ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KESEKRETARIATAN BERBASIS I-FLOW PADA PT. BANK TABUNGAN NEGARA (Persero) Tbk. KANTOR CABANG PANGKLPINANG

Transkripsi

1 Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KESEKRETARIATAN BERBASIS I-FLOW PADA PT. BANK TABUNGAN NEGARA (Persero) Tbk. KANTOR CABANG PANGKLPINANG Ria Meirina Setiawaty Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Abstrak The building of PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Pangkalpinang Branch Office which is located on Mall BTC Blok B11-B14 Jl.Perniagaan Pangkalpinang, Bangka Belitung was inaugurated in 2007 by Governor H. Eko Maulana Ali, SE. MSc. The problems faced by the secretariat of PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Pangkalpinang Branch Office are still manually done,, so that the administration process and archiving files still experience problems and obstacles. With so many problems in the circulation of the secretariat and in line with the global development and flow of information, it is necessarily needed a settlement, the system is later expected can generate ease of correspondence administrative circulation processing especially later it will have implications for the satisfaction of the branch head and all employees in terms of sub-secretariat. Kata Kunci : sistem kesekretariatan pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Pangkalpinang, Perancangan sistem informasi berorientasi obyek, Use Case Diagram. 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Pada era global saat ini, kemajuan tekhnologi informasi telah canggih diberbagai perusahaan dan instansi-instansi yang ada di seluruh pelosok tanah air. Tekhnologi informasi tersebut hadir disetiap pengguna untuk mempercepat pekerjaan agar dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Maka sedikit orang-orang yang memanfaatkan peralatan tekhnologi informasi untuk dapat bekerja dengan lebih baik, keuntungan yang lebih banyak akan diperoleh pengguna tidak hanya untuk jangka waktu pendek atau beberapa saat saja, tetapi untuk jangka waktu yang panjang dan berkesinambungan, sehingga keuntungan dan kelancaran operasional perusahaan sangat mempengaruhi berkembangnya suatu perusahaan dan instansi itu sendiri.

2 Oleh karena itu, kesekretariatan sangatlah penting bagi perusahaan dan instansi untuk menerima informasi dan memberikan informasi baik internal maupun eksternal, untuk mewujudkan itu semua, maka perusahaan dituntut untuk bekerja secara efektif agar dapat bergerak mengikuti perkembangan ekonomi dan tekhnologi canggih, disini manajer perusahaan memikul tanggung jawab yang penting dalam meningkatkan operasional di perusahaan. Oleh karena itu, manajemen membutuhkan informasi dalam melaksanakan tanggung jawab perencanaan, pengendalian dan penyajian, sehingga semakin cepat tersaji, informasi tentang kesekretariatan semakin baik bagi perusahaan dan instansi yang ada Batasan Masalah Batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini,yaitu : a. Pelaksanaan operasional perusahaan masih kurang efektif dan efisien. b. Belum adanya sistem kesekretariatan berbasis I-Flow (berupa alamat website dan hampir sama dengan proses ) yang dapat membantu dengan lebih cepat dalam memenuhi semua proses kegiatan yang ada dalam perusahaan. c. Register dan penyusunan arsip masih manual (ditulis tangan dalam buku agenda) tanpa adanya softcopy / back up data. d. Proses register, disposisi dan fotocopy memo dan surat, dalam pembagiannya memerlukan waktu yang lama sehingga waktu dan alat tulis kertas tidak efisien digunakan Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah : a. Untuk mengetahui bagaimana perusahaan dapat menetapkan sistem informasi kesekretariatan yang lebih baik pada perusahaan. b. Untuk mengetahui bagaimana pengaruh sistem informasi kesekretariatan berbasis I-Flow (berupa alamat website dan hampir sama dengan proses ) bagi perusahaan ini. c. Peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja bagi para personil yang bertanggung jawab atas hal kesekretariatan berbasis I-Flow (berupa alamat website dan hampir sama dengan proses ), sekaligus mempraktekan langsung implementasi yang telah dirancang oleh penulis. d. Memberikan informasi yang lebih cepat dan akurat kepada atasan dan seluruh karyawan perusahaan pada saat memberikan informasi harian dan dapat dijadikan patokan untuk mengambil keputusan. e. Menerapkan penggunaan berbasis I-Flow (Berupa alamat website dan hampir sama dengan proses ) ini untuk mengurangi biaya atau meminimalisasi penggunaan alat facsimile di perusahaan dan merupakan tahapan implementasi I- Flow (berupa alamat website dan hampir sama dengan proses ). f. Merealisasikan sistem kesekretariatan perusahaan dengan adanya back-up data atau softcopy, agar memudahkan proses pencarian data Manfaat Penelitian : Manfaat penelitian ini berkotribusi agar masalah-masalah yang dirumuskan dalam penelitian ini mampu di atasi serta mengurangi dampaknya sehingga berguna bagi institusi yang bersangkutan dalam hal ini PT.Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Pangkalpinang, bagi peneliti sabagai sarana pembelajaran serta bagi STMIK AMIK ATMA LUHUR Pangkalpinang sebagai bahan pustaka yang nantinya berguna untuk referensi penelitian-penelitian selanjutnya. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Landasan Teori a. Data dan Informasi Raymond Mcleod,Jr (2002:15) mendefinisikan data dan informasi sebagai berikut : Data terdiri dari fakta-fakta yang angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai, sedangkan informasi adalah data-

