BAB IV PERANCANGAN SISTEM. baik mengenai sistem informasi pengelolaan data persediaan barang TOKO RIA

Transkripsi

1 BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem dilakukan untuk memberikan informasi yang lebih baik mengenai sistem informasi pengelolaan data persediaan barang TOKO RIA REZEKI khususnya untuk bagian pengelolaan persediaan agar menghasilkan informasi persediaan yang akurat. 4.1 Flowmap Yang Diusulkan Dalam perancangan Sistem Pengelolaan Persediaan Barang TOKO RIA REZEKI, diusulkan 2 flowmap yang memiliki relasi. Diantaranya Flowmap usulan data pembelian dan Flowmap usulan data penjualan Flowmap Usulan Pembelian Flowmap usulan data pembelian menggambarkan aliran data dalam pengolahan data pembelian. a. Prosedur Flowmap Usulan Pembelian 1. Supplier memberikan brosur kepada Atasan 2. Atasan memilih barang, melakukan nego harga dan melakukan pemesanan barang dengan supplier.

2 3. Atasan membuat catatan pesanan 2 rekap dan menyerahkan 1 rekap kepada supplier kemudian supplier membuat faktur pembelian 2 rekap dan 1 rekap faktur pembelian diserahkan kepada atasan. 4. Atasan mengecek barang sesuai dengan catatan pesanan bila sesuai akan diparaf dan diserahkan kepada atasan. Atasan akan mengecek barang sesuai dengan catatan pesanan. Kemudian atasan akan mengecek catatan pesanan dengan faktur. Supplier akan menandatangani faktur pembelian setelah atasan melakukan pembayaran. Setelah itu atasan menginput faktur pembelian dan menghasilkan laporan pembelian untuk sendiri dan laporan stok 2 rekap, 1 rekap diserahkan kepada karyawan. 5. Apabila tidak maka akan menginput retur barang dan menghasilkan surat retur barang diserahkan kepada supplier. Kemudian menghasilkan laporan stok 2 rekap, 1 rekap diserahkan kepada karyawan. Keterangan : TTD = Tandatangan TT = Tanda Terima

3 Supplier Atasan Karyawan Brosur Brosur Pilih + nego harga+ pesanan barang Catatan Pesanan Catatan Catatan Pesanan Pesanan Membuat faktur pembelian sesuai catatan pesanan Mengecek barang sesuai dengan catatan pesanan Faktur Faktur pembelian pembelian sesuai T 1 Y Paraf catatan pesanan Faktur pembelian Menandatang ani faktur pembelian Faktur pembelian TTD Catatan pesanan Faktur paraf pembelian Mengecek faktur dengan catatan paraf dan melakukan pembayaran Faktur pembelian Catatan pesanan paraf 2 Gambar 4.1 Flowmap Usulan Pembelian Bagian I

4 Supplier Atasan Karyawan 2 Faktur pembelian yang TTD Menginput data faktur pembelian T_DetailPembelian Mencetak Laporan pembelian dan laporan stok Laporan pembelian Laporan stok Laporan stok Laporan stok 1 Menginput data retur pembelian T_Retur Mencetak surat retur dan laporan stok Surat Retur Surat Retur Laporan stok Laporan stok Laporan stok Gambar 4.2 Flowmap Usulan Pembelian Bagian II

5 4.1.2 Flowmap Usulan Penjualan Flowmap usulan data penjualan menggambarkan aliran data dalam pengolahan data penjualan. a. Prosedur Flowmap Usulan Penjualan 1. Cuatomer akan menanyai barang yang dia sedang cari, kemudian karyawan akan menawarkan berbagai macam barang kepada customer. 2. Customer akan memilih barang dan nego harga dan memesan barang yang diinginkan. 3. Bagian gudang akan mengambil barang dari gudang sesuai dengan pesanan customer. 4. Customer melakukan pembayaran dan atasan akan menginput data penjualan. 5. Kemudian atasan akan mencetak 2 rekap faktur penjualan dan menandatanganinya dan diberikan kepada customer 1 rekap. Dan atasan akan mencetak laporan penjualan, laporan keuntungan untuk atasan dan membuat laporan stok 2 rekap yang 1 rekap diserahkan pada karyawan.

