FAKTOR KRITIS KESUKSESAN

Transkripsi

1 BAB III FAKTOR KRITIS KESUKSESAN 3.1 Definisi Sukses dan Ukuran Kesuksesan Menurut kamus online The Free Dictionary, sukses (success) memiliki definisi The achievement of something desired, planned, or attempted yang apabila dialihbahasakan menjadi bahasa Indonesia bermakna: Memperoleh sesuatu yang diharapkan, direncanakan atau diusahakan. Membuat ukuran keberhasilan merupakan hal yang sulit dilakukan. Pertama, keberhasilan tergantung dari sudut pandang mana kita mengukurnya. Orang sering memberikan arti yang berbeda saat membicarakan keberhasilan ERP. Kedua, hal penting dalam menilai keberhasilan implementasi ERP terletak pada ukuran atau kriteria yang digunakan untuk menentukan dan membandingkan hasil yang telah dicapai dari suatu implementasi ERP. Ukuran ini biasanya berupa sistem evaluasi, penilaian dan pengaruh dari ERP terhadap tujuan perusahaan atau organisasi yang mengimplementasikannya. Reni Amiranti [AMA 06] mengungkapkan bahwa harapan dan persepsi sering juga digunakan sebagai standar untuk mendefinisikan dan mengukur keberhasilan. Ada beberapa kekurangan yang serius jika menggunakan persepsi, tujuan dan harapan sebagai ukuran keberhasilan. Pertama, sulit untuk melakukan normalisasi antar individu dan organisasi kemudian membuat perbandingan. Kedua, hubungan dengan ukuran objective untuk keberhasilan tidak jelas. Tujuan dan harapan orang yang menilai sistem ERP mungkin saja terlalu ambisius sehingga mereka menjadi tidak dapat direalisasikan. Di lain pihak, bisa juga tidak terlalu ambisius sehingga orang tidak mengambil manfaat secara penuh dari kemampuan teknologi yang tersedia untuk digunakan. Berbeda dengan Markus dan Tanis [MAR 00], mereka menyatakan bahwa keberhasilan yang optimal mengacu pada outcomes yang dapat diraih organisasi dengan Enterprise Resource Planning, dalam situasi bisnis yang ada, ukuran portofolio proyek, awal operasional dan ukuran hasil bisnis jangka panjang. Keberhasilan yang optimal dapat saja jauh melebihi atau kurang dari tujuan III-1

2 organisasi untuk sebuah sistem ERP. Lebih lanjut, keberhasilan yang optimal dapat menjadi dinamis. Apa yang mungkin bagi sebuah organisasi untuk dicapai mungkin berubah setiap saat sejalan dengan perubahan yang terjadi pada kondisi bisnis. Terakhir, secara sederhana Hong dan Kim [HON 01] memberikan penilaian sukses atau tidaknya implementasi ERP berdasarkan atas sisi biaya (cost), waktu (schedule), performansi (system performance) dan keuntungan (benefit). 3.2 Definisi Faktor Kritis Kesuksesan Pada dasarnya implementasi ERP berbeda dengan implementasi sistem informasi tradisional dalam skala, cakupan, kompleksitas, perubahan organisasional, ongkos proyek, dan kebutuhan untuk re-engineering proses bisnis. Steven Alter [ALT 02] menjelaskan bahwa dari faktor kesuksesan secara umum yang bisa dinilai dari sebuah sistem kerja yang umum, kita bisa menurunkan faktor kesuksesan berdasarkan jenis sistem informasi yang dikembangkan, maupun tipe proyek yang sedang dijalankan. Gambar III-1 Penurunan faktor kesuksesan dalam proyek sistem informasi [ALT 02] III-2

