BAB I PEMBUKUAN. 1.1 Pengertian Pembukuan. 1.2 Manfaat Pembukuan. 1.3 Software Akuntansi

Transkripsi

1

2

3

4 BAB I PEMBUKUAN 1.1 Pengertian Pembukuan Dalam sistem pencatatan akuntansi manual, setelah Anda membuat jurnal-jurnal transaksi, di setiap akhir periode (atau beberapa hari sekali) dilakukan pemasukan nilai-nilai transaksi ke dalam buku besar (posting) untuk masing-masing perkiraan. Misalnya buku besar kas diisi berdasarkan jurnal transaksi yang melibatkan perkiraan kas. Bentuk akhir dari buku besar akan serupa dengan buku tabungan atau rekening Bank Anda. Dalam Zahir Versi 5.1, proses posting ini dilakukan secara otomatis sehingga Anda dapat langsung melihat laporan buku besar dari masing-masing perkiraan. Keterangan : ada beberapa transaksi di Zahir yang tidak langsung diposting, bila opsi 'invoice' tidak Anda aktifkan. Seperti transaksi penjualan, pembelian dan persediaan. Tujuan disediakannya opsi ini adalah memungkinkan transaksi dikoreksi setelah direkam, misalkan transaksi penjualan, sebelum mendapat kepastian bahwa pelanggan menyetujui harga, jumlah barang yang diterima dan sistem pembayarannya, sebaiknya transaksi tidak diposting dulu. Selanjutnya di Zahir Anda dapat memposting seluruh transaksi sekaligus, melalui daftar transaksi penjualan / pembelian / persediaan, klik kanan tombol mouse > posting seluruh transaksi. 1.2 Manfaat Pembukuan Adapun manfaat pembukuan di dalam mengelola bidang usaha kontraktor yang anda jalankan : a. Alat monitor perkembangan keuangan b. Alat pengendalian keuangan c. Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap kegiatan atau usaha d. Alat manajemen dalam pengambilan keputusan Prinsip-prinsip pembukuan; a. Sistematis; buku di isi menurut cara-cara tertentu sesuai dengan jenis bukunya. b. Kronologis; buku diisi sesuai dengan urutan terjadinya transaksi. c. Informatif; dapat dipahami/ dimengerti oleh semua pihak yang berkepentingan. d. Accountable; buku diisi memenuhi kaidah-kaidah atau ketentuan akuntasi. Antara lain : dapat dihitung, dapat dievaluasi, dan dapat dipertanggung jawabkan e. Auditable; catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah. Dalam membuat buku-buku kelompok harus mengikuti prinsip-prinsip tersebut diatas agar lengkap, tertib, teratur, benar, dan bermanfaat. 1.3 Software Akuntansi Perkembangan zaman dari waktu ke waktu selalu diikuti oleh perkembangan teknlogi yang salah satunya adalah dibidang informasi teknologi ( IT ). hasil teknologi dibidang IT yang saat ini sudah berhasil diciptakan diantaranya adalah software akuntansi dimana 2

5 software ini hadir untuk menjawab tantangan dan membantu para pengusaha yang selalu dihadapkan oleh permasalahan yang diantaranya adalah permasalahan akuntansi yaitu dalam pelaporan keuangan baik kepada pihak internal maupun kepada pihak eksternal dengan waktu yang cepat dan tepat. Hal lain yang tidak kalah penting adalah membantu para pengambil keputusan ( decision maker ) dalam mengambil keputusan untuk memajukan perusahaan. Maka dapat disimpulkan Software akuntansi adalah solusi tepat anda dalam mengatasi permasalahan bisnis anda. 1.4 Mengapa zahiraccounting Adapun hal-hal yang menyebabkan anda menggunakan zahir accounting : A. Mudah Digunakan oleh Non Akuntan Telah disediakan formulir khusus untuk menginput semua transaksi yang umum terjadi di sebuah perusahaan, seperti transaksi kas masuk/keluar, pembelian, penjualan, pembayaran piutang, dll. Formulir khusus tersebut akan memudahkan anda menginput transaksi tanpa perlu mengerti teori akuntansi sama sekali, benar-benar mudah, hampir tidak ada istilah akuntansi yang digunakan. Selama Anda bisa mengetik dengan komputer dan bisa menggunakan mouse, maka Anda dapat menggunakan Zahir B. Desain User Interface Menarik dan Mudah Dipahami Desain tampilan software ini dibuat menggunakan seni estetika yang tinggi, sehingga nyaman dipandang dan tidak membosankan, serta struktur menu dan icon yang mudah dimengerti berupa gambar kertas kerja yang sehari-hari digunakan. Hal ini tidak dapat dianggap remeh, mengingat pekerjaan menginput transaksi akan membuat Anda jenuh bila software yang Anda gunakan memiliki tampilan yang tidak menarik. C. Faktur dan Laporan dapat Anda Desain Sesuai Kebutuhan Seluruh laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan. Disediakan berbagai variabel data dan fungsifungsi matematika yang dapat langsung digunakan. Fasilitas desain laporan ini opsional pada edisi Zahir Small Business. D. Laporan dapat Di dan Diexport ke Berbagai Format Seluruh laporan bisa diexport untuk memudahkan pengolahan data lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan. Hasil export akan tampil sama persis dengan tampilan di Zahir, rapi dan menarik. Berbagai format file hasil export tersedia, termasuk Ms Excel sehingga laporan dapat dengan mudah diolah dan dikembangkan. E. Menggunakan Database Client Server Dengan database Client Server, Zahir menjadi lebih handal untuk menangani data-data yang besar dan volume transaksi yang sangat tinggi, dan yang lebih penting lagi adalah tingginya tingkat keamanan data Anda. Database dapat disimpan di komputer server atau di komputer client. F. Fasilitas dan Kapasitas dapat Dipilih Sesuai Kebutuhan Fasilitas dapat dipilih sesuai kebutuhan, sehingga Anda cukup membeli paket yang paling murah kemudian memesan fasilitas-fasilitas tambahan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. 3

