Pengembangan Sistem Penggajian pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKLN) Kota Metro

Transkripsi

1 Pengembangan Penggajian pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKLN) Kota Metro 1 Anie Rose Irawati, 2 Machudor Yusman dan 3 Lenny Tiarma Sinaga 1 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila 2 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila 3 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila Abstract The development of technology which are grow faster requires any person or institutions to do their job quickly. Payroll system is one of many important things at any institution. To calculate employee s salary accurately and quickly a computerized system is need. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) in Metro City is an institution that is responsible to the community services. The process of payroll system on this institution has been done using computer in semi manual way. Therefore this institution needs a computerized system that could calculate employee salary automatically. On this research was made a payroll system that integrated with crystal report of finger print attendance system. Payroll system can convert data from crystal report of finger print attendance systems for calculate the salary of employee. In addition, the system can cut withholding tax, cut delay or go home before time home, and presenting more detail attendance and salaries recapitulation report of employees. This research used visual basic 6.0 as programming language, MySQL as database, and crystal report to perform reports. The method of development system that used in this research is waterfall method. The result of Black Box Testing showed that payroll system has been successfully built according to user requirement. Keywords : Black Box Testing, crystal report, MySQL, Payroll System, visual basic. 1 Pendahuluan Perkembangan teknologi dalam bidang komputer yang semakin pesat menuntut manusia untuk menyelesaikan pekerjaan dengan serba cepat dan akurat. Berbagai sistem pengolahan data bermunculan untuk mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan. sistem tersebut memiliki satu tujuan yang sama, yaitu untuk mempermudah pekerjaan User atau pengguna sistem. Selain itu, informasi juga merupakan kebutuhan penting dalam sebuah perusahaan, lembaga, dan instansi lainnya. Informasi dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian, serta dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Informasi bisa diperoleh secara cepat dengan teknologi yang ada sekarang ini. Salah satu cara untuk menghasilkan informasi berbasis teknologi adalah sistem informasi yang terkomputerisasi. Dengan menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi maka pengguna sistem bisa mendapatkan informasi yang akurat secara efektif dan efisien [1]. Salah satu informasi yang penting dalam sebuah instansi adalah informasi tentang kepegawaian. Informasi yang termasuk dalam kepegawaian antara lain data karyawan secara rinci mulai dari pangkat, golongan, dalam sebuah perusahaan atau instansi adalah penggajian. Masalah penggajian merupakan masalah yang sangat sensitive, terjadi sedikit saja ketidakcocokan dapat menyebabkan suatu perusahaan atau instansi mengalami kerugian. Dengan adanya komputer dapat memudahkan petugas apabila ada perubahan data dan diharapkan lebih baik daripada menggunakan sistem konvensional. Semua hal yang berkaitan dengan masalah penggajian seperti Hal. 20 dari 94

2 pencarian, pengoreksian, penghapusan, dan pencetakan data dapat terselesaikan dengan cepat dan mudah [2]. Salah satu unsur yang paling penting dalam Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Kota Metro adalah pegawai atau karyawan. Dalam penyimpanan data karyawan dan proses penggajiannya sudah menggunakan komputer yaitu dengan menggunakan Ms. Office Excel. Namun penggunaan Ms. Office Excel belum optimal, dikarenakan tidak jarang terjadi human error dan user juga harus memasukkan rumus-rumus dalam melakukan perhitungan gaji. penggajian yang lama masih memiliki kekurangan dalam hal laporan. Laporan laporan yang dibutuhkan masih terbatas, selain itu di dalam aplikasi belum tercantum pemotongan pajak penghasilan yang dibebankan kepada karyawan dan sistem masih mengalami kekurangan dalam hal penyimpanan. Oleh sebab itu dirasa perlu mengembangkan sistem penggajian terkomputerisasi yang lebih baik. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perlu dikembangkan sebuah sistem penggajian pegawai berbasis data yang ada menjadi sistem penggajian baru yang lebih baik. Manfaat penelitian ini adalah membantu karyawan dalam perhitungan gaji pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Kota Metro. 2 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam pembuatan Penggajian Pada Kantor Pelayanan Kekayaan dan Lelang (KPKNL) Kota Metro adalah waterfall model. Nama model ini sebenarnya adalah Linear Sequential Model. Model ini sering disebut dengan Classic Life Cycle atau model waterfall. Model ini pertama kali muncul pada tahun 1970 yang diperkenalkan oleh Winston W. Royce. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan [3]. Tahapan-tahapan dalam metodologi waterfall dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1 Model Waterfall (Pressman, 2001) Tahap pertama pada metodologi waterfall yaitu tahap Analisis. Analisis kebutuhan dibagi menjadi dua, yaitu analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan user. Pada analisis kebutuhan sistem informasi Penggajian yang dibuat ini diharapkan dapat diakses dengan mudah pada berbagai jenis personal computer. Kebutuhan user dapat digambarkan dengan menggunakan use-case diagram. Gambar 2 menggambarkan use-case diagram untuk sistem penggajian. Actor yang terlibat pada sistem ini adalah admin, HRD (Human Resource Development), Bendahara, dan Keuangan. Admin dapat melakukan seluruh fungsi yang disediakan oleh sistem. Tahap selanjutnya adalah desain sistem, pada tahap ini dibuat alur umum sistem dengan menggunakan flowchart, proses sistem dengan menggunakan DFD, dan desain data yang digunakan Hal. 21 dari 94

