Journal Speed Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi Volume 5 No ijns.org

Transkripsi

1 Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Sekolah Menengah Kejuruan (SMKN) 2 DONORJO Kabupaten Pacitan Endang Kuswati, Sukadi encuswati@yahoo.co.id ABSTRACT: With all the advantages of the computer, then play a role for an institution to carry out data processing activities in order to obtain results opitimal. Tersajinya information quickly will speed up the decision making process, so as to take advantage of the cost, time and energy more effectively and efficiently. In this case the computer is expected to not only serve as a typewriter, but also as a data processing devices that have a high productivity. Management and data processing is still done conventionally, sometimes can cause data errors caused by human error factor. Similarly that occurs at SMK 2 Donorojo where the new admissions process is still done conventionally. Therefore, the necessary information system able to manage and process data effectively and efficiently resulting in a computerized data. Besides aiming to apply the sciences were obtained from the college also aims to analyze, design, and build a new system which is the development of conventional systems. In the process of this study will describe the products produced at each stage of the analysis, design, and implementation of the new student information system. Analysis and design of information systems student enrollment is done in detail is accompanied by an explanation of implementation. Results from this study are expected to ease the difficulties often faced by managers and students so they can be much more efficient and effective, especially in the process of implementing new admissions. Keywords: Admission ABSTRAKSI: Dengan segala keunggulan yang dimiliki komputer, maka berperan bagi suatu lembaga dalam melakukan aktivitas pemrosesan data sehingga diperoleh hasil yang opitimal. Tersajinya informasi yang cepat maka akan mempercepat proses pengambilan keputusan, sehingga dapat memanfaatkan biaya, tenaga dan waktu yang lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini komputer diharapkan tidak hanya berfungsi sebagai mesin ketik saja, tetapi juga sebagai alat pengolah data yang mempunyai produktivitas tinggi. Pengelolaan dan pengolahan data yang masih dilakukan secara konvensional, terkadang dapat menimbulkan kesalahan data yang disebabkan oleh faktor kesalahan manusia. Sama halnya yang tejadi pada SMK Negeri 2 Donorojo dimana proses penerimaan siswa baru masih dilakukan secara konvensional. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi yang mampu mengelola dan mengolah data secara efektif dan efisien sehingga terjadi komputerisasi data. Selain bertujuan untuk mengaplikasikan ilmu-ilmu yang diperoleh dari bangku kuliah juga bertujuan untuk menganalisis, merancang, dan membangun sistem baru yang merupakan pengembangan dari sistem konvensional. Pada proses penelitian ini akan menguraikan produk-produk yang dihasilkan pada masing-masing tahap analisis, perancangan, dan implementasi sistem informasi penerimaan siswa baru. Analisis dan perancangan sistem informasi penerimaan siswa dilakukan secara terperinci disertai dengan penjelasan implementasi. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mempermudah kesulitan yang seringkali dihadapi oleh pengelola maupun siswa sehingga bisa jauh lebih efisien dan efektif terutama pada proses melaksanakan penerimaan siswa baru. Kata Kunci : Penerimaan Siswa Baru 1. Latar Belakang Masalah memperoleh hasil yang maksimal. Kesalahan dan SMK Negeri 2 Donorojo merupakan Sekolah tidak efektifnya media informasi dan komunikasi Menengah Kejuruan yang seharusnya sering kali terjadi pada sebuah instansi, karena menggunakan atau menerapkan pengolahan data khususnya penerimaan siswa perkembangan teknologi informasi untuk baru kebanyakan dilakukan dengan cara memudahkan berlangsungnya proses konvensional. Sama halnya yang terjadi pada SMK informasi dan dokumentasi pihak sekolah Negeri 2 Donorojo yang mengalami permasalahan baik siswa, guru, pegawai administrasi, dalam penerimaan siswa baru. Berdasarkan maupun kepala sekolah, dalam hal penelitian yang dilakukan pada SMK Negeri 2 meningkatkan mutu sekolah. Pengolahan dan Donorojo menemukan berbagai permasalahan pengelolaan data diperlukan sebuah dalam penerimaan calon siswa baru yaitu seringnya kemudahan dan kenyamanan serta terjadi kesalahan pada waktu pengisian formulir keefektifan dalam penanganannya untuk pencatatan data calon siswa baru, kurangnya ISSN : (Print) (Online) 44

