PENGUKURAN MUTU JURUSAN : STUDI KASUS ITS MANAGEMENT AWARD 2004

Transkripsi

1 B-18-1 PENGUKURAN MUTU JURUSAN : STUDI KASUS ITS MANAGEMENT AWARD 2004 Arie Kismanto Jurusan Statistika dan BAPSI ITS Surabaya ariekis@its.ac.id ABSTRAK Sebagai suatu siklus manajemen, maka suatu Jurusan yang mengelola beberapa program studi perlu melakukan evaluasi terhadap kinerjanya dalam suatu periode tertentu. Keberhasilan tercapainya target yang telah ditetapkan pihak manjemen diukur dengan indicator baik utama maupun tambahan. Pengukuran ini perlu dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh manajemen Jurusan telah berusaha keras untuk mencapai target tersebut serta bagaimana pencapaiannya bila dibandingkan dengan periode sebelumnya atau dibandingkan dengan jurusan lain. Indikator kinerja untuk jurusan telah banyak ditetapkan baik oleh para pakar manajemen, pemberi block grant maupun pihak manajemen khususnya ITS sebagaimana termuat di dalam Garis Besar Program Kerja ITS tahun BAPSI sebagai salah satu Biro di ITS telah melakukan pengukuran Mutu Jurusan dengan criteria tertentu dengan memodifikasi GBPK ITS. Untuk itu dalam makalah ini akan disampaikan hasil pengukuran tersebut. dengan harapan akan ada masukan perbaikan untuk masa mendatang. PENDAHULUAN Pada siklus manajemen khususnya dalam melakukan PDCA, maka suatu Jurusan yang mengelola beberapa program studi serta asset dan dana baik dari pemerintah maupun dana masyarakat perlu melakukan evaluasi terhadap kinerjanya dalam suatu periode tertentu. Keberhasilan tercapainya target yang telah ditetapkan pihak manjemen diukur dengan beberapa indicator. Pengukuran ini perlu dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh manajemen Jurusan telah berusaha keras untuk mencapai target tersebut serta seberapa jauh tingkat bagaimana pencapaiannya (achievement) bila dibandingkan dengan periode sebelumnya atau dibandingkan dengan jurusan lain. Indikator kinerja untuk jurusan/program studi telah banyak ditetapkan baik oleh pemberi block grant maupun pihak manajemen ITS sebagaimana termuat di dalam Garis Besar Program Kerja ITS tahun Penyusunan GBPK ITS tersebut didsarkan pada analsiis permasalahan, isu strategis yang ada dan tujuan yang hendak dicapai. Terdapat enam criteria bidang yang menjadi perhatian dalam penyusunan GBPK yaitu : input, Support, Proses, Output, Manajemen dan kepuasan stakeholder. BAPSI sebagai Biro di ITS yang ditunjuk oleh Rektor untuk melakukan evaluasi dan penilaian kinerja Jurusan telah melakukannya dengan criteria tertentu dengan memodifikasi GBPK ITS yang nampak seperti pada Tabel 1 Pada tahap pertama pemberian penghargaan ini pada tahun 2004 nampak kurang adanya penilaian terhadap siklus PDCA dari program kerja dan kegiatan Jurusan. Sehingga dengan adanya manajemen award ini diharap-kan akan selalu termonitor