6 Bila bisnis telah berkembang, Anda dapat menambah fasilitas lainnya tanpa harus memulai dengan data keuangan baru, cukup melanjutkan data keuangan sebelumnya yang telah ada. G. Berbagai Grafik dan Analisa Bisnis Interaktif Banyak pengusaha tidak dapat membaca laporan keuangan, mereka tidak mengerti arti angka-angka yang disajikan, namun dengan Zahir mereka dapat dengan mudah mengetahui kinerja perusahaan dengan cepat, cukup klik grafik-grafik yang ada. Tersedia grafik analisa bisnis terpadu dalam satu layar, setiap grafik dapat diklik untuk dapat dianalisa. Tersedia juga grafik kinerja penjualan per pelanggan, per kelompok, per salesman, produk yang paling laku, paling tinggi omsetnya, paling untung, grafik rasio analysis dan grafik break even point analyis, dll. H. Laporan dapat Diklik untuk Melihat Detail Transaksi (Audit / Drill-down) Klik tombol mouse pada laporan neraca dan laba-rugi akan menampilkan buku besar per rekening, klik pada nomor transaksi akan membuka kembali transaksi asli. Klik tombol kanan mouse pada laporan keuangan akan menampilkan jurnal double entry nya. Kemampuan ini sangat langka untuk software akuntansi, Anda dapat langsung mengetahui detail dan rincian transaksi dari laporan laba rugi dan neraca, cukup klik - klik saja, sungguh menarik. I. Seluruh Transaksi dapat Diedit dan Dihapus Sebuah software haruslah memahami sifat manusia yang mudah lupa atau salah. Setiap kali user akan mengedit atau menghapus transaksi, software akan mewajibkan user untuk mengisi form yang harus diisi dengan penjelasan mengapa transaksi ini diedit, diunposting atau dihapus, dimana informasi ini akan tersimpan untuk kepentingan audit. Untuk menjaga kemungkinan manipulasi transaksi dan memudahkan audit, terdapat laporan audit trail yang menginformasikan tanggal berapa dan oleh siapa suatu transaksi dibuat, diedit dan dihapus. J. Berbagai Opsi Fasilitas Advance Seperti : - Multi Currency, Multi Price, Multi Discount, Multi Pajak, Multi Satuan - Job costing ( untuk perusahaan kontraktor ) - Lot Number dan Expire Date (untuk perdagangan makanan dan obat2an) - Giro Mundur - Sinkronisasi Data Antar Cabang melalui Internet Dial-up - Predictive entry (menginput transaksi berulang secara otomatis) - Komisi Salesman - dll K. Bahasa Indonesia Zahir menggunakan bahasa Indonesia yang mudah dimengerti (Terdapat menu untuk memilih bahasa), Serta Dilengkapai Bahasa Inggris, Bahasa Malaysia, Bahasa Arab. 4

7 L. Sistem Akuntansi Sesuai Standar Indonesia Sistem yang digunakan Zahir lebih sesuai untuk Indonesia, menggunakan sistem double entry (ada laporan jurnal dengan format debetkredit, yang bisa diaudit dan sesuai dengan standar akuntansi Indonesia). M. Sistem Perpajakan Anda dapat dengan mudah mencetak faktur pajak sederhana dan standar menggunakan Zahir (form faktur pajak telah disediakan, cukup input penjualan dan bisa langsung cetak faktur pajak) N. Tim Support Zahir ada di Indonesia Ini sulit Anda peroleh bila membeli software import dan kalaupun di Indonesia ada staf supportnya tentu mereka memberikan tarif yang mahal untuk training dan support. Umumnya Anda diharuskan membuat kontrak maintenance yang cukup mahal, ini wajar karena mereka hanyalah agen dari software asing tersebut yang tidak mungkin dapat bertahan hidup hanya dengan mengandalkan komisi penjualan saja. 5

