PEKELILING BENDAHARI BIL : 1/1997 (Pengurusan Wang) PEJABAT BENDAHARI PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN PANJAR WANG RUNCIT

Transkripsi

1 PEKELILING BENDAHARI BIL : 1/1997 (Pengurusan Wang) PEJABAT BENDAHARI No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA. 6/6) Tarikh Kuatkuasa : 26 April 1997 Semua Ketua Bahagian/Kajian/Pusat/Unit/Provos ITM Cawangan/Penggawa Kolej Semua Ketua Pejabat Bendahari Cawangan/PPP, Semua Ketua Unit Kewangan ITM Shah Alam Y.Bhg. Dato /Prof./Tuan/Puan PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN PANJAR WANG RUNCIT 1. Terimaan dan Imbuhan i) Jumlah wang permulaan dan seterusnya rekupan-rekupan panjar wang runcit hanya dari Pejabat Bendahari (Cawangan/PPP) Unit Kewangan Bahagian/Kajian bagi Shah Alam. ii) Pegawai-pegawai yang terlibat dengan pengendalian wang runcit hendaklah menurunkan contoh tandatangan di borang seperti Lampiran A. Bagi Shah Alam borang tersebut hendaklah disediakan dalam 3 salinan. Salinan asal disimpan di Unit Kewangan Bahagian/Kajian, salinan kedua dihantar ke Bahagian Pengurusan Wang dan salinan ketiga disimpan oleh Unit yang menyenggara panjar tersebut. Manakala bagi Cawangan hanya 2

2 salinan diperlukan. Salinan asal untuk Pejabat Bendahari dan salinan kedua untuk Unit yang menyenggara panjar. iii) Permohonan imbuhan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya sebulan sekali atau 2/3 daripada jumlah wang yang diperuntukkan telah digunakan. iv) Tiap-tiap imbuhan tidak boleh melebihi jumlah wang runcit yang diluluskan. v) Ketika mengemukakan imbuhan pastikan perkara-perkara berikut disediakan dan dipatuhi: a) Sub-baucer hendaklah disusun mengikut siri (nombor kecil di atas dan diikuti nombor seterusnya). b) Bil/Resit hendaklah diletak di atas sub-baucer. c) Sertakan borang PB. 3/80 yang telah dilengkapi dengan pecahan kod perbelanjaan yang betul berpandukan Buku Penjenisan Kod. 2. Perbelanjaan i) Perbelanjaan hendaklah mengikut peruntukan yang disediakan oleh Unit Belanjawan bagi memudahkan pihak Bendahari membuat imbuhan. ii) Pembayaran akan dibuat ke atas perbelanjaan yang telah diluluskan oleh Pejabat Bendahari mengikut tujuan asal wang runcit tersebut dipohon. Sekiranya ada pertambahan tujuan

3 kelulusan hendaklah didapati terlebih dahulu dari Pejabat Bendahari secara bertulis. iii) Perbelanjaan Wang Runcit adalah pada kadar RM Walau bagaimanapun, sekiranya perlu dan mendesak perbelanjaan yang melebihi RM50.00 boleh dibuat dengan syarat mendapat kelulusan terlebih dahulu dari Pejabat Bendahari/Unit Kewangan Bahagian/Kajian berkenaan. iv) Perbelanjaan yang tidak dibenar menggunakan wang runcit: a) Pembelian barang-barang yang terdapat dalam senarai stor di Stor Pusat kecuali sekiranya kelulusan atau pengesahan diperolehi dari bahagian Stor yang menyatakan barang-barang tersebut ketika diperlukan tiada di dalam simpanan. b) Tuntutan perjalanan. c) Pembelian minyak kenderaan. d) Pembayaran untuk keraian rasmi tidak akan diimbuh melainkan disertakan Borang keraian yang telah diluluskan oleh Pejabat Pengarah (Untuk ITM Shah Alam). e) Stem untuk perbelanjaan Pos bagi surat keluar. v) Pembayaran mestilah dibuat melalui Sub-baucer (Lampiran B) dan disertakan bil/resit yang telah disahkan oleh Ketua Bahagian/Kajian sebagai bukti perbelanjaan rasmi dan dicop SUDAH DIBAYAR apabila pembayaran sudah dibuat.

