IJNS Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN:

Transkripsi

1 Pembuatan Sistem Informasi Akademik Pada Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan Tyas Kusumawati 1), Bambang Eka Purnama 2), Sukadi 3), tiazkusumawati@gmail.com Abstract - Public High School 2 Pacitan is a school that is based on the level of education in the Kayen village, Pacitan district, Pacitan. This school is in desperate need of a system of information to assist the collection and processing data of students, teachers, subjects and grades for more efficient and effective than the old system. For now SMAN 2 Pacitan still using manual system that is using the book as an academic data recording media. This can cause various problems such as academic data processing takes longer and difficult to obtain accurate data. Thus the author makes academic information system at SMAN 2 Pacitan is expected to overcome the obstacles that occur in the old system. So that data processing to be more effective. Keywords: Academic Information Systems In Public High Schools 2 Pacitan Abstrak - Sekolah Menengah Atas Negri 2 Pacitan adalah suatu sekolah tingkat atas yang berlandaskan pendidikan yang berada di Desa Kayen, kecamatan Pacitan, Kabupaten Pacitan. Sekolah ini sangat membutuhkan adanya sistem informasi untuk membantu pengumpulan dan pemrosesan data siswa, guru, mata pelajaran serta nilai untuk lebih efisien dan efektif dibanding sistem yang lama. Untuk saat ini SMAN 2 Pacitan masih menggunakan sistem konvensional yaitu dengan menggunakan buku sebagai media pencatatan data akademik. Hal ini dapat menimbulkan berbagai kendala antara lain seperti halnya pemrosesan data akademik membutuhkan waktu yang lebih lama dan sulit untuk mendapatkan data yang akurat. Dengan demikian penulis membuat sistem informasi akademik pada SMAN 2 Pacitan yang diharapakan mampu mengatasi kendala yang terjadi pada sistem lama. Sehingga pengolahan data menjadi lebih efektif. Kata Kunci : Sistem Informasi Akademik Pada Sekolah Menengah Atas Negri 2 Pacitan 1.1 Latar Belakang Masalah Pada saat ini Lembaga Pendidikan sangat penting untuk para siswa di era yang telah modern seperti sekarang ini. Kehadiran komputer dirasakan sangatlah penting dalam kehidupan untuk sekarang ini. Dengan adanya Komputer sangat membantu manusia khususnya dalam hal memecahkan suatu masalah. Sekarang banyak lembaga atau instansi yang telah menggunakan sistem informasi sebagai salah satu alat bantu yang digunakan dalam upaya melakukan perkembangan dan hasil kerja suatu lembaga kususnya di bidang pendidikan. Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan adalah sekolah tingkat atas yang berlandaskan pendidikan yang berada di Desa Kayen, Kecamatan Pacitan, Kabupaten Pacitan. Sekolah ini sangat membutuhkan adanya sistem informasi untuk membantu pengumpulan dan pemrosesan data siswa, guru, mata pelajaran serta nilai untuk lebih efisien dan efektif dibanding sistem yang lama. Untuk saat ini SMAN 2 Pacitan masih menggunakan sistem konvensional yaitu dengan menggunakan buku sebagai media pencatatan data akademik. Hal ini dapat menimbulkan berbagai kendala antara lain seperti halnya pemrosesan data akademik membutuhkan waktu yang lebih lama dan sulit untuk mendapatkan data yang akurat. 1.2 Rumusan Masalah 1. Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan dalam pengolahan sistem akademik masih menggunakan cara konvensional. 2. Bagaimana penerapan sistem informasi akademik pada Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan? 1.3 Batasan Masalah 1. Penelitian ini dilakukan di Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan. 2. Sistem Informasi akademik ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. 1.4 Tujuan Menghasilkan suatu sistem informasi akademik menggunakan bahasa pemrograman PHP untuk mempermudah dan mempercepat proses pendataan sekolah secara akademik serta mencegah hilangnya data karena sistem pencatatan yang masih konvensional. IJNS Accepted Paper 1

