Nomor 3. Halaman Bulaksumur: Gedung L7 Lantai 3 (Komplek Perpustakaan UGM) Yogyakarta

Transkripsi

1 Preservasi Arsip Konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada Arsiparis: Antara Realita dan Harapan Arsip dan Demokrasi: Peran Kearsipan dalam Penyelenggaraan Pemilu Preservasi Arsip Video sebagai Upaya Pelestarian Arsip Audio Visual Wahana Pengabdian Mangunan Girirejo: Sejarah dan Perkembangannya Volume 7 Nomor 3 Halaman 1-68 Yogyakarta November 2014 A r s i p U n i v e r s i t a s G a d j a h M a d a Bulaksumur: Gedung L7 Lantai 3 (Komplek Perpustakaan UGM) Yogyakarta

2 ISSN: KHAZANAH ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA Volume 7, Nomor 3, November 2014 Penanggung Jawab: Kepala Arsip UGM; Pengarah: Kepala Bidang Layanan Arsip UGM dan Kepala Bidang Database Arsip UGM; Pimpinan Redaksi: Musliichah; Redaktur Pelaksana: Zaenudin, Kurniatun, dan Herman Setyawan; Penyunting: Ully Isnaeni Effendi dan Fitria Agustina; Sekretariat: Isti Maryatun, Anna Riasmiati, dan Heri Santosa; Desain Grafis: Eko Paris B.Y. Diterbitkan Oleh: Arsip Universitas Gadjah Mada Alamat Redaksi: Bulaksumur Gedung L7 Lantai 3 (Komplek Perpustakaan UGM) Yogyakarta Telp. (0274) , ; Fax. (0274) Website: arsip.ugm.ac.id; arsip@ugm.ac.id Gambar Sampul Depan: Gedung Pusat UGM Tahun 1956 KHAZANAH terbit tiga kali setahun (Maret, Juli, November) sebagai media sosialisasi dan pembahasan bidang kearsipan. Redaksi menerima kiriman naskah berupa kajian lapangan, studi pustaka, uji coba laboratorium, hasil seminar, dan resensi. Petunjuk penulisan naskah: naskah belum pernah dipublikasikan, ditulis dalam bahasa Indonesia, huruf Times New Roman 12, spasi 1,5, pada kertas kuarto A halaman. Sistematika penulisan mencerminkan adanya pendahuluan, kerangka teori, hasil dan analisis, kesimpulan dan saran, disertai dengan abstrak dan kata-kata kunci tulisan. Naskah berupa softcopy dalam bentuk word dan atau hardcopy dikirim ke alamat redaksi disertai dengan biodata penulis.

3 Vol. 7, No. 3, November 2014 ISSN DAFTAR ISI Dari Redaksi... 2 Preservasi Arsip Konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada Vinis Daya M. Zega... 3 Arsiparis: Antara Realita dan Harapan Kurniatun Arsip dan Demokrasi: Peran Kearsipan dalam Penyelenggaraan Pemilu Musliichah Preservasi Arsip Video sebagai Upaya Pelestarian Arsip Audio Visual Herman Setyawan Wahana Pengabdian Mangunan Girirejo: Sejarah dan Perkembangannya Zaenudin Resensi Buku: Kearsipan dan Serpihan Sejarah UGM Ahmad Salam

4 PENGANTAR REDAKSI Khazanah edisi November 2014 kembali hadir dengan beragam kajian dan infomasi seputar kearsipan. Pergantian Kepala Arsip UGM per November 2014 tidak mengubah susunan menu yang disajikan dalam Khazanah. Empat menu yang selalu dihadirkan adalah Opini berisi tulisan pengkajian seputar kearsipan, Telisik berisi hasil penelusuran peristiwa dari khazanah Arsip UGM, Resensi berisi review buku-buku kearsipan, serta Berita menyajikan informasi berbagai kegiatan Arsip UGM. Opini menyajikan topik tentang preservasi arsip dan kedudukan kearsipan. Pengetahuan seputar preservasi arsip disajikan melalui tulisan Vinis Daya M. Zega yang mengupas tentang preservasi arsip konvensional (tekstual) di Arsip UGM baik secara teori maupun praktiknya, sedangkan Herman Setyawan memberikan ulasan tentang teori preservasi arsip video. Dua tulisan lainnya menyajikan opini tentang kedudukan/ peran kearsipan. Kurniatun menyampaikan opininya tentang peran dan kedudukan seorang arsiparis di Indonesia, sedangkan Musliichah mengupas tentang kedudukan/ peran kearsipan dalam demokrasi khususnya pada penyelenggaraan pemilu. Arsip merupakan memori kolektif. Dari arsip dapat ditelusuri sejarah dan atau keberadaan suatu peristiwa/ organisasi. Dari khazanah arsip yang ada di Arsip UGM, Zaenudin menyajikan hasil penelusuran sejarah dan perkembangan Wahana Pengabdian Mangunan Girirejo. Tulisan dalam kolom Telisik ini memperlihatkan jati diri UGM serta menjadi bukti pelaksanaan tri dharma khususnya pengabdian UGM. Publish or perish menjadi pemicu semangat menulis keluarga Arsip UGM. Tebukti pada Lustrum II Arsip UGM berhasil menerbitkan tulisan-tulisan keluarga Arsip UGM yang tersebar diberbagai terbitan menjadi sebuah buku berjudul Teori, Praktik Kearsipan, dan Serpihan Sejarah UGM. Gambaran isi buku ini dapat dibaca pada tulisan Ahmad Salam pada Kolom Resensi. Kolom Berita menghadirkan beragam informasi kegiatan Arsip UGM diantaranya pergantian Kepala Arsip UGM yaitu Dra. Tristiana Chandra Dewi Trias Iriani, S.IP., M.Si. menggantikan Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum. sebagai Kepala Arsip UGM. Selain itu juga berita pameran kearsipan yang berlangsung sejak tanggal November Hadirnya Khazanah merupakan salah satu bentuk komitmen Arsip UGM untuk berperan serta dalam pengembangan kearsipan baik di lingkungan UGM maupun di tingkat nasional. Harapan kami, semoga semua sajian ini dapat menambah khazanah ilmu kearsipan bagi pembaca yang budiman. Redaksi 2

