E-PROCUREMENT DALAM PENGADAAN BARANG UNTUK MEWUJUDKAN KEEFEKTIFAN DAN KEEFESIENAN KERJA

Transkripsi

1 E-PROCUREMENT DALAM PENGADAAN BARANG UNTUK MEWUJUDKAN KEEFEKTIFAN DAN KEEFESIENAN KERJA Dwi Buntari Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Abstrak In the development of e-business, many examples of businesses that become more efficient with the use of IT. One such area is the e-procurement is practiced to overcome the problem of procurement of goods and facilitate working relationships with other unti. The purpose of this study is to develop a procurement system by analyzing and designing e-procurement system applications. While the methods used in its design using object-based approach (Object Oriented Analysis and Design Method) with a web-based application development. The results obtained are expected to increase the efficiency and effectiveness of enterprise procurement process. Conclusion is obtained in the presence of the e-procurement system, in addition to improving the efficiency and effectiveness of the procurement process, is also able to reduce administrative costs, and minimize process of recording and data entry errors in ordering. Keywords: e-procurement, object-oriented. Kata Kunci: e-procurement, Object-oriented 1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dalam era globalisasi ini, informasi sangat berpengaruh pada semua aspek lebih bagaimana membuat bisnis mereka dipermudah dengan semua teknologi khususnya komputer yang merupakan penunjang utama bagi kehidupan terutama bagi mereka yang menekuni pengguna sistem di era modern ini. Lebih jauh dunia bisnis. Kemajuan teknologi menjadikan mereka yang bergerak dibidang bisnis perlu fikir lagi sistem informasi yang baik dapat mendukung perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang -

2 ada. Bagi sebuah perusahaan, memiliki sebuah sehingga penyediaan barang ke storekeeper sistem informasi adalah sangat penting untuk sering terhambat, disamping itu juga proses dapat bersaing dengan perusahaan- perusahaan yang lain, salah satunya adalah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi e-procurement (Pengadaan) PT. Vista Nusa Kencana Cabang Pangkalpinang. PT. Vista Nusa Kencana, atau yang lebih dikenal dengan sebutan inul vista, merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa yang memposisikan sebagai jasa karoke keluarga yang ditargetkan untuk memenuhi selera masyarakat dalam bernyanyi, hang out, maupun berpesta pada tempat dan suasana yang colourful, fun, nyaman, dan sopan. Didirikan sejak tahun 2011, PT. Vista Nusa Kencana sebagai Cabang pengadaan barangnya kurang efisien dan memerlukan biaya cukup besar, seperti penggunaan media telepon, fax, dan pemakaian kertas untuk pencetakkan form permohonan dan surat pengantar barang. Berdasarkan masalah diatas, maka untuk meningkatkan keefektifan kinerja Bagian Purchasing, memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu e- procurement. Dengan bantuan sistem informasi pengadaan barang yang berbasis web diharapkan proses pengadaan di PT. Vista Nusa Kencana kantor cabang pangkalpinang menjadi lebih efektif dan efisien. Pangkalpinang memiliki satu anak cabang kini menjadi salah satu perusahaan karaoke yang terkenal di kalangan masyarakat. Proses pengadaan PT. Vista Nusa Kencana dikelola oleh Bagian Purchasing. Masalah timbul dari proses permohonan barang yang masih manual sehingga dalam penanganan pengadaan barangnya memakan waktu yang lama,

