PERANCANGAN APLIKASI PERSEDIAAN BARANG (STUDI KASUS : MEBEUL MONALISA SUMEDANG)

Transkripsi

1 PERANCANGAN APLIKASI PERSEDIAAN BARANG (STUDI KASUS : MEBEUL MONALISA SUMEDANG) Kiki Alibasah Dosen Jurusan Sistem Informasi STMIK Sumedang kikialibasah78@gmail.com ABSTRAK Perancangan merupakan salah satu awal dari perumusan penelitian. Perumusan perancangan yang baik akan berpengaruh pada sesuai tidaknya dengan kegiatan yang akan dilakukan. Namun dalam pelaksanaan kegiatannya perancangan sering kali diabaikan dan seolaholah perancangan sudah dibuat tanpa ada dikumentasinya yang jelas. Dalam menyikapi permasalahan yang terjadi di Mebeul Monalisa Sumedang yang sangat komplek, perlu adanya pengkajian dengen merumuskan perancangan yang matang guna menjadikan awal dari tahapan perkembangan sistem. Dalam penelitian ini yaitu metode pengembangan sistem prototype, dimana tahapan yang diambil dari metode ini hanya mencakup perancangan, yaitu identifikasi kebutuhan pemakai, pembuatan prototype, dan evaluasi prototype. Tujuan dari penelitian ini adalah terbentuknya perancangan yang matang terkait sistem yang akan dibuat dalam jangka panjang. Kesimpulan dari penelitian yang dilakukan, yaitu bahwa perancangan yang dibuat dapat menggali kebutuhan informasi yang dibutuhkan pemakai sehingga perancangan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Kata Kunci : Perancangan, Aplikasi Persediaan, Prototype PENDAHULUAN Latar Belakang Sekarang ini, perkembangan teknologi yang sangat pesat sudah dapat dirasakan, baik bermunculannya alatalat canggih dan inovasi baru yang ditujukan dalam menunjang kegiatan seharihari. Komputer merupakan salah satu dari sekian banyak alat yang kian digunakan dalam menopang kegiatan seharihari, dengan alat ini dapat membantu pekerjaan, membuat dokumentasi bisnis, dan akses internet. Bahkan pelaku bisnis sudah mulai menggunakan komputer sebagai alat yang dianggap perlu untuk penopang bisnis. Kebutuhan informasi tersaji dengan cepat menjadi suatu keharusan bagi pengelola bisnis untuk melakukan pengambilan keputusan secara cepat. Sehingga hal tersebut, menjadi dasar bagi pihak manajemen untuk pengambilan keputusan secara tepat dengan berdasar pada informasi yang tepat. Namun untuk mewujudkan semua kebutuhan informasi tersebut diperlukan sebuah sistem yang telah direncanakan dengan matang. Mebeul Monalisa Sumedang merupakan salah satu dari sekian banyak mebeul yang berada dikabupaten Sumedang yang bisa dikatakan maju. Pada saat ini mebel tersebut sudah mempunyai tiga cabang di daerah Sumedang. Mebeul merupakan jenis usaha yang menyedikan perlengkapan rumah tangga yang sangat banyak variannya. Sehingga sudah jelas akan banyak barang yang ditawarkan untuk pelanggan. Satu merk barang biasanya terdapat beberapa jenis, warna, dan ukuran. Sedangkan melihat pekembangan merk barang untuk saat ini sangat banyak sekali.