5 PRESERVASI ARSIP KONVENSIONAL DI ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA 1 Vinis Daya M. Zega Abstrak Preservasi arsip merupakan rangkaian daur hidup arsip dalam manajemen Kearsipan yang bertujuan melakukan pemeliharaan dan perlindungan serta memperpanjang usia simpan fisik arsip agar informasi tetap utuh selamanya. Preservasi arsip terdiri atas tiga bagian yaitu preventif, kuratif dan reproduksi. Metode penulisan yang digunakan adalah meliputi observasi, wawancara, ikut serta dalam kegiatan preservasi, dan perolehan data melalui penelusuran bahan pustaka. Simpulan dari tulisan ini Arsip Universitas Gadjah Mada telah melaksanakan preservasi arsip statis konvensional secara tersistem dan sesuai manajemen preservasi arsip. Kendala yang dihadapi adalah pengadaan tisu jepang yang harus dibeli secara kolektif melalui Arsip Nasional Republik Indonesia(ANRI), dan peralatan restorasi yang terkadang rusak. Kata Kunci: Arsip Konvensional, Arsip Universitas Gadjah Mada, Preservasi Arsip Konvensional, Sarana Prasarana, dan Kendala yang dihadapi. Pendahuluan Arsip dapat diartikan sebagai informasi terekam (recorded information) yang merupakan hasil rekaman/ catatan dari suatu kegiatan instansi dalam berbagai media perekam. Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan 2 bermasyarakat dan bernegara. Dalam pengertian yang lain, arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek/ pokok persoalan ataupun perisitiwa yang dibuat orang untuk membantu daya 3 ingat orang itu. Selain membantu daya ingat seseorang, arsip juga merupakan salah satu sumber informasi yang akurat. Arsip juga memberikan sumber fakta yang benar Alumni D3 Kearsipan Sekolah Vokasi UGM Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat 2. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta. Bumi Aksara, 1989), hlm. 1. 3

6 apa adanya tanpa unsur rekayasa. Pada pengertian tersebut, arsip dapat dibedakan berdasarkan bentuk dan formatnya. Media dan format tersebut dibedakan dalam dua media yaitu media konvensional dan media baru ( m a c h i n e re a d a b l e ). M e d i a konvensional merupakan media yang sudah umum digunakan yaitu kertas atau arsip tekstual yang disebut sebagai human readable. Arsip mempunyai tujuan sebagai memori kolektif suatu instansi, arsip harus dikelola dengan baik agar fisik dan informasi arsip dapat terhindar dari segala kerusakan. Selain itu, agar informasi dalam arsip tersebut dapat berguna sebagai bahan rujukan informasi utama yang dibutuhkan oleh instansi penciptanya. Oleh karena itu, perlu dilakukan penyelamatan arsip yang disebut sebagai preservasi arsip. Preservasi arsip merupakan program untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip. Program ini dilakukan sebagai usaha untuk memperpanjang usia simpan arsip, dan melestarikan arsip yang masih utuh maupun arsip yang fisiknya sudah rusak terutama pada arsip statis yang yang terekam dalam media kertas atau arsip konvensional. Preservasi atau pelestarian arsip adalah proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/reparasi bagian arsip yang rusak, yang disebabkan oleh faktor dari dalam (intrinsik) arsip itu sendiri maupun faktor dari luar fisik arsip itu 4 sendiri (ekstrinsik). Faktor intrinsik adalah kerusakan yang berasal dari dalam fisik arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, p e n g a r u h l e m p e r e k a t d a n sebagainya. Faktor ekstrinsik adalah kerusakan yang berasal dari luar benda atau fisik arsip contohnya lingkungan, biologis, kimiawi, kelalaian manusia, dan bencana 5 alam. Upaya melakukan preservasi arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara preventif dan kuratif. Pelaksanaan preservasi preventif adalah sebagai berikut : a. pemilihan jenis sarana simpan b. pemilihan media simpan arsip c. pengaturan suhu dan kelembaban d. pemberian kamperisasi dan silica gel e. pembersihan lingkungan f. fumigasi Preservasi kuratif adalah preservasi arsip bersifat perbaikan/ perawatan terhadap arsip yang mulai/ sudah rusak, kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang umur arsip. Preservasi kuratif terdapat beberapa kegiatan yaitu: laminasi, enkapsulasi, menyambung, laminasi Modul Preservasi Arsip Statis. ANRI, hlm. 3. Agus Sugiarto, Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari konvensional ke basis komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005) hlm. 84.

7 dengan kertas conqueror, dan lamatex cloth. Fokus penulisan mengenai preservasi arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada adalah pelaksanaan preservasi arsip konvensional dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan preservasi arsip konvensional. Pelaksanaan Preservasi Arsip Konvensional Program kerja preservasi arsip sepanjang tahun 2014 di Arsip UGM adalah fokus pada preservasi preventif yaitu penggantian sarana simpan arsip statis seperti kertas pembungkus (casing), boks arsip, dan perbaikan almari arsip atau roll o'pack. Beberapa rencana kegiatan p r e s e r v a s i a r s i p y a n g a k a n dilaksanakan pada tahun 2014 adalah sebagai berikut: 1. Pengaturan dan pencatatan suhu dan kelembaban udara depo arsip d a l a m d a f t a r c h e k l i s t pemeliharaan setiap hari jam kerja. 2. Kamperisasi adalah kegiatan pemberian kamper dan silica gel dalam setiap boks arsip. 3. Penggantian sarana simpan arsip seperti boks, kertas pembungkus (kertas casing) atau folder, paper clip besi dan pengkondisian rak roll o'pack. 4. Laminasi arsip tekstual berupa arsip peta tanah dan arsip statis yang sudah rusak dengan tisu jepang dan enkapsulasi arsip menggunakan plastik polyster dan double tape. 1. Preservasi Preventif a. Pemilihan Sarana Simpan Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, sarana simpan arsip statis harus diperhatikan agar arsip dapat tetap terjaga dan tersimpan dengan baik. Sarana simpan yang perlu diperhatikan adalah almari arsip, boks arsip, kertas bungkus (casing) yang layak dan m e m e n u h i s t a n d a r penyimpanan arsip statis. Jenis almari arsip yang ada di Arsip UGM telah memenuhi standar untuk penyimpanan arsip statis antara lain adalah almari arsip dengan kategori sebagai berikut: 1) Almari besi sebanyak 3 unit dengan masingmasing merk Brother, Datascript, dan Alba. 2) Almari kayu sebanyak satu unit 3) H o r i z o n t a l p l a n sebanyak satu unit merk Data Plan 4) Rak besi sebanyak 10 unit untuk arsip inaktif dan dua unit untuk arsip kartografi 5) Rak kayu satu unit untuk penjemuran arsip yang dilaminasi 5

