BUKU PANDUAN PEPERIKSAAN AKHIR UNTUK PENSYARAH UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

Transkripsi

1 BUKU PANDUAN PEPERIKSAAN AKHIR UNTUK PENSYARAH UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA Disediakan oleh : Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan Universiti Teknologi MARA 1

2 2

3 KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT 1.0 Pengenalan Definisi/Tafsir Rajah Tanggungjawab Keterangan Tugas dan Tanggungjawab 4.1 Sebelum Peperiksaan Carta Alir Proses Sebelum Peperiksaan 4.2 Semasa Peperiksaan Carta Alir Proses Semasa Peperiksaan 4.3 Selepas Peperiksaan Carta Alir Proses Selepas Peperiksaan Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian oleh 5.1 Sebelum Peperiksaan 5.2 Semasa Peperiksaan 5.3 Selepas Peperiksaan Jawatankuasa Penyediaan Dokumen

4 4

5 BUKU PANDUAN PEPERIKSAAN AKHIR UNTUK PENSYARAH UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA 1.0 PENGENALAN Buku Panduan Peperiksaan Untuk ini diterbitkan oleh Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep) UiTM khusus untuk pensyarah UiTM sebagai kesinambungan daripada penerbitan Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM. Penerbitan Buku Panduan Peperiksaan untuk ini bertujuan khusus untuk memperjelaskan tatacara serta tugas dan tanggungjawab seorang pensyarah dalam membantu melaksanakan urusan yang berkaitan dengan peperiksaan akhir. Buku ini mampu memberi informasi dan panduan yang ringkas kepada pensyarah dalam melaksanakan tugas yang berkaitan aktiviti sebelum, semasa dan selepas peperiksaan akhir di samping tugas-tugas lain sebagai pensyarah. Buku ini turut mengutarakan isu-isu yang biasanya berlaku dalam proses awal sehingga akhir peperiksaan. Selain itu, turut dinyatakan dalam buku ini, apakah implikasi yang akan berlaku serta tindakan yang boleh diambil oleh pensyarah sekiranya perkara tersebut berlaku. Walau bagaimanapun buku ini TIDAK merangkumi garis panduan serta proses penggubalan kertas soalan peperiksaan. Penerbitan buku ini adalah rentetan daripada beberapa dokumen yang telah diterbitkan sebelum ini, sebagai persediaan ke arah Desentralisasi Peperiksaan yang akan dilaksanakan sepenuhnya pada tahun Adalah diharapkan buku ini dapat menjadi sumber rujukan kepada pensyarah dalam memberikan pemahaman terbaik dan penyelesaian terhadap isu-isu dan perkara-perkara yang kurang atau tidak difahami dalam proses sebelum, semasa dan selepas peperiksaan. 5

6 2.0 DEFINISI/TAFSIRAN BHEPep : Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik (Fakulti/ Akademi/ Pusat/ Institut/ UiTM Negeri/ UiTM Cawangan) UPep : Unit Peperiksaan BGP : Bilik Gerakan Peperiksaan KP : Ketua Pengawas TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) TR(A) : Timbalan Rektor (Akademik) KPP : Ketua Pusat Pengajian RSS : Rayuan Semak Semula SM : Sepenuh Masa SML : Sepenuh Masa Lanjutan PLK : Pengajian Luar Kampus PJJ : Pengajian Jarak Jauh F/A/P/I/N/C : Fakulti/ Akademi/ Pusat/ Institut/ UiTM Negeri/UiTM Cawangan SIMS : Sistem Pengurusan Pelajar Bersepadu (Student Intergrated Management System) 6

7 TEMPLAT RES : Sistem Kemasukan Markah (Result Entry System) JWP : Jadual Waktu Peperiksaan JWPP : Jadual Waktu Pengawas Peperiksaan JPKS : Jadual Pengambilan Kertas Soalan SMP : Slip Menduduki Peperiksaan 7