2 B-18-2 perkembangan prestasi dan kemajuan manajemen Jurusan dalam mengelola suatu program studi atau jurusan sehingga secara sistematik akan mencapai tujuan pendidikan ITS. Makalah ini ditulis untuk menyajikan suatu cara pengukuran mutu suatu Jurusan di ITS dengan kriterai seperti pada table 1 untuk menentukan jurusan di ITS yang mendapat ITS Management Award tahun TEORI DASAR Tujuan dasar dari Manajemen Kinerja adalah untuk menetapkan dan memantapkan suatu budaya dimana para individu dan kelompok bertanggung jawab terhadap continuous improvement dari proses bisnis dan ketrampilan dan kontribusi mereka sendiri Efektifitas manajemen kinerja berkaitan dengan penentuan tujuan, penerjemahan tujuan kedalam rencana rencana yang dapat diimplementasikan, pengukuran kinerja dan memotivasi tim untuk berkinerja. Elemen-elemen dari efektifitas personal, kesuksesan organisasi dan hasil pencapaian di tempat kerja membentuk manajemen kinerja. Prinsip prinsip yang mendasari dari efektifitas proses manajemen kinerja adalah (1) harus dimiliki dan didorong oleh manajemen bukan oleh departemen SDM, (2) adanya penekanan pada tujuan yang di sharingkan. Ini berarti berkaitan dengan kemitraan, (3) manajemen kinerja bukan suatu paket solusi, (4)Manajemen kinerja dikembangkan secara spesifik dan individual untuk setiap organisasi, (5) manajemen kinerja diterapkan untuk semua tingkatan staf. Pengukuran kinerja memerlukan sejumlah tool yang (1) mampu mengkuantifikasi apa yang sedang diukur,(2) memungkinkan dibandingkan dengan kinerja standar yang telah ditetapkan atau yang telah diteliti dengan baik,(4) yang secara organisasi signifikan dan harus mendorong kinerja bisnis,(5) fokus pada output yang dapat diukur,(6)secara independen dapat dibuktikan/diverifikasi),(7) presisi, (8) komprehensif,(9) mampu menerangkan bagaimana hasil-hasil tersebut dapat dicapai,(10) mampu memberi arahan tindakan perbaikan dan aktifitas peningkatannya. Setiap bisnis perlu disain tool dan metodologi untuk mengamati, mencatat dan menganalisis pengukuran yang spesifik yang diperluklan untuk mendorong kinerja bisnis tersebut. Sistem keseluruhan harus didorong untuk dapat diaudit secara independen hingga menjamin reliabitas dan validitas. Dimana bisnis yang tidak unik dan tidak baru maka perlu ada standart tertentu yang berlevel internasional misalkan perlunya adops. Bila tidak dapat diadopsi maka suatu cara perlu dikembangkan dan diimplentasikan. Namun demikian bila tak ada yang dapat diadopsi dari nasional atau internasional baik metodologi dan prosedur serta spesifikasi maka perlu didefinisikan oleh pemegang autority yang sesuai. Proses keberhasilan manajemen kinerja memerlukan suatu pengertian dari (a) bisnis proses, (b) task analysis, (c) potensial problem analysis. Sedangkan Kaplan dan Norton (1996) menyatakan bawah untuk pengukuran strategi bisnis ada 4 dimensi yaitu : (1) Financial Perspective, (2) Customer Perspective, (3) Internal -Business-Process Perspcetive dan (4) Learning and Growth Perspective.