6 Atasan Customer Karyawan Pembayaran Barang Barang Menginput data penjualan Pilih + nego harga+ pesanan barang T_DetailPenjualan Mencetak faktur penjualan dan menandatanganinya, Faktur penjualan Faktur penjualan TTD TTD Pesanan Barang Melakukan pembayaran Pesanan Mengambil barang sesuai pesanan Menginput data faktur T_DetailPenjualan Mencetak laporan penjualan, laporan keuntungan dan laporan stok Pembayaran Faktur penjualan TTD Barang Laporan penjualan Laporan stok Laporan stok Laporan keuntungan Laporan stok Gambar 4.3 Flowmap Usulan Penjualan

7 4.2 Diagram Konteks Diagram konteks berisi gambaran umum sistem yang akan dibuat secara garis besar. Dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi aliran data yang diberikan kepada sistem, serta informasi yang harus dihasilkan oleh sistem. Berikut adalah diagram konteks yang dapat dilihat : DIAGRAM KONTEKS Supplier Supplier Faktur Pembelian Brosur Faktur Penjualan Customer Surat Retur Catatan Pesanan Sistem pengelolaan data persediaan barang TOKO RIA REZEKI TPI Pembayaran Pesanan Barang Atasan Laporan Penjualan Laporan Permbelian Laporan Keuntungan Laporan stok Laporan stok Karyawan Gambar 4.4 Diagram Konteks

8 4.3 Flow Diagram DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. DFD LEVEL 0 Supplier Barang Supplier 1.0 Proses Input Supplier 2.0 Proses Pengolahan Barang Supplier Supplier Kode_Suppplier Barang Barang Kode_Barang Barang Barang 5.* Proses Pengolahan Penjualan Supplier 3.* Proses Pengolahan Pembelian Pembelian No_Faktur DetailPembelian Pembelian Barang Pembelian Barang Barang 6.* Proses Cetak Penjualan penjualan DetailPenjualan No_faktur Surat Retur 4.0 Proses Input Retur Retur Faktur Penjualan Customer No_Faktur Retur Retur Laporan Stok Laporan Keuntungan Laporan Pembelian Laporan Penjualan Atasan Karyawan Laporan Stok Gambar 4.5 DFD Level 0

9 Terdapat lima proses yang dapat dijabarkan pada gambar dibawah sebagai berikut: 1. Proses 1.0 adalah proses data supplier yang langsung berhubungan dengan supplier dan berhubungan dengan tabel supplier. 2. Proses 2.0 adalah proses data barang yang berhubungan dengan tabel barang. 3. Proses 3.* adalah proses data pembelian yang berhubungan dengan tabel detail pembelian dan tabel supplier serta data barang yang berhubungan dengan tabel barang dan tabel detail pembelian. 4. Proses 4.0 adalah proses data retur yang berhubungan dengan tabel retur dan tabel detail pembelian. 5. Proses 5.* adalah proses data penjualan yang berhubungan dengan tabel barang dan tabel detail penjualan. 6. Proses 6.* adalah proses cetak yang akan mencetak laporan stok kepada karyawan dan atasan sebagai pegangan kemudian catatan penjualan dan pembelian, laporan keuntungan untuk atasan sendiri beserta faktur penjualan kepada customer.

10 4.3.1 Flow Diagram Level 1 Proses 3 DFD level 1 proses 3 merupakan penurunan dari proses 1 pada DFD level 0 yaitu proses pembelian. Berikut adalah penurunannya : DFD LEVEL 1 PROSES 3 PEENGOLAHAN DATA PEMBELIAN Supplier Supplier 3.1 Proses Pembelian Barang Kode_Barang Jumlah_Perunit Barang 3.2 Proses Update Stok Barang Kode_Barang Jumlah_Perunit Pembelian No_faktur DetailPembelian Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses 3 Terdapat 2 proses setelah penurunan dari proses pengolahan data pembelian yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Proses Pembelian berupa penginputan data barang dari tabel barang dan data supplier dari tabel supplier serta penginputan jumlah pembelian. 2. Proses Update stok barang adalah jumlah barang pembelian barang dari tabel detail pembelian akan dikurangi ke tabel barang.