3 data yang telah diproses atau data yang memiliki arti dan makna. b. Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Al Fatta (2007:3) secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsure atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. Menurut Murdick dan Ros (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. c. Pengetian Sub Sistem Menurut Norman L. Enger mengatakan dalam bukunya bahawa sub sistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem sedangkan menurut Gordon B Davis dalam bukunya mengatakan bahwa sistem terbagi dalam beberapa faktor atau unsur-unsur ke dalam beberapa subs istem-sub sistem. d. Karakteristik Sistem Menurut Sutabri (2002;11-12) model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep dasar sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat memiliki beberapa masukan dan keluaran selain itu, sebuah sistem memili karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1) Komponen Sistem (Components) 2) Batasan Sistem (Boundary) 3) Lingkungan Luar Sistem (Environtment) 4) Penghubung Sistem (Interface) 5) Masukan Sistem (Input) 6) Keluaran Sistem (output) 7) Pengolah Sistem (proses) 8) Sasaran Sistem (objective) e. Klasifikasi Sistem Menurut Sutabri (2002;13) sistem merupakan integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sarang yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya : 1) Sistem abstrak dan sistem fisik 2) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia 3) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik 4) Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup 5) Pembelajaran 6) Daur Hidup Sistem 7) Multimedia 8) Web 9) Internet 10) PHP 11) MySQL 12) Macromedia Dreamweaver 13) Macromedia Flash f. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sitem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam setiap kegiatan perencanaan dan pengendalian. 3. Metode Penelitian Metode penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Pengumpulan data dengan metode sebagai berikut : 1) Metode Observasi (pengamatan lapangan) 2) Metode interview ( wawancara) 3) Metode kepustakaan b. Analisa sistem informasi berorientasi obyek kesekretariatan berbasis I-Flow di PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Kantor Cabang Pangkalpinang yaitu : 1) Activity Diagram 2) Analisa Keluaran dan Masukan Sistem Berjalan 3) Package Diagram 4) Use Case Diagram 5) Use case Description c. Perancangan sistem informasi berorientasi obyek yaitu : 1) Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure (LRS) 3) Tabel/Relasi 4) Spesifikasi Basis Data 5) Rancangan Dokumen Keluaran 6) Rancangan Dokumen Masukan 7) Rancangan Layar Program 8) Sequence diagram

