informasi Transaksi Penjualan ini dapat digunakan untuk membantu kinerja karyawan yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi pembayaran dan data pendukung lainnyal. 3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama ini berjalan di perusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diharapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi lebih efisien Saran Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data Transaksi yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi. 2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data Transaksi yang penulis usulkan harus dapat diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data Transaksi serta menyajikan informasi yang dibutuhkan. 3. Keamanan data harus selalu diperhatikan. Karena data yang bersifat rahasia harus selalu mendapatkan perlindungan yang sangat kuat. Demikianlah kekurangan-kekurangan dan sedikit saran penulis dalam pendesainan sistem informasi Transaksi pada One I One Offset. Penulis mengharapkan agar kiranya teman-

18 teman dan pembaca sekalian dapat memberikan saran serta kritik yang sifatnya membangun dalam upaya menyempurnakan sistem informasi ini nantinya. Semoga aplikasi ini dapat berguna dan dimanfaatkan sebaik-baiknya. DAFTAR PUSTAKA Madcoms Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Penerbit Andi. Sunyoto, A Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Wahana Komputer Pengembangan Aplikasi Database dengan Microsoft Office Access Yogyakarta: Penerbit Andi.