2 tenaga/ panitia PSB sedangkan antrian calon pendaftar yang terus berjejer, dan pencarian data calon siswa yang telah terdaftar membutuhkan waktu yang tidak singkat. penyimpanan data masih menggunakan data arsip atau dengan buku besar sehingga perlu waktu, tenaga dan sering terjadi kehilangan arsip. Bertitik tolak dari sistem konvensional, penulis akan merancang dan membuat sebuah sistem informasi penerimaan siswa baru dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada, yaitu dengan membuat sistem pendaftaran secara online dimana para calon siswa dapat mendaftarkan dirinya dimana saja jika terkoneksi dengan internet. Waktu melakukan pendaftaran bisa dua puluh empat jam selama tanggal yang telah ditentukan oleh panitia. Data inputan dari calon siswa tersebut dapat langsung diolah oleh sistem menjadi informasi yang bisa langsung dipantau. Pembuatan sistem tersebut dimaksudkan untuk memudahkan pegawai di SMK Negeri 2 Donorojo. 2. Landasan Teori a. Sistem dan Informasi Definisi Sistem menurut bonnie Sueherman dan Marion Pinontoan (2008), sistem dapat diaratikan sebagai serangkaian komponen-komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu Sistem menurut Norman L.Enger ( 2003), menyatakan bahwa sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian investasi atau penjadwalan produksi. Devinisi informasi menurut Witarto (2004), informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau surprise pada yang menerimanya. Informasi menurut bonnie Soeherman dan Marion Pinontoan (2008) dalam buku Designing Information System, Informasi merupakan hasil pemrosesan data (fakta)menjadi sesuatu yang bermakna dan bernilai untuk pengambilan keputusan. b. Sistem Informasi Sistem Informasi menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo, S Kom,MM (2006) sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama yang lain yang membentuk suatu kesatuan untuk mengintregrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Menurut Turban, Melean, dan Wetherbe (1999) dalam buku Pengenalan Sistem Informasi sistem informasi adalah mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi unutk tujuan yang spesifik. c. Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berdasarkan salah satu jurnal yang ada di situs www. ilmukomputer.com definisi sistem informasi penerimaan siswa baru Online merupakan merupakan suatu aplikasi komputer untuk memudahkan proses penerimaan siswa baru yang dilaksanakan secara online. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan memudahkan pihak yang terkait dalam mengolah data siswa menjadi sebuah informasi siswa yang diterima pada sekolah tertentu d. Relasi tabel Menurut (Fatansyah, 2004) dalam buku karangan Agus Mulyanto, Relasi menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas, e. Desain Antar Muka Menurut, Agus Mulyanto, Desain antar muka (User Interface) adalan desain masukan (input) yang akan digunakan untuk memasukkan data ke dalam sistem 3.1. Analisis Masalah Dalam sistem penerimaan siswa baru pada SMK Negeri 2 Donorojo terdapat beberapa kendala dalam proses pengolahan dan pengelolaan data calon siswa baru, salah satunya adalah apabila SMK Negeri 2 Donorojo memiliki jumlah pendaftar yang cukup banyak maka penyeleksian siswa baru menjadi sulit. Saat ini, sistem pendukung keputusan dalam pengolahan dan pengelolaan data calon siswa baru yang dilakukan masih bersifat konvensional, sehingga dirasakan kurang optimal dan menghabiskan banyak waktu baik dalam menyusun laporan dan memutuskan calon siswa baru yang akan diterima padahal seharusnya penyeleksian calon siswa baru tersebut harus ditentukan secepat mungkin untuk mendukung sistem yang lainnya Analisis Studi Kelayakan Analisis Studi Kelayakan adalah menganalisa permasalahan-permasalahan yang ada pada proses kegiatan instansi. Dari hasil Analisis Studi Kelayakan ditemukan beberapa permasalahan ISSN : (Print) (Online) 45

3 yang salah satunya adalah panitia penerimaan siswa baru masih menggunakan sistem konvensional untuk mencatat segala transaksi pendaftaran siswa baru. Bahkan pengaripan masih dengan menggunakan map atau ditaruh pada almari besar. pembayaran dicatat dengan Sistem Konvensional pendaftaran siswa baru dicatat dengan Sistem Konvensional formulir pendaftaran dengan Sistem Konvensional Penempatan arsip PSB menggunakan Sistem Konvensional 3.3. Perancangan Sitem Tahapan setelah melakukan analisis yaitu melakukan perancangan sistem. Adapun perancangan yang dibuat adalah sebagai berikut UML kwitansi pendaftran dengan Sistem Konvensional ISSN : (Print) (Online) 46

4 3.3. Relasi Tabel Apa bila berhasil. Dan akan ada perintah untk mengulangi pasword jika password salah Halaman kerja admin Pada halaman ini adalah halaman kerja admin untuk mengubah, mengedit, menambahkan datadata yang masuk pada proses pendaftaran 4. User Interface Berikut adalah rancangan semua halaman yang pada Sitem informasi Penerimaan siswa Baru. 4.3.Halaman user Halaman Home Halaman home atau halaman utama ini merupakan halaman awal dimana pertama kali user mengakses aplikasi sistem penerimaan siswa baru akan muncul tampilan berikut : 4.3. Halman administrator Halaman login admin Halaman login admin ini menerangkan mengenai masuknya admin ke dalam sistem. ISSN : (Print) (Online) 47

