Petunjuk Penggunaan Software Bengkel

Transkripsi

1 Petunjuk Penggunaan Software Bengkel Copyright 2015 by GMComputindo. All Rights Reserved.

2 Kontak Kami CV. KURNIA JAYA PERSADA adalah badan usaha kami, sedangkan GMComputer adalah salah satu kegiatan kami dalam merancang bangun aplikasi / program komputer. Selain membangun program komputer, kami melayani pembuatan website. Kontak : Hasan GSM Mobile : gmcomputindo@gmail.com Alamat Kantor : Jl. Siliwangi No. 96 Jatipamor - Majalengka Klik disini untuk melihat Website kami Setiap Konsumen kami secara otomatis tercakup oleh hukum hak cipta. Jika terjadi pembajakan aplikasi / program ini Maka Kami dengan pengguna resmi program ini mempunyai Hak yang sama untuk menuntut kepada pembajak secara hukum yang berlaku.

3 Latar Belakang Usaha yang mengelola jenis barang lebih dari 10 item selayaknya menggunakan aplikasi (Software computer) untuk memudahkan dalam pengolahan usaha itu sendiri. Dengan 10 (Sepuluh) Item saja, usaha harus ditunjang oleh catatan pembelian produk, dimana ada harga beli dan harga jual ditambah lagi stock akhir yang harus terkontrol dengan kategory Fast Moving (Laku cepat) atau Slow Moving (Laku Lama). Lalu bagaimana bisa mengingat banyaknya jenis produk dengan banyak pula perlakuannya??? Adalagi, bagaimana kita dapat mengingat apabila ada konsumen kita yang sudah kita layani mengalami komplen, bila kita tidak mempunyai catatan, ini sangat mengganggu kepada kepercayaan konsumen yang akan berakibat larinya para langganan dan ujungnya usaha mengalami sepi hingga gulung tikar. Semua masalah diatas dapat disederhanakan dan masalah yang timbul kemungkinan sangat kecil jika menggunakan program penunjang usaha ini. Sebagai gambaran sejauhmana program ini membantu usaha??? Menampung Data Supplier / pemasok barang. Menampung Data Master Barang Menampung Data Stock Barang Menampung Data Pembelian Menampung Data Penjualan Menampung Data Pendapatan Proses Program : 1. Kode Supplier tidak akan sama pada setiap recordnya, dikarenakan menggunakan logika autocode 2. Kode Barang tidak akan sama pada setiap itemnya, dikarenakan menggunakan metoda auto barcode 3. Data Stock autocount (Pembelian adalah penambah dan Penjualan adalah pengurang) 4. Data Pembelian terlaporkan dengan beberapa kriteria pilihan (Tanggal, No Faktur dan Bulanan) 5. Data Penjualan terlaporkan dengan beberapa kriteria pilihan (Dari Tanggal, sampai Tanggal dan Bulanan) 6. Data Pendapatan diproses pertanggal pilihan namun akumulasi dibuat rekapitulasi pertanggal proses sampai dengan pendapatan dalam bulan proses dengan hanya satu klik saja. Semua point diatas kami paparkan penjelasannya disetiap form tampilan untuk memudahkan pengguna mencari petunjuk kerjanya program ini.

4 Login Aplikasi dimulai dengan Form Login /Kewenangan penggunaan aplikasi : Level kewengan dibagi 3 (tiga) level, yaitu : 1. Administrator (Full Akses) 2. General (Tidak dapat mengakses / mengolah data pengguna) 3. User (Hanya mengakses /mengolah data penjualan saja) Kewenangan Kewengan olah Data Stock Barang (Mengisi, Merubah dan Menghapus) di atur pada saat pembuatan User. Perhatikan gambar dibawah ini :

5 Untuk Group Toko dengan Level User/Kasir, hanya diberi kewenangan akses Data Stock Barang dan Penjualan saja (Tidak diberi kewenangan Merubah atau menghapus) Namun perhatikan kewenangan Level General (biasa digunakan oleh Karyawan yang diberi jabatan Kepala Regu). Semuanya bisa diatur tergantung kewenangan yang akan diberikan oleh Perusahaan.

