ANALISIS PENGUKURAN KINERJA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA STMIK PALCOMTECH MENGGUNAKAN METODE PERFORMANCE PRISM

Transkripsi

1 ANALISIS PENGUKURAN KINERJA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA STMIK PALCOMTECH MENGGUNAKAN METODE PERFORMANCE PRISM Zaid Amin STMIK PalComTech Abstract STMIK Palcomtech is a private College located in Palembang. Department of Informatics Engineering STMIK Palcomtech chosen as the object of research, is one of the Major Requirements in Palcomtech. As one of the Majors on a Private College, majoring in Engineering Informatics STMIK Palcomtech required to always improve the quality of education in accordance with the progress of time in order to produce competent scholars to support the improvement of the competitiveness of Nations in the global competition. In addition, improved quality on an ongoing basis is necessary for the survival of the Department over the long term.to overcome this, we need a draft integrated performance measurement system that covers all aspects of the course and can maximize the satisfaction of all Stakeholders in a balanced way Department. In order for the respective Stakeholders increase its contribution on the direction in the long term. Stakeholder Departments that must be satisfied by Courses include foundations, professors, students, Government/DUDI (the business world and the world of industry), and the elderly. This performance measurement system design method using Performance Prism.Thus, the measurement of performance can give you a clear picture and real about the condition of the actual Course. On this research will be applied to the Prism Performance concept for designing performance measurement system in Engineering Informatics STMIK Palcomtech that will be used to support (specify directions) guarantee the quality of higher education in the Department of Informatics Engineering STMIK Palcomtech in conducting quality improvement of higher education on an ongoing basis. The results of this research will be able to answer the question "is it true that performance measurements that are currently used by the Department to measure the performance of the Department is in compliance with required by the Stakeholder Departments?". This question is important to answer because every effort (effort) are geared to satisfy Stakeholders the Department will produce a positive response from these departments and Stakeholders can ensure survival In the long term Keyword: Performance Prism, Performance Measurement PENDAHULUAN STMIK Palcomtech adalah Perguruan Tinggi Swasta yang terdapat di Palembang. Jurusan Teknik Informatika STMIK Palcomtech yang dipilih sebagai obyek penelitian, adalah salah satu Jurusan yang ada di STMIK Palcomtech. Sebagai salah satu Jurusan pada Perguruan Tinggi Swasta, Jurusan Teknik Informatika STMIK PalComTech dituntut untuk selalu meningkatkan mutu pendidikan selaras dengan kemajuan zaman agar dapat menghasilkan sarjana-sarjana yang berkompeten untuk mendukung peningkatan daya saing bangsa pada persaingan global. Disamping itu, peningkatan mutu secara berkelanjutan diperlukan untuk kelangsungan hidup Jurusan dalam jangka panjang. Agar dihasilkan peningkatan mutu sesuai dengan arah yang diharapkan, diperlukan suatu ukuran-ukuran kinerja yang tepat dan dapat dikontrol oleh manajemen Jurusan. Saat ini, Jurusan Teknik Informatika STMIK Palcomtech mengukur kinerja organisasinyadengan beberapa 50