3 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Pengertian Procurement Menurut Kalakota et al(2001), procurement adalah semua aktivitas yang melibatkan akivitas mendapatkan barang meliputi pembelian, juga kegiatan logistic ke dalam seperti, transportasi barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan. Procurement atau pengadaan barang tidak hanya terbataspa da aktivitas purchasing atau pembelian, yang selama ini dipandang sama oleh kebanyakan orang. 2.2 Pengertian e-procurement Kalakota et al (2001) menyatakan bahwa e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. Sedangkan Chaffey (2007) e-procurement adalah merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan Seminar Nasional Informatika 2009 (semnasif 2009). Menurut Neef, Dale (2001),) terdapat tujuh jenis utama dari e-procurement : a. Web based ERP : membuat dan menyetujui permintaan pembelian, menempatkan purchase order dan menerima barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasiskan teknologi Internet ISSN: UPN Veteran Yogyakarta, 23 Mei 2009 E-129 pembelian, pemberian hak, pemesanan, pengantaran dan pembayaran antara pembeli dengan pemasok. Sistem e-procurement ini dibangun dalam bentuk web dengan bahasa pemrograman PHP dengan sistem server-side, sehingga seluruh program dieksekusi pada server, bukan pada client. Sistem ini juga memerlukan sebuah web server pada sisi server- nya (Apache Web Server) dan Mysql sebagai basis datanya. Karena sistem ini sepenuhnya on-line, maka hanya memerlukan web browser (seperti Internet Explorer atau Mozilla) pada sisi clientnya. Tanpa melakukan instalasi seperti pada desktop program yang harus melakukan instalasi terlebih dahulu. Untuk spesifikasi perangkat keras/komputer yang dibutuhkan pada sisi client tidak ada syarat yang khusus. Yang terpenting adalah komputer tersebut dapat digunakan untuk koneksi dengan internet. b. e-mro (Maintenance, Repair and Operating) : Sejenis dengan web-based ERP terkecuali barang dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk yang berkaitan dengan MRO

4 c. e-sourcing : mengidentifikasi supplier baru untuk kategori tertentu dari keperluan pembelian menggunakan teknologi Internet. d. e-tendering : mengirimkan permintaan untuk informasi dan harga kepada supplier dan menerima balasan dari supplier menggunakan teknologi Internet. e. e-reverse auctioning : menggunakan teknologi Internet untuk membeli barang dan jasa dari supplier yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya. f. e-informing : mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian dari 2.3 Kunci Kesuksesan Menggunakan e- Procurement Menurut Kalakota et al (2001, p315) manfaat e-procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu efisien dan efektif : Efisien e-procurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi fungsi procurement sebagai kunci pada sistem bak office. Sedangkan efektivitas e- procurement yaitu meningkatkan control pada supply chain, pengelolaan data penting yang dan ke pihak internal dan eksternal menggunakan teknologi Internet. g. E-marketsites: memperluas Web berbasis ERP untuk membuka rantai nilai. Beli masyarakat dapat mengakses pilihan pemasok produk dan layanan, menambahkan ke shopping cart, membuat permintaan, meminta persetujuan, terima pesanan pembelian elektronik dan memproses tagihan dengan integrasi kepada pemasok rantai suplai dan pembeli sistem keuangan baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi, Dukungan dari internal user, pihak supplier, user, Pemberian training untuk membiasakan para karyawan dan internal user, supplier, serta pihak terkait lainnya dengan sistem e-procurement, Membeli barang dan jasa hanya dari supplier yang terpercaya 3. Metode Penelitian Metode penelitian menggambarkan caracara menugmpulkan informasi atau data yang diperlukan dalam membuat Skripsi mengenai Analisa Sistem Perancangan E-Procurement (Pengadaan) adalah sebagai berikut: 3.1 Metode Pengumpulan Data Cara yang dilakukan oleh penulis dalam mendapatkan data atau informasi adalah a. Interview (wawancara) Penulis melakukan tanya jawab langsung mengetahui barang. proses sistem pengadaan dengan staff yang terlibat agar dapat

