Sistem Informasi Akuntansi. Aplikasi dan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Transkripsi

1 Sistem Informasi Akuntansi Aplikasi dan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi 1

2 APLIKASI MENYELURUH PROSES BISNIS

3 3 Fungsi dasar yang dilaksanakan oleh SIA 1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efektif dan efisien 2. Menyediakan Informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan 3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset orgnisasi lainnya.

4 Subsistem dasar dalam SIA 1. The revenue cycle: mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai 2. The expenditure cycle: mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai 3. The human resources/payroll cycle: mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai

5 Subsistem dasar dalam SIA 4. The production cycle: Mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan Tenaga kerja menjadi produk jadi 5. The financing cycle: Mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari Investor dan Kreditor dan Membayar mereka kembali.

6 Subsistem dasar dalam SIA Financing Cycle Expenditure Cycle Human Resources General Ledger & Reporting System Production Cycle Revenue Cycle

7 Siklus Pemrosesan Data Siklus Pemrosesan data terdiri dari 4 Langkah : 1. Input Data 2. Penyimpanan Data 3. Pemrosesan Data 4. Output Informasi

8 Siklus Pemrosesan Data Pemicu Input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. seperti tentang: 1. Tiap Kegiatan yang menjadi perhatian 2. Sumberdaya yang dipengaruhi oleh kegiatan 3. Para pelaku yang terlibat didalam setiap kegiatan

9 Siklus Pemrosesan data: Input Data Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan Dokumen sumber (Source Document) untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis dan kemudian memindah data tersebut kekomputer. Sekarang, sebagian besar data aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (Computer data entry screen).

10 Kegiatan Bisnis dan dokumen sumber Kegiatan Bisnis Siklus Pendapatan Menerima Pesanan Pelanggan Mengirim Pesanan Menerima Uang Tunai Menyimpan tanda terima tunai Menyelesaikan Account Pelanggan Dokumen Sumber Pesanan Penjualan Bill Of Lading Lap. Daft pembayaran Slip penyimpanan Memo kredit

11 Kegiatan Bisnis dan dokumen sumber Kegiatan Bisnis Siklus Pengeluaran Permintaan Atas Barang Pesanan Atas barang Penerimaan atas barang Pembayaran atas barang Dokumen Sumber Purchase requition Purchase Order Receiving Report Cek

12 Common Source Documents and Functions HUMAN RESOURCES CYCLE Source Document W4 forms Time cards Function Mengumpulkan data Pegawai Catat Jam kerja pegawai. Job time tickets Catat waktu yg dihabiskan utk pekerjaan tertentu.

13 Common Source Documents and Functions GENERAL LEDGER AND REPORTING SYSTEM Source Document Journal voucher Function Merekam masukan yang Telah diposting kebuku besar.

14 Siklus Pemrosesan data: Data Processing Batch processing adalah Update secara periodik dari data yang disimpan tentan sumber daya dan pelaku yang terlibat. On-line, real-time processing adalah Update secara langsung setelah terjadinya transaksi.

15 Siklus Pemrosesan Data: Penyimpanan Data Entity adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Setiap Entity mempunyai Atribut atau characteristics yang membutuhkan untuk disimpan.

16 Perekaman Transaksi kedalam Jurnal Setelah data diambil dari dokumen sumber langkah selanjutnya adalah merekam transaksi tersebut kedalam jurnal. Sebuah jurnal dibuat untuk setiap trasaksi yang menampilkan accounts and jumlah yang di debet dan dikredit.

17 Perekaman Transaksi kedalam Jurnal Jurnal Umum merekam transaksi yang tidak sering terjadi. Jurnal khusus merupakan proses ringkas dari perekaman jumlah besar dari transaksi yang sering terjadi.

18 Perekaman Data Transaksi kedalam Jurnal 1 Penjualan Kredit 2 Penerimaan Kas 3 Transaksi Pembelian 4 Pengeluaran Kas

19 TOTAL: Perekaman Transaksi kedalam Jurnal Page 5 Sales Journal Invoice Account Account Post Date Number Debited Number Ref. Amount Dec Lee Co Dec May Co Dec DLK Co

20 Posting Transaksi Kedalam Buku Besar Buku besar digunakan untuk meringkas status keuangan termasuk saldo sekarang dari setiap perkiraan. Buku besar berisi Data Level ringkasan dari setiap Perkiraan Harta, Hutang, Modal, Pendapatan dan Biaya dari sebuah organisasi.

