PERENCANAAN. Bahan Kajian

Transkripsi

1 PERENCANAAN N. Tri Suswanto Saptadi 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 1 Bahan Kajian Pengertian, Fungsi, Unsur, Proses, Strategi Perencanaan Strategis, Taktis, Operasional Hambatan dan Cara Pandang Pendekatan Traditional vs Strategic Analisa SWOT Visi, Misi, Tujuan, Fungsi 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 2 1

2 Capaian Pembelajaran Mahasiswa dapat membuat perencanaan secara strategis, taktis dan operasional berdasarkan visi, misi, tujuan dan fungsi organisasi pengelolaan. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 3 Pengertian 1 dari 2 Proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan) (Bahasa Indonesia) Proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi (pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan) tak akan dapat berjalan. (Wikipedia) 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 4 2

3 Pengertian 2 dari 2 Menurut George R. Terry: planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 5 Kedudukan Manajemen Plan: Identifying and analyzing the problem Do: Developing and testing a potential solution Check: Measuring how effective the test solution was, and analyzing whether it could be improved in any way. Act: Implementing the improved solution fully. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 6 3

4 Fungsi 1 dari 2 Meningkatkan efisiensi Meningkatkan kualitas pelayanan publik Memberikan arah bagi organisasi Menyediakan alternatif tindakan Mengurangi resiko gagal Menarik komitmen Dasar evaluasi Dasar penerapan akuntabilitas (Asropi, 2013, Lembaga Administrasi Negara) 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 7 Fungsi 2 dari 2 Perencanaan sebagai Pengarah Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas. Robbins dan Coulter 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 8 4

5 Unsur Rasional: dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan; Estimasi: dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan; Preparasi: dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu; Operasional: dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 9 Proses Lingkungan Eksternal Organisasi Misi Organisasi Tujuan Strategis Rencana Strategis Tujuan Taktis Rencana Taktis Tujuan Operasional Rencana Operasional 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 10 5

6 Strategis Dari misi organisasi diturunkan menjadi tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 11 Taktis Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh manajemen menengah. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 12 6

7 Operasional Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran. Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 13 Hambatan Kurang pengetahuan tentang organisasi; Kurang pengetahuan tentang lingkungan; Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif; Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang; Biaya; Takut gagal; Kurang percaya diri; Ketidak-sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 14 7

8 Pernyataan Para Filsuf The beginning is the most important part of the work. (Plato, BC 427-BC 347) By failing to prepare, you are preparing to fail. (Benjamin Franklin, ) 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 15 Cara Pandang What (apa): tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan) When (kapan): waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan) How (bagaimana): cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut) Who (siapa): tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut) Where (dimana): tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan) Why (mengapa): keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan) 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 16 8

9 Alat bantu Perencanaan dengan Flow Chart Penjadwalan Melalui Gantt Chart Perencanaan dengan PERT Mulai Pekerjaan 1. Pembelian bahan baku 2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 II III II III II III II III I IV I IV I IV I IV Perlu buku bacaan Tidak Berhenti Ya Beli buku bacaan? Ya Membeli buku bacaan yang diinginkan Tidak Pinjam Membaca buku bacaan yang diinginkan Selesai (D) Penyusunan Lay-Out Produksi 2 4 (A) Desain (F) Produk Estimasi Biaya Selesai (C) 1 Produksi Terbatas (G) (H) Promosi Produksi Massal (B) Riset Pasar 3 (E) Tes Pasar 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 17 Mulai Flow Chart Perlu buku bacaan Tidak Berhenti Ya Beli buku bacaan? Tidak Pinjam Ya Membeli buku bacaan yang diinginkan Membaca buku bacaan yang diinginkan Selesai 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 18 9

10 Gantt Chart Pekerjaan 1. Pembelian bahan baku 2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 19 (A) Desain Produk (B) Riset Pasar 2 3 (D) Penyusunan Lay-Out Produksi 4 Pert (F) Estimasi (C) Biaya Selesai 1 Produksi Terbatas (E) Tes Pasar (G) Promosi (H) Produksi Massal 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 20 10

11 Pergeseran Pendekatan Deming Cycle approach 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 21 Traditional vs Strategic Traditional Planning Berorientasi input dan kegiatan Teknokratis Netral Perencanaan linier Kaku dalam penerapan Berdasarkan rutinitas Monitoring atas kepatuhan Penekanan pada dokumen perencanaan Strategic Planning Berorientasi hasil Partisipatif Mobilisasi instrumen Perencanaan yang Iteratif Fleksibel dalam penerapan Berorientasi perubahan Monitoring atas kinerja Penekanan pada penerapan perencanaan 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 22 11

