Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang

Transkripsi

1 i

2 ii

3 SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 101/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : Bahwa dalam rangka melaksanakan kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Manual SPMI; Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Manual SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; iii

4 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH tanggal 18 Agustus Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa jabatan M E M U T U S K A N Menetapkan : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG MANUAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG iv

5 Pertama : Kedua : Manual SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini; Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kepala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. v

6 SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 102/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : a. Bahwa dalam rangka melaksanakan Manual SPMI Universitas PGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Standar SPMI; b. Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Standar SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI vi

7 Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah. 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH tanggal 18 Agustus Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1 / YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1 / YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa jabatan M E M U T U S K A N Menetapkan : Pertama : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI Standar SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera padalampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini vii

8 Kedua : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kepala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. viii

9 SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG NOMOR: 103/SK/UPGRIS/VII/2014 tentang PROSEDUR TETAP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG REKTOR UNIVERSITAS PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SEMARANG: Menimbang : a. Bahwa dalam rangka melaksanakan Manual SPMI UniversitasPGRI Semarang, Mengingat : perlu adanya Prosedur Tetap SPMI. b. Bahwa sehubungan dengan butir di atas, perlu ditetapkan Prosedur Tetap SPMI Universitas PGRI Semarang dengan keputusan Rektor. 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor: 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 143/P/2014 tanggal 17 April 2014 tentang Penggabungan IKIP PGRI ix

10 Semarang dan Akademi Teknologi Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah menjadi Universitas PGRI Semarang yang diselenggarakan oleh YPLP PT PGRI Semarang di Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah. 5. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PGRI 6. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga YPLP PT PGRI Semarang juncto Perubahan SK Menkumham AHU-AH tanggal 18 Agustus Surat Keputusan YPLP PT PGRI Semarang Nomor: 052.b/P.Y/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 18 April 2014 tentang Statuta Universitas PGRI Semarang 8. Surat Keputusan Pengurus YPLP PT PGRI Semarang nomor: 055/PY/U/Kpts/3.1/YPLP PT PGRI/IV/2014 tanggal 30 April 2014 tentang Pengangkatan Rektor Universitas PGRI Semarang masa Jabatan MEMUTUSKAN Menetapkan : Pertama : SURAT KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PROSEDUR TETAP SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Prosedur Tetap SPMI Universitas PGRI Semarang sebagaimana tertera pada lampiran keputusan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan keputusan ini; x

11 Kedua : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di : Semarang Pada tanggal : 10 Juli 2014 Rektor, Dr. Muhdi,S.H.,M.Hum. Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Ketua YPLP PT PGRI Semarang 2. Wakil Rektor 3. Para Dekan 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Ketua Lembaga 6. Kapala Biro di lingkungan Universitas PGRI Semarang xi

12 DAFTAR ISI STANDAR XIV : KERJASAMA A. MANUAL 1. Manual Penetapan Standar kerjasama Manual Pelaksanaan Standar kerjasama Manual Pengendalian Standar kerjasama Manual Pengembangan Standar kerjasama B. STANDAR : Standar Kerjasama dan MoU C. PROSEDUR TETAP (PROTAP) : Prosedur Tetap Kerjsama dan MoU D. FORMULIR 1. Formulir Mengadakan MoU Permohonan Berita Acara MoU xii

13 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL SPMI Kode/No : M.Pntp/Std14/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : MANUAL PENETAPAN STANDAR KERJASAMA UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 1

14 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar kerjasama Universitas PGRI Semarang 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual Penetapan standar ini berlaku : 1. Ketika standar kerjasama pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan 2. Untuk standar XIV (Kerjasama) 4. Definisi Istilah 1. Merancang standar adalah olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini berupa elaborasi/penjabaran dan penelaahan 8 standar nasional pendidikan dan tuntutan kebutuhan institusional lain menjadi berbagai standar lain dan berbagai aspek secara lebih rinci ; 2. Merumuskan standar adalah menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence, dan Degree (ABCD); 3. Standar kerjasama adalah dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi, mengenai hal-hal yang dipenuhi dan harus dicapai dalam sebuah 2

15 5. Langkah-langkah atau Prosedur kerjasama. 4. Kerja sama perguruan tinggi adalah kerjasama yang secara fungsional khusus mengurus bidang pengembangan dan kerja sama antara UPGRI Semarang dengan perguruan tinggi, institusi, dan badan-badan lain, baik pemerintah maupun swasta di dalam negeri maupun di luar negeri dalam upaya peningkatan kemampuan UPGRI Semarang di bidang sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. 1. Menjadikan visi misi Universitas PGRI Semarang sebagai spirit dan sumber inspirasi dalam menyusun sampai dengan mengembangkan standar penilaian pendidikan. 2. Menjadikan enam tata nilai dan budaya kerja di Universitas PGRI Semarang sebagai spirit dalam mulai dari merancang hingga menetapkan standar. 3. Mengumpulkan, mempelajari, dan menelaah isi semua peraturan perundangundangan dan peraturan yang berlaku di UPGRI Semarang yang relevan dengan aspek kerjasama perguruan tinggi. 4. Mencatat apa yang menjadi norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi. 5. Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT analisis atau dengan metode yang lainnya. 6. Melaksanakan studi pelacakan atau survei, wawancara dengan dosen, mahasiswa, dan pejabat pada seluruh unit kerja terkait dengan bidang kerjasama yang selama ini berlangsung di UPGRI Semarang 3

16 7. Merumuskan draft awal standar yang bersangkutan dengan menggunakan rumus ABCD 8. Melakukan uji publik atau sosialisasi draft standar kerjasama dengan mengundang semua pimpinan pejabat struktural pada setiap unit kerja 9. Merumuskan kembali pernyataan standar dengan memerhatikan hasil no Melakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan 11. Mengesahkan dan memberlakukan standar melalui penetapan dalam bentuk keputusan 6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap Wakil rektor I dan semua pimpinan unit kerja 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa protap Pengajuan Usul Kerjasama, formulir kerjasama, dan formulir Memorandum of Understanding (MoU) 8. Referensi 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Perguruan tinggi 2. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional 3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional 4