2 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah membuat sistem informasi pengolahan data pada Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan untuk mempermudah pihak sekolah dalam mengelola data menggunakan sistem yang terkomputerisasi. 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. (Gelinas, Oram, dan Wiggins:1990) 2.2 PHP PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa script server-side dalam pengembangan web yang disisipkan dalam dokumen HTML Penggunaan PHP memungkinkan web dapat dibuat dinamis sehingga maintenance situs web tersebut menjadi lebih mudah dan efisien. PHP merupakan software Open-source yang disebarkan dan dilisensikan secara gratis serta dapat di download secara bebas dari situs resminya (Kasiman P:2006) 2.3 MySQL MySQL (My Structure Query Language) adalah salah satu DataBase Management System (DBMS). MySQL berfungsi untuk mengelola database menggunakan bahasa SQL. MySQL bersifat open source sehingga kita bisa menggunakannya secara gratis. Pemrograman PHP juga sangat mendukung/support dengan database MySQL. (Anhar, ST : 45) 2.4 XAMPP XAMPP merupakan aplikasi web server yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi berbasis web. Fungsi XAMPP adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program apache, http server, MySQL, data base, dan penterjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. 2.5 Contex Diagram Contex Diagram adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem (Kristanto, 2003:37) 2.6 Basis Data Basis data adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basisdata, pengguna dapa menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan kriteria. (Stephens dan Plew,2000) 2.7 Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat lebih mendetail dibanding diagram konteks yang diperbolehkan, bisa dicapai dengan mengembangkan diagram. Sisa diagram asli dikembangkan ke dalam gambaran yang lebih terperinci yang melibatkan tiga sampai sembilan proses dan menunjukkan penyimpanan data dan aliran data baru pada level yang lebih rendah (Kendall and Kendall 2003:78). 2.8 Entity relationship Model (ER_M) Entity relationship Model merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek. ER_M digunakan uuntuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data kepada pemakai secara logik. ER_M didasarkan pada suatu presepsi bahwa real word terdiri atas obyekobyek dasar yang mempunyai hubungan/kerelasian antar obyek-obyek dasar tersebut. ER_M digambarkan dalam bentuk diagram yang disebut diagram ER( ER_Diagram/ER_D)dengan menggunakan simbol-simbol grafis tertentu. Model ini juga membantu perancang basis data dalam melakukan analisis dan perancangan basis data karena model ini dapat menunjukan macam data yang dibutuhkan dan kerelasian antar data di dalamanya. ( Edhy Sutanta, 2004:79) Sebuah diagaram ER/ER_D tersusun ada tiga komponen, yaitu entitas, atribut dan keselerasian antar entitas. Secara garis besar entitas merupakan objek dasar yang terlibat dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelas entitas, dan keselerasian menunjukan hubungan yang terjadi diantara dua entitas. (Edhy Sutanta, 2004:80) 3.1 Analisis Sistem berjalan Analisis Masalah Perancangan pembuatan Sistem Informasi Akademik di SMAN 2 Pacitan sebagai salah satu pendukung sistem informasi yang berisikan informasi-informasi dari SMAN 2 Pacitan, data kelas, siswa, guru, nilai, absensi, pembayaran dan lain sebagainya. IJNS Accepted Paper 2

