PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI SAINS MALAYSIA SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 4 TAHUN 2014 PENUTUPAN AKAUN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA (USM) TAHUN 2014

Transkripsi

1 PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI SAINS MALAYSIA SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 4 TAHUN 2014 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab, PENUTUPAN AKAUN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA (USM) TAHUN 2014 TUJUAN Surat pekeliling ini bertujuan memberi penjelasan mengenai aktiviti penutupan akaun tahunan Universiti Sains Malaysia bagi tahun LATAR BELAKANG 2. Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 2004 serta Surat Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. KPT.W /1 Jld. 14 (32) bertarikh 9 Januari 2014, Universiti Sains Malaysia (USM) dikehendaki mengemukakan Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan kepada Jemaah Menteri tidak lewat dari 10 Januari tahun berikutnya. 3. Di samping itu, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007 juga telah menetapkan tarikh yang perlu dipatuhi oleh USM dalam mengemukakan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan yang telah diaudit kepada Jemaah Menteri supaya pembentangan Laporan Tahunan dan Penyatan Kewangan di Parlimen dapat dijalankan secara teratur serta dalam tempoh yang ditetapkan. Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun

2 4. AKTIVITI PENUTUPAN AKAUN TAHUNAN USM. PERUNTUKAN TAHUN 2014 a. Menurut Akta Bekalan 2014, peruntukan mengurus tahunan akan luput pada akhir tahun dan tidak boleh dibawa ke hadapan walaupun komitmen telah dibuat melalui Borang Pesanan dalam tahun berkenaan. b. Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan peruntukan PTJ bagi tahun 2014 adalah mencukupi untuk membayar semua perbelanjaan yang telah dibuat. c. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka bayaran bagi perbelanjaan yang berkenaan akan dikenakan kepada peruntukan tahun Perkara ini akan menjejaskan peruntukan tahun d. Ketua PTJ diminta mengemukakan viremen tahun 2014 kepada Seksyen Belanjawan Jabatan Bendahari sebelum 30 Oktober 2014 (Khamis). PEROLEHAN TAHUN 2014 e. Selaras dengan peraturan peruntukan belanja mengurus yang perlu dibelanjakan dalam tahun kewangan yang sama, pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan dalaman (PD) perlulah sebelum 27 November 2014 (Khamis). f. Ketua PTJ hendaklah memastikan perolehan bekalan dan perkhidmatan dibuat dengan kadar segera supaya bekalan dan perkhidmatan diterima/ disempurnakan serta penjanaan Nota Penerimaan Barangan (GRN) sebelum 22 Disember 2014 (Isnin). g. Semua dokumen yang telah lengkap hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari untuk tindakan pembayaran selewat-lewatnya pada 22 Disember 2014 (Isnin). h. PTJ yang mengendalikan bil kontrak perkhidmatan tahunan / perubatan / telefon / air dan elektrik hendaklah mengemukakan anggaran bil bagi bulan Disember 2014 kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari untuk dikemaskini dalam akaun Universiti selewat-lewatnya pada 22 Disember 2014 (Isnin). PEMBAYARAN BEKALAN / PERKHIDMATAN DAN KERJA TAHUN 2014 i. Adalah menjadi tanggungjawab semua PTJ untuk memastikan semua bil dan tuntutan yang diterima daripada pembekal dan kontraktor dibayar dengan segera tidak lewat daripada 14 hari. Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun

3 j. Pembayaran perolehan bekalan / perkhidmatan dan kerja yang telah dikeluarkan borang pesanan tetapi belum diterima / disempurnakan dalam tahun semasa akan dikenakan kepada peruntukan tahun k. Pembayaran perolehan bekalan / perkhidmatan dan kerja yang telah diterima/ disempurnakan dalam tahun semasa tetapi invois dan dokumen sokongan tidak dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 22 Disember 2014 untuk tindakan pembayaran akan dikenakan kepada peruntukan tahun PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF / BUKAN STAF / KERJA SAMBILAN / LEBIH MASA TAHUN 2014 l. Semua tuntutan kerja sambilan / lebih masa sehingga bulan November 2014 perlu dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari selewatlewatnya pada 2 Disember 2014 (Selasa). m. Manakala semua tuntutan staf / bukan staf sehingga bulan November 2014 hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 8 Disember 2014 (Isnin) supaya tindakan pembayaran dapat diambil. n. Tuntutan staf / bukan staf / kerja sambilan / lebih masa bulan Disember 2014 hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 5 Januari 2015 (Isnin). o. Tuntutan staf tahun 2014 yang diterima oleh Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari selepas 5 Januari 2015 (Isnin) akan dikenakan penalti sebanyak 25% daripada jumlah tuntutan dan akan ditolak daripada amaun tuntutan sepertimana yang telah digariskan dalam Edaran Bendahari 1/2006. p. Tuntutan bukan staf / kerja sambilan tahun 2014 yang diterima oleh Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari selepas 5 Januari 2015 (Isnin) akan dikenakan ke peruntukan tahun q. Tuntutan lebih masa tahun 2014 yang diterima oleh Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari selepas 5 Januari 2015 (Isnin) tidak akan diproses pembayaran. Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun

4 PEMBAYARAN KERJA-KERJA BINAAN DALAM KEMAJUAN (WORK IN PROGRESS) TAHUN 2014 r. Ketua PTJ yang mengawal kerja-kerja binaan hendaklah menyediakan / mendapatkan penilaian kerja untuk semua kerja-kerja binaan dan mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari untuk dikemaskini dalam akaun Universiti selewat-lewatnya pada 22 Disember 2014 (Isnin). PENGESAHAN PANJAR WANG RUNCIT DAN MESIN FRANKI TAHUN 2014 s. Semua buku panjar wang runcit yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat imbuhan perlu ditutup dengan membuat perakuan menggunakan borang JB/2/BR/5003 dan mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 29 Disember 2014 (Isnin). t. Semua mesin frangki yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat imbuhan perlu ditutup dengan membuat pengesahan menggunakan borang JB/2/BR/5004 dan mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 29 Disember 2014 (Isnin). Nota: Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit (JB/2/BR/5003) dan Sijil Perakuan Mesin Frangki (JB/2/BR/5004) boleh dimuat turun dari laman web Jabatan Bendahari di alamat PENERIMAAN / KUTIPAN TAHUN 2014 u. Ketua PTJ yang telah diturunkan kuasa untuk menjalankan urusan kutipan tunai hendaklah menyerahkan semua kutipan tunai yang diterima kepada Kaunter Kutipan Tunai Jabatan Bendahari sebelum jam tengahari pada 30 Disember 2014 (Selasa). v. Kaunter Kutipan Tunai Jabatan Bendahari akan ditutup pada jam tengahari pada 30 Disember 2014 (Selasa). Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun

5 STOR PUSAT BAHAN KIMIA, STOR BEKALAN UBAT DAN KAD PINTAR TAHUN 2014 w. Ketua PTJ yang mengendalikan stor pusat bahan kimia (UKKP sahaja) hendaklah mengemukakan sijil dan laporan verifikasi kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 31 Disember 2014 (Rabu). x. Ketua PTJ yang mengendalikan stor bekalan ubat (Hospital USM dan IPPT sahaja) hendaklah mengemukakan sijil dan laporan verifikasi kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 31 Disember 2014 (Rabu). y. Ketua PTJ yang mengendalikan stok kad pintar (PPKT sahaja) hendaklah mengemukakan sijil dan laporan verifikasi kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 31 Disember 2014 (Rabu). RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN USM TAHUN Ringkasan Jadual Penutupan Akaun USM Tahun 2014 adalah seperti di Lampiran 1. KUATKUASA 6. Perhatian dan kerjasama semua pihak dalam mematuhi tarikh-tarikh yang telah ditetapkan amatlah diperlukan dalam memastikan penutupan akaun USM tahun 2014 berjalan dengan lancar. 7. Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa pada tarikh ia dikeluarkan. Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun

6

7 Lampiran 1 Ringkasan Jadual Penutupan Akaun USM Tahun 2014 BIL. PERKARA TARIKH AKHIR 1. Permohonan akhir viremen (Khamis) 2. Pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan dalaman (PD). 3. Bekalan dan perkhidmatan diterima/ disempurnakan dan penjanaan Nota Penerimaan Barangan (GRN) (Khamis) (Isnin) 4. Dokumen lengkap untuk proses bayaran (Isnin) 5. Anggaran Bil Kontrak Perkhidmatan Tahunan/ Perubatan/Telefon/Telefaks/Air dan Elektrik bulan Disember 6. Tuntutan Staf / Bukan Staf / Kerja Sambilan / Lebih Masa Tuntutan Kerja Sambilan / Lebih Masa sehingga bulan November Tuntutan Staf / Bukan Staf sehingga bulan November Bulan Disember 7. Kerja-kerja penilaian untuk kerja-kerja binaan dan Sijil Penilaian Kerja Pembinaan. 8. Penutupan buku panjar wang runcit dan buku panjar wang runcit serta Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit (JB/2/BR/5003). 9. Penutupan mesin frangki dan surat permohonan imbuhan serta Sijil Perakuan Mesin Frangki (JB/2/BR/5004) (Isnin) (Selasa) (Isnin) (Isnin) (Isnin) (Isnin) (Isnin) 10. Kutipan/terimaan tunai dan maklumat terimaan (Selasa) Sebelum tengahari 11. Sijil dan laporan verifikasi stok Stor Pusat Kimia (Unit Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Universiti sahaja) 12. Sijil dan laporan verifikasi stok Stor Bekalan Ubat (HUSM & IPPT sahaja) (Isnin) (Isnin) 13. Sijil dan laporan verifikasi stok Kad Pintar (PPKT sahaja) (Isnin) Nota: Dokumen perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari mengikut Kampus masingmasing. Perkara 1 - Seksyen Belanjawan Perkara 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13 Seksyen Bayaran Perkara 10 Kaunter Kutipan Tunai Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun

8 JB/2/BR/5003 SIJIL PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT PADA : Adalah diperakui bahawa baki wang runcit yang ada di tangan bagi (nama PTJ/Kod Akaun) selepas tutup urusan pada hari kerja terakhir pada (tarikh) berkenaan panjar wang runcit (PWR) yang diberi kepada saya ialah RM (Ringgit Malaysia : ) dan telah diperakukan dengan betul seperti berikut : BIL BUTIRAN RM RM a. Amaun yang diperuntukkan (nilai PWR diluluskan) : TOLAK b. i) Rekupan yang diminta tetapi belum dijelaskan oleh jabatan. Bendahari : ii) Baucar di tangan yang sudah dibayar namun belum dikemukakan untuk rekupan : c. Baki Buku Wang Runcit [(a)-(b)] DISOKONG OLEH d. Jumlah Wang tunai di tangan [ Nota : Jumlah (c) hendaklah sama dengan jumlah (d) ] Dokumen sokongan bagi perakuan ini telah disemak dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab : BUTIRAN PEGAWAI PEMBAYAR PEGAWAI MELULUS Nama Jawatan Tandatangan Tarikh DISAHKAN OLEH PEMEGANG PANJAR (KETUA PROJEK/KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB, KAMPUS) Tandatangan : Cop Rasmi Nama dan Jawatan : Tarikh : JABATAN BENDAHARI 2012

9 JB/2/BR/5004 PADA : SIJIL PERAKUAN MESIN FRANGKI Adalah diperakui bahawa baki mesin frangki yang ada di tangan bagi.. (nama PTJ/Kod Akaun) selepas tutup urusan pada hari kerja terakhir pada.. (tarikh) berkenaan mesin frangki (MF) yang diberi kepada saya ialah RM (Ringgit Malaysia :..) dan telah diperakukan dengan betul seperti berikut : BIL BUTIRAN RM a. Amaun yang diperuntukkan (nilai MF diluluskan) : TOLAK b. Pembelian Terkini c. Baki Wang Seperti dalam Mesin Frangki [(a)-(b)] DISOKONG OLEH d. Jumlah Wang Runcit di tangan [ Nota : Jumlah (c) hendaklah sama dengan jumlah (d) ] Dokumen sokongan bagi perakuan ini telah disemak dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab : BUTIRAN PEGAWAI PEMBAYAR PEGAWAI MELULUS Nama Jawatan Tandatangan Tarikh DISAHKAN OLEH PEMEGANG MESIN FRANGKI (KETUA PROJEK/KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB, KAMPUS) Tandatangan : Cop Rasmi Nama dan Jawatan : Tarikh : JABATAN BENDAHARI 2012