2 Ruang Lingkup Adapun beberapa dari permasalahan yang terjadi saat ini, yaitu : 1) Perputaran barang dari gudang ke gudang, toko ke toko, gudang ke toko, dan toko ke gudang sangat cepat tiap harinya sehingga terkadang pegawai lupa mendata perputaran barang tersebut dan akhirnya mengakibatkan stok barang menjadi tidak jelas. 2) Informasi yang diberikan kepada pelanggan terkait barang yang ditawarkan sering tidak tepat misalnya barang yang sudah dikonfirmasi stoknya tersedia ternyata ketika sudah dicek stoknya sudah habis. 3) Belum terjalinnya komunikasi yang baik antar pegawai, pegawai yang ditugaskan untuk mengambil barang secara terburuburu terkadang lupa untuk mengonfirmasi kepada pegawai yang ditugaskan untuk mencatat stok. Melihat permasalahan yang terjadi itu sangat kompleks karena menyangkut bukan satu tempat saja tetapi ketiga tempat usaha, maka dengan adanya permasalahan tersebut perlu adanya sebuah perancangan yang matang sebelum dibangunnya sebuah sistem. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah terbentuknya perancangan untuk aplikasi persediaan barang di Mebeul Monalisa Sumedang yang matang terkait sistem yang akan dibuat dalam jangka panjang. Manfaat Adapun manfaat yang dapat dirasakan bagi pengelola bisnis yaitu mempunyai dokumentasi jelas sedangkan untuk pengembang aplikasi dapat langsung memuat implementasi aplikasi dengan melihat pedoman yang sudah jelas dan tentunya tepat sasaran. Metode Penelitian Menurut Raymond McLeod, Jr. dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen Jilid 1. Prototype merupakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang memungkinkan pengembangan aplikasi untuk menciptakan suatu model dari system informasi dikembangkan. Dengan metode prototyping ini pengembang dan pelanggan dapat saling berinteraksiselama proses pembuatan sistem. Manfaatnya yaitu pengembang tahu apa yang menjadi keinginan pelanggan dan pelanggan juga mengetahui proses proses dalam penyelesaian yang diinginkan. Prototype memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Ada 2 jenis prototype yaitu Prototype jenis I sesungguhnya akan menjadi sistem operasional sedangkan prototype jenis II merupakan suatu model yang dapat dibuang yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

3 Pengembangan prototype jenis I Mengidentifikasi kebutuhan pemakai Mengembangkan Prototype TIDAK Prototype dapat diterima YA Mengkodekan sistem operasional Menguji sistem operasional Sistem dapat di terima TIDAK Menggunakan sistem operasional Gambar 1. Metode Pengembangan Sistem Prototipe [7] PEMBAHASAN Kajian Teori Untuk mengkaji permasalahan diatas, maka perlu beberapa kajian teori seperti : 1. Perancangan Menurut George M Scott yang diterjemahkan oleh Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul Analisa dan Desain Sistem Informasi, perancangan didefinisikan sebagai berikut : perancangan adalah desain yang menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan dalam tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benarbenar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analis sistem. [3] Pengertian perancangan menurut S.P. Hariningsih dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan bahwa : perancangan sistem merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalahmasalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem. [2] Berdasarkan pendapat para ahli diatas maka dapat disimpulkan pengertian perancangan yaitu mendesain atau menggambar sesuatu dari kumpulan elemen elemen, sub sub, komponen komponen untuk menghasilkan suatu kegunaan yang berguna dimasa yang akan datang.

4 2. Aplikasi Menurut Jogiyanto aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instructiom) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output. (1999:12) Sedangkan menurut Hengky W. Pramana aplikasi adalah suatu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktifitas seperti sistem perniagaan, game pelayanan masyarakat, periklanan, ata semua proses yang hamper dilakukan manusia Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugastugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data sebagai upaya untuk memberikan solusi terkait masalah yang dihadapi. 3. Persediaan Menurut Mulyadi persediaan adalah merupakan elemen aktiva yng disimpan untuk dijual dalam kegiatan bisnis yang normal atau barangbarang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual. [4] Menurut Ristono persediaan dapat diartikan sebagai barangbarang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan. (2009:13) Sedangkan menurut Skousen persediaan ditujukan untuk barangbarang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal, dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka kata ini ditujukan untuk proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi. (2004:653) Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan tentang pengertian dari persediaan yaitu kumpulan dari bahan baku dalam produksi yang diperuntukan sebagai cadangan dalam kegiatan produksi. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Analisis ini dilakukan untuk melihat kegiatan operasional yang sedang berjalan pada saat ini ditempat usaha tersebut. Sehingga sistem yang akan dibuat berdasarkan pada sistem yang sedang berjalan sekarang tanpa harus mengubah sistem secara keseluruhan. Sistem yang berjalan selengkapnya dijelaskan pada gambar 2 berikut ini :