8 6) Roll O'Pack sebanyak 6 unit Boks arsip dan kertas pembungkus yang digunakan o l e h A r s i p U G M a d a l a h b e r d a s a r k a n s t a n d a r d a n ketentuan Standar Nasional 6 Indonesia (SNI). Selain ketentuan tersebut, boks arsip juga memiliki retensi waktu yang ideal untuk penggunaanya dan harus dilakukan penggantian boks setiap lima tahun sekali. N a m u n t i d a k t e r t u t u p kemungkinan lebih cepat dari jangka waktu tersebut dilakukan pergantian jika boks arsip rusak yang disebabkan oleh sebagai berikut: 1. Tekanan beban dari atas 2. Kekurangan isi 3. Kelebihan isi 4. Tingginya intensitas akses arsip dalam boks arsip 5. Suhu dan kelembaban udara yang tidak stabil Keamanan arsip dalam boks arsip diperhatikan dengan cara arsip dibungkus terlebih dahulu untuk melindungi fisik arsip dan menjaga kesatuan berkas arsip. Kertas bungkus yang digunakan adalah kertas jenis Samson. Pada kertas pembungkus arsip, sisi bagian kanan atas dituliskan nomor berkas dan kode berkas. Arsip yang telah dibungkus kemudian diikat dengan benang kasur agar arsip tidak tercecer dalam boks arsip. Penggantian kertas pembungkus arsip (casing) merupakan kegiatan fokus utama preservasi preventif yang masuk dalam kegiatan penataan sarana simpan depo arsip statis. Selain itu juga dilakukan penggantian label dan nomor boks, laci roll o'pack, dan pembenanah pada DKA (Daftar Khasanah Arsip). b. Pengaturan, Pencatatan Suhu dan Kelembaban Pengaturan suhu dan kelembaban berfungsi untuk mencegah kerusakan arsip d a r i b e r b a g a i f a k t o r. Kelembaban dalam ruangan yang terlalu tinggi, dapat menyebabkan udara menjadi lebih dingin dan arsip menjadi lembab sehingga mudah sobek. Selain itu, kelembaban tinggi dapat menyebabkan tumbuhnya biota seperti jamur dan hama perusak arsip seperti tikus. Sebaliknya jika kelembaban terlalu rendah, udara dalam ruangan menjadi kering dan menyebabkan arsip menjadi kering, rapuh, ruangan berdebu dan arsip cepat hancur. Standar suhu dan kelembaban udara adalah o tidak boleh lebih dari 27 C 6 Machmoed Effendhie, dkk, Panduan Pengelolaan Arsip Statis Tekstual, (Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada, t.t), hlm. 23 6

9 dan 60%. Alat pendeteksi suhu dan kelembaban serta p e n g a t u r s u h u y a n g digunakan Arsip UGM adalah hygrothermometer dan AC (Air Conditioner). c. Pengaturan Cahaya dan Sirkulasi Udara Cahaya matahari yang masuk secara langsung dalam depo arsip dan cahaya tambahan yang berlebihan dapat merusak fisik arsip k a r e n a r a d i a s i s i n a r ultraviolet mempercepat kekeringan kertas. Alat yang digunakan untuk menjaga sirkulasi udara dalam depo arsip adalah blower (exhaust fan) yang dipasang di dinding depo arsip dan dinyalakan selama 24 jam. Selain membantu sirkulasi udara, alat ini juga berfungsi untuk m e n y a r i n g d e b u d a n mengeluarkannya dari dalam d e p o a r s i p, d a n m e n g h i l a n g k a n d a n mencegah bau kertas dalam depo arsip. Blower tersebut juga membantu AC dalam p e n y a r i n g u d a r a d a n mencegah debu melekat pada boks atau rak arsip. Masingm a s i n g d e p o a r s i p dipasangkan satu unit blower. d. P e n c e g a h a n H e w a n Perusak Arsip K e l a l a i a n d a l a m pengontrolan keadaan depo arsip seperti suhu yang relatif d i n g i n m e n y e b a b k a n k e l e m b a b a n. T i k u s merupakan hewan pengerat yang menyukai tempat yang lembab atau basah. Untuk mengantisipasi serangan tikus tersebut, di records center dan depo statis di A r s i p U G M t e l a h menyediakan alat pengusir tikus yang disebut ultrasonic rat repeller. Sistem kerja alat pengusir tikus ini adalah m e g e l u a r k a n s u a r a g e l o m b a n g u l t r a s o n i c dengan frekuensi Hz, serta dapat diatur v o l u m e g e l o m b a n g frekuensinya secara berkala agar tikus tidak kebal atau terbiasa dengan suara gelombang ultrasonik yang d i k e l u a r k a n. U n t u k mencegah serangan hama lainnya seperti kecoa, kutu buku, silfer fish, dan tumbuhnya jamur dilakukan p e n c e g a h a n d e n g a n peletakkan kamper atau kapur barus dan silica gel dalam boks arsip, drawing t u b e a t a u t a b u n g p e n y i m p a n a n a r s i p kartografi, dan rak/ almari arsip. Fungsi kamper adalah mengeluarkan bau untuk m e n g u s i r h a m a y a n g diberikan tiga bulan sekali 7