11 4.3.2 Fow Diagram Level 1 Proses 5 DFD level 1 proses 5 merupakan penurunan dari proses 1 pada DFD level 0 yaitu proses penjualan. Berikut adalah penurunannya : DFD LEVEL 1 PROSES 5 PENGOLAHAN DATA PENJUALAN Kode Barang Harga_Beli_Perunit Barang 5.1 Proses Penjualan dan Menghitung Laba Penjualan Kode_Barang Jumlah_Perunit 5.2 Proses update Stok Barang Penjualan No_faktur DetailPenjualan Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses 5 Terdapat 2 proses setelah penurunan dari proses pengolahan data penjualan yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Proses Penjualan dan Menghitung Laba Penjualan berupa penginputan data barang dari tabel barang, penginputan jumlah penjualan dan perhitungan laba penjualan barang. 2. Proses Update stok barang adalah jumlah barang penjualan barang dari tabel detail penjualan akan dikurangi ke tabel barang.

12 4.3.3 Flow Diagram Level 1 Proses 6 DFD level 1 proses 6 merupakan penurunan dari proses 1 pada DFD level 0 yaitu proses cetak. Berikut adalah penurunannya : DFD LEVEL 1 PROSES 6 CETAK Retur Retur 6.6 Cetak Surat Retur DetailPembelian 6.1 Cetak Laporan Pembelian Pembelian Barang Barang 6.5 Cetak Laporan Stok Penjualan 6.3 Cetak Laporan Penjualan DetailPenjualan Penjualan Penjualan 6.2 Cetak Faktur Penjualan 6.4 Cetak Laporan Keuntungan Surat Retur Laporan Pembelian Laporan Stok Laporan Stok Faktur Penjualan Supplier Karyawan Customer Atasan Laporan Penjualan Laporan Keuntungan Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses 6 Terdapat 5 proses setelah penurunan dari proses cetak yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Proses Cetak Laporan Pembelian adalah proses mencetak laporan pembelian dari tabel detail pembelian untuk atasan. 2. Proses Cetak Faktur Penjualan adalah proses mencetak faktur penjualan dari tabel penjualan untuk customer.

13 3. Proses Cetak Laporan Penjualan adalah proses mencetak laporan penjualan dari tabel detail penjualan untuk atasan. 4. Proses Cetak Laporan Keuntungan adalah proses mencetak laporan keuntungan dari tabel detail penjualan untuk atasan. 5. Proses Cetak Laporan Stok adalah proses mencetak laporan stok dari tabel barang untuk karyawan dan atasan. 6. Proses Cetak Surat Retur adalah proses mencetak surat retur dari tabel retur. 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual. Objek adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan, diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data data. Atribut yang berhubungan dengan perangkat lunak

14 Sistem Pengelolaan Persediaan Barang Toko Ria Rezeki dapat digambarkan sebagai berikut : Membeli m Barang m Menjual n n Customer Supplier n Retur 1 Atasan Gambar 4.9 Entitas Relasi Diagram

15 4.5 Perancangan Struktur Tabel Dalam pembuatan suatu program,suatu relasi antar tabel sangat mendukung berhasilnya suatu pemrograman. Maka relasi antar tabel akan ditampilkan sebagai berikut : Gambar 4.10 Relasi Entitas

16 4.6 Perancangan Struktur File Berikut adalah rancangan struktur file yang berupa tabel yaitu : Nama Tabel : T_DetailPembelian Field Kunci : - Keterangan : Berisi data pembelian yang jelas Tabel 4.1 Tabel Detail Pembelian N o Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Tanggal Date/Time Short Date Tanggal transaksi terjadi 2 No_Faktur Text 8 Nomor faktur pembelian 3 No_Nota Text 8 Nomor nota yang diberikan oleh supplier 4 Kode_Supplier Text 8 Kode supplier 5 Nama_Supplier Text 30 Nama supplier 6 Kode_Barang Text 8 Kode barang masing-masing 7 Nama_Barang Text 20 Nama barang 8 Detail Text 20 9 Harga_Beli_Perunit Number 10 Total_Beli Number 11 Jumlah_Barang Number 12 Jumlah_Perunit Number Long Long Long Long Keterangan lebih lanjut barang yang bersangkutan Harga beli barang perunit Jumlah dari harga barang dengan jumlah barang 1 macam Jumlah barang per unit, dos, lusin dan gross Jumlah perunit