5 Sistem Yang Sedang Berjalan Mengecek Pelanggan Pemilik Pegawai Bagian Gudang Mulai Menjual Melakukan Pemilihan Mengonfirmasi Pengambilan Mencatat Pemasukan Katalog Katalog Form Pengambilan Tidak Buku Daftar Menerima Informasi Ketersediaan Mencatat Pengeluaran Meminta Informasi Informasi Ketersediaan Status Form Pengambilan Ya Ya Informasi Yang Tersedia Melakukan Pembelian Tidak Informasi Yang Tersedia Status Tidak Informasi Yang Tidak Tersedia Informasi Yang Tidak Tersedia Selesai Gambar 2. Flowchart Sistem Yang Sedang Berjalan

6 Analisis Kebutuhan Pengguna Berdasarkan pada metodologi yang digunakan yaitu prototype yang salah satu tahapannya yaitu mengidentifikasi kebutuhan pengguna maka analisis kebutuhan pengguna harus dirumuskan untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna terkait kebutuhan/informasi yang diinginkan para pelaku. Tabel 1 Kebutuhan Pengguna No Pengguna Kebutuhan 1 Pemilik Usaha Jumlah stok barang keseluruhan Rekap stok barang Jumlah penambahan barang Jumlah pengeluaran barang Daftar Retur 2 Bagian Gudang Jumlah stok barang keseluruhan Jumlah stok barang per no barang Jumlah stok barang per jenis barang Jumlah stok barang per merk barang Jumlah stok barang per tipe barang Jumlah barang terendah Jumlah barang terbanyak Jumlah penambahan barang dari supplier Jumlah penambahan barang yang dipindahkan ke tempat lain Jumlah pengeluaran barang yang dibeli oleh pelanggan Jumlah pengeluaran barang yang dipindahkan ke tempat lain Jumlah Retur 3 Pegawai Info barang 4 Pembeli/Konsumen Info jenis barang Info ketersediaan barang Usulan Sistem Baru Usulan untuk sistem baru yang diberikan tidak berbeda dengan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini namun adanya pembaharuan, penambahan, atau penggabungan proses bisnis untuk mengoptimalkan proses bisnis yang dilakukan. 1. Flowchart Baru Flowchart usulan untuk sistem baru selengkapnya dapat dilihat pada gambar 3 berikut :

7 Sistem Yang Diusulkan Pelanggan Pemilik Pegawai Bagian Gudang Mulai Menjual Melakukan Pemilihan Mengonfirmasi Pengambilan Menginput Pemasukan Pada Aplikasi Katalog Katalog Form Pengambilan Tidak Buku Daftar Proses Pembuatan Laporan Pada Aplikasi Laporan berdasarkan Kategori Menerima Informasi Ketersediaan Menginput Pengeluaran Pada Aplikasi Laporan berdasarkan Kategori Meminta Informasi Informasi Ketersediaan Status Form Pengambilan Ya Tidak Ya Informasi Yang Tersedia Melakukan Pembelian Informasi Yang Tersedia Proses Pengecekkan Pada Aplikasi Status Tidak Informasi Yang Tidak Tersedia Informasi Yang Tidak Tersedia Selesai Gambar 0. Flowchart Sistem Yang Diusulkan