6 Member Pengisian Memulai pengisian Data Member, Klik tombol Baru seperti terlihat pada gambar dibawah ini : Setelah ditekan tombol Baru, maka kolom akan aktif, silahkan isi semua kolom yang sudah disediakan :

7 Contoh Pengisian sebagai berikut : Setelah melakukan pengisian pada semua kolom, tekan tombol Simpan, maka data akan tersimpan seperti gambar dibawah ini : Pengisian Selesai,... Bagaimana cara : Merubah Data Menghapus Data

8 Perubahan Cara Merubah data Member, silahkan double click pada tabel (data yang akan dirubah), contoh lihat pada gambar dibawah ini : Contoh : Nama Pemilik Bukan saya (Double Klik), maka data tabel akan dimasukkan ke kolomnya. Silahkan tekan tombol Rubah untuk mengaktifkan kolom editor seperti gambar dibawah ini : Perhatikan tombol Rubah menjadi tombol Perbaharui. Contoh Rubah alamatnya, seperti gambar dibawah ini : Selesai perubahan, Tekan tombol Perbaharui. Perhatikan data pada kolom dan pada tabel,

9 sebelum ditekan tombol Perbaharui. Lalu perhatikan seperti gambar dibawah ini setelah ditekan tombol Perbaharui : Perubahan Data Selesai. Bagaimana Cara : Mengisi Data Menghapus Data

10 Penghapusan Cara menghapus data, silahkan pilih data pada tabel, contoh seperti gambar dibawah ini : Double klik pada kolom Bukan Saya atau kolom lainnya. Tekan tombol Hapus, maka akan ditampilkan konfirmasi, seperti gambar dibawah ini : Jika ditekan tombol OK, maka penghapusan data akan dilakukan dan hasilnya seperti gambar dibawah ini : Penghapusan Data Member selesai.

11 Master Barang Mengisi Data Langkah mengisi Data Master Barang, silahkan tekan tombol Baru, maka akan dibuka semua kotak isian menjadi siap isi, seperti gambar dibawah ini : Isi semua kotak-kotak yang tersedia,(tidak boleh ada yang kosong!!!). Untuk mengisi gambar barang bisa diklik kotak gambarnya, maka akan ditampilkan pilihan gambarnya seperti gambar dibawah ini : *** REKOMENDASI *** Simpanlah Nama Gambar Barang sesuai dengan kode barang dengan extensi JPG pada folder Image (C:\Program Files\GMComputindo\Aplikasi Bengkel\Image\NamaGambar.JPG)

12 Jika dipilih gambarnya, maka akan ditampilkan pada kotak gambar barang, seperti gambar dibawah ini : Selesai mengisi semua kotak dan gambar telah dipilih, tekan tombol Simpan. Maka Pengisian Data Master selesai. *) Lakukan langkah-langkah diatas untuk mengisi Master Barang lainnya.

13 Merubah Data **** PERHATIAN ***** Perubahan (KODE BARANG) pada data Master Barang tidak otomatis merubah KODE BARANG pada data Stock Barang Sebaiknya, catat jika ada perubahan Data Master Barang dan segera rubah Kode Barang yang ada pada Stock Barang Merubah Data Master Barang sangat mudah, pilih (Double Klik) data yang akan dirubah pada tabel Data, maka akan ditampilkan ke kotak-kotak isian sesuai data yang di klik ganda (Double Click), seperti gambar dibawah ini : Klik Tombol Rubah untuk memperbaiki data, perhatikan gambar diatas yang di beri warna highlight Kuning.

14 Coba Ganti Nama Barang (Oli Mesran) menjadi Oli Mesran Sae 200, seperti gambar dibawah ini : Tekan tombol Perbaharui, maka data akan disimpan perubahannya. Lihat gambar dibawah ini :

15 Perubahan Data Selesai.

16 Menghapus Data Cara untuk menghapus data, langkahnya sama seperti mau merubah data, yaitu melakukan klik ganda pada kolom tabel yang akan dihapus!. Contoh gambar diatas, mengklik ganda pada barang Busi, maka akan ditampilkan ke kolom-kolomnya dan tombol Hapus Aktif. Jika ditekan tombol hapus, maka aplikasi akan mengkonfirmasi sebelum mengeksekusi, seperti gambar dibawah ini :\ Jika ditekan tombol OK, maka akan dilaksanakan perintah menghapus data master barang pada record yang ditunjuk tadi. Jika menekan tombol Cancel maka perintah dibatalkan. *** DATA YANG SUDAH DIHAPUS TIDAK BISA DIBATALKAN!!! ***

17 Stock Barang Mengisi Cara Mengisi Baru Stock Barang, silahkan tekan tombol Baru seperti gambar dibawah ini : Klik Kode Barangnya untuk memilih data dari Master Barang. Jika Kode Barang tersebut sudah ada pada stock, maka aplikasi akan menampilkan untuk dirubah stock akhirnya. Lihat gambar dibawah ini : Klik salah satu Kode Barang yang anda maksud akan diisi stock barangnnya.

