PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA AMIK DCC BANDAR LAMPUNG

Transkripsi

1 PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA AMIK DCC BANDAR LAMPUNG Sukatmi Jurusan Manajemen Informatika, AMIK Dian Cipta Cendikia Bandar Lampung Jl. Cut Nyak Dien No. 65 Durian Payung (Palapa) Bandar Lampung ABSTRAK Bagian Pengelolaan Sumber Daya Manusia (PSDM) di AMIK DCC Bandar Lampung memiliki tugas melakukan administrasi kepegawaian yang meliputi data pegawai, data kenaikan pangkat, data kenaikan gaji berkala, data mutasi pegawai dan data pensiun. Data-data tersebut saat ini masih diolah secara manual dalam artian belum menggunakan sistem informasi berbasis komputer. Hal ini tentu sangat mempengaruhi kinerja Staf PSDM dalam melayani kebutuhan para pegawai dan pihak lain yang berkepentingan. Oleh karena itu, perlu dibangun sebuah sistem informasi kepegawaian (SIMPEG) yang berbasis komputer. Penulisan ini berisi proyek pembangunan sistem informasi kepegawaian untuk AMIK DCC Bandar Lampung yang dalam pembuatan perencanaanya mengacu pada Project Management Body Of Knowledge (PMBOK). Kata Kunci: simpeg pmbok 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Organisasi yang sehat dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan dua hal yang tidak terpisahkan. Perkembangan TIK yang pesat di satu sisi memberi peluang untuk memperbaiki efisiensi organisasi. Keinginan untuk mewujudkan organisasi yang sehat di sisi lain banyak dilakukan dengan merekayasa-ulang (reengineering) sistem dengan memanfaatkan TIK. Banyak organisasi mampu meraih keunggulan dalam persaingan (competitive advantages) karena keberhasilannya memanfaatkan TIK. TIK memberikan kemudahan baik dalam hal pengolahan data maupun pengkomunikasian data. Pemrosesan data seketika (real-time processing) antar unit kerja yang terpisah secara geografis dapat dilakukan dengan lebih mudah. Informasi dan pengetahuan yang berasal dari luar dapat mengalir dengan mudah ke dalam organisasi untuk mendukung proses operasional. Sebaliknya informasi yang berasal dari dalam organisasi dapat dengan lebih mudah didiseminasikan kepada para pemangku kepentingan (stakeholders). Demikian halnya dengan AMIK Dian Cipta Cendikia (AMIK DCC) Bandar Lampung, Penggunaan TIK di lingkungan AMIK DCC sudah menjadi kebutuhan pokok guna mewujudkan organsiasi yang sehat. Salah satu bagian yang sudah membutuhkan TIK sebagai alat bantu operasional adalah Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM). Salah satu kegiatan pokok sehari-hari yang dilakukan oleh PSDM adalah mengelola data pegawai yang terdiri dari tenaga pendidik dan kependidikan. Data pegawai tentunya berubah-rubah sesuai dengan perubahan yang terjadi pada pegawai baik perubahan jenjang pendidikan, masa kerja, jabatan fungsional, jabatan structural, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, mutasi dan perubahan lain-lain yang dialami oleh karyawan dan dosen. Sampai saat ini, PSDM masih menggunakan komputer stand alone dalam mengelola data pegawai tersebut sehingga belum tersedia database yang baik. Hal ini tentu mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dan atau kekeliruan informasi ketika dibutuhkan oleh pimpinan ataupun pihak lain yang berkepentingan. Di samping itu, karena keterbatasan waktu layanan terhadap pegawai juga mengakibatkan sering tertunda dalam penyediaan dokumen jika dibutuhkan oleh pegawai. Mengingat begitu banyak dan ragam data yang harus dikelola oleh PSDM sudah saatnya PSDM menggunakan sarana TIK dalam kegiatannya. Keberadaan sistem informasi kepegawaian sudah menjadi kebutuhan pokok agar pengelolaan data pegawai menjadi lebih baik sehingga informasi tentang karyawan dan dosen selalu tersedia kapan saja dibutuhkan. 92

