BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA. percetakandengan motto Mutu Kami Utamakan yang berdiri pada tahun

Transkripsi

1 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Data Umum Perusahaan Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT. XXX merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang percetakandengan motto Mutu Kami Utamakan yang berdiri pada tahun 1987di wilayah Jakarta selatan.awal berdirinya PT. XXX memiliki 18 orang pekerja.sejak Januari 1988 PT. XXX berpindah tempatdi Jl. H. Baping Raya No. 100 Ciracas Jakarta Timur. Kini PT. XXX telah menjadi percetakan dengan kapasistas yang sangat besar mempunyai 7 mesin cetak web dan 11 mesin cetak sheet. Serta di dukung dengan tenaga ahli dan berbagai peralatan modern, persisi serta bagian prepress, press, dan postpress dengan kualitas tinggi. Lebih dari itu, PT. XXXmemiliki SDM yang berpengalaman di bidangnya, terlatih, terampil, serta terseleksi dengan cermat demi memberikan kualitas pelayanan terbaik bagi dunia percetakan. 37

2 Saat ini kami telah menghasilkan jutaan eksemplar buku dan berbagai produk inovative yang sebagian besar kami persembahkan bagi dunia pendidikan demi ikut serta dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. PT. XXX ini adalah anak perusahaan dari PT. Penerbit Erlangga, perusahaan ini bergerak di bidang penerbitan buku-buku ilmu pengetahuan, yang didirikan oleh bapak Marulam Hutauruk pada tahun 1952 di jalan Kramat Raya IV No. 11 Jakarta Pusat dengan motto Kami Melayani Ilmu Pengetahuan. Perusahaan ini merupakan perusahaan kerluarga yang sahamnya adalah milik kerluarga Hutauruk.Sejak awal berdirinya perusahaan ini memfokuskan produksi pada buku-buku perguruan tinggi, hal ini berlangsung sejak tahun 1952 sampai tahun 1988.Berkembangnya bidang pendidikan di Indonesia, Penerbit Erlangga melihat adanya peluang besar pada percetakan buku-buku pendidikan SD, SLTA, dan SMU dengan di awali dari tahun 1988 sampai sekarang. Dengan semakin berkembangnya perusahaan dan adanya penambahan segmentasi pasar dari hanya buku-buku perguruan tinggi, ditambah dengan buku-buku pelajaran TK, SD, SLTP dan SMU. PT.XXX merupakan customer percetakan tunggal dari Penerbit Erlangga.Semakin meningkatnya segmentasi pasar PT. Penerbit Erlangga di seluruh Indonesia,perluasan cabang dan meningkatnya penjualan, sudah tentu berdampak positif bagi PT. XXX percetakan tunggal dari PT. Penerbit Erlangga Organisasi dan Manajemen Perusahaan Pada dasarnya suatu perusahaan adalah suatu organisasi, yaitu adanya sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Untuk mencapai tujuan diinginkan, suatu organisasi harus mengadakan pembagian tugas sehingga hubungan antara bagian yang ada dalam suatu 38

3 perusahaan dengan kedudukan, tanggung jawab, wewenang dan tugasnya masingmasing, berjalan harmonis. Disetiap perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang dapat menunjang seluruh kegiatan dari suatu perusahaan untuk tercapainya suatu tujuan bersama. Menurut Basu Swastha. DH dan Ibnu Sukotjo, W Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi utnuk mencapai tujuan.. Pengertian struktur organisasi menurut Sukanto Reksohadiprojo dan Hani Handoko merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan diantra fungsifungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Suatu perusahaan sebelumnya telah menetapkan apa yang menjadi tujuan atau sasaran perusahaan tersebut. Untuk mencapai tujuan dari perusahaan maka dibentuk suatu organisasi perusahaan dengan maksud mendapat hasil semaksimal mungkin. Keberhasilan suatu perusahaan sangat ditentukan oleh bentuk perusahaan tersebut, oleh karena itu didalam struktur organisasi terdapat tugas dan tanggung jawab (wewenang dalam suatu perusahaan). PT. XXX menggunakan struktur organisasi berbentuk Garis dan staff. Adapun tugas dan kewajiban yang harus dilakukan oleh masing-masing bagian yang terdapat pada struktur organisasi perusahaan PT. XXX adalah : 39