2 indicator yang terpisah. Indikator-indikator kinerja tersebut diukur dan digunakan secara sendirisendiri (belum terintegrasi) dengan salah satu tujuannya adalah untuk mendapatkan penilaian akreditasi yang baik dari Badan Akreditasi Nasional (BAN). Indikator-indikator kinerja tersebut ditetapkan oleh manajemen Jurusan berdasarkan persepsinya, belum mempertimbangkan kebutuhan Stakeholder Jurusan secara menyeluruh. Ternyata pencapaian pada tahun 2007 dari indikator-indikator kinerja tersebut tidak dapat digunakan untuk mempertahankan nilai akreditasi B yang telah diperoleh Jurusan pada periode sebelumnya. Bukti lainnya yang menunjukkan bahwa indikator-indikator kinerja yang saat ini digunakan Jurusan membutuhkan perbaikan adalah bahwa jumlah mahasiswa baru yang mendaftar dari tahun ke tahun mengalami penurunan cukup siknifikan yang dapat mengancam kelangsungan hidup Jurusan dimasa yang akan datang.untuk mengatasi hal ini, diperlukan suatu rancangan sistem pengukuran kinerja terintegrasi yang meliputi seluruh aspek Jurusan dan dapat memaksimalkan kepuasan seluruh Stakeholder Jurusan secara seimbang. Agar masing-masing Stakeholder meningkatkan kontribusinya pada Jurusan dalam jangka panjang. Stakeholder Jurusan yang harus dipuaskan oleh Jurusan meliputi Yayasan, dosen, mahasiswa, Pemerintah/DUDI (dunia usaha dan dunia industri), dan orang tua. Perancanga n sistem pengukuran kinerja ini menggunakan metode Performance Prism. Dengan demikian, pengukuran kinerja dapat memberikan gambaran yang jelas dan nyata tentang kondisi Jurusan yang sebenarnya. Pada penelitian ini akan diterapkan konsep Performance Prism tersebut untuk merancang sistem pengukuran kinerja Jurusan Teknik Informatika STMIK Palcomtech yang akan dapat digunakan untuk mendukung (menentukan arah) penjaminan mutu pendidikan tinggi di Jurusan Teknik Informatika STMIK Palcomtech dalam melakukan peningkatan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan. Hasil penelitian ini akan dapat menjawab pertanyaan Benarkah ukuran-ukuran kinerja yang saat ini digunakan oleh Jurusan untuk mengukur kinerja Jurusan sudah sesuai dengan yang dibutuhkan oleh Stakeholder Jurusan?. Pertanyaan ini penting untuk dijawab karena segala usaha ( effort) yang diarahkan untuk memuaskan Stakeholder Jurusan akan menghasilkan respon yang positif dari Stakeholder Jurusan dan ini yang dapat menjamin keberlangsungan hidup Jurusan dalam jangka panjang. LANDASAN TEORI Analisis Menurut Komaruddin (2001, p53), analisis adalah kegiatan berfikir untuk menguraikan suatu keseluruhan menjadi komponen, sehingga dapat mengenal tanda-tanda komponen, hubungannya satu sama lain dan fungsi masing-masing dalam satu keseluruhan yang terpadu.dari data diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa analisis adalah suatu kegiatan berfikir yang menguraikan suatu pokok, menjadi bagian-bagian atau komponen sehingga dapat diketahui ciri atau tanda pada tiap bagian, kemudian menghubungkan fungsi satu sama lain dari masing-masing bagian secara keseluruhan. 51

3 Kinerja Menurut Ilgen and Schneider (Williams, 2002: 94): Performance is what the person or system does. Hal senada dikemukakan oleh Mohrman et al (Williams, 2002: 94) sebagai berikut: A performance consists of a performer engaging in behavior in a situation to achieve results. Dari kedua pendapat ini, mengandung pemahaman bahwa kinerja dilihat sebagai suatu proses bagaimana sesuatu itu dilakukan. Jadi, pengukuran kinerja dapat dilihat dari baik tidaknya aktivitas objek tertentu untuk mendapatkan hasil yang diinginkan atau di targetkan. Dari beberapa pendapat tersebut, kinerja dapat dipandang dari perspektif hasil, proses, atau perilaku yang mengarah pada pencapaian tujuan. Oleh karena itu, tugas dalam konteks penilaian kinerja, tugas pertama seorang pimpinan organisasi/perusahaan adalah menentukan perspektif kinerja yang mana yang akan digunakan dalam memaknai kinerja dalam organisasi yang dipimpinnya. Tujuan dan Manfaat Pengukuran Kinerja Tujuan dan manfaat pengukuran kinerja adalah sebagai usaha formal dan non formal yang dilakukan oleh organisasi untuk melakukan evaluasi hasil kegiatan yang telah dilaksanakan secara periodik berdasarkan sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan pokok dari pengukuran kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi dan mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya agar menghasilkan tindakan yang diinginkan. Secara umum tujuan dilakukan pengukuran kinerja adalah untuk (Gordon, 1993 : 36): Meningkatkan motivasi karyawan dalam memberikan kontribusi kepada organisasi. 1. Memberikan dasar untuk mengevaluasi kualitas kinerja masing-masing karyawan. 2. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan sebagai dasar untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan dan pengembangan karyawan. 3. Membantu pengambilan keputusan yang berkaitan dengan karyawan, seperti produksi, transfer dan pemberhentian. Tahapan pengukuran kinerja Pengukuran kinerja dilaksanakan dalam dua tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap pengukuran. Tahap persiapan atas penentuan bagian yang akan diukur, penetapan kriteria yang dipakai untuk mengukur kinerja, dan pengukuran kinerja yang sesungguhnya. Sedangkan tahap pengukuran terdiri atas pembanding kinerja sesungguhnya dengan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya dan kinerja yang diinginkan. Pengukuran kinerja memerlukan alat ukur yang tepat. Dasar filosofi yang dapat dipakai dalam merencanakan sistem pengukuran prestasi harus disesuaikan dengan strategi perusahaan, tujuan dan struktur organisasi perusahaan. Sistem pengukuran kinerja yang efektif adalah sistem pengukuran yang dapat memudahkan manajemen untuk melaksanakan proses pengendalian dan memberikan motivasi kepada manajemen untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerjanya. Manfaat sistem pengukuran kinerja adalah 1. Menelusuri kinerja terhadap harapan pelanggannya dan membuat seluruh personil terlibat dalam upaya pemberi kepuasan kepada pelanggan. 52

