E-PROCUREMENT DALAM PENGADAAN BARANG UNTUK MEWUJUDKAN KEEFEKTIFAN DAN KEEFESIENAN KERJA

Transkripsi

1 E-PROCUREMENT DALAM PENGADAAN BARANG UNTUK MEWUJUDKAN KEEFEKTIFAN DAN KEEFESIENAN KERJA M. Gana Pranata Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Abstrak In the development of e-business, many examples of businesses that become more efficient with the use of IT. One such area is the e-procurement is practiced to overcome the problem of procurement of goods and facilitate working relationships with other unti. The purpose of this study is to develop a procurement system by analyzing and designing e-procurement system applications. While the methods used in its design using object-based approach (Object Oriented Analysis and Design Method) with a web-based application development. The results obtained are expected to increase the efficiency and effectiveness of enterprise procurement process. Conclusion is obtained in the presence of the e-procurement system, in addition to improving the efficiency and effectiveness of the procurement process, is also able to reduce administrative costs, and minimize process of recording and data entry errors in ordering. Keywords: e-procurement, object-oriented. Kata Kunci: e-procurement, Object-oriented 1. Pendahuluan Perkembangan sistem informasi yang sedemikian pesatnya telah membawa dunia memasuki era baru yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Laju perkembangan sistem informasi ini mempengaruhi hampir semua kegiatan manusia, mulai dari kegiatan manusia sehari hari sampai dengan kegiatan bisnis. Tak terkecuali, bidang perbankan juga memanfaatkan perkembangan dari sistem informasi yang sudah berkembang sedemikian pesatnya ini. Lebih jauh lagi sistem informasi yang baik dapat mendukung perusahaan dalam mengatasi

2 permasalahan yang ada. Bagi sebuah bank, memiliki sebuah sistem informasi adalah sangat penting untuk dapat bersaing dengan bank-bank yang lain, salah satunya adalah Analisis Perancangan Sistem Informasi E- Procurement (Pengadaan) pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kanca Pangkalpinang. PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, atau yang lebih dikenal dengan sebutan Bank BRI, merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perbankan di Indonesia. Bank BRI memfokuskan usahanya kedalam beberapa bagian, yakni simpanan, pinjaman, jasa bank, produk konsumen, investment banking, dan priority banking. Didirikan sejak tahun 1895, Bank BRI kini menjadi salah satu bank yang memiliki jangkauan paling luas di antara bank lainnya. Khusunya PT Bank Rakyat Indonesia Kantor Cabang Pangkalpinang, Tercatat pada bulan Desember 2012, Bank BRI Pangkalpinang telah memilik 19 unit kerja, mulai dari KCP hingga teras BRI. Dengan jumlah unit kerja yang cukup banyak, tentunya Bank BRI memiliki Proses pengadaan yang cukup rumit. Proses pengadaan Bank BRI Kanca Pangkalpinang dikelola oleh Bagian Logistik. Masalah timbul dari proses pengontrolan proyek pengadaan. Luasnya jangkauan wilayah Bank BRI menimbulkan kesulitan tersendiri dalam melakukan pengontrolan proyek pengadaan. Karena dalam penanganan pengadaaan barangnya memakan waktu yang lama, karena sistem saat ini masih manual, sehingga peyediaan barang ke uker sering terhambat, dapat terjadi kesulitan dalam pengadaan barangnya, disamping itu juga proses pengadaan barangnya kurang efisien dan memerlukan biaya cukup besar, seperti penggunaan media telepon, fax untuk menghubungi Uker, juga pemakain kertas untuk pencetakan form pemesanan dan surat pengantar barang. Hal ini amat menyita waktu dan menyebabkan penanganan terhadap permintaan memakan waktu yang lama sehingga menyebabkan keterlambatan. Keadaan tersebut tentunya semakin menambah ketidakefisienan dan ketidakefektifan dari segi waktu, tenaga dan biaya. Belum juga terciptanya proses monitoring yang efektif selama proses pengadaan. Berdasarkan masalah diatas dan mengingat luasnya wilayah serta kompleksnya proses pengadaan, maka untuk meningkatkan keefektifan kinerja Bagian Logistik, memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu e-procurement. Penerapan e-procurement berguna sebagai solusi sistemik disamping semua proses-proses pengadaan di Uker Kanca Pangkalpinang. Dengan bantuan system informasi pengadaan barang/jasa yang berbasis web diharapkan proses pengadaan di BRI Kanca Pangkalpinang menjadi lebih efektif dan efisien.