8 BAB II Bagaimana Memulai Dengan Zahir Accounting 2.1 instalasi Instalasi Zahir Versi Tutup semua program yang terbuka. 2. Masukkan CD Installer ke Drive CD. 3. Selanjutnya akan ditampilkan form instalasi (jika form instalasi tidak otomatis terbuka, maka jalankan program Setup secara manual melalui Window Explorer, Klik Start > My Computer > Pilih Drive CD > jalankan Setup.exe. 4. Ikuti petunjuk yang tertera pada form instalasi, klik tombol Next untuk melanjutkan, dan isilah nama user dan nama perusahaan Anda, pilih opsi typical, selanjutnya klik Next hingga tombol Finish tampil. Minimum Requirment hardware (computer) untuk bisa menjalankan Zahir Accounting dengan baik: 3. Pentium III - 700Mhz 4. Memory 128 Mb 5. Harddisk 20 Gb. 6. VGA High Color 7. Microsoft Windows 98/2000/XP/Vista Tips : - Setelah menjalankan program Zahir klik tombol Buka Data Sebelumnya untuk membuka data demo, selanjutnya klik tombol Cancel jika Anda ditawarkan untuk memasukkan password database server. - Restart komputer terlebih dahulu jika Anda gagal membuka data setelah instalasi dijalankan. - Untuk uninstall program, klik Start > Control Panel > Add Remove Program > Pilih Zahir > Klik Remove/Uninstall 2.2 Menjalankan Zahir Accounting Proses awal menjalankan zahir acounting yaitu melalui : Klik tombol start di windows => all program => zahir personal ver 5.1 Di bawah ini adalah contoh proses ketika anda akan menjalankan program zahir personal ver 5.1 : 6

9 2.3 Membuat Data Baru Proses membuat data baru dilakukan pertama kali sebelum anda masuk ke dalam data-data master seperti data nama alamat, data akun, data proyek, data fix asset, data pajak, data mata uang. Proses ini bertujuan untuk melengkapi data-data anda seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, periode akuntansi, jenis usaha, mata uang yang akan dijadikan acuan utama setiap kali anda masuk ke dalam program zahir. Membuat Data Keuangan Baru : Langkah ke 1 : Mengisi Informasi Perusahaan Langkah ke 2 : Periode Akuntansi Langkah ke 3 : Struktur Rekening 7

10 Langkah ke 4 : Konfirmasi Akhir Langkah ke 5 : Jenis Usaha Langkah ke 6 : Setup Mata Uang Fungsional Di bawah ini adalah contoh tampilan jendela menu utama ketika anda akan membuat data baru : keterangan gambar di menu utama : Buka data sebelumnya : fasilitas ini berfungsi untuk membuka kembali nama perusahaan yang pernah anda gunakan sebelumnya. Membuat data baru : fasilitas ini berfungsi untuk melengkapi data-data seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, periode akuntansi, jenis usaha, mata uang fungsional. Buka data : fasilitas ini berfungsi untuk membuka data yang tersimpan di server. Buka file backup : fasilitas ini berfungsi untuk membuka kembali data yang pernah anda backup 8

11 keterangan gambar informasi perusahaan : Jendela informasi perusahaan akan tampil setelah anda memilih tombol membuat data baru di menu utama dimana fasilitas ini berfungsi untuk memasukkan nama perusahaan, alamat perusahaan, kota, negara, kode pos setelah selesai klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya. keterangan gambar periode akuntansi : Jendela periode akuntansi berfungsi untuk menentukan bulan dan tahun dimana anda akan memulai memasukkan transaksi di zahir accounting. Setelah selesai klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya. 9

12 Keterangan gambar konfirmasi akhir : Jendela konfirmasi akhir akan tampil setelah anda melalui tahap-tahap sebelumnya dimana akan menginformasikan kepada anda datadata yang sudah pernah anda masukkan sebelumnya.. Setelah selesai klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya. Keterangan gambar jenis usaha : Jendela jenis usaha berfungsi untuk memilih bidang usaha yang anda jalankan sehingga data rekening standar akan menyesuaikan dengan bidang usaha kontaraktor. Setelah selesai klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya. 10

13 Keterangan gambar mata uang funsional : Jendela mata uang fungsional berfungsi untuk menentukan mata uang yang berlaku dinegara anda atau mata uang yang akan anda jadikan sebagai mata uang bku untuk data keuanga ini. Klik tombol list of currency untuk memilihnya. Setelah selesai klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya. 2.4 Membuat Data-Data Master keterangan gambar data master : data nama alamat : fitur ini berfungsi untuk memasukan data nama alamat customer, data nama alamat vendor, data nama alamat karyawan, data nama alamat rekan usaha. Data rekening : fitur ini berfungsi untuk memasukan nama rekening yang belum terdapat di dalam daftar rekening, mengedit 11

14 nama rekening, menghapus nama rekening yang tidak digunakan. Data proyek : fitur ini berfungsi untuk memasukan data proyek yang akan anda jalankan seperti kode dan nama proyek, anggaran proyek, tanggal mulai proyek, fase proyek. Data harta tetap : fitur ini berfungsi untuk memasukan data harta tetap yang anda miliki seperti nama asset, harga perolehan asset, umur ekonomis asset, tanggal perolehan asset, metode penyusutan asset Data pajak : Fitur ini berfungsi bila anda ingin memasukan data dan tarif pajak selain pajak pertambahan nilai ( ppn ) seperti pph 23 catatan : fasilitas ini bisa digunakan bila anda memiliki modul multi tax data mata uang : fitur ini berfungsi bila anda ingin menambahkan nama mata uang lain selain rupiah ( IDR ) catatan : fasilitas ini bisa digunanakan bila anda memiliki modul multi currency Data Nama dan Alamat Keterangan gambar : Gambar data nama dan alamat di atas adalah contoh ketika anda akan memasukan nama customer yang dilengkapi dengan informasi no telp, no HP, , website, NPWP customer, alamat customer. Klasifikasi : Anda bisa mengelompokan wilayah customer berdasarkan area tetentu Batas Kredit : Anda juga bisa membatasi jumlah pinjaman customer ( piutang ) dengan memasukan nilai nominal pada kolom batas kredit. 12

