KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA

Transkripsi

1 KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA Karung Berkunci Ayer Keroh Melaka Tel : Faks : PEJABAT BENDAHARI Ruj. Kami (Our Ref.) : KUTKM.03/ 10.12/ 3/ 1 (4) Januari 2002 Ruj. Tuan (Your Ref.): PEKELILING BENDAHARI BIL. 4/2002 Kepada Ketua Bahagian/Dekan Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia Assalamualaikum Wr. Wbt. Saudara, TATACARA MENGURUSKAN KEHILANGAN HARTA DI KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan tatacara menguruskan kehilangan harta di Kolej Universiti yang perlu dipatuhi oleh semua Bahagian/Fakulti. 1.0 Pengenalan 1.1 Tatacara Menguruskan Kehilangan Kehilangan adalah bermaksud kehilangan wang Kolej Universiti atau seumpama, setem, Harta Tetap Kolej Universiti dan lain-lain harta yang berharga serta rekod penting disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang remeh. Kehilangan juga meliputi kemusnahan yang disengajakan Tatacara melaporkan kehilangan yang dilaksanakan di Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia ini adalah juga mengambilkira Arahan Perbendaharaan 314 hingga 328 dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun Tanggungjawab Ketua Bahagian/Dekan 2.1 Melaporkan Kehilangan Kepada Timbalan Rektor (P & PK) Ketua Bahagian/Dekan yang mana sesuatu kehilangan telah berlaku hendaklah dengan serta-merta dalam tempoh seminggu

2 dari tarikh kehilangan diketahui menghantar satu Laporan Awal (Lampiran A) terus kepada Timbalan Rektor (P & PK) Salinan laporan tersebut hendaklah dihantar kepada pihak-pihak yang berikut : (a) (b) Bendahari Pegawai Keselamatan Pegawai Keselamatan atau lain-lain Pegawai Penyiasat yang dilantik oleh Timbalan Rektor (P & PK) akan menyiasat wang/barang yang dilaporkan hilang. 2.2 Melaporkan Kehilangan kepada Pihak Polis Sekiranya Ketua Bahagian/Dekan ada alasan untuk mempercayai bahawa sesuatu kehilangan atau kesalahan jenayah berlaku, adalah menjadi tanggungjawab Ketua Bahagian/Dekan selepas berunding dengan Pegawai Keselamatan/Bendahari untuk melaporkan seberapa segera kepada pihak polis Selepas laporan tersebut dibuat, (selaras dengan Arahan Perbendaharaan 315b) pihak polis akan membuat laporan kepada pihak pelapor sebaik sahaja penyiasatan selesai dibuat atau empat bulan daripada tarikh laporan itu jika sekiranya penyiasatan belum selesai Salinan laporan polis hendaklah dimajukan segera kepada Timbalan Rektor (P & PK) dan Bendahari sebaik sahaja diterima oleh Ketua Bahagian/Dekan. 3.0 Tanggungjawab Timbalan Rektor (P & PK) 3.1 Timbalan Rektor (P & PK) adalah bertanggungjawab melantik Pegawai Penyiasat atau Pegawai Keselamatan secara bertulis (Lampiran B) bagi menyiasat tentang kehilangan di Kolej Universiti. Pegawai Penyiasat yang dilantik hendaklah terdiri daripada pegawai yang tidak terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan kehilangan itu. 3.2 Jika difikirkan perlu bahawa pegawai yang berkenaan dengan kehilangan patut ditahan kerja, Ketua Bahagian/Dekan hendaklah membuat suatu laporan segera kepada Pihak Berkuasa Tatatertib untuk mendapat kelulusan menahan kerja pegawai tersebut. Sementara menunggu kelulusan Ketua Bahagian/Dekan boleh menukarkan tempat kerja pegawai berkenaan bagi memudahkan Pegawai Penyiasat membuat penyiasatan. 3.3 Timbalan Rektor (P & PK) hendaklah mengaturkan penyiasatan sepenuhnya mengenai kehilangan itu dan memberi satu Laporan Akhir