3 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Pengertian Procurement Menurut Kalakota et al(2001), procurement adalah semua aktivitas yang melibatkan akivitas mendapatkan barang meliputi pembelian, juga kegiatan logistic ke dalam seperti, transportasi barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan. Procurement atau pengadaan barang tidak hanya terbatas pada aktivitas purchasing atau pembelian, yang selama ini dipandang sama oleh kebanyakan orang. 2.2 Pengertian e-procurement Kalakota et al (2001) menyatakan bahwa e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. Sedangkan Chaffey (2007) e-procurement adalah merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan Seminar Nasional Informatika 2009 (semnasif 2009) Menurut Neef, Dale (2001),) terdapat tujuh jenis utama dari e-procurement : a. Web based ERP : membuat dan menyetujui permintaan pembelian, menempatkan purchase order dan menerima barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasiskan teknologi Internet ISSN: UPN Veteran Yogyakarta, 23 Mei 2009 E-129 pembelian, pemberian hak, pemesanan, pengantaran dan pembayaran antara pembeli dengan pemasok. Sistem e-procurement ini dibangun dalam bentuk web dengan bahasa pemrograman PHP dengan sistem server-side, sehingga seluruh program dieksekusi pada server, bukan pada client. Sistem ini juga memerlukan sebuah web server pada sisi server- nya (Apache Web Server) dan Mysql sebagai basis datanya. Karena sistem ini sepenuhnya on-line, maka hanya memerlukan web browser (seperti Internet Explorer atau Mozilla) pada sisi clientnya. Tanpa melakukan instalasi seperti pada desktop program yang harus melakukan instalasi terlebih dahulu. Untuk spesifikasi perangkat keras/komputer yang dibutuhkan pada sisi client tidak ada syarat yang khusus. Yang terpenting adalah komputer tersebut dapat digunakan untuk koneksi dengan internet. 2.3 Jenis Jenis e-procurement b. e-mro (Maintenance, Repair and Operating) : Sejenis dengan web-based ERP terkecuali barang dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk yang berkaitan dengan MRO

4 c. e-sourcing : mengidentifikasi supplier baru untuk kategori tertentu dari keperluan pembelian menggunakan teknologi Internet. d. e-tendering : mengirimkan permintaan untuk informasi dan harga kepada supplier dan menerima balasan dari supplier menggunakan teknologi Internet. e. e-reverse auctioning : menggunakan teknologi Internet untuk membeli barang dan jasa dari supplier yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya. f. e-informing : mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian dari 2.3 Kunci Kesuksesan Menggunakan e- Procurement Menurut Kalakota et al (2001, p315) manfaat e-procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu efisien dan efektif : Efisien e-procurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi fungsi procurement sebagai kunci pada sistem bak office. Sedangkan efektivitas e- procurement yaitu meningkatkan control pada supply chain, pengelolaan data penting yang dan ke pihak internal dan eksternal menggunakan teknologi Internet. g. E-marketsites: memperluas Web berbasis ERP untuk membuka rantai nilai. Beli masyarakat dapat mengakses pilihan pemasok produk dan layanan, menambahkan ke shopping cart, membuat permintaan, meminta persetujuan, terima pesanan pembelian elektronik dan memproses tagihan dengan integrasi kepada pemasok rantai suplai dan pembeli sistem keuangan baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi, Dukungan dari internal user, pihak supplier, user, Pemberian training untuk membiasakan para karyawan dan internal user, supplier, serta pihak terkait lainnya dengan sistem e-procurement, Membeli barang dan jasa hanya dari supplier yang terpercaya 3. Metode Penelitian Metode penelitian menggambarkan caracara menugmpulkan informasi atau data yang diperlukan dalam membuat Skripsi mengenai Analisa Sistem Perancangan E-Procurement (Pengadaan) adalah sebagai berikut: 3.1 Metode Pengumpulan Data Cara yang dilakukan oleh penulis dalam mendapatkan data atau informasi adalah a. Interview (wawancara) Penulis melakukan tanya jawab langsung dengan staff yang terlibat agar dapat mengetahui barang. proses sistem pengadaan