3 B-18-3 METODE PENGUKURAN Pada pengukuran kinerja Jurusan untuk menentukan Jurusan yang terbaik dalam kinerjanya selama tahun 2004 maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Setiap jurusan dihitung dahulu prestasi dari setiap kriteria. Selama periode tahun akademik , kemudian dilihat masuk kategori yang mana. Dari setiap kategori diberikan bobot dengan skala 5,4,3,2,1 atau 5,3,1 (score kategori). 2. Pada kolom nilai prestasi, dicantumkan hasil angka/hitungan /prestasi yang diperoleh masing-masing criteria dengan nilai 5,4,3,2, dan Nilai prestasi dikalikan bobot yang sudah dinormalkan (total 100) sehingga diperoleh Nilai Akhir (Tabel 2) setiap kriteria. 4. Nilai akhir dari setiap kriteria ditotal, sehingga diperoleh Total Nilai Akhir dari setiap Jurusan. 5. Khusus untuk Jurusan /Prodi Baru yang belum meluluskan, maka untuk kriteria 1,2,3,4 dan 11 diberikan skor 1 (satu). 6. Pemilihan kinerja terbaik suatu Jurusan/Prodi adalah Jurusan yang mempunyai Nilai Total terbesar yang dilengkapi dengan data pendukung yang tersusun rapi sesuai dengan no urut kriteria penilaian. Dalam hal ini perlu diketahui bahwa : (a) Tidak ada kriteria yang diberikan nilai nol (0) dan (b) arti nlai 5 = Excellent, 4 = Good, 3 = Fair, 2 = Poor, 1 = Very Poor HASIL DAN DISKUSI Adapun hasil penilaian terakhir terhadap semua kriteria dari setiap Jurusan yang ada di ITS dapat dilihat pada table 2. Pada Tabel 2 tersebut terlihat sepuluh Jurusan yang mempunyai nilai tertinggi adalah : Arsitektur, Teknik Sipil, Teknik Industri, Statistika,Teknik Kimia, Teknik Mesin, Teknik Lingkungan, Teknik Informatika Matema-tika, Desaib Produk. Dengan mengacu pada pengkategorian peringkat maka Jurusan Teknik Arsitektur berpredikat Good, rangking 2 hingga 10. (Teknik Sipil Teknik Informatika) berpredikat fair, rangking ( Matematika Biologi) berpredikat poor sedangkan sisanya berpedikat very poor. Nampak bahwa masih banyak Jurusan di ITS yang berkinerja dibawah harapan. Dari hasil perhitungan ternyata Jurusan yang berhak mendapat ITS management award pada tahun 2004 adalah Jurusan Teknik Arsitektur,Teknik Industri, Teknik Mesin bahkan Teknik Mesin mendapat award kategori khusus yaitu kerapian manajemen karena criteria tersebut merupakan salah satu budaya kerja yang akan selalu ditumbuhkan dan dipelihara oleh pimpinan ITS. Walaupun Jurusan teknik Sipil, Statistika dan teknik Kimia mendapat nilai diatas Teknik Mesin sebagai juara ketiga tetapi kalah karena tidak lengkap data pendukungnya. Besarnya Jurusan baik karena jumlah dosen, mahasiswa dan dana, lama berdirinya Jurusan tersebut serta program studi yang dikelola belum diperhitungkan dalam penilaian tahun 2004 termasuk pula adanya factor kurikulum dan rangking SPMB. Walaupun baik secara langsung ataupun tak langsung hasil prestasi kinerja diduga ada hubungannya dengan kedua hal tersebut. Namun demikian yang amat disayangkan bahwa prestasi kinerja yang baik di Jurusan tertentu tidak mudah (mau) untuk ditiru oleh Jurusan lain. Artinya tidak terjadi

4 B-18-4 proses pembelajaran organisasi di ITS ini. Pada umumnya Ketua Jurusan dan PD yang masih muda pengalaman manajemen dan kebijakan yang baru serta perubahan kurikulum, sesungguhnya menuntut perlunya forum sharing antar para pejabat /kajur /PD dalam memecahkan masalah yang terjadi di tempatnya maupun tempat lain dan sharing pengalaman kegagalan dan keberhasilan strategi manjemen yang telah dterapkannya. Serta perlunya para sesepuh pengalaman /mantan pejabat untuk berbagi strategi dan pengalaman kepada yang muda. Hal ini perlu karena mereka umumnya juga kurang konsisten dalam menjalankan siklus PDCA sebagai upaya continuous improvement karena masa jabatan hanya 4 tahun atau maksimal 8 tahun dimana banyak terjadi perubahan kurikulum akibat permintaan pasar terhadap lulusan yang senantiasa berkembang atau perubahan peraturan sehingga perlu sering adanya sosialisasi dari pihak manajemen. Salah satu fungsi pemberian penghargaan ini adalah untuk menjaga semangat pengelola Jurusan Selain itu perlu juga dicari upaya motivasi yang terus-menerus yaitu memberi apresiasi setiap upaya pengelola Jurusan yang berprestasi dan suasana yang kondusif khususnya prosedur dan mekanisme yang sederhana dalam manajemen. Artinya achievement juga harus menjadi salah satu criteria dalam penilaian kinerja suatu Jurusan. Misalkan perlunya penghargaan yang telah mencapai tiga kali berturutturut mendapat award, dan sebaliknya bagaimana pula dengan Jurusan yang nilai achievementnya rendah atau turun. Masih banyaknya Jurusan yang belum tertib administrasi khususnya dalam dokumentasi hasil karya ilmiah dosen. Untuk itu disarankan agar jurusan lain dapat menyontoh ketiga jurusan yang memperoleh award. Hal ini menunjukkan masih lemahnya pengelola Jurusan dalam menyadarkan dosen untuk bertanggung jawab dalam mengembangkan Jurusannya. Namun sebaliknya jika akan mengurus kenaikan pangkat untuk dirinya mereka rajin mengumpulkan berkas tersebut. Jika Ketua Jurusan mampu memperdayakan aspek ini maka akan bermanfaat untuk mengukur prestasi Jurusan serta mengetahui prestasi dosen dalam kepakarannya dan hal ini tentunya akan berdampak pada adanya kerjasama dan akhirnya mendatangkan dana yang masuk ke ITS khususnya pada era PTBHMN nanti. Selain itu salah satu ukuran keberhasilan suatu PT diukur dengan banyaknya karya ilmiah dosennya yang disitasi oleh peneliti lain. Karena itu perlunya pihak ITS memberi apresiasi yang tinggi terhadap dosen yang mampu berkarya pad level nasional dan internasional Pemanfaatan riset Tugas Akhir S2 atau S3 belum banyak yang diberdayakan oleh Dosen atau Jurusan sebagai karya ilmiah yang unggul sehingga mampu menembus berbagai Jurnal terakreditasi bahkan internasional. Jurusan Arsitektur memenangkan award ini karena banyaknya karya ilmiah mahasiswa S2 dan seminar nasional yang diikutinya. Hal ini tentu karena suasana akademik yang telah kondusif di Jurusan tsb KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis diatas maka dapat ditarik bneebrapa kesilpulan dans aran yang dapat diakukan antara lain : 1, Dari hasil perhitungan ternyata Jurusan yang berhak mendapat award pada tahun 2004 adalah Jurusan Arsitektur teknik Industri, teknik Mesin bahkan teknik Mesin mendapat award kategori khusus yaitu kerapian manajemen.