3 (Lampiran C) yang lengkap dan laporan itu hendaklah mengandungi jika berkenaan, satu salinan Laporan Polis yang lengkap dan suatu ringkasan pembicaraan mahkamah kepada Rektor atau Jawatankuasa Tetap Kewangan dan hendaklah disalinkan kepada : Bendahari Pendaftar 3.4 Laporan Akhir di atas hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan Rektor/Jawatankuasa Tetap Kewangan dalam tempoh empat bulan dari Laporan Awal dikemukakan, walaupun hasil penyiasatan polis belum lagi diperolehi. 3.5 Timbalan Rektor (P & PK)/Rektor setelah menerima sebarang syor tindakan tatatertib daripada Rektor/Lembaga Pengarah Kolej Universiti, hendaklah merujuk kes tersebut kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Kolej Universiti. Timbalan Rektor (P & PK)/Rektor perlu dimaklumkan kepada Ketua Bahagian/Dekan dan Bendahari untuk tujuan pelarasan akaun mengenai keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib Kolej Universiti serta memastikan keputusan itu dilaksanakan dengan sewajarnya. 3.6 Keputusan Rektor/Lembaga Pengarah mengenai hapuskira perlu dimaklumkan kepada Ketua Bahagian/Dekan dan Bendahari. 4.0 Kuasa Menghapuskira 4.1 Rektor berkuasa untuk menghapuskira kehilangan wang kurang dari RM1, dan kehilangan peralatan kurang dari RM10, Jawatankuasa Tetap Kewangan adalah pihak berkuasa menghapuskira bagi kehilangan wang sejumlah RM1, atau lebih dan kehilangan peralatan bernilai RM10, atau lebih. 5.0 Kecuaian Pegawai Mengenai Kehilangan 5.1 Sebarang pertuduhan mengenai kecuaian pegawai perlu dikemukakan oleh Ketua Bahagian/Dekan kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Kolej Universiti dan hukumannya tertakluk kepada keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib berdasarkan kepada keputusan dan kaedah tatatertib staf Kolej Universiti 5.2 Kegagalan melaporkan kehilangan merupakan satu kesalahan dan Pegawai Bertanggungjawab boleh dikenakan tindakan berpandukan Kaedah Tatatertib Kolej Universiti.

4 6.0 Tanggungjawab Bendahari 6.1 Setelah kelulusan hapuskira diterima, penyelarasan akaun dan rekod harta Kolej Universiti perlu dibuat. 6.2 Sekiranya kehilangan ini melibatkan wang tunai, selepas laporan awal dikemukakan, Timbalan Rektor (P & PK) boleh meminta Bendahari mendapatkan pendahuluan bagi menggantikan jumlah yang hilang buat sementara waktu. 7.0 Tarikh Kuat kuasa 7.1 Pekeliling Bendahari ini berkuat kuasa mulai dari tarikh di atas. 8.0 Pemakaian 8.1 Pemakaian Pekeliling telah diperakukan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan KUTKM melalui Kertas Kerja Bil. 4/2001 pada 29 November Pekeliling ini terpakai kepada semua pihak yang terlibat dengan pengendalian pengurusan kehilangan di peringkat Bahagian. Fakulti. Sekian, harap maklum. Wassalam. BERKHIDMAT UNUTK NEGARA KERANA ALLAH KHAIRUL BIN TAIB Bendahari Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia

5 LAMPIRAN A LAPORAN AWAL KEPADA TIMBALAN REKTOR (P & PK) MENGENAI KEHILANGAN WANG ATAU HARTA KOLEJ UNIVERSITI 1. Jenis kehilangan. 2. Anggaran amaun wang tunai atau anggaran semasa nilai harta yang hilang. 3. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku. (Disokong dengan gambarfoto jika berkenaan). 4. Tarikh dan masa kehilangan berlaku. 5. Cara bagaimana kehilangan berlaku. 6. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan wang atau harta yang hilang itu. 7. Sama ada seorang pegawai prima facie difikirkan bertanggungjawab atas kehilangan itu dan jika ya, nyatakan nama dan jawatannya. 8. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja. 9. Sama ada laporan dibuat kepada Polis atau Timbalan Pendakwa Raya dan jika tidak sebab-sebab mengapa tidak dibuat. 10. Apakah langkah-langkah berjaga-jaga yang diambil untuk mengelakkan kehilangan ini. 11. Apakah langkah-langkah yang diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. 12. Lain-lain hal. Tandatangan Ketua Bahagian/Dekan