4 9) Conceptual Data Model 10) Normalisasi 11) Class Diagram Adapun model-model yang digunakan untuk analisa salah satunya sebagai berikut: 1 NO SIMBOL KETERANGAN Actor Merupakan Kesatuan Eksternal yang berinteraksi dengan sistem 2 Use Case Rangkaian / uraian kelompok Yang saling terkait dan Membentuk sistem 3 Generation Menggambarka n hubungan Khusus atau interaksi Dalam objek 4 Dependency Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent). 5 Include Menspesifikasik an bahwa use case sumber secara eksplisit. 6 Extend Menspesifikasik an bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan. 7 Association Apa yang menghubungka n antara objek satu dengan objek lainnya. 8 Association antara actor Ujung panah dan use case pasa association antara actor dan use case mengindikasika nsiapa/apa yang meminta interaksi dan bukannya mengindikasika n aliran data. 9 System Menspesifikasik an paket yang menampilkan sistem secara terbatas. 10 Collaboration Interaksi aturanaturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemenelemennya (sinergi). 11 Note Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi Tabel 1 Simbol Use Case Diagram 4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Objek Penelitian Objek dari penelitian ini dilakukan pada PT.Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Kantor Cabang Pangkalpinang yang beralamat di Mall BTC Blok B11-B14 Jl.Perniagaan Pangkalpinang Pembahasan Pembahasan untuk mengatasi permasalahan yang timbul dari penerapan sistem kesekretariatan secara manual yaitu dengan melakukan konsep-konsep sebagai berikut : a. Uraian prosedur yang meliputi : 1) Proses Registrasi 2) Proses Disposisi Surat Masuk 3) Proses Register Surat Keluar 4) Proses Ekspedisi Surat 5) Proses Memo 6) Proses Laporan Surat Keluar 7) Proses Laporan Surat Masuk 8) Proses Laporan b. Analisa keluaran c. Analisa masukan d. Identifikasi kebutuhan Identifikasi kebutuhan merupakan rangkuman dari hasil analisa sistem berjalan, dimana kita dapat menemukan kekurangannya

5 dan mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh sistem tersebut sehingga dapat digunakan secara optimal dan dapat meningkatkan kinerja. 2) Use Case Diagram Surat Masuk Entry Surat Masuk Pihak Lain Adapun kebutuhan yang diperlukan dalam sistem kesekretariatan pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. adalah sebagai berikut : 1) Data pihak lain 2) Data personil 3) Data unit 4) Data surat masuk 5) Data disposisi 6) Data surat keluar 7) Data memo 8) Data ekspedisi memo 9) Cetak disposisi 10) Cetak ekspedisi 11) Cetak ekspedisi memo 12) Cetak laporan surat masuk 13) Cetak laporan surat keluar 14) Cetak laporan memo Entry Disposisi Cetak Disposisi Gambar 3 Use Case Diagram Surat Masuk 3) Use Case Diagram Surat Keluar Entry Surat Keluar Cetak Ekspedisi Gambar 4 Use Case Diagram Surat Keluar 4) Use Case Diagram Memo Branch Manager Personil Personil Branch Manager Pihak Lain e. Package Diagram MASTER SURAT MASUK SURAT KELUAR MEMO LAPORAN Entry Memo Personil Gambar 1 Package Diagram f. Use Case Diagram Tahap pertama dalam perancangan sistem adalah membuat use case diagram, sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem. Use case diagram juga menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem (actor), rancangan hasil analisa tersebut dikelompokkan menggunakan package, rancangan hasil analisa tersebut adalah sebagai berikut : 1) Use Case Diagram Master Entry Pihak Lain Entry Unit Entry Personil Gambar 2 Use Case Diagram Master Branch Manager Entry Ekspedisi Memo Cetak Ekspedisi Memo 5) Use Case Diagram laporan Gambar 5 Use Case Diagram Memo Cetak Laporan Surat Masuk Cetak Laporan Surat Keluar Cetak Laporan Memo Gambar 6 Use Case Diagram Laporan Branch Manager personil Branch Manager g. Rancangan Basis Data Tahap pertama dalam merancang bisnis basis data adalah dengan membuat model data secara konsep yang dituangkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram(ERD). Setelah didapat model data secara konsep ini kemudian mentransformasikan bentuk ERD tersebut ke dalam Logical Record Structure(LSR) berdasarkan pola hubungan antar Entitas. Langkah berikut adalah melakukan normalisasi dan yang terakhir dibuat spesifikasi basis data yang merinci gambaran