18 Isi Stock Akhirnya dan Klik tombol Simpan. Pengisian selesai.

19 Merubah Untuk Merubah data stock Barang, ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut : Klik Ganda sembarang kolom pada baris yang akan dirubah, misalnya pada kolom Harga Beli baris , maka akan ditampilkan ke kotak isian Klik tombol Rubah, maka akan nampak seperti gambar dibawah ini : 1. Rubah Stock Akhir 2. Klik tombol Perbaharui 3. Akan ditampilkan Data setelah diperbaiki.

20 Menghapus Menghapus data pun sama seperti mau merubah data. 1. Klik Ganda pada baris data yang akan dihapus. 2. Klik tombol Hapus Akan muncul konfirmasi, jika dijawab YES maka data akan dihapus.

21 Supplier Petunjuk Olah Data Supplier disediakan beberapa cara, antara lain : 1. Pengisian Mengisi Data Supplier Baru / belum ada pada database komputer anda. (Baca lebih detailnya) 2. Pencarian Mencari Data Supplier yang sudah ada pada database dengan 2 opsi pencarian, melalui Kode Supplier atau Nama Supplier (Baca lebih detailnya) 3. Merubah Merubah Data Supplier yang ada pada database setelah pencarian ditemukan (Baca lebih detailnya) 4. Menghapus Menghapus record data supplier pada database secara permanen (Baca lebih detailnya) *) Silahkan klik Baca lebih detailnya untuk melihat petunjuk secara rinci / step by step)

22 Pengisian Mengisi data supplier ke database, langkah-langkahnya sebagai berikut : *) Perhatikan pada gambar dengan highlight berwarna Kuning transparant Klik tombol Baru, maka kotak-kotak pengisian akan diaktifkan, seperti gambar dibawah ini : Setelah tombol baru ditekan, maka anda diperintahkan untuk mengisi pada kotak Nama Supplier, Isi Nama Supplier dan tekan enter, maka akan secara otomatis dibuat Kode Supplier. Contoh pada gambar diatas : Nama Supplier PT. SARI JAYA maka Kode Supplier yang diciptakan oleh sistem adalah Huruf Depan setelah Spasi/Inisialnya saja adalah PSJ Lalu mengapa ada setelah PSJ (PSJ-0002)? Jawab : 0002 adalah nomor urut dari Kode Supplier yang berinisial PSJ (PSJ-0001 sudah digunakan oleh Nama Supplier PT. SUMBER JAYA dalam data contoh ini) Keterangan : Hal ini agar tidak tertukar atau tidak ada data ganda. Selanjutnya lengkapi kolom-kolom lainnya (Alamat Lengkap, Nama Kontak, No Phone Perusahaan dan No. Phone Kontak) Selesai pengisian tekan tombol Simpan.

23 Jika pengisian tidak ada yang tertinggal maka sistem akan menampilkan pesan seperti gambar dibawah ini : Langkah pengisian Data selesai. Bagaimana cara mengetahui bahwa data yang dientry sudah ada pada database? Lakukan pencarian, petunjuknya klik disini

24 Pencarian Pencarian Data Supplier dengan Kode Supplier : Klik Koolom Cari Kode Supplier, maka akan ditampilkan data yang ada pada database seperti gambar diatas. Silahkan pilih salah satu Kode Supplier : Contoh Pilih PSJ-0002 yang tadi sudah dientry, maka akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini :

25 Begitu juga untuk mencari data Supplier dengan Nama Supplier, Klik Kolom Cari Nama Supplier, maka akan ditampilkan data seperti gambar dibawah ini : Pilih/Klik Nama Supplier PT. SARI JAYA, maka data akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini : Apa yang akan dilakukan setelah pencarian? Anda bisa merubah data atau menghapus data.

