IJNS Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN:

Transkripsi

1 Pembangunan Sistem Informasi Penggajian Pada Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan Amir Sarifudin, Bambang Eka Purnama, 1, Indah Uly Wardati 2 amirsarifudin111@yahoo.com Abstract: According to observations and interviews conducted by the author, State Elementary School ( SDN ) Pacitan in data processing employees salaries are still using the conventional way, that is noted on the books so often goes wrong in count the number of teachers salaries are based on a variety of different details, it can hinder the performance of the treasurer of the institution. Errors in calculating payroll can be fatal because it can affect the financial reporting. Additionally treasurer also difficulties in making financial reports, as officers must look at the data on books, then process it using Ms. Excel. (Source : Interview with the principal of SDN Pacitan, 2013). The method used in this research that the author of the observation, interviews, literature study, analysis, followed by the design of information systems and information system development is the next test. The results of this research is to produce Payroll Information System Elementary School ( SDN ) Pacitan that can simplify the data collection process payroll in SDN Pacitan. Keywords : Payroll Information System Development SDN Pacitan Abstrak: Menurut observasi dan wawancara yang penulis lakukan, Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan dalam mengolah data gaji karyawan masih menggunakan cara yang konvensional, yakni mencatat pada pembukuan sehingga sering terjadi kesalahan dalam menghitung jumlah gaji guru yang didasarkan pada berbagai rincian yang berbeda-beda, hal ini dapat menghambat proses kinerja bendahara instansi tersebut. Kesalahan dalam menghitung gaji dapat berakibat fatal karena dapat berpengaruh dalam pembuatan laporan keuangan. Selain itu bendahara juga kesulitan dalam pembuatan laporan keuangan, karena petugas harus melihat data pada pembukuan, kemudian mengolahnya menggunakan Ms. Excel. (Sumber: wawancara dengan kepala sekolah SDN Pacitan, 2013). Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini yaitu dengan melakukan observasi, wawancara, study pustaka, analisis, perancangan sistem informasi dilanjutkan dengan pembangunan sistem informasi dan selanjutnya adalah uji coba. Hasil dari penelitian ini adalah menghasilkan Sistem Informasi Penggajian Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan yang dapat mempermudah proses pendataan penggajian di SDN Pacitan. Kata Kunci : Pembangunan Sistem Informasi Penggajian SDN Pacitan 1.1 Latar Belakang Masalah Sistem penggajian bertugas mencatat dan memproses data yang digunakan untuk membayar pegawai atas layanan yang mereka berikan. Penggajian adalah memberikan kompensasi untuk pegawai yang berupa gaji sebagai kembalian finansial kepada para pegawai sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi/instansi. Mengingat pentingnya peranan sistem penggajian, maka sistem tersebut harus didesain dengan baik agar dapat memberikan layanan yang mencukupi bagi pegawai serta dapat membantu memberikan dukungan informasi bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan, dapat berupa informasi yang berkualitas yang disajikan dalam bentuk laporan. (Arif Giyarti, 2013:1) Menurut observasi dan wawancara yang penulis lakukan, Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan dalam mengolah data gaji karyawan masih menggunakan cara yang konvensional, yakni mencatat pada pembukuan sehingga sering terjadi kesalahan dalam menghitung jumlah gaji guru yang didasarkan pada berbagai rincian yang berbeda-beda, hal ini dapat menghambat proses kinerja bendahara. Kesalahan dalam menghitung gaji dapat berakibat fatal karena dapat berpengaruh dalam pembuatan laporan keuangan. Selain itu bendahara juga kesulitan dalam pembuatan laporan keuangan, karena petugas harus melihat data pada pembukuan, kemudian mengolahnya menggunakan Ms. Excel. (Sumber: wawancara dengan Kepala Sekolah SDN Pacitan, 2013). 1.2 Rumusan Masalah a. Sistem penggajian di Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan masih konvensional yakni dengan mencatat pada pembukuan; b. Bagaimana membangun Sistem Informasi Penggajian Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan? 1.3 Batasan Masalah a. Penelitian dilakukan di Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan; b. Sistem yang dibangun berbasis desktop. 1.4 Tujuan Penelitian Menghasilkan Sistem Informasi Penggajian Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan IJNS Accepted Paper - November