3 Li Fang dan Sylvia Patrecia [FAN 05] mengatakan bahwa faktor kritis kesuksesan didefinisikan sebagai factors needed to ensure a successful ERP project dan apabila diterjemahkan akan bermakna: faktor-faktor penting yang dibutuhkan dalam menjamin keberhasilan sebuah proyek implementasi sistem ERP. Dapat disimpulkan tiga kata kunci dalam definisi faktor kritis kesuksesan yaitu: faktor penting, jaminan keberhasilan, dan proyek implementasi sistem ERP. Sedangkan Shanks [SHA 01] mengungkapkan bahwa implementasi ERP dapat dipertimbangkan sukses atau tidak setelah sistem berjalan beberapa bulan setelah implementasi selesai dan performansinya dapat diukur dengan membandingkannya pada sistem yang sebelumnya. Penilaian sukses dapat dilihat dari dimensi yang berbeda, terdiri dari: Sukses dilihat dari sisi teknis (success viewed in technical terms) Sukses dilihat dari sisi ekonomi, keuangan dan strategi bisnis (success viewed in economic, financial or strategic business terms) Sukses dilihat dari kelancaran operasional (success viewed in term of smooth running of business operation) Sukses dilihat dari sisi manajer dan pegawai dari sebuah organisasi yang mengimplementasi sistem ERP (success viewed by ERP-adopting organization s managers and employees) Sukses dilihat dari sisi pelanggan, pemasok dan penanam modal (success viewed by ERP-adopting organization s customers, suppliers and investors) III-3

4 3.3 Beberapa Model Faktor Kritis Kesuksesan dalam Literatur Mengingat dalam beberapa proyek implementasi sistem ERP, persentase proyek yang mengandung unsur kegagalan lebih tinggi daripada yang berhasil, maka dilakukanlah riset yang terkait dengan kesuksesan sistem ERP dan halhal apa yang dibutuhkan untuk menjamin kesuksesan implementasi sistem ERP. Ada beberapa literatur yang menyebutkan hal-hal yang menjadi faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP. Kebanyakan dari literatur tersebut bercerita tentang perusahaan manufaktur dan penerapan sistem ERP di lingkungan perusahaan. Faktor-faktor kritis kesuksesan yang telah didefinisikan dalam literatur-literatur yang ada, kebanyakan lebih terpusat pada isu-isu spesifik seperti vendor sistem ERP dan di negara mana organisassi mengimplementasikan sistem ERP tersebut. Di Indonesia sendiri, belum banyak institusi pendidikan tinggi yang telah/sedang mengimplementasikan sistem ERP. Ada beberapa artikel yang membahas tentang model sukses implementasi sistem ERP dalam ruang lingkup perusahaan tertentu, namun secara spesifik, belum ada yang membahas tentang faktor kritis kesuksesan khusus di organisasi institusi pendidikan tinggi dalam ruang lingkup yang berada di Indonesia. Berikut dijabarkan empat buah model faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP. Tiga model pertama yang menjadi acuan dikembangkan dari riset implementasi ERP di organisasi secara umum, sedangkan model keempat adalah model yang dikembangkan dari riset implementasi ERP di institusi pendidikan tinggi di Australia. III-4

5 3.3.1 Model faktor kritis kesuksesan menurut Holland dan Light Model yang dipaparkan oleh Holland dan Light [HOL 99] di dalam jurnalnya mengelompokkan faktor-faktor kritis kesuksesan ke dalam dua faktor utama, yaitu faktor strategis dan faktor taktis. Kedua faktor ini cenderung hanya dilihat dari sudut pandang manajemen saja. Model ini dapat digambarkan dalam diagram di bawah ini. Gambar III-2 Model faktor kritis kesuksesan menurut Holland dan Light [HOL 99] Model faktor kritis kesuksesan menurut Li Fang dan Sylvia Patrecia Di dalam bacaan referensi Critical Success Factors in ERP Implementation [FAN 05], Fang dan Patrecia mengacu kepada sebelas faktor kritis kesuksesan yang telah lebih dahulu dijabarkan oleh Kuang, dkk [KUA 01]. Kemudian Fang dan Patrecia melihat hasil rekapitulasi faktor kritis kesuksesan dan faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan dalam beberapa studi kasus yang dirangkum oleh Sumner [SUM 99], lalu menilik berbagai referensi mengenai faktor kritis kesuksesan. Hasil generalisasi dari banyak referensi tadi dituangkan dalam sebelas faktor kritis kesuksesan. III-5

