PERTEMUAN 6 MANAJEMEN DESAIN DATABASE

Transkripsi

1 PERTEMUAN 6 MANAJEMEN DESAIN DATABASE A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengembangan database managemen system. mahasiswa harus mampu: 1. Menggunakan REA sebagai alat design data base 2. Menggunakan REA diagram 3. Membangun seperangkat table data base dari suatu model REA 4. Membaca REA diagram dan mengkaitkannya dengan kegiatan usaha B. URAIAN MATERI Model data Resource Event Agent-REA adalah perangkat modeling konseptual yang khususnya didesain untuk menyediakan struktur untuk mendesain database dalam sistem informasi akuntansi. Model data REA menyediakan struktur dengan 2 cara : Pertama adalah mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam database SIA, kedua adalah penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara kesatuan-kesatuan dalam database. Materi pembahasan REA dengan data model, entity relationalship (ER) diagrams untuk mengembangkan diagram REA, implementasi diagram REA ke database relational menggunakan diagram REA dan mengintegrasikan diagram REA atas seluruh siklus akuntansi. 1. Model data REA (Resource Event & Agent) Data modeling adalah proses pendefinisian dari sebuah database sehingga mewakili semua aspek dalam organisasi, termasuk interaksi dengan pihak luar. Model data REA adalah perangkat modeling konseptual yang khususnya didesain untuk menyediakan struktur untuk mendesain data base dan sistem informasi akuntansi. Model data REA menyediakan struktur dengan 2 cara : (a)

2 Mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam data base AIS. (b) Dengan penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara kesatuan-kesatuan dalam database. Jenis-Jenis Kesatuan REA terdiri dari : 1) Sumber daya; Didefinisikan sebagai hal yang mempunyai nilai ekonomis dalam organisasi, contoh : kas, inventori, perlengkapan, peralatan dan tanah. 2) Kejadian/Transaksi; Berbagai kegiatan bisnis, yang manajemen lakukan untuk mengumpulkan informasi untuk perencanaan dan pengawasan. Beberapa transaksi secara langsung mempengaruhi kuantitas dari sumber-sumber daya. Sebagai contoh : kegiatan penjualan menurunkan kuantitas inventaris dan kegiatan pengumpulan uang kas meningkatkan sejumlah besar kas. 3) Agen ; adalah orang-orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam setiap kejadian dan kepada merekalah informasi dibutuhkan untuk perencanaan, pengawasan dan pengevaluasian. 2. Entity-Relationship Diagrams (E-R Diagram) Adalah satu metode untuk menggambarkan sebuah data base dalam bentuk skema. Disebut REA diagram karena menunjukkan berbagai model kesatuan dan hubungan penting diantara mereka. Di dalam sebuah diagram karena menunjukkan berbagai model kesatuan dan hubungan penting diantara mereka. Di dalam sebuah diagram REA, kesatuan muncul dalam bentuk segiempat dan hubungan antara kesatuan-kesatuan digambarkan dalam bentuk diamond, yaitu sebuah diagram REA dari bagian siklus pendapatan untuk menyederhanakan gambar tersebut kita hanya memasukkan dua transaksi, yaitu penjualan merchandise untuk pelanggan dan kumpulan uang kas dari pelanggan.

3 3. Mengembangkan Diagram REA REA memperlakukan sistem akuntansi sebagai representasi virtual bisnis yang sebenarnya. Dengan kata lain, itu menciptakan objek komputer yang langsung mewakili benda nyata dunia bisnis. Dalam istilah ilmu komputer, REA adalah suatu ontologi. Objek nyata termasuk dalam model REA adalah: (1) Barang, jasa atau uang, yaitu, sumber daya, (2) Transaksi bisnis atau perjanjian yang mempengaruhi sumber daya, yaitu, kejadian, (3) Orang atau badan-badan manusia lain (perusahaan lain, dll), yaitu, agen. REA sistem biasanya dimodelkan sebagai database relasional, meskipun hal ini tidak wajib. Desain biasanya menggunakan diagram entitas-hubungan. Pengembangan diagram REA untuk siklus transaksi yang spesifik terdiri dari tiga tahap : Mengidentifikasikan setiap kejadian atau transaksi yang mempengaruhi perubahan dasar ekonomi dalam siklusnya. Mengidentifikasi sumber daya yang mempengaruhi setiap kejadian atau transaksi beserta agen-agen yang terlibat. Menentukan pokok utama untuk setiap hubungan kerjasama. 4. Tahap Tahap Model REA : Tahap 1: Mengidentifikasikan peristiwa perubahan ekonomi Dasar REA terdiri dari dua peristiwa, yang satu meningkatkan sumber daya yang lainnya menurunkan sumber daya. Perubahan dasar ekonomi pada siklus pendapatan berhubungan dengan penjualan barang atau jasa dan penerimaan pembayaran kas dari penjualan. Gambaran sebuah diagram REA untuk setiap siklus individu, biasanya dengan membagi kertas kerja menjadi 3 kolom untuk setiap pekerjaan. 1. Kolom kiri untuk sumber daya 2. Kolom tengah untuk peristiwa/transaksi