3 menggunakan ERD. Desain flowchart ditampilkan pada Gambar 3, desain DFD pada Gambar 4, dan ERD pada Gambar 5. edit hapus Mengelola data karyawan Melakukan rekap absen per bulan tamba h HRD Melakukan perhitungan gaji karyawan Bendahara <<extend>> Membuat slip gaji karyawan Login Mencetak laporan data karyawan Mencetak laporan rekap gaji Keuangan Mencetak laporan rekap absensi. Lihat laporan rekap absen dan gaji Admin Mengelola data user edit hapus tambah Gambar 2 Use Case Diagram Penggajian Pada Gambar 2 dijelaskan bahwa setiap actor harus melakukan login terlebih dahulu untuk masuk ke sistem. Setelah actor melakukan login, maka actor dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem yang disediakan. Fungsi yang disediakan sistem tentunya berbeda untuk setiap actor. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh sistem untuk masing-masing actor yaitu : Hal. 22 dari 94

4 1. HRD dapat melakukan pengolahan data karyawan, menghitung gaji karyawan, dan membuat laporan rekap data karyawan, gaji dan absensi per bulan. 2. Bendahara dapat melihat laporan data karyawan, rekap absensi karyawan, serta dapat mencetak slip gaji karyawan. 3. Keuangan dapat melihat laporan rekap absen dan gaji. 4. Admin dapat mengolah data user Mulai Tidak Input login dan password Login dan password sesuai? Masukkan tanggal penerimaan gaji dan Nip Karyawan Karyawan sudah melakukan rekap absensi? Tidak Karyawan sudah menerima gaji bulan ini? Tidak Proses Perhitungan gaji Tampilkan peringatan untuk melakukan rekap absensi Tampilkan peringatan karyawan sudah menerima gaji Simpan? Tidak Proses simpan data Batal simpan data Cetak slip gaji? Bersihkan form Ulangi? Tidak Tampilkan slip gaji Tidak Keluar dari perhitungan gaji Selesai Gambar 3 Flowchart Umum Penggajian Pada Gambar 3 dijelaskan bahwa untuk melakukan proses penggajian maka user harus melakukan login terlebih dahulu ke sistem. Jika login dan password sesuai, maka proses penggajian dapat Hal. 23 dari 94