17 Pendidikan 4. Permendiknas Nomor 26 tahun 2007 tentang Kerjasama Perguruan tinggi dengan Perguruan tinggi/lembaga Lain di Luar Negeri 5. Kepmendiknas Nomor 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa 6. Kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang 7. Standar Penilaian Pendidikan Universitas PGRI Semarang 5

18 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL SPMI Kode/No : M.Plks/Std14/002 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : MANUAL PELAKSANAAN STANDAR KERJASAMA UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter Kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter Kebangsaan. 6

19 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk melaksanakan standar kerjasama yang berlaku di Universitas PGRI Semarang 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual pelaksanaan standar ini berlaku : 1. Ketika standar kerjasama dilaksanakan dalam seluruh program studi di Universitas PGRI Semarang 2. Untuk standar XIV (Kerjasama) 4. Definisi Istilah 1. Melaksanakan standar adalah mengoperasionalkan tetapan-tetapan yang didasarkan atas ukuran, spesifikasi, dan patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar kerjasama yang harus dipatuhi, dikerjakan, dan dipenuhi pencapaiannya. 2. Prosedur tetap adalah uraian tentang urutan langkah kerja untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, koheren serta dilengkapi dengan alur untuk memudahkan pemahaman semua pihak yang akan melaksanakan prosedur tersebut. 3. Instruksi kerja adalah rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas. 4. Formulir/borang adalah instrumen yang digunakan untuk melakukan pencatatan atas pelaksanaan standar. 7

20 5. Langkah-langkah atau Prosedur 6. Kualifikasi Pejabat/ Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap 1. Melakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar kerjasama. 2. Mensosialisasikan isi standar kerjasama kepada seluruh pimpinan unit kerja melalui forum rapat, sosialisasi, atau forum lainnya. 3. Menyiapkan dan menuliskan dokumen tertulis berupa prosedur tetap (protap), instruksi kerja,formulir/borang atau dokumen sejenis lainnya sesuai dengan isi standar kerjasama. 4. Melaksanakan kegiatan Kerjasama pada semua pimpinan unit kerja dengan menggunakan standar Kerjasama sebagai tolok ukur pencapaiannya. Seluruh pimpinan unit kerja 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa protap Pengajuan Usul Kerjasama, formulir kerjasama, dan formulir Memorandum of Understanding (MoU) 8. Referensi 1. Permendiknas Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerjasama Perguruan Tinggi dengan lembaga dalam dan luar negeri 2. Kebijakan SPMI Universitas PGRI Semarang 3. Standar XIV (Kerjasama) Universitas PGRI Semarang 8

21 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL SPMI Kode/No : M.Pngdln/Std14/003 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : MANUAL PENGENDALIAN STANDAR KERJASAMA UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter Kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 9

22 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Mengendalikan pelaksanaan standar kerjasama Universitas PGRI Semarang sehingga isi standar tersebut dapat tercapai/terpenuhi 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual pengendalian standar ini berlaku : 1. Ketika standar kerjasama ini memerlukan pemantauan/pengawasan, pengecekan, pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus menerus 2. Untuk standar XIV (Kerjasama) 4. Definisi Istilah 1. Monitoring atau pemantauan adalah kegiatan pengumpulan data dalam rangka mengawasi, memantau, mengamati, atau mengecek dengan cermat, suatu proses atau kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan. 2. Evaluasi adalah suatu proses penilaian, pengukuran dan perbandingan dari hasil-hasil nyata yang dicapai dalam kerjasama dengan hasil yang seharusnya dicapai melalui analisis pengumpulan data yang terkait antara lain: a. Hasil monitoring evaluasi kegiatan kerjasama yang dilaksanakan oleh semua unit di UPGRI Semarang. b. Perkembangan situasi dan kondisi UPGRI Semarang, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan, masyarakat pada umumnya serta lahirnya 10

23 5. Langkah-langkah atau Prosedur kebijakan baru dari pemerintah tentang pendidikan tinggi, terutama terkait kerjasama luar negeri dalam bidang pendidikan, penelitian, maupun pengabdian kepada masyarakat. c. Usulan-usulan secara khusus dari unit-unit tentang kerjasama dalam bidang tertentu. 3. Audit atau pemeriksaan proses adalah kegiatan penyelidikan semua aspek dari penyelenggaraan kerjasama yang dilakukan secara berkala. Audit dilakukan dengan melakukan peninjauan, pengujian, atau tanya jawab dengan menggunakan standar, ukuran, norma, dan ketentuan perundangundangan yang berlaku. 1. Melakukan pemantauan secara periodik misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap pelaksanaan isi standar kerjasama dalam semua aspek kegiatan kerjasama. 2. Mencatat/merekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan atau sejenisnya dari kerjasama yang tidak sesuai dengan isi standar kerjasama. 3. Mencatat pula bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur tetap, formulir dan dokumen rekaman lainnya dari standar kerjasama yang telah dilaksanakan 4. Memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar kerjasama atau bila isi standar tersebut gagal dicapai 5. Mengambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar 11

24 6. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan prosedur tetap 6. Mencatat atau merekam semua tindakan korektif yang diambil. 7. Memantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut misal apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar kerjasama 8. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraikan di atas. 9. Melaporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan universitas disertai saran atau rekomendasi 1. LPM 2. Wakil dekan I dan kaprodi 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa : 1. Porsedur tetap (protap) Audit Mutu Akademik 2. Formulir evaluasi diri 3. Formulir/borang temuan hasil pemeriksaan/audit 8. Referensi 12

