ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN PADA PEMERINTAH DESA BANGUNJIWO BERBASIS WEB NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN PADA PEMERINTAH DESA BANGUNJIWO BERBASIS WEB NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muhammad Rizal Husain Muttaqien kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED INFORMATION SYSTEM OF POPULATION IN BANGUNJIWO VILLAGE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN PADA PEMERINTAH DESA BANGUNJIWO BERBASIS WEB Muhammad Rizal Husain Muttaqien Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Bangunjiwo Village is located in Bantul, Yogyakarta. The village has a lot of potential in the field of handicrafts. An example is the pottery center Kasongan, which are well known to the foreign countries. Bangunjiwo Village has more than 26 thousand inhabitants, quite a lot when compared to other villages in Bantul. On one hand, many residents pose a problem at the level of the village government do if the population data, as well as service to the residents themselves. Until now, the government has not had a population database. Difficulty in doing so if the data relating to the population, such as when the headman election. Examples of cases that often occurs is recorded population died were still alive, as well as residents who moved out still recorded live. In addition, the service system in rural Bangunjiwo still manual. Computers are available in every part of the office is only used for regular typing, not connected with each other. Recording or archiving the data are still manually use the book. From the analysis of the problems, the author tries to design a system that has a database of population and the population is able to process data. The system can also print various types of certificates automatically. In addition, the system is integrated with seashell network ( LAN ) so that each computer in the room can be connected to this system. Keywords : Bangunjiwo, System, Information, Population

4 1. Pendahuluan Di zaman komunikasi digital seperti sekarang ini, manusia dihadapkan dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi yang semakin canggih dan meluas ke banyak aspek kehidupan. Dan internet menjadi salah satu media pengembangan sistem informasi yang digunakan oleh banyak pihak. Hal ini dikarenakan sistem informasi berbasis internet dapat mencakup wilayah yang luas dan lebih mudah untuk digunakan. Sehingga secara otomatis akan mendorong naiknya efektivitas dan efisiensi dari sistem informasi tersebut. Pada akhirnya informasi dapat diolah dan disampaikan dengan cepat dan tepat. Salah satu agenda reformasi yang akan terus menerus dilaksanakan oleh negara dan bangsa Indonesia adalah mewujudkan pemerintahan yang baik atau yang dikenal dengan sebutan good governance. Adapun salah satu ciri good governance tersebut adalah pemerintahan yang memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Pelayanan yang dilakukan pemerintah meliputi semua aspek kehidupan masyarakat, termasuk di bidang kependudukan. Desa Bangunjiwo merupakan salah satu desa terbaik di Kabupaten Bantul. Desa ini memiliki keunggulan di bidang kerajinan dan kesenian. Salah satu kerajinan unggulan yang terdapat di Desa Bangunjiwo adalah Sentra Gerabah Kasongan, yang sudah terkenal hingga mancanegara. Akan tetapi, Desa Bangunjiwo masih mempunyai beberapa kekurangan, salah satunya adalah pada sistem pelayanan warga-nya. Desa Bangunjiwo membutuhkan inovasi untuk meningkatkan mutu dan kecepatan pelayanan, mengingat desa ini memiliki lebih dari penduduk sehingga pada waktu tertentu Pemerintah Desa / Pamong Desa kewalahan dalam melayani kebutuhan warga-nya. Hingga saat ini, sistem pelayanan di Desa Bangunjiwo masih manual. Komputer yang ada hanya digunakan untuk sebatas pengetikan saja. Pencatatan atau pengarsipan masih dilakukan pada buku /manual. Dan masalah mendasar lain yang dihadapi Pemerintah Desa Bangunjiwo adalah belum adanya basis data kependudukan, sehingga menyulitkan Pemerintah dalam melakukan pendataan. Sebagai contoh adalah ketika pemilihan lurah maupun dukuh, Pemerintah harus melakukan pendataan ulang berdasarkan pada data pemilihan sebelumnya. Masalah pun kian bertambah ketika ada penduduk yang telah meninggal tercatat masih hidup, serta penduduk yang sudah pindah keluar masih tercatat sebagai penduduk desa tersebut. Ditinjau dari sistem yang berjalan saat ini, maka diperlukan sebuah sarana penunjang yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan dan pengolahan data penduduk yang ada di Kantor Pemerintah Desa Bangunjiwo. Sistem ini dibuat dengan basis website dan menggunakan jaringan LAN (Local Area 1