4 3. Kolom agen untuk agen adalah sangat penting untuk menentukan apakah masih ada peristiwa binis lainnya dalam siklus tersebut atau tidak. Tahap 2 : Mengidentifikasikan sumber daya dan agen-agen. Satu dan peristiwa penting dapat dispesifikasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut dapat didefinisikan. Bagaimana dengan Account Receivable? Ini tidak termasuk dalam peristiwa penting tersebut, karena account receivable tidak terdapat dalam definisi model data REA. Account Receivable adalah objek yang tidak bebas, tetapi penyajiannya sederhana pada waktu berbeda antara dua peristiwa. Yaitu penjualan dan pengumpulan kas. Konsekuensinya, jika data tentang penjualan dan pengumpulan kas disimpan dalam data base, maka tidak perlu menyimpan informasi secara berlebihan tentang account receivable. Tahap 3 : Mengidentifikasi jabatan (cardinalitas) Jabatan mengidentifikasikan hubungan beberapa kejadian dalam suatu perusahaan yang dapat dihubungkan dengan kejadian pada perusahaan lain. Beberapa perusahaan dapat mengimplementasikan kejadian tersebut dalam sebuah table. Pada kenyataannya jabatan dapat menyediakan informasi tentang bagaimana baris-baris dalam table dari hubungan yang lain dapat dihubungkan dengan tiap-tiap baris dalam table tersebut, jabatan seringkali diekspresikan menjadi 2 yaitu jabatan minimum dan jabatan maksium. 5. Jenis-Jenis Entitas REA Model REA secara khusus diperugunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek sistemtik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai organisasi. Model REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya

5 dimasukkan kedalam database SIA, dan jenis REA: (1) Sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan oleh organisasi, (2) Kegiatan (event) aktivitas bisnis yang dilakukan oleh organisasi, (3) Pelaku (agent) pelaku atau hubungan dengan agent unit bisnis Tipe-tipe kerjasama Menurut maksimum jabatan, ada tiga jenis kerjasama yaitu : a) A one-to-one relationship atau hubungan antara satuan, jika jabatan maksimum tiap perusahaan hanya ada satu. b) A one-to-many relationship atau hubungan satuan dengan besaran jika jabatan maksimum dalam suatu perusahaan hanya ada satu dan jabatan maksimum perusahaan lain hanya ada sebanyak N. c) A-many-to-many relationship atau hubungan antara besaran, jika jabatan maksimum di kedua perusahaan sebanyak N. Penerapan diagram REA dalam Database Relational Tahap 1 : Membuat table untuk setiap satuan dan hubungan antara besaran Tahap 2 : Mengidentifikasi atribut-atribut untuk setiap tabel : a) Kunci utama. Perusahaan seringkali membuat identifikator numeric (berupa angka) yang merupakan sumber khusus identifikasi yang unik, kejadian-kejadian dan agen-agen, identifikator numeric ini merupakan kandidat yang baik sebagai kunci utama. Sebagai contoh, S&S dapat menggunakan nomor invoice sebagai kunci utama pada tabel penjualan dan jumlah konsumen sebagai kunci utama pada tabel konsumen. b) Atribut-atribut lain. Seperti tanggal dan jumlah dari masingmasing penjualan, diperlukan untuk melengkapi dan mengakuratkan proses transaksi dan produksi pada pengukuran keuangan dan laporan manajerial. Atribut lain disimpan karena mereka memberikan fasilitas pada