6 dari masing-masing atribut pada table relasi sebagai landasan untuk membuat implementasi basis data. 1) Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 8 Transformasi ERD ke LRS 3) Logical Record Structure (LRS) Setelah dibentuk transformasi ERD ke LRS, maka langkah selanjutnya adalah membentuk Logical Record Structure (LRS) berdasarkan transformasi tersebut. Adapun bentuk LRSnya sebagai berikut : Gambar 7 Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Transformasi Diagram ERD ke LRS Merupakan kegiatan membentuk suatu LRS berdasarkan diagram merupakan entitas (ERD) yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, dengan memperhatikan tingkat hubungan (Cardinality) dari hubungan entitas tersebut. Aturan dalam pembentuk LRS terdiri dari : (a) Tingkat hubungan 1 ke 1, maka relasi yang timbul dari hubungan ini akan lebih sedikit atau entitas yang membutuhkan suatu referensi (b) Tingkat hubungan 1 ke banyak atau sebaliknya banyak ke 1 maka relasi yang timbul dari hubungan ini akan digabungkan dengan entitas yang tingkat hubungannya lebih banyak. (c) Tingkat hubungan banyak ke banyak, maka relasi yang timbul dari hubungan ini tidak akan digabungkan dengan entitas manapun, tetapi akan membentuk suatu entitas baru. Gambar 9 Logical Record Structure 4) Tranformasi Logical Record Structure ke Relasi Pada Transformasi LRS ke bentuk relasi (Tabel) maka setiap LRS akan menjadi sebuah tabel, setiap atribut dari LRS menjadi sebuah kolom dan nama LRS akan menjadi nama table. h. Spesifikasi Basis Data Basis data yang telah mempunyai bentuk normal selanjutnya dijelaskan dalam spesifikasi basis data yang meliputi nama file, media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, organisasi yang digunakan, primary key, jumlah record dan struktur. i. Rancangan Antar Muka 1) Rancangan keluaran 2) Rancangan masukan 3) Rancangan Dialog Layar

7 Form Pihak lain CtrlPihakLain PihakLain Open PihakLain() Input PihakLain() Input PihakLain() Auto() Display List PihakLain Display List PihakLain() Form Unit CtrlUnit Unit Open Unit() Input Unit() Auto() Get Unit() Input Unit() Display List Unit Display List Unit Get Unit() Form Personil CtrlPersonil Personil Open Personil() Get Personil() Input Personil() Input Personil() Auto() Display List Personil() Display List Personil() Get Personil() Form Surat Masuk CtrlSuratMasuk Surat Masuk PihakLain Pilih(Kd_PL) Get RecordTerakhir() Display No_SM+1() Pilih(Kd_PL) Display PihakLain() Display List Surat Masuk() Blank Form Surat Masuk() Save SuratMasuk() Display List Surat Masuk() Update SuratMasuk() Display List SuratMasuk() Delete Suratmasuk() Display List Surat Masuk() Get RecordTerakhir() Simpan Surat Masuk() Ubah SuratMasuk() Hapus SuratMasuk() (a) Struktur Tampilan k. Sequence Diagram 1) Sequence Diagram Entry Pihak Lain Gambar 13 Sequence Diagram Entry Pihak Lain Gambar 10 Struktur Tampilan j. Rancangan Layar Berikut ini gambar beberapa bentuk rancangan layar yang dibuat beserta format datanya. 2) Sequence Diagram Entry Unit Gambar 14 Sequence Diagram Entry Unit 3) Sequence Diagram Entry Personil Gambar 11 Menu Utama Sistem Informasi Kesekretariatan Gambar 15 Sequence Diagram Entry Personil 4) Sequence Diagram Entry Surat Masuk Gambar 12 Menu Master Sistem Informasi Kesekretariatan Gambar 16 Sequence Diagram Entry Surat Masuk