5 Network) sehingga dapat diakses oleh seluruh komputer yang ada di lingkungan kantor. 2. Landasan Sistem 2.1 Definisi Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output) dapat dilihat pada gambar berikut. 1 Input 2.2 Data 2.3 Pemrosesan Output Data Gambar Proses Sistem Informasi 2.2 Definisi Kependudukan Kependudukan adalah semua hal yang menyangkut tentang dinamika dan struktur penduduk yang berada didalam suatu wilayah. Struktur penduduk sendiri terdiri dari jumlah, komposisi, perkembangan dan perubahan penduduk. Ilmu yang mempelajari tentang masalah kependudukan disebut ilmu Demografi. Ada tiga variabel dasar demografi yaitu: 1. Kelahiran (fertilitas) Kelahiran atau fertilitas dalam pandangan demografi adalah kemampuan seorang wanita secara riil untuk melahirkan yang diwujudkan secara nyata dalam jumlah bayi. Tinggi rendahnya kelahiran dipengaruhi oleh struktur umur, banyaknya perkawinan, penggunaan alat kontrasepsi, aborsi, tingkat pendidikan, status pekerjaan serta laju pembangunan. 2. Kematian (mortalitas) Kematian adalah meninggalnya penduduk yang berakibat pada berkurangnya populasi penduduk dalam suatu wilayah. 1 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi,(Yogyakarta: Andi,2007), hal. 9 2

6 3. Perpindahan Penduduk (migrasi) Migrasi merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi angka pertumbuhan penduduk. Seseorang dapat dikatakan telah melakukan migrasi apabila orang tersebut telah melewati batas administrasi wilayah asalnya. Migrasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua, yaitu migrasi keluar dan migrasi masuk. 2.3 Perangkat Perancangan Sistem Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Flowchart maupun algoritma dapat menjadi alat bantu untuk memudahkan perancangan alur urutan logika dari suatu program, memudahkan pelacakan sumber kesalahan program, dan sebagai alat untuk menerangkan logika dari suatu program. No. Nama Simbol Keterangan 1. Simbol masukan dan keluaran file dokumen yang berupa kertas atau cetakan. 2 Simbol masukan data melalui keyboard. 3. Simbol proses olah data yang dilakukan sistem. 4. Simbol Disk Storage atau media penyimpanan data dalam bentuk disk. 5. Simbol arah /arus data yang menghubungkan symbol yang satu dengan yang lainnya. Disebut juga connecting line. Gambar Simbol Flowchart 3

7 2.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data /proses yang dibuat untuk memvisualisasikan dari mana data berasal dan kemana tujuan data tersebut. DFD juga menggambarkan dimana data tersebut disimpan, proses apa saja yang menghasilkan data tersebut serta interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Pada dasarnya desain logika basis data relasional dapat menggunakan prinsip normalisasi maupun tranformasi dari model E-R ke bentuk fisik. 2.4 Perangkat Lunak yang Digunakan Aplikasi ini dibangung dengan menggunakan MySQL sebagai basis datanya, dan Apache sebagai web server-nya. Keduanya tergabung didalam satu paket program XAMPP. Sedangkan untuk pembuatan desain dan kode-kode pemrograman menggunakan perangkat lunak Dreamweaver CS6 dengan bahasa HTML, PHP dan Javascript. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi penentu keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan pada akhirnya. Dalam melakukan analisis sistem, hal yang diharapkan adalah optimalisasi dan maksimalisasi untuk mencapai tujuan yang lebih baik. Tahap analisis merupakan tahapan yang sangat penting dalam perancangan sebuah sistem. Karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya Analisis Kelemahan Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan pada Pemerintah Desa Bangunjiwo, maka dapat dilakukan dengan menggunakan metode PIECES, yang terdiri dari analisis kinerja (performance), informasi 4