25 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG MANUAL SPMI Kode/No : M.Pngmb/Std14/004 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : MANUAL PENGEMBANGAN STANDAR KERJASAMA UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjatidiri Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk 13

26 kemaslahatan hidup dan kehidupan. 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Tujuan Manual Untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan atas standar kerjasama setiap berakhirnya siklus standar ini 3. Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya Manual Pengembangan standar ini berlaku : 1. Ketika siklus standar kerjasama berakhir (5 tahun) dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya 2. Untuk standar XIV (Kerjasama) 4. Definisi Istilah 1. Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk memperbaiki mutu dan menyempurnakan isi standar secara periodik, terus menerus dan berkelanjutan 2. Evaluasi standar adalah tindakan menilai isi standar kerjasama yang antara lain didasarkan pada : a. Hasil monitoring evaluasi kegiatan kerjasama yang dilaksanakan oleh semua unit di UPGRI Semarang. b. Perkembangan situasi dan kondisi UPGRI Semarang, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan, masyarakat pada umumnya serta 14

27 lahirnya kebijakan baru dari pemerintah tentang pendidikan tinggi, terutama terkait penggalian dan kerjasama luar negeri dalam bidang pendidikan, penelitian, maupun pengabdian kepada masyarakat. c. Usulan-usulan secara khusus dari unit-unit tentang kerjasama dalam bidang tertentu. 3. Siklus standar adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diaturnya. 4. Benchmarking/ patok duga adalah kegiatan untuk mencari ketentuan yang menjadi dasar atau pegangan untuk melakukan kerjasama melalui hasil referensi/pengalaman-pengalaman pembanding dari institusi lain tentang praktik baik implementasi standar kerjasama dan diversifikasi bidang yang menjadi obyek kerjasama dan strategi pencapaiannya. 5. Langkah-langkah atau Prosedur 1. Mempelajari laporan hasil evaluasi kegiatan kerjasama yang telah dilaksanakan oleh seluruh civitas akademika UPGRI Semarang. 2. Menyelenggarakan rapat atau focus group discussion (FGD) untuk mediskusikan/menelaah hasil evaluasi standar kerjasama dengan mengundang seluruh pimpinan unit pada pada setiap aras di UPGRI Semarang. 3. Mengevaluasi isi standar kerjasama. 4. Melakukan revisi isi standar kerjasama sehingga menjadi standar yang lebih sempurna. 5. Mengikuti langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar. 15

28 6. Mengesahkan standar baru dalam bentuk keputusan atau penetapan. 6. Kualifikasi Pejabat/ Petugas yang menjalankan Prosedur Tetap Seluruh pimpinan unit di Universitas PGRI Semarang 7. Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa formulir/template standar. Manual ini digunakan secara bersamaan dengan manual penetapan standar, protap evaluasi standar kerjasama 8. Referensi M.Pntp/Std/01. Manual Penetapan Standar 16

29 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG STANDAR SPMI Kode/No : Std 14/Krjsma& MoU/001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : STANDAR XIV KERJASAMA DAN MoU 1. Visi, Misi, dan Tujuan Universitas PGRI Semarang Visi Menjadi universitas yang unggul dan berjati diri Misi Menyelenggarakan caturdarma (pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan Tujuan 1. Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter untuk kemaslahatan hidup dan kehidupan. 17

30 2. Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter kebangsaan. 3. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal 4. Membangun kehidupan bermartabat. 2. Rasionale Penyelenggaraan kerjasama dalam rangka pencapaian visi, misi dan tujuan Universitas PGRI Semarang merupakan upaya bersama yang dilakukan dengan sadar dengan saling mendukung dan saling menguatkan sehingga dicapai sinergi yang baik. Untuk itu diperlukan penyusunan standar kerjasama untuk meningkatkan pengeloaan kelembagaan dan pemenuhan caturdarma UPGRI Semarang. Kerjasama dilakukan dengan prinsip mutualistik atau saling menguntungkan untuk memberikan kesempatan pengembangan diri bagi sivitas akademika sesuai dengan fungsi dan kewenangannya. 3. Subyek/Pihak yang bertanggung jawab untuk mencapai/ memenuhi standar 1. Rektor 2. Wakil rektor 3. Ketua lembaga 4. Dekan 5. Kepala unit/biro 6. Ketua program studi 18

31 4. Definisi Istilah 1. Nota Kesepahaman yang dibuat antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan kerjasama dalam berbagai bidang dalam jangka waktu tertentu 2. Kerjasama adalah kesepakatan antara perguruan tinggi dengan perguruan tinggi atau lembaga lain dalam bentuk kesepakatan bersama dan / atau perjanjian kerjasama. 3. MoU adalah kesepakatan antara dua pihak atau lebih sebagai dasar penyelenggaraan kerjasama dalam bidang tertentu. 5. Pernyataan Isi Standar 1. Standar Kerjasama a. UPGRI Semarang harus menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi yang lain maupun dengan non-perguruan tinggi berdasarkan pemahaman dan kesadaran akan prinsip dasar kesetaraan, saling menghormati, saling menguntungkan, menjunjung tinggi keadilan dan kerahasiaan, serta memperhatikan hukum nasional dan internasional. b. Kerjasama yang dilaksanakan secara umum bertujuan untuk meningkatkan kinerja, kualitas dan daya saing UPGRI Semarang, dan secara khusus bertujuan untuk : 1) Meningkatkan kualitas kelembagaan perguruan tinggi. 2) Mendayagunakan sumberdaya yang dimiliki oleh universitas. 3) Meningkatkan kinerja unit/bagian/biro/lembaga 4) Menyediakan akses sivitas akademika untuk dapat 19

