1.1 Latar Belakang I-1

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sejak awal tahun 1990an, banyak perusahaan di seluruh dunia yang mengubah strategi teknologi informasi mereka dari pengembangan sistem yang dilakukan dengan sumber daya internal (in-house) menjadi membeli aplikasi yang telah jadi seperti sistem enterprise resource planning (ERP) [LAU 96]. Penggunaan sistem ERP dirasakan menjadi jawaban untuk penghematan biaya dan waktu operasional, implementasi dengan waktu yang singkat, dan kualitas sistem yang baik [LUC 88]. Hal lain yang membuat banyak perusahaan manufaktur dan jasa berlombalomba mengimplementasi sistem ERP ini yaitu: Pertama, proses bisnis yang terdapat dalam sistem ERP adalah praktik bisnis yang terbaik; Kedua, implementasi sistem ERP memampukan grup manajemen mengambil keputusan yang responsif yang berbasiskan data real time; Ketiga, di dalam sistem ERP terdapat keterkaitan antara model bisnis perusahaan dengan model bisnis supplier maupun antara model bisnis perusahaan dengan model bisnis pelanggan [SPA 08]. Dengan alasan peningkatan kualitas layanan pendidikan, peningkatan efisiensi, serta restrukturisasi unit bisnis dan unit administratif, maka institusi pendidikan tinggi mencoba mengimplementasi sistem ERP [SAA 06]. Di dalam prosiding tersebut juga dibahas tentang penerapan sistem ERP di institusi pendidikan tinggi yang mampu mengintegrasikan proses-proses administrasi pada pendaftaran mahasiswa, sistem sumber daya manusia dan sistem keuangan. Untuk mendapatkan keuntungan di atas, sejak tahun 2003, ITB, sebuah institusi pendidikan tinggi di Indonesia, memutuskan mengimplementasikan sistem ERP. Fokus utama pada tahun-tahun awal transformasi sistem di ITB adalah implementasi modul-modul dalam fungsi keuangan. I-1

2 Namun, implementasi sistem ERP tidaklah mudah dan banyak mengalami kegagalan. Hasil survey dari Boston Consulting Group terhadap sejumlah top management menyatakan bahwa implementasi sistem ERP lebih sering gagal daripada sesuai dengan harapan. Perbandingan antara keberhasilan dan kegagalan dalam implementasi sistem ERP adalah 1 : 2 [BOS 00]. Kegagalan implementasi sistem ERP dapat menyebabkan bencana yang mahal bagi perusahaan. Dikatakan bencana yang mahal karena investasi dalam penerapan sistem ERP mengeluarkan biaya banyak [MAR 98], dan dalam sebuah studi kasus, kegagalan implementasi sistem ERP mampu menyeret perusahaan kepada kebangkrutan [FIR 08]. Belajar dari catatan kegagalan implementasi sistem ERP dan bukti-bukti kesuksesan yang pernah terjadi, terdapat faktor-faktor yang menjadi penentu kesuksesan implementasi. Untuk setiap bisnis yang berbeda, faktor-faktor penentu kesuksesan tersebut bisa berbeda [HON 01], untuk itu perlu dicari faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP yang spesifik di institusi pendidikan tinggi Indonesia. 1.2 Rumusan Masalah Hal-hal yang akan dikaji dan diselesaikan dalam tugas akhir ini adalah: 1. Hal-hal apa saja yang bisa dikategorikan sebagai faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi di Indonesia 2. Bagaimana kesesuaian faktor-faktor kritis kesuksesan temuan dengan proses implementasi sistem ERP pada studi kasus 3. Saran untuk proyek-proyek yang akan dilakukan di masa yang akan datang I-2

3 1.3 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan tugas akhir ini adalah : 1. Menentukan faktor kritis kesuksesan yang akan berpengaruh dalam proses implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi Indonesia 2. Mengamati apakah implementasi sistem ERP yang telah diselesaikan di studi kasus telah sesuai dengan faktor kritis kesuksesan 3. Memberi masukan/saran untuk implementasi proyek-proyek yang akan dilakukan di masa yang akan datang. 1.4 Batasan Masalah Kajian dan pembahasan masalah pada tugas akhir ini akan dibatasi pada halhal sebagai berikut: 1. Implementasi sistem ERP yang dianalisis adalah implementasi sistem ERP yang dilakukan di institusi pendidikan tinggi. 2. Pengamatan kesesuaian faktor kritis kesuksesan dengan implementasi sistem ERP di studi kasus hanya akan dilakukan pada proyek yang telah diselesaikan. Dalam hal ini, fokus utamanya adalah pada sistem yang ada di Direktorat Keuangan Institut Teknologi Bandung 1.5 Metodologi 1. Studi literatur Kegiatan ini akan dilaksanakan dari awal penyusunan proposal sampai akhir pengerjaan tugas akhir. Pada tahap ini akan dilakukan pembelajaran literatur pada hal hal yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas, yaitu: I-3

4 1. Sistem informasi 2. Sistem enterprise resource planning 1. Definisi sistem ERP 2. Evolusi sistem ERP 3. Keutungan penggunaan sistem ERP 4. Kekurangan sistem ERP 3. Implementasi sistem enterprise resource planning 1. Langkah-langkah dalam memilih sistem ERP 2. Strategi implementasi 3. Sistem ERP di universitas 4. kegagalan dan kesuksesan implementasi sistem ERP 4. Faktor kritis kesuksesan 1. Definisi sukses 2. Definisi faktor kritis kesuksesan 3. Model faktor kritis kesuksesan 2. Observasi sejarah implementasi sistem ERP Pada tahap ini dilakukan analisis dokumentasi teknis maupun dokumentasi non-teknis dari proyek implementasi sistem ERP yang telah dan yang sedang dilaksanakan di Direktorat Keuangan Institut Teknologi Bandung. 3. Observasi sistem ERP yang berjalan Pada tahap ini dilakukan pengamatan sistem ERP yang telah berjalan, dampak kepada manajemen dan pembagian kewenangan. Untuk mendapatkan informasi yang lebih detil, akan dilakukan pengambilan informasi secara kualitatif dari pihak-pihak yang terkait dalam implementasi sistem ERP ini. 4. Analisis Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap informasi-informasi yang telah diperoleh di tahap-tahap sebelumnya. Informasi yang diperoleh akan dianalisa dan dijadikan penguat teori, asumsi, hipotesa dan hasilhasil yang nantinya dibuat. Hasil akhirnya diharapkan dapat menjadi I-4

5 ukuran-ukuran standar kesuksesan implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi. 5. Kesimpulan dan Saran Pada tahap ini penulis akan menarik kesimpulan dari teori-teori yang menjadi landasan dan semua informasi masukan dan memberi saran untuk proyek-proyek implementasi sistem ERP yang akan dilaksanakan. I-5