8 (information), ekonomi (economy), pengendalian(control), efisiensi (efficiency) dan pelayanan (service) Analisis Kebutuhan Tujuan utama dari tahapan analisis kebutuhan sistem adalah untuk memahami kebutuhan sistem baru dan mengembangkan sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, apakah sistem yang akan dibuat telah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Hal ini dikarenakan kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan dari suatu instansi atau perusahaan. Untuk mempermudah dalam menentukan kebutuhan sistem secara lengkap dan menyeluruh, maka analisis dibagi kedalam dua jenis kebutuhan sistem, yaitu kebutuhan fungsional (functional requirements) dan kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements). Dalam kebutuhan fungsional dijelaskan bahwa sistem harus dapat melakukan olah data (tambah, ubah dan hapus) pegawai dan admin yang akan menjalankan aplikasi ini. Sistem juga harus dapat melakukan olah data kependudukan. Sebagai keluaran / output, sistem harus dapat mencetak berbagai jenis surat keterangan dan juga hasil laporan penduduk berdasarkan parameter tertentu. Sedangkan untuk kebutuhan non-fungsional, dibahas mengenai kebutuhan operasional, keamanan, informasi dan kinerja. Agar sistem dapat berjalan dengan baik, pengguna harus menyediakan minimal dua unit komputer. Satu komputer sebagai server dan satu sebagai klien. Keduanya dihubungkan dengan jaringan LAN Analisis Kelayakan Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem baru yang akan diterapkan layak untuk dipakai atau tidak. Untuk menguji apakah sistem baru dikatakan layak untuk dipakai dan bermanfaat diperlukan pertimbangan yang matang. hal ini dilakukan agar sistem yang baru benar-benar bermanfaat. Ada empat parameter kelayakan yang harus dipenuhi, yaitu kelayakan teknik, operasional, hukum dan ekonomi. 5

9 3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem atau perancangan proses bertujuan untuk menggambarkan alur proses yang terjadi dalam sebuah sistem. Secara umum perancangan proses ini dibagi menjadi dua yaitu : 1. Physical system : merupakan metode yang tepat digunakan untuk menggambarkan alur suatu sistem (system flowchart). 2. Logical system : metode untuk menggambarkan aliran data menggunakan data flow diagram (DFD) Flowchart Gambar Flowchart Sistem DFD Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data /proses yang dibuat untuk memvisualisasikan dari mana data berasal dan kemana tujuan data tersebut. DFD juga menggambarkan dimana data tersebut disimpan, proses apa 6

10 saja yang menghasilkan data tersebut serta interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD yang diusulkan dalam analisis dan perancangan sistem informasi kependudukan pada Pemerintah Desa Bangunjiwo adalah sebagai berikut: 1. Diagram Konteks (Context Diagram) Adalah diagram paling atas dan menggambarkan ruang lingkup sistem. Gambar Diagram Konteks (Context Diagram) 2. Diagram Zero (DFD Level 0) Diagram Zero adalah diagram tingkat menengah yang merupakan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar proses, data flow, data storage, eksternal entity. 7

11 Gambar Diagram Zero (DFD Level 0) 8

12 3.3 Perancangan Basis Data Relasi Antar Tabel Relasi atau hubungan antar tabel adalah bagan yang menggambarkan hubungan antara tabel satu dengan yang lain sehingga membentuk sistem basis data. Berikut adalah relasi antar tabel dari sistem informasi kependudukan: Gambar Relasi Antar Tabel 9

13 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Basis Data Tahap pertama dari implementasi sistem ini adalah pembuatan basis data. Sesuai dengan analisis basis data yang telah dibahas pada bab sebelumnya, database server yang digunakan pada sistem ini adalah MySQL, serta Apache sebagai web server-nya. Kedua program ini dapat di-install sekaligus dengan menggunakan sebuah paket software bernama XAMPP, sehingga menghemat waktu yang diperlukan pada saat instalasi program. Gambar Pembuatan Basis Data Baru pada PhpMyAdmin. Setelah basis data berhasil dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat tabel beserta field-nya, sesuai dengan apa yang telah dirancang pada bab sebelumnya. Sebagai contoh adalah tabel alamat: Gambar 4.9 Struktur Tabel Alamat. Berikut adalah struktur tabel yang telah dibuat didalam basis data penduduk. 10