5 b. Penelitian dilapangan Penulis ikut melihat secara langsung ke lapangan kegiatan proses pengadaan barang tersebut. c. Media Kepustakaan Media buku yang berhubungan dengan pembuatan Skripsi khususnya dalam Analisa Sistem Perancangan E-Procurement. 3.2 Analisa Sistem a. Analisa Sistem Kegiatan yang dilakukan pada tahap analisa sistem adalah pendekatan dengan menggunakan analisa program berorientasi Object Oriented yaitu meliputi: 1) Menganalisa sistem yang telah berjalan selama ini dengan mempelajari masalah masalah yang ada. 2) Menganalisa dokumen masukan dan keluaran guna melengkapi dokumen baru yang diperlukan sistem. Yang dihasilkan pada tahap ini berupa model sistem yang telah ada, Penulis menggunakan diagram Unified Modelling Language (UML) untuk mendeskripsi sistem yang telah berjalan guna mendeskripsikan konsep sistem baru yang akan dikembangkan guna memberikan solsusi dari permasalahan yang ada. Beberapa diagram tersebut adalah: a) Activity Diagram Activity Diagram digunakan untuk memodelkan alur kerja sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas didalam suatu proses. b) Use Case Diagram Use Case Diagram digunakan untuk menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem atau actor. c) Use Case Description Use Case Description digunakan untuk mendeskripsikan secara rinci mengenai Use Case Diagram. b. Perancangan Sistem Tahap perancangan sistem digunakan untuk merancang sistem secara rinci berdasarkn hasil analisa sistem yang telah ada, sehingga menghasilkan model baru yang di usulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat-alat yang diusulkan pada tahap perancangan sistem ini antara lain sama dengan tahap analisa sistem namun terdapat beberapa tambahan sebagai berikut : 1) LRS (Logical Record Structure) Logical Record Structure berasal dari setiap entity yang diubah kedlam bentuk sebuah kotak dengan nama entity berada diluar kotak dan atribut berada didalam kotak. 2) Class Diagram Class Diagram membantu dalam visualisasi class dari suatu sistem. Hal ini disebabkan karena class adalah deskripsi kelompok

6 objek-objek dengan atribut (property), prilaku (operation) dan relasi yang sama. 3) Relasi (Tabel) Relasi digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model conceptual secara 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Proses Bisnis Sistem yang ber jalan saat ini dalam proses bisnis perusahaan yaitu : 1) Proses pengadaan barang diawali dari, Uker membuat surat permohonan ke Kantor Cabang, yang ditujukan kepada Bagian Logistik. Kemudian Bagian Logistik mengecek stok barang. Jika stok ada, barang akan dikirim langsung ke Uker tersebut, Namun jika stok habis, maka Bagian Logistik memesan barang terlebih dahulu ke Supplier. 2) Pemesanan dilakukan melalui telepon kepada supplier. Setelah proses pemesanan dilakukan, maka supplier akan langsung mengantarkan barang kepada Bagian Logistik. Kemudian langsung menyerahkan Surat Tanda Terima dan Faktur. Setelah barang diterima, maka selanjutnya proses pembayaran dilakukan via transfer Bank. 3) Jika proses pembayaran selesai, maka bagian logistik akan yang menitipkan barang beserta Surat Pengantar kepada driver untuk diantarkan kepada Uker. uker terperinci dengan adanya primary key dan foreign key. 4) Sequence Diagram Sequence Diagram adalah Visual coding (perancangan form atau layer). akan menanda-tangani surat pengantar sebagai tanda terima dan menyerahkannya kembali kepada Bagian Logistik melalui Fax. 4) Terakhir ialah surat pengantar yang sudah ditandatangani oleh uker, diarsip kan, dan tidak pernah dimasukkan kedalam laporan, hanya berupa arsipan. 4.2 Activity Diagram a. Proses Permohonan UKER Buat Surat Permohonan Kirim Surat Permohonan Menyiapkan Gambar 4.1 Activity Diagram Proses Permohonan Terima Surat Permohonan Mengecek Stok [Stok Ada] BAG. LOGISTIK [Stok Habis] Memesan

7 b. Proses Pemesanan d. Proses Pengeluaran BAG. LOGISTIK SUPPLIER BAG. LOGISTIK Driv er UKER Menyiapkan Pesan Via Telpon Terima Pesanan Membuat Surat Pengantar (SP) Menitipkan barang beserta SP Terima dan SP Siapkan Mengantar dan SP Terima & SP Buat STTB & Faktur Tanda Tangani SP Terima Kirim beserta STTB & Faktur Terima SP lalu di Arsipkan Menyerahkan kembali SP Gambar 4.2 Activity Diagram Proses Pemesanan c. Proses Pembayaran BAG. LOGISTIK Siapkan Pembayaran Pembayaran Via Transfer Bank Gambar 4.3 SUPPLIER Terima Pembayaran Activity Diagram Proses Pembayaran Gambar 4.4 Activity Diagram Proses Pengeluaran 4.3 Analisa Usulan Berikut Analisa Usulan Pada Sistem e- Procurement pada Bank BRI Kanca Pangkalpinang: a. Kaunit (User) Proses permohonan di awali dari Kaunit terlebih dahulu membuka halaman Web, kemudian melakukan login setelah masuk ke halaman Home, User memilih menu Cetak Surat Permohonan, kemudian menginput data dan mencetak surat permohonan, dan data otomatis tersimpan. b. Bag. Logistik (Admin) Admin membuka menu Request, kemudian melihat data request yang

