BAB II KAJIAN TEORI. yang membahas tentang manajemen maupun di bidang administrasi dan

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN TEORI 2.1 Perencanaan Pengertian Perencanaan Uraian tentang pegertian perencanaan dapat ditemui pada banyak buu, baik yang membahas tentang manajemen maupun di bidang administrasi dan kepemimpinan. Dengan kata ain uraian tentang pengertian perencanaan berikut ini, dimaksudkan untuk memberikan dasar dalam menguraikan pengertian Perencanaan Kepegawaian. Perencanaan adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, strategi, metode, anggaran, dan standar (tolak ukur) keberhasilan suatu kegiatan. (Nawawi, H. 2003:29). Pengertian ini menunjukkan bahwa perencanaan merupakan proses atau rangkaian beberapa kegiatan yang salig berhubungan dalam memilih salah satu di antara beberapa alternatif tentanng tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi/perusahaan. Kemudian memilih strategi dan metode untu mencapai tujuan tersebut. Dilanjutkan pula dengan menetapkan anggaran unttuk melaksanaka strategi dan metode tersebut, diiringi dengan memillih dan menetapkan kriteria tolak ukur untuk menilai tingkat keberhasilann organisasi/perusahaan dalam pencapaian tujuannya dengan mengimplementasikan strategi dan metode yang telah dipilih sebelumnya.

2 Pengertian lain mengatakan bahwa Perencanaan adalah proses memilih sejumlah kegiatan untuk ditetapkan sebagai keputusan tentang suatu pekerjaan yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan siapa yang melakukannya. (Nawawi, H. 2003:30). Pengertian ini mekankan bahwa perencanaan merupakan rangkaian kegiatan atau proses pembuatan keputusan. Kegiatan pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan di masa datang, yang berarti juga tidak akan dan tidak boleh melaksanakan pekerjaan lain yang bertolak belakang atau yang berbeda dengan pekerjaan yang telah ditetapkan sebagai keputusan tersebut. Kegiatan kedua dalam proses pembuatan keputusan adalah kegiatan menetapkan waktu pelaksanaannya, yang berarti memilih metode dan tidak akan menggunakan cara atau metode lain agar pelaksanaan pekerjaan tersebut berlangsung secara efektif dan efisien. Akhirnya kegiatan keempat dalam proses pembuatan keputusan tersebut adalah menetapkan pegawai yang tepat atau yang memenuhi persyaratan untuk melaksanakannya, agar pekerjaantersebut dilaksanakan secara professional dalam rangka mewujudkan eksistensi organisasi yang sukses. Pengertian berikutnya mengatakan bahwa Perencanaan adalah penerapan pengetahuan tepat guna secara sistematik, untuk mengontrol dan mengarahkan kecenderungan pperwujudan masa depan yang diinginkan sebagai tujuan yang akan dicapai. (Nawawi, H. 2003:31).

3 Pengertian di atas menekankan bahwa melalui perumusan perencanaan, kondisi bidang kehidupan tertentu di masa depan dapat dikontrol dan diarahkan sesuai dengan keinginan manusia. Kondisi itu dirumuskan sebagai tujuan yang akan dicapai di masa depan, melalui pembuatan perencanaan cara mencapainya menggunakan atau penerapan pengetahuan tepat guna dalam bidang kehidupan tersebut secara sistematik (teratur dan tertib). Penggunaan pengetahuan tepat guna berarti perencanaan tidak bersifat teoritis sehingga tidak dapat diimplementasikan dalam bidang/aspek-aspek yang dijelajahi suatu perencanaan. Dengan kata lain perencanaan harus bersifat realistic sesuai dengan kondisi dan kebutuhan lingkungan organisasi yang akan melaksanakannya. Perencanaan bukan merumuskan suatu kondisi ideal di masa depan tanpan perhitungan kemampuan mencapainya, sehingga menjadi hayalan yang tidak dapat dicapai, karena tidak didasari pengetahuan tepat guna yang dapat diterapkan secara sistematik. Pengertian berikut mengatakan bahwa Perencanaan adakah kegiatan persiapan dengan merumuskan dan nmenetapkan keputusan tentang langkahlangkah penyelesaian masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan secara terarah pada satu tujuan. (Nawawi, H. 2003:32) Pengertian di atas, bahwa perencanaan dirumuskan untuk memecahkan masalah atau pelaksanaan pekerjaan di lingkungan suatu organisasi/perusahaan. Pemecahan masalah tersebut dilakukan dengan merumuskan langkah-langkah kegiatan untuk menemukan alternatife terbaik dalam usaha mencapai tujuan organisasi/perusahaan. Langkah-langkah tersebut pada dasarnya merupakan kegiatan persiapan untuk menetapkan berbagai keputusan tentang kegiatan-