5 b. Penelitian dilapangan Penulis ikut melihat secara langsung ke lapangan kegiatan proses pengadaan barang tersebut. c. Media Kepustakaan Media buku yang berhubungan dengan pembuatan Skripsi khususnya dalam Analisa Sistem Perancangan E-Procurement. 3.2 Analisa Sistem a. Analisa Sistem Kegiatan yang dilakukan pada tahap analisa sistem adalah pendekatan dengan menggunakan analisa program berorientasi Object Oriented yaitu meliputi: 1) Menganalisa sistem yang telah berjalan selama ini dengan mempelajari masalah masalah yang ada. 2) Menganalisa dokumen masukan dan keluaran guna melengkapi dokumen baru yang diperlukan sistem. Yang dihasilkan pada tahap ini berupa model sistem yang telah ada, Penulis menggunakan diagram Unified Modelling Language (UML) untuk mendeskripsi sistem yang telah berjalan guna mendeskripsikan konsep sistem baru yang akan dikembangkan guna memberikan solsusi dari permasalahan yang ada. Beberapa diagram tersebut adalah: a) Activity Diagram Activity Diagram digunakan untuk memodelkan alur kerja sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas didalam suatu proses. b) Use Case Diagram Use Case Diagram digunakan untuk menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem atau actor. c) Use Case Description Use Case Description digunakan untuk mendeskripsikan secara rinci mengenai Use Case Diagram. b. Perancangan Sistem Tahap perancangan sistem digunakan untuk merancang sistem secara rinci berdasarkn hasil analisa sistem yang telah ada, sehingga menghasilkan model baru yang di usulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat-alat yang diusulkan pada tahap perancangan sistem ini antara lain sama dengan tahap analisa sistem namun terdapat beberapa tambahan sebagai berikut : 1) LRS (Logical Record Structure) Logical Record Structure berasal dari setiap entity yang diubah kedlam bentuk sebuah kotak dengan nama entity berada diluar kotak dan atribut berada didalam kotak. 2) Class Diagram Class Diagram membantu dalam visualisasi class dari suatu sistem. Hal ini disebabkan karena class adalah deskripsi kelompok

6 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 PROSES BISNIS Sistem yang ber jalan saat ini dalam proses bisnis PT. Vista Nusa Kencana yaitu: a. Proses Barang Masuk Diawali dengan permohonan barang, storekeeper membuat store requisition ke kantor cabang, yang ditujukan kepada bagian purchasing. Kemudian bagian purchasing mengecek stok barang. Jika stok ada, barang akan dikirim langsung ke storekeeper tersebut beserta surat pengantar, namun jika stok habis, maka bagian purchasing konfirmasi barang habis ke storekeeper tersebut kemudian bagian purchasing membuat purchase order. Pemesanan barang dilakukan melalui telepon kepada supplier. Setelah menerima pesanan supplier cek barang. Jika barang cukup, maka supplier akan langsung mengantarkan barang kepada bagian purchasing beserta nota. Jika barang tidak cukup, supplier akan mengkonfirmasikan kepada bagian purchasing bahwa barang tidak cukup. Jika bagian purchasing menerima, sebagian barang yang ada akan dikirimkan. Jika tidak, proses pemesanan selesai. Pembayaran, setelah barang dan nota diterima, maka selanjutnya proses pembayaran. Supplier terima pembayaran. b. Proses Barang Keluar Proses barang keluar diawali dengan bagian purchasing mengirim /mengantarkan barang kepada storekeeper disertai dengan surat pengantar. Storekeeper akan menandatangani surat pengantar sebagai tanda terima dan menyerahkannya kembali kepada bagian purchasing melalui fax. Terakhir ialah surat pengantar yang sudah ditandatangani oleh storekeeper, diarsipkan, dan tidak pernah dimasukkan kedalam laporan, hanya berupa arsipan.

7 4.2 Activity Diagram a. Proses Barang Masuk b. Proses Barang Keluar Staf Purchasing Sopir Storekeeper Storekeeper Staf Purchasing Sopir Membuat Store Requisition Terima Store Requisition Buat Surat Pengantar Antar Surat Pengantar dan Barang Terima Surat Pengantar dan Barang Periksa barang [Tidak Ada] [Ada] Terima Konfirmasi Barang Tidak Ada Konfirmasi Barang Tidak Ada Buat Surat Pengantar Terima Surat Pengantar dan Barang Terima Surat Pengantar Tanda Tangan Surat Pengantar Terima Surat Pengantar Dan Barang Antar Surat Pengantar dan Barang Gambar 4.2 Activity Diagram Proses Permohonan Barang Gambar 4.4 Activity Diagram Proses Pengeluaran Barang Membuat Purchase Order Terima Konfirmasi Barang Tidak Cukup [Tidak Setuju] Staf Purchasing [Setuju] Terima Barang Beserta Nota [Tidak Cukup] Konfirmasi Barang Tidak Cukup Supplier Terima Purchase Order Buat Nota [Cukup] Antar Barang Beserta Nota 4.3 Proses Bisnis Usulan 1) Storekeeper Proses permohonan barang diawali dari storekeeper terlebih dahulu membuka halaman Web, kemudian melakukan login setelah masuk ke halaman Home, storekeeper memilih menu Cetak Store Requisition, kemudian menginput data dan mencetak Store Requisition, data otomatis tersimpan. Gambar 4.3 Activity Diagram Proses Pemesanan Barang