4 2. Memotivasi pegawai untuk melakukan pelayanan sebagai bagian dari mata-rantai pelanggan dan pemasok internal. 3. Mengidentifikasi berbagai pemborosan sekaligus mendorong upaya-upaya pengurangan terhadap pemborosan tersebut. 4. Membuat suatu tujuan strategi yang masanya masih kabur menjadi lebih kongkrit sehingga mempercepat proses pembelajaran perusahaan. Metode Performance Prism Metode Performance Prism (selanjutnya disebut Metode Prism) merupakan suatu metode pengukuran kinerja organisasi yang dikembangkan oleh Andy Neely, Chris Adams, dan Mike Kennerley dari University of Cambridge, Inggris pada tahun Metode Prism adalah suatu kerangka manajemen kinerja yang memfokuskan pada Stakeholder yang dirancang untuk membantu suatu organisasi memutuskan hal-hal yang penting untuk diukur dan dikelola serta bagaimana mengintegrasikan hasil-hasil yang didapat sebagai bagian dari sistem manajemen kinerja. Overview Metode Prism dapat dilihat pada Gambar 2.1. Gambar 1. Framework Metode Performance Prism Metode Performance Prism memiliki lima perspektif yaitu tuntutan Stakeholder, kontribusi Stakeholder, strategi, proses dan kapabilitas. Secara umum kelima perspektif dalam model Prism ini akan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 1. Tuntutan/kepuasan StakeholderSiapa saja Stakeholder dari perusahaan dan apa saja tuntutan mereka 2. Kontribusi Stakeholder Kontribusi apa saja yang diharapkan oleh perusahaan dari Stakeholder-nya. 3. Strategi Strategi apa saja yang perlu diterapkan perusahaan untuk memenuhi tuntutan serta mendapatkan kontribusi dari Stakeholder 4. Proses Proses-proses apa saja yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan strategi-strategi yang telah ditetapkan 53

5 5. Kapabilitas Kapabilitas apa saja yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan proses-proses yang telah ditetapkan. Gambar 2. Keterkaitan antara perspektif-perpektif dari Metode Performance Prism Teknik Analisis Data Pada penelitian ini, Penulis menggunakan teknik analisa data yang di pergunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis kuantitatif dan kualitatif, dengan tujuan agar antara data kuantitatif dan kualitatif dapat saling melengkapi dan menghasilkan output yang valid dan reliable. Data kualitatif,penulis dapatkan melalui penggunaan teknik-teknik dokumentasi, wawancara dan observasi.sehubungan dengan teknik analisis data, Arianto (2003:56) menyatakan: Terlebih dulu harus menentukan kreteria yang akan dijadikan dasar untuk mengambil kesimpulan, kriteria tersebut misalnya presentase.dengan demikian hasil data kuantitatif yang telah dijumlahkan, dibandingkan dengan jumlah yang diharapkan dan diperoleh presentase kemudian diterjemahkan menjadi kalimat yang bersifat kualitatif. Sedangkan data yang bersifat kualitatif akan dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat yang dikategorikan menurut kategori, untuk dapat diambil suatu keputusan sehingga kriteria penetapan keputusan dan kejelasan hasil penelitian yang diteliti akan menjadi jelas. Tabel 1. Daftar kategori nilai performance Presentase Kategori % Tinggi 70 84% Sedang 0 69% Rendah 54