5 dilakukan. Kemudian user harus memasukkan tanggal penerimaan gaji dan Nip karyawan. Selanjutnya sistem melakukan seleksi apakah karyawan sudah melakukan rekap absensi dan sudah menerima gaji pada bulan yang sesuai dengan tanggal penerimaan gaji? Jika ya maka sistem mengeluarkan peringatan kepada user. Jika tidak, maka sistem melakukan proses perhitungan gaji. Apabila sistem telah selesai melakukan perhitungan gaji, maka user dapat memilih simpan atau batal. Jika pilih simpan, maka perhitungan gaji disimpan ke dalam sistem. Jika pilih batal, maka sistem tidak menyimpan perhitungan gaji dan karyawan belum menerima gaji pada bulan yang telah dimasukkan. BENDAHARA KEUANGAN - Laporan Rekap Gaji Karyawan - Slip Gaji Karyawan - Laporan Absensi - Laporan Rekap Gaji Karyawan - Laporan Absensi APLIKASI PENGGAJIAN KPKNL METRO HRD - Laporan Absensi - Laporan Rekap Gaji Karyawan - Laporan Data Karyawan - Data Golongan - Data Jabatan - Data Departemen - Data Absensi - Data Karyawan Gambar 4 DFD Penggajian Gambar 4 menjelaskan bahwa sistem menerima input dari bendahara berupa data golongan, jabatan, departemen, absensi, dan data karyawan. Selain itu, sistem juga mengeluarkan output berupa laporan absensi, dan laporan rekap gaji karyawan untuk bendahara, keuangan, dan HRD. Selain itu, output yang berupa slip gaji karyawan hanya diberikan untuk bendahara dan laporan data karyawan hanya untuk HRD. Hal. 24 dari 94

6 Gambar 5 ERD Penggajian Gambar 5 merupakan ERD Penggajian, dapat dilihat bahwa sistem menggunakan data log absen yang diambil (export) dari laporan berbentuk crystal report Aplikasi Finger Print. Data tersebut yang diolah dan kemudian dijadikan bahan untuk perhitungan keterlambatan atau pulang sebelum waktunya. Tahap selanjutnya pada metodologi waterfall yaitu code. Pada tahap ini, sistem di-implementasikan ke dalam bahasa pemrograman (code). Dalam hal ini Penggajian diimplemetasikan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Tahap selanjutnya adalah pengujian terhadap sistem yang telah diimpelentasikan dalam kode pemrograman. Pengujian sistem dilakukan oleh user (karyawan), bukan creator. Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode Black Box dengan teknik Functional Test [4], untuk melihat kelemahan yang ada pada sistem. Bila terdapat kesalahan atau kekurangan dalam penggunaan sistem, maka akan dirangkum dan dijadikan sebagai saran untuk pengembangan sistem selanjutnya. Bila tidak, sistem dapat langsung digunakan oleh user. Kesalahan atau kekurangan dijadikan saran oleh karena dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah waterfall milik Pressman yang tidak bisa mengulang dari tahap awal lagi. Dalam pengujian ini hal-hal yang akan diuji adalah mengenai fungsi fitur-fitur yang tersedia dalam sistem penggajian. Sedangkan sasaran pengujian adalah user yang menggunakan sistem penggajian, yaitu Admin, Bendahara, Keuangan, dan HRD. 3 Pembahasan Setelah semua tahap penelitian dilakukan, dihasilkan tampilan menu utama Penggajian seperti pada Gambar 6. Pada menu utama Penggajian terdapat 4 (empat) menu yang disediakan, yaitu Data Master, Transaksi, Laporan, dan Alat. Menu Data Master berisi data-data yang harus diisikan sebelum aplikasi penggajian dijalankan. Data master yang harus diisikan seperti data karyawan, data Hal. 25 dari 94

7 absensi, data jabatan, data golongan, dan data departemen. Menu Transaksi berisi hitung gaji dan rekap absen. Menu Laporan berisi cetak laporan data karyawan, data absensi, dan rekap gaji karyawan. Menu Alat berisi lihat data user dan ganti password. Gambar 6 Menu Utama Penggajian Setelah implementasi program dijalankan, maka tahap selanjutnya dalam metodologi waterfall yaitu pengujian (test). Pengujian Penggajian dilakukan dengan metode Black Box Functional Test. Ringkasan hasil pengujian sistem dapat dilihat pada Tabel 1. N o User Fitur Penggajian 1 HRD Mengelola data karyawan Proses Rekapitulasi Absen Per Bulan Table 1 Hasil Pengujian Black Box Functional Test Ada/ Kasus Uji Tida k Ada 1. Proses tambah data karyawan Ada 2. Proses edit data karyawan Hasil yang diharapkan dapat melakukan tambah data karyawan. dapat melakukan proses edit data karyawan. Hasil yang muncul dapat melakukan fitur tambah data karyawan dan menyimpan data ke dalam database. Proses edit data karyawan dapat dijalankan dan perubahan data dapat disimpan. dapat menghapus data karyawan yang dipilih dari database. 3. Proses hapus dapat data karyawan melakukan proses hapus data karyawan. 1. Jika ada crystal dapat Data log absen dari aplikasi report dari melakukan proses finger print yang berupa aplikasi finger rekap absensi crystal report dapat diimpor print dan berdasarkan data ke dalam sistem penggajian. dilakukan crystal report dari Kemudian sistem dapat import data ke aplikasi finger print. melakukan rekap absensi sistem berdasarkan log absen penggajian. tersebut. 2. Jika tidak ada tidak dapat Pada saat melakukan import Hal. 26 dari 94