2 1.5 Manfaat Penelitian 1. Untuk mempermudah proses pengolahan data penggajian Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan; 2. Untuk menggantikan sistem pengolahan data penggajian pada Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan yang selama ini masih konvensional yakni mencatat dalam pembukuan. 2.1 Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto, 2009:34). Pendapat lain mengatakan bahwa, sistem dapat diartikan sebagai serangkaian komponen-komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dan didalam sistem terkandung tiga elemen penting, yaitu rangkaian komponen, interaksi dan kerja sama dan yang terakhir adalah tujuan. (Bonnie Soeherman dan Marion Pinontoan, 2008:3). 2.2 Informasi Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2006:168). Informasi merupakan hasil pemrosesan data (fakta) menjadi sesuatu yang bermakna dan bernilai untuk pengambilan keputusan. Informasi tidak dapat terlepas dari aspek kehidupan manusia. Siapa, kapan, dan di manapun seseorang akan membutuhkan informasi. (Bonnie Soeherman dan Marion Pinontoan, 2008:4). Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau suprise pada yang menerimanya. Informasi yang tidak mempunyai nilai, biasanya karena rangkaian data yang tidak lengkap atau kadaluarsa. (Witarto, 2004:10). 2.3 Sistem Informasi Menurut Bonnie Soeherman dan Marion Pinontoan, (2008:5), sistem informasi merupakan serangkaian komponen berupa manusia, prosedur, data, dan teknologi (seperti komputer) yang digunakan untuk melakukan sebuah proses untuk pengambilan keputusan guna penunjang keberhasilan bagi setiap organisasi (dalam pencapaian tujuan). Sistem informasi merupakan sistem, yang berisi jaringan SPD (sistem pengolahan data), yang dilengkapi dengan kanal-kanal komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data. Elemen proses dari sistem informasi antara lain mengumpulkan data (data gathering), mengelola data yang tersimpan, menyebarkan informasi. (Witarto, 2004:19) 2.4 Perancangan Sistem Informasi Perancangan sistem informasi dalam pembuatan sebuah sistem informasi manajemen adalah desian interface dari sebuah program. Di mana seorang pengguna akan merasa cepat untuk beradaptasi terhadap program jika program tersebut tersusun secara tersetrukur dan familiar untuk digunakan. Bagus Kurniawan, 2002: 87 (Dalam kristin Tyas Wardani, 2012:12). 2.7 Kajian Pustaka Menurut Titin Purnamasari (2012) dalam jurnalnya yang berjudul Pembangunan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai dan Penggajian Pada Unit Pelaksana Teknis Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku dijelaskan bahwa, Pada Unit Pelaksana Teknis Taman Kanak- Kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku, data kepegawaian merupakan sarana penting. Informasi-Informasi didalamnya mulai dari pangkat atau golongan, status, penggajian dan lain-lainnya harus dikelola dengan tepat. Hasil dari penelitian ini adalah menghasilkan Sistem Informasi yang dapat mengolah data pegawai dan penggajian yang efektif dan efisien, mempercepat proses pengolahan data dan memperkecil resiko kerusakan serta kehilangan data. Menurut Supri Handoko (2012), dalam jurnalnya yang berjudul Pembuatan Sistem Komputerisasi Manajemen Penggajian Pada Comanditer Venoshaf (CV) Mobile Cell Pacitan dijelaskan bahwa CV. Mobile Cell Pacitan merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa telekomunikasi celuler berdasarkan perjanjian kerjasama dengan PT.XL Axiata tbk. Instansi ini dikepalai oleh seorang Manajer yang bertanggungawab sebagai pemimpin, pembina dan pengkoordinasi serta mengawasi di dalam Instansi berdasarkan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan perusahaan. Hasil dari penelitian ini adalah terciptanya sebuah sistem informasi pengolahan data gaji yang memberikan keakuratan data dan kecepatan pebuatan laporan yang berhubungan langsung IJNS Accepted Paper - November

