PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH UNTUK FAKULTAS DAN LEMBAGA

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH UNTUK FAKULTAS DAN LEMBAGA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH 2014

2 PENDAHULUAN Salah satu permasalahan yang dirasakan oleh bagian logistik di perguruan tinggi adalah pengontrolan aset yang sudah tersebar di unit-unit perguruan tinggi. Kendala dalam pengelolaan aset di perguruan tinggi adalah dokumen-dokumen yang tidak tertata, kesulitan dalam pengontrolan aset, dan tidak tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam pengambilan keputusan terhadap suatu aset. Untuk itu, pengelolaan aset perlu didukung dengan sistem informasi manajemen aset yang dapat membantu bagian logistik di perguruan tinggi dalam pengelolaan asetnya. Sistem Informasi Manajemen Aset adalah sistem informasi berbasis web yang bertujuan mengelola, memelihara, dan pengawasan terhadap aset-aset penting yang diperlukan untuk menunjang pengambilan keputusan tentang rencana anggaran dan akusisi investasi baru. Sistem informasi ini dibuat untuk memudahkan user dalam mendapatkan informasi mengenai data aset yang ada secara langsung melalui database sistem dari organisasi pengelolaan yang paling atas ke yang paling bawah. Dalam hal ini, Pusat Sistem Informasi Universitas Muhammadiyah Aceh mengembangkan sebuah sistem informasi manajemen aset berbasis web yang berfungsi untuk mengelola inventarisasi aset di setiap unit yang ada di Universitas Muhammadiyah Aceh. Sistem informasi tersebut dapat diakses melalui alamat : Gambar 01. Tampilan halaman Sistem Informasi Manajemen Aset Universitas Muhamamdiyah Aceh

3 Sistem informasi manajemen aset yang dikembangkan oleh Pusat Sistem Informasi Universitas Muhamamdiyah Aceh membagi aset yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Aceh ke dalam beberapa direktori; yaitu 1. Inventaris Tanah 2. Inventaris Kantor, yang meliputi : a) Rektorat b) Fakultas Hukum c) Fakultas Teknik d) Fakultas Ekonomi e) Fakultas Kesehatan Masyarakat f) Fakultas Psikologi g) Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan h) Akademi Pariwisata i) Akademi Fisioterapi 3. Inventaris kendaraan 4. Gedung dan Bangunan 5. Sarana Pendidikan a) Ruang Kuliah b) Laboratorium c) UKM d) Koperasi e) Perpustakaan f) Klinik g) Tempat Ibadah h) Kantin i) Fasilitas MCK j) Fasilitas Olah Raga 6. Peralatan Pengolah Data 7. Peralatan Catu Daya Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Aset Universitas Muhammadiyah Aceh ini disusun sebagai buku petunjuk penggunaan sistem yang dapat digunakan oleh setiap unit di Universitas Muhammadiyah Aceh. Panduan ini adalah panduan aset untuk Fakultas di lingkungan Universitas Muhammadiyah Aceh.

4 STRUKTUR PENGGUNA (USER) DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH Pengguna (user) dalam Sistem Informasi Manajemen Aset Universitas Muhammadiyah Aceh berada secara hirarki berada pada Biro Umum yang dikelola oleh Biro Pembantu Rumah Tangga (PRT). Hal ini disebabkan untuk mempermudah pengontrolan inventarisasi aset yang ada di Universitas Muhammadiyah Aceh. Laporan perubahan kondisi aset yang ada pada masing-masing unit di Universitas Muhammadiyah Aceh dapat dilakukan dengan mengirim laporan kepada pengelola sistem, dalam hal ini, Biro Pembantu Rumah Tangga (PRT) melalui sistem secara online. FITUR-FITUR YANG TERDAPAT DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET Untuk dapat melihat fitur-fitur yang ada dalam Sistem Informasi Manajemen Aset adalah Direktori Aset: adalah menu dimana deskripsi masing-masing jenis aset dipaparkan Data Aset: adalah menu dimana data aset yang telah diinput dapat dilihat Input Data Aset: adalah menu untuk menginput data aset Kotak Pesan: adalah menu dimana pesan tentang pembaharuan data aset tersimpan yang selanjutnya akan digunakan oleh administrator untuk memperbaharui data aset Kirim Pesan: adalah menu dimana informasi mengenai data aset terbaru dikirim kepada administrator.

5 KOLOM-KOLOM YANG TERDAPAT DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET Inventaris Tanah Halaman Input Data Aset Inventaris Tanah Halaman Data Aset Inventaris Tanah

6 Inventaris Kendaraan Halaman Input Data Aset Inventaris Kendaraan Halaman Data Aset Inventaris Kendaraan

7 Inventaris Kantor Meliputi: Rektorat, Fakultas Hukum, Fakultas Teknik, Fakultas Ekonomi, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Fakultas Psikologi, Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, Akademi Pariwisata, dan Akademi Fisioterapi. Masing-masing dari halaman input data aset tersebut memiliki dua halaman yang memiliki kolom isian yang sama; yaitu Halaman Input Data Aset Halaman Data Aset Inventaris

8 Gedung dan Bangunan Halaman Input Data Aset - Gedung dan Bangunan

9 Halaman Data Aset - Gedung dan Bangunan

10 Sarana Pendidikan Meliputi : Ruang Kuliah, Laboratorium, UKM, Koperasi, Perpustakaan, Klinik, Tempat Ibadah, Kantin, Fasilitas MCK. Sarana Pendidikan Ruang Kuliah Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Ruang Kuliah