4 vi) Sub-Baucer tersebut mestilah dinomborkan dan disenaraikan ke dalam Buku Wang Runcit. vii) Bagi pembayaran tanpa resit mestilah ada pengakuan wang terima atau pengakuan perkhidmatan dilaksanakan dan disahkan oleh Ketua Bahagian/Kajian. viii) Sub-baucer mestilah dipenuhkan dengan butir-butir berikut: a. Tarikh Baucer b. Nombor Baucer c. Nama penerima bayaran d. Butir-butir bekalan/perkhidmatan dan kod perbelanjaan e. Amaun (dengan angka dan perkataan) f. Tandatangan : - Pegawai Melulus - Pegawai Membayar - Penerima ix) Pendahuluan yang diambil dari wang runcit bagi pembelian barang perlu mendapat kelulusan terlebih dahulu dengan mengisi borang permohonan pendahuluan wang runcit seperti Lampiran C dalam 2 (dua) salinan. x) Segala butir-butir perbelanjaan termasuk bil/resit serta baki dari pendahuluan hendaklah dipulangkan tidak lewat dari tempoh 2 (dua) minggu kepada pemegang panjar untuk dibuat imbuhan, sekiranya tidak pemotongan gaji boleh dibuat ke atas pemohon pendahuluan perbelanjaan wang runcit bagi jumlah yang tidak diselaraskan.

5 xi) Cara imbuhan balik pendahuluan adalah sama seperti imbuhan lain-lain perbelanjaan wang runcit di para 2 (v) hingga 2 (viii). xii) Bagi perbelanjaan bayaran tol lebuhraya sila lihat Pekeliling Bendahari Bil. 21/ Buku Wang Runcit i) Kira-kira panjar wang runcit hendaklah disimpan dalam Buku Wang Runcit yang digunakan oleh ITM seperti Lampiran D. ii) Ruang-ruang di Buku tersebut hendaklah dipenuhkan untuk terimaan dan bayaran. iii) Buku wang runcit mestilah disahkan betul oleh Ketua Bahagian/Kajian setelah diimbangkan untuk rekupan. iv) Buku hendaklah sentiasa dikemaskini. Setiap kali pembayaran dibuat melalui sub-baucer ia mestilah dinomborkan mengikut turutan dan direkod terus ke dalam Buku Wang Runcit. v) Terimaan dicatat dalam ruang penerimaan dengan butir-butir seperti tarikh, nombor cek, nombor baucer, kod perbelanjaan/peruntukan dan jumlah.

6 vi) Baki ditangan hendaklah setiap hari disemak dan mestilah sama dengan baki di Buku. 4. Pengawalan i) Wang runcit hendaklah sentiasa disimpan dalam peti wang runcit dan tidak boleh dicampuradukkan dengan wang dari sumber lain. ii) Peti wang runcit hendaklah disimpan di dalam peti besi/peti berkunci dan ditempatkan ditempat yang selamat. A.P. 126 (a). Prosidur keselamatan Fizikal Wang Runcit perlu dipatuhi. Sila lihat Lampiran E. iii) Ketua Bahagian/Kajian hendaklah membuat pemeriksaan mengejut ke atas Wang Runcit Bahagian/Kajian dari masa ke semasa sekurang-kurangnya 2 (dua) kali setahun. A.P. 309 (a)/ Pekeliling Bendahari Bil. 15/90. Pejabat Bendahari akan membuat susulan dan pemeriksaan mengejut dari masa ke semasa. iv) Pemeriksaan ini dilakukan untuk menentukan Baki Buku Tunai dan Baki Fizikal wang serta peraturan wang runcit dipatuhi. Sijil Perkiraan Wang seperti Lampiran F hendaklah digunakan. a) Bagi Shah Alam Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 4 (empat) salinan. - Salinan Asal untuk dikemukakan ke Bahagian Pengurusan Akaun