8 Dapatkan butiran senarai kedatangan kelas 3.0 TANGGUNGJAWAB PENSYARAH Rujuk Fail Kursus Maklumkan markah penilaian berterusan pelajar SEMASA PEPERIKSAAN KETUA PENGAWAS Mengambil bungkusan kertas soalan di BHEPep/UPep Melapor diri di BGP Mengagih kertas soalan mengikut keperluan PENGAWAS PEPERIKSAAN Melapor diri di BGP satu jam sebelum peperiksaan bermula Mengambil Keperluan Peperiksaan KP/Pengawas Peperiksaan kutip, kira dan serah kertas jawapan kepada AJK peperiksaan di BGP SELEPAS PEPERIKSAAN Mengambil skrip jawapan Memeriksa skrip jawapan peperiksaan Memuatnaik markah ke dalam templat RES Menyemak, mencetak, melakukan validasi dan menghantar ke BHEA SEBELUM PEPERIKSAAN Mengawas Peperiksaan Menghadiri Mesyuarat Keputusan Peperiksaan Akhir peringkat Program/Jabatan/Fakulti Melantik pemeriksa kedua bagi kes RSS (jika ada) 8 Pastikan kehadiran pelajar ke kuliah melebihi 80% Semak draf kedua JWP Semak JWPP dan Senarai/JPKS 8

9 4.0 KETERANGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENSYARAH 4.1 SEBELUM PEPERIKSAAN hendaklah: a. Mendapatkan senarai kedatangan kelas selepas proses validasi kursus (menu SIMS 3.1) i. Bilangan pelajar/kumpulan. ii. Mengenalpasti mod pengajian pelajar (SM/ SML/PLK/PJJ). b. Sentiasa merujuk fail kursus (course file). c. Memastikan markah penilaian berterusan pelajar dimaklumkan dua (2) minggu sebelum peperiksaan akhir bermula. d. Memastikan kehadiran pelajar ke kuliah serta aktiviti pembelajaran lain seperti yang telah ditetapkan dalam kurikulum melebihi 80%. e. Menyemak Draf Kedua Jadual Waktu Peperiksaan yang dikeluarkan oleh BHEPep/UPep untuk memastikan tiada kod-kod tercicir. (Jika ada, laporkan kepada Bahagian Hal Ehwal Akademik Fakulti/Akademi/Pusat/UiTM Negeri/ Institut untuk dikemaskini.) f. Menyemak Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan untuk mengetahui tarikh, masa dan tempat bertugas pensyarah sebagai Ketua Pengawas/Pengawas Peperiksaan. g. Menyemak Jadual Pengambilan Kertas Soalan yang disediakan oleh Jawatankuasa Peperiksaan. Nota: yang dilantik sebagai Ketua Pengawas (KP)/AJK Peperiksaan hendaklah membawa dan menyemak jadual pengambilan kertas soalan di Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep)/Unit Peperiksaan (UPep) yang disediakan oleh Fakulti/ Akademi/Pusat/Institut/Unit Peperiksaan (UPep). 9

10 CARTA ALIR PROSES SEBELUM PEPERIKSAAN Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja MULA Dapatkan butiran senarai kedatangan kelas dan kenal pasti mod pengajian pelajar Rujuk fail kursus Memaklumkan markah penilaian berterusan pelajar dua (2) minggu sebelum peperiksaan akhir bermula Capai Tidak Capai Pastikan kehadiran pelajar melebihi 80%. jika kurang, buat laporan Hantar laporan ke BHEA (F/A/P/ I/N/C) BHEPep Draf kedua Jadual Waktu Peperiksaan dikeluarkan BHEA dan Menyemak draf kedua Jadual Waktu Peperiksaan Ada Kenalpasti kod tercicir Tiada A B 10

11 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja A B Menyemak JWP Muktamad Ada Kesilapan Tiada Kesilapan Menyemak Jadual Waktu Pengawasan Lapor kepada AJK Peperiksaan Pengemaskinian Jadual Pengawasan Menyemak Jadual Pengambilan Kertas Soalan yang dilantik mengambil kertas soalan TAMAT 11

12 4.2 SEMASA PEPERIKSAAN i. yang dilantik sebagai Ketua Pengawas (KP)/ AJK Peperiksaan mengambil kertas soalan peperiksaan di Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep)/Unit Peperiksaan (UPep) berdasarkan senarai semak yang disediakan dan disahkan oleh Fakulti/Akademi/Pusat/ Institut/Unit Peperiksaan (UPep) selewat-lewatnya satu (1) jam dari waktu peperiksaan bermula. ii. yang dilantik sebagai Ketua Pengawas/ Pengawas Peperiksaan mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti berikut: Ketua Pengawas i. Melapor diri di Bilik Gerakan Peperiksaan (BGP) atau tempat peperiksaan. ii. iii. Merekod nama pada buku log yang disediakan. Menyemak bungkusan kertas soalan berdasarkan kepada perkara-perkara berikut: a. Jumlah bungkusan. b. Jumlah pelajar yang mendaftar kursus. c. Mengagihkan kertas soalan mengikut keperluan. d. Memastikan keperluan peperiksaan adalah mencukupi. iv. Memastikan semua skrip jawapan calon yang dikutip dan jumlahnya sama dengan jumlah bilangan pelajar yang menduduki peperiksaan dan dikumpulkan mengikut kod kursus dan kumpulan. v. Menyerahkan skrip jawapan kepada AJK Peperiksaan di bilik gerakan peperiksaan dan AJK Peperiksaan akan mengesahkan penerimaan. 12