11 Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Ruang Kuliah

12 Sarana Pendidikan Laboratorium Meliputi : Laboratorium, Laboratorium Bahasa, Laboratorium Komputer, Laboratorium Komputer FTIK, Laboratorium Psikologi, Laboratorium Teknik Sipil, dan Studio Arsitektur. Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Laboratorium Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Laboratorium

13 Pada halaman data aset untuk Sarana Pendidikan Laboratorium berbeda dengan halaman data aset untuk Laboratorium Bahasa, Laboratorium Komputer, Laboratorium Komputer FTIK, Laboratorium Psikologi, Laboratorium Teknik Sipil, dan Studio Arsitektur. Perbedaan terletak pada jenis kolom masing-masing halaman tersebut. Pada halaman data aset untuk Sarana Pendidikan Laboratorium, beberapa laboratorium diinventarisir beserta fasilitas yang ada didalamnya, sedangkan pada halaman data aset untuk Sarana Pendidikan Laboratorium Bahasa, Laboratorium Komputer, Laboratorium Komputer FTIK, Laboratorium Psikologi, Laboratorium Teknik Sipil, dan Studio Arsitektur; fasilitas yang ada pada masing-masing laboratorium diinventaris satu persatu. Kolom-kolom isian yang terdapat dalam halaman data aset dan halaman input data aset pada Sarana Pendidikan Laboratorium Bahasa, Laboratorium Komputer, Laboratorium Komputer FTIK, Laboratorium Psikologi, Laboratorium Teknik Sipil, dan Studio Arsitektur; memiliki kolom isian yang sama. Dibawah ini adalah salah satu contoh kolom isian yang terdapat pada salah satu laboratorium. Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Laboratorium Laboratorium Bahasa

14 Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Laboratorium Laboratorium Bahasa

15 UKM (UNIT KEGIATAN MAHASISWA) Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan UKM (UNIT KEGIATAN MAHASISWA) Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan UKM (UNIT KEGIATAN MAHASISWA)

16 Koperasi Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Koperasi Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Koperasi

17 Perpustakaan Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Perpustakaan Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Perpustakaan Selain nama-nama perpustakaan, dalam halaman perpustakaan juga terdapat data aset yang lebih rinci berkaitan dengan beberapa perpustakaan yang ada di Universitas Muhammadiyah Aceh; yaitu: Perpustakaan Universitas, Perpustakaan Fakultas Ekonomi, dan Perpustakaan Fakultas Kesehatan

18 Masyarakat. Ketiga perpustakaan tersebut memiliki kolom isian data aset yang sama, sebagai contoh adalah Perpustakaan Universitas. Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Perpustakaan Perpustakaan Universitas Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Perpustakaan Perpustakaan Universitas

19 Klinik Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Klinik Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Klinik

20 Tempat Ibadah Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Tempat Ibadah Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Tempat Ibadah

21 Kantin Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Kantin Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Kantin

22 Fasilitas MCK Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Fasilitas MCK Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Fasilitas MCK

23 Fasilitas Olah Raga Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan Fasilitas Olah Raga Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan Fasilitas Olah Raga

24 Peralatan Pengolah Data Halaman Input Data Aset - Peralatan Pengolah Data Halaman Data Aset - Peralatan Pengolah Data

25 Peralatan Catu Daya Halaman Input Data Aset - Peralatan Catu Daya Halaman Data Aset - Peralatan Catu Daya

26 KOTAK PESAN DAN KIRIM PESAN Fasilitas Kotak Pesan merupakan fasilitas dimana pesan tentang pembaharuan data aset tersimpan yang selanjutnya akan digunakan oleh administrator untuk memperbaharui data asset. Pesan masuk yang berisi pembaharuan data aset akan masuk dalam kotak pesan, yang kemudian akan digunakan oleh administrator untuk memperbaharui data aset. Berikut adalah tampilan halaman Kotak Pesan

27 Fasilitas Kirim Pesan merupakan menu dimana informasi mengenai data aset terbaru dikirim kepada administrator. Data tersebut dikirim melalui pesan dengan format yang disesuaikan dengan masingmasing kolom isian halaman data aset. Berikut adalah tampilan halaman Kirim Pesan

28 Sebagai contoh disini dimasukkan satu pemberitahuan mengenai pembaharuan data aset pada Perlengkapan Pengolah Data. Title : diisi dengan judul pemberitahuan Contoh : Pemberitahuan kerusakan Peralatan Pengolah Data Isi : Contoh : Data yang direvisi : Nama Barang : Komputer Klien SIA Jenis/Tiipe : Desktop Hewlett Packard Jumlah/Unit : 1 Lokasi : Lantai 2 Gedung Rektorat Universitas Muhammadiyah Aceh Harga : Kondisi : Baik Unit Pemakai : Pusat Sistem Informasi Universitas Muhammadiyah Aceh Revisi data sebagai berikut; Kondisi : Rusak Berat Belum ada fasilitas pengganti sampai pengadaan barang baru dibeli. Terima kasih Administrator SIA Lalu klik Save untuk menyimpan pemberitahuan perubahan data.

29 Selanjutnya administrator dapat melihat apakah ada pesan yang masuk melalui menu Kotak Pesan Didalam Kotak Pesan terdapat satu pesan yang masuk, untuk membaca pesan tersebut, klik Title dari pesan tersebut.

30 LOG OUT Untuk Log Out, langkah yang dilakukan : Klik Log In lalu Klik Log Out PEMBAHARUAN DATA PADA DATA ASET Data Aset yang telah diinput dan kemudian mendapat perubahan data, akan diubah oleh administrator sistem.