4 Direktur Manager Logistik Manager Accounting Manager Produksi Manager Marketing Manager HRD Manajer EDP Umum Akunting PPIC Marketing HRD EDP Teknik Keuangan Pra Cetak Kalkulasi Gudang Cetak Desain Ekspedisi Finishing Pembelian Gambar IV.1 Struktur Organisasi PT. XXX Asisten Manager Direktur (AMD) Bertugas menetapkan arah atau tujuan dan menetapkan sasaran yang akan dicapai oleh setiap divisi dan bertanggung jawab atas perusahaan yang dipimpinnya kepadadirektur dan dewan komisaris, serta membuat laporan setiap tahunnya mengenai operasional perusahaan. Mewakili perusahaan atas tindakan hukum baik kedalam maupun ke luar, seperti melakukan kerjasama dengan Departemen P&K dan proyek-proyek ke departemen pemerintah lainnya.dalam kerjanya dibantu oleh sekretaris dan internal control untuk menyediakan data-data sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. 40

5 Manajer Pemasaran Bertugas mengarahkan, membimbing dan mengkordinasikan serta pengambilan keputusan yang dilakukan ditingkat marketing, dalam kegiatan penjualan yang dilakukan baik dari toko buku, sekolah, guru atau perantara yang lainnya agar target penjualan yang di tetapkan dapat dipenuhi Manajer Personalia (HRD) Bertugas merekrut, mengembangkan dan melatih, mendidik tenaga kerja agar tetap sesuai dengan tuntunan dan kebutuhan zaman yang selalu berkembang serta menentukan program pelatihan, jenjang karir dan hal-hal yang berhubungan dengan karyawan dan mengumpulkan data administrasi perusahaan Manajer Produksi Manajer produksi mempunyai tugas mengawasi dan mengkordinasikan serta mengambil langkah-langkah yang berhubungan dengan proses produksi termasuk didalamnya memberikan penjelasan kepada masing-masing departemen, bagaimana pelaksanaan proses produksi yang akan di kerjakan Manajer Logistik Merencanakan serta mengawasi pengadaan bahan baku sampai ke penyimpanan dan pendistribusian ke pelanggan, bertanggung jawab atas semua pelaksanaan operasional. Mengkoordinasikan tempat pelaksanaan pengangkutan, penyimpanan, seperti yang diperlukan untuk mencapai pengadaan dan pelaksaan secara efisien. 41

6 4.1.3 Kegiatan Perusahaan PT. XXX di mulai tahun 1987 seluruh kegiatan penerbitan, percetakan dan penjualan dilakukan sendiri dan sebagai pemisah didirikan anak perusahaan khusus untuk pencetakan buku. Sehingga sejak tahun 1987 perusahaan meliput tiga kegiatan penerbitan, produksi dan kegiatan penjualan dengan penjelasan sebagai berikut : Kegiatan Penerbitan Kegiatan yang dilakukan oleh bagian penerbitan dalam proses pembuatan buku adalah : 1. Merencanakan judul buku-buku yang akan diterbitkan. 2. Mencari pengarang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. 3. Menentukan ukuran buku dan jenis-jenis bahan yang akan digunakan 4. Menghubungi pengarang sesuai dengan kebutuhan proses penerbitan buku yang akan diterbitkan. 5. Memberikan naskah dari pengarang ke bagian produksi. 6. Mengkoreksi atau naskah yang telah diproses oleh bagian produksi. 7. Menentukan tanggal buku akan diterbitkan Kegiatan Percetakan Proses produksi dalam pembuatan buku adalah: 1. Naskah dari pengarang diberikan kepada produksi setelah diproses dan ditentukan bagaimana tata bahasa, ukuran maupun desain yang diinginkan oleh bagian editorial yang merupakan bagian dari divisi penerbitan. 2. Naskah dari bagian editor diberikan kepada bagian produksi penerbit Erlangga dan naskah yang masih ditulis tangan akan diketik dengan mesin sesuai 42