6 Penelitian Fang dan Patrecia menunjukkan bahwa model yang dibuat oleh Holland dan Light tidak mencakup kesebelas faktor kritis kesuksesan yang dijabarkan oleh Fang dan Patrecia. Fang dan Patrecia melihat bahwa kultur dalam organisasi secara signifikan mempengaruhi implementasi sistem ERP dalam perusahaan. Akhirnya Fang dan Patrecia membuat model yang terdiri atas tiga kategori yaitu: strategis, taktis dan kultur. Gambar III-3 Model faktor kritis kesuksesan Fang dan Patrecia dan keterkaitannya [FAN 05] Model faktor kritis kesuksesan menurut Brown dan essey Brown dan essey [BRO 99] mengacu kepada literatur-literatur mengenai riset sistem informasi dan kasus-kasus implementasi sistem ERP untuk mengembangkan sebuah model yang dapat mengidentifikasi hal-hal yang krusial untuk menjamin keberhasilan implementasi sistem ERP. Brown dan essey menemukan bahwa ada tiga faktor yang berpengaruh secara langsung terhadap keberhasilan implementasi sistem ERP dan menjelaskan keterkaitan antara ketiga faktor tersebut. Ketiga faktor III-6

7 tersebut adalah organizational context, ERP package capabilities sought dan ERP package choice and project scope. Gambar III-4 Keterkaitan antar faktor dalam model faktor kritis kesuksesan yang dikembangkan Brown dan essey [BRO 99] Model faktor kritis kesuksesan menurut Jens Laurits Nielsen Nielsen [NIE 02] membangun kerangka kerja faktor kritis kesuksesannya berdasarkan literatur-literatur tentang keberhasilan sistem informasi, implementasi sistem informasi dan sistem ERP, dan beberapa riset mengenai faktor kritis kesuksesan. Kerangka kerja yang dibuat Nielsen seperti yang terlihat di gambar, memiliki enam faktor, yaitu: faktor strategis, organisasi, kualitas sistem ERP, kualitas informasi ERP, cakupan proyek ERP, serta kepuasan user dan kegunaan. Faktor strategis secara umum akan mempengaruhi kelima faktor lainnya (yang digabungkan dalam garis batas proyek implementasi sistem ERP). Tanda panah yang terdapat dalam kerangka kerja menunjukkan bahwa setiap faktor akan saling mempengaruhi. Sedangkan faktor kritis kesuksesan direpresentasikan paling bawah menunjukkan bahwa seluruh III-7

8 faktor-faktor yang ada akan dipertimbangkan dalam mengevaluasi faktorfaktor sukses yang ditemukan. Gambar III-5 Kerangka kerja faktor kritis kesuksesan yang dibuat oleh Nielsen [NIE 02] Perbandingan model faktor kritis kesuksesan dalam literartur Dari keempat model faktor kritis kesuksesan yang telah dijabarkan di atas [HOL 99; FAN 05; BRO 99; NIE 02], dapat dibuat sebuah tabel yang memperbandingkan faktor yang dimodelkan oleh setiap literatur acuan. Tempat Riset Organisasi Umum Institusi Pendidikan Literatur Holland Li Fang Brown Jens dan Light dan Sylvia dan Laurits Faktor [HOL 99] Patrecia essey Nielsen [FAN 05] [BRO 99] [NIE 02] Strategy Tactical III-8

9 Cultural Organisational User satisfaction and use System ERP quality package Information capabilities quality Project scope Tabel III-1 Perbandingan keempat model faktor kritis kesuksesan dari literatur Seperti telah dijelaskan sebelumnya, terdapat persamaan dalam literatur Holland dan Light [HOL 99], Li Fang dan Patrecia [FAN 99], serta Brown dan essey [BRO 99]. Ketiganya melakukan riset terhadap organisasi umum, membentuk model faktor kesuksesan dan mengidentifikasi faktor-faktor apa saja yang menjadi penentu kesuksesan implementasi sistem ERP (Lampiran A). Begitu juga dengan Nielsen [NIE 02] yang melakukan riset terhadap institusi pendidikan tinggi Australia telah mengidentifikasi 27 faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP. Perbedaan hasil identifikasi faktor kritis kesuksesan dari keempat literatur tersebut disajikan dalam tabel di bawah ini. CSF Literatur [HOL 99] [FAN 05] [BRO 99] [NIE 02] Keterangan 1. Legacy system Pemanfaatan sistem-sistem yang telah ada sebelumnya 2. ERP strategy Strategi implementasi sistem ERP (Bab 2.3.2) 3. Monitoring and feedback Pengawasan kinerja sistem dan umpan balik untuk peningkatan III-9

