IJNS Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN:

Transkripsi

1 Pembuatan Sistem Informasi Kartu Rencana Studi (KRS) Dan Kartu Hasil Studi (KHS) Pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta Siti Hena Nuraini, Bambang Eka Purnama, Tri Irianto Tj ABSTRACT : Information systems hold an important role for an organization is no exception in University of Surakarta. Academic implementation is well done, regularly and properly and support a good information system will be useful source of data for student academic process. So the academic system is done with optimum would be very useful for good management data. University of Surakarta is one of Private High Education (PTS), which has several courses, one of which is the study of Information Technology program. Informatics Engineering study program in charging KRS is still conventional. Among the student must come to campus to take the form and fill it manually KRS (handwriting). This research aims to create an information system KRS and KHS were built using the programming language PHP and uses a MySQL database. Seeing the problems are need to develop an information system to student data management start from KRS until assessment KHS student. In this research, the authors apply several methods, including: observations, interviews, literature, analysis, design, manufacturing, test, and implementation. Results of this study was information systems KRS and KHS can facilitate the students in KRS and simplify admin performance in processing data KRS and KHS. So that the process of KRS and KHS more effective and efficient. Keywords : Information System, KRS and KHS ABSTRAKSI : Sistem informasi memegang peran penting bagi suatu organisasi tidak terkecuali pada Universitas Surakarta. Pelaksanaan akademik yang dilakukan secara baik, teratur dan benar serta dukungan sistem informasi yang baik akan menjadi sumber data yang bermanfaat bagi proses akademik mahasiswa. Sehingga sistem akademik yang dilakukan dengan optimal akan sangat berguna dalam pengelolaan manajemen data yang baik. Universitas Surakarta adalah salah satu Perguruan Tinggi Swasta (PTS) yang memiliki beberapa program studi, salah satunya adalah program studi Teknik Informatika. Program studi Teknik Informatika dalam pengisian KRS masih bersifat konvensional. Diantaranya mahasiswa harus datang ke kampus untuk mengambil formulir KRS dan mengisinya secara manual (tulis tangan). Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu sistem informasi KRS dan KHS yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL. Melihat permasalahan yang ada maka perlu mengembangkan sistem informasi pada pengelolaan data akademik mahasiswa mulai dari pengisian KRS sampai penilaian KHS mahasiswa. Dalam penelitian ini, penulis menerapkan beberapa metode, diantaranya : observasi, wawancara, kepustakaan, analisis, perancangan, pembuatan, uji coba dan implementasi. Hasil penelitian ini adalah sistem informasi KRS dan KHS yang dapat memudahkan mahasiswa dalam pengisian KRS dan mempermudah kinerja admin dalam pengolahan data KRS dan KHS. Sehingga proses KRS dan KHS lebih efektif dan efisien. Kata Kunci : Sistem Informasi, KRS dan KHS 1.1 Latar Belakang Universitas Surakarta adalah salah satu Perguruan Tinggi Swasta (PTS) yang memiliki beberapa program studi, salah satunya adalah program studi Teknik Informatika. Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta semakin terus berkembangnya program studi teknik informatika, maka diperlukan suatu pengelolaan manajemen data yang baik. Program studi Teknik Informatika dalam pengisian KRS dan pengambilan KHS masih bersifat konvensional. Metode ini kurang efektif karena, mahasiswa harus mengisinya secara tulis tangan sebanyak 3 (tiga) lembar. Adapun kendala lain mahasiswa yang tidak bisa mengambil KRS dikarenakan sakit akibatnya mahasiswa terlambat dalam mengumpulkan KRS sehingga mempengaruhi proses kerja admin dalam memasukkan data mata kuliah. Selain itu dalam pengambilan KHS mahasiswa harus datang langsung kepada admin untuk mengambil KHS. Sistem yang digunakan masih menggunakan sistem DOS yang mana sistem tersebut masih kurang efektif karena hanya bisa diakses oleh satu pengguna (admin) dan hanya ada satu perangkat printer yang support dengan sistem DOS. Dengan adanya sistem tersebut dirasa kurang efektif dan efisien dalam segi waktu dan tenaga. Sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi untuk mempermudah pengelolaan data KRS ( Kartu Rencana Studi ) dan KHS ( Kartu Hasil Studi ). 1.2 Rumusan Masalah Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informatika belum memiliki sistem IJNS Accepted Paper 1

2 informasi KRS dan KHS sehingga mahasiswa harus mengisi krs secara tulis tangan dan kadang mahasiswa tidak bisa mengambil krs dikarenakan sakit, sehingga mahasiswa terlambat dalam mengumpulkan krs yang mempengaruhi kinerja admin dalam memasukkan data mata kuliah ke dalam aplikasi sistem DOS sehingga kurang efektif dan efisien dari segi waktu dan tenaga. 1.3 Batasan Masalah 1. Objek Penelitian adalah Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta 2. Pembuatan sistem informasi KRS dan KHS pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta. 3. Data yang ditangani adalah data mahasiswa dari tahun ajaran 2012/ Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi KRS dan KHS pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta 1.5 Manfaat Penelitian 1. Mempermudah admin dalam pengelolaan data KRS dan KHS. 2. Mempermudah mahasiswa memperoleh layanan KRS dan KHS. 3. Mengatasi keterlambatan mahasiswa dalam pengumpulan KRS Sejarah Singkat Universitas Surakarta merupakan bentuk pengembangan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Solo dibawah Yayasan Penyelenggaraan Perguruan Tinggi Swasta Yayasan Perguruan Tinggi Surakarta (YPTS). Sebelum menjadi Universitas, STIA yang berdiri sejak 27 November 1995 memiliki 2 Program Studi. Program Studi Ilmu Administrasi Niaga dan Program Studi Ilmu Administrasi Negara. Bapak H. HS. Soemaryono beserta Bapak Prof. DR. H. S. Brodjosudjono., SH. MS., sebagai pendiri Yayasan Perguruan Tinggi Surakarta (YPTS) menugaskan pengurus YPTS untuk mengembangkan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Solo menjadi Universitas Surakarta dengan alamat kampus Jl. Raya Palur Km.5 Surakarta telp.(0271) alamat situs alamat info@unsa.ac.id. Pengurus Yayasan Perguruan Tinggi Surakarta beserta pimpinan Sekolah Tinggi berusaha untuk menyiapkan sarana prasarana sebagaimana dipersyaratkan dalam SK Mendikbud RI No.0.686/u/1991 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi dalam waktu yang relative cepat, segala persyaratan tersebut dapat dipenuhi, dan tertanggal 22 oktober 1998 Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia mengeluarkan Surat Keputusan No. 140/D/O/1998 tentang perubahan bentuk Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Solo menjadi Universitas Surakarta 2.2. Visi Pada tahun 2025 UNSA sudah menjadi universitas unggulan dalam menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas, mengembangkan dan menciptakan IPTEKS berwawasan lingkungan sesuai dengan kebutuhan pembangunan nasional dan perkembangan masyarakat baik local, regional maupun global melalui penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Sumber Buku : Buku Pedoman Universitas Surakarta Tahun Misi Menyelenggarakan pendidikan akademik dan professional, melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang berkualitas pada berbagai bidang ilmu, untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas, beriman, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi luhur, yang dilandasi dengan azas kebenaran, keadilan dan kemandirian, serta mengembangkan dan menciptakan IPTEKS berwawasan lingkungan, dalam upaya meningkatkan kesejahteraan masyarakat 2.4. Landasan Teori Sistem. Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. (Jogiyanto, 2005) Informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto, 2005) IJNS Accepted Paper 2