13 Pengawas Peperiksaan i. Melapor diri di Bilik Gerakan atau tempat peperiksaan satu (1) jam sebelum waktu peperiksaan bermula. ii. Mengambil keperluan peperiksaan di Bilik Gerakan Peperiksaan atau tempat peperiksaan dan mengagihkan keperluan seperti berikut: a. Buku Jawapan Utama b. Buku Jawapan Tambahan c. Buku Jawapan Objektif d. Slip Kehadiran e. Sampul B f. Benang g. Kertas Graf (jika perlu) h. Lampiran/Appendiks/Jadual (jika ada) i. Kit Peralatan j. Senarai pelajar mengikut kursus dan kumpulan iii. Setiap Ketua Pengawas/Pengawas Peperiksaan hendaklah bertanggungjawab mengawas peperiksaan seperti yang digariskan dalam Peraturan dan Tatacara: Pengendalian dan Pengawasan Peperiksaan UiTM. a. Ketua Pengawas - mengetuai pengawasan peperiksaan di tempat peperiksaan. b. Pengawas Peperiksaan - membantu Ketua Pengawas di dalam urusan pengawasan peperiksaan. 13

14 CARTA ALIR PROSES SEMASA PEPERIKSAAN Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja MULA (AJK PEPERIKSAAN) Bawa senarai kod kursus/jumlah pelajar ke BHEPep/UPep satu (1) jam sebelum peperiksaan (AJK PEPERIKSAAN) Ambil kertas soalan seperti dalam senarai (AJK PEPERIKSAAN) Bawa kertas soalan ke BGP atau tempat peperiksaan Ketua Pengawas dan Pengawas Peperiksaan Lapor diri di BGP/Tempat Peperiksaan Ketua Pengawas Semak bungkusan kertas soalan Ketua Pengawas Agih kertas soalan mengikut keperluan Pengawas Peperiksaan Ambil keperluan peperiksaan Pengawas Peperiksaan Pengawas Peperiksaan Agihkan keperluan kertas soalan Bantu kutip kertas jawapan dan serah kepada Ketua Pengawas Ketua Pengawas Mengawas semasa peperiksaan berlangsung Ketua Pengawas Kutip dan serah kertas kertas jawapan ke BGP TAMAT 14 14

15 4.3 SELEPAS PEPERIKSAAN bertanggungjawab : a. Mengambil skrip jawapan berserta skema jawapan dari Bilik Gerakan Peperiksaan dalam tempoh yang ditetapkan. b. Melaksanakan proses pemarkahan dalam tempoh yang ditetapkan. c. Muat naik markah ke templat RES bagi Peperiksaan Akhir. d. Semak dan sahkan markah yang dimuat naik melalui menu 7.2 Validasi Markah (SIMS AKADEMIK) e. Mencetak dan menghantar ke Pejabat Hal Ehwal Akademik Fakulti/Akademi/Pusat/Institut/UiTM Negeri/ UiTM Cawangan perkara-perkara berikut: i. Softcopy LE15 yang disahkan oleh pensyarah tersebut (telah divalidasi). ii. Hardcopy LE15 yang telah disahkan dan ditandatangani. iii. Skrip jawapan peperiksaan yang telah disemak dan ditandatangani di muka hadapan oleh pemeriksa pertama dan pemeriksa kedua. *Bagi kursus yang tiada peperiksaan akhir, pastikan markah telah dimuat naik ke sistem RES. Pastikan softcopy dan hardcopy yang telah divalidasi dan ditandatangani turut dihantar ke Pejabat Hal Ehwal Akademik Fakulti/ Akademi/Pusat/Institut/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. f. Menghadiri Mesyuarat Keputusan Peperiksaan Akhir peringkat Program/Jabatan/Fakulti. g. Sekiranya terdapat permohonan Rayuan Semak Semula (RSS), Ketua Pusat Pengajian (KPP) melantik pensyarah lain sebagai pemeriksa kedua untuk menyemak skrip jawapan. 15