10 sebanyak 3-5 butir di dalam boks arsip dan drawing tube pada arsip kartografi. P e m b e r i a n s i l i c a g e l berfungsi untuk menyerap kadar air yang ada dalam boks arsip dan drawing tube pada arsip kartografi. e. Pembersihan Lingkungan Debu dapat merusak fisik arsip. Jika tidak dilakukan pembersihan s e c a r a b e r k a l a d a p a t menyebabkan fisik arsip kotor dan terkikis secara perlahan. Pembersihan debu dalam depo arsip tekstual inaktif dan statis di Arsip UGM dilakukan secara berkala yaitu dua minggu sekali dengan menggunakan alat penyedot debu yang disebut Vacum Cleaner. Penggunaan alat tersebut lebih efektif dari alat pembersih biasa seperti kemoceng karena debu hanya berpindah tempat, tetapi alat Vacum Cleaner menyedot secara langsung debu yang melekat pada arsip maupun boks arsip. 2. Preservasi Kuratif a. Laminasi Arsip L a m i n a s i a r s i p m e r u p a k a n k e g i a t a n memperbaiki atau restorasi fisik arsip konvensional yang r u s a k s e p e r t i s o b e k, pengaruh faktor usia kertas, bagian kertas dimakan serangga, dan sebagainya. Selain memperbaiki fisik arsip, tujuan lain dari laminasi arsip adalah untuk mengawetkan arsip agar tahan lama serta tetap menjaga keutuhan isi dari arsip tersebut. Proses laminasi arsip adalah menambal bagian arsip yang s o b e k a t a u r u s a k menggunakan lem MC dan kertas tisu jepang pada bagian depan atau belakang arsip agar lebih kuat dan dapat menyatu dengan sempurna. Alat dan bahan yang digunakan adalah cutter, spatula, pinset, kuas, spons, gunting, sendok/ takaran, penggaris, rakel timbangan, kain strimin, blender, spray, plastik polyster, cutting mat, m a n g k u k, a i r s u l i n g / aquades, alat pengepres, meja, kursi, kaca, rak pengering, kipas, tisu jepang, lem MC (methyl cellulosa), dan Magnesium carbonate (MgCO3). b. Enkapsulasi Arsip Enkapsulasi merupakan kegiatan perawatan arsip d e n g a n m e n g g u n a k a n p e l i n d u n g u n t u k menghindari dari kerusakan 8

11 yang bersifat fisik, dengan teknik setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik polyster dengan b a n t u a n d o u b l e t a p e. K e g i a t a n e n k a p s u l a s i merupakan kegiatan yang dilakukan secara manual dan prosesnya sangat mudah dan cepat. Tujuan enkapsulasi adalah hanya melindungi fisik arsip, tidak ada unsur lain untuk memperbaiki fisik arsip. Alat dan bahan yang digunakan adalah gunting, cutter, cutting mat, plastik polyster film, double tape lebar 0.5cm, pemberat, dan penggaris besi. c. Reproduksi Arsip R e p r o d u k s i a r s i p merupakan perawatan arsip dengan cara melakukan penciptaan ulang arsip dalam bentuk media lain. Di Arsip UGM, reproduksi arsip yang dilakukan adalah digitalisasi arsip dengan cara scanning arsip. Digitalisasi arsip adalah pemindaian arsip dari bentuk hard file ke dalam bentuk soft file dengan menggunakan sistem operasi komputer. Fungsi dari digitalisasi ini adalah sebagai back up data untuk pencarian arsip melalui komputer tanpa harus mencari di depo arsip s t a t i s. S e l a i n i t u, memudahkan pencarian k e m b a l i j i k a t e r j a d i kerusakan atau kehilangan fisik arsip yang asli. Pada Arsip UGM terdapat tiga j e n i s s c a n n e r y a n g digunakan yaitu Canon Lide 35, HP Scanjet N8420, dan Plustek OpticPro A320. Kesimpulan Perlindungan dan pencegahan kerusakan terhadap fisik dan isi arsip m e r u p a k a n p r o g r a m u n t u k pemeliharaan dan perlindungan arsip atau disebut preservasi. Program ini dilakukan sebagai usaha untuk memperpanjang usia simpan arsip dan melestarikan fisik arsip yang masih utuh agar informasi yang terekam dalam media konvensional dapat tetap terjaga dan dapat dibaca. Ditinjau dari teori manajemen preservasi arsip, preservasi arsip di Arsip UGM sudah terlaksana dengan baik dan tersistem. Prasarana dan sarana yang ada dan yang digunakan di Arsip UGM sudah mendukung pelaksanaan kegiatan preservasi sesuai kebutuhan dan kondisi arsip yang tersedia di Arsip UGM. Kendala yang dihadapi adalah pengadaan tisu Jepang yang belum dapat membeli sendiri secara langsung dari Jepang karena keterbatasan anggaran sehingga pembelian dengan cara kolektif melalui ANRI serta peralatan restorasi yang terkadang rusak. 9

12 DAFTAR PUSTAKA Agus Sugiarto, dkk. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Machmoed Effendhie, Panduan Pengelolaan Arsip Statis Tekstual. Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada Modul. Preservasi Arsip Statis. Arsip Nasional Republik Indonesia, t.t. Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 10

13 ARSIPARIS: ANTARA REALITA DAN HARAPAN 1 Kurniatun Abstracts Archivist is a person who has competence in the field of archives. Archivist is one profession that has not been popular in the community. The existence of the archive for a country is very important because it is an important asset records state. Therefore, archivists must increase its capability in records management and archival information services to the users archive. Keywords: archives, archivists I. Pendahuluan A. Latar Belakang Seorang anak TK berkata k e p a d a i b u n y a y a n g berprofesi sebagai arsiparis, setelah di sekolah ditanya tentang profesi orang tua masing-masing siswa: Bu, Ibu guru gak tau arsiparis itu apa? 1 G a m b a r a n t e r s e b u t menunjukkan bahwa profesi arsiparis belum banyak dikenal oleh masyarakat, bahkan dari kalangan akademik pun masih ada yang belum mengetahui profesi arsiparis. Dengan kata lain profesi arsiparis belum populer di masyarakat. Di lembaga pemerintahan, banyak yang menganggap bahwa profesi arsiparis merupakan profesi buangan. Mau tidak mau kenyataan dan anggapan ini Arsiparis Arsip UGM masih hidup dan berkembang di lembaga-lembaga pemerintah. Otomatis hal ini berpengaruh terhadap psikologis pegawai yang ditempatkan atau dimutasi ke unit kearsipan. Oleh karena merasa sebagai orang buangan, etos kerjanya pun menurun. Hal ini tentunya berpengaruh terhadap pengelolaan arsip yang kurang maksimal. Hasilnya tentu saja bisa ditebak, arsip sulit ditemukan saat dibutuhkan. Kasus Lepasnya Pulau Sipadan dan Ligitan dari wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia adalah salah satu akibat dari masih buruknya sistem kearsipan di Indonesia. Kejadian tersebut seharusnya menjadi pelajaran bagi bangsa Indonesia, khususnya arsiparis dan praktisi kearsipan untuk lebih memiliki kesadaran akan arti penting arsip. 11