32 mengembangkan diri. 5) Meningkatkan/membangun citra Universitas PGRI Semarang 6) Menyediakan akses kepada mahasiswa untuk praktik atau berlatih 7) Menyiapkan peluang dan akses bagi mahasiswa/lulusan untuk mendapatkan lapangan kerja 8) Menciptakan umpan balik sebagai salah satu dasar upaya perbaikan institusi. c. Ruang Lingkup pelaksanaan kerjasama meliputi : 1) Pengelolaan kelembagaan, dan caturdarma UPGRI Semarang. 2) Antar perguruan tinggi, instansi pemerintahan, asosiasi profesi, dunia usaha dan masyarakat. 3) Bidang pelatihan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, magang penerbitan. d. Bidang kerjasama yang dilaksanakan UPGRI Semarang dengan Perguruan tinggi lain maupun dengan non-perguruan tinggi dapat berbentuk: 1) Penyediaan tenaga ahli, bahan pengajaran, fasilitas pendidikan dan kebudayaan 2) Kerjasama manajemen 3) Kerjasama program kembaran 4) Kerjasama program gelar ganda (dual degree) 5) Kerjasama credit transfer system (CTS) 6) Kerjasama penelitian dan pengabdian kepada masyarakat 20

33 7) Kerjasama tukar menukar staf pengajar / staf manajemen 8) Kerjasama pencangkokan dosen/magang 9) Kerjasama penerbitan bersama karya ilmiah 10) Kerjasama dalam kegiatan ilmiah lain, misalnya pertemuan ilmiah, seminar ilmiah bersama. 11) Kerjasama dalam pemberian beasiswa 12) Kerjasama dalam kegiatan corporate social responsibility (CSR). 13) Bentuk kerjasama komersial lain yang belum tertuang dalam pedoman ini e. Perencanaan Kerjasama berlangsung melalui tahap : 1) Ketua lembaga/unit/biro mengkoordinasikan penyusunan blue print perencanaan kerjasama untuk jangka waktu 5 tahunan sebagai dasar penyusunan renstra dalam bidang kerjasama. 2) Masing-masing unit kerja UPGRI Semarang merancang dan melaksanakan kerjasama berdasarkan usulan dengan melibatkan anggota masing-masing unit. 3) Hasil rancangan kerjasama diusulkan kepada pejabat yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan. 4) Naskah kerjasama harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan sepengetahuan pimpinan unit di atasnya dengan disahkan stempel lembaga. f. Pelaksanaan kerjasama memperhatikan: 1) Pemahaman dan kesadaran beberapa prinsip dasar secara 21

34 bersama. 2) Sinergitas untuk mencapai tujuan bersama. 3) Rentang waktu perjanjian kerjasama dan apabila perlu perpanjangan jangka waktu dapat dilanjutkan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak. 4) Kesepakatan kerjasama: hak dan kewajiban masing-masing pihak serta konsekuensi dari tidak terpenuhinya kewajiban. 5) Perjanjian kerjasama berupa kesepakatan/mou yang disetujui oleh kedua belah pihak. 2. Standar Mou Mou harus memuat kejelasan para pihak dengan standar format Mou : a. Logo b. Nama Lembaga c. Judul d. Nomor e. identitas para pihak (komparisi) f. dasar hukum g. ketentuan umum h. transaksi kerjasama i. maksud dan tujuan j. ruang lingkup 22

35 k. evaluasi l. hak dan kewajiban m. konsekuensi keuangan dan sumber daya lain n. sanksi atas pembatalan MoU o. penyelesaian perselisihan p. jangka waktu MoU q. keadaan sadar (Force Majeure) r. closing statement (klausul penutup) s. legalisasi MoU (tanda tangan, meterai, stempel institusi). 3. Standar evaluasi kerjasama Kerjasama harus dimonitoring dan dievaluasi berdasarkan ketepatan waktu, anggaran, sumber daya dan ketercapaian indikator yang ditetapkan terkait dengan laporan perkembangan kegiatan pada setiap tahap kegiatan dan akhir kerjasama. 6. Persyaratan Calon Mitra Kerja Sebelum melakukan kerjasama perlu dilakukan analisis/penilaian terhadap calon mitra kerja. Analisis meliputi hal-hal sebagai berikut. 1. Kejelasan status hukum dari calon mitra 2. Calon mitra memiliki /kualifikasi yang baik 3. Nilai strategis calon mitra 23

36 7. Metode Pelaksanaan Kerjasama 4. Dukungan manajemen yang handal calon mitra 5. Karakteristik dan aspek etika calon mitra 6. Kompatibilitas dalam aspirasi, tujuan dan minat calon mitra 7. Kompatibilitas dalam aspek budaya calon mitra 8. Ketersediaan sumber daya dari calon mitra 9. Kesediaan calon mitra untuk menjalin kerjasama 10. Kesediaan menanggung resiko secara bersama 11. Kesediaan dan kemudahan bertukar dan berbagi informasi 12. Calon mitra memiliki komitmen yang baik dan kesediaan saling percaya 13. Nilai sinergi yang dapat dibangun dari kerjasama 14. Menyepakati akan keberadaan aturan, kebijakan dan ukuran dalam pelaksanaan kerjasama 1. Menggali dan menganalisis potensi bidang kerjasama secara internal. 2. Menetapkan pilihan kerjasama dengan calon mitra kerjasama 3. Melakukan penjajakan terhadap calon mitra kerja sepengetahuan/seizin minimal oleh kepala unit, yang selanjutnya dilaporkan secara tertulis kepada pimpinan universitas (Wakil Rektor I) untuk dipelajari sebelum dilaporkan kepada rektor 4. Melakukan pengesahan kerjasama yang merupakan rangkaian kegiatan yang diawali dengan penyusunan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama sampai dengan terlaksananya penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. 24