6 manajemen secara efektif terhadap suatu sumber organisasi, kejadian dan agen-agen. c) Data harga. Harga disimpan sebagai tabel pada tabel invetaris d) Data komulatif. Jumlah yang tersedia dalam neraca rekening kas tidak perlu dicatat karena keseluruhan dalam database, karena system dapat menghitung mereka kapanpun diperlukan. Tahap 3 : Penerapan hubungan antara satuan dan hubungan satuan dengan besaran. 6. Penggunaan diagram REA : a. Dokumentasi Diagram REA kegunaanya sangat khusus sekali misalnya dalam dokumentasi pembuatan database SIA. Diagram REA memberikan dua tipe yang penting dalam informasi mengenai data base SIA yang tidak digambarkan di dokumentasi lainnya, yaitu informasi tentang hubungan antara data dan informasi tentang pelatihan bisnis organisasi. Diagram REA dengan jelas menggambarkan hubungan antara bermacammacam data yang disimpan di dalam data base akuntansi. Berbeda dengan flowchart yang hanya memperlihatkan bagaimana membuat dan menggambarkan karakteristik utama file, seperti bagaimana file diatur dan dicatat. Seperti halnya data flow diagram menggambarkan kandungan atau isi dari masing-masing file dalam sebuah system, tetapi tidak secara jelas memperlihatkan bagimana file-file itu berhubungan satu dengan lainnya. b. Informasi tentang pelatihan bisnis Mengartikan dengan benar apa yang menjadi utama dalam diagram REA maksudnya harus mengartikan dengan benar peristiwa apa dalam keseluruhan yang mewakili. Ini selalu mudah baik bagi agen maupun bagi

7 transaksi secara keseluruhan. Setiap peristiwa dari agen sebuah entitas mewakili orang yang khusus atau organisasi. Sama seperti, setiap peristiwa dari kejadian sebuah entitas mewakili aktivitas bisnis yang khusus atau transaksi. Contoh, setiap peristiwa penjualan mewakili transaksi penjualan yang khusus. c. Informasi Tentang Isi Database Diagram REA menggambarkan hubungan antara berbagai data yang disimpan dalam data base akuntansi, sebaliknya flowchart hanya menunjukkan file yang ada dan menggambarkan karakter dasar mereka, sebagaimana mereka dikumpulkan dan disimpan. Diagram data flowchart (DFD) menunjukkan isi dari tiap file dalam system, tapi tidak menunjukkan bagaimana file-file itu berhubungan satu dan lainnya. Hubungan dalam diagram REA menyediakan informasi yang berguna tentang keadaan perusahaan dan kebijakan yang dianutnya. Contohnya menyediakan kredit untuk pelanggannya dan juga mengijinkan mereka untuk melakukan pembayaran secara berkala. Ini juga mengindikasikan bahwa perusahaan telah menjual barang dalam jumlah yang besar. Dengan mengetahui tiap-tiap apa yang didapat dari sumber data bagaimanapun, dapat kadang-kadang lebih sulit, ingat bahwa informasi tentang atribut-atribut yang disimpan dengan tiap tujuan hubungannya kadang-kadang termasuk dalam diagram REA. Hal ini dapat digunakan untuk menerjemahkan tujuan dari sumber itu. Dalam Figure 6.7 daftar dari atribut inventory yang termasuk kuantitasnya. Ini menggambarkan bahwa tiap baris dari inventory mewakili salah satu macamnya tidak dalam obyek individual. 7. Memindahkan Informasi dari SIA Diagram REA yang lengkap juga menunjukkan panduan berguna dalam menggunakan data base SIA. Awalnya menunjukkan nomor-nomor dari elemenelemen yang ditemukan dalam SIA tradisional seperti jurnal, ledger dan informasi tentang klaim, contohnya kun receivables. Sebenarnya semua informasi itu

8 disajikan, tapi disimpan di format yang berbeda. Informasi biasanya ditemukan dalam jurnal yang disimpan dalam tabel untuk menyimpan data tentang transaksi. Contohnya jurnal penjualan dapat diproduksi dengan menampilkan masuknya yang diperlukan dalam tabel penjualan. Ini akan menghasilkan daftar dari semua peristiwa penjualan, yaitu tunai dan kredit, proses serupa dapat dilakukan untuk memproduksi pengumpulan kas, pembelian atau jurnal pengeluaran kas. Bentuk informasi secara tradisional biasanya berisi ledger disimpan dalam data base kombinasi antara sumber dan tabel peristiwa. Tiga jenis hubungan yang terdapat dalam kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar entitas: a) Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) : (1:1) terjadi saat kardinal maksimum untuk setiap entitas dalam hubungan tersebut adalah N b) Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many reletionship) : (1:N) terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N. c) Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship ) : (M:N) Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam satu hubungan adalah N. 8. Perkembangan Sistem Akuntansi Dewasa ini sistem komputer Akuntansi sangat berkembang pesat, dan bahkan setiap perusahaan harusnya mengembangkan sistemnya sesuai dengan kompleksitas, perkembangan perusahaan, juga untuk mengikuti perkembangan jaman. Dengan adanya software komputer, maka pekerjaan yang manual dan memakan banyak waktu dan tenaga seperti paper work akan semakin berkurang. Selain itu, komputer juga dapat memproses lebih banyak data dalam waktu yang relatif cepat, sehingga efisiensi pun akan didapatkan. Data yang diolah dalam komputer akan menjadi output berupa informasi finansial ataupun non finansial. Proses pengolahan data ini dapat dilakukan secara terdistribusi maupun terpusat. Terdistribusi berarti data diolah secara terpisah (misalnya dalam tiap komputer tanpa terhubung ke jaringan), sedangkan pengolahan terpusat berarti data diolah secara terpusat, dengan satu database sebagai wadah untuk menampung semua