21 Post Transactions to Ledgers A subsidiary ledger records all the detailed data for any general ledger account that has many individual subaccounts. What are some commonly used subsidiary ledgers? accounts receivable inventory accounts payable

22 Posting Transaksi Kedalam Buku Besar Disebut apakah hubungan antara perkiraan buku besar dengan Perkiraan buku besar Pembantu? (Perkiraan Control) control account Sebuah perkiraan control berisi jumlah total dari semua jenis perkiraan dalam buku besar pembantu.

23 Date Post Transactions to Ledgers Sales Journal Page 5 Invoice Number Account Debited Account Number Post Ref. Amount Dec DLK Co Total 120/502 2, General Ledger Account: Accounts Receivable Account Number: 120 Date Description Post Ref. Debit Credit Balance Dec 1 Sales SJ5 2,400 2,400

24 Apakah Chart Of Account? Chart Of Account (Daftar Perkiraan) adalah daftar semua perkiraan buku besar yang digunakan oleh sebuah organisasi.

25 Menyediakan Informasi untuk pengambilan keputusan Fungsi kedua dari SIA adalah menyediakan untuk pihak manajemen dengan Informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi dari SIA terbagi dalam 2 kategori : Laporan Keuangan Laporan Manajerial

26 Laporan Keuangan Menyediakan Neraca saldo Membuat Jurnal Penyesuaian. Menyediakan Neraca saldo setelah penyesuaian. Menghasilkan Laporan Laba/rugi. Membuat Jurnal Penutup. Membuat Neraca. Menyediakan Laporan Arus kas.

27 Laporan Manajerial SIA harus dapat menyediakan informasi operasional terinci tentang kinerja Organisasi. 2 Jenis Laporan Manajerial Yang penting Laporan Anggaran Laporan Kinerja

28 Managerial Reports Apakah Anggaran? Ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. Salah satu jenis yang paling umum dan paling penting dari Anggaran adalah Anggaran Kas.

29 Managerial Reports Apakah Laporan Kinerja? Laporan Kinerja merinci anggaran dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran serta menunjukan pulan penyimpangan atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut.

30 Laporan Manajerial Magic Co. Monthly Performance Report Budget Actual Variance Sales $32,400 $31,500 ($900) Cost of Goods 12,000 14,000 (2,000) Gross Margin $20,400 $17,500 ($2,900) Other Expenses 9,000 7,000 2,000 Operating Income $11,400 $10,500 ($900)

31 Pertimbangan pertimbangan pengendalian Internal Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut : 1 Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan. 2 Meyakinkan bahwa efektifitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku. 3 Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.

32 Pertimbangan pertimbangan pengendalian Internal Dua Metode penting untuk mencapai tujuan tersebut adalah : 1 Menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis 2 Memastikan pemisahan tugas yang efektif.

33 Sistem Informasi Akuntansi 33

34 Sistem Informasi Keuangan 34

35 Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan rerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan bisnis suatu entitas, dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991: 14). Fokus Business reporting& Financial reporting Informasi Operasi (IO) Informasi Akuntansi Manajemen (IAM) Informasi Akuntansi Keuangan (IAK) 35

36 Sistem informasi dan Teknologi Informasi Yang dicoba untuk dilakukan sistem Data terformat, teks, gambar, suara, dan video I nf or masi Tujuan Pr osedur ker ja Or ang Orang yang memasukkan, memproses, dan menggunakan data Perangkat keras dan perangkat lunak yang memproses data Cara kerja yang dilakukan orang dan teknologi informasi Teknologi inf or masi 36

37 Tahapan sistem 37

38 Distribusi Usaha Pengembangan Sistem 38

39 Tahapan Analisis Sistem Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru Proyek baru ditangani dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal Tujuan utama analisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan 39