14 Gambar Daftar Tabel dalam Database Penduduk. 4.2 Implementasi Koneksi Basis Data Tahapan selanjutnya setelah proses pembuatan database selesai adalah membuat koneksi basis data. Koneksi ini diperlukan sebagai penghubung antara interface atau halaman tatap muka dengan database. Dikarenakan program ini berbasis web, maka koneksi juga akan dibuat dengan menggunakan modul php. Berikut adalah kode program dari koneksi: <?php $server = "localhost"; $username = "root"; $password = ""; $database = "penduduk"; // Koneksi dan memilih database di server mysql_connect($server,$username,$password) or die("koneksi gagal"); mysql_select_db($database) or die("database tidak bisa dibuka");?> Setelah selesai, kode program tersebut disimpan dengan nama file koneksi.php. File tersebut akan dipanggil oleh banyak form interface didalam sistem informasi kependudukan ini dan pemanggilannya menggunakan fungsi include. Dengan menggunakan fungsi include, kode program yang harus ditulis pada setiap interface yang membutuhkan koneksi akan lebih sedikit dan praktis. 11

15 4.3 Implementasi Tampilan Antar Muka Setelah basis data dan koneksinya selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat tampilan antar muka atau interface. Perancangan tampilan antar muka merupakan tahap untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan sistem yang baru. Oleh karena itu, interface yang akan dihasilkan haruslah sesuai dengan kebutuhan Pemerintah Desa Bangunjiwo. Berikut adalah contoh tampilan antar muka pada sistem informasi kependudukan yang telah dirancang: Nama Interface : Index Nama File : index.php Fungsi : halaman awal yang digunakan pengguna untuk masuk kedalam sistem. Desain Tampilan : 5. Kesimpulan Gambar Desain Tampilan Halaman Index. Berdasarkan pembahasan dan penguraian yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya mengenai Sistem Informasi Kependudukan pada Kantor Pemerintah Desa Bangunjiwo, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Kependudukan pada Pemerintah Desa Bangunjiwo berbasis Web secara keseluruhan sudah dapat berjalan dengan baik dan menciptakan sebuah sistem baru yang lebih akurat, tepat dan relevan. 2. Sistem ini membuat Pemerintah Desa Bangunjiwo memiliki basis data kependudukan, hal yang belum pernah dimiliki sebelumnya. 12

16 3. Basis data kependudukan ini berguna bagi pemerintah untuk mengetahui secara real dan up to date jumlah penduduk yang ada di wilayahnya. Sistem ini juga dapat melakukan pengelompokan penduduk berdasarkan agama, alamat, usia dan parameter-parameter lain yang diperlukan oleh pemerintah. 4. Fasilitas pelayanan pada kantor pemerintah Desa Bangunjiwo akan lebih efektif dan efisien. Hal tersebut dikarenakan sistem informasi kependudukan berbasis web ini dapat menghasilkan cetakan surat-surat yang berhubungan dengan pelayanan, seperti surat kelahiran, surat kematian, surat keterangan usaha, surat keterangan catatan kepolisian dan lain-lain. 13

17 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Anonim Panduan Praktis Pengembangan Web Berbasis Javascript & CGI. Semarang: Wahana Komputer. Anonim Sejarah & Profil Desa Bangunjiwo. Yogyakarta: Kencana Offset. Arie P, Theresia Panduan Praktis Menguasai Adobe Photoshop CS3. Semarang: Wahana Komputer. Jogiyanto, Hartono Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori & Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul Algoritma & Pemrograman menggunakan Java. Yogyakarta: Andi Offset. Kurniawan, Wiharso Computer Starter Guide: Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Nugroho, Bunafit PHP dan MySQL dengan Editor Dreamweaver MX. Yogyakarta: Andi Offset. Raharjo, Budi. Imam Heryanto, Enjang RK Modul Pemrograman Web HTML, PHP & MySQL. Bandung: Modula. Sibero, FX dan Alexander Kitab Suci Web Programming. Yogyakarta: MediaKom. 14