37 5. Melaksanakan kerjasama yang merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan setelah penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. 6. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kerjasama dengan merujuk pada faktor-faktor kelayakan untuk suatu pelaksanaan pekerjaan, sehingga setiap jenis kegiatan kerjasama akan memiliki faktor kelayakan yang berbeda-beda. Untuk itu tim monitoring harus diambil dari orang yang ahli/menguasai prinsip-prinsip monitoring dan seluk-beluk jenis kegiatan yang dimonitoring 7. Melakukan pengembangan, peningkatan dan diverifikasi kerjasama berdasarkan pada : a. identifikasi hal baru yang muncul selama kegiatan kerjasama berlangsung; b. analisis kemungkinan pengembangan kerjasama untuk periodeperiode mendatang. 8. Indikator Meningkatnya kuantitas kerjasama sekurang-kurangnya 5% tiap tahun, meningkatnya kualitas dan variasi kerjasama dalam dan luar negeri dalam kerjasama pengelolaan kelembagaan dan caturdarma UPGRI Semarang. Pihak yang terlibat dalam realisasi dan implementasi kerjasama dalam dan luar negeri semakin banyak. 25

38 9. Pemutusan Kerjasama Kegiatan kerjasama dapat dihentikan oleh salah satu pihak, jika terdapat penyimpangan yang tidak dapat diperbaiki. Pemutusan kerjasama ini dilakukan setelah kedua belah pihak bernegosiasi dan tidak dapat menemukan kata sepakat 10. Dokumen terkait 1. Statuta Universitas PGRI Semarang 2. Renstra Universitas PGRI Semarang tahun Rencana Strategis Penelitian 4. Renop Universitas PGRI Semarang 5. Prosedur tetap kerjasama 6. Formulir MoU 11. Referensi 1. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 3. Kepmendiknas No. 26 tahun 2007 tentang Kerjasama dengan pihak luar negeri 4. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan tinggi (SPM-PT), Dirjen Dikti, Depdiknas, Keputusan Senat Universitas PGRI Semarang Nomor: tentang Standar Akademik Universitas PGRI Semarang tahun

39 UNIVERSITAS PGRI SEMARANG PROTAP SPMI Kode/No : Protap/ Krjsma&MoU / Std 14/ 001 Tanggal : 14 Agustus 2014 Revisi : Halaman : PROTAP KERJASAMA & MoU 1. Tujuan : Untuk menjamin bahwa pelaksanaan kerjasama lembaga di lingkungan Universitas PGRI Semarang sesuai dengan visi misi dan ketentuan yang berlaku di universitas 2. Ruang Lingkup : Kerjasama institusional di semua jurusan, fakultas dan unit/lembaga di Universitas PGRI Semarang 3. Pernyataan Isi Standar a. Standar Kerjasama 1) UPGRI Semarang harus menjalin kerjasama secara kelembagaan berdasarkan prinsip kesetaraan, saling menghormati, saling menguntungkan, memperhatikan baik hukum nasional maupun hukum internasional, tidak mengganggu kebijakan pembangunan bangsa, pertahanan dan keamanan nasional. Kerjasama yang dilaksanakan secara umum bertujuan untuk meningkatkan kinerja, kualitas dan daya saing UPGRI Semarang, dan secara khusus bertujuan untuk : 27

40 a) meningkatkan kualitas kelembagaan perguruan tinggi. b) mendayagunakan kinerja unit/bagian/biro/lembaga c) menyediakan akses sivitas akademika untuk dapat mengembangkan diri. d) meningkatkan/membangun citra Universitas PGRI Semarang e) menyediakan akses kepada mahasiswa untuk praktik atau berlatih f) menyiapkan peluang dan akses bagi mahasiswa/lulusan untuk mendapatkan lapangan kerja g) menciptakan umpan balik sebagai salah satu dasar upaya perbaikan institusi. 2) Ruang Lingkup Pelaksanaan Kerjasama a) Pengelolaan kelembagaanm lembaga, dan caturdarma UPGRI Semarang antar perguruan tinggi, instansi pemerintahan, asosiasi profesi, dunia usaha dan masyarakat. b) Bidang antara lain pelatihan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan penerbitan. c) Kerjasama komersial yang berhubungan dengan hasil penelitian civitas akademika 3) Bidang kerjasama yang dilaksanakan UPGRI Semarang dengan perguruan tinggi lain maupun dengan non-perguruan tinggi dapat berbentuk : a) Penyediaan tenaga ahli, bahan pengajaran, fasilitas pendidikan dan kebudayaan b) Kerjasama manajemen c) Kerjasama program kembaran d) Kerjasama program gelar ganda (dual degree) e) Kerjasama credit transfer system (CTS) f) Kerjasama penelitian dan pengabdian kepada masyarakat g) Kerjasama tukar menukar staf pengajar / staf manajemen 28

41 h) Kerjasama pencangkokan dosen/magang i) Kerjasama penerbitan bersama karya ilmiah j) Kerjasama dalam kegiatan ilmiah lain, misalnya pertemuan ilmiah, seminar ilmiah bersama. k) Kerjasama dalam pemberian beasiswa l) Kerjasama dalam kegiatan corporate social responsibility (CSR). m) Bentuk kerjasama komersial lain yang belum tertuang dalam pedoman ini 4) Perencanaan Kerjasama berlangsung melalui tahap : a) Ketua lembaga/unit/biro mengkoordinasikan penyusunan blue print perencanaan kerjasama untuk jangka waktu 5 tahunan sebagai dasar penyusunan renstra dalam bidang kerjasama. b) Masing-masing unit kerja UPGRI Semarang merancang dan melaksanakan kerjasama berdasarkan usulan dengan melibatkan anggota masing-masing unit. c) Hasil rancangan kerjasama diusulkan kepada pejabat yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan. d) Naskah kerjasama harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan sepengetahuan pimpinan unit diatasnya dengan disahkan stempel lembaga. 5) Prosedur Pelaksanaan Kerjasama a) Tahap menggali dan menganalisis potensi bidang kerjasama secara internal. Tahap ini merupakan tahap untuk melakukan analisis terhadap potensi yang ada pada Universitas PGRI Semarang yang dapat dikembangkan dalam kerjasama dengan pihak luar/calon mitra 29