3 Data. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. (Al Bahra Bin Ladjamudin, 2005) Sistem Informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2005) HTML. HTML (Hypertext Markup Language) adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menulis halaman web. HTML dirancang untuk digunakan tanpa tergantung pada suatu platform tertentu (platform independent). Dokumen HTML adalah suatu dokumen teks biasa, dan disebut sebagai markup languange karena mengandung tanda-tanda (tag) tertentu yang digunakan untuk menentukan tampilan suatu teks dan tingkat kepentingan teks tersebut dalam suatu dokumen. (Sutarman, 2007) PHP. PHP atau yang memiliki kepanjangan PHP Hypertext Prepocessor merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan untuk membangun suatu web dinamis. PHP ini bersifat open source sehingga dapat dipakai secara cuma-cuma dan mampu lintas platform, yaitu dapat berjalan pada sistem operasi Windows maupun Linux.(Agus Saputra, 2011) MySQL. Secara umum, database berfungsi sebagai tempat atau wadah untuk menyimpan, mengklasifikasikan data secara profesional. MySQL bekerja mengunakan SQL Language (Stucture Query Language). Itu dapat diartikan bahwa MySQL merupakan standar penggunaan database di dunia untuk pengolahan data. (Agus Saputra, 2011) 2.5. Tinjauan Pustaka Dari penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Joko Triyono (2010) yang berjudul Pelayanan Krs On-Line Berbasis Sms Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Institut Sains dan Teknologi AKPRIND Yogyakarta. Dalam penelitian ini peneliti mengidentifikasi masalah yang timbul dalam pelayanan mahasiswa pada proses KRS baik pada saat pengisian KRS maupun melihat hasil studi. Penelitian yang dilakukan oleh Joko Triyono menghasilkan suatu media SMS untuk memudahkan mahasiswa melakukan pengisian terhadap KRS dan melihat hasil studi. Persamaan penulis dengan penelitian yang dilakukan oleh Joko Triyono adalah sama-sama memudahkan mahasiswa melakukan pengisian KRS. Perbedaannya yaitu penelitian Joko Triyono menggunakan media SMS sedangkan penulis menggunakan media komputer. Menurut penelitian dari Fredy Purnomo, Denny Hendrawan, Fekix, Fidel Hendry (2010) yang berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Mobile Krs Berbasis J2me Menggunakan Jaringan Gprs Binus University Jakarta. Dalam penelitian ini masalah yang sering timbul mahasiswa harus mengisi KRS untuk menentukan kelas perkuliahan dan mata kuliah yang akan diambil pada semester berikutnya jika mahasiswa tidak mengisi KRS maka mahasiswa yang bersangkutan dinyatakan cuti kuliah. Penelitian yang dilakukan Fredy Purnomo, dkk menghasilkan suatu sistem KRS Mobile berbasis J2ME dan MIDP menggunakan Jaringan Wireless GPRS yang memudahkan mahasiswa dalam melakukan pengisian KRS. Persamaan penulis dengan penelitian yang dilakukan Fredy Purnomo dkk adalah sama-sama memudahkan mahasiswa dalam melakukan pengisian KRS. Sedangkan perbedaan peneliti dengan penulis adalah penelitian yang dilakukan oleh Fredy Purnomo dkk menggunakan aplikasi mobile berbasis J2ME dan penulis menggunakan bahasa penrograman PHP. Penelitian sebelumnya juga pernah dilakukan oleh Jupriyanto (2012) dengan judul Pembangunan Sistem Informasi Kartu Rencana Studi (Krs) Dan Kartu Hasil Studi (Khs) Online Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Nahdlatul Ulama (Stitnu) Pacitan. Dalam penelitian ini peneliti mengidentifikasi masalah yang timbul yaitu kurangnya kesadaran mahasiswa untuk mengisi KRS sehingga lembaga dan mahasiswa membutuhkan sistem informasi untuk mempermudah pengelolaan KRS, KHS dan transkip nilai. Penelitian yang dilakukan oleh Jupriyanto menghasilkan suatu sistem informasi yang memudahkan