14 Kurang populernya bidang kearsipan di masyarakat ini bisa dilihat dari beberapa gejala yang muncul yaitu: 1. Rendahnya pemahaman tentang arsip dan bidang kearsipan 2. Kurangnya pemahaman tentang sistem pengelolaan arsip 3. Rendahnya penguasaan sumber daya manusia (SDM) kearsipan terhadap teori kearsipan 4. R e n d a h n y a m o t i v a s i berprestasi dari SDM kearsipan 5. Rendahnya komitmen SDM kearsipan terhadap profesi (Burhanudin, 2013: 42). Arsip saat ini bukan hanya sebagai bagian dari manajemen administrasi dan perkantoran bagi suatu instansi atau lembaga, tetapi lebih dari itu, arsip merupakan salah satu sumber informasi penting. Segala bidang k e h i d u p a n s e n a n t i a s a membutuhkan arsip. Oleh karena itu, kepedulian terhadap arsip harus selalu ditingkatkan. Sosialisasi terhadap arti penting arsip harus ditingkatkan, termasuk juga dengan pembinaan terhadap arsiparis karena arsiparislah yang bersentuhan langsung dengan arsip. Tu g a s d a n k e w a j i b a n arsiparis dalam pengelolaan arsip t i d a k s e m u d a h y a n g d i b a y a n g k a n. B a y a n g a n pengelolaan arsip hanyalah sekedar menata arsip dengan rapi dalam suatu almari atau rak arsip dan saat dibutuhkan hanya dengan mengambilnya. Oleh karena itu, perlu ada pembinaan bagi arsiparis agar pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang kearsipan meningkat dan dapat mengikuti perkembangan ilmu kearsipan itu sendiri. Namun, pada kenyataannya tidaklah semudah itu, banyak kendala dan h a m b a t a n y a n g d i h a d a p i a r s i p a r i s. B e r d a s a r k a n pemahaman terhadap uraian tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimanakah peran arsiparis dalam pengelolaan arsip dan informasi, serta realita yang terjadi di seputar profesi arsiparis? B. Landasan Teori Penulis menggunakan beberapa definisi sebagai landasan teori dalam penulisan artikel ini. Beberapa definisi tersebut adalah: 1. Pekerjaan adalah barang apa yang dilakukan (diperbuat, dikerjakan, dsb); tugas kewajiban; hasil bekerja; perbuatan: begitulah ~ nya sehari-hari, memelihara tanaman dan menata taman; (2) pencaharian; yang dijadikan pokok penghidupan; sesuatu yg dilakukan untuk mendapat 12

15 nafkah: ia sedang berusaha mencari ~; (3) hal bekerjanya sesuatu: berkat ~ mesin baru, hasilnya sangat memuaskan. ( g/pekerjaan#ixzz2yw5freii) 2. Profesi adalah pekerjaan yang memenuhi syarat tertentu serta pengertian yang khusus (Sulistyo Basuki, 2003: 353). Profesi adalah bidang pekerjaan yang dilandasi pendidikan k e a h l i a n ( k e t e r a m p i l a n, kejuruan, dsb.) tertentu. ( g/profesi#ixzz2yw6udfek). Apabila dua pengertian tersebut digabungkan dapat diambil kesimpulan bahwa profesi merupakan bidang pekerjaan yang khusus dengan persyaratan pendidikan dan ketrampilan tertentu. 3. P r o f e s i o n a l a d a l a h ( 1 ) bersangkutan dengan profesi; (2) memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya: ia seorang juru masak --; (3) m e n g h a r u s k a n a d a n y a p e m b a y a r a n u n t u k melakukannya (lawan amatir): p e r t a n d i n g a n t i n j u ( g/profesional#ixzz2yw9xd3kz) Seorang profesional adalah seseorang yang menawarkan jasa atau layanan sesuai dengan protokol dan peraturan dalam bidang yang dijalaninya dan menerima gaji sebagai upah atas jasanya. ( fesional). Dengan demikian dapat diketahui b a h w a k a r y a w a n y a n g profesional merupakan seorang karyawan yang bertugas sesuai dengan profesinya sesuai juklak (petunjuk pelaksanaan) dan juknis (petunjuk teknis) yang dibebankan kepadanya dan mendapatkan gaji sebagai imbalannya. 4. Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan d a n m a s y a r a k a t m e n j a d i maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti p s i k o l o g i, s o s i o l o g i, dll.( Manajemen_sumber_daya_man usia). Jadi sumber daya manusia atau yang biasa disingkat menjadi SDM merupakan sesuatu yang 13

16 terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan perannya sebagai makhluk sosial yang mampu mengelola dirinya sendiri serta seluruh potensi yang terkandung di sekitarnya untuk mencapai kesejahteraan dalam kehidupan. 5. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan (Pasal 1 ayat 10, Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). II. Pembahasan A. Mengelola Arsip Sebagai sebuah profesi, arsiparis mempunyai kewajiban atau rincian tugas yang harus dikerjakan. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 17 menyebutkan bahwa kewajiban unit kearsipan pada pencipta arsip meliputi: pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi; pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya; penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; d a n p e m b i n a a n d a n pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Sedangkan unit kearsipan pada lembaga negara memiliki tugas: melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN (Sistem Kearsipan Nasional) dan SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional); melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya; mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia); dan melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Dengan demikian tugas arsiparis sama dengan uraian tugas atau kewajiban unit pengolah, unit kearsipan dan atau lembaga kearsipan, yaitu p e n g e l o l a a n a r s i p s e j a k penciptaan sampai dengan penyusutan arsip. Sedangkan untuk kearsipan di lingkungan perguruan tinggi diatur pada Pasal 27, UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyebutkan: (1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi; (2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip 14

17 perguruan tinggi; (3) P e m b e n t u k a n a r s i p p e r g u r u a n t i n g g i dilaksanakan sesuai dengan k e t e n t u a n p e r a t u r a n perundang-undangan; (4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a. s a t u a n k e r j a d i lingkungan perguruan tinggi; dan b. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Dari pasal 27 tersebut dapat diketahui bahwa tugas pengelolaan arsip, khususnya arsip statis menjadi kewajiban lembaga arsip perguruan tinggi. Oleh karena itu, arsiparis yang ditugaskan di arsip perguruan tinggi lebih banyak bertugas mengelola arsip statis. Selain bertugas mengelola arsip statis, arsip perguruan tinggi sebagaimana disebutkan dalam pasal 28 UU No. 43 Tahun 2009 juga berkewajiban melaksanakan: a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan b. p e m b i n a a n k e a r s i p a n d i lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab unit pencipta arsip. Hal ini sesuai dengan pasal 30 Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun Tugas arsiparis yang lebih rinci dapat dilihat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/3/M.PAN/ 3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Pasal 4 peraturan itu menyebutkan bahwa tugas pokok arsiparis adalah melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Untuk memudahkan penilaian kinerja arsiparis, dari dua kegiatan pokok tersebut diuraikan lagi menjadi lima unsur kegiatan, yaitu: pendidikan, pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, pengembangan profesi dan kegiatan penunjang tugas arsiparis. Tu g a s - t u g a s a r s i p a r i s y a n g memberikan angka kredit dapat dilihat dalam tabel berikut: 15