16 CARTA ALIR PROSES SELEPAS PEPERIKSAAN Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja MULA Ambil skrip dan skema jawapan dari BGP dalam tempoh yang ditetapkan Laksana proses pemarkahan Muatnaik markah ke templat RES Softcopy LE15 Hardcopy LE15 Kertas jawapan yang telah ditandakan Semak, cetak dan hantar ke Bahagian Akademik untuk proses validasi Hadir Mesyuarat Keputusan Peperiksaan Akhir peringkat Program/Jabatan/Fakulti KPP Lantik Pemeriksa kedua untuk RSS TAMAT 16

17 5.0 PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN OLEH PENSYARAH 5.1 SEBELUM PEPERIKSAAN Isu Tindakan Implikasi 1. KEHADIRAN PELAJAR Pelajar tidak hadir kuliah i. Hubungi pelajar yang tidak hadir kuliah dan memberi amaran lisan Pelajar Akan gagal kursus tersebut ii. Serahkan laporan ketidahadiran kepada BHEA. iii. Kenalpasti kumpulan (kumpulan lain/plk /PJJ) pelajar yang menumpang untuk memudahkan urusan markah. Sukar untuk menentukan markah status pelajar 2. PENGAMBILAN KERTAS SOALAN DI BHEPep/ UPep a. AJK Peperiksaan () lewat mengambil kertas soalan Semak JWPP kertas soalan dan pastikan datang awal (2 jam sebelum peperiksaan) Menjejaskan kelancaran perjalanan peperiksaan b. AJK tidak dapat hadir mengambil kertas soalan i. Pada hari peperiksaan (sebab kecemasan) ii. Sudah sedia maklum dari awal i. dikehendaki maklumkan ketidakhadiran kepada BGP atau Pengerusi Peperiksaan ii. Maklumkan lebih awal kepada Pengerusi Peperiksaan supaya pengganti dapat dicari lebih awal diberi surat tunjuk sebab 17

18 5.2 SEMASA PEPERIKSAAN 1. PENGAWASAN PEPERIKSAAN Isu Tindakan Implikasi a. KP/Pengawas Peperiksaan lewat melapor diri di BGP/ tempat peperiksaan i. Lapor diri tepat pada masa di BGP/tempat peperiksaan satu jam sebelum peperiksaan ii. Hubungi BGP dan maklumkan sebab kelewatan Menjejaskan kelancaran perjalanan peperiksaan b. KP/Pengawas Peperiksaan tidak mematuhi sahsiah rupa diri i. Pastikan sahsiah rupa diri dipatuhi ii. Memakai tag nama pengawas i. KP/Pengawas Peperiksaan yang terlibat akan diambil tindakan ii. Sukar menegur pelajar yang tidak mematuhi sahsiah rupa diri kerana tidak menjadi contoh yang baik c. KP/Pengawas Peperiksaan/ Pembantu Pengawas mengambil masa lama untuk berehat KP hendaklah memastikan waktu rehat tidak melebihi 30 minit dan hendaklah dilakukan secara bergilir Menjejaskan kelancaran proses peperiksaan dan memberi peluang pelajar untuk meniru 2. KEPERLUAN PEPERIKSAAN a. Kertas soalan tidak mencukupi di tempat peperiksaan KP/Pengawas Peperiksaan melaporkan kepada BGP Menjejaskan kelancaran perjalanan peperiksaan b. Keperluan peperiksaan tidak mencukupi 18

19 Isu Tindakan Implikasi 3. SKRIP JAWAPAN YANG DIKUTIP TIDAK MENCUKUPI ATAU MELEBIHI DARIPADA JUMLAH SEPATUTNYA Pastikan bilangan pelajar yang menduduki peperiksaan adalah sama dengan Senarai Kedatangan (LE15X) Melewatkan proses pengumpulan skrip jawapan 4. SALAH LAKU PELAJAR a. Pelajar tidak mematuhi sahsiah rupa diri i. KP/Pengawas Peperiksaan membuat laporan ke BGP Pelajar yang tidak mematuhi sahsiah rupa diri boleh dihalang dari menduduki peperiksaan oleh KP b. Pelajar tidak membawa dokumen penting seperti kad pelajar dan Slip Menduduki Peperiksaan (SMP) i. KP/Pengawas Peperiksaan perlu menyemak SMP dari meja ke meja pelajar untuk memastikan kod kursus yang sedang diduduki tertera dalam SMP ii. KP perlu meminimumkan Pengawas Peperiksaan/ Pembantu Pengawas yang menyemak senarai kehadiran (LE15X) Akan timbul masalah semasa proses permarkahan di mana terdapat pelajar yang tidak mendaftar sesuatu kod kursus menduduki peperiksaan akhir Pelajar akan mengambil kesempatan untuk meniru jika semua pengawas sibuk menyemak LE15X c. Pelajar keluar ke tandas terlalu lama KP/Pengawas Peperiksaan hendaklah memastikan Buku Rekod Keluar ke Tandas diisi dan dipantau Pelajar berpeluang untuk melihat nota d. Membawa nota dan meniru KP/Pengawas Peperiksaan perlu kerap membuat rondaan sepanjang tempoh peperiksaan berlangsung Kes meniru atau cubaan meniru akan meningkat 19