mahasiswa dalam mengakses KRS, KHS dan Transkip secara on line. Persamaan penulis dengan penelitian yang dilakukan oleh Jupriyanto adalah samasama menghasilkan suatu sistem informasi KRS dan KHS, yang berbeda adalah objek penelitiannya 3.1. Analisis Sistem Lama Berdasarkan hasil wawancara, Program Studi Teknik Informatika belum memiliki sistem informasi krs dan khs. Dalam pengisian krs mahasiswa harus mengisi krs secara tulis tangan. Selanjutnya admin harus mengecek kelengkapan dari pengisian krs tersebut lalu memasukkan data ke dalam aplikasi sistem DOS yang berbasis desktop. Masalah yang IJNS Accepted Paper 3

4 sering timbul antara lain, mahasiswa kadang tidak bisa mengambil krs dan khs dikarenakan sakit atau berhalangan hadir. Sistem ini kurang efektif dan efisien dari segi waktu dan tenaga. Berdasarkan permasalahan yang ada, penulis mengidentifikasi masalah tersebut sebagai berikut : 1) Sebagai sistem yang terkomputerisasi dalam mengolah data yang cepat dan akurat. 2) Sebagai sistem informasi krs dan khs pada Program Studi Teknik Informatika yang efektif dan efisien 3.2. Kerangka Pemikiran Adapun kerangka pemikiran Pembuatan Sistem Informasi KRS dan KHS Pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta adalah sebagai berikut : dilihat lebih jelas proses yang ada dalam sistem. Gambar 3.3 DFD Level Relasi Tabel Hubungan dari suatu tabel ke tabel lain yang dihubungkan melalui field yang menjadi primary key disebut relasi. Berikut relasi antar tabel pada sistem informasi krs dan khs : Gambar 3.4 Relasi Tabel Gambar 3.1 Kerangka Pemikiran 3.3. Diagram Konteks Diagram konteks digunakan sebagai gambaran dasar dari seluruh input dan output dari suatu sistem informasi krs dan khs. Dosen 3.6. Perancangan Halaman Layout Perancangan halaman sistem informasi krs dan khs diperlukan untuk mempermudah dalam pembuatan sistem informasi. Input Nilai Laporan Daftar Mahasiswa Update Profil Input Fakultas Input Program Studi Ambil Mata Kuliah (KRS) Input User (Mahasiswa, Update Profil Dosen, Admin) Upload Pembayaran Input Mata Kuliah Validasi KRS dan KHS Sistem Informasi Administrator Mahasiswa KRS dan KHS Online Data KRS Informasi Profil Mahasiswa Laporan KHS Data KRS dan KHS Data Pembayaran Data Fakultas Data Program Studi Data Mahasiswa Data Dosen Data Admin Data Mata Kuliah Data Pembayaran Data Mata Kuliah Data Dosen Presensi Input Program Studi Data Pembayaran Input Mata Kuliah Data KRS dan KHS Admin Gambar 3.2 Diagram Konteks Gambar 3.5 Rancangan Halaman Utama 3.4. DFD Level 1 (Satu) DFD Level 1 merupakan penjabaran dari diagram konteks, dimana dalam level ini dapat IJNS Accepted Paper 4

5 Gambar 3.6 Rancangan Halaman Input Anggota Gambar 3.10 Rancangan Halaman Kartu Hasil Studi 4.1. Upload Sistem Agar sistem dapat diakses pada jaringan intranet yaitu dapat diakses oleh komputer yang terhubung dengan jaringan intranet tersebut, maka sistem harus di-upload pada server jaringan intranet. Langkah-langkahnya sebagai berikut: Gambar 3.7 Rancangan Halaman Input KRS 3.7. Rancangan Halaman Output Perancangan halaman output dibuat untuk menggambarkan output data dalam bentuk print out yang akan diperoleh oleh pengguna sistem ini. Gambar 4.1 Membuka Software Filezila Gambar 3.8 Rancangan Halaman Output KRS Depan Gambar 4.2 Tampilan Isi Folder Pada Komputer Lokal & Server Gambar 3.9 Rancangan Halaman Output KRS Belakang Gambar 4.3 Tampilan Proses Transfer Ke Komputer Server Jaringan Intranet IJNS Accepted Paper 5