6 METODE PENELITIAN Metodologi Penelitian ini berisi tentang langkah-langkah dalam perancangan sistem pengukuran kinerja. Di sini juga akan diberikan penjelasan mengenai cara pengumpulan dan pengolahan data untuk masing-masing tahapan tersebut. Pada penelitian ini proses alur metodologi penelitian yang penulis gunakan dimulai dari studi pendahuluan mengenai teori-teori pendukung dan penelitan terdahulu mengenai konsep analisis menggunakan performance prism, kemudian penulis menentukan perumusan masalah yang penulis sesuaikan dengan kondisi yang ada pada Program Studi Teknik Informatika STMIK Palcomtech, setelah itu penulis menentukan tujuan penelitian dimulai dari menentukan indikator, sampai menghasilkan rekomendasi perbaikan pada Program Studi Teknik Informatika STMIK Palcomtech, kemudian penulis melakukan identifikasi kebutuhan dan kontribusi para Stakeholder yang didukung dengan teknik pengumpulan data melalui observasi dan wawancara, dan setelah itu penulis menyusun model pengukuran KPI strategi, KPI produk, KPI kapabilitas dan kemudian validasi KPI, kemudian dilakukan pembobotan KPI, kemudian setelah itu melakukan analisa dan rekomendasi serta terakhir menghasilkan kesimpulan dan saran. Gambar 3. Alur metodelogi penelitian 55

7 HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi Key Stakeholder Tahap pertama adalah mengidentifikasi siapa saja yang menjadi Stakeholder kunci dari Prodi Teknik Informatika STMIK Palcomtech. Indintifikasi Stakeholder meliputi investor, customer, intermediaries, employees, suppliers, regulators, communities, pressure group dan alliance partners. Dari hasil wawancara secara singkat dengan Pembantu Ketua I, diketahui bahwa yang merupakan Stakeholder kunci dari Prodi Teknik Informatika STMIK Palcomtech adalah sebagai berikut: 1.Yayasan (investor) 2.Mahasiswa (customer) 3.Dosen (employees) 4.Pengguna lulusan (DUDI) & Pemerintah (regulator & community), 5.Orang Tua (suppliers). Identifikasi 5 Faset Performance Prism Faset Performance Prism dan KPI untuk Yayasan Tabel 1. Faset Performance Prism dan KPI untuk Yayasan Tabel 1. berisi mengenai Faset pada Performance Prism yaitu pada Key Stakeholder Yayasan/Manajemen (Investor), pada tabel tersebut penulis mengidentifikasikan Key Performance Indicator (KPI) berdasarkan data yang penulis ambil dari beberapa pihak di jajaran manajemen, kemudian penulis mengkategorikan indikator-indikator tersebut ke dalam 5 faset yang ada pada metode Performance Prism. Faset Performance Prism dan KPI untuk Mahasiswa Tabel 2. Faset Performance Prism dan KPI untuk Mahasiswa 56

8 Tabel 2. berisi mengenai Faset pada Performance Prism yaitu pada KeyStakeholder Mahasiswa ( Customer), pada tabel tersebut penulis mengidentifikasikan Key Performance Indicator (KPI) berdasarkan data yang penulis ambil dari hasil wawancara kepada mahasiswa, kemudian penulis mengkategorikan hasil wawancara tersebut menjadi indikator-indikator ke dalam 5 faset yang ada pada metode Performance Prism. Faset Performance Prism dan KPI untuk Dosen Tabel 3. Faset Performance Prism dan KPI untuk Dosen Tabel 3. berisi mengenai Faset pada PerformancePrism yaitu pada Key Stakeholder Dosen (Employee), pada tabel tersebut penulis mengidentifikasikan Key Performance Indicator (KPI) berdasarkan data yang penulis ambil dari hasil wawancara kepada dosen, kemudian penulis mengkategorikan hasil wawancara tersebut menjadi indikator-indikator ke dalam 5 faset yang ada pada metode Performance Prism. 57

9 Faset Performance Prism dan KPI untuk Pemerintah & DUDI Tabel 4. Faset Performance Prism dan KPI untuk Pemerintah & DUDI Tabel 4. berisi mengenai Faset pada Performance Prism yaitu pada Key Stakeholder Pemerintah & DUDI ( Regulator & Community),pada tabel tersebut penulis mengidentifikasikan Key Performance Indicator (KPI) berdasarkan data yang penulis ambil dari data sekunder hasil wawancara kepada divisi careercenter, kemudian penulis mengkategorikan hasil wawancara tersebut menjadi indikator-indikator ke dalam 5 faset yang ada pada metode Performance Prism. Faset Performance Prism dan KPI untuk Orang Tua. Tabel 5. Faset PerformancePrism dan KPI untuk Orang Tua Tabel 5. berisi mengenai Faset pada Performance Prism yaitu pada Key Stakeholder Orang Tua (Supplier), pada tabel tersebut penulis mengidentifikasikan Key Performance Indicator (KPI) 58