18 Tabel Jumlah Rincian Tugas Arsiparis No Tingkat / Jabatan Banyaknya Rincian Tugas 1 Terampil Arsiparis Pelaksana 15 2 Arsiparis Pelaksana Lanjutan 26 3 Arsiparis Penyelia 23 4 Keahlian Arsiparis Pertama 14 5 Arsiparis Muda 16 6 Arsiparis Madya 19 7 Arsiparis Utama 10 Sumber: PER/3/M.PAN/3/2009. Untuk informasi yang lebih jelas tentang rincian tugas arsiparis dapat dilihat pada K e p u t u s a n M e n t e r i Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Selain tugas yang tertera dalam k e p u t u s a n M e n t e r i Pendayagunaan Aparatur Negara tersebut tentu arsiparis masih mempunyai tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan masingmasing sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing instansi. B. Mengelola Informasi Selain menata fisik arsip, arsiparis juga berkewajiban mengolah informasi yang terdapat di dalam arsip. Informasi arsip harus diolah agar sewaktu waktu user/ pengguna membutuhkan arsip, arsiparis dapat menyajikan arsip yang dimaksud oleh pengguna dengan cepat dan tepat. Apabila dikaitkan dengan keterbukaan informasi publik, arsiparis berkewajiban untuk mengolah dan menyajikan informasi kepada pengguna. Hal ini sesuai dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Pasal 4 Undang-Undang ini menyebutkan: (1) Setiap orang berhak memperoleh informasi publik sesuai dengan ketentuan undang-undang ini, (2) Setiap orang berhak: a. Melihat dan mengetahui informasi publik b. Menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh informasi publik 16

19 c. M e n d a p a t k a n s a l i n a n informasi publik melalui permohonan sesuai dengan ketentuan undang-undang ini, dan/ atau d. Menyebarluaskan informasi publik sesuai peraturan perundang-undangan (3) Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan permintaan informasi publik disertai alasan permintaan tersebut (4) Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh informasi publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan undang-undang ini. Dengan berlakunya Undang- Undang No. 14 Tahun 2008 mau tidak m a u a r s i p a r i s h a r u s s e l a l u meningkatkan kemampuan dalam pengelolaan arsip dan pelayanan informasi kearsipan kepada pengguna arsip. Arsip harus diolah sedemikan Tabel Tunjangan Jabatan Fungsional rupa sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan sehingga mudah diakses apabila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pengguna. Hal ini juga sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 17 ayat (1) huruf b yang menyebutkan bahwa unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi: pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi. C. Kesejahteraan Berbicara mengenai tugas dan kewajiban tentu tidak dapat dilepaskan dari imbalan atau gaji. Selain mendapatkan gaji setiap bulannya, arsiparis sebagai jabatan fungsional juga mempunyai tunjangan jabatan fungsional. Apabila dibandingkan dengan beberapa jabatan fungsional yang ada di lingkungan perguruan tinggi (pustakawan dan laboran), arsiparis mempunyai tunjangan jabatan yang paling rendah. Hal ini bisa dilihat pada tabel di bawah ini: No Tingkat/Jabatan Arsiparis Pustakawan Laboran 1 Terampil Pelaksana Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 2 Pelaksana Lanjutan Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 3 Penyelia Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 4 Ahli Pertama Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 5 Muda Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 6 Madya Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 7 Utama Rp ,00 Rp ,00 - Sumber: Peraturan Presiden RI Nomor 46 Tahun 2007; Peraturan Presiden RI Nomor 71 Tahun 2013 dan Peraturan Presiden RI Nomor 21 Tahun

20 Menurut penulis rendahnya tunjangan arsiparis jika dibandingkan dengan pustakawan dan laboran kemungkinan disebabkan: 1. Masih rendahnya pengakuan pemerintah terhadap tingkat profesionalitas arsiparis 2. Jika dibandingkan layanan arsip (khususnya arsip statis) dengan layanan perpustakaan, layanan arsip rendah. Hal ini dikarenakan belum banyak yang mengetahui tentang arsip sehingga pengguna arsip pun masih relatif sedikit jika d i b a n d i n g k a n d e n g a n perpustakaan 3. Jika dibandingkan dengan laboran, tugas laboran lebih b e r e s i k o k a r e n a l a b o r a n melakukan kontak langsung dengan berbagai zat kimia, yang bisa menimbulkan efek tertentu terhadap kesehatan. Dengan demikian, apabila tunjangan arsiparis paling rendah jika dibandingkan dengan pustakawan dan laboran dapat dimaklumi oleh para arsiparis. D. Peningkatan Kualitas Sebagai SDM yang profesional, arsiparis harus selalu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang dapat meningkatkan kompetensi dan profesionalitasnya dalam bidang kearsipan. Hal ini sesuai dengan Pasal 30 UU No. 43 Tahun 2009, yang menyebutkan tentang pengembangan SDM, dalam hal ini pengembangan arsiparis tentunya. Pasal 30 menyebutkan: (1) Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e terdiri atas arsiparis dan sumber daya m a n u s i a y a n g m e m i l i k i kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan. (2) Lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya: a. pengadaan arsiparis; b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, p e n g a t u r a n, s e r t a pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan d. p e n y e d i a a n j a m i n a n kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai kedudukan hukum, kewenangan, kompetensi, pendidikan dan pelatihan arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan peraturan pemerintah. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di 18