2 2. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi mempunyai peranan yang sangat penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen disemua tingkatan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analis sistem haruslah mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manejemen. 2.2 Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Kepegawaian dibangun sebagai sarana untuk melakukan administrasi data kepegawaian secara terkomputerisasi agar pengelolaan data kepegawaian bisa terarah dan efisien. Selain itu penyimpanan data dalam bentuk elektronik dapat memudahkan dalam pengelolaan maupun penyediaan data yang lebih cepat. Tujuan dari implementasi Sistem Informasi Kepegawaian adalah untuk mendukung efisiensi dan integritas pengelolaan data-data kepegawaian secara terintegrasi. 2.3 Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) PMBOK dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI), sebuah organisasi di Amerika yang mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen proyek. PMBOK merupakan panduan yang berisi mengenai pengetahuan dalam suatu manajemen proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu tertentu. PMBOK mengembangkan aktivitas pada manajemen proyek dan dikelompokkan pada 9 (sembilan) knowledge area sebagai berikut Gambar 1. Project Management Knowledge Area 3. METODE PENELITIAN Penelitian ini termasuk jenis penelitian pengembangan yang mengungkap masalah pengolahan data kepegawaian di AMIK DCC Bandar Lampung yang sampai saat ini masih dilakukan secara manual dan sudah saatnya dikembangkan sistem informasi kepegawaian yang berbasis komputer. Proses bisnis yang akan diteliti adalah alur sistem informasi kepegawaian yang selama ini berjalan dan proses-proses yang dilakukan oleh seluruh pemangku kepentingan yang ada baik internal maupun eksternal. Data-data yang akan dikumpulkan adalah data pegawai, data kenaikan pangkat, data kenaikan gaji berkala, data mutasi pegawai dan data pensiun. Informasi-informasi lain yang akan dipelajari adalah kebutuhan-kebutuhan informasi oleh seluruh pemangku kepentingan yang nantinya akan disediakan sebagai output dari sistem informasi kepegawaian. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Deksripsi Project Charter Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian AMIK DCC Bandar Lampung. Tangal Mulai dan Selesai Proyek : 10 Januari 2017 dan 06 April 2017 Tujuan Proyek : Tujuan dibangunnya SIMPEG-DCC adalah : 93

3 a) Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi b) Menyediakan Informasi yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian c) Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan Faktor Penentu Keberhasilan : Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek SIMPEG-DCC : a) Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen b) Komitmen dan dukungan dari tim proyek c) Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan d) Kerja sama yang baik dari semua pihak sesuai dengan kompetensi masingmasing pekerjaan e) Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa ada interupsi) f) Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek g) Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap h) Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai Manfaat yang Diharapkan : Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari dibangunnya SIMPEG-DCC, diantaranya adalah : a) Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat. b) Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan. c) Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala d) Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian e) Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat f) Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya Pendekatan Dalam Manajemen Proyek Pengembangan proyek pembangunan SIMPEG-DCC dilaksanakan dengan mengacu pada pendekatan System Development Life Cycle (SDLC) Adapun tahapan dalam pengerjakan proyek adalah sebagai berikut. 1) Analisa Kebutuhan Sistem Pada tahap pertama ini dilakukan analisis kebutuhan sistem dengan mengumpulkan data melalui wawancara dan observasi.hasil wawancara dan observasi dipelajari guna mencapatkan kesimpulan tentang alur sistem, kebutuhan basis data, kebutuhan input, kebutuhan proses, kebutuhan output dan prosedur-prosedur yang berlaku pada sistem informasi kepegawaian di AMIK DCC Bandar Lampung 2) Disain Tahap selanjutnya adalah dilakukan disaian, yaitu membuat list event, contex diagram, DFD leveled, ERD, kamus data, spesifikasi proses sistem, disain menu aplikasi dan form entry dan disain report dan form report. 3) Pembuatan program Tahap berikutnya adalah membuat program dengan mengacu pada disian ang telah dibuat. Disini programmer akan berkomunikasi dengan perancang sistem agar program yang dibuat benar sesuai dengan rancangan yang telah disetujui. 4) Pengujian Setelah program selesai akan dilakukan pengujian program oleh orang yang telah ditunjuk oleh manajer proyek. Setelah melaluintahap pengujian dan program sudah dinyatakan benar sesuai dengan rancangan kegiatan dilanjutkan pada instalasi program. 5) Implementasi Pada tahap ini yang akan dilakukan adalah melakukan training user dan dilanjutkan pada penerapan SIMPEG-DCC di AMIK DCC Bandar Lampung Deskripsi Ruang Lingkup Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian di AMIK DCC Bandar Lampung. Sistem informasi yang akan dibangun diberi nama Sistem Informasi Kepegawaian AMIK DCC Bandar Lampung (SIMPEG-DCC). SIMPEG-DCC akan 94

4 mampu mengolah data kepegawaian yang meliputi data pegawai, data kenaikan pangkat, data kenaikan gaji berkala, data mutasi pegawai dan data pensiun. Adapun output yang akan dihasilkan dari SIMPEG- DCC adalah informasi rekam jejak pegawai, SK Kenaikan Pengkat, SK Kenaikan Gaji Berkala, SK Mutasi, Surat Usulan Pensiun, Laporan Rekapitulasi pegawai, Laporan Kenaikan Pengkat, Laporan Kenaikan Gaji Berkala, Laporan Pensiun dan Laporan Mutasi Pegawai Kriteria Penerimaan Proyek Proyek dinyatakan selesai dan dapat diterima jika memenuhi kriteria : a) Aplikasi dapat diaplikasikan dalam arsitektur jaringan LAN; b) Aplikasi dapat mengolah data kepegawaian seperti yang tertera pada ruang lingkup; c) Pegawai dapat mencetak sendiri dokumen yang dibutuhkan seperti SK Kenaikan Pangkat, SK Kenaikan Gaji Berkala, SK Mutasi dan SK Pensiun Batasan Proyek Berikut ini adalah batasan yang ada pada proyek pembangunan SIMPEG-DCC. 1) Data Kepegawaian diperoleh dan diolah dari data master pegawai, data master kenaikan pangkat, data master kenaikan gaji berkala, data master pension dan data mutasi pegawai 2) SIMPEG-DCC dibangun berbasis desktop dan diaplikasikan dalam arsitektur jaringan Local Area Network (LAN) 3) Setiap pengguna yang berinteraksi dengan sistem/aplikasi SIMPEG-DCC harus melalui proses registrasi/login 4) Terdapat seorang operator yang bertanggung jawab terhadap jalannya aplikasi SiMPEG-DCC 5) Layanan aplikasi SIMPEG-DCC hanya tersedia pada hari dan jam kerja yaitu hari senin-jumat pukul WIB 6) Proyek pembangunan SIMPEG-DCC akan selesai setelah tahap training user dan penyerahan dokumen manajemen proyek, tidak memasukkan maintenance/perawatan didalam proyek. 4.2 Work Breakdown Structure (WBS) Nama Proyek : Pembangunan SIMPEG- DCC Manajer Proyek : Sukatmi 1. Persiapan Project 1.1 Menugaskan project manager 1.2 Menentukan stakeholder 1.3 Menyiapkan business case 1.4 Menyiapkan project charter. 1.5 Menentukan batasan proyek 2. Perencanaan 2.1 Menyiapkan Team Project 2.2 Menyiapkan kontrak untuk Team Project 2.3 Menyiapkan jadwal dan batasan biaya proyek 2.4 Mengidentifikasi, mendiskusikan dan memprioritaskan resiko 3. Pelaksanaan 3.1 Mempelajari semua dokumen keluaran dan masukan yang ada. 3.2 Mempelajari semua proses penjualan yang terjadi 3.3 Mewawancarai semua karyawan yang terlibat proses penjualan 3.4 Merancang Basisdata, Proses dan User Interface 3.5 Mempresentasikan Proses dan User Interface 3.6 Pengkodean (Programming) dan Testing Program 3.7 Merancang skema dan pemasangan jaringan intranet 3.8 Implementasi Program 4. Kontrol 4.1 Mengontrol pembuatan program 4.2 Mengontrol program yang ditest 4.3 Mengontrol skema jaringan intranet 4.4 Mengontrol peng-implementasian program 5. Penutup 5.1 Menyiapkan laporan final project 5.2 Menyiapkan presentasi final project Daftar Aktivitas, Milestone dan Estimasi Durasi Masing-masing Aktivitas Untuk mengerjakan proyek pembangunan SIMPEG-DCC diperlukan waktu selama 73 hari kerja. Adapun rincian lengkap kegiatan proyek dan durasi waktu yang diperlukan terlihat pada tabel berikut. 95

5 Tabel 1. Daftar Aktivitas 4.4 Jadual Proyek (Gantt Chart) Tabel 2. Jadual Proyek Bulan Januari Tabel 3. Jadual Proyek Bulan Februari 4.3 Network Diagram Tabel 4. Jadual Proyek Bulan Maret Gambar 2. Network Diagram Jalur Kritis : A B D G I K N O M P Q U dan A B D H J K L M P Q U 96

6 Tabel 5. Jadual Proyek Bulan April 5. KESIMPULAN Proyek SIMPEG-DCC adalah proyek pembangunan sistem informasi kepegawaian pada AMIK DCC Bandar Lampung. Sistem yang akan dibangun memerlukan waktu 73 hari kerja dengan biaya sebesar 23,1 juta rupiah. SIMPEG-DCC akan dapat mengolah data kepegawaian khususnya data pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi pegawai dan data pensiun. SIMPEG- DCC akan dapat menghasilkan informs rekam jejak pegawai, SK kenaikan pangkat, SK kenaikan gaji berkala, SK mutasi, SK Pensiun dan Laporan Kepegawaian. DAFTAR PUSTAKA 4.1 Rencana Manajemen Proyek Rencana Anggaran Biaya (RAB) Proyek Nama Proyek : Pembangunan SIMPEG- DCC Manajer Proyek : Sukatmi Tabel 6. RAB SIMPEG-DCC 1. Fatta, Al dan Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. 2. Rachmaniah, Meuthia, Adrianto, Hari Agung dan Abdul Aziz Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Dengan Metode The Open Group Architecture Framework (Togaf). Jurnal Ilmu Pertanian Bogor, Volume 16 No. 3, ISSN Pratomo, Antonius Gatot Yudo Perencanaan Proyek Berbasis Resiko Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset Di PDAM Kota Malang Berbasis ISO/FDIS : 31000:2009. Manajemen Teknologi Informasi, hal Paper-pdf.pdf. 4. Amna, Anis Rahmawati Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Dan Peramalan Permintaan IRT Anugrah Mulia Utama dan LBB Ahadun Education., Jurnal SemanteC, Universitas Nusantara PGRI Kediri. Vol. 5. No. 1, /simantec/article/view/