SISTEM INFORMASI MANAJEMEN GAS LPG 3KG PADA PANGKALAN AGNES KAMJUNISA MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN GAS LPG 3KG PADA PANGKALAN AGNES KAMJUNISA MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 NASKAH PUBLIKASI disusun oleh Erich Zulkifli kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014 i

2 i

3 GAS LPG 3KG MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM AT PANGKALAN AGNES KAMJUNISA USING MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN GAS LPG 3KG PADA PANGKALAN AGNES KAMJUNISA MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 Erich Zulkifli Ali Mustopa Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information technology has developed very rapidly in these days, thereby making human life become so easy. One of the convenience in the era of information technology such as this is to do data processing is computerized so that the resulting information does not take much time, relevant, and accurate. Pangkalan Agnes Kamjunisa is one 3KG LPG bases located in Sungai Duri. There are several constraints faced by this base like data inputting process takes a long time and making reports which is quite time consuming. It takes a management information system that utilizes a computer that can handle and manage these data. The management information system will facilitate the admin in the process of making the reports that happened on the base. The management information system design can not be separated from programming languages and software support. The programming language used in designing the system is visual basic. The software used in designing this information systemare Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Serverand Adobe Photoshop CS3. Keywords: management, sales information system, pangkalan, Elpiji ii

4 1 1. Pendahuluan Perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini sudah berkembang dengan sangat pesat, Terlebih lagi dengan adanya komputer dimana informasi akan lebih cepat diperoleh hal tersebut semakin meningkatkan kualitas dalam bekerja. Dan begitu juga dengan berkembangannya kegiatan ekonomi sekarang ini, diantara kegiatan ekonomi tersebut adalah kegiatan bisnis dibidang penjualan gas elpiji 3kg. Kebutuhan gas elpiji sangat besar pada penduduk indonesia, ini disebabkan oleh diberhentikannya subsidi pemerintah pada minyak tanah sehingga mengakibatkan melonjaknya harga minyak tanah. Otomatis semua orang berpindah keminyak tanah karena gas lebih murah. Dengan demikian bisnis penjualan gas elpiji 3kg menjadi peluang bisnis yang bagus. Pangkalan Agnes kamjunisa merupakan pangkalan yang menjual gas elpiji 3kg didaerahnya ada beberapa kendala yang dihadapi pada Pangkalan ini seperti lamanya proses penginputan data serta pembuatan laporan yang dihasilkan cukup memakan waktu. Pangkalan tersebut memerlukan sistem informasi manajemen untuk mempermudah pembuatan laporan pelanggan, penjualan, pembelian, dan peminjaman tabung pada pelanggan. Dengan adanya sistem informasi manajemen pimpinan pangkalan bisa mengetahui laporan-laporan tersebut dengan cepat dan akurat. Maka dengan permasalahan yang ada, penulis tertarik untuk menyusun sebuah proposal penelitian yang berjudul Sistem Informasi Manajemen Gas LPG 3kg Pada Pangkalan Agnes Kamjunisa Menggunakan Microsoft Visual Basic Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisai, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain Karakteristik Sistem Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: 1. Batasan (boundary) adalah Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environment) adalah segala sesuatu diluar sistem, lingkngan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) adalah sumber daya(data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

5 2 4. Keluaran (output) adalah sumberdaya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) adalah kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentranformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) adalah tempat dimana komponen suatu sistem dan lingkungan bertemu dan berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) adalah area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, da sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berada dari berbagai data yang sama. 2.2 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto H.M Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). 2.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaa dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis,1995). Mc leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti Komponen Sistem Informasi Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data, dan keluaran data. b. Perangkat lunak, yaitu program dari instruksi yang diberikan ke komputer. c. Basis data, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

6 3 e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, pemogram, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. f. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer. Menurut Bruch dan Grudnistki (1986) komponen sistem informasi di sebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. 2.4 Konsep Manajemen Pengertian Manajemen Menurut T. Hani Handoko (1997:8) Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan Sistem Informasi Manajemen Menurut Gordon B. Davis SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. 2.5 Pemodelan Proses (Process Modelling) Proses Model Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wijaya (2007), Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain. Dengan demikian data flow diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD yaitu : 1. Proses 2. Data Flow 3

