Sistem Informasi Penerimaan Anak Didik Baru TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan

Transkripsi

1 Sistem Informasi Penerimaan Anak Didik Baru TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan 1 Sholikhah Nurul Islam, 2 Solikhin 1 Program Studi Teknik Informatika, STMIK Himsya Semarang 2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK Himsya Semarang Abstract With a growing era of technology, information technology requirements is necessary existence. Almost every aspect of the life of a computer takes an important role to process data and information. The use of computers as a support device management and data processing is very appropriate considering the quantity and quality of data, thus the use of computers for processing and presentation of information quickly and accurately, as well as data security. In accepting new students Kindergarten Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan still growing along with the development of science and technology, are expected to follow the development of science and technology can make information systems, especially in the acceptance of new students in order to facilitate the work. Keywords : Acceptance of New Learners 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kebutuhan terhadap informasi sangat penting sehingga informasi harus bisa diakses dimana saja dan kapan saja. Hampir setiap perusahaan maupun instansi menggunakan komputer sebagai media pengolahan data untuk membantu dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Saat ini penerimaan anak didik baru di TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Informasi data calon anak didik dan laporan penerimaan masih menggunakan tulisan tangan, setelah data terkumpul baru merekap data-data menggunakan aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel, sehingga tidak efisien dan efektif dalam menyajikan laporan penerimaan anak didik baru di TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan. Dengan berkembangnya dunia teknologi, khususnya teknologi berbasiskan web, proses penerimaan anak didik baru dapat dipermudah. Dengan menggunakan teknologi serverside scripting (program yang semua prosesnya dilakukan di server), dapat dibuat Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

2 aplikasi online untuk membantu mempermudah calon anak didik baru dalam proses pendaftaran. Hal ini yang menjadi latar belakang dalam melakukan penelitian di TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan yang berjudul Sistem Informasi Penerimaan Anak Didik Baru TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan. 1.2 Rumusan Masalah 1. TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan belum memiliki sistem informasi penerimaan anak didik baru. 2. Bagaimana agar proses penerimaan data anak didik baru diketahui lebih cepat dan efektif oleh calon anak didik, calon wali murid, dan Kepala sekolah TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan. 3. Bagaimana merancang dan membangun Sistem Penerimaan Anak Didik Baru berbasis web di TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan. 4. Lebih efisien dan efektifkah pengolahan data dengan menggunakan sistem informasi? 1.3 Batasan Masalah 1. Perancangan sistem informasi pendaftaran anak didik baru disusun meliputi pendaftaran calon anak didik dan penyeleksian. 2. Pengolahan data dapat dilakukan oleh pihak intern dari sekolah, khususnya administrator atau langsung dari pihak calon wali murid yang mendaftarkan anaknya. 3. Masalah yang akan dibahas hanya pada laporan data seleksi dan laporan data anak didik baru. 1.4 Tujuan Penelitian a. Mengetahui kekurangan sistem yang berjalan. b. Membuat dan menerakan sistem informasi penerimaan anak didik baru TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan dengan menggunakan model prototype sebagai metode pengembangannya. c. Menerapkan kriteria kriteria seleksi dalam penerimaan anak didik baru TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan. Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