8 2) Bagian Purchasing Bagian purchasing membuka menu Request, kemudian melihat data request yang masuk. Lalu mengecek barang apakah ada atau tidak sesuai data yang diajukan. Jika stok ada, maka barang disiapkan. Jika stok tidak ada maka bagian purchasing pilih menu Cetak PO, kemudian menginput data dan mencetak PO data otomatis tersimpan. Setelah PO diterima, supplier langsung mengantar barang ke bagian purchasing. Login Buka Menu Request Melihat Data Request Mengecek Barang Sesuai Data Request [Ada] Staf Purchasing [Tidak Ada] Supplier 4.4 Activity Diagram Usulan Storekeeper Menyiapkan Barang Pilih Menu Cetak PO Input Data PO Login Cetak dan Simpan PO Terima PO Terima Barang Antar Barang Pilih Menu Cetak Store Requisition Input Data Store Requisition Cetak dan Simpan Store Requisition Gambar 4.33 Activity Diagram Bagian Purchasing Gambar 4.32 Activity Diagram Storekeeper

9 4.5 Use Case Diagram Entry Login Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Supir Entry Data Kendaraan <<include>> Cetak SP Entry SP <<include>> Staf Purchasing Cetak PO Entry PO Entry Nota Cetak Laporan Pengadaan Barang Entry Login Storekeeper <<include>> Cetak Store Requisition Entry Store Requisition 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 KESIMPULAN a. Aplikasi System Berbasis Website merupakan solusi yang tepat bagi proses pengadaan di PT. Vista Nusa Kencana BTC Cabang Pangkalpinang karena memberikan satu nilai tambah bagi kualitas dan ketepatan suatu informasi. Mengingat jauhnya jangkauan wilayah unit kerja. Dan kemampuan penyimpanan informasi bisa lebih banyak serta lebih cepat dibandingkan dengan system manual. b. Dengan adanya sistem e-procurement ini maka PT. Vista Nusa Kencana BTC Cabang Pangkalpinang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, mengingat jauhnya jangkauan wilayah unit kerja. Sistem ini juga mampu mengurangi biaya administrasi (penggunaan kertas, telepon, dan fax) dalam perusahaan dan mampu meminimalisir proses kesalahan pencatatan dan pemasukan data dalam pemesanan. Dan yang terpenting, mempermudah bagian purchasing dalam pembuatan laporan setiap bulannya. Gambar 4.5 Use Case Diagram

10 5.2 SARAN a. Pemakai atau user harus memiliki penguasaan dan kemampuan dalam bidang komputer baik hardware maupun software yang baik yang dibutuhkan dalam sistem aplikasi berbasis web ini. b. Karena informasi yang disajikan pada dasarnya berasal dari data masukan, maka sebelum memasukkan data harus dilakukan pengecekan terhadap kebenaran data agar informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan keinginan pengguna. c. Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, seperti hilang data, sebaiknya sistem komputerisasi pengadaan barang ini dipelihara secara rutin dan hanya karyawan atau bagian purchasing saja yang dapat mengakses sistem tersebut. d. Melakukan back up data secara rutin sebagai cadangan dari master data dan media penyimpanan harus terjamin seperti dalam Flashdisk atau Harddisk atau CD ReWriteable. e. Gunakan username dan password yang hanya administrator saja yang boleh tahu karena system informasi yang digunakan berbasis web yang tentunya siapa saja bisa membukanya. Hal ini untuk menjaga keamanan dalam proses pengadaan barang. DAFTAR PUSTAKA [1] Neef, Dale. (2001). E-procurement: From Strategy to Implementation. Pearson Profl Education, New Jersey. [2] Anonim E-procurement-Wikipedia the free encyclopedia. (18 September 2013). [3] Kalakota, Ravi and Marcia Robinson. (2001). E- Business 2.0: Roadmap for Success. Addison Wesley, Longman Inc.Cambridge, Massachusset

11