8 2. Perancangan Database Tabel 2. Tabel Petugas USERID Text 20 Primary key NAMA_PETUGAS Text 50 PASSWORD Text 30 HAK_AKSES Text 20 Tabel 3. Tabel Jenis KODE_JENIS Text 10 Primary key JENIS BARANG Text 50 Tabel 0. Tabel NO_BARANG Text 20 Primary key JENIS_BARANG Text 50 MERK Text 50 TIPE Text 50 KODE_BARANG Text 20 UKURAN Text 50 WARNA Text 50 STOK Number Long Integer HARGA Number Long Integer KETERANGAN Text 100 Tabel 5. Tabel Penambahan NO_PENAMBAHAN Text 20 Primary key TGL_PENAMBAHAN Data/Time KATEGORI Text 30 KE_TEMPAT Text 30 DARI_TEMPAT Text 30 KETERANGAN Text 100 Tabel 6. Tabel Detail Penambahan NO_PENAMBAHAN Text 20 NO_BARANG Text 20 JENIS_BARANG Text 50 MERK Text 50 TIPE Text 50 KODE_BARANG Text 20 UKURAN Text 50 WARNA Text 50 STOK_AWAL Number Long Integer JML_PENAMBAHAN Number Long Integer

9 Tabel 7. Tabel Pengeluaran NO_PENGELUARAN Text 20 Primary key TGL_PENGELUARAN Data/Time KATEGORI Text 30 KE_TEMPAT Text 30 DARI_TEMPAT Text 30 KETERANGAN Text 100 Tabel 8. Tabel Detail Pengeluaran NO_PENGELUARAN Text 20 NO_BARANG Text 20 JENIS_BARANG Text 50 MERK Text 50 TIPE Text 50 KODE_BARANG Text 20 UKURAN Text 50 WARNA Text 50 STOK_AWAL Number Long Integer JML_PENAMBAHAN Number Long Integer Tabel 9. Tabel Retur NO_RETUR Text 20 Primary key TGL_RETUR Data/Time KATEGORI Text 30 KE_TEMPAT Text 30 KETERANGAN Text Perancangan Desain Tabel 10. Skema Desain dan Fungsi No Desain Fungsi 1 Form Login Untuk akses pengguna 2 Form Menu Utama Untuk menyediakan fitur pada aplikasi 3 Form Input Jenis Untuk menginput data jenis barang 4 Form Input Akses Petugas Untuk menginput data akses petugas 5 Form Input Data Untuk menginput data barang tiap toko dan gudang 6 Form Penambahan Stock Untuk melakukan penambahan stock barang baik dari supplier atau perpindahan barang 7 Form Pengeluaran Stock Untuk melakukan pengeluaran stock barang baik dari penjualan atau perpindahan barang

10 8 Form Retur Untuk melakukan penukaran barang yang rusak dengan barang yang baru 9 Form Perubahan Transaksi Penambahan Untuk melakukan pembaharuan transaksi penambahan yang telah 10 Form Perubahan Trasaksi Pengeluaran dilakukan Untuk melakukan pembaharuan transaksi pengeluaran yang telah dilakukan 11 Form Pencarian Stock Untuk melakukan pencarian stock barang tiap toko dan gudang 12 Form Backup Data Untuk melakukan backup database 13 Form Kategori Daftar Untuk menyediakan fitur pencetakan daftar barang 14 Form Kategori Daftar Retur Untuk menyediakan fitur pencetakan daftar retur 15 Daftar Diurutkan Berdasarkan No Untuk melihat daftar barang yang telah diurutkan berdasakran no barang 16 Daftar Diurutkan Berdasarkan Jenis Untuk melihat daftar barang yang telah diurutkan berdasarkan jenis barang 17 Daftar Diurutkan Berdasarkan Merk Untuk melihat daftar barang yang telah diurutkan berdsarkan merk barang 18 Daftar Diurutkan Berdasarkan Tipe Untuk melihat daftar barang yang telah diurutkan berdasarkan tipe barang 19 Daftar Berdasarkan Jenis Untuk melihat daftar barang berdasakan jenis barangnya saja 20 Daftar Berdasarkan Jumlah Terendah Untuk melihat daftar barang berdasarkan jumlah barang terendah 21 Daftar Berdasarkan Jumlah Tertinggi Untuk melihat daftar barang berdasarkan jumlah barang tetinggi 22 Rekap Stok Untuk melihat rekap stok barang tiap toko dan gudang 23 Daftar Penambahan Untuk melihat daftar penambahan barang secara keseluruhan 24 Daftar Penambahan per Supplier Untuk melihat daftar penambahan barang berdasarkan supplier 25 Daftar Penambahan per Perpindahan Untuk melihat daftar penambahan barang berdasarkan perpindahan barang 26 Daftar Pengeluaran Untuk melihat daftar pengeluaran barang secara keseluruhan 27 Daftar Pengeluaran per Penjualan Untuk melihat daftar pengeluaran barang berdasarkan transaksi penjualan 28 Daftar Pengeluaran per Perpindahan Untuk melihat daftar pengeluaran barang berdasarkan perpindahan barang 29 Daftar Retur Untuk melihat daftar retur barang