3 Rekayasa Sistem Perancangan Sistem Informasi Akademik di SMAN 2 Pacitan ini tidak berbeda dengan perancangan perangkat lunak lainnya, oleh karena itu penulis menggunakan salah satu paradigma pembuatan perangkat lunak yaitu paradigma waterfall atau System Development Live Cycle (SDLC) seperti pada gambar berikut : Gambar 3.1 Paradigma SDLC 3.2 Analisis Sistem Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Pada tahap ini penulis akan menganalisis sistem untuk menemukan kelemahan-kelemahan sehingga dapat diusulkan perbaikannya, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi masalah Sistem informasi dari pengolahan data surat di SMAN 2 Pacitan masih menggunakan cara yang konvensional yaitu masih menggunakan buku besar sebagai penyimpanan data akademik sekolah dan tidak ada penyimpanan khusus di SMAN 2 Pacitan, sehingga hal tersebut masih sangat tidak efesien. 1. Menganalisis sistem Analisa sistem dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian terhadap sistem yang telah ada, sehingga dapat diberikan pemecahan masalah terhadap masalah-masalah, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan yang diperlukan dari sistem itu sendiri. 1. Membuat laporan hasil analisis Setelah proses analisis sistem selesai dilakukan, tahap berikutnya yaitu membuat laporan dari hasil analisis. Laporan analisis ini diserahkan kepada pihak Kepala Sekolah atau petugas tata usaha bagian akademik, yang seterusnya dipelajari dan diberikan masukanmasukan terhadap hasil dari analisis yang telah dibuat, sehingga hasil dari analisis tersebut sesuai dengan yang diharapkan 3.3 Evaluasi Sistem Lama Setelah analisis terhadap sistem dilakukan, tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengevaluasi sistem tersebut. Dimana dari hasil evaluasi dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem lama yang perlu diperbaiki. Kelemahan yang terjadi pada sistem lama disebabkan karena sistem tersebut dalam pengerjaannya masih dilakukan secara konvensional belum otomatis dan terkomputerisasi yang menyebabkan pengolahan data menjadi lambat dan tidak akurat. Oleh karena itu, untuk mengatasi permasalahan yang terjadi diperlukan sistem yang dapat mengolah data dan informasi yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan dari sistem yang lama. 3.4 Flowmap Flowmap atau juga disebut Block Cart berfungsi untuk memodelkan masukkan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbolsimbol tertentu. Pembuatan block chart harus memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi 3.5 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan mutlak yang harus ada dalam suatu sistem adalah perangkat lunak. Sebelum memulai perancangan perlu juga dilakukan analisis terhadap beberapa hal yang akan menjadi kebutuhan perangkat lunak yang akan digunakan. Sistem Informasi Akademik di SMAN 2 Pacitan ini merupakan sistem yang dirancang khusus untuk digunakan oleh Petugas Tata Usaha SMAN 2 Pacitan Bagian Akademik yang akan dioperasikan oleh user dalam hal ini adalah petugas SMAN 2 Pacitan yang mengelola data siswa, guru, nilai, absensi, pembayaran dan juga pelaporan dari sistem Akademik di SMAN 2 Pacitan 3.6 Bahasa Pemrograman Yang Digunakan Untuk Membuat Aplikasi Untuk mendesain atau membangun suatu program aplikasi biasanya diperlukan sebuah bahasa pemrograman yang akan membantu dan memudahkan programmer dalam memudahkan pembuatan program yang telah didesain sebelumnya. Salah satu pemrograman yang digunakan adalah PHP. Kelebihan dari PHP adalah mempunyai kemampuan menggunakan bahasa SQL yang merupakan bahasa query yang handal. Sehingga penulis mempunyai beberapa alasan memilih bahasa pemrograman PHP untuk dijadikan alat bantu dalam membangun perancangan Sistem Informasi Akademik pada SMAN 2 Pacitan IJNS Accepted Paper 3

4 3.7 Kerangka Pemikiran Sistem Informasi Akademik SMAN2 Pacitan dilakukan secara Dalam menjalankan sistem akademik hanya berupa penulisan pada buku besar Database Sistem Informasi Akademik E-R Diagram E-R Diagram dari Sistem Informasi Akademik Siswa adalah sebagai berikut : Sistem Informasi Akademik: 1. Pendataan Akademik sekolah dilakukan secara komputerisasi 2. Menampilkan Laporan hasil dari sistem informasi akademik Gambar 3.6 kerangka Pemikiran Data Flow Diagram (DFD) a. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Adapun pengembangan dari Diagram Konteks tersebut diatas ditransformasikan kedalam bentuk DFD Level 1 dengan tujuan untuk mempermudah pengambilan keputusan bagi penulis dalam perancangan awal perangkat lunak (program) yang akan dibuat. 3.6 Relasi Database Rancangan Menu Gambar 3.8 DFD Level 1 b. Data Flow Diagram IJNS Accepted Paper 4

5 Diagram Alir Program Perancangan model dari sistem informasi yang akan dibuat dapat digambarkan dalam dua bentuk yaitu physical system dan logical model. Diagram Alir (system flowchart) merupakan alat yang tepat untuk mengasumsikan sistem fisik (physical system) seperti terminal, hard disk dan laporan-laporan. Perancangan fisik basis data bertujuan untuk membuat spesifikasi struktur penyimpanan dan jalur akses data sehingga diperoleh kemampuan sistem yang baik untuk berbagai aplikasi. Diagram Alir Program (program flowchart) yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program pengelolaan data SMAN 2 Pacitan dan diagram arus data (Data Flow Diagram) untuk menggambarkan local model. Halaman Utama Admin Gambar 4.2. Halaman administrator Impementasi Sistem Kegiatan implementasi atau penerapan dilakukan dengan dasar yang telah direncanakan dalam rencana implementasi. Pada penerapan sistem yang diusulkan tentu saja harus disediakan beberapa aspek yang akan mendukung kelancaran operasi sistem dan hal yang akan dijadikan faktor pendukung adalah penentuan kebutuhan sumber daya. Implementasi adalah proses penerapan rancangan program yang telah dibuat pada bab sebelumnya atau aplikasi dalam melaksanakan sistem informasi pemrograman yang diatur. 4.1 Halaman Login Admin Gambar 4.2. Halaman administrator Halaman Data Siswa Gambar 4.3. Halaman Data Siswa 4.2 Uji Coba Sistem Informasi Uji coba merupakan proses akhir setelah implementasi program. Dalam uji coba sistem, penulis memberikan bimbingan kepada petugas dalam mengoperasikan sistem informasi akademik pada SMAN 2 Pacitan. Gambar 4.1. Halaman Login 5.1 Kesimpulan 1. Pengelolaan data secara konvensional belum dapat menjamin kebenaran informasi yang diberikan karena data yang dihasilkan secara konvensional presentase kesalahan manusia lebih IJNS Accepted Paper 5