40 Studi Kelayakan Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling 40

41 Studi Kelayakan (Lanjutan ) Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi: Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan Pengidentifikasian para pemakai sistem Pembentukan lingkup sistem 41

42 Studi Kelayakan (Lanjutan ) Sistem analis juga melakukan tugas-tugas seperti berikut: Pengusulan perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem baru Pembuatan analisis untuk membuat atau membeli aplikasi Pembuatan analisis biaya/manfaat Pengkajian terhadap risiko proyek Pemberian rekomendasi untuk meneruskan atau menghentikan proyek 42

43 Faktor-Faktor Analisis Biaya-Manfaat Pengembangan: waktu analis sistem waktu pemrogram waktu pemakai biaya pembelian perangkat keras biaya pembelian perangkat lunak biasa jasa (mislanya integrator sistem dan konsultan) Operasi: biaya komputer biaya komunikasi biaya staf pengoperasi biaya pertunbuhan pemakai biaya pemeliharaan 43

44 Analisis Biaya-Manfaat Kerangka dasar yang digunakan untuk studi kelayakan adalah penganggaran modal (capital budgeting). Penganggaran modal adalah keseluruhan proses dalam menganalisa proyek-proyek dan memutuskan proyek yang akan didanai Berbagai metode dapat digunakan dalam penentuan penganggaran modal : Payback Period, Net Present Value (NPV), Internal Rate of Return (IRR), dan Modified Internal Rate of Return (MIRR) 44

45 Ukuran Studi Kelayakan Aspek Pertimbangan Teknologi Apakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikan dengan teknologi yang tersedia? Ekonomi Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan personil)? Non-ekonomi Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yang tak dapat diukur dengan uang 45

46 Ukuran Studi Kelayakan (Lanjutan ) Organisasi atau Operasional Jadwal Kendala hukum, etika, dan yang lain Apakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budaya organisasi? Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru sesuai dengan pegawai yang akan mengoperasikannya? Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan? Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan etika atau hukum? Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yang dilanggar? 46

47 Problem Biaya (Kasus Gunung Es) 47

48 Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi fungsional) Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal) 48

49 Analisis Kebutuhan (Lanjutan ) Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan: keluaran yang akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran, volume data yang akan ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol terhadap sistem 49

50 Analisis Kebutuhan (Lanjutan ) Langkah yang dilakukan analis sistem: Wawancara Riset terhadap sistem sekarang Observasi lapangan Kuis Pengamatan terhadap sistem serupa Prototipe 50

51 Problem Kesalahpahaman (a) Kebutuhan pemakai menurut analis sistem saat wawancara (b) Kebutuhan pemakai yang cukup direalisasikan menurut analis sistem (c) Pemrogram melakukan penyederhanaan (d) Sistem yang sebenarnya diinginkan oleh pemakai 51

52 Desain Sistem Analisis Sistem Desain Sistem Perancangan Konseptual Evaluasi Alternatif Rancangan Penyiapan Spesifikasi Rancangan Penyiapan Laporan Rancangan Sistem Konseptual Perancangan Fisik Rancangan Keluaran dan Masukan Rancangan Platform Rancangan Antarmuka Pemakai & Sistem Rancangan Basis data Rancangan Modul Rancangan Kontrol Dokumentasi Rencana Pengujian Rencana Konversi Implementasi Sistem Operasi dan Pemeliharaan 52

53 Perancangan Konseptual Disebut juga perancangan logis Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk diimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan konseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual 53

54 Perancangan Konseptual (Lanjutan ) Evaluasi alternatif rancangan digunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem Contoh: perusahaan mau menggunakan pesanan pembelian atau menggunakan EDI Arsitektur teknologi informasi yang digunakan terpusat atau terdistribusi Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanya 54

55 Perancangan Konseptual (Lanjutan ) Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing, 1997): Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasi dengan baik? Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi kebutuhan pemakai dengan baik? Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi? Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing? 55