3 1.5 Manfaat Penelitian a. Memberikan kemudahan bagi calon anak didik baru, bagi guru dan karyawan yang memiliki hak akses pendataan calon anak didik baru. b. Memberi kemudahan pada TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan dalam laporan data seleksi serta laporan informasi penerimaan anak didik baru yang lebih efektif dan efisien. c. Mempermudah kinerja guru dan karyawan dalam pengolahan data sehingga dapat memberikan informasi yang efektif dan efisien. d. Sebagai alat evaluasi terhadap kurikulum yang berlaku. e. Sebagai masukan, guna pengembangan kurikulum yang sesuai atau sepadan dengan kebutuhan lapangan kerja. 2. KERANGKA TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka Peneliti-peneliti sebelumnya telah melakukan riset berkaitan dengan pengembangan sistem informasi, seperti yang dilakukan Ramadhani (2013). Dalam penelitiannya membangun suatu sistem informasi penerimaan siswa baru (PSB) pada Sekolah Kejuruan Al-Irsyad Tegal. Sistem informasi yang dikembangkan berbasis web, hal tersebut untuk menggantikan sistem lama yang belum terintegrasi yakni masih menggunakan Microsoft Office Excel. Dengan adanya sistem informasi PSB berbasis web, maka dapat membantu petugas atau panitia PSB dalam menangani calon siswa baru yang melakukan pendaftaran maupun registrasi, dan dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat, serta dapat menjangkau calon siswa dari luar daerah. Sulistyaningsih dkk (2013) melakukan riset berkaitan dengan pengelolaan data penerimaan siswa baru (PSB) di SMK PGRI Donorojo. Dalam penelitiannya diusulkan pengembangan sistem informasi PSB untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi SMK PGRI Donorojo berkaitan penanganan proses PSB yang dilakukan masih menggunakan sistem konvensional, yakni; pendaftar (calon siswa) harus datang langsung ke lokasi, mengisi formulir pendaftaran, proses pencatatan data pendaftar ke dalam buku besar, dan pembuatan laporan. Hal tersebut akan berdampak pada kurang efisien dan efektivitas dalam mengelola data dan memberikan informasi. Dengan dikembangkannya sistem informasi PSB berbasis web, maka dapat membantu calon Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

4 siswa yang berasal dari luar daerah dalam melakukan pendaftaran dan registrasi ulang via web, memudahkan petugas atau panitia PSB dalam menangani pendaftaran atau registrasi calon siswa baru, serta dapat melakukan pencatatan, perekapan, dan pelaporan secara langsung. Penelitian selanjutnya yang dilakukan Kholifah dan Wardati (2014) adalah membangun sistem informasi penerimaan siswa baru (PSB) pada SMK Negeri 1 Sudimoro. Pelaksanaan PSB pada SMK Negeri 1 Sudimoro masih menggunakan sistem manual yang memungkinkan terjadinya kesulitan jika sewaktu-waktu membutuhkan laporan tentang data pendaftar peserta didik baru, karena harus mencarinya dalam buku besar sehingga membutuhkan waktu cukup lama, dan meminta kepada petugas administrasi untuk merekap dan mengolah data menggunakan Ms. Excel, kurangnya panitia PSB untuk menangani antrian panjang calon pendaftar. Melihat kondisi tersebut peneliti mengusulkan adanya sistem informasi PSB berbasis web yang dapat membantu petugas atau panitia PSB dalam menangani pendaftaran, pencatatan, pencarian, dan pelaporan data PSB yang lebih efektif dan efisien. Widianto (2013), dalam penelitiannya diusulkan pengembangan sistem informasi PSB berbasis web di SMK Negeri 2 Pacitan. Alasan diusulkannya sistem informasi PSB, dikarenakan masih menggunakan cara yang manual dalam menangani proses PSB yakni; calon siswa melakukan pengisian formulir menggunakan lembaran yang ditulis tangan, hal ini memungkinkan panitia kesulitan dalam membaca, serta membutuhkan waktu lama dalam proses pembuatan laporan seleksi PSB kepada kepala sekolah. Hal tersebut menyebabkan lambatnya informasi pengumuman bagi peserta didik baru. Untuk mendukung proses PSB yang lebih baik, maka penelitian ini diusulkan perlu adanya perubahan dalam PSB di SMK Negeri 2 Pacitan, dengan adanya sistem informasi PSB berbasis web dapat membantu kinerja petugas atau panitia PSB. Dalam sistem informasi PSB berbasis web ini dapat menangani calon siswa baru yang akan mendaftar, serta mempercepat pembuatan laporan seleksi kepada kepala sekolah dan dapat memberikan kemudahan informasi penerimaan bagi peserta siswa baru. Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