15 2.4.2 Data Akun keterangan gambar : Gambar data akun akan tampil ketika anda akan menambahkan akun baru klasifikasi : berfungsi untuk mengklasifikasikan nama akun baru kode : kode akun secara otomatis muncul mengikuti klasifikasi akun kas / bank : setiap akun yang masuk dalam kelompok kas / Bank maka harus diberikan tanda contreng pada kolom kas / Bank. Tidak aktif : kolom tidak aktif berfungsi bila anda ingin menonaktifkan akun / rekening yang sudah tidak anda gunakan dengan cara memberi tanda contreng dikolom tidak aktif. Baru : Bila anda ingin menambahkan akun baru Data bank : bila anda ingin memasukkan nomor rekening Bank Batal : bila membatalkan membuat akun baru Rekam : bila ingin memasukan akun baru ke daftar akun 13

16 2.4.3 Data Proyek Keterangan gambar : Data proyek di atas adalah contoh ketika anda akan memasukan data proyek fungsi data proyek : Anda akan mendapatkan laporan proyek dari setiap proyek yang anda jalankan seperti laporan biaya anggaran dan realisasi proyek,laporan anggaran pendapatan dan realisasi proyek, laporan aktivitas proyek, laporan rugi laba proyek job order : bila proyek yang anda jalankan menggunakan nomor job order maka berikan tanda contreng pada kolom job order menggunakan fase : bila proyek yang anda jalankan menggunakan fase dan akan dibuatkan anggran dari fase ke fase maka berikan tanda contreng pada kolom menggunakan fase. 14

17 2.4.4 Data Department Keterangan gambar : Gambar data department di atas adalah contoh ketika anda ingin memasuka nama department. Nomor : nomor department Nama department : nama department / divisi Penanggung jawab : nama karyawan yang sudah anda masukan di data nama alamat Data Harta Tetap 15

18 Keterangan gambar : kelompok : Anda bisa mengelompokan nama setiap asset ke dalam kelompok asset metoda : Anda bisa menentukan metoda penyusutan asset melalui fasilitas ini tombol hitung : tombol ini berfungsi untuk menghasilkan nilai penyusutan per bulan, akumulasi penyusutan, penyusutan per tahun bila data sudah diisi lengkap tombol revisi : tombol ini berfungsi bila anda ingin melalukan perubahan terhadap data asset yang telah anda masukan Tips Import data dari excel Langkah langkah import data master Disetingan regional laguage bahasa yang di pilih english (usa) Ikuti isi kolom kolom tabel CSV yang sudah di sediakan oleh Zahir di C:\Program Files\Zahir FlexyTrade System Ver. 5.1\Contoh Table CSV Tidak boleh mengubah kolom-kolom CSV yang sudah disediakan oleh Zahir Tabel CSV yang sudah diisi di simpan (save) dalam bentuk SCV (Comma Delimited) Tekan File>import>Import dari data file lainnya>pilih data yang akan diimport lalu proses Data akan masuk di dalam database Zahir, selesai 2.5 Memasukkan Saldo Awal Proses memasukan saldo awal akun dilakukan setelah anda selesai membuat seluruh data master. Ada 3 saldo awal yang harus anda masukan bila anda menggunakan zahir personal Ver 5.1: 1) Saldo awal akun saldo awal akun harus anda lakukan sebelum anda menginput transaksi di dalam program zahir Accounting. Saldo awal akun akan terbentuk pada laporan keuangan => laporan balance sheet ( neraca ) 2) Saldo awal piutang saldo awal piutang harus anda masukan di awal atas nama perincian seluruh nama customer yang masih memiliki piutang kepada 16

19 anda 3) saldo awal hutang saldo awal hutang harus anda masukan di awal atas nama perincian seluruh nama vendor yang masih menjadi hutang anda Saldo Awal Akun Saldo awal akun adalah data yang harus dipersiapkan diawal yang akan dijadikan saldo awal ketika anda akan melakukan transaksi ke periode berikutnya. Saldo awal akun harus mengacu kepada persamaan dasar akuntansi. Rumus persamaan dasar akuntansi: Harta = Hutang + Modal Pada gambar tampilan saldo awal akun terdapat akun historical balancing dimana akun ini akan menginformasikan kepada anda bila saja antara sisi harta ( aktiva ) atau sisi hutang dan modal ( pasiva ) masih belum seimbang ( balance ). kelompok harta,hutang, modal dapat anda bedakan berdasarkan nomor pada kode akun : Harta = kepala 1 Hutang = kepala 2 Modal = kepala 3 catatan : saldo awal akun piutang usaha : jumlah saldo awal akun piutang harus sama dengan saldo awal akun piutang usaha pada saldo awal akun saldo awal akun hutang usaha : jumlah saldo awal akun hutang usaha harus sama dengan saldo awal hutang usaha pada saldo awal akun. 17