11 e. Evaluasi Desain Tabel 11. Hasil Evaluasi Desain No Desain Hasil Pengguna Keterangan 1 Form Login 2 Form Menu Utama Blm Perlu tambahan identitas toko 3 Form Input Jenis 4 Form Input Akses Petugas 5 Form Input Data 6 Form Penambahan Stock 7 Form Pengeluaran Stock Blm 8 Form Retur Blm 9 Form Perubahan Transaksi Penambahan 10 Form Perubahan Trasaksi Pengeluaran 11 Form Pencarian Stock Field untuk input masih ada yang kurang Perlu penambahan field baru

12 12 Form Backup Data 13 Form Kategori Daftar 14 Form Kategori Daftar Retur 15 Daftar Diurutkan Berdasarkan No 16 Daftar Diurutkan Berdasarkan Jenis 17 Daftar Diurutkan Berdasarkan Merk 18 Daftar Diurutkan Berdasarkan Tipe 19 Daftar Berdasarkan Jenis 20 Daftar Berdasarkan Jumlah Terendah 21 Daftar Berdasarkan Jumlah Tertinggi Blm Blm Blm Blm Blm Blm Blm Blm 22 Rekap Stok 23 Daftar Penambahan Tambahkan kateogri periode

13 24 Daftar Penambahan per Supplier 25 Daftar Penambahan per Perpindahan 26 Daftar Pengeluaran 27 Daftar Pengeluaran per Penjualan 28 Daftar Pengeluaran per Perpindahan 29 Daftar Retur Blm Perlu penambahan field baru PENUTUP Kesimpulan Adapun kesimpulan dari penelitian yang dilakukan, yaitu bahwa perancangan yang dibuat dapat menggali kebutuhan informasi yang dibutuhkan pemakai sehingga perancangan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Saran Saran untuk kedepannya agar pedoman tentang perancangan ini agar diimplementasikan dalam bentuk Aplikasi Persediaan. DAFTAR PUSTAKA [1] Earl K. Stice, James D. Stice dan K. Fred Skousen., (2004). Akuntansi Intermediate, Edisi Lima Belas, Buku 1, Alih Bahasa oleh Salemba Empat, Salemba Empat, Jakarta. [2] Hariningsih, S.P. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Ardana Media, Jakarta. [3] Jogiyanto H.M., (1999). Analisis dan Disain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. [4] Mulyadi., (2001). Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba. Empat, Jakarta. [5] Pramana, H., (1999). Kunci Sukses Visual FoxPro 6.0, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [6] Ristono, Agus., (2009). Manajemen Persediaan Edisi 1. Yogyakarta : Graha Ilmu. [7] Raymond McLeod,Jr. (2001). Sistem Informasi Edisi 7 Jilid 2. Prenhallindo. Jakarta.