5 2.2 Dasar Teori a. Pengertian Sistem Informasi Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras tersebut. Data memegang peranan yang sangat penting dalam suatu sistem informasi, data yang dimasukkan dalam sebuah sistem informasi dapat berupa formulir, prosedur dan bentuk data lainnya (Kristanto,2003). Sistem informasi adalah kombinasi atau gabungan yang terorganisasi dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O brien,2005). Sistem informasi adalah kumpulan atau susunan yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak serta tenaga pelaksananya yang bekerja dalam sebuah proses berurutan dan secara bersama-sama saling mendukung untuk menghasilkan suatu produk (Hatta dkk,2009). b. Pengertian HTML HTML merupakan sebuah kode Scripting dan bukan merupakan program kompiler. Untuk itu diperlukan sebuah program editor untuk menuliskan semua kodekode program, adapun editor yang dapat digunakan adalah Dreanweaver, Front Page, Home Site atau NotePad sebagai Editor standar bawaan windows (Nugroho, 2004). c. Pengertian PHP Bahasa Interpreter adalah bahasa yang script mentahnya tidak harus diubah ke dalam bentuk Source Code. Sehingga saat menjalankan bentuk program, kode dasar secara langsung akan dijalankan tanpa harus melalui proses perubahan ke dalam bentuk Suorce Code. Contoh dari program Interpreter adalah PHP. Java, ataupun Perl (Nugroho, 2004). Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

6 3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Bahan Penelitian dan Alat Penelitian a. Bahan Penelitian Data hasil studi penerimaan anak didik baru yang meliputi data calon anak didik maupun data laporan yang ada di TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan belum menggunakan komputerisasi secara otomalisasi berbasis web sehingga input data calon anak didik relatif lama, pengolahan satu data calon anak didik dapat dikerjakan dalam waktu + 5 menit. Seleksi calon anak didikpun dilakukan secara manual dengan melihat dari formulir pendaftaran kemudian dipilih umur yang masuk kedalam peraturan penyeleksian yaitu umur 4 sampai 5 tahun untuk kelompok A dan umur 5 sampai 6 tahun untuk kelompok B, setelah diperoleh hasil pemilihan tersebut dijadikan sebagai laporan penerimaan siswa baru. Untuk menghemat waktu dan efisiensi kerja guru dan karyawan pendaftaran, perlu adanya perubahan cara penerimaan anak didik baru menjadi sistem komputerisasi otomalisasi supaya menghasilkan informasi yang efektif dan efisien. b. Alat Penelitian Perangkat Keras (Hardware) Adapun spesifikasi standar dalam kebutuhan hardware sebagai berikut : 1. Prosesor Pentium IV 1.10 Ghz; 2. Memori / RAM 2,00 GB; 3. Hardisk 320 GB; 4. Monitor VGA/Card VGA 4MB; 5. Keyboard dan Mouse. 6. Printer. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak (Software) yang digunakan meliputi : 1. Dreamweaver CS6. 2. Xampp. 3. Web Browser ( Mozila Firefox ). Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

7 3.2 Prosedur Penelitian Identifikasi Masalah Studi Kelayakan : 1. Pengumpulan Data 2. Wawancara 3. Observasi Desain Fungsi Pengujian Pemrograman Menganalisa Masalah Pelaporan Pemeliharaan Pelatihan Dokumentasi Gambar 1 Prosedur Penelitian 3.3 Metode Penelitian Dengan tahapan penelitian sebagai berikut: 1. Menentukan Permasalahan 2. Pengumpulan data 3. Pengolahan data awal 4. Pengolahan data yang diusulkan/dikembangkan 5. Metode pengembangan perangkat lunak a) Analisa Sistem yang Sedang Berjalan Analisis yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan sistem. Sistem yang sedang berjalan di TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan saat ini akan membahas mengenai sistem informasi penerimaan anak didik baru yang selama ini masih dilakukan secara manual. Dalam data penerimaan anak didik baru tidak efektif dan efisien. b) Pembuatan Perancangan Tahapan-tahapan pembuatan perancangan dalam mekanisme pembuatan perancangan sistem dengan metode prototype adalah sebagai berikut: Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