20 keterangan gambar : gambar saldo awal akun di atas bila anda akan memulai proses input transaksi di zahir accounting pada bulan juli 2009 maka yang akan dijadikan saldo awal untuk perusahaan anda adalah saldo akhir bulan juni 2009 ( 30 juni 2009 ). 18

21 2.5.2 Saldo Awal Piutang keterangan gambar : Nama Pelanggan : nama pelanggan (customer ) dapat anda masukan sesuai dengan daftar nama pelanggan yang sudah pernah anda siapkan didata nama alamat Tanggal : tanggal transaksi terjadinya piutang Term pembayaran : anda dapat memasukkan term pembayaran kepada pelanggan anda di kolom ini Saldo Awal Hutang Keterangan gambar : Nama Pemasok : nama vendor ( suplier ) dapat anda masukan sesuai dengan data nama vendor yang sudah pernah anda siapkan di data nama alamat Tanggal : tanggal transaksi terjadinya hutang Term pembayaran : anda dapat memasukkan term pembayaran yang diberikan oleh vendor ( suplier ) 19

22 2.5.4 Tips Import data saldo awal dari excel Persiapan awal : 1. Siapkan sumber data CSV saldo awal piutang usaha, hutang usaha yang akan diimport ke dalam data kerja zahir. Format contoh file csv dapat anda lihat pada directory C:\Program Files\Zahir...\contoh table CSV\. Gunakan aplikasi microsoft excel atau open office cal untuk pembuatan file data CSV 2. Berikut ini contoh data file csv keterangan gambar : KODE : Diisi dengan kode pelanggan NAMA : Diisi dengan nama pelanggan TANGGAL : Diisi tanggal transaksi yang menimbulkan piutang usaha INV NO : Diisi sesuai nomor invoice penjualan atas piutang usaha PO NO : Diisi sesuai dengan nomor PO atas penjualan yang menimbulkan piutang usaha MATAUANG : Diisi sesuai dengan mata uang yang digunakan untuk transaksi penjualan yang menimbulakn piutang usaha NILAI : Diisi sesuai dengan nilai piutang usaha sesuai dengan masing-masing invoice DISCDAY : Diisi dengan jumlah hari discount sesuai dengan syarat pembayarn DISCDUE : Diisi dengan junlah hari jatuh tempo piutang usaha sesuai dengan syarat pembayaran EARLYDISC : Diisi dengan prosentase discount awal sesuai dengan syarat pembayaran LATECHARGE : Diisi dengan prosentase denda keterlambatan pembayaran sesuai dengan syarat pembayaran. 20

23 2.6 Penggunaan Pasword Penggunaan pasword dapat anda gunakan bila anda ingin memberikan otorisasi kepada masing-masing staf anda yang akan anda tugaskan menggunakan program zahir accounting. Di bawah ini adalah contoh membuat pasword : Keterangan gambar : Gambar membuat pasword utama diperuntukan untuk seseorang yang memiliki hak tertinggi untuk mengakses seluruh data Catatan : Cek pass : anda isi sesuai dengan password 21

24 keterangan gambar : Gambar kewenangan mengakses data artinya bahwa bila seluruh data diberikan tanda contreng pada kolom tersebut maka staf tersebut diberikan otorisasi. Keterangan gambar : Gambar diatas adalah contoh bila seorang staf tidak diberikan otorisasi untuk menghapus dan mengedit, maka tanda contreng di kolomnya harus dikosongkan 22

25 Keterangan gambar : Gambar di atas adalah contoh bila seorang staf tidak diberikan otorisasi untuk melihat laporan euangan, menampilkan analisa keuangan, mencetak laporan maka tanda contreng dikolomnya harus dikosongkan. 23

26 2.7 Backup Data dan Membuka Backup Data Anda dapat melakukan transaksi backup data atas transaksi yang telah anda input dengan mempersiapkan satu folder dilokasi penyimpanan. Anda juga harus memberi nama file arsip backup dengan memberikan tanggal bulan dan tahun dibelakang nama perusahaan anda. Keterangan gambar : Peringatan ini akan muncul bila anda belum membuat folder dan lokasi penyimpanan data backup pada komputer/server anda Jika Anda pernah membuat cadangan (back-up) data melalui fasilitas Backup Data, maka untuk membuka kembali arsip cadangan tersebut, tekan File dan Membuka File Backup pada menu program. Selanjutnya sebuah jendela seperti berikut akan tampil : Nama File Arsip : diisi dengan nama file backup (Arsip) yang akan dibuka. Program secara otomatis akan mengisi nama file backup untuk data yang sedang terbuka. Lokasi baru : lokasikan data backup yang akan anda buka kembali di lokasi folder yang telah anda persiapkan nama file arsip baru : 24