8 Form Disposisi CtrlDisposisi Disposisi SuratMasuk Teruskan Personil PihakLain Pilih(NO_SM) Pilih(No_PRS) Input Intruksi() Tambah() Pilih(NO_DIS) Cetak() Get RecordTerakhir() Display No_DIS+1() Pilih(NO_SM) Display SuratMasuk() Pilih(No_PRS) Display Personil() Input Intruksi() Tambah() Display List Disposisi() Blank List Disposisi() Save Disposisi() save Teruskan() Get RecordTerakhir() Get SuratMasuk() Get Personil() Simpan Disposisi() Simpan Teruskan() Form Disposisi CtrlDisposisi Disposisi SuratMasuk Teruskan Personil PihakLain Pilih(NO_DIS) Display List Disposisi() Cetak() Print Disposisi() Blank Form Cetak Disposisi() Exit Get Disposisi() Get SuratMasuk() Get Teruskan() Get Personil() 5) Sequence Diagram Entry Disposisi Gambar 17 Sequence Diagram Entry Disposisi 6) Sequence Diagram Cetak Disposisi Gambar 18 Sequence Diagram Cetak Disposisi 7) Sequence Diagram Entry Surat Keluar Form Cetak Ekspedisi CtrlCetakEkspedisi SuratKeluar UsulanSuratkeluar Kirim PihakLain Unit Pilih (NO_SK) Cetak() Cetak() Show Ekspedisi() Blank List Fom Cetak Ekspedisi() Pilih (NO_SK) Get Surat Get UsulanSurat Get Unit() Get Kirim() Get pihaklain() Gambar 3.48 Sequence Diagram Cetak Ekspedisi 5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Setelah melakukan analisa dan perancangan serta berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan pada sistem kesekretariatan PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Pangkalpinang, penulis menarik beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut : a. Tingkat kesekretariatan dalam sistem ini masih manual. Tetapi, ada beberapa yang sudah dilakukan dengan cara scanning dan peng an, namun belum ditetapkan secara keseluruhan dikarenakan sistem terkomputerisasi belum memadai dengan dukungan peralatan dan perlengkapan IT yang membutuhkan biaya tinggi. b. Sistem kesekretariatan dengan terkomputerisasi ini dapat memudahkan proses penyampaian data dan informasi akan lebih cepat, akuart dan keamanan data akan lebih terjamin karena tempat atau media penyimpanan lebih terjaga dengan baik. c. Dengan adanya sistem kesekretariatan terkomputerisasi ini diharapkan juga diharapkan masalahatau hambatan yang dihadapi dalam sistem manual dapat teratasi atau menimalisasikan kesalahan yang terjadi dalam sistem manual, seperti halnya penyajian informasi yang kurang cepat dan tidak efisiennya waktu keakuratan data yang kurang terjamin. d. Tingkat kesalahan pada pengguna sistem manual lebih besar dibandingkan dengan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi seperti halnya dalam proses pencarian data bias lebih maksimal. e. Pembuatan laporan bulanan juga bias terukur antara kecepatan dan waktu yang efektif mampu atau dapat lebih fleksibel Saran Agar dapat menunjang keberhasilan atau kesuksesan dalam penggunaan berbasis I-Flow pada kesekretariatan PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Pangkalpinang, maka penulis tidak menutup kemungkinan untuk penelitian selanjutnya dapat dikembangkan lagi. Adapun saran bagi pengembangan selanjutnya adalah : a. Harus ada kerjasama dan koordinasi yang baik agar dapat menentukan sistem bisa berjalan dengan baik. b. Dibutuhkan kedisiplinan agar dapat meningkatkan sumber daya manusia, agar dapat mendukung kesuksesan sistem kesekretariatan ini. c. Untuk pengecekan file atau dokumen arsip setelah dipakai harus dikembalikan ketempat semula dan dibutuhkan tanggung jawab bersama dalam penyimpanan dan perawatan arsip. d. Dalam pengarsipan file dokumen, harus dimulai dari urutan no dan tanggal awal sampai dengan akhir agar memudahkan dalam proses pencarian.

9 Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem informasi Yogyakarta : Andi Davids, Gordon B 2002, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : DDM Fathansyah, 2007 Komputer Basis Data Bandung : Informatika Firdaus, 2007 PHP & MySQL dengan dreamweaver.palembang.penerbit Maxicom Fowler, Martin.2005 Panduan Singkat Bahasa Permodelan Objek Standat Yogyakarta : Andi Hadi, Mulya Jam Belajar Aktif dreamweaver 8 untuk orang awam. Palembang : Maxicom Mcleod Jr Raymond Sistem Informasi Manajemen Jakarta Mulyanta dan Leong, marlom Tutorial Membangun Multimedia Interaktif Media pembelajaran Yogyakarta : Universitas Alam Jaya Yogyakarta. Nugroho, Adi Analisa dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung : Informatika Simarmata, Janner Pengertian Web Sebagai Sistem Dengan Informasi Pada Server Yogyakarta : Andi Suhendar, A dan Hariman Visual Modelling Menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung : Informatika Sutabri, Tata Model Sebuah Sistem Berupa Input, Process dan Output Yogyakarta : Andi Yuda, Angara MembuatGambar Vektor dan Animasi Aktraktif dengan Macromedia Flash 8 Bandung : Yrama Widya