4 kegiatan yang akan dilaksankan. Dengan melaksanakan keputusan-keputusan tersebut, diharapkan masalah-masalah organisasi/perusahaan dapat diselesaikan atau pekerjaan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Perencanaaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Perencanaan, adalah kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta pemantauan dan penilaian atas perkembangan hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan. Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar dari manajemen, yang merupakan awal dari tiap fungsi Manajemen lainnya, yaitu organizing, actuating

5 dan controlling. Perencanaan diperlukan agar resiko yang akan ditanggung di masa depan relatif kecil. Perencanaan adalah masalah memilih, artinya memilih tujuan dan cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada. Jadi perencanaan adalah kumpulan dari beberapa keputusan. Perencanaan adalah proses yang mencakup mendefinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengitegrasikan dan mengoordinasikan pekerjaan organisasi. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak pernah berakhir. Apabila sebuah rencana telah ditetapkan, maka dokumen menyangkut perencanaan terkait harus diimplementasikan Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pengambilan keputusan tentang "apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan. Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut : Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program)

6 dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Abdulrachman (1973), Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan kemudian. Siagian (1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan. Terry (1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan faktafakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Kusmiadi (1995), Perencanaan adalah proses dasar yang kita gunakan untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya. Soekartawi (2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia. Deacon; Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok, yang dipandang paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

7 Drucker; Perencanaan adalah suatu proses yang diorganisasi dan dilaksanakan secara sistematis dengan menggunakan pengetahuan yang ada sesuai keputusan yang telah ditetapkan bersama. Goetz; Perencanaan adalah kemampuan memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan. Anonim; Perencanaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang disusun secara sistematis untuk mencapai yujuan yang telah ditetapkan. diputuskan bersama. George Pickett & John J. Hanlon; Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana mencapai suatu tujuan begitu tujuan itu ditetapkan. Stoner; Perencanaan adalahproses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran atau tujuan dan tindakan yang perlu untuk mencapai tujuan (goal) tersebut. Cuningham; Perencanaan adalah menyelesi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan emformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian.

8 Husein Umar; Perencanaan merupakan kegiatan atau proses membuat rencana yang kelak dipakai perusahaan dalam rangka melaksanakan pencapaian tujuannya. Garth N.Jone; Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas. M.Farland; Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya. Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain: 1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret. 2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang. 3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakantindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha Tugas Pokok Perencaaan Dari uraian-uraian tentang beberapa pengertian perencanaan dan implementasinya dalam Perencanaan Kepegawaian tersebut di atas, jelas bahwa perencanaan merupakan kegiatan pembuatan keputusan tentang masa depan dan cara mewujudkannya di suatu lingkungan tertentu, khususnya

9 sebuah organisasi di bidang bisnis. Sehubungan dengan itu H. Hadari Nawawi dalam bukunya PERENCANAAN SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif (2003:33) mengemukakan 3 tugas pokok perencanaan, yaitu : 1. Tugas Persiapan/Eksplenatif 2. Tugas Prediktif 3. Tugas Kontrol Tujuan Perencanaan Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efisien. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi

10 pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Tujuan lain dari perencanaan adalah : 1. Untuk memberikan arah dan tujuan bagi perusahaan. 2. Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standar/ukuran untuk mengurangi ketidakpastian serta perubahaan di masa mendatang. 3. Dengan perencanaan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan sehingga akan mempermudah pengawasan. 4. Membantu memperkirakan peluang di masa mendatang. 5. Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga pengeluaran biaya dapat ditekan Fungsi Perencanaan Robbins dan Coulter menjelaskan fungsi dari perencanaan sebagai berikut: 1. Perencanaan sebagai Pengarah

11 Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan terarah. 2. Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan. Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi. Kadang perubahan tersebut sesuai dengan apa yang kita inginkan akan tetapi tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan. Ketidak pastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya perencanaan, ketidak pastian yang akan terjadi di kemudian hari diantisipasi sebelumnya. 3. Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya, dengan adanya perencanaan, sebuah organisasi di awal sudah melakukan perencanaan mengenai penggunaan sumber daya sehingga diharapkan tidak terjadi pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada sehingga organisasi tersebut bisa meningkatkan tingkat efisiensinya. 4. Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas. Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam

12 perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan berusaha membandingkan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga bisa mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan Persyaratan Perencanaan Suatu perencanaan yang baik tentunya harus dirumuskan. Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu : 1. Faktual atau realistis. Artinya bahwa perencanaan yang akan ditetapkan oleh organisasi harus sesuai dengan fakta dan kondisi tertentu yang akan di hadapi oleh organisasi. 2. Logis dan rasional. Artinya bahwa perencanaan yang akan dirumuskan dapat diterima oleh akal (logis) dan rasional sehingga dapat di dilaksanakan. 3. Fleksibel. Artinya bahwa perencanaan yang baik bersifat fleksibel dan tidak kaku. Perencanaan tersebut harus bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dimasa mendatang. 4. Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk dapat bersamasama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. 5. Komprehensif. Artinya bahwa perencanaan yang baik harus menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan satu bagian saja, akan tetapi juga

13 mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain dalam organisasi tersebut Jenis Perencanaan Perencanaan mencakup banyak variasi antara lain: 1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose) Di dalam masyarakat, setiap entitas mempunyai peran sendiri. Peranan tersebut kemudian menentukan misi atau maksud dari keberadaan mereka dalam masyarakat tersebut. Kalau mereka tidak mempunyai misi atau maksud keberadaan, maka entitas tersebut tidak akan mempunyai eksistensi dalam suatu masyarakat. Misi entitas bisnis biasanya memproduksi dan/atau mendistribusikan barang atau jasa ekonomis 2. Tujuan Tujuan merupakan hasil akhir dimana aktivitas atau kegiatan organisasi diarahkan atau ditujukan. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling dasar. Suatu organisasi secara keseluruhan mempunyai suatu tujuan, kemudian bagian-bagian dalam organisasi tersebut juga mempunyai tujuan masing-masing, akan tetapi tujuan dari masing-masing bagian tersebut harus menyumbang atau mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan. 3. Strategi Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui alternatif pemilihan tindakan yang diperlukan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. 4. Kebijakan Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususna cara berfikirnya bukan aksinya. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis.

14 5. Prosedur Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan, bukannya mengarahkan cara berpikir. Prosedur menjelaskan secara detail bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan. 6. Aturan Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan harus dilakukan, atau tidak dilakukan. Aturan mengharuskan tindakan tertentu yang spesifik dikerjakan, atau tidak dikerjakan, tergantung situasi yang dihadapi. Aturan berkaitan dengan prosedur karena aturan mengarahkan tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu. 7. Program Program merupakan jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah-langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus diakukan berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. Biasanya modal dan anggaran dipakai untuk mendukung program. 8. Anggaran Anggaran adalah merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka. Anggaran disamping merupakan alat perencanaan, juga merupakan alat pengendalian Proses Perencanaan Proses perencanaan bisa dilihat pada bagan berikut:proses perencanaan dimulai dengan mempelajari lingkungan eksternal organisasi, kemudian dilanjutkan dengan misi, turun lagi ke tujuan organisasi. Tujuan organisasi merupakan kunci efektivitas organisasi. Tujuan mempunyai beberapa fungsi:

15 1. Tujuan memberikan dan menyatukan arah kemana organisasi harus bergerak. 2. Tujuan dan proses penetapan tujuan akan mempengaruhi perencanaan. 3. Tujuan dapat berfungsi sebagai alat motivasi karyawan. Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan dapat dikelompokkan ke dalam 3 jenis perencanaan, yaitu: 1. Perencanaan Strategis Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak. 2. Perencanaan Taktis Perencanaan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini mempunyai jangka waktu yang lebih pendek (1 5 tahun) dibandingkan dengan rencana strategis. Perencanaan taktis biasanya di buat oleh manajemen puncak dan manajemen menengah. Tujuan taktis biasanya diturunkan dari tujuan strategis. Sebagai contoh, suatu perusahaan mempunyai rencana strategis menstabilkan

16 suplai bahan baku. Rencana taktis kemudian dikembangkan melalui pembelian bahan baku dari perusahaan pensuplai bahan baku. 3. Perencanaan Operasional Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah. Ada 2 jenis rencana operasional: a. Rencana Tunggal (sekali pakai) Rencana tunggal adalah rencana yang dilakukan sekali pakai, sebagai contoh ketika perusahaan merencanakan ekspansi, pembuatan pabrik baru, penarikan tenaga kerja baru dan lainnya. b. Rencana Standing Rencana standing adalah rencana yang bisa dipakai berulangulang. Rencana standing bisa menghemat waktu dan tenaga karena rencana ini bisa diterapkan pada situasi yang sama. 4. Perencanaan Situasional Perencanaan situasional merupakan perencanaan yang memasukkan alternatif perencanaan yang berbeda. Dapat dikatakan perencanaan situasional adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A tidak berhasil karena adanya sebab-sebab tertentu maka rencana B dapat dilaksanakan. Tahap pertama adalah melakukan perencanaan seperti biasanya, yang kemudian dikembangkan dengan mempertimbangkan kejadian-

17 kejadian situasional. Dalam tahap kedua, perencanaan dilaksanakan, kejadian situasional secara formal diidentifikasikan/dirumuskan. Indikator kejadian situasional dirumuskan/ditentukan. Jika indikator tersebut menunjukkan terjadinya kejadian situasional, alternatif rencana situasional dilakukan. Jika tidak ada kejadian situasional, perencanaan yang semula yang dilakukan. Kejadian situasional yang dipilih merupakan kejadian yang diperkirakan mempunyai efek (dampak) yang paling serius terhadap pelaksanaan rencana organisasi. Perencanaan situasional terutama bermanfaat untuk organisasi dengan lingkungan yang dinamis, dimana ketidakpastian dan perubahan merupakan fenomena yang umum dalam lingkungan tersebut Beberapa Alat Bantu Bagi Perencanaan Beberapa alat analisis atau model yang bisa dipergunakan untuk membantu proses perencanaan antara lain Bagan Arus (Flow Chart), Bagan Gantt (Gantt Chart) dan Jaringan PERT (PERT Network) 1. Perencanaan dengan Flow Chart Pendekatan Flow Chart ini biasanya dipakai oleh mereka yang mendalami teknik komputer, teknik atau sistem informasi. Namun pendekatan ini bisa juga dipakai dalam dunia manajemen. Flow Chart adalah model grafis yang menunjukkan model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan dan keputusan ya atau tidak.