3 dengan keuangan untuk data penggajian para pegawai. Menurut Rina Agustina (2012) dalam jurnalnya yang berjudul Sistem Informasi Penggajian Guru (Pada Sekolah Menengah Kejujuran PGRI Pacitan) dijelaskan bahwa, Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan dalam pengelolaan gaji guru masih menggunakan pembukuan konvensional sehingga kurang efektif dan efisien serta data yang dihasilkan diragukan kevalidannya, Hasil dari penelitian ini adalah untuk memberikan kemudahan dalam mengelola gaji guru dengan memiliki media penyimpanan yang lebih efektif. Dengan adanya jurnal dan tinjauan pustaka tersebut peneliti akan melakukan penelitian yang sama yaitu membangun sebuah Aplikasi yang akan digunakan untuk proses pendataan penggajian dan pelaporan pada sebuah Lembaga. Yang nantinya aplikasi ini dapat digunakan untuk mempermudah dalam proses pendataan data penggajian. Penelitian akan dilakukan Pada SDN Pacitan. Perbedaan Sistem Informasi Penggajian ini dengan Sistem Informasi Penggajian yang telah dijelaskan diatas adalah, data penggajian Pegawai Negeri Sipil (PNS) diperoleh dari formulir bank dan untuk non Pegawai Negeri Sipil (PNS) jumlah gaji sudah ditentukan oleh sekolah, tidak didasarkan pada jam kerja selain itu proses penggajian pada sistem ini dapat langsung mencetak slip gaji ketika melakukan proses simpan data gaji. 3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan a. Bendahara gaji mengambil gaji dari Unit Pelaksana Teknis (UPT) Taman Kanak- Kanak (TK) Sekolah Dasar (SD) beserta formulir gaji, seperti pada gambar 3.1 berikut ini; Gambar 3.2 Pembukuan Penggajian SDN Pacitan c. Bendahara membuat slip gaji menggunakan komputer, seperti pada gambar 3.3 berikut ini; Gambar 3.3 Slip Gaji d. Bendahara menyerahkan gaji kepada guru dan karyawan, selanjutnya formulir gaji ditandatangani oleh guru dan karyawan; e. Bendahara gaji membuat laporan penggajian dan menyerahkan kepada Kepala Sekolah untuk ditanda tangani Diagram Konteks Gambar 3.1 Formulir Penggajian SDN Pacitan b. Bendahara mencatat data penggajian pada pembukuan, seperti pada gambar 3.2 berikut ini; Gambar 4.1 Diagram Konteks IJNS Accepted Paper - November

4 IJNS Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: Relasi Tabel Tabel 4.1 Klasifikasi Perangkat Lunak Jenis Sistem Operasi Java Runtime Environtment My SQL Gambar 3.3 Relasi Tabel 3.4 Rancangan Menu Utama 3.5 Rancangan Menu Bendahara My SQL Implementasi Perangkat Keras Adapun perangkat keras minimal yang dibutuhkan dalam implementasi program adalah sebagai berikut : Tabel 5.2 Spesifikasi Perangkat Keras Minimal No Nama Komponen Processor RAM Harddisk Keyboard 5 Printer 6 VGA Spesifikasi Intel Pentium MB 80 GB Standard ps/2 Cannon pixma ip MB Sementara yang tersedia di SDN Pacitan saat ini adalah komputer yang memiliki spesifikasi lebih dari yang dibutuhkan dalam implementasi sistem, sehingga pembuatan sistem informasi ini sangat memungkinkan untuk digunakan di SDN Pacitan. Adapun spesifikasi perangkat keras (hardware) SDN Pacitan adalah sebagai berikut : Tabel 4.3 Spesifikasi Perangkat Keras SDN Pacitan No 3.6 Rancangan Menu Jabatan Yang Digunakan Windows XP Profesional service pack 2 Java 1.7 Nama Komponen 1 Processor RAM Harddisk Keyboard 5 Printer 6 VGA Spesifikasi Dual 2.4Ghz 1024 MB 160 GB Standard ps/2 Cannon Pixma ip MB 4.3 Icon di Desktop PC 4.1 Implementasi Perangkat Lunak Klasifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam implementasi Sistem Informasi Penggajian SDN Pacitan adalah sebagai berikut : IJNS Accepted Paper - November 2013 Gambar 5.1 Icon Di Desktop PC 4.4 Penggunaan Sistem Penggajian SDN Pacitan Informasi 4