42 b) Menetapkan pilihan kerjasama dengan calon mitra kerjasama Tahap ini adalah tahap pemetaan calon mitra yang akan diajak bekerja sama dengan Universitas PGRI Semarang. Pemetaan ini dapat dilakukan dengan survei lokasi, pengumpulan data tentang calon mitra. c) Tahap Penjajakan Penjajakan dapat dilakukan oleh unit atau universitas. Prosedur penjajakan yang dilakukan harus sepengetahuan/seizin minimal oleh kepala unit, yang selanjutnya dilaporkan secara tertulis kepada pimpinan universitas (Wakil Rektor I) untuk dipelajari sebelum dilaporkan kepada rektor. Rencana kerjasama yang dinilai layak untuk dilaksanakan, selanjutnya dibahas antarpejabat terkait/berwenang dan ditindaklanjuti oleh pihak-pihak pelaksana teknis. Berikut ini teknis pelaksanaan tahap penjajakan. (1) Unit pengusul menyusun proposal yang memuat tentang data calon mitra kerjasama, sasaran, tujuan, skema, jadwal kegiatan dan hal terkait lainnya dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja/KAK atau TOR yang bertanggung jawab pada kepala biro, UPT/ketua lembaga/ dekan. (2) Unit pengusul mengajukan KAK/TOR rencana kerjasama ke dekanat /lembaga/rektorat yang bertanggung jawab kepada kepala biro, UPT/ketua lembaga/ dekan. (3) Dekanat/lembaga/rektorat menyelenggarakan rapat dengan pihak-pihak terkait untuk membahas rencana kerjasama yang diusulkan oleh unit pengusul. 30

43 (4) Dekanat/lembaga/rektorat melakukan negosiasi dengan pihak mitra terkait dengan rencana kerjasama, (5) Dekanat/lembaga/rektorat menindaklanjuti hasil negosiasi, d) Tahap Pengesahan Tahap pengesahan adalah rangkaian kegiatan yang diawali dengan penyusunan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama sampai dengan terlaksananya penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. Berikut ini teknis pelaksanaan tahap pembuatan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama: (1) Unit pengusul menyiapkan draft MoU untuk dikaji di tingkat dekanat/lembaga/rektorat. (2) Bahasa yang digunakan dalam perjanjian kerjasama adalah bahasa Indonesia dan/atau bahasa Inggris (3) Apabila kerjasama melibatkan perguruan tinggi di luar negeri, pedoman pelaksanaannya mengikuti Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 (4) Substansi isi MoU dan/atau perjanjian kerjasama harus dibicarakan terlebih dahulu oleh Universitas atau Unit (fakultas/lembaga/pusat/unit) dan mitra kerja. Butir-butir kesepakatan selanjutnya dibuat dalam draft Mou dan/atau perjanjian kerjasama (5) Draf MoU dan/atau perjanjian kerjasama selanjutnya dikirimkan ke unit international office/io jika kerjasama luar negeri dan selanjutnya diteruskan ke bagian HKTL (Hukum dan Tata laksana) untuk dipelajari aspek hukumnya (6) Masukan/hasil koreksi dari HKTL, oleh unit administrasi kerjasama dikirimkan kembali ke fakultas/lembaga/pusat/unit pelaksana kerjasama untuk dikomunikasikan ulang draft 31

44 MoU dengan pihak mitra kerja. Oleh fakultas/lembaga/pusat/unit Pelaksana kerjasama draft MoU dikirimkan ke pihak mitra untuk dikaji (7) Jika draft sudah disepakati bersama oleh unit dan mitra kerja, selanjutnya dikonsultasikan ke pimpinan universitas (disesuaikan dengan bidang wewenang), untuk dipelajari ulang perihal butir-butir/isi draft MoU dan/atau perjanjian kerjasama (a) Jika ada koreksi, segera diperbaiki oleh HKTL; (b) Jika disetujui, dicetak naskah MoU dan selanjutnya dimintakan paraf persetujuan pimpinan; (c) Jika dibutuhkan pencermatan yang lebih akurat, akan dibentuk tim khusus. (8) Dekan/Ketua Lembaga/Rektor menandatangani MoU, Dekan/Ketua Lembaga/Rektor sebagai penanggung jawab, selanjutnya MoU disampaikan ke Rektor sebagai laporan (jika ada koreksi, diperbaiki ulang dan dikonsultasikan kembali sampai dapat persetujuan rektor); (9) MoU dan/atau perjanjian kerjasama yang sudah mendapatkan persetujuan, dibuat rangkap dua masing-masing dilengkapi dengan materai untuk ditandatangani oleh Rektor dan pihak mitra kerja pada hari pelaksanaan penandatanganan e) Tahap Pelaksanaan Kerjasama Melaksanakan kerjasama yang merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan setelah penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. Unit pelaksana kerjasama/io yang melaksanakan kegiatan kerjasama bertanggung jawab kepada Dekan/Ketua Lembaga/Rektor. Selama kerjasama berlangsung pelaksana kerjasama harus: 32