8 masuk. Lalu mengecek barang apakah ada atau tidak sesuai data yang diajukan. Jika stok ada, maka barang disiapkan. Jika stok tidak ada maka melakukan pemesanan ke supplier. Setelah pesanan diterima, supplier langsung mengantar barang ke bag. Logistik. 4.4 Activity Diagram Sistem Usulan a. Kaunit KAUNIT Gambar 4.6 Activity Diagram Bag. Logistik (Admin) 4.5 Use Case Diagram a. Use Case Diagram dari sisi Admin Login Entry Data Uker Entry Data Supplier Entry Data Admin Entry Pembayaran Login Entry STTB Pilih menu Cetak Surat permohonan Cetak Surat Pesanan Cetak Surat Pengantar Input data Surat Permohonan Cetak Lap. Pengeluaran Cetak dan Simpan Surat Permohonan Cetak Lap. Pembelian Gambar 4.5 Activity Diagram Kaunit (User) b. Bag. Logistik (Admin) Gambar 4.7 Activity Diagram dari sisi admin b. Use Case Diagram dari sisi User Bag. Logistik Supplier Login Login Buka menu Request Melihat data request User Cetak Surat permohonan Mengecek barang sesuai data request [ Ada ] [ Tidak Ada ] Menyiapkan Memesan barang Terima Terima Pesanan Antar Gambar 4.8 Activity Diagram dari sisi User 5. Kesimpulan dan Saran Dari pembahasan dan penjelasan semua materi, maka dapat ditarik kesimpulan

9 mengenai pokok permasalahan bab-bab sebelumnya, yaitu sebagai berikut: a. Aplikasi System Berbasis Website merupakan solusi yang tepat bagi proses pengadaan di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, Kanca Pangkalpinang karena memberikan satu nilai tambah bagi kualitas dan ketepatan suatu informasi. Mengingat jauhnya jangkauan wilayah unit kerja. Dan Kemampuan penyimpanan informasi bisa lebih banyak serta lebih cepat dibandingkan dengan system manual. b. Dengan adanya sistem e-procurement ini maka PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, Kanca Pangkalpinang, dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, mengingat jauhnya jangkauan wilayah unit kerja. Sistem ini juga mampu mengurangi biaya administrasi (penggunaan kertas, telepon, fax) dalam perusahaan dan mampu meminimalisir proses kesalahan pencatatan dan pemasukan data dalam pemesanan. Dan yang terpenting, Mempermudah Bagian Logistik dalam pembuatan laporan setiap bulannya. 5.1 Saran Untuk menunjang keberhasilan dalam penggunaan Sistem Informasi E-Procurement, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Pemakai atau user harus memiliki penguasaan dan kemampuan dalam bidang komputer baik hardware maupun software yang baik yang dibutuhkan dalam sistem aplikasi berbasis web ini. b. Karena informasi yang disajikan pada dasarnya berasal dari data masukan, maka sebelum memasukkan data harus dilakukan pengecekan terhadap kebenaran data agar informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan keinginan pengguna. c. Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, seperti hilang data, sebaiknya sistem komputerisasi pembelian dipelihara secara rutin dan hanya karyawan atau bagian logistic saja yang dapat mengakses sistem tersebut. d. Melakukan back up data secara rutin sebagai cadangan dari master data dan media penyimpanan harus terjamin seperti dalam Flashdisk atau Harddisk atau CD ReWriteable. e. Pastikan komputer bebas dari virus dengan sering mengupdate anti virus yang terbaru dalam sistem pembelian untuk mendeteksi sewaktu-waktu ada yang memasukkan data dari luar komputer itu sendiri. f. Gunakan password dalam komputer dan kata sandi yang hanya User saja yang boleh tahu. 6. Daftar Pustaka [1] Neef, Dale. (2001). E-procurement : From Strategy to Implementation. Pearson Profl Education, New Jersey.

10 [2] Anonim E-procurement Wikipedia the free encyclopedia. (18 September 2013). [3] Kalakota, Ravi and Marcia Robinson. (2001). E- Business 2.0 : Roadmap for Success. Addison Wesley, Longman Inc., Cambridge, Massachussets.