9 data perusahaan (misalnya: komputer terhubung ke jaringan perusahaan untuk pengolahan data). Dengan menggunakan komputer, laporan yang terlambat ataupun informasi yang non struktural bisa dapat diminimalisasi berkat pengendalian dan penerapan akuntansi untuk menghasilkan informasi yang layak dan berguna dan memenuhi prinsip akuntansi bagi perusahaan. 9. Dokumen Dasar Akuntansi Dokumen dasar atau data yang digunakan umumnya berupa bukti transaksi. Ini merupakan input yang sangat penting karena menentukan tujuan yang ingin dicapai dalam akuntansi. Kendala yang sering dialami adalah kurangnya kualitas bukti transaksi, atau bahkan kelebihan input transaksi sehingga sistem yang seharusnya simpel dan mudah digunakan menjadi semakin kompleks dan ruwet. Dokumen dasar yang berkualitas dapat ditransformasi menjadi informasi yang tepat. Adanya standardisasi dalam input ini penting untuk memastikan data masuk ke dalam sistem komputer akuntansi secara tepat dan benar. Perubahan dokumen dasar berdampak pada berubahnya keseluruhan sistem akuntansi dan pengolahan data. Pada dasarnya, cara yang sama digunakan oleh setiap perusahaan dalam mengolah dokumen ini, tapi karena adanya perbedaan dalam skala perusahaan (besar kecilnya), jenis usaha, teknologi yang dipakai, ataupun sumber daya yang dipakai, maka sistem akuntansi perusahaan dapat berbeda satu sama lain. Ini yang menyebabkan sistem yang digunakan oleh satu perusahaan bisa jadi tidak bisa digunakan oleh perusahaan lain. 10. Sistem Akuntansi Komputer Sistem akuntansi komputer merupakan sistem akuntansi yang mengalami transformasi karena adanya penggunaan komputer. Sistem ini memberikan banyak keuntungan dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam akuntansi dengan memenuhi prinsip akuntansi. Walau demikian, sistem akuntansi komputer dapat pula menyebabkan masalah baru dalam perusahaan bila perkembangan sistem tidak diikuti dengan training yang memadai bagi sumber daya manusianya.

10 11. Aplikasi Akuntansi Komputer Perkembangan teknologi khususnya dalam informasi dan komunikasi memacu perkembangan dalam dunia akuntansi. Salah satu yang berkembang dan telah umum diimplementasikan di dunia adalah aplikasi akuntansi komputer. Beberapa jenis aplikasi akuntansi komputer yang telah banyak dipakai di seluruh penjuru dunia adalah MYOB, Payroll, DacEasy, Simply Accounting, General Ledger, Acc Pac, Peachtree, dll. Manfaat aplikasi akuntansi komputer adalah menghasilkan kemudahan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan dengan akurat, efisien dan cepat. Keuntungan dalam penggunaan aplikasi komputer adalah kecepatan dalam mendapatkan laporan keuangan, yang seringkali dilakukan secara otomatis oleh komputer bila dibandingkan dengan cara manual. Penggunaan komputer juga memiliki tingkat ketepatan tinggi. Aplikasi komputer akuntansi juga mampu menghasilkan dan menampilkan data dengan mudah dan cepat. Aplikasi akuntansi komputer dapat digunakan oleh semua pemakai yang bisa mengoperasikan komputer serta memahami prosedur standar pembukuan. Dengan demikian, aplikasi ini tidak hanya ditujukan pada pakar akuntansi atau orang yang ahli di bidang komputer yang sudah mengetahui cara menginstal komputer. C. LATIHAN SOAL/TUGAS 1. Apakah yang dimaksud dengan model diagram REA? 2. Bagimanakah model data REA dalam menyediakan struktur untuk e-commerce? 3. Sebutkanlah jenis-jenis kesatuan model data REA dalam sistem informasi akuntansi 4. Sebutkanlah bagimana penerapan diagram REA dalam data base relational. 5. Uraikanlah tujuan dokumentasi dalam model date REA D. DAFTAR PUSTAKA Referensi buku:

11 1. James A hall, Accounting Information System, penerbit salemba empat 2. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.