27 diisi dengan nama direktori pada Harddisk dimana Anda ingin meletakkan isi arsip mengembalikannya ke lokasi semula. backup jika Anda tidak bermaksud Keterangan : program akan secara otomatis mengisi Edit Box yang tersedia, namun Anda tetap dapat merubahnya. Tekan tombol Lanjutkan untuk melanjutkan proses, atau Batal untuk membatalkan proses. 2.8 Desain Faktur Anda dapat melakukan desain faktur, invoice, kwitansi dengan fasilitan yang diberikan oleh zahir accounting. Di bawah ini adalah contoh bila anda ingin melakukan desain dengan memasukan logo perusahaan anda ke dalam faktur dengan memilih tombol Desain > insert picture. 25

28 Keterangan Gambar : Tombol load berfungsi untuk memasukan logo perusahaan anda yang tersimpan di dalalm hardisk komputer anda. Klik tombol ok bila anda sudah masukan. 26

29 BAB III Memasukkan Transaksi Kontraktor 3.1 Transaksi Anggaran Proyek Sebelum proyek berjalan, maka anda harus mempersiapkan lebih dahulu anggaran proyek, baik anggaran biaya maupun anggaran pendapatan. Pengisian anggaran biaya bisa juga dengan menggunakan fase proyek. Untuk menampilkan data proyek melalui data master => data proyek keterangan gambar : Transaksi anggaran biaya dan pendapatan tanpa menggunakan Fase dan Job Order Anggaran Biaya : Diisi dengan jumlah nilai nominal anggaran biaya selama proyek berjalan Anggran Pendapatan : Diisi dengan jumlah nilai nominal anggran pendapatan selama proyek berjalan Tombol Baru : Diklik bila anda akan menambahkan nama proyek Tombol batal : Diklik bila anda ingin membatalkan nama proyek yang sedang anda buat Tombol Rekam : Diklik bila anda ingin memasukan data proyek yang sudah anda lengkapai ke dalam daftar proyek 27

30 keterangan gambar : Transaksi anggaran biaya dan pendapatan tanpa menggunakan Fase dan Job Order Anggaran Biaya : Diisi dengan jumlah nilai nominal anggaran biaya selama proyek berjalan Anggran Pendapatan : Diisi dengan jumlah nilai nominal anggran pendapatan selama proyek berjalan Tombol Baru : Diklik bila anda akan menambahkan nama proyek Tombol batal : Diklik bila anda ingin membatalkan nama proyek yang sedang anda buat Tombol Rekam : Diklik bila anda ingin memasukan data proyek yang sudah anda lengkapai ke dalam daftar proyek Catatan : Berikan tanda cekmark pada kolom job order bila proyek menggunakan nomor job order dan berikan tanda cekmark pada kolom menggunakan fase bila menggunakan fase proye 28

31 3.2 Transaksi Realisasi Biaya Proyek Sebelum anda melakukan transaksi realisasi proyek atau transaksi lainnya yang melibatkan nama proyek maka pastikan bahwa field proyek sudah diaktifkan melalui setting > set up program > transaksi pada umumnya contoh gambar pengaktifan field proyek dapat anda lihat pada gambar di bawah ini Catatan : pastikan anda sudah memberikan tanda contreng pada kolom tampilkan field proyek dan department pada kepala transaksi. Klik tombol rekam bial anda sudah memberi tanda contreng pada kolom tersebut. 29

32 Contoh kasus : PT Pratama karya pada tanggal melukan pembelian bahan material sebanyak 10 pcs Rp dan perlengkapan proyek 20 Rp untuk kode proyek PR-001 secara kredit Di bawah ini adalah contoh gambar transaksi realisasi biaya proyek Keterangan gambar : Nama pemasok : Diisi sesuai denagan nama suplier ( vendor ) yang telah anda buat sebelumnya Proyek : Diisi nama proyek untuk pengalokasian transaksi realisasi biaya proyek Kode : Diisi sesuai dengan nama biaya yang terdapat pada daftar akun Term pembayaran : Diisi dengan jumlah hari jatuh tempo hutang atas transaksi realisasi biaya proyek Invoice : Berikan tanda cek mark pada kolom invoice bila transaksi ingin langsung terposting ke buku besar dan masuk ke laporan keuangan Tunai : Berikan tanda cek mark bila transaksi dilakukan secara tunai dan kosongkan kolom bila transaksi secara kredit Batal Rekam : Pilih batal bial anda membatalkan transaksi dan pilih rekam bila anda akan menyimpan transaksi 30

33 3.3 Transaksi Pembayaran Hutang Contoh kasus : PT Pratama Karya melakukan pembayaran hutang kepada vendor Mitra 10 senilai Rp Dibawah ini adalah contoh gambar transaksi pembayaran hutang Keterangan gambar : 1. Data Isian Diisi dengan data-data yang berupa nomor referensi, nominal pembayaran dan memo. 2. Giro Mundur Beri tanda check mark pada check box jika menggunakan giro mundur. 3. Cetak- Batal- Rekam Beri tanda check mark pada check box 'Cetak' untuk langsung mencetak faktur. Tekan tombol 'Batal' untuk membatalkan isian. Tekan tombol 'Rekam' untuk menyimpan semua isian. 4. Akun kas Tentukan akun yang akan anda gunakan untuk melakukan pembayaran hutang 5. Hapus Baris tombol ini digunakan bial anda ingin menghapus salah satu baris transaksi 6. Rekam ulang tombol ini berfungsi bila transaksi ini terjadi lagi pada waktu yang akan datang 31