6 4.2. Implementasi Sistem Untuk dapat mengakses Sistem Informasi krs dan khs Pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta pada jaringan intranet adalah sebagai berikut: Gambar 4.4 Alamat IP SI KRS dan KHS dengan baik. Uji coba dilakukan untuk mengetahui apakah sistem tersebut sudah layak digunakan dan untuk mengetahui kesalahan yang terjadi pada sistem, sistem diuji cobakan pada jaringan server intranet pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta dengan ip /krsunsa. Gambar 4.5 Halaman Utama SI KRS Gambar 4.9 Uji Coba Sistem Pada PC Gambar 4.6 Tampilan Halaman Administrator Gambar 4.10 Uji Coba Sistem Pada Laptop Gambar 4.7 Tampilan Halaman Mahasiswa Gambar 4.11 Uji Coba Sistem Pada Ipad/Tablet Gambar 4.8 Tampilan Halaman Dosen 4.3. Hasil Uji Coba Uji coba sistem merupakan hal yang harus dilakukan sebelum sistem benar-benar diimplementasikan, agar sistem berjalan Gambar 4.12 Uji Coba Sistem Pada Smartphone IJNS Accepted Paper 6

7 5.1. Kesimpulan 1) Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta sudah memiliki sistem informasi krs dan khs yang mempermudah dalam pengolahan data krs dan khs sehingga lebih efektif dan efisien dari segi waktu dan tenaga. 2) Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta dalam pengisian krs menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi Saran 1) Disarankan untuk mengembangkan sistem informasi krs dan khs ini untuk diimplementasikan pada Universitas Surakarta tidak hanya di Program Studi Teknik Informatika. 2) Disarankan agar sistem informasi krs dan khs pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta bisa diakses pada internet. 3) Disarankan untuk mengembangkan sistem informasi krs dan khs ini menjadi sistem informasi akademik pada Universitas Surakarta. 4) Disarankan untuk melengkapi sistem informasi krs dan khs pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta dengan adanya sms gateway untuk memberitahu informasi kepada mahasiswa maupun dosen. DAFTAR PUSTAKA [1] Al Bahra Bin Ladjamudin. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta : 2005 [2] Jogiyanto. Analisis Dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta : 2005 [3] Jupriyanto. Pembangunan Sistem Informasi Kartu Rencana Studi (KRS) Dan Kartu Hasil Studi (KHS) Online Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Nahdlatul Ulama (STITNU) Pacitan, Universitas Surakarta, Surakarta : 2012 [4] Purnomo, Fredy, dkk. Analisis Dan Perancangan Sistem Mobile KRS Berbasis J2ME Menggunakan Jaringan GPRS, BINUS University, Jakarta : 2012 [5] Saputra, Agus. Trik dan Solusi Jitu Pemrograman PHP, Elex Media Komputindo, Jakarta : 2011 [6] Sunarfrihantono, Bimo. PHP dan MySQL Untuk Web, Andi Offset, Yogyakarta : 2003 [7] Sutarman. Membangun Aplikasi Web dengan PHP & MySQL, Graha Ilmu, Yogyakarta : 2007 [8] Triyono, Joko. Pelayanan KRS Online Berbasis SMS, Institut Sains & Teknologi AKPRIND, Yogyakarta : 2010 [9] Ayu Fiska Nurryna, Sistem Informasi Akademik Universitas Surakarta Berbasis Web, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed 5 Volume 3 Nomor 1 Agustus 2008, ISSN [10] Abdillah Baraja, Implementasi Sistem Informasi Akademik Di Universitas Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science Speed 8 Volume 7 Nomor 1 Februari 2010, ISSN [11] Bambang Eka Purnama, Perancangan Sistem Krs Dan Khs Universitas Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science Speed 12 Volume 8 Nomor 1 Februari 2012, ISSN [12] Yuanita, Sukadi, Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (Spp) Dan Dana Sumbangan Pendidikan (Dsp) Siswa Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku, Indonesian Jurnal on Computer Science Speed 11 Vol 8 No 2 Agustus 2012, ISSN [13] Khoirun Nasikin, Pengembangan Sistem Informasi Akademis Dan Keuangan Di MAN 2 Pati, (IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember ijcss.unsa.ac.id, ISSN [14] Adisti Frediryana, Lies Yulianto, Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Sebuah Studi Kasus Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muhammadiyah Pacitan, (IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember ijcss.unsa.ac.id, ISSN [15] Kristin Tyas Wardani, Pembangunan Sistem Informasi Akademik Lembaga Bimbingan Belajar Spectrum, (IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember ijcss.unsa.ac.id, ISSN IJNS Accepted Paper 7