5 a. Halaman Login e. Halaman Jabatan Gambar 5.2 Halaman Login f. Halaman Golongan Halaman login untuk konfirmasi administrator dan password-nya sebagai penjagaan keamanan data, agar tidak sembarang orang dapat masuk ke dalam sistem tersebut. b. Halaman Menu Utama g. Halaman Pegawai c. Halaman Bendahara 4.5 Hasil Uji Coba Sistem Berdasarkan Perbandingan Waktu Hasil perbandingan waktu antara proses penggajian secara konvensional yaitu menulis dalam pembukuan dengan menggunakan Sistem Penggajian SDN Pacitan, d. Halaman Input Bendahara Tabel 4.14 Hasil Uji Coba Sistem Berdasarkan Perbandingan Waktu WAKTU PROSES N UJI COBA Konvension Si O al Penggajian 1. Proses input 10 Menit 3 menit Penggajian 2. Pembuatan 5 menit 1 menit Laporan 3. Proses Pembukuan penggajian 15 menit 5 menit 5.1 Kesimpulan a. Sistem Informasi Penggajian SDN Pacitan berguna bagi kelancaran kegiatan di SDN Pacitan, petugas merasa terbantu dalam mencari dan mengelola data-data penggajian; IJNS Accepted Paper - November

6 b. Pelayanan penggajian di SDN Pacitan lebih mudah menggunakan Sistem Informasi dii bandingkan dengan Sistem yang lama. 5.2 Saran a. Sistem Informasi Penggajian SDN Pacitan ini hanya dirancang untuk single user saja, untuk kedepannya dapat dikembangkan menjadi multy user; b. Untuk kedepannya dapat deikembangkan menjadi Sistem Informasii Penggajian Berbasis Smart Card. Daftar Pustaka [1] Agustina Rina (2012), Sistem Informasi Penggajian Guru (Pada Sekolah Menengah Kejuruan PGRI Paciatan), ISSN [2] Bamboomedia, CD Pembelajaran java & Oracle, Bali: Bamboomedia [3] Handoko Supri (2012), Pembuatan Sistem Komputerisasi Manajemen Penggajian pada Comanditer Venoshaf (CV) Mobile Cell Pacitan, Teknik Informatika Universitas Surakarta, volume 10, ISSN [4] Huda Miftakhul dan Nugroho Komputer, Membuat Aplikasi Database Dengan Java MySql dan NetBeans, Jakarta: Elex Media Komputindo [5] Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, Andi, Yogyakarta, 2009 [6] Luqman Muhamad, Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Laptop Pada Commanditaire Vennotshaap (CV) Sembilan-Sembilan. Kerja Praktek Sarjana Komputer, Universitas Surakarta, 2011 [7] Muliadi, (2003). Online advertising Teknologi J2ME. Tugas Akhir Sarjana Komputer, Universitas Indonesia [8] Purnamasari Titin (2012), Pembangunan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai dan Penggajian Pada Unit Pelaksana Teknis Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku, volume 10, ISSN [9] Soherman Bonnie & Pinontoan Marion, Designing Information System, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2008 [10] Sutedjo Budi Dharma Oetomo, Perencanaan Dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta, 2006 [11] Tyas Wardani Kristin, Pembangunan Sistem Informasi Akademik Lembaga Bimbingan Belajar Spectrum, Teknik Informatika Universitas Surakarta, 2012 [12] Witarto, Memahami Sistem Informasi, Informatika, Bandung, 2004 [13] Arif Setyawan, Joko Wandyatmono, Sistem Informasi Penggajian Pegawai Kecamatan Geneng Kabupaten Ngawi, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 10 Vol 8 No 1 Februari 2011, ISSN Triaswati Yuni [14] Wulandari, Gesang Kristianto Nugroho, Sistem Komputerisasi Penggajian Guru Pada Sekolah Menengah Pertama 2 Sambungmacan, IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember ijcss.unsa.ac.id, ISSN [15] Titin Purnamasari (2013), Pembangunan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Dan Penggajian Pada Unit Pelaksana Teknis Taman Kanak-Kanak Dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 2 Mei 2013, ISSN , speed.unsa.ac.id [16] Jupri Andoko (2013), Pembuatan Sistem Komputerisasi Manajemen Penggajian Pada Comanditer Venoschaf (CV) Mobile Cell Pacitan, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 3 Agustus 2013, ISSN , speed.unsa.ac.id IJNS Accepted Paper - November