34 7. Buka Ulang tombol ini berfungsi bila anda ingin membuka kembali transaksi yang pernah anda rekam ulang Catatan : jangan lakukan pembayaran hutang di pada modul kas / Bank karena akan mengakibatkan tidak berkurangnya nilai hutang pada kartu hutang tapi tetap lakukan pembayran hutang pada modul pembelian > payment ( pembayaran hutang usaha ). 3.4 Transaksi Pengakuan Pendapatan Contoh kasus : PT pratama karya pada tanggal mengakui menerima pendapatan senilai Rp dengan ppn dari PT Permata indah yang akan dibayar secara kredit. Di bawah ini adalah contoh pengakuan pendapatan proyek Keterangan gambar : Nama pelanggan : Diisi sesuai dengan nama pelanggan ( customer ) yang telah anda buat sebelumnya Proyek : Diisi nama proyek untuk pengalokasian transaksi realisasi biaya proyek Kode : Diisi sesuai dengan nama biaya yang terdapat pada daftar akun Term pembayaran : Diisi dengan jumlah hari jatuh tempo hutang atas transaksi realisasi biaya proyek invoice : Berikan tanda contreng pada kolom invoice bila transaksi ingin langsung terposting ke buku besar dan masuk ke laporan keuangan 32

35 tunai kredit salesman no faktur Batal Rekam : Berikan tanda contreng bial transaksi dilakukan secara tunai dan kosongkan kolom bila transaksi secara : Diisi bila penjualan menggunakan salesman : secara otomatis zahir akan mengisi nomor faktur : Pilih batal bial anda membatalkan transaksi dan pilih rekam bila anda akan menyimpan transaksi 2.8 Transaksi Pembayaran Piutang Contoh kasus : PT pratama Karya menerima pembayaran piutang dari pelanggan yang bernama PT Permata Indah senilai Rp dengan include ppn Di bawah ini adalah contoh gambar transaksi pembayaran piutang Keterangan gambar : 1. Data Isian Diisi dengan data-data yang berupa nomor referensi, nominal pembayaran dan memo. 2. Giro Mundur Beri tanda check mark pada check box jika menggunakan giro mundur. 3. Cetak- Batal- Rekam 33

36 Beri tanda check mark pada check box 'Cetak' untuk langsung mencetak faktur. Tekan tombol 'Batal' untuk membatalkan isian. Tekan tombol 'Rekam' untuk menyimpan semua isian. 4. Akun kas tentukan akun yang akan anda gunakan untuk melakukan pembayaran hutang 8. Hapus Baris tombol ini digunakan bial anda ingin menghapus salah satu baris transaksi 9. Rekam ulang tombol ini berfungsi bila transaksi ini terjadi lagi pada waktu yang akan datang 10. Buka Ulang tombol ini berfungsi bila anda ingin membuka kembali transaksi yang pernah anda rekam ulang catatan : jangan lakukan pembayaran piutang usaha pada modul kas / Bank karena akan mengakibatkan tidak berkurangnya nilai piutang usaha pada kartu hutang tapi tetap lakukan pembayaran piutang usaha pada modul pembelian > payment ( pembayaran piutang usaha ). 3.6 Transaksi Biaya Operasional contoh kasus: Pada tanggal 11 Juli 2009 PT pratama karya mengeluarkan biaya operasional senilai Rp untuk keperluan alat tulis kantor Dibawah ini adalah contoh gambar transaksi biaya operasional Keterangan gambar : 1. Data Isian 34

37 Diisi dengan data-data yang berupa nomor referensi, nominal pembayaran dan memo. 2. Giro Mundur Beri tanda check mark pada check box jika menggunakan giro mundur. 3. Cetak- Batal- Rekam Beri tanda check mark pada check box 'Cetak' untuk langsung mencetak faktur. Tekan tombol 'Batal' untuk membatalkan isian. Tekan tombol 'Rekam' untuk menyimpan semua isian. 4. akun kas tentukan akun yang akan anda gunakan untuk melakukan pembayaran hutang 4. Hapus Baris Tombol ini digunakan bial anda ingin menghapus salah satu baris transaksi 5. Rekam ulang Tombol ini berfungsi bila transaksi ini terjadi lagi pada waktu yang akan datang 6. Buka Ulang Tombol ini berfungsi bila anda ingin membuka kembali transaksi yang pernah anda rekam ulang catatan : Transaksi pengakuan pendapatan masih dapat anda revisi dengan masuk lebih dahulu ke daftar transaksi penjualan Transaksi pengakuan pendapatan dapat anda revisi dengan cara menghapus transaksi pembayaran di dalam daftar pembayaran piutang usaha bila sudah terjadi pembayaran Transaksi realisasi biaya proyek masih dapat anda revisi dengan masuk lebih dahulu ke daftar transaksi penjualan Transaksi realisasi biaya proyek dapat anda revisi dengan cara menghapus transaksi pembayaran di dalam daftar pembayaran hutang usaha bila sudah terjadi pembayaran Transaksi biaya opersional dapat anda revisi dengan cara masuk lebih dahulu ke dalam transaksi kas keluar 3.7 Melihat Daftar Transaksi dan Jurnal yang sudah dibuat Daftar Transaksi Pembelian Jurnal Transaksi Pembelian 35