6 besar dibandingkan dengan hasil yang dihasilkan secara terkomputerisasi. 2. Dengan penerapan Sistem Informasi pada Akademik, data yang diproses dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat sehingga dapat menghasilkan sebuah kinerja yang efektif dan efisien guna membantu petugas dalam pengambilan keputusan. 5.2 Saran 1. Sistem Informasi Akademik Pada SMAN 2 Pacitan ini belum online sehingga ke depannya dapat dikembangkan dengan berbasis web. 2. Sistem Informasi Informasi Akademik Pada SMAN 2 Pacitan ini hanya dirancang untuk petugas saja, sehingga kedepannya dapat dikembangkan sistem informasi yang dirancang untuk Siswa DAFTAR PUSTAKA [1] Imam Paryudi dan Simartama, Janner. Basis Data Yogyakarta : Andi [2] Jogiyanto. Sistem Informasi Berbasis Komputer Yogyakarta : Andi [3] Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi [4] Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data Yogyakarta : Andi Offset. [5] Marlinda, Linda. Sistem Basis Data Yogyakarta : Andi. [6] Novianti, Ariza. Fauziah, Amy Sistem Informasi Sekolah Dasar Berbasis SMS. [7] Jurusan Teknik Informatika, Fakultas [8] Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia [9] Peranginangin, Kasiman. Aplikasi WEB dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Andi Offset. [10] Simarmata, Janner. Basis Data Yogyakarta:andi [11] Sutanta, Edhy. Sistem Basis Data Yogyakarta : Graha Ilmu [12] Whitten, Jeffery L. Metode Desain Dan Analisis Sistem Yogyakarta : Graha Ilmu. [13] Wijaya,Arif. Wijayaning, Nur. Fauziah, Amy. [14] Layanan Informasi Pembayaran Kuliah [15] Berbasis SMS Interaktif. Jurusan Teknik [16] Informatika, Fakultas Teknologi Industri, [17] Universitas Islam Indonesia. [18] Yakub. Pengantar Sistem Informasi Yogyakarta : Graha Ilmu [19] Fatoni, Tri Irianto Tjendrowasono, Sistem Informasi Akademik Padalembaga Pendidikan Alfa Farma Husada Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - 7 Volume 6 Nomor 2 Agustus 2009, ISSN [20] Ayu Fiska Nurryna, Sistem Informasi Akademik Universitas Surakarta Berbasis Web, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed 5 Volume 3 Nomor 1 Agustus 2008, ISSN [21] Abdillah Baraja, Implementasi Sistem Informasi Akademik Di Universitas Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science Speed 8 Volume 7 Nomor 1 Februari 2010, ISSN [22] Bambang Eka Purnama, Perancangan Sistem Krs Dan Khs Universitas Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science Speed 12 Volume 8 Nomor 1 Februari 2012, ISSN [23] Yuanita, Sukadi, Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (Spp) Dan Dana Sumbangan Pendidikan (Dsp) Siswa Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku, Indonesian Jurnal on Computer Science Speed 11 Vol 8 No 2 Agustus 2012, ISSN [24] Khoirun Nasikin, Pengembangan Sistem Informasi Akademis Dan Keuangan Di MAN 2 Pati, (IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember ijcss.unsa.ac.id, ISSN [25] Adisti Frediryana, Lies Yulianto, Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Sebuah Studi Kasus Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muhammadiyah Pacitan, (IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember ijcss.unsa.ac.id, ISSN [26] Kristin Tyas Wardani, Pembangunan Sistem Informasi Akademik Lembaga Bimbingan Belajar Spectrum, (IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember ijcss.unsa.ac.id, ISSN IJNS Accepted Paper 6