56 Contoh Pertimbangan Alternatif Rancangan Pertimbangan Rancangan Alternatif Rancangan Konfigurasi saluran Komunikasi Point to point, multidrop, line sharing Saluran komunikasi Jaringan komunikasi Media penyimpan data Operasi Frekuensi keluaran Komputer Jalur telpon, kabel koaksial, serat optik, mikrogelombang, atau satelit Sentralisasi, desentralisasi tape, floppy disk, hard disk, atau cetakan Ditangani sendiri atau outsourcing Seketika, harian, mingguan, dsb. Mainframe, minikomputer, atau mikrokomputer Pemrosesan transaksi Batch atau online 56

57 Spesifikasi Rancangan Konseptual Spesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut: Keluaran Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu dicetak Penyimpan data Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25 karakter) dan letaknya dalam berkas Masukan Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem Prosedur pemrosesan dan operasi Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam rangka untuk menghasilkan laporan 57

58 Perancangan Fisik Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara pemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya) Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data, termasuk penentuan kapasitas masing-masing Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi dengan algoritma (cara modul atau program bekerja) 58

59 Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan) Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan fisik. Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap sistem lama 59

60 Implementasi Sistem Mencakup aktivitas-aktivitas: Pemrograman dan pengujian Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Pelatihan kepada pemakai Pembuatan dokumentasi Konversi 60

61 Pemrograman dan Pengujian Pemrograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud masing-masing instruksi Setiap program menjalani pengujian secara individual untuk memastikan bahwa program bebas dari kesalahan. Pengujian seperti ini disebut dengan pengujian unit Jika terjadi kesalahan, pemakai akan berusaha mencari penyebabnya dan proses untuk melakukan pencarian kesalahan ini dikenal dengan sebutan debugging. Adapun kesalahan-kesalahan dalam program disebut bug atau kutu 61

62 Skema Pengujian Pengujian Unit Program teruji Pengujian Unit Program teruji Spesifikasi Kebutuhan Pengujian Integrasi Spesifikasi Rancangan Program terintegrasi Pengujian Sistem Program tervalidasi Kebutuhan Partisipan Pengujian Penerimaan Sistem diterima Pengujian Instalasi 62

63 Pengujian Pengujian integrasi Pengujian ini dilakukan setelah semua modul/program melewati pengujian unit untuk melihat efek ketika program saling dikaitkan Pengujian sistem Setelah melalui pengujian integrasi, fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya diuji. Sistem divalidasikan terhadap spsesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan lingkungan yang menyerupai dengan keadaan dan lingkungan operasional. Pada pengujian ini, kontrol dan prosedur pemulihan sistem (system recovery) juga diuji 63

64 Pengujian (Lanjutan) Pengujian penerimaan Dilakukan sebelum sistem dioperasikan dengan melibatkan pemakai, pengembang sistem, personil yang akan memelihara sistem, manajemen, dan auditor internal. Tujuannya adalah untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam hal ini pemakai akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini sebagai sistem produksi (sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai) Pengujian instalasi Jika pengujian penerimaan dilakukan sebelum sistem dipasang ke lingkungan operasional, sistem perlu diuji kembali setelah dipasang. Pengujian seperti inilah yang disebut pengujian instalasi 64

65 Konversi Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi, yaitu konversi paralel, konversi langsung, konversi modular atau bertahap, dan konversi pilot 65

66 Konversi 66

67 Konversi (Lanjutan ) Konversi paralel (parallel conversion) Sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lamna, maka sistem lama segera dihentikan Konversi langsung (direct conversion atau direct cutover) Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru 67

68 Konversi (Lanjutan ) Konversi pilot (pilot conversion) Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempattempat yang lain Konversi modular atau bertahap (phased conversion) Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. 68

69 Dokumentasi Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan menjadi acuan pada tahapan operasi dan pemeliharaan Pada tahapan implementasi, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis Dokumentasi pengembangan Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem, bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai Dokumentasi operasi Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian peralatan, faktor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas Dokumentasi pemakai Berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup materi pelatihan 69

70 Operasi dan Pemeliharaan Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem sebagai tanggapan atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh, perawatan ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan client/server atau mengonversi dari sistem berbasis berkas ke lingkungan basis data Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahankesalahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan 70

71 Requirement of SIA AIS Master plan AIS conceptual design AIS objectives AIS forwarding AIS system requirements & Information needs standard AIS cost-benefit analysis of design 71