45 (1) membahas, merumuskan dan menyusun juklak (petunjuk pelaksanaan) dan/atau juknis (petunjuk teknis) bersama mitra kerja; (2) melaksanakan kegiatan sesuai dengan perjanjian kerjasama dan; (3) membuat laporan secara berkala kegiatan kerjasama kepada pimpinan Universitas. (4) Unit pengusul melaporkan kegiatan kerjasama kepada penanggung jawab kegiatan. (5) Unit pengusul menyerahkan hasil kegiatan kerjasama kepada penanggung jawab kegiatan f) Tahap Monitoring dan Evaluasi Dekan/Ketua Lembaga/Rektor dengan pihak mitra melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kerjasama dengan merujuk pada faktor-faktor kelayakan untuk suatu pelaksanaan pekerjaan, sehingga setiap jenis kegiatan kerjasama akan memiliki faktor kelayakan yang berbeda-beda. Untuk itu perlu dibentuk tim monitoring yang diambil dari orang yang ahli/menguasai prinsip-prinsip monitoring dan seluk-beluk jenis kegiatan yang dimonitoring. Hasil monitoring dapat dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah suatu kegiatan kerjasama dapat dilanjutkan, diperbaiki atau hal-hal lainnya. Evaluasi hasil kegiatan kerjasama dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri dari pihak Universitas, mitra kerja, dan/atau pihak eksternal/pihak lain yang memiliki otoritas untuk melakukan evaluasi yang disetujui secara bersama. g) Tahap Pengembangan, Peningkatan dan Diverifikasi Kerjasama Jika berdasarkan hasil evaluasi kegiatan kerjasama dipandang perlu/layak untuk dilanjutkan, dapat dilakukan diskusi tentang kemungkinan pengembangan, penyempurnaan dan/atau 33

46 penciptaan kegiatan kerjasama baru yang bertujuan untuk mendukung keberlanjutan kegiatan kerjasama tersebut guna mencapai tujuan bersama. Pertimbangan untuk suatu pengembangan program, didasarkan pada : (1) identifikasi hal baru yang muncul selama kegiatan kerjasama berlangsung; (2) analisis kemungkinan pengembangan kerjasama untuk periode mendatang. 6) Pelaksanaan kerjasama harus memperhatikan hal-hal berikut. (a) Kerjasama dilakukan berdasarkan pemahaman dan kesadaran beberapa prinsip dasar secara bersama. (b) Kedua belah pihak harus bekerjasama secara sinergi untuk mencapai tujuan bersama. (c) Rentang waktu perjanjian kerjasama dipastikan dan apabila perlu perpanjangan jangka waktu dapat dilanjutkan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak. (d) Kesepakatan kerjasama harus dijelaskan hak dan kewajiban masing-masing pihak serta konsekuensi dari tidak terpenuhinya kewajiban. (e) Kerjasama diikat dengan perjanjian kerjasama berupa kesepakatan/mou yang disetujui oleh kedua belah pihak. b. Standar Mou Mou harus memuat kejelasan para pihak dengan standar format sebagai berikut. 1) logo 2) nama lembaga 3) judul 34

47 4) nomor 5) identitas para pihak (komparisi) 6) dasar hukum 7) ketentuan umum 8) transaksi kerjasama 9) maksud dan tujuan 10) ruang lingkup 11) evaluasi 12) hak dan kewajiban 13) kosekuensi keuangan dan sumber daya lain 14) sanksi atas pembatalan MoU 15) penyelesaian perselisihan 16) jangka waktu MoU 17) keadaan kahar (Force Majeure) 18) closing statement (klausul penutup) 19) legalisasi MoU (tanda tangan, meterai, stempel institusi). c. Standar Evaluasi Kerjasama Kerjasama harus dimonitoring dan dievaluasi terutama dalam hal ketaatan waktu, anggaran, sumber daya dan ketercapaian indikator yang ditetapkan terkait dengan laporan perkembangan kegiatan pada setiap tahap kegiatan dan akhir kerjasama. 35

48 d. Pemutusan Kerjasama Kegiatan kerjasama dapat dihentikan oleh salah satu pihak, jika terdapat penyimpangan yang tidak dapat diperbaiki. Pemutusan kerjasama ini dilakukan setelah kedua belah pihak bernegosiasi dan tidak dapat menemukankata sepakat. 4. Definisi a. Kerjasama adalah kesepakatan bersama antara UPGRI Semarang dengan perguruan tinggi/institusi/lembaga/perusahaan/departemen, baik di tingkat nasional maupun internasional, sebagai upaya peningkatan kemampuan UPGRI Semarang di bidang sumber daya manusia dan sumber daya lainnya b. MoU adalah kesepakatan antara dua pihak atau lebih sebagai dasar penyelenggaraan kerjasama dalam bidang tertentu. 5. Referensi a) Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional b) Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan c) Statuta Universitas PGRI Semarang d) Standar Akademik Universitas PGRI Semarang tahun 2010 e) Rencana Strategis Universitas PGRI Semarang tahun f) Rencana Operasional Universitas PGRI Semarang tahun g) Rencana Induk Pengembangan (RIP) Universitas PGRI Semarang tahun

49 6. Instruksi Kerja No Instruksi kerja Unit Pengusul Dekanat/ Lembaga/ Rektorat Dekan / Rektor 1 Unit pengusul menyusun sasaran, tujuan, skema, schedule kegiatan dan hal terkait lainnya dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja/KAK atau TOR yang bertanggung jawab pada kepala biro, UPT/Ketua Lembaga/ Dekan 2 Unit pengusul mengajukan KAK/TOR rencana kerjasama ke Dekanat /Lembaga/Rektorat yang bertanggung jawab kepada kepala biro, UPT/ketua lembaga/ dekan 3 Dekanat/Lembaga/Rektorat menyelenggarakan rapat dengan pihak-pihak terkait untuk membahas rencana kerjasama yang diusulkan oleh unit pengusul 4 Dekanat /Lembaga/Rektorat melakukan negosiasi dengan pihak mitra terkait dengan rencana kerjasama

50 5 Dekanat/Lembaga/Rektorat menindaklanjuti hasil negosiasi 6 Unit pengusul menyiapkan draft MoU untuk dikaji ditingkat Dekanat/Lembaga/Rektorat 7 Draf MoU dikirimkan ke pihak mitra untuk dikaji Dekan/Ketua Lembaga/Rektor menandatangani MoU, dekan/ketua lembaga/rektor sebagai penanggung jawab. 9 Unit pengusul melaksanakan kegiatan kerjasama dan bertanggung jawab kepada Dekan/Ketua Lembaga/Rektor 10 Dekan/Ketua Lembaga/Rektor dengan pihak mitra melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kerjasama 11 Unit pengusul melaporkan kegiatan kerjasama kepada penanggung jawab kegiatan 12 Unit pengusul menyerahkan hasil kegiatan kerjasama kepada penanggung jawab kegiatan