21 ibukota negara, mempunyai kewajiban untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan melakukan penelitian, pengembangan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Hal ini sesuai dengan Ayat (1) Pasal 8 UU No. 43 Tahun 2009 yaitu pembinaan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (5) dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. Masalah pembinaan kearsipan ini diatur secara mendalam dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 28 Tahun 2012 pada Bab III tentang Pembinaan Kearsipan dari pasal 9 sampai 28. Pasal 17 (1) peraturan ini menyebutkan ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan (diklat) kearsipan. Diklat kearsipan bertujuan untuk: a. meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap dan semangat pengabdian untuk dapat melaksanakan tugas jabatan di bidang kearsipan; b. menciptakan sumber daya manusia kearsipan yang memenuhi persyaratan kompetensi di bidang kearsipan; dan c. menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas di bidang kearsipan. Hal ini sesuai dengan PP No. 28 Tahun 2012 pasal 18. Subtansi kearsipan juga sudah menjadi kurikulum wajib dalam diklat kepemimpinan seperti yang tercantum dalam pasal 23 PP No. 28 Tahun Adapun jenis diklat kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI pada tahun 2014 adalah seperti yang tertera dalam tabel berikut: Tabel Jadwal Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Tahun 2014 Arsip Nasional Republik Indonesia No Jenis Diklat Tanggal*) Lokasi 1 Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli 2 Penjenjangan Arsiparis Tingkat Terampil ke Arsiparis Tingkat Ahli 17 Februari - 21 Maret Pusdiklat Kearsipan Bogor April Pusdiklat Kearsipan Bogor 3 Pengelolaan Arsip Dinamis 3 s 4-10 Mei Pusdiklat Kearsipan Bogor 4 Penyusunan Instrumen Pengelolaan Arsip 5 Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil Mei Pusdiklat Kearsipan Bogor 1 Juni - 1 Juli Pusdiklat Kearsipan Bogor Sumber Pendanaan Rupiah Murni Rupiah Murni Tarif PNBP PP 42/2005**) (RP) - PNBP Rupiah Murni Rupiah Murni

22 No Jenis Diklat Tanggal*) Lokasi 5 Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil 6 Pengelolaan Arsip Aktif Agustus 7 Pengelolaan Arsip Inaktif 31 Agustus - 6 September 8 Penyusutan Arsip September 9 Pengelolaan Arsip Statis 28 September - 4 Oktober 10 Akuisisi dan Pengolahan Arsip Statis 1 Juni - 1 Juli Pusdiklat Kearsipan Bogor Oktober 11 Pengelolaan Arsip Berbasis TIK Oktober Pusdiklat Kearsipan Bogor Pusdiklat Kearsipan Bogor Pusdiklat Kearsipan Bogor Pusdiklat Kearsipan Bogor Pusdiklat Kearsipan Bogor Pusdiklat Kearsipan Bogor Sumber Pendanaan Rupiah Murni Tarif PNBP PP 42/2005**) (RP) - PNBP PNBP PNBP PNBP PNBP PNBP Keterangan: * ) Tanggal penyelenggaraan dapat berubah sesuai kebutuhan ** ) Tarif tidak termasuk biaya akomodasi dan konsumsi ** ) Pada saat jadwal ditetapkan sedang berlangsung proses perubahan PP No. 42 Tahun 2005 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis PNBP yang berlaku pada ANRI. Tarif dan durasi diklat akan disesuaikan apabila PP terbaru telah berlaku. Sumber: Apabila dicermati dari jenis dan jumlah diklat yang ditujukan bagi arsiparis di seluruh Indonesia tentu jumlah diklat tersebut dirasakan masih kurang. Dengan kata lain, arsiparis harus melalui atau menunggu antrian yang cukup panjang untuk bisa mengikuti diklat. Sedikitnya jumlah dan jenis diklat bagi arsiparis tentu berpengaruh juga pada kemampuan dan keterampilan arsiparis, yang cenderung kurang berkembang, terkecuali bagi arsiparis yang aktif belajar mandiri untuk meningkatkan kemampuannya. E. Pelanggaran dan Hukuman Administratif Setelah bicara mengenai imbalan atau tunjangan, tentu ada pula sanksi atau hukuman bagi yang melanggar peraturan. Pasal UU No. 43 Tahun 2009 menyebutkan tentang sanksi administratif bagi pejabat atau pelaksana (pelaksana dalam hal ini arsiparis dan petugas pengelola arsip) y a n g m e l a n g g a r k e t e n t u a n perundangan yang berlaku. Sanksi administratif yang disebutkan dalam pasal-pasal tersebut adalah sanksi administratif berupa teguran tertulis, 20

23 penundaaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun, penundaaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun dan administratif berupa pembebasan dari jabatan. Sedangkan pada pasal UU No. 43 Tahun 2009 menyebutkan tentang ketentuan pidana. Pasal-pasal itu menyebutkan hukuman yang mengancam bagi yang melakukan pelanggaran. Adapun secara ringkas tentang jenis dan ancaman hukuman pelanggaran yang disebutkan dalam pasal dalam bentuk tabel sebagai berikut: Tabel Jenis Pelanggaran dan Ancaman Hukuman Berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Pasal Hal Pelanggaran Ancaman Ancaman Denda Penjara (tahun) Pasal 81 Sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara 5 (lima) Rp ,00(dua ratus lima puluh juta rupiah Pasal 82 Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak 3 (tiga) Rp ,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah). Pasal 83 Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk 1 (satu) Rp ,00 (dua puluh lima juta rupiah). kepentingan negara Pasal 84 Sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan 10 (sepuluh) Rp ,00 (lima ratus juta rupiah). Pasal 85 Sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup 5 (lima) Rp ,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah). Pasal 86 Sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang 10 (sepuluh) Rp ,00 (lima ratus Pasal 87 Pasal 88 benar Memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara Sumber: UU No. 43 Tahun 2009 juta rupiah). 10 (sepuluh) Rp ,00 (lima ratus juta rupiah). 5 (lima) Rp ,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah). Dari tabel tersebut dapat diketahui bahwa pelanggaran hukum dalam bidang arsip cukup berat sanksinya. Hal tersebut bisa berdampak positif dan negatif. Menurut penulis, dampak positif yang bisa diambil adalah para pejabat, arsiparis dan petugas pengelola arsip akan lebih berhati-hati dalam m e l a k s a n a k a n t u g a s d a n kewajibannya terhadap arsip sehingga akan bekerja sebaik mungkin dan menghindari hal-hal y a n g d a p a t m e n i m b u l k a n pelanggaran hukum. Sedangkan dampak negatif yang kemungkinan timbul adalah orang/ pegawai makin enggan menjadi arsiparis atau petugas pengelola arsip karena ada ancaman hukuman yang cukup berat tersebut. Salah satu contoh tindak pidana dalam bidang kearsipan adalah kasus 21

