MENYUSUN PRESENTASI BISNIS YANG EFEKTIF. Semarang, 24 Maret 2010

Transkripsi

1 MENYUSUN PRESENTASI BISNIS YANG EFEKTIF Semarang, 24 Maret 2010

2 Coba perhatikan gambar berikut ini

3 Perhatikan foto di samping

4 Jika anda ingin menunjukkan kesan cuaca yang sangat buruk, mana foto yang paling mewakili?

5 Pelajaran yang dapat dipetik Sebagaimana mata, otak juga memproses informasi berdasarkan struktur dan isinya. Semakin terstruktur informasi, semakin mudah dicerna oleh si penerima. Penyampaian informasi yang terstruktur juga mencerminkan cara berpikir yang terstruktur. Presentasi yang efektif tidak hanya berkaitan dengan isi pesan (content) namun juga bagaimana pesan tersebut disampaikan.

6 Bagaimana membangun struktur presentasi yang baik?

7 Bagaimana proses komunikasi bekerja Pesan Pengirim pesan Penerima pesan Lingkungan

8 Presentasi adalah membangun argumen. Apa saja unsur yang perlu dipertimbangkan? Model presentasi Pesan Data Argumen Situasi Audiens

9 Pesan Model presentasi Data Argumen Situasi Audiens

10 Analisis terhadap situasi Elicit Yeses: Ambil posisi tidak kontroversial Situasi Mengingatkan: Bukan menginformasikan, membujuk atau memprovokasi Relevan kontekstual atau informasi historis (yang telah terjadi)

11 Analisis terhadap situasi Situasi Indeks kepercayaan konsumen meningkat Pemerintah mengeluarkan regulasi-regulasi yang mendukung UKM Daya beli masyarakat membaik Nilai tukar rupiah terhadap mata uang asing relatif stabil Permintaan ekspor terhadap barang/jasa x meningkat

12 Pesan Model presentasi Data Argumen Situasi Audiens

13 Tidak semua data diperlukan Kumpulkan Data Saring data yang diperlukan Pilih Fokus atau Penekanan Semakin lengkap data semakin baik Meskipun demikian, singkirkan data yang tidak relevan Gunakan hanya data yang mendukung gagasan anda

14 Pesan Model presentasi Data Argumen Situasi Audiens

15 Presenter harus memahami karakteristik audiens Profil Psikologis Profil Demografis Pilih Fokus atau Penekanan Profil Pengetahuan Profil Penerimaan

16 Profil psikologis audiens Profil Psikologis Profil Demografis Profil Pengetahuan Pandangan, nilai-nilai yang dianut, dan sikap berkaitan dengan topik yang dibahas Profil psikologis audiens mempengaruhi ketertarikan mereka terhadap topik presentasi Profil Penerimaan

17 Audiens dapat berasal dari berbagai latar belakang Profil Psikologis Profil Demografis Profil Pengetahuan Profil Penerimaan Etnis, agama, jenis kelamin, umur, latar belakang sosial ekonomi, dsb. Pertimbangkan faktorfaktor tsb dalam presentasi Meskipun demikian, hindarkan stereotifikasi

18 Tingkat pemahaman di antara audiens dapat berbeda Profil Psikologis Profil Demografis Profil Pengetahuan Profil Penerimaan Seberapa jauh tingkat pemahaman audiens baik secara umum maupun berkaitan dengan topik yang disajikan Pemahaman audiens menentukan tingkat kedalaman dan pemilihan strategi presentasi

19 Pandangan audiens terhadap topik yang disajikan berbeda Profil Psikologis Profil Demografis Profil Pengetahuan Profil Penerimaan Bersahabat (friendly), tidak bersahabat (hostile), netral, apatis, dan campuran Setiap jenis audiens memerlukan strategi yang berbeda-beda Orientasi audiens dapat berubah selama presentasi berlangsung

20 Pesan Model presentasi Data Argumen Situasi Audiens

21 Mulailah dengan menentukan tujuan presentasi anda Tujuan Umum Digunakan ketika Menginformasikan Menjelaskan, menguraikan, atau memperkenalkan kepada audiens topik yang dipresentasikan Mempengaruhi Mendorong dan meyakinkan audiens untuk menerima suatu gagasan Lain-lain Menghibur atau merayakan sesuatu

22 Dan hasil akhir apa yang anda inginkan dari presentasi Tujuan Khusus Pengaruh Efek kognitif Mempengaruhi pemikiran, pandangan dan pemahaman audiens Efek afektif Mempengaruhi perasaan dan emosi audiens Efek perilaku Mendorong audiens untuk melakukan sesuatu

23 Pesan Model presentasi Data Argumen Situasi Audiens

24 Struktur presentasi harus mengalir Situasi saat ini Tantangan/ Tujuan Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan

25 Mulailah dengan mengidentifikasi situasi obyektif yang ada Situasi saat ini Tantangan/ Tujuan Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan Identifikasi situasi saat ini Situasi adalah latar belakang atau keadaan yang tidak akan dibantah oleh audiens anda

26 Apa tantangan yang diidentifikasi dari situasi tersebut Situasi saat ini Tantangan/ Tujuan Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan Identifikasi tantangan, tujuan, atau masalah yang akan didiskusikan Bagian ini akan menentukan topik presentasi anda