5 B Masih banyaknya Jurusan yang belum tertib administrasi khususnya dalam dokumentasi hasil karya ilmiah dosen. Untuk itu disarankan agar jurusan lain dapat menyontoh ketiga jurusan yang memproleh award tersebut 3. Selain itu perlu pula pihak ITS membuat aturan atau SOP yang akan dipakai oleh seluruh Jurusan di ITS dan dokumentasi siklus PDCA dari setiap Jurusan khususnya untuk mencapai target indicator utama dari GBPK ITS serta monitoring pelaksanaan PDCA tesebut 4. Perlunya ditambah kriteria lain seperti besarnya dana kerjasama yang diperoleh setiap jurusan serta kontribusi dosen dalam kegiatan mengamalkan kepakarannya baik untuk masyarakat luas atau konsultan dengan surat penugasan serta Penghargaan pencapaian (achievement) selama satu tahun dibandingkan dengan tahun sebelumnya dengan memperhatikan sumber daya khususnya dana dan fasilitas yang dimilikinya DAFTAR PUSTAKA 1. Kebijakan Dasar, Strategi dan Garis Besar Program Kerja ITS tahun Performance Management Workshop Universitas Surabaya, Agustus 2004, Surabaya 3. Kaplan RS dna Norton DP. Translating Strategy into Action : The Balanced Scorecard. Harvard Businee School Press, Boston, Niven.P.R. Balanced Scorecard Step by Step. :Maximizing Performance and Maintaing Results.John Wiley & Sons Inc.NY Tabel 1. KRITERIA,BOBOT, KATEGORI DAN PRESTASI PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN TAHUN AKADEMIK No Criteria Bobot Kriteri a 1 Rata-rata Lama studi lulusan (semester) Kategori score Kategor i 10 < 9 smt 5 9-<10 smt 4 10-<11 smt 3 11-<12 smt 2 >12 smt 1 2 Produktivitas Student Body 10 > 25% 5 20%-<25% 4 15%-<20% 3 10%-<15% 2 <10% 1 3 Produktivitas 10 > 60% 5 Lulusan/Yang harus lulus 50%-< %-<50% 3 30%-<40% 2 <30% 1 4 Jumlah lulusan Cum laude 5 >10 lulusan 5 Prestasi