7 4 3. Data Store 4. External entity Adapun hierarki dari suatu DFD antara lain : 1. Context Diagram 2. Level 0 Diagram 3. Level 1 Diagram 4. Level 2 Diagram Flowchart Menurut Anharku Flowchart adalah penyajian yang sistematis tentang proses dan logika dari kegiatan penanganan informasi atau penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowchart umumnya terbagi dua, yaitu : 1. System Flowchart System Flowchart adalah urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data. 2. Program Flowchart Program Flowchart adalah suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program The Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. ERD umumnya dibagi ke dalam beberapa bagian, diantaranya : 1. Enitias 2. Atribut 3. Relationships Sebagai contoh, jika dimiliki dua entitas, yaitu gas dan Pangkalan gas, maka bisa dibuat beberapa relationship, diantaranya: a. Pangkalan gas memesan gas. b. Pangkalan gas menampilkan gas. c. Pangkalan gas menstock gas d. Pangkalan gas menjual gas e. Pangkalan gas mengembalikan gas. Relationship memesan, menampilkan, menstok, menjual dan mengembalikan mendefinisikan hubungan yang relevan antar gas dan Pangkalan gas. 4

8 5 2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Menurut Adi Sunyoto Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Beberapa kemampuan dari Visual Basic 6.0 diantaranya : 1. Data Access, digunakan untuk membuat aplikasi database dan aplikasi frontend, baik untuk database standalone maupun Clien Server. 2. Teknologi ActiveX, berguna untuk membuat fungsi yang dapat digunakan untuk aplikasi seperti Microsoft word prosessor, Microsoft Excel spreadsheet, dan aplikasi Win-dows lainnya. 3. Internet, digunakan untuk membuat aplikasi berbasis Internet yang mampu mengintegrasi dokumen, baik dari aplikasi ke internet maupun dari internet ke aplikasi. 4. Finishing aplikasi, digunakan untuk kompliasi aplikasi menjadi file.exe. kemudian dengan menggunakan virutal Basic Machine, aplikasi siap didistribusikan Microsoft Sql Server 2000 SQL merupakan kependekan dari Struktur Query Language (bahasa Query dan terstruktur). Microsoft SQL Server 2000 adalah bahasa yang digunakan untuk query, mengupdate dan mengolah relasi antar database. Bahasa database dibagi menjadi dua : 1. DDL (Data Definition Language) atau bahasa pendefinisian data, (DDL) adalah satu paket bahasa yang berguna untuk melakukan spesifikasi terhadap skema basis data. Hasil kompilasi dari DDL adalah satu set tabel yang disimpan dalam file khusus yang disebut Data Directory/Dictionary Secara umum perintah perintah dalam DDL berhubungan dengan operasi-operasi dasar seperti membuat basis data baru, menghapus basis data, membuat tabel baru, menghapus tabel, membuat indeks, mengubah struktur tabel. Contoh perintah DDL misalnya, Create Table, Create Index, Alter, dan Drop Database 2. DML (Data Manipulation Language) atau bahasa manipulasi data, Mencakup perintah-perintah yang digunakan untuk memanipulasi data misalnya Mengambil informasi yang tersimpan dalam basis data, Menyisipkan informasi baru dalam basis data, Menghapus informasi dari table 3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Singkat Pangkalan Agnes Kamjunisa Pangkalan Agnes Kamjunisa adalah pangkalan yang menjual gas LPG 3kg didaerahnya dimana didaerah tersebut masih belum memiliki Pangkalan yang menjual 5

9 6 gas LPG 3kg pangkalan tersebut berdiri pada bulan Mei tahun 2013 beralamat sebelumnya Agnes Kamjunisa merupakan sebuah pelanggan dari pangkalan lain karena gas LPG didaerahnya sangat susah didapat kemudian dengan adanya modal dan mengerti akan bisnis Agnes Kamjunisa mulai melakukan bisnis dan menjadi sebuah Pangkalan gas LPG 3kg untuk kecamatannya yang berharap nanti nya tidak akan ada gas LPG yang langka, dan banyak pelanggan atau konsumen membeli gas LPG 3kg kepada Pangkalannya. 3.2 Tujuan Berdirinya Pangkalan Agnes Kamjunisa Adapun tujuan berdirinya dari Pangkalan Agnes Kamjunisa sebagai berikut : 1. Mencari keuntungan dari usaha penjualan gas LPG 3kg. 2. Mencari konsumen sebanyak-banyaknya demi kelangsungan usaha agar tetap stabil. 3. Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. 3.3 Struktur Organisasi Pangkalan Agnes Kamjunisa Struktur organisasi bagi suatu unit usaha baik itu bersekala kecil, menegah atau pun besar merupakan unsur penting. Struktur organisasi ini memudahkan pembagian wewenang serta tangung jawab setiap anggota organisasi. Deskripsi pekerjaan yang ada di Pangkalan Agnes Kamjunisa antara lain : 1. Pimpinan : Bertugas untuk pengambilan keputusan bisnis pada Pangkalan Agnes Kamjunisa. 2. Administrasi : Bagian yang bertanggung jawab mengelola data dan laporanlaproan 3. Karyawan : Bagian yang bertanggung jawab terhadap proses pendistribusian gas LPG 4. Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran secara umum kepada admin tentang sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dengan menggunakan simbol-simbol yang standar. 4.2 Flowchart Berikut ini merupakan rancangan flowchart sistem dari program yang dikembangkan : 6