26 Perubahan Perubahan Data bisa dilakukan setelah pencarian Data dengan Kode Supplier atau Nama Supplier : Silahkan Klik tombol Rubah, maka form akan diaktifkan seperti gambar dibawah ini : Kode Supplier akan berubah secara otomatis jika Nama Supplier dirubah. Lakukan perubahan datanya sesuai yang diinginkan. Jika selesai merubah data, tekan tombol Perbaharui (pada gambar diatas yang diwarnai kuning) Perubahan Data Selesai.

27 Penghapusan Penghapusan Data Supplier dapat dilakukan setelah melakukan pencarian data : Tekan tombol Hapus, maka akan ditampilkan peringatan seperti gambar dibawah ini : Jika Tombol OK ditekan maka penghapusan akan dilakukan namun jika Cancel maka penghapusan akan dibatalkan. Penghapusan selesai. Untuk menutup Form Olah data Supplier, silahkan tekan tombol Tutup.

28 Pembelian Pengisian Memulai pengisian data pembelian, silahkan klik tombol Baru, maka semua kolom yang tidak aktif akan menjadi aktif, lihat gambar dibawah ini : Setelah Aktif, pengguna hanya mengisi Kode Supplier lalu tekan keyboard Enter, maka jika kode supplier sudah ada di dalam data akan ditampilkan nama suppliernya. Isi Nomor Faktur dan Tanggal Fakturnya. Gunakan tombol keyboard enter setiap selesai pengisian kolom. Lanjutkan Pengisian Kode Barang ->> Tekan keyboard Enter, maka jika sudah ada di stock barang, nama barang, satuan dan harga beli akan ditampilkan. Isi Quantitynya, tekan Enter hingga Tombol Lanjut menjadi tombol Simpan. Perhatikan gambar dibawah ini :

29 Setelah menekan tombol keyboard enter pada kolom Qty, Tombol Lanjut menjadi Tombol Simpan, maka tekan lagi tombol Enter pada keyboard, maka data pembelian akan disimpan dan tombol Simpan kembali ke Tombol Lanjut, untuk melanjutkan pengisian data pembelian. Gambar dibawah ini setelah ditekan tombol Enter keyboard. Perhatikan data pembelian yang tadi diisikan kedalam kolom sudah tersimpan, terlihat pada tabel dibawah Kode Barang KAK-001 menjadi 2 (dua) kali pembelian.

30 Jika ditekan tombol lanjut atau ditekan tombol Enter pada keyboard, maka form olah data penjualan akan mengosongkan kode barang, nama barang, satuan, harga dan quantity. Silahkan Isi kolom seperti langkah diatas atau tekan tombol Stop untuk menyudahi pengisian pembelian barang dari Supplier yang sama. Demikian pengisian Pembelian Barang. Lakukan berulang-ulang sesuai dengan banyaknya jenis barang yang dibeli.

31 Perubahan Untuk merubah data, silahkan double klik data yang akan diperbaiki/dirubah pada tabel, seperti contoh double klik pada Cat Tembok Avian 1/4 Kg (yang berwarna biru), maka data akan dimasukkan kedalam kolom-kolom yang ada. Klik tombol Rubah maka semua kolom yang tidak aktif akan menjadi aktif dan siap di rubah isinya. Jika ditekan tombol rubah akan nampak seperti gambar dibawah ini : Klik Batal jika membatalkan perubahan dan klik tombol perbaharui jika sudah selesai melakukan perubahan data untuk menyimpan perubahannya. Jika tombol perbaharui ditekan maka akan disimpan data perubahannya, nampak seperti gambar dibawah ini.

32

33 Penghapusan Penghapusan data sama dengan langkah perubahan, yaitu dengan mengklik ganda pada tabel (pada baris data yang akan dihapus). Contoh pada item yang diwarnai biru, maka akan nampak seperti gambar dibawah ini : Silahkan tekan tombol hapus. Jika konfirmasi OK, maka data akan terhapus.