17 Nama Tabel : T_DetailPenjualan Field Kunci : - Keterangan : Berisi data penjualan yang jelas Tabel 4.2 Tabel Detail Penjualan N o Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Tanggal Date/Time Short Date Tanggal terjadinya transaksi penjualan 2 No_Faktur Text 8 Nomor faktur penjualan 3 Kode_Barang Text 8 Kode barang masing-masing 4 Nama_Barang Text 20 Nama barang 5 Detail Text 20 6 Harga_Perunit Number 7 Harga_Beli_Perunit Number 8 Total_Jual Number 9 Laba_Barang Number 10 Jumlah_Perunit Number Long Long Long Long Long Keterangan lebih lanjut barang yang bersangkutan Harga jual perunit Harga beli barang perunit Jumlah dari harga barang dengan jumlah barang 1 macam Laba penjualan permacam Jumlah perunit

18 Nama Tabel : T_Lapstok Field Kunci : - Keterangan : Berisi data sisa barang per hari. Tabel 4.3 Tabel Laporan Stok N o Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Tanggal Date/Time Short Date Tanggal terjadinya perubahan sisa barang 1 Kode_Barang Text 8 Kode barang masing-masing 2 Nama_Barang Text 50 Nama barang 3 Detail Text 20 5 Stok Number Long Keterangan lebih lanjut barang yang bersangkutan Jumlah barang perunit yang tersisa Nama Tabel Field Kunci Keterangan : T_Penjualan : No_Faktur : Berisi data penjualan Tabel 4.4 Tabel Penjualan N o Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Tanggal Date/Time Short Date Tanggal terjadinya penjualan barang 2 No_Faktur Text 8 Nomor faktur penjualan 3 Total_Faktur Number 4 Total_Keuntungan Number Long Long Total penjulan per faktur Total keuntungan per faktur

19 Nama Tabel Field Kunci Keterangan : T_Barang : Kode_Barang : Berisi data barang toko N o Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Kode_Barang Text 8 Kode barang masing-masing 2 Nama_Barang Text 50 Nama barang 3 Detail Text 20 Keterangan lebih lanjut barang yang bersangkutan 4 Harga_Beli_Perunit Number Long Harga beli barang perunit integer 5 Stock_Perunit Number Long Jumlah barang perunit Tabel 4.5 Tabel Barang Nama Tabel Field Kunci Keterangan : T_Pembelian : No_Faktur : Berisi data pembelian N o 1 2 Tanggal Nama Field Tipe Ukuran Keterangan Date/Time Short Date Tanggal terjadinya pembelian barang No_Faktur Text 8 Nomor faktur pembelian 3 No_Nota Text 8 Nomor nota yang diberikan oleh supplier 4 Kode_Supplier Text 8 Kode supplier 5 Nama_Supplier Text 30 Nama supplier 6 Total_Faktur Long Number Total pembelian per faktur Tabel 4.6 Tabel Pembelian

20 Nama Tabel Field Kunci Keterangan : T_Supplier : Kode_Supplier : Berisi data supplier N o Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Kode_Supplier Text 8 Kode supplier 2 Nama_Supplier Text 30 Nama supplier 3 No_Telepon Text 12 Nomor telepon supplier 4 Alamat Text 25 Alamat supplier Tabel 4.7 Tabel Supplier Nama Field Keterangan : T_Retur : Kode_Retur : Berisi data retur pembelian N o Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Tanggal Date/Time Short Date Tanggal transaksi terjadi 2 Kode_Retur Text 8 Kode retur pembelian 3 No_Faktur Text 8 Nomor faktur pembelian 4 No_Nota Text 8 Nomor nota yang diberikan oleh supplier 5 Nama_Supplier Text 30 Nama supplier 6 Kode_Barang Text 8 Kode barang masing-masing 7 Nama_Barang Text 20 Nama barang 8 Detail Text 20 9 Jumlah_Perunit Number Long Keterangan lebih lanjut barang yang bersangkutan Jumlah perunit