12 Traditional vs Performance-based Traditional Culture Fokus pada penghargaan dan hukuman Mengukur pekerjaan Pimpinan sebagai penilai kinerja Pengukuran kinerja untuk kepentingan penghargaan dan hukuman Performance-based Culture Fokus pada pembelajaran Mengukur manfaat yang diterima masyarakat Masyarakat sebagai penilai kinerja Pengukuran kinerja untuk membantu setiap individu belajar 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 23 Orientation Traditional Planning Traditional Culture Strategic Planning Performance based Culture 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 24 12

13 KRITIK Terhadap Traditional Planning Terlalu fokus pada perencanaan, kurang perhatian terhadap implementasi Disusun secara top down dengan pendekatan yang teknokratis Kurang perhatian terhadap perubahan lingkungan 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 25 KONSEP DASAR Strategic Planning 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 26 13

14 PROSES PERENCANAAN Strategic Planning Diagnosa Penetapan Misi, Visi, dan Nilai-nilai Organisasi Analisis Lingkungan Stratejik Identifikasi isu Strategis Penyusunan Strategi Pelaksanaan Strategi Monitoring dan Evaluasi 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 27 DIAGNOSA Strategic Planning Diperlukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah, faktor-faktor pendukung keberhasilan, dan faktorfaktor yang dapat menghambat keberhasilan oganisasi Memanfaatkan informasi tentang profil organisasi, hasil analisis stakeholder dan hasil analisis SWOT (Kenneth Andrew) 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 28 14

15 Pertanyaan Apakah SWOT? Siapa Stakeholder? Bagaimana upaya yang dilakukan? 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 29 Bagan Analisa 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 30 15

16 Gap: Profil - SWOT 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 31 STRATEGIC PLANNING Penetapan Visi, Misi, Dan Nilai-nilai Organisasi 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 32 16

17 Visi Siapa para pemangku kepentingan (stakeholders) kita? Apa yang ingin mereka terima dari kita? Apa hal terbaik yang bisa kita berikan untuk mereka? KRITERIA RUMUSAN shorter is better. Memuat keseimbangan internal dan eksternal Menarik komitmen seluruh pemangku kepentingan Dapat diwujudkan 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 33 Contoh Visi To become a leading InfoCom player in the region. Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik. (Telkomsel) 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 34 17

18 Misi Memberikan alasan keberadaan organisasi mengungkapkan siapa dan apa yang dilakukan organisasi Memberikan informasi bagaimana visi akan diwujudkan Menjelaskan kebutuhan dasar yang akan dipenuhi Mengekspresikan nilai-nilai inti dari organisasi Mesti ringkas dan padat Mudah dipahami Memuat kekhasan organisasi seperti mandat (TUSI) yang membedakannya dari organisasi lain 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 35 Contoh Misi To explore the universe and search for life and to inspire the next generation of explorer (NASA) good mission statement To make people happy (Walt Disney) bad Mission statement Pernyataan Misi diawali dengan kata kerja 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 36 18

19 Contoh Penetapan Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi pada: Perpustakaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 37 Visi Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan ilmu dan terapan pemerintahan. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 38 19

20 Misi Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di IPDN. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh IPDN. Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, dan internasional. Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya khususnya di lingkungan pemerintahan daerah dan pemerintah pusat. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 39 Tujuan Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi IPDN atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, maupun internasional. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 40 20

21 Fungsi Sebagai sumber media informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran; Sebagai sumber media informasi dan layanan program penelitian; Sebagai sumber media informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat; Sebagai media rekreasi alternatif bagi sivitas akademika perguruan tinggi. 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 41 Notes Tidak ada cara tunggal dalam menyiapkan rencana strategis Manfaat utama dari perencanaan stratejik adalah pada proses bukan pada adanya dokumen perencanaan Tidak ada rencana yang sempurna Hambatan utama dalam perencanaan adalah bukan pada teknis perencanaan, tetapi pada faktor manusia dan budayanya 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 42 21

22 Perencanaan Baik Mempermudah tercapainya tujuan, Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi, Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan, Disertai perincian yang teliti, Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan, Bersifat sederhana, Luwes, Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko, Bersifat praktis/pragmatis, Merupakan forcasting (peramalan). 3/28/2016 nts/pik/ti uajm 43 22