18 Contoh Flow Chart untuk pembelian buku bacaan 2. Penjadwalan Melalui Gantt Chart Penjadwalan adalah salah satu bagian penting dalam perencanaan. Ketika kegiatan organisasi begitu banyak dan berkesinambungan satu dengan yang lainnya, Gantt Chart pada dasarnya membantu manajer untuk dapat mengaturnya melalui proses penjadwalan. Jadi Gantt Chart adalah teknik penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan. Contoh Gantt Chart 3. Perencanaan dengan PERT PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique. PERT merupakan alat Bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar maupun kompleks. Ada 4 konsep yang harus di pahami dalam PERT yaitu: a. Event atau kejadian Indikator dari performa pekerjaan baik sebelum maupun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat dilakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini. b. Activity atau kegiatan

19 Bagian dari berbagai pekerjaan yang sedag dalam pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan. c. Time atau waktu Menunjukkan perkiraan waktu pengerjaan dari keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalam jaringan PERT. d. Critical Path atau indikator kritis Menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam kerangka path yang dapat diterima atau menunjukkan batas toleransi akan suatu pekerjaan yang dilaksanakan Faktor-Fakor yang mempengaruhi Semakin Pentingnya Perencanaan Straegis Faktor-Fakor yang mempengaruhi Semakin Pentingnya Perencanaan Straegis yaitu : 1. Peningkatan perubahan teknologi. 2. Semakin rumitnya tugas manajemen. 3. Lingkungan luas perusahaan, perencanaan strategis sangat bermanfaat untuk menghadapi pengaruh lingkungan di luar perusahaan yang semakin rumit, sehingga perusahaan akan dapat mengambil posisi yang tepat. 4. Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan dampaknya di masa yang akan datang sehingga memerlukan suatu perencanaan yang masak untuk pengambilan keputusan

20 Hambatan Dalam Perencanaan Perencanaan dan penetapan tujuan mempunyai kemungkinan hambatan. Selain itu, sering pula pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan yang direncanakan. Keadaan ini bisa timbul karena: 1. Kurang pengetahuan tentang organisasi; 2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan; 3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif; 4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang; 5. Biaya; 6. Takut gagal; 7. Kurang percaya diri; 8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Menurut Stoner James (1988) ada 2 jenis hambatan utama terhadap pengembangan rencana yang efektif. Pertama, adalah perlawanan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran dan penyusunan rencana untuk mencapainya. Kedua, yang terdapat di luar perencana, yaitu keengganan dan menolak rencana yang membawa perubahan dalam organisasi Cara Mengatasi Hambatan Dalam Perencanaan Beberapa cara untuk mengatasi hambatan dalam perencanaan: 1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan. 2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.

21 3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu track record yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima. 4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu. 2.2 Kepegawaian Pengertian Kepegawaian Arti kata kepegawaian sendiri adalah hal ikhwal yang berkaitan dengan kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai negeri. Menurut Hadari Nawawi (1994 :172), istilah kepegawaian dapat dilihat dari dua pengertian, yaitu : 1. Menunjuk pada semua pegawai suatu perusahaan ( lembaga, badan, kantor, dll ) sebagai organisasi kerja. 2. Melukiskan prosedur prosedur administratif mengenai pengupahan, pengaturan dan penggantian pegawai pegawai Perencanaan kepegawaian adalah merupakan kumpulan dari beberapa keputusan dalam hal ikhwal yang berkaitan dengan kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai negeri kepegawaian adalah sebuah pekerjaan yang mengatur tentang fungsi dan kedudukan seseorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Kepegawaian sangat berkaitan ngan sumber daya manusia karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi sumber dya manusiaakan mubazir dan akan mengakibatkan inefisiensi tenaga kerja. Inefisiensi berarti mengeluarkan banyak biaya dan mendapatkan

22 sumber daya yang sedikit. Literatur lainnya mengatakan bahwa mengelola pegawai yang baik bisa meningkatkan kinerja egawai karena akan mengakibatkan motivasi kerja.