6 LAMPIRAN B Kepada : Pegawai Keselamatan/ Pegawai Penyiasat Yang Dilantik. Tuan/Puan, LANTIKAN PEGAWAI PENYIASAT BERHUBUNG DENGAN KEHILANGAN WANG DAN HARTA KOLEJ UNIVERSITI Selaras dengan Peruntukan Arahan Perbendaharaan 317(a), saya bagi pihak Rektor, dengan ini melantik Tuan/Puan untuk menyiasat kehilangan (Jumlah wang/barang awam) yang telah dilaporkan berlaku di... (Tempat) pada. Sesalinan laporan awal berkenaan disertakan (Tarikh) bersama-sama ini untuk rujukan tuan/puan. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan tugas bagi mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Laporan Akhir penyiasatan mengenai kehilangan tersebut hendaklah berpandukan format Lampiran C kepada Pekeliling Bendahari Bil. dan Arahan Perbendaharaan yang mengandungi semua maklumat berkaitan secara terperinci. Laporan ini mestilah dikemukakan kepada Pejabat Timbalan Rektor (P & PK) sebelum.. (Tarikh) s.k. i) Rektor ii) Bendahari iii) Pendaftar. Timbalan Rektor (P & PK) Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia Tarikh :

7 LAPORAN AKHIR (KEPADA REKTOR/JAWATANKUASA TETAP KEWANGAN) MENGENAI KEHILANGAN WANG ATAU HARTA KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA LAMPIRAN C 1. a) Berkenaan dengan wang awam, nyatakan sama ada wang tunai, cek, wang pos atau kiriman wang dan sebagainya. b) Berkenaan dengan harta, nyatakan bagi tiap-tiap satu harta (atau kumpulan harta) : (i) (ii) (iii) (iv) tarikh dibeli seberapa yang boleh dipastikan; harga asal; sama ada telah digunakan atau tidak; anggaran nilai pada masa kehilangan. c) Berkenaan dengan lain-lain harta Kolej Universiti, nyatakan jenis, harga, sama ada harta alih atau tak alih, dan sebagainya serta lain-lain butir yang berkaitan. 2. Tempat, tarikh dan masa sebenarnya kehilangan itu berlaku. 3. Cara sebenar bagaimana kehilangan itu berlaku. (Suatu keterangan yang ringkas tetapi lengkap adalah dikehendaki). 4. Tarikh dan bagaimana kehilangan diketahui dan nombor rujukan Laporan Awal. 5. a) Nama pegawai yang : (i) (ii) (iii) secara langsung menjaga wang atau barang-barang stor atau harta; bertanggungjawab secara langsung sebagai penyelia; dengan apa-apa cara lain bertanggungjawab terhadap kehilangan itu. b) Mengenai tiap-tiap seorang pegawai di atas nyatakan : (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan itu; (ii) Tugasnya (sertakan Senarai Tugas); (iii) Taraf-Bahagian (Tetap/Berpencen/Tidak Berpencen/Dalam Percubaan/Sementara/Kontrak) ; (iv) Sama ada digantung kerja atau ditahan kerja dan tarikhnya; (v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan jika berkenaan, dan lain-lain wang (gaji, elaun atau pencen) yang kena dibayar kepadanya oleh Kerajaan; (vi) Apa-apa kesalahan dan luar aturan dahulu serta hukumannya, dengan memberi butir-butir ringkas dan rujukan bagi tiap-tiap satunya.

8 6. a) Jika laporan telah dibuat kepada Polis, nyatakan hasil penyiasatan polis yang diketahui pada masa laporan itu ditulis. b) Jika laporan tidak dibuat kepada Polis, nyatakan sebab-sebabnya. 7. Nyatakan sama ada kes ini tidak mematuhi langkah berjaga-jaga dan aturan keselamatan sebagaimana yang dikehendaki oleh Pekeliling Rasmi, Perintah Am, Peraturan Kewangan dan Arahan Jabatan yang menyebabkan kehilangan itu. a) Jika ya, nyatakan apakah pekeliling dan sebagainya yang telah dilanggar dan oleh siapa. b) Jika tidak, apakah aturan jabatan yang telah dibuat untuk mencegah kehilangan itu dan siapakah yang bertanggungjawab untuk memastikan aturan itu diikuti. 8. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. 9. Syor-syor, jika ada, untuk meminda pekeliling dan sebagainya bagi mengawal daripada berulangnya kejadian ini. 10. Syor mengenai tindakan tatatertib, dengan memberi sebab-sebab mengapa ia difikirkan patut atau tidak. Disediakan oleh :. [Pegawai Penyiasat] Nama : No. Rujukan :.. Jawatan : Tarikh :.. Ulasan dan syor Timbalan Rektor (P & PK) :. [Timbalan Rektor (P & PK)] Nama : No. Rujukan :.. Jawatan : Tarikh :.