8 HRD crystal report melakukan rekap data, sistem memberikan dari aplikasi absensi. peringatan bahwa tidak ada finger print data yang diimpor. dan belum Selanjutnya saat dilakukan melakukan rekap absen, import data ke sistem maka bulan yang diinginkan tidak muncul, karena belum penggajian dilakukan import data tersebut. 3. Jika sudah tidak dapat mengeluarkan dilakukan melakukan rekap peringatan bahwa telah rekap absensi absensi sebanyak dilakukan rekap absensi pada bulan dua kali pada bulan terhadap karyawan yang yang sama yang sama. dipilih. menampilkan data absensi karyawan tersebut. Proses Ada 1. Jika sudah secara menampilkan datadata Perhitungan dilakukan rekap otomatis melakukan karyawan dan Gaji absensi perhitungan gaji kemudian melakukan karyawan. perhitungan otomatis saat user menekan tombol proses. 2. Jika belum tidak dapat mengeluarkan dilakukan rekap melakukan peringatan bahwa belum absensi perhitungan gaji dilakukan rekap absensi karyawan. terhadap karyawan yang dipilih. 3. Jika telah tidak dapat mengeluarkan dilakukan melakukan peringatan bahwa telah perhitungan perhitungan gaji dilakukan perhitungan gaji gaji pada bulan sebanyak dua kali terhadap karyawan yang yang sama pada bulan yang dipilih pada bulan tersebut. sama. 1. Jika sudah mencetak menampilkan dilakukan slip gaji karyawan. tanggal dan nama perhitungan karyawan. Kemudian saat gaji user memilih tombol cetak, maka sistem menampilkan slip gaji karyawan pada tanggal yang telah dipilih. Proses cetak Ada 1. Jika memilih menampilkan data Laporan cetak semua menampilkan data seluruh karyawan ke layar. Data karyawan seluruh karyawan. Karyawan 2. Jika memilih mencetak menampilkan data cetak data karyawan karyawan ke layar dengan berdasarkan berdasarkan mengelompokkan data golongan golongan. tersebut berdasarkan golongan yang dipilih. Proses cetak Ada 1. Jika belum tidak dapat tidak menampilkan Laporan dilakukan melakukan cetak data bulan, sehingga user Rekap Gaji perhitungan rekap gaji. tidak dapat melakukan gaji cetak rekap gaji pada bulan yang diinginkan. 2. Jika sudah menampilkan dilakukan menampilkan laporan rekap gaji perhitungan laporan rekap gaji karyawan pada tanggal gaji karyawan ke layar. yang dipilih ke layar monitor. 3. Jika memilih menampilkan cetak menampilkan laporan rekap gaji karyawan berdasarkan laporan rekap gaji berdasarkan golongan yang golongan. berdasarkan dipilih. golongan. Proses cetak Ada 1. Jika memilih menampilkan ke Hal. 27 dari 94