10 4. Problems anticipation 5. Appropriate decision making framework 6. Management structure 7. Top management support 8. External expertise (use of consultant) 9. Balance project team 10. Research 11. Clear goals, focus and scope 12. Project management 13. Change management kinerja Tindakan-tindakan preventif untuk mencegah masalahmasalah yang muncul Pembuatan skema pengambilan keputusan cepat dan tepat dalam tim pengembang Pengaruh struktur manajemen terhadap proses implementasi sistem ERP Konsolidasi direktur dalam mengarahkan proses implementasi Penggunaan konsultan dari luar organisasi untuk membantu pemetaan proses bisnis, teknis implementasi dan hal-hal lain Penyusunan anggota tim pengembang dari internal maupun eksternal organisasi Riset terkait implementasi dan dampak imlementasi sistem ERP Mendetilkan tujuan, arah fokus dan batasan-batasan implementasi sistem ERP Proyek implementasi sistem ERP dikelola dengan ilmu manajemen proyek Persiapan sebelum terjadinya perubahan-perubahan di dalam III-10

11 14. User participation 15. Education and training 16. Presence of a champion 17. Minimal customization 18. Business process reengineering 19. Discipline and standardization 20. Effective communication 21. Best people full-time planning of this 22. Technical and business knowledge 23. Culture 24. Management of expectations organisasi akibat adanya proyek implementasi sistem ERP Keikutsertaan staf pengguna dalam perancangan sistem ERP Pelatihan yang diberikan kepada pengguna sistem ERP Hadirnya pihak eksternal yang telah lebih dahulu berhasil dalam mengimplementasi sistem ERP Upaya untuk meminimalisasi perubahan/konfigurasi terhadap paket sistem ERP Perbaikan proses bisnis sehingga bisa berjalan lebih efisien dalam biaya, waktu, dan kualitas Pembuatan SOP yang mengatur hal-hal terkait transaksi dalam sistem ERP Komunikasi yang baik dan tepat dalam penyampaian informasi Pemilihan personil yang akan ditempatkan penuh waktu dalam proses implementasi sistem ERP Pemilihan personil yang memiliki kemampuan baik dalam hal teknis dan juga bisnis Pengaruh budaya dalam organisasi Manajemen harapan dan penyampaiannya III-11

12 25. endor package selection 26. Interdepartemental cooperation and communication 27. Information and access security 28. Competitive edge 29. Service for students 30. Knowledge management 31. System ownership Proses pemilihan vendor ERP dan paket yang akan diimplementasi Koordinasi, kerjasama dan komunikasi yang baik antar departemen/unit kerja Pengamanan informasi dan pemberian kontrol akses kepada pengguna sistem ERP Sistem ERP memberikan daya saing dan nilai tambah bagi organisasi Sistem ERP dipergunakan semaksimal mungkin melayani mahasiswa (di universitas) Transfer dan penyimpanan ilmu pengetahuan selama proses implementasi sistem ERP Setiap elemen dalam organisasi merasa memiliki sistem ERP Tabel III-2 Perbandingan hasil identifikasi faktor kritis kesuksesan dari empat buah literatur Di dalam tabel III-2, tiga literatur pertama menghasilkan 14 buah faktor kritis kesuksesan (di dalam tabel terdapat 16 buah, karena adanya asosiasi definisi CSF pada personnel dan communication ). Hasil tersebut berbeda dengan riset yang dilakukan oleh Nielsen di institusi pendidikan tinggi Australia yang menghasilkan 27 buah faktor kritis kesuksesan. Korelasi antara faktor kritis kesuksesan di organisasi umum dengan faktor kritis kesuksesan di institusi pendidikan tinggi Australia disajikan dalam gambar berikut. III-12

13 Gambar III-6 Korelasi antara Faktor Kritis Kesuksesan di Organisasi Umum dengan Institusi Pendidikan Tinggi Australia Di dalam gambar III-6, sebagian besar faktor kritis kesuksesan yang ada pada implementasi sistem ERP di organisasi umum terdapat juga pada implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi. Hal ini disebabkan oleh dua hal; Pertama, institusi pendidikan tinggi dapat dipandang sebagai sebuah organisasi yang spesifik; Kedua, Nielsen memodelkan dan mendefinisikan faktor kritis kesuksesan di institusi pendidikan tinggi berdasarkan dua dari tiga model yang menjelaskan faktor kritis kesuksesan implementasi sistem ERP di organisasi umum. III-13