5 5. Pengujian Sistem Halaman Pendaftaran Pada halam ini calon siswa wajib untuk mengisi formulir pendaftaran yang telah tersedia di formulir pendaftaran Halaman Kofirmasi Pendaftaran Pada halaman ini siswa akan mendapatkan konfirmasi pendaftaran Halaman data Pendataran Pada halam ini calon siswa baru yang telah mendaftar bisa melihat data-datanya dengan mennekan tombol daftar. Memudian calon siswa akan mengetahui berapa calon pendaftara yang ada di SMk Negeri 2 Donorojo. Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui kualitas dari sistem informasi pendatan Penerimaan Siswa Baru yang telah dibuat. Tujuannya untuk mempresentasikan hasil analisis, perancangan dan implementasi yang telah dilakukan pada sistem informasi Penerimaan siswa Baru yang ada di SMk Negeri 2 Donorojo Kabupaten Pacitan Kasus Dan Hasil Pengujian Sistem Berikut ini adalah beberapa kasus dan hasil pengujian sistem yang telah dilakukan, diantaranya: i. Pengujian login Admin Pengujian login untuk admin ini untuk masuk ke dalam sistem informasi penerimaan Siswa Baru.Berikut ini adalah tabel pengujian login penerimaan Siswa Baru pada SMK N 2 Donorojo Tabel Pengujian Login admin Kasus dan Hasil Uji (Data Valid) Data Yang Masukan Diharapkan Pengamatan Username Menampilkan Dapat masuk dan menu utama ke menu password, untuk admin utama untuk yang admin dimasukkan sudah benar Kasus dan Hasil Uji (Data Tidak Valid) Data Yang Masukan Diharapkan Pengamatan Username, dan password, yang dimasukkan salah Tidak dapat masuk ke dalam menu utama dan kembali memasukkan username dan password Tidak dapat masuk ke menu utama dan kembali memasukkan username dan password Ceklist ii. Pengujian input data pendaftaran Pengujian input data pendaftaran ini dilakukan oleh user atau calon pendaftar. Adapun hasil dari pengujian ini adalah sebagai berikut. Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan ISSN : (Print) (Online) 48

6 Memasukkan data dari pengisian formulir pendaftaran Data calon siswa dapat disimpan Dapat menyimpan data calon siswa baru 5. Kesimpulan 1. Sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMK Negeri 2 Donorojo Kabupaten Pacitan masih bersifat konvensional dalam artian calon siswa harus datang langsung ke sekolah dengan jam kerja yang telah ditentukan oleh pihak sekolah mulai proses pendaftaran sampai dengan pengumuman penerimaan siswa baru, sehingga diperlukan sebuah sistem baru yaitu Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru secara online. 2. Sistem informasi penerimaan siswa baru diharapkan dapat mempermudah proses pengolahan dan pengelolaan data serta mempercepat pengambilan keputusan mengenai penerimaan siswa baru. 3. Sistem Penerimaan Siswa Baru secara online ini memudahkan dalam pembuatan laporan data-data siswa baru serta meningkatkan proses kinerja panitia penerimaan siswa baru pada SMK N 2 Donorojo Kapubaten Pacitan yang mengakibatkan lebih efisienya waktu yang diperlukan.. 4. Dengan adanya Sistem informasi Penerimaan siswa baru secara online maka SMK Negeri 2 Donorojo diharapkan dapat kemudahan untuk menyampaikan informasi secara cepat dan akurat Daftar Pustaka Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari ijcss.unsa.ac.id, ISSN [3] Nurul Azizah Yaoma Ramadhani (2013), Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Di Sekolah Menengah Kejuruan Al-Irsyad Tegal, IJCSS) 15 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari ijcss.unsa.ac.id, ISSN [4] Nurul Azizah Yaoma Ramadhani (2013), Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Di Sekolah Menengah Kejuruan Al-Irsyad Tegal, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari ijcss.unsa.ac.id, ISSN [5] Budi Sutedjo, S.Kom, Algoritma Dan Teknik Pemrograman Konsep Implementasi Dan Aplikasi, Yogyakarta:Penerbit Andi, 2004 [6] Budi Sutedja, S.Kom, Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi, Yogyakarya: Penerbit Andi, 2005 [7] Dwi Prasetya Didik, 101 Tip Dan Trik Pemrograman PHP, Yogyakarta:Penerbit Andi, 2006 [8] Evi Emilia, Dkk, Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Online (tudi kasus pada SMA 3 Boyolali), Menegemen Informatika, Politeknik Telkom Bandung, 2010 [9] Hanif Al Fatta, Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan untuk Penilaian Ujian Tugas Skripsi (Studi kasus pada STMIK AMIKOM Yogjakarta), STMIK AMIKOM, Junl DASI, ISSN: , Vol.10, No.1, Maret 2009 [10] Jogianto H.M, judul Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta:Penerbit Andi, 2008 [11] Marlinda Linda S.Kom, Aplikasi Sistem Basis Data, Jakarta: penerbit Andi, 2004 [12] Rifal Roecksintain, Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Siswa Baru SMU Negeri 1 Cikampek, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM), 2010 [13] Safi M, Membangun Aplikasi Berbasis PHP Dan MySQL, Yogyakarta: Penerbit Andi, 2005 [14] Witarto, Memahami Sistem Informasi, Jakarta: penerbit Informatika, 2009 [1] Adisti Frediryana, Sukadi, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muhammadiyah Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 Agustus 2012, ISSN [2] Eka Choliviana, Sukadi, Pembuatan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Pada Madrasah Ibtidaiyah Muhammadiyah Wonoanti III, ISSN : (Print) (Online) 49