9 Laporan Absen 2 Bendahara Proses cetak Slip Gaji 3 Bendahara, Keuangan Bendahara, Keuangan Lihat laporan rekap absen dan gaji 4 Administrator Mengelola data user cetak rekap absen dan belum dilakukan rekap absen 2. Jika memilih cetak rekap absen dan sudah dilakukan rekap absen 3. Jika memilih cetak laporan rekap absensi berdasarkan golongan 4. Jika memilih cetak absensi harian 5. Jika memilih cetak absensi harian per-id Ada 1. Jika belum dilakukan perhitungan gaji Ada Ada 1. Proses lihat data rekap absen dan gaji jika data sudah ada 2. Proses lihat data rekap absen dan gaji jika data belum ada 1. Proses tambah data user. 2. Proses edit data user. 3. Proses hapus data user. menampilkan laporan kosong. yang menampilkan laporan rekap absen. menampilkan laporan rekap absen berdasarkan golongan. menampilkan laporan absensi harian karyawan. menampilkan laporan absensi harian karyawan per-id. tidak dapat mencetak slip gaji karyawan. menampilkan data rekap absen dan gaji. tidak menampilkan data rekap absen dan gaji. dapat melakukan tambah data user. dapat melakukan proses edit data user. melakukan data user. dapat hapus layar laporan yang kosong. menampilkan laporan rekap absen karyawan ke layar monitor. menampilkan laporan rekap absen karyawan berdasarkan golongan yang dipilih oleh user. menampilkan laporan absen seluruh karyawan per hari. menampilkan laporan absensi harian karyawan berdasarkan id yang dipilih oleh user. tidak menampilkan data bulan dan nama karyawan, sehingga user tidak dapat melakukan cetak slip gaji. menampilkan data rekap absen dan gaji ke layar monitor user. menampilkan form kosong ke layar monitor. dapat melakukan fitur tambah data user dan menyimpan data tersebut ke dalam database. dapat melakukan editing data user dan menyimpan perubahan data tersebut ke dalam database. dapat menghapus data user dari dalam database. Dari Tabel 1 dapat dilihat bahwa fitur-fitur yang disediakan oleh sistem ada dan sesuai dengan fitur yang diinginkan. Berdasarkan kasus uji yang diberikan, terlihat bahwa hasil yang diharapkan sesuai dengan hasil yang muncul, sehingga dapat dikatakan proyek pengembangan sistem telah berhasil. Seperti Pengujian pada fitur mengelola data karyawan memiliki 3 (tiga) kasus uji, yaitu proses tambah, edit, dan hapus data karyawan. Pada tabel terlihat bahwa ketiga kasus uji ini dapat berjalan dengan baik, yaitu sistem dapat melakukan tambah, edit, dan hapus data karyawan. Sedangkan saran yang diberikan oleh penguji yang pertama (user admin) yaitu proses export crystal report dibuatkan menjadi satu dengan sistem, supaya user lebih mudah dalam melakukan export data. saran yang diberikan oleh penguji kedua (user HRD) yaitu sistem dapat dijalankan secara client/server supaya user dapat dengan mudah mengakses sistem dari ruangan masing-masing. Hal. 28 dari 94

10 4 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan pengujian yang dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem penggajian karyawan di KPKNL Metro telah berhasil dikembangkan sehingga mempunyai fitur-fitur sebagai berikut : 1. penggajian dapat melakukan import data crystal report absensi karyawan hasil dari aplikasi finger print ke dalam sistem. 2. dapat melakukan rekapitulasi absen secara baik berdasarkan import log absensi. 3. dapat melakukan perhitungan gaji karyawan secara otomatis. Untuk pengembangan lebih lanjut sistem diharapkan dapat diakses secara client/server, supaya user dapat dengan mudah mengakses ke sistem melalui ruangan masing-masing. Selain itu, proses export crystal report dijadikan satu dengan sistem supaya user lebih mudah dalam mengambil data absensi dari crystal report. 5 Referensi [1] Wulandari, Triaswati Yuni. Gesang Kristianto Nugroho. Komputerisasi Penggajian Guru pada Sekolah Menengah Pertama 2 Sambungmacan, ISSN : Speed Web Vol. 2, No. 2 (2012) [2] Andoko, Supri. Siska Iriani. Perancangan Informasi Penggajian Pada Comanditer Venoschaf (CV) Mobil Cell Pacitan. ISSN : Seruni FTI UNSA - Vol. 1 (2012) [3] Pressman, Roger S. Software Engineering : A Practioner s Approach Fifth Edition. McGraw Hill. United States Of America. (2001) [4] Williams, Laurie. Testing Overview and Black-Box Testing Techniques. (2006) Hal. 29 dari 94