7 dengan desain yang telah ditetapkan. Setelah diketik, naskah akan kembali ke bagian editorial dan akan kembali lagi kebagian produksi Penerbit Erlangga dan setelah seluruhnya disetujui akan dilanjutkan ke percetakan dalam hal ini ke bagian pemasaran PT. XXX. 3. Dari bagian pemasaran akan dilanjutkan kebagian PPC dan dari sini akan disusun rencana kapan buku tersebut akan diproses ke percetakan. 4. Dari bagian PPC akan dilanjutkan ke bagian Pra Cetak artinya naskah yang sudah diketik dibuatkan film sebagai sarana untuk pembuatan plate untuk proses di mesin cetak. 5. Plate akan diproses oleh bagian cetak dan akan dihasilkan lembaran-lembaran kertas yang siap dilipat dan dijilid. 6. Setelah diproses di bagian penjilidan atau finishing, maka akan dikirim ke bagian gudang Penerbit Erlangga sudah berbentuk buku yang sudah di pack dengan baik dan bagian pemasaran Erlangga akan mendistribusikannya kepada konsumen. 4.2 Pengumpulan Data Data adalah petunjuk dari segala aktifitas yang dilakukan, dan dari data tersebut dapat belajar pada fakta yang benar dan mengambil langkah yang tepat berdasarkan fakta tersebut. Untuk melakukan identifikasi masalah maka penulis melakukan pengumpulan data yang diperlukan guna penelitian lebih lanjut, adapun data yang dikumpulkan disini adalah data fisik (physical properties) yang diambil dari data 43

8 kerusakan (spoilage) setiap hari yang dihasilkan dari proses produksi bagian cetak sheet pada 1 bulan. Produksi yang dilakukan oleh PT. XXX tidak hanya didasarkan atas pesanan penerbit Erlangga saja, walau pun sebagian besar job perusahaan berasal dari pesanan penerbit Erlangga.Pada saat melakukan pemesanan, konsumen memberikan spesifikasi yang diinginkan. Konsumen tentu akan puas apabila produk yang dia inginkan sesuai dengan kriteria yang dimintanya, dan sebaliknya akan kecewa apabila tidak sesuai dengan yang diminta. PT. XXX sampai saat ini terus mempertahankan keunggulan produknya.bukti nyatanya direalisasikan melalui strategi pemasaran yang baik, penciptaan produk yang berkualitas, penerapan teknologi produksi serta peningkatan sumber daya manusia yang unggul.yang terpenting dari semua itu, dilakukan pengendalian mutu disetiap tahap produksi. Untuk dapat mempertahankan kualitas produk dilakukan kiat-kiat : Pengendalian barang yang terdapat pengendalian kualitas, secara pemeriksaan barang dan cara penyimpanan barang. Pengendalian bahan baku yang meliputi kualitas dan pemeriksaan penerimaan barang serta penyimpanannya. Selama satu bulan penulis melakukan pengumpulan data dengan cara penelitian lapangan (observasi data dan wawancara) di PT. XXX mengenai pengendalian mutu terhadap jumlah reject yang menyangkut karakteristik proses pencetakan pada bagian cetak sheet, bahwa terdapat cukup banyak produk yang reject di bagian tersebut. Tentunya produk yang reject tersebut sangat tidak 44

9 diharapkan terjadi. Apalagi berdasarkan kebijakan perusahaan mengenai produk yang reject di bagian tersebut tidak dilakukan pengerjaan ulang (rework). Banyaknya produk yang reject mencerminkan suatu kinerja dari proses tersebut. Oleh karena itu, perlu adanya kendali mutu untuk mengawasi kinerja proses yang sedang berlangsung sehingga bisa diadakan perbaikan dalam pengendalian mutu tentang jumlah produk yang reject. Selanjutnya bisa dicari factor-faktor penyebabnya. Perusahaan menerapkan pemeriksaan 100% terhadap pemeriksaan produk dalam setiap tahapnya.pemeriksaaan 100% tersebut dilakukan oleh bagian QC yang juga sebagai bagian pemeriksaan pada setiap tahapan prosesnya. Sehingga jika terjadi suatu produk yang reject, maka personil bagian QC melakukan penyotiran terhadap produk yang reject pada proses tersebut. Selanjutnya akan di catat pada lembar pemeriksaaan berdasarkan jenis rejectnya. 45