7 - Salinan kedua untuk dikemukakan ke Bahagian Pengurusan Wang - Salinan ketiga untuk disimpan oleh Unit Kewangan Bahagian/Kajian - Salinan keempat disimpan oleh Unit yang menyenggarakan panjar b) Bagi Cawangan Sijil berkenaan hendaklah disediakan dalam 3 (tiga) salinan - Salinan Asal untuk disimpan oleh Bahagian Pengurusan Akaun - Salinan kedua untuk disimpan oleh Pejabat Bendahari - Salinan ketiga disimpan oleh Unit yang menyenggarakan panjar c) Sijil tersebut disediakan oleh Bahagian/Kajian yang menyenggara Panjar dan disemak oleh Pejabat Bendahari (Cawangan)/Unit Kewangan Bahagian/Kajian (Shah Alam) pada 31hb. Disember tiap-tiap tahun. Tujuan sijil ini disediakan adalah untuk menentukan baki wang di buku pada akhir tahun. d) Senaraikan rekupmen yang telah diminta tetapi belum dijelaskan mengikut bilangan sub-baucer, perkara, amaun dan jumlah. Begitu juga bagi sub-baucer yang berada ditangan iaitu perbelanjaan yang telah dijelaskan tetapi belum dibuat imbuhan lagi pada tahun

8 tersebut. berikutnya. Imbuhannya akan dibuat pada tahun e) Cara Mengakaun Panjar Wang Runcit:- Waktu Permulaan: DT Pendahuluan Panjar Wang Runcit KT Bank Waktu Imbuhan: DT Perbelanjaan Jumlah Sebenar (Mengikut kod akaun perbelanjaan) KT Bank Waktu Akhir Tahun: Sediakan Jernal Pelarasan berdasarkan pada Sijil Perakuan di Para 4 (vi) DT Bayaran yang telah dijelaskan tetapi belum di rekup KT Pendahuluan Panjar Wang Runcit Sijil Perakuan di Para 4 (vi) dikepilkan bersama jernal Awal Tahun Berikut: Waktu Imbuhan: DT Pendahuluan Panjar Wang Runcit (perbelanjaan tahun lepas seperti NOTA B Sijil Perakuan Tahunan) DT Perbelanjaan Jumlah Sebenar (tahun semasa mengikut kod akaun perbelanjaan) KT Bank

9 vii) Pemegang Panjar Wang Runcit adalah dipertanggungjawabkan sekiranya berlaku kekurangan atau apa-apa surplus yang mungkin didapati setelah diimbangkan. Surplus hendaklah dikreditkan dengan serta merta kepada hasil kerajaan. A.P. 53 dan A.P. 75. viii) Jika berlaku pertukaran Pegawai, sijil serah alih dan ambilalih hendaklah disediakan. Buku Wang Runcit hendaklah ditandatangani oleh kedua-dua Pegawai tersebut dengan membuat pengesahan penyerahan dan pengambilan serta disahkan oleh Ketua Bahagian/Kajian. Contoh Nota Serahan Panjar Wang Runcit seperti Lampiran H. ix) Jika Panjar Wang Runcit hendak ditutup atau tidak mahu digunakan lagi, buku panjar hendaklah dibuat perkiraan sebagaimana permohonan imbuhan wang runcit. Baki wang ditangan dibayar ke Pejabat Bendahari dan dikreditkan ke Kod Panjar Wang Runcit bagi tujuan mensifarkan akaun tersebut. Resit bayaran tersebut hendaklah dikepilkan bersama baucer imbuhan terakhir. Buku Wang Runcit hendaklah ditandatangani oleh pemegang panjar dan disahkan bahawa Panjar Wang Runcit telah ditutup. Catitkan Nombor Resit/DCR pemulangan baki wang ditangan dan Nombor Baucer imbuhan terakhir. x) Sebarang perubahan kepada peruntukan atau timbulnya masalah yang berkaitan Wang Runcit, pemegang panjar wang runcit hendaklah menghubungi Pejabat Bendahari (Cawangan)/Unit Kewangan Bahagian/Kajian (Shah Alam)

10 xi) Imbuhan mungkin terlambat diproses sekiranya salah satu daripada syarat di atas tidak dipatuhi. NOTA: Format Contoh Tandatangan Pegawai Format Sub-Baucer` Permohonan Pendahuluan Wang Runcit Format Buku Wang Runcit Prosidur Keselamatan Fizikal Wang Runcit Sijil Perkiraan Wang Format Sijil Perakuan Tahunan Nota Serahan Panjar Wang Runcit - LAMPIRAN A - LAMPIRAN B - LAMPIRAN C - LAMPIRAN D - LAMPIRAN E - LAMPIRAN F - LAMPIRAN G - LAMPIRAN H Dengan ini Pekeliling Bendahari (Pengurusan Wang) bil. 14/92 bertarikh 26 Disember 1992 adalah dibatalkan. Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta. Sekian. Yang benar HAJAH SIHA SAAT Bendahari Universiti Teknologi Mara