38 Daftar Transaksi Pembayaran Hutang Usaha Jurnal Transaksi Pembayaran Hutang Usaha Daftar Transaksi Penjualan Jurnal Transaksi Pengakuan Pendapatan Daftar Transaksi Pembayaran Piutang Usaha 36

39 Jurnal Transaksi Pembayaran Piutang Usaha Daftar Transaksi kas keluar Jurnal Transaksi Kas Keluar catatan : Tanda segitiga merah yang terletak disamping tanggal transaksi berfungsi untuk melihat kembali perincian transaksi jurnal voucher dapat anda buka dengan meletakan kursor pada baris di daftar transaksi > klik kanan > jurnal Voucher 37

40 tombol print pada jurnal voucher berfungsi bila anda ingin mencetak jurnal voucer tersebut 38

41 BAB IV Laporan Penting 4.1 Laporan Keuangan 1. Neraca (Balance Sheet) Neraca adalah laporan keuangan yang menginformasikan tentang posisi keuangan perusahaan. Keuangan perusahaan ini terdiri dari Aktiva (aktiva tetap dan aktiva lancar), Utang (hutang lancar dan hutang jangka panjang), dan modal Perusahaan. Untuk melihat laporan Neraca langkah-langkahnya sebagai berikut: Berikut contoh daftar Laporan Keuangan, Untuk menampilkan Daftar Laporan Neraca, tekan Laporan > Laporan Keuangan >Neraca Standart 39

42 40

43 2. Laba-rugi (Profit&Loss) Laba-rugi adalah Keuangan yang menginformasikan tentang laba atau rugi dari suatu kegiatan operasi perusahaan. Laporan ini meliputi informasi pendapatan, harga pokok penjualan, dan biaya-biaya. Untuk melihat laporan Laba-Rugi Langkah-langkahnya sebagai berikut: Berikut contoh daftar Laporan Keuangan, Untuk menampilkan Daftar Laporan Laba-rugi, tekan Laporan > Laporan Keuangan >Laba Rugi Standart 41

44 42

45 4.2 Laporan Analisa Bisnis Analisa Bisnis, digunakan untuk melihat grafik untuk harta, neraca, rugi-laba, saldo bank, grafik penjualan dan analisa rasio keuangan. Untuk menampilkan fasilitas Analisa Bisnis, tekan Laporan > Analisa Bisnis > dan Analisa Bisnis. - Tekan tombol segitiga merah untuk menampilkan opsi yang tersedia untuk tiap bagian, serta tekan tombol kanan mouse pada masingmasing grafik untuk menampilkan opsi yang lain. - Anda bisa memilih jenis grafik yang diinginkan baik batang, maupun pie dengan mengklik kanan di tempat gambar analisa tersebut Grafik Harta digunakan untuk menganalisa prosentase aktiva yang dimiliki oleh perusahaan Grafik Laba Rugi digunakan untuk menganalisa antara kelompok pendapatan dengan biaya yang menghasilkan laba berjalan peerusahaan kontraktor 43

46 Grafik Penjualan digunakan untuk menganalisa penjualan dari bulan ke bulan Grafik kas dan Bank digunakan untuk menganalisa prosntase kas dan Bank dalam periode tahun berjalan 44

47 Di bawah ini adalah grafik Rasio keuangan 45

48 4.3 Laporan Proyek Laporan Proyek dapat anda dapatkan secara otomatis yang bersumber dari transaksi masing-masing proyek.. Di bawah ini adalah contoh laporan Rugi laba Proyek Laporan Rugi laba berguna untuk menganalisa dari masing-masing proyek yang menghsilkan laba yang paling tinggi sampai yang paling rendah 46

49 Di bawah ini adalah contoh laporan biaya proyek anggaran vs ralisasi Laporan biaya proyek anggaran vs realisasi dapat anda gunakan untuk menganalisa antara anggaran yang sudah anda siapkan sebelum proyek berjalan dibandingkan dengan transaksi aktual proyek 47

50 48

51 4.4 Laporan Department Laporan department adalah laporan yang anda peroleh dari transaksi yang berkaitan antara pendapatan dengan biaya dari masingmasing department sehingga menghasilkan laporan rugi laba department 49

52 4.5 Laporan Piutang Laporan Piutang adalah laporan keuangan yang menginformasikan tentang piutang yang timbul atas transaksi penjualan tidak tunai ( kredit ) dari pelanggan ( Customer ). 50

53 51

54 52

55 4.6 Laporan Hutang Laporan Hutang adalah laporan keuangan yang menginformasikan tentang Hutang yang timbul atas transaksi pembelian secara tidak tunai ( kredit ) kepada vendor ( suplier ). 53

56 54

57 4.7 Laporan Pendapatan Lapaoran pendapatan adalah laporan yang berasal dari seluruh transaksi penjualan dari pelanggan ( customer ) baik yang secara tunai dan secara non tunai ( kredit ) 55

58 56

59 4. 8 Laporan Pembiayaaan Lapaoran pembiayaan adalah laporan yang berasal dari seluruh transaksi pembelian kepada vendor ( suplier ) baik yang secara tunai dan secara non tunai ( kredit ) 57

60 58

61 59