10 Gambar IV.2 Alur Produksi PT. XXX 46

11 Gambar IV.3 Mesin Cetak Sheet Proses porduksi sangat berpengaruh terhadap kualitas produk. Proses yang matang terencana dan dilakukan diiringi pengendalian sangat berpengaruh terhadap hasil akhir produk. Adapun foto-foto jenis reject terlampir. 4.3 Pengolahan Data Setelah data dikumpulkan maka penulis melakukan pengolahan data dengan cara mengelompokan data sehingga diperoleh data berdasarkan kriteria yang penting data tersebut jenisnya sama, data tersebut adalah data kerusakan pada proses produksi bagian Cetak Sheet. 47

12 Tabel IV.1 Data Reject Selama 1 Bulan Keterangan Jumlah % Flek/Noda % Galang % Beda Warna % Cetakan baret % Skin % Lain-lain % Bergaris % Kotor % Flui / Lecek % Tetesan air % Cetakan pudar % Tinta Kalis % Tidak Register % Robek % Gosting % Kertas bolong % Berbayang % Kertas terlipat % Doubel print % Salah cetak % Blangko % Teks hilang % Bergelombang % Kertas lembab % Total 48, % Penggunaan diagram pareto (Pareto Chart) untuk kerusakanoutput produksi cetak Sheet selama 1 bulan. Selanjutnya setelah data dikumpulkan berdasarkan kerusakan pada proses produksi bagian Cetak Sheet selama 1 bulan penulis mencari jenis reject /rusak terbanyak dengan menggunakan Diagram Pareto (Pareto Chart). 48

13 Gambar IV.4 Pareto Diagram Reject 49

14 Setelah dilakukan analisa menggunakan diagram pareto (Pareto Chart) penulis mendapatkan jenis kerusakan/ reject terbesar pada bulan Juli 2011 adalah Flek/Noda (yaitu warna cetakan atas dan bawah menempel) biasa disebut set off pada istilah grafika. Jadi penulis akan memfokuskan penelitian pada jenis kerusakan tersebut agar dapat melakukan perbaikan mutu dan dapat mengurangi atau meminimalkan jenis kerusakan tersebut pada khususnya dan mengurangi jumlah produk rusak dari bagian Cetak Sheet pada umumnya Penggunaan peta kendali p untuk kerusakan Flek/Noda (Set off) cetak Sheet Maksud dari penggunaan peta kendali p ini adalah sebagai gambaran mengenai batasbatas kendali dihitung untuk produksi yang berubah-ubah (Variable). 50

15 Tabel IV.2 Penghitungan batas-batas kendali (Control Chart) kerusakan flek (Set Off) di bagian Cetak Sheet bulan Juli 2011 No Tanggal Flek/Nod a (NG) Output Produksi (ni) Proporsi cacat (p) 3σp P BKA BKB TOTAL 12,107 51

16 berikut ini. Apabila digambarkan dalam suatu grafik konisi peta kendali tersebut tampak seperti Gambar IV.5 Grafik Batas-batas Kendali Control Chart Informasi data pada tabel IV.2 dan gambar IV.17 tersebut, tampak bahwa pada observasi tanggal 1, 3, 13 berada diluar kendali atas. Oleh karena itu, dibuat revisi dengan cara menghilangkan proses yang berada diluar batas kendali atas tersebut, kenapa hal ini dilakukan karena ditanggal tersebut terjadi kejadian khusus sehingga terdapat banyaknya kerusakan adapun kejadian khusus tersebut ialah adanya pengerjaan job luar non Erlangga dengan deadline penyelesaian yang mepet sehingga dilakukan proses cetak balikan sebelum cetakan A kering (layak dilakukan cetak balikan). 52

17 a. Revisi 1 Peta Kendali p Percobaan Revisi terhadap BKA dan BKB dilakukan satupersatu untuk setiap observasinya. Pada akhirnya akan diperoleh revisi-revisinya seperti table berikut ini. No Tanggal berikut ini. Flek/Noda (NG) Tabel IV.3 Revisi 1 Peta Kendali p Percobaan Output Produksi (ni) Proporsi cacat (p) 3σp P BKA BKB TOTAL 2233 Apabila digambarkan dalam suatu grafik kondisi peta kendali tersebut tampak seperti 53

18 Gambar IV.6 Grafik Revisi 1 Peta Kendali p Percobaan Informasi data pada tabel IV.3 dan gambar IV.18 tersebut, tampak bahwa seluruh proses telah berada dalam batas peta kendali p percobaan sehingga tidak perlu diadakan revisi lagi. 54