21 Tabel 4.8 Tabel Retur 4.7 Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi untuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut : Struktur Program Input Proses Output Barang Supplier Pembelian Penjualan Retur Hitung Sisa Barang Hitung Keuntungan Laporan Sisa Stok Laporan Keuntungan Faktur Penjualan Laporan Pembelian Laporan Penjualan Surat Pembelian Gambar 4.11 Struktur Program

22 4.8 Perancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut :

23 Menu Transaksi Laporan Barang Supplier Transaksi Pembelian Transaksi Penjualan Retur Pembelian Laporan Sisa Stok Laporan Keuntungan Laporan Pembelian Laporan Penjualan Gambar 4.12 Struktur Menu 4.9 Perancangan Input Adapun rancangan antar muka masukan terdiri dari : Transaksi Laporan Sistem Pengelolaan Persediaan Barang Toko Ria Rezeki 7:30

24 Gambar 4.13 Rancangan Menu Utama TOKO RIA REZEKI Barang Kode_Barang Nama_Barang Detail Harga_Beli_Perunit Stok_perunit Add Edit Delete Refresh Close Print Searching Kode barang Nama Barang Detail Harga Perunit Gambar 4.14 Rancangan Form Masukan Barang

25 TOKO RIA REZEKI Searching Supplier Kode_Supplier Nama_Supplier No_Telepon Alamat Kode Supplier Nama No.Telepon Alamat Add Edit Delete Refresh Close Gambar 4.15 Rancangan Form Masukan Supplier TOKO RIA REZEKI Pembelian Print Searching Tanggal No_Faktur No_Nota Kode_Supplier Total Faktur Harian 9/24/2012 Periode 9/24/2012 Cetak 9/24/2012 Cetak No_Faktur No_Nota Nama_Supplier Kode_Barang Nama_Barang Detail Harga_Barang_Perunit Jumlah_Perunit Gambar 4.16 Rancangan Form Laporan Pembelian

26 Searching TOKO RIA REZEKI Penjualan Print Tanggal No_Faktur Total_Faktur Harian 9/24/2012 Periode 9/24/2012 Cetak 9/24/2012 Cetak Tanggal No_Faktur Kode_Barang Nama_Barang Detail Harga_Perunit Jumlah_Perunit Gambar 4.17 Rancangan Form Laporan Penjualan TOKO RIA REZEKI Detail Pembelian Total Nota No_Faktur No_Nota Nama_Supplier Kode_Barang Nama_barang Harga_Beli_Perunit Total_Beli Jumlah_Perunit Add Edit Delete Refresh Close Tanggal No.Faktur No.Nota Kode Supplier Kode Barang Nama Supplier Nama Barang Detail Harga/unit Jumlah Barang Jumlah/unit Total Beli Searching Gambar 4.18 Rancangan Form Transaksi Pembelian

27 TOKO RIA REZEKI Detail Penjualan Total Nota No_Faktur Kode_Barang Nama_Barang Detail Harga_Perunit Jumlah_Perunit Total_Jual Add Edit Delete Refresh Close Tanggal No.Faktur Kode Barang Nama Barang Detail Harga/unit Jumlah/unit Total Jual Searching Gambar 4.19 Rancangan Form Transaksi Penjualan TOKO RIA REZEKI Detail Retur Tanggal Kode_Retur No_Nota No_faktur Nama_Supplier Kode_Barang Nama_Barang Jumlah_Perunit Tanggal Kode Retur No.Faktur No.Nota Nama Supplier Kode Barang Nama Barang Jumlah/unit Searching Print Add Delete Refresh Close Gambar 4.20 Rancangan Form Retur Pembelian

28 TOKO RIA REZEKI Tanggal 9/24/2012 Cetak Tanggal Kode_Barang Nama_Barang Stok Gambar 4.21 Rancangan Form Laporan Stok Harian 9/24/2012 9/24/2012 TOKO RIA REZEKI Periode 9/24/2012 Cetak Tanggal No_Faktur Nama_Barang Total_Faktur Total_Keuntungan Gambar 4.22 Rancangan Form Laporan Keuntungan

29