20 5.3 SELEPAS PEPERIKSAAN 1. SKRIP JAWAPAN Isu Tindakan Implikasi a. Lewat mengambil dan memulangkan skrip jawapan ke BGP Mematuhi tempoh yang ditetapkan Menjejaskan kelancaran proses pemarkahan b. Jumlah skrip jawapan yang dipulangkan tidak sama dengan jumlah yang diambil. c. Tidak memulangkan skrip jawapan ke BGP Mengira dan memastikan jumlah skrip jawapan yang diambil dan dipulangkan adalah sama Memastikan skrip jawapan dipulangkan ke BGP dalam tempoh yang ditetapkan Menimbulkan masalah apabila pelajar membuat permohonan Rayuan Semak Semula Keputusan Peperiksaan (RSS) atau Pengemaskinian dan Pembetulan Keputusan Peperiksaan 2. PROSES PEMARKAHAN a. Tidak menjumpai nama dalam templat RES perlu mencetak senarai kedatangan kelas dari SIMS Akademik Menu 3.1 bagi memastikan pelajar yang mengikuti kuliah adalah seperti senarai tersebut. b. Nama pelajar ada dalam templat RES tetapi tiada markah Markah pelajar boleh tercicir c. Pemarkahan tidak mengikut skema jawapan Memeriksa skrip jawapan berdasarkan skema jawapan Terpaksa membuat pembetulan keputusan markah d. Membuat kesilapan pemarkahan (salah kira) i. hendaklah membuat validasi markah yang didapati membuat kesilapan akan diberi amaran bertulis. Bagi kesalahan kali kedua, markah penilaian prestasi tahunan tidak melebihi 80% 20

21 Isu Tindakan Implikasi ii. Pastikan markah kerja kursus dan peperiksaan ada dan diisi ke templat RES dengan betul mengikut susunan nama beserta nombor pelajar yang betul iii. Pastikan nama pelajar tidak ada yang tercicir iv. Mencari skrip jawapan pelajar dari kumpulan lain sekiranya senarai pelajar tidak lengkap iv. Memastikan pelajar yang tidak hadir kerana cuti sakit mempunyai Sijil Cuti Sakit 21

22 JAWATANKUASA PENYEDIAAN BUKU PANDUAN PEPERIKSAAN UNTUK PENSYARAH PENGERUSI Puan Azida Azmi Pengarah Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (Januari Disember 2013) Puan Hajah Nor Hashimah Haji Rahmat Pengarah Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (Disember Kini) PENYEDIA Puan Noor Asyikin Mohd Noor Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam Encik Azanizam bin Ismail Penolong Pendaftar Fakulti Farmasi Puan Yuslin Mohd Sani Penolong Pendaftar Fakulti Pengurusan Perniagaan Cik Noorwahida Shaharuddin Penolong Pendaftar Fakulti Sains Komputer dan Matematik Puan Norita Sapien Penolong Pendaftar Institut Pendidikan NEO (InED) Encik Hishamuddin Mohamad Twontawi Penolong Pendaftar UiTM Kelantan 22

23 Puan Nura Mohd Thalha Pegawai Teknologi Maklumat Pejabat Teknologi Maklumat (InfoTech) UiTM Shah Alam Puan Azitadoly Mohd Arifin Kanan Fakulti Pengurusan Perniagaan UiTM Shah Alam Encik Muhammad Zahiruddin Ramli Ketua Pusat Pengajian Fakulti Kejuruteraan Kimia UiTM Pulau Pinang REKALETAK & GRAFIK Encik Rosman Yahya Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM Shah Alam 23

24 Penghargaan Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep) merakamkan penghargaan dan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat sama ada secara langsung atau tidak langsung dalam menerbitkan Buku Panduan Peperiksaan Akhir Untuk Universiti Teknologi MARA Semoga dengan usaha murni ini dan sumbangan yang diberikan mendatangkan manfaat kepada Bangsa, Agama dan Negara. 24