27 Contoh-contoh tantangan dalam dunia usaha Pasar kita digerogoti pesaing Pertumbuhan bisnis kita melambat SDM kita tidak terlatih untuk ini Perusahaan perlu melakukan investasi? Pemerintah sudah menyepakati pemberlakuan ACFTA Waktu yang tersedia sangat terbatas Bank meminta kita menyusun business plan yang komprehensif Strategi kita tahun ini ternyata tidak berjalan baik

28 Ajukan pertanyaan kunci yang akan dijawab dalam presentasi Situasi saat ini Tantangan/ Tujuan Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan Pertanyaan kunci adalah pertanyaan yang berada di dalam benak audiens, setelah memahami tantangan yang muncul Tujuan presentasi adalah menjawab pertanyaan kunci

29 Contoh-contoh pertanyaan kunci Bagaimana mempercepat pertumbuhan usaha? Bagaimana meningkatkan kapasitas SDM? Bagaimana memperoleh dana untuk investasi?? Bagaimana merebut pangsa pasar? Apa yang harus dilakukan utk mengantisipasi ACFTA? Bagaimana menyelesaikan proyek secara tepat waktu? Apa format terbaik untuk mengajukan bisnis plan kepada bank? Perlukan kita merevisi strategi kita?

30 Paparkan solusi untuk menjawab pertanyaan kunci Situasi saat ini Tantangan/ Tujuan Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan Memuat opsi-opsi pemecahan masalah, dan pilihan terbaik yang diusulkan oleh presenter

31 Contoh-contoh opsi untuk solusi Diferensiasi, cost leadership, segmentasi Ekspansi pasar, intensifikasi, pengembangan produk Rekrut, training, reward/ punishment Mengidentifikasi critical path, memperbaiki manajemen proyek Pinjaman, investor baru, dana internal? Strategi perusahaan, kinerja keuangan, kondisi pasar, target usaha Penerapan SNI, reposisi usaha, restrukturisasi Merombak strategi, penyesuaian, dsb

32 Dan sampaikan apa yang diharapkan oleh presenter dari audiens Situasi saat ini Tantangan/ Tujuan Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan Memuat hal-hal yang diharapkan oleh presenter dari audiens

33 Hal-hal lain yang perlu diperhatikan

34 Penekanan, penekanan dan penekanan Dalam presentasi atau diskusi, perhatikan urutan ini: - Sampaikan apa yang akan anda sampaikan (tell them what you re going to tell them) - Sampaikan (tell them) - Sampaikan apa yang baru saja anda sampaikan (tell them what you just told)

35 Lakukan pengujian atas struktur presentasi Lakukan elevator test, presentasikan argumen anda kepada seseorang yang obyektif dalam waktu 2-3 menit. Lihat apakah dia mengerti Bila dia mengerti, berarti struktur dan penalaran presentasi anda masuk akal Bila tidak, ada yang salah dengan struktur presentasi (atau struktur berpikir?) anda

36 Strukturkan jawaban anda atas pertanyaan audiens Dalam presentasi anda mungkin akan menerima pertanyaan tak terduga, dan harus dijawab dalam waktu yang sangat singkat. Pastikan anda menjawab pertanyaan secara terstruktur, dengan menggunakan parameter-parameter berikut: Waktu Geografis Perspektif masalah Cost vs benefit Pendulum plan

37 Pastikan 5 menit pertama presentasi anda menarik The first 5 minutes may make or break your presentation Berikan sinyal di awal presentasi bahwa anda akan segera memegang kendali Pastikan pembukaan anda menarik. Anda dapat memilih pendekatan langsung ( Statistik menunjukkan 2 dari 3 laki-laki ternyata selingkuh ) atau tidak langsung ( Seberapa yakinkah anda terhadap kesetiaan pasangan anda? ) Jenis-jenis pembuka Statistik yang mengejutkan Pertanyaan retoris Peribahasa/kutipan Anekdot Kilas balik, atau ramalan

38 Selain itu, perlu dipertimbangkan juga hal-hal berikut Gunakan contoh, kasus atau cerita One slide for one story Berikan penekanan pada kesepahaman Gunakan data dan statistik Visual, visual, visual Hindari ekspose yang berlebihan pada satu sisi Pilih judul yang mencerminkan tantangan yang akan dijawab Tetaplah jujur. Ungkapkan buktibukti yang saling bertentangan

39 Selamat Mencoba! DISCLAIMER: Presentasi ini dibuat sebagai petunjuk umum dari topik yang dibawakan dan bukan merupakan nasihat profesional. Tidak ada keterwakilan atau jaminan (baik secara jelas maupun tersirat) terhadap keakuratan atau kelengkapan informasi yang terkandung dalam presentasi ini, dan sejauh yang diperbolehkan oleh undang-undang, KAP Tanudiredja, Wibisana & Rekan, PT Prima Wahana Caraka dan PT FAS ( Indonesia), anggotanya, para karyawannya dan para agennya tidak mempunyai kewajiban, dan menolak semua tanggung jawab atas akibat perbuatan yang Anda atau orang lain lakukan atau tidak lagi dilakukan, terkait dengan informasi yang terkandung dalam presentasi ini atau pada setiap keputusan yang diambil berdasarkan presentasi ini All rights reserved. refers to the network of member firms of International Limited, each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of LLP (US).