10 berdasarkan data yang penulis ambil dari data sekunder hasil wawancara kepada divisi career center, kemudian penulis mengkategorikan hasil wawancara tersebut menjadi indikator-indikator ke dalam 5 faset yang ada pada metode Performance Prism. Perhitungan Skor, Skor Akhir, Target, dan Bobot KPI Faset Yayasan Tabel 6. Perhitungan Skor, Skor Akhir, Target, dan Bobot KPI Yayasan Pada Tabel 6. berisi mengenai hasil perhitungan nilai performansi pada KeyStakeholder Yayasan (Investor), pada tabel 6 penulis menghitung nilai performansi Yayasan dengan hasil skor 57.0%, dimana nilai ini dikategorikan rendah karena pencapaian nya dibawah 70%. Faset Mahasiswa Tabel 7. Perhitungan Skor, Skor Akhir, Target, dan Bobot KPI Mahasiswa 59

11 Pada Tabel 7. berisi mengenai hasil perhitungan nilai performansi pada Key Stakeholder Mahasiswa ( Employee), pada tabel 7 penulis menghitung nilai performansi Mahasiswa dengan hasil skor 68,7%, dimana nilai ini dikategorikan rendah karena pencapaian nya masih dibawah 70%. Faset Dosen Tabel 8. Perhitungan Skor, Skor Akhir, Target, dan Bobot KPI Dosen Pada Tabel 7berisi mengenai hasil perhitungan nilai performansi pada Key Stakeholder Mahasiswa ( Employee), pada tabel 8 penulis menghitung nilai performansi Dosen dengan hasil skor 73,7%, dimana nilai ini dikategorikan sedang karena pencapaian nya berada diantara < 85% dan > 70%. 60

12 Faset Pemerintah & DUDI Tabel 9. Perhitungan Skor, Skor Akhir, Target, dan Bobot KPI Pemerintah & DUDI Pada Tabel 9 berisi mengenai hasil perhitungan nilai performansi pada Key Stakeholder Pemerintah & DUDI, pada tabel 9 penulis menghitung nilai performansi Pemerintah & DUDI dengan hasil skor 51,8%, dimana nilai ini dikategorikan rendah karena pencapaian nya berada dibawah 70%. Faset Orang Tua Tabel 10. Perhitungan Skor, Skor Akhir, Target, dan Bobot KPI Orang Tua Pada Tabel 10 berisi mengenai hasil perhitungan nilai performansi pada Key Stakeholder Orang Tua, pada tabel 10 penulis menghitung nilai performansi Orang Tua dengan hasil skor 46,0%, dimana nilai ini dikategorikan rendah karena pencapaian nya berada dibawah 70%. 61

13 Ringkasan Rekomendasi Perbaikan Terdapat empat faset beserta KPI yang memerlukan perbaikan yaitu Faset yayasan, mahasiswa, pemerintah, dan orang tua karena menunjukkan nilai performansi dibawah 70% dari nilai performasi yang dibutuhkan yaitu diatas 85%. Rekomendasi perbaikan untuk keempat Faset & KPI tersebut adalah diantaranya: 1. Menunjuk inchargeperson yang bertanggung jawab atas pelaksanaan perbaikan KPI,Pemberian prosedur yang meliputi SOP ( Standard Operating Procedure), Job Description yang jelas dan tegas oleh pimpinan dalam bentuk punishment & reward, agar nilai performansi tersebut dapat ditingkatkan sesuai yang dibutuhkan 2. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan KPI secara berkala dan terjadwal pada prodi Teknik Informatika STMIK PalComTech 3. Meningkatkan komunikasi antara Key Stakeholder guna saling bertukar informasi dan melakukan evaluasi perbaikan internal pada setiap Key Stakeholder. PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian dan perhitungan pada pembahasan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Peningkatan kinerja nilai indikator performansi di Prodi Teknik Informatika STMIK Palcomtech tertinggi terjadi pada faset dosen (employee) dengan nilai performansi sebesar 73.7%, sedangkan penurunan nilai performansi terendah terdapat pada faset oang tua sebesar 46%. DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon B Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Terjemahan, Seri Manajemen 90-A. PT. Pustaka Binaman Pressindo : Jakarta. Komaruddin Ensiklopedia Manajemen, Edisi ke-5. Bumi Aksara : Jakarta. Williams, Richard, R Managing Employee Performance: Design and Implementation in Organizations. London: homson Learning. 62