51 Nomor: FM/MoU/Std 14/ 001 Nomor Reg. Kerjasama : UNIVERSITAS PGRI SEMARANG FAKULTAS / PRODI / LEMBAGA / UNIT PENGUSUL: FORMULIR PERMOHONAN MENGADAKAN MoU/MoA Kategori : (Silakan Beri tanda pada kolom yang dikehendaki) Nota Kesepahaman (MoU) Nota Perjanjian (MoA) Bagian A : Rincian Mou/MoA Unit/lembaga pengusul kerjasama Pihak Lain yang terlibat dalam Mou/MoA Jangka waktu MoU/MoA Nama dekan/ketua lembaga Waktu mulai MoU/MoA 39

52 Nomor telpon yang bisa dihubungi penanggung jawab pengusul kerjasama Ketua kegiatan yang bertanggung jawab dalam MoU/MoA ini Nomor telpon yang bisa dihubungi Ketua kegiatan yang bertanggung jawab dalam Mou/MoA ini Paraf Paraf Catatan : Draf MoU/MoA yang sudah terisi lengkap disampaikan ke penanggung jawab unit Universitas PGRI Semarang untuk dilakukan kajian lebih lanjut. Bagian B : Justifikasi mengadakan MoU/MoA Latar belakang mengadakan kerjasama Tujuan mengadakan kerjasama Bidang kerjasama 40

53 Aktivitas kerjasama Manfaat kerjasama Bagian C : Tahapan pelaksanaan kerjasama Tahap persiapan awal Tahap pelaksanaan Pencapaian 41

54 Bagian D : Implikasi pembiayaan MoU/MoA Dana : (berilah tanda pada sumber dana untuk aktivitas kerjasama yang akan dilaksanakan) Pembiayaan kedua belah pihak atas aktivitasnya masing-masing Pembiayaan bersama Pihak ketiga, sebutkan Sumber lain yang tidak mengikat, sebutkan Jangka waktu (bulan/tahun) Aktivitas Anggaran belanja Sasaran hasil aktivitas MoU/MoA dan batas akhir MoU/MoA Tahap Persiapan Awal Tahap Pelaksanaan Tahap Hasil 42

55 Bagian E : Latar Belakang Institusi/Lembaga/Individu Pihak Kedua : Nama institusi/lembaga/individu Alamat : Nama & jabatan pegawai untuk dihubungi : No. Telpon : No.Fax.: Latar belakang institusi/lembaga/individu : Pihak ketiga (Jika ada) : Nama institusi/lembaga/individu Alamat : Nama & jabatan pegawai untuk dihubungi : No. Telpon : No. Fax.: 43

56 Latar belakang institusi/lembaga/individu : Bagian F : Pengesahan Saya menyatakan bahwa biaya/implikasi pembiayaan di atas merupakan anggaran kasar saja. Anggaran ini telah disimak dan disahkan oleh penanggung jawab MoU/MoA fakultas/pusat/institusi/lembaga. Tanda tangan pengusul dan stempel Nama pemohon/ketua kegiatan: Paraf Pengesahan dekan/pengarah : Tandatangan dan stempel Nama dekan/pengarah: Paraf 44

57 FLOWCHART KERJASAMA MoU / MoA UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 45

58 Instruksi Kerja Unit Pengusul Dekanat / Rektorat Dekan / Rektor Menggali dan menganalisis potensi dan kebutuhan bidang kerjasama secara internal Melakukan penjajakan sepengetahuan /seizin minimal oleh kepala unit, yang selanjutnya dilaporkan secara tertulis kepada pimpinan universitas Menyusun data calon mitra sasaran, tujuan, skema, schedule kegiatan dan hal terkait lainnya dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja/KAK atau TOR Menyusun data calon mitra sasaran, tujuan, skema, schedule kegiatan dan hal terkait lainnya dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja/KAK atau TOR menyelenggarakan rapat dengan pihak-pihak terkait untuk membahas rencana kerjasama yang diusulkan oleh unit pengusul dan menindaklanjuti hasil negosiasi Unit Aaministrasi kerjasama bagian HKTL (Hukum dan Tata laksana) Menyiapkan draf MoU untuk dibahas sebelum dikirimkan ke calon mitra 46

59 Flowchart Monitoring dan Evaluasi Kerjasama *Wakil Rektor Bidang Administrasi, Keuangan dan Sumberdaya Manusia 47

60 Nomor: FM/BA MoU/Std 14/ 002 FORMULIR BERITA ACARA KERJASAMA... TAHUN... No.:.../.../... (sesuai no kontrak Kerjasama) Pada hari ini... tanggal... bulan... tahun... (.../.../...), kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1 Nama : Jabatan : Alamat : Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA : 2 Nama : (nama peneliti) Jabatan :... Alamat :... Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA : 48

61 Dengan ini Kedua Belah Pihak menyatakan bahwa : PIHAK KEDUA telah menyerahkan kepada PIHAK PERTAMA dan PIHAK PERTAMA menyetujui dan menerima Laporan... sebanyak... (...) eksemplar dari penelitian berjudul..., sesuai nota kesepakatan No:... antara... dengan... Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap 5 (lima) untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. PIHAK KEDUA Ketua Peneliti PIHAK PERTAMA... NIP./NPP NIP./NPP.... Catatan : - Berita acara ini diisi lengkap dan di cetak sebanyak 5 kali dan diberikan tanda tangan pada pihak kedua tanpa materai - Berita acara yang telah dicetak dan ditandatangani dikumpulkan bersama dengan laporan kemajuan dan laporan keuangan. 49