24 penghilangan arsip oleh salah seorang pejabat di Kabupaten Bantul dengan hukuman 1 (satu) tahun penjara. III. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan Arsiparis merupakan salah satu profesi yang belum populer di masyarakat. Namun demikian, dengan adanya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, arsiparis dituntut untuk lebih p r o f e s i o n a l l a g i d a l a m melaksanakan tugasnya dalam pengelolaan arsip, pengelolaan informasi arsip, dan layanan arsip. Hal ini dikaitkan dengan keberadaan arsip bagi suatu negara amatlah penting karena arsip merupakan aset penting milik negara. B. Saran Untuk memberikan semangat kepada penulis secara pribadi sebagai seorang arsiparis dan kepada arsiparis lainnya, agar profesi arsiparis mendapat pengakuan di masyarakat, harus dimulai dari diri sendiri untuk lebih mencintai dan menghargai profesi yang disandang. Agar profesi arsiparis mendapat pengakuan di masyarakat, hendaknya arsiparis berusaha untuk meningkatkan: 1. Kemampuan teknis dalam pengelolaan arsip dari tahap 22 p e n c i p t a a n h i n g g a penyusutan, termasuk juga dalam hal pelayanan yang baik kepada pengguna arsip. 2. Pemahaman terhadap teori k e a r s i p a n a g a r b i s a mengikuti perkembangan kearsipan yang sedang terjadi. 3. Kemantapan kepribadian sebagai arsiparis agar bisa m e m e n u h i t u g a s d a n kewajiban sebagai seorang arsiparis sesuai dengan tuntutan profesi. DAFTAR PUSTAKA Burhanudin Dwi Rokhmatun, Profesi Kearsipan, Memahami Profesi Kearsipan, Karakteristik & S y a r a t, K e t r a m p i l a n & Pengetahuan, Kompetensi, dan Kode Etik Arsiparis, Yogyakarta: Panduan dan Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2007 tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009

25 tentang Kearsipan. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2013 tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Pustakawan. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2013 tentang Tunjangan Jabatan F u n g s i o n a l P r a n a t a Laboratorium Pendidikan. Sulistyo Basuki, Pengantar Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: Gramedia, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan P e k e r j a a n, P r o f e s i, d a n P r o f e s s i o n a l, / diakses tanggal 15 April S u m b e r D a y a M a n u s i a, Manajemen_sumber_daya_man usia, diakses tanggal 28 April P r o f e s i o n a l, esional, diakses tanggal 28 April Direktori Putusan Mahkamah Agung Republik Indonesia Putusan Nomor. 6/Pid.Sus/2011/PN BTL, go.id., diakses tanggal 28 April

26 ARSIP DAN DEMOKRASI Peran Kearsipan dalam Penyelenggaraan Pemilu 1 Musliichah Abstract Election is one way of realizing democracy. Elections in Indonesia still has many problems. Some of these cases complain about the list of people who have the right to contest elections, the alleged manipulation of recapitulation, and at least a track record of candidates to be selected. A related problem voter list, the recapitulation of the sound, and the track record of the candidate associated with the archive. The problem shows the population data archive management related elections and not good. Good record-keeping will make a good election. These problems need to be investigated the cause and then find a solution. Keywords: democracy, elections, archives I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tanggal 9 April 2014 yang lalu, Indonesia telah menggelar pesta demokrasi yaitu pemilihan umum (pemilu). Agenda lima tahunan ini digelar untuk memilih para wakil rakyat yang akan menjadi bagian penting bahkan mungkin terpenting dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Pesta demokrasi berikutnya digelar pada tanggal 9 Juli 2014 untuk memilih orang nomor satu dan nomor dua di Indonesia yakni Presiden dan Wakil Presiden Indonesia. Peristiwa besar yang rutin digelar ini ternyata masih terdapat banyak kekurangan. Setahun sebelum pesta digelar, 1 Arsiparis Arsip UGM berbagai masalah muncul, seperti tidak beresnya Daftar Pemilih Tetap (DPT). Ketidakberesan DPT ini merupakan sebuah masalah yang sangat fundamental karena menyangkut hak asasi manusia (HAM). Jika ada masyarakat yang mempunyai hak pilih tetapi tidak terdaftar maka n e g a r a t e l a h m e l a k u k a n p e l a n g g a r a n H A M. A t a u s e b a l i k n y a, a d a p e n g g e l e m b u n g a n a t a u manipulasi DPT, maka ini juga merupakan kejahatan/ korupsi politik. Selain DPT ada juga kasus manipulasi penghitungan suara. Jenis pemilu sangat beragam, mulai dari pemilu legislatif, pemilu presiden dan wakil presiden, maupun pemilihan 24

27 kepala daerah (pilkada) untuk memilih kepala daerah tingkat kabupaten maupun propinsi. Oleh karena itu, manajemen penyelenggaraan pemilu harus ditingkatkan kualitasnya. Penyelenggaraan pemilu di Indonesia dilakukan oleh penyelenggara pemilu yang terdiri atas Komisi Pemilihan Umum (KPU) dan Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu). Penyelenggaraan pemilu di n e g e r i i n i m a s i h p e r l u pembenahan, masih banyak kekurangan dan pelanggaran. Diberitakan bahwa sejak Januari hingga Desember 2013, ada 577 kasus yang diadukan. Jumlah kasus pengaduan pada 2013 itu meningkat dibandingkan 2012 lalu, yang hanya 99 kasus ( Melihat jumlah pelanggaran maupun kekurangan yang terjadi dalam pemilu terus meningkat, maka harus segera diperbaiki dan jangan sampai terulang kembali. Penyelenggaraan pemilu yang telah lalu serta berbagai kasus pelanggaran maupun kekurangan yang terjadi harus menjadi p e m b e l a j a r a n b a g i penyelenggara pemilu maupun m a s y a r a k a t. P e n y e b a b kekurangan maupun pelanggaran tersebut bisa berasal dari penyelenggara pemilu atau masyarakat, atau bahkan dari kedua belah pihak. Masalah DPT yang tidak a k u r a t d a n m a n i p u l a s i rekapitulasi hasil suara menarik perhatian karena kasus ini selalu berulang. Oleh karena itu perlu dikaji apakah ada kaitan antara kasus tersebut dengan kearsipan negara kita serta sejauh mana p e r a n k e a r s i p a n d a l a m mendorong proses demokrasi dalam hal ini pemilu. B. Landasan Teori Arsip menurut Undang- Undang (UU) No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan p e r k e m b a n g a n t e k n o l o g i informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi k e m a s y a r a k a t a n, d a n perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sedangkan penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Tu j u a n p e n y e l e n g g a r a a n kearsipan diantaranya adalah menjamin keselamatan aset 25