8 1. Mengidentifikasi kebutuhan guru, supaya bisa merancang sistem yang akan dibangun sesuai dengan yang diharapkan guru. Sebelum pada tahap perancangan, akan memulai pada tahap awal terlebih dahulu yaitu akan menganalisis sistem dengan cara melakukan mengumpulkan data yaitu dengan field reserch (metode observasi), dan interview (wawancara) dan dengan cara literatur yaitu dengan dokumentasi terhadap kebutuhan yang diinginkan, baik dalam model interface, teknik, prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan. 2. Pada tahap ini membuat prototype, akan membuat prototype sistem tersebut untuk memperlihatkan kepada pemakai model sistem yang akan dirancang. 3. Pada tahap ketiga yaitu pengujian prototype, adanya melakukan uji coba sistem yang dirancang untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat digunakan dengan baik dan benar, sesuai kebutuhan pemakai. 4. Pada tahap keempat yaitu memperbaiki prototype, penulis akan menentukan sistem tersebut dapat diterima atau adanya perbaikan atau dibongkar semuanya setelah perbaikan sistem selesai dikerjakan, akan kembali pada tahap ketiga yaitu dengan melakukan pengujian prototipe kembali. 5. Pada tahap terakhir yaitu mengembangkan versi produksi, penulis akan menyelesaikan sesuai dengan masukan terakhir dari pemakai dan memberikan gambaran bagaimana penggunaan sistem tersebut kepada pemakai setelah sistem tersebut disetujui. c) Perancangan sistem Diagram Konteks Gambar 2 Diagram Konteks Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

9 Data Flow Diagram Level 0 Gambar 3 Data Flow Diagram Level 0 Relasi Tabel Gambar 4 RelasiTabel Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

10 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian Menu-menu pada dasarnya akan bersifat dinamis mengikuti kebijakan sekolah. Struktur Tampilan Gambar 5 Struktur Tampilan 4.2 Pembahasan Form Tampilan Awal Menu tampilan awal untuk menampilkan informasi tentang pengumuman TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan. Gambar 6 Form Tampilan Awal Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

11 Form Login Form login memudahkan user untuk melihat tampilan sesuai dengan hak akses. Gambar 7 Form Login Form Pendaftaran Menu pendaftaran untuk menginputkan pendaftaran calon anak didik baru TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan. Gambar 8 Form Pendaftaran Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

12 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan a. Untuk membuat suatu sistem, perlu ada perencanaan terlebih dahulu, agar saat program dibuat nantinya benar benar sesuai kebutuhan dan dapat mengatasi masalah masalah yang akan timbul kelak. b. Sistem pendaftaran di TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan dengan menggunakan pemrograman web dapat menghasilkan informasi lebih efektif dan efisien yang dibutuhkan oleh calon anak didik TK Aisyiyah Bustanul Athfal Pamotan dan bisa mengatasi masalah-masalah yang terjadi. 5.2 Saran a. Sebaiknya menggunakan komputer yang spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan sistem dan sumber daya manusia yang cukup mempunyai pengetahuan tentang pemrograman untuk mendapatkan hasil yang baik. b. Untuk menjaga keamanan website, sebaiknya dilengkapi dengan security sistem. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, H.M., Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Irvan Offset, Jakarta. Jogiyanto, H.M., Pengenalan Ilmu Komputer, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto, H.M., Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto, H.M., Perancangan Sistem Informasi Pengenalan Komputer, Pustaka Pelajar, Yogyakarta. Jogiyanto, H.M., Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Khadir, A., Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Kholifah, U., Wardati, I.U., Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Sudimoro. IJNS Indonesian Journal on Networking and Security 3(3). Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN

13 Kristanto, A., Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Edisi I, Penerbit Gava Media, Yogyakarta. Kristanto, A., Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Penerbit Gava Media, Yogyakarta. Ladjamudin, A.B.B., Analisis dan Desain Sistem Informasi dan Aplikasi, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta. Laudon, K.C., Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Madcoms, Dreamweaver CS6 PHP MySQL, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Mustakini, Sistem Informasi Teknologi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Nugroho, Latihan Membuat Aplikasi PHP dan MySQL dengan Dreamweaver MX, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Oetomo, Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Ramadhani, N.A.Y., 2013, Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru di Sekolah Menengah Kejuruan Al-Irsyad Tegal. IJCSS 15 FTI UNSA 10(1). Sulistianingsih, Purnama, B.E., Sukadi, Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada SMK PGRI Donorojo. Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 FTI UNSA 9(3). Sutabri, T., Analisis Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Sutabri, T., Konsep Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Tahun Undang-Undang Nomor Pasal 1 Ayat 4 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Widianto, D., Yulianto, L., Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru pada SMK Negeri 2 Pacitan Berbasis Web Dinamis. IJNS Indonesian Journal on Networking and Security. Himsya-Tech Vol. 12 No.1, Januari 2016 ISSN