10 7 Gambar 4.1 Rancangan Bagan Alir Sistem 1 Gambar 4.2 Rancangan Bagan Alir Sistem 2 7

11 8 Gambar 4.3 Rancangan Bagan Alir Sistem Data Flow Diagram (DFD) Perancangan logical model dapat digambarkan dengan menggunakan data flow diagram (diagram arus data). Logical model ini lebih menjelaskan kepada admin bagaimana nantinya fungsi di sistem informasi ini akan bekerja secara logika. Gambar 4.4 Contect Diagram 8

12 9 4.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Tahap pertama pada desain sistem informasi menggunakan ERD adalah menggambarkan kebutuhan informasi atau jenis informasi yang akan disimpan dalam database. Teknik pemodelan data dapat digunakan untuk menggambarkan dan mengklasifikasi dari istilah yang digunakan dan hubungan antar informasi untuk wilayah tertentu Gambar 4.5 Entity relationship diagram ( ERD ) 9

13 Relasi Antar Table Relasi Antar table merupakan hubungan antar table yang satu dengan yang lain dan ditandai dengan adanya foreign key. Berikut ini relasi antar table dari hasil ERD. Gambar 4.6 Relasi antar table 4.6 Implementasi Dan Manual Program Berikut ini adalah manual program sebagai petunjuk penggunaan aplikasi sistem informasi manajemen gas lpg : Form Login Form login adalah halaman yang muncul pertamakali sebelum user memasuki ke menu utama dengan mengisikan password untuk bisa masuk ke menu utama. Jika password salah maka login gagal, dan jika password benar maka berhasil (login) masuk ke menu utama. Gambar 4.7 Halaman Login 10

14 Halaman Menu Utama Menu utama adalah tampilan awal saat user telah login di menu utama terdapat beberapa pilihan menu yang lain diantara nya : - Data 1. Data Agen 2. Data Pelanggan 3. Data Jenis Pelanggan 4. Data Tabung a. Input Data Tabung b. Ubah Harga - Transaksi 1. Penjualan a. Penjualan Gas - Penjualan Gas Toko - Penjualan Gas Pelanggan b. Penjualan Tabung 2. Pembelian a. Pembelian Gas b. Pembelian Tabung 3. Sirkulasi a. Sirkulasi Pinjam b. Sirkulasi Kembali 4. Return a. Retrun Penjualan Gas b. Return Penjualan Tabung c. Return Pembelian d. Return Sirkulasi 5. Laporan a. Laporan Agen b. Laporan Pelanggan c. Laporan Tabung d. Laporan Transaksi e. Laporan Return 6. Print Lebel a. Pilih Semua b. Pilih Salah Satu 7. Keluar 11

15 12 Gambar 4.8 Halaman Menu Utama Form Penjualan Gas Pelanggan dan Toko Form penjualan gas adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi penjualan gas kepada pelanggan. Gambar 4.9 Form Penjualan Gas 12

16 laporan Gambar 4.10 laporan Penjualan Gas 4.8 Pembuatan File Package Package & Deployment adalah proses pembuatan master untuk distribusi aplikasi ke user. Dengan Package & Deployment ini, aplikasi dapat diinstal ditempat user dan dapat berjalan sendiri, yang berarti tidak memerlukan lagi Microsoft Visual Basic. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembutan sistem informasi manajemen gas lpg 3kg pada pangkalan agnes kamjunisa, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk mengatasi masalah penginputan data laporan diperlukan sebuah sistem informasi manajemen 2. Dengan mengubah aturan pendataan dan memberikan no id disetiap gas 5.2 Saran Dalam Pembuatan aplikasi Sistem informasi manajemen gas lpg 3kg masih terdapat beberapa kekurangan. Penulis berusaha untuk mengajukan beberapa saran antara lain : 1. Untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoprasikan bisnis dengan lebih baik, sistem dapat dikembangkan menjadi sistem informasi akuntansi. 2. Untuk mempermudah proses transaksi, sistem dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode. 13

17 14 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Penerbit Andi. Jogiyanto Analisis Dan Desain Sistem Infomasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Kursini Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta : Penerbit Andi. Andi Sunyoto Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : Penerbit Andi. Arbie, Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta : Penerbit Andi, diakses 23 januari