34 Penjualan Merubah atau menghapus Data Transaksi Perubahan Data Transaksi hanya dapat dilakukan oleh user sebelum dibayar, namun untuk perubahan data transaksi yang dibayar hanya dapat dilakukan oleh level diatas user. Langkahnya sebagai berikut : Jika data belum muncul ke tabel maka tentukan nomor Notanya : pilih contoh nomor , maka akan ditampilkan sesuai data yang dimasukkan seperti gambar dibawah ini : Klik gandapada Kode Barang, contoh OMG-001, maka akan ditampilkan ke kolom Group SUKU CADANG, seperti gambar dibawah ini :

35 Misalnya data di rubah pada Quantity lalu klik tombol Update Rubah Quantity 3 menjadi 4, Maka data akan berubah menjadi Jika ingin menghapus data tersebut, abaikan langkah 1 dan 2, langsung menuju tombol Hapus. Merubah Data Transaksi pada Jenis Barang JASA, sebagai berikut :

36 1. Klik Ganda pada kolom Nama Barang (Jasa), maka akan terisi ke kolom Jenis Jasa, 2. Silahkan Rubah Jenis Jasanya lalu tekan tombol Enter pada keyboard 3. Silahkan Rubah Angka Biaya Jasanya 4. Tekan Enter hingga Tombol Batal menjadi tombol Update 5. Tekan tombol Enter lagi hingga data perubahan tersimpan. Jika ingin menghapus, abaikan langkah 2 s/d 5 dan 1. langsung menekan tombol Hapus

37 Mengisi dan Mencetak Data Pengisian Data Penjualan membutuhkan data penunjang, antara lain : 1. Data Member / Pelanggan / konsumen 2. Data Stock Barang dan 3. Data Mekanik Langkah-langkahnya sebagai berikut : Polisi maka akan terisi Nama Pemilik. Lalu tentukan Jenis Kerusakannya Tekan tombol Enter pada keyboard Tentukan No.

38 Tentukan dengan memilih Nama Mekaniknya 3 (tiga) Langkah Pengisian diatas dilakukan setiap membuat nota baru, pengisian transaksi barang dan jasanya seperti dibawah ini :

39 Tentukan Kode Barang dan isi Quantity-nya, lalu tekan tombol Enter pada keyboard, sehingga data disimpan ke tabel seperti gambar dibawah ini : Lakukan berulang-ulang langkah 4 diatas sesuai dengan kebutuhan. Jika sudah selesai, lakukan pengisian ONGKOS KERJA. Contoh seperti gamar dibawah ini : Isi Jenis Jasa, Tekan tombol Enter Isi Biayanya, tekan tombol Enter Kode Barang pada transaksi Jasa akan disesuaikan berdasarkan No. Nota dengan inisial "OK" adalah Ongkos Kerja. Maka Ongkos kerja akan masuk ke tabel penjualan seperti gambar dibawah ini : Untuk mencetak transaksi diatas, plilih tombol Cetak Nota, seperti gambar dibawah ini : Tentukan Nomor Notanya lalu Klik tombol Submit

40 maka pencetakan nota akan ditampilkan ke layar monitor seperti gambar dibawah ini : Silahkan cetak ke mesin Printer dengan menekan tombol pada toolbar seperti gambar dibawah ini : Yakinkan Printer sudah menyala /siapdigunakan..

41 Jika selesai mencetak, silahkan tutup layar pencetakannya Klik tombol Bayar dan dibantu untuk menghitung pembayarannya, seperti gambar dibawah ini : Transaksi selesai. Jika Transaksi belum selesai jangan mencetak Nota dan menekan tombol Bayar. Jika Transaksi belum selesai lalu ada transaksi baru, silahkan klik tombol Nota Baru untuk mengisi transaksi pada pelanggan lainnya. Lakukan langkah-langkahnya seperti diatas.

42 Proses Pendapatan Proses pendapatan bisa kapan saja untuk memperbaiki data pendapatan yang akan selalu bertambah, Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Tentukan Tanggal Prosesnya 2. Tekan tombol Prosesnya 3. bisa memilih Cetak laporannya (Harian atau bulanan) Hasil prosesnya dapat dilihat pada Group REKAPITULASI TANGGAL PROSES : (Adalah angka pendapatan pertanggal proses) Sedangkan pda Group REKAPITULASI BULAN PROSES : (Adalah angka pendapatan sebulan) Pilih Cetakannya pun dibedakan : 1. Cetak Harian untuk laporan pendapatan pertanggal proses 2. Cetak Bulanan untuk laporan pendapatan sebulan proses.

43