72 Specifications of system of components Reports and other outputs - control procedures and security measures - data base - data and information processing - data inputs expected impact of design on information system, incl.auditing procedures expected impact of design on formal and informal organizations plan and schedule of implementaition design documentation : - ER Diagram - DFD - System Flowchart - High level structure charts - other diagrams and documentations 72

73 Documentation Entity Relationship Diagram (ERD) Data Flow Diagram (DFD) Flowchart Document Flowchart System Flowchart Program Flowchart High level structure charts 73

74 E-R Diagram, DFD and Flowchart ER Diagram Logical DFD Physical DFD Structur chart Computer System Flowchart 74

75 Data Flow Diagram Tujuan : Mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram. Overview: DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data, penyimpanan data, dan entitas eksternal. Adapun simbol yang digunakan adalah : Entity process data stores data flow 75

76 Data Flow Diagram Contoh : Billing procedure client contract Contract record Client control data transferee Service provider data Request for Spesific services Order services Services request Transferee services data Services ordered data Service provider Account receivable data Purchase order Vendor invoice Manage And account For services ordered Service order Billing data Account payable data client Bill client For services Services rendered data Sales invoice 76

77 Entity Relational Diagram Tujuan : Mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi. Ada dua pendekatan dalam pembuatan Entity Relational Diagram yaitu a. Basic Relational Model ER Diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbol-simbol yang dasar dengan menghubungkan hubungan antar entitas yang ada dalam satu organisasi. b. Database Relational Model ER Diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan yang merepresentasikan hubungan antar entitas. Struktur data ini biasanya diklasifikasikan sesuai kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu kualifikasi dari struktur data yang ada. Database relational model merepresentsikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Relational Database Accounting System. 77

78 Entity Relational Diagram a. Basic Relational Model Menggunakan simbol sebagai berikut : entity relationship Connector or link b. Database Relational Model Menggunakan simbol sebagai berikut : 78

79 E-R Diagram Contoh : ER Diagram pada perusahaan konsultan client m Consultant (employee) 1 1 initiates Assigned to has n n 1 project m needs n skill Basic entity relational diagram 79

80 E-R Diagram consultant Consultant number Consultant name salary client Client number Clinet name Consultant number Project Project number Project description Consultant number 80

81 E-R diagram Consultant table Database entity relational Consultant ID name Street address city state zip Home phone no Date of birth Highest college degree key Client table Client ID Client name Street address City State zip key Project table Consultant/skill table Project ID Client ID Project description Accumulated cost Accumulated billing Consultant ID Skill table Skill description key key Consultant/Project table Consultant ID Project ID Project/skill table Project ID Skill code key key key key 81

82 Flowchart Tujuan Mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu. Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah : a. dokumen b. program c. proses d. sistem Flowcart memberikan informasi mengenai : a. darimana input diterima dan dari siapa b. dalam bentuk an form apa output di generate c. langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi d. data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya e. prosedur akuntandi dan pengendalian organisasi yang terlibat 82

83 Flowchart Document / report Processing manually Files / stored Terminal point Manual input Processing automation Magnetic tape Flow of data On line display Computer process Data stored on magnetic disc Communication link Data store on punched paper tape Decision point Data stored on line Connector between two points Record & master file Connector between two pages annotation 83

84 Guidelines for Flowchart Source document comp batch total Source document Edit & convert To magnetic medium Transaction data Batch total Expection & Summary report 1. Pahami dan cermati diskripsi naratif prosedur 2. Pilih simbol flowchart yg digunakan 3. Siapkan draft / sketsa flowchart 4. Perhatikan aturan dasar dalam menggunakan flowchart 5. Gunakan teknik presentasi u/ memberikan informasi yg jelas mengenai prosedur dan isi. 6. Lengkapi flowchart dengan mencantumkan judul, tanggal, nama yg mempersiapkan Sort data by Sorting key Continue processing Expection & Summary report 84

85 Flowchart Form student Cources Request sheet Error & Exception display Course Status file Student Master file Process Course request file Course Schedulle file On course Assignment day Enter request Student Schedulle file Course Request file Print Course schedulle Contoh : penyiapan jadwal perkuliahan mahasiswa Course schedulle To assistant registrar 85