6 B Penyerahan semua nilai UAS tepat waktu sesuai jadwal BAAK 8-9 lulusan lulusan lulusan lulusan %-100% 5 80%-<90% 4 70%-<80% 3 60%-<70% 2 <60% 1 6 Prosentase rata-rata jumlah dosen yang hadir kuliah 7 >90% 5 7 Prosentase DO tahap persiapan 8 Prosentase DO dari seluruh mahasiswa 9 Rata-rata Jumlah judul makalah yang dipresentasikan dalam seminar internasional yang diikuti dosen/mhs 10 Jumlah Paten yang diperoleh dosen/jurusan 11 Rata-rata lama mengerjakan TA (dihitung FRS s/d maju ujian TA) 80% <90% 4 70%-<80% 3 60%-<70% 2 <60% % 5 >2%-4% 4 >4%-6% 3 >6%-8% 2 >8% % 5 >1%-2% 4 >2%-3% 3 >3%-4% 2 >4% 1 7 >0,20 5 0,14-0,19 4 0,08-0,13 3 0,02-0,07 2 <0, judul 5 3 judul 4 2 judul 3 1 judul 2 0 judul bln 5 >6-7 bln 4 >7-8 bln 3 >8-9 bln 2 >9 bln 1 12 Menerbitkan jurnal ilmiah 9 Terakreditasi 5

7 B-18-7 di bidang ilmunya Tdk terakreditasi 3 (yang diterbitkan jurusan) Tdk/blm menerbitkan 1 13 Status akreditasi BAN 10 Status A 5 B 3 C 1 14 Mahasiswa/Jurusan/himpu 4 Tingkat internasional 5 nan Berprestasi (teladan, kejuaraan, dan yang (juara 1-3) Tingkat Nasional 3 selevel) (juara 1-3) ITS (Juara 1-3) 1 15 Setiap prestasipenghargaan yang diterima dosen /jurusan 16 Setiap judul tulisan dosen yang dimuat di jurnal 17 Setiap judul tulisan dosen/mhs yang dimuat mass media tentang IPTEK dll yang positif 18 Indeks Prestasi Dosen semester gasal dan genap 5 Tingkat internasional 5 (juara 1-3) Tingkat Nasional 3 (juara 1-3) ITS (Juara 1-3) 1 5 Internasional 5 Akreditasi 3 Belum terakreditasi 1 3 Tingkat internasional 5 Tingkat nasional 3 Tingkat regional 1 7 >3,01 5 2,93-3,00 4 2,85-2,92 3 2,76-2,84 2 <2,75 1 TOTAL NILAI AKHIR Keterangan : No. 12 :Jika diterbitkan oleh Fakultas : Bobot Kategori Jml Jurusan 14 : Nilai Prestasi = Jumlah kejuaraan x bobot Kategori 15 : Nilai Prestasi = Jumlah penghargaan x bobot Kategori 16 : Nilai Prestasi Jumlah judul = x bobot Kategori Jumlah dosen

8 B-18-8 NO PROGRAMSTUDI Tabel 2. REKAP HASIL NILAI KINERJAMANAJEMEN TAHUN2003/2004 KRITERIA TOTAL BOBOT 7,52 7,52 7,52 3,76 7,52 5,26 5,26 5,26 5,26 7,52 5,26 6,77 7,52 3,01 3,76 3,76 2,26 5,26 100,00 1 TEKNIKARSITEKTUR TEKNIK SIPIL * TEKNIKINDUSTRI STATISTIKA * TEKNIKMESIN TEKNIK KIMIA * FISIKA * TEKNIK LINGKUNGAN DESAINDPRODUK ** TEKNIK INFORMATIKA MATEMATIKA TEKNIK FISIKA KIMIA TEKNIK GEODESI ** TEKNIK MATERIAL TEKNIK ELEKTRO BIOLOGI TEKNIK KELAUTAN TEKNIK SIS. PERKAPALAN PERENCANAANWIL. KOTA TEKNIK SISTEMINFORMASI TEKNIK PERKAPALAN FTIF Catatan * = tanpa data pendukung Arti Score : 1 - buruk sekali ( very poor ) Total Nilai = ( score x bobot ) : very poor Peringat : ** = Rekapitulasi PDI FTSP 2 - buruk ( poor ) poor = I 3 jurusan FTK tidak ikut berpartisipasi 3 - cukup ( fair ) fair 1 jurusan Teknik Elektro tidak ikut berpartisipasi 4 - bagus ( good ) good =II 5 - bagus sekali ( excellence ) excellence BOBOT Faktor X 7,52 7,52 7,52 3,76 7,52 5,26 5,26 5,26 5,26 7,52 5,26 6,77